Tolkförmedlingen, Borlänge kommun kl. 13:30 15:15

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1(17) Plats och tid Tolkförmedlingen, Borlänge kommun kl. 13:30 15:15 ande Ledamöter Per-Inge Nyberg, Landstinget Dalarna Ordförande (S) Sonja Johansson, Borlänge kommun Eva Jonasson, Landstinget Dalarna Kenneth Dahlström Bert Persson Hans-Göran Steneryd Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot (KD) (L) (C) (C) (S) Tjänstgörande ersättare Vello Üprus ers. Kenneth Persson Staffan Mild ers. Christina Knutsson Anki Enevoldsen ers. Ingels Maria Stigsdotter Calle Morgården ers. Solweig Nyrede Ersättare Ersättare Ersättare Ersättare (M) (MP) (C) (MP) Tjänstemän Carina Johansson, enhetschef Tolkförmedlingen Thomas Grop, ekonom Robin Ritzén, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Sonja Johansson Stadshuset, Borlänge kommun 2016-12-01 kl. 15.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 22-32 Robin Ritzén Ordförande Justerande Per-Inge Nyberg Sonja Johansson Organ Sammanträdesdatum 2016-11-24 Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag Språktolknämnden i Dalarna Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2016-12-02 Datum för anslags nedtagande Bildningssektorn-kansliet Robin Ritzén 2016-12-24

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2(17) Innehållsförteckning 22 Verksamhetsinformation nuläge... 3 23 Ekonomiuppföljning... 5 24 Språktolknämnden i Dalarna internkontroll avtalsföljsamhet 2016-11-24 / dnr 2016/2487... 6 25 Återrapport drift av Tolk online... 8 26 Reviderad verksamhets- och nämndplan med budget 2017 språktolknämnden i Dalarna / dnr 2016/2557... 9 27 Återrapport, uppdrag åt verksamhetschef... 11 28 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning språktolknämnden i Dalarna / dnr 2016/2450... 12 29 Ansvarsfrihet för 2015... 13 30 Sammanträdestider 2017... 14 31 Information om mentorskap... 15 32 Övriga ärenden... 17

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3(17) 22 Verksamhetsinformation nuläge Informationen godkänns. Enhetschef Carina Johansson presenterar statistik för tolkförmedlingens verksamhet. Antal tolkuppdrag har stadigt ökat de senaste åren där prognosen för 2016 ligger på 75 000 tolkuppdrag jämfört med 59 192 tolkuppdrag 2015. Statistiken för uppdrag per månad visar att nivån på tolkuppdragen börjar plana ut med 6755 uppdrag i oktober. November prognostiseras ligga lika som förra året och där december troligtvis hamnar under förra årets nivå. Carina Johansson presenterar tolkuppdrag uppdelade per språk för 2014-2016 där dari har ökat med ca.11 000 uppdrag sedan 2015 på grund av det stora antalet ensamkommande barn från Afghanistan. Tolkuppdrag per telefon står för 75 % av uppdragen där resterande är platstolk. Antalet utbildade tolkar har ökat till 82,7 % av andelen tolkuppdrag uppdelat på kompetensnivå. Carina Johansson informerar om inrapporterade avvikelser för perioden 1:a januari till 31:a oktober 2016. Under perioden har tolkförmedlingen hanterat 61 000 uppdrag där 481 avvikelser har rapporterats. 114 avvikelser gäller tolkar som var försenade, 34 avvikelser gäller tolkar som ej dykt upp, 229 avvikelser gäller tolkar som inte svarat i telefon och 104 avvikelser gäller klagomål t.ex. att tolkarna befinner sig på en olämplig plats. Den sjukvårdsutbildning som var inplanerad hos tolkförmedlingen måste ställas in då det har kommit in för få anmälningar. Falun Folkuniversitet ska starta en grundutbildning gällande sjukvårdsdelen och har fått statligt bidrag. Carina Johansson och Marianne Sjöström har träffat MYH, myndigheten för yrkeshögskola, som har lämnat ett förslag till regeringen där man vill ha en längre sammanhållen yrkesutbildning. I förslaget vill de även ha en certifiering för att titeln tolk ska bli en skyddad titel. En fortbildningsdag är inplanerad för mentorer som en uppföljning med en föreläsning om kulturmöten och vikten av att kunna de kulturella skillnaderna hos kunder. Personalen på tolkförmedlingen ska även på en utbildning i hur man uttrycker sig i epost då det är en offentlig handling där man vill eftersträva likvärdig hantering. Carina Johansson informerar att det teknikprogram som används av tolkförmedlingen är gammalt och behöver bytas ut. Med nya tekniska lösningar finns möjlighet för tolkar att använda en mobilapplikation där de kan få notiser om uppdrag, ta på sig uppdrag, återrapportera och ändra kontaktuppgifter. Med nya tekniska lösningar kan trycket på tolkförmedlingen minska där

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4(17) telefontolkar även kan få information snabbare. Även bokningssystemet TSL online ses över där det finns en ny grafisk bild med möjlighet för kunder att se nyheter, hämta ut faktureringsunderlag och rapportera klagomål direkt i systemet. sunderlag - Muntlig information, enhetschef Carina Johansson

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5(17) 23 Ekonomiuppföljning Ekonomiuppföljning för 2016 per sista oktober godkänns. Ekonom Thomas Grop redovisar för ekonomin 2016 per sista oktober. Språktolknämnden bedrivs enligt självkostnadsprincipen. Tolkförmedlingen visar ett preliminärt plusresultat på 897 077 kr per sista oktober. Driftrapport sunderlag - Muntlig information, ekonom Thomas Grop Jan-okt Intäkter interna Borlänge 827 950 Intäkter externa, avtal Landsting o kommuner 3 150 000 Intäkter externa, övriga 1 089 262 Summa intäkter 5 067 212 Löner o PO pålägg Heroma -2 930 000 Hyra -409 770 Övriga kostnader -830 365 Summa kostnader -4 170 135 Resultat 897 077

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6(17) 24 Språktolknämnden i Dalarna internkontroll avtalsföljsamhet 2016-11-24 / dnr 2016/2487 Återrapporten internkontroll avtalsföljsamhet godkänns. Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för intern kontroll. Nuvarande reglemente för internkontroll fastställdes av kommunfullmäktige 2015-12-15, 248. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll d.v.s. ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll inrättas. Syftet med intern kontroll är att säkerställa att uppställda rutiner fungerar i enlighet med rutinbeskrivningar och att rutinerna fungerar så som avsett. Nämnden redovisar resultatet av uppföljningen i samband med årsberättelsens upprättande. Rapportering ska samtidigt lämnas till kommunens revisorer. Internkontrollen medlemmars upphandlade uppdrag från annan aktör visar: Medlemmarnas upphandlade uppdrag från annan aktör än tolkförmedlingen i Borlänge kommun. Landstinget Dalarna 3 % Mora 6,5 % Falun 30 % Leksand 0 % Gagnef 4 % Smedjebacken 28 % Borlänge 0,6 % Säter 16 % Orsa - Hedemora 16 % * * Exkl. skolor Internkontrollen tillsättningsgrad av tolkuppdrag visar: Tolkförmedlingen Borlänge kommun återrapporterar en tillsättningsgrad på 98,3 % i januari, 98,7 % i februari, 99,4 % i mars, 99,7 % i april, 99,96 % i maj, 99,98 % i juni, 99,93 % i juli, 99,94 % i augusti, 99, 73 % i september, 99, 49 % i oktober av tolkuppdragen i enighet med internkontrollen.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7(17) sunderlag - Internkontrollen har utförts med stöd av Borlänge kommuns blankett B. Kontrollområde avtalsföljsamhet, medlemmars upphandlande tolkar från andra aktörer och tillsättningsgrad är granskat. Skickas till: Medlemskommuner Verksamhetschef, Marianne Sjöström Enhetschef, Carina Johansson

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8(17) 25 Återrapport drift av Tolk online Återrapporten om drift av Tolk-online godkänns. Enhetschef Carina Johansson informerar att Tolk-online kommer vara bemannat från 1 december 2016 mellan tiderna 10-12 och 13-15. Tolkuppdrag kan genomföras på språken persiska, arabiska och dari där det är 4 tolkar som valts ut för varje språk och som har fått utbildning i systemet. Kunderna ringer in via ett speciellt telefonnummer där de använder sitt kundnummer och kan välja språk. Tolkförmedlingen kan se flödet av samtal och om det uppstår kö kan tolkförmedlingen gå in och fråga om annan hjälp önskas och kan erbjudas. Tjänstemännen i samordningsgruppen har fått information om Tolk-online där de har ombetts se till att informationen hamnar på respektive kommuns intranät/insida. Vid behov av fler språk går det att koppla ihop sig med Örebros tolkförmedling där även förlängning av öppettider är ett alternativ. sunderlag - Muntlig information, Carina Johansson enhetschef tolkförmedlingen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9(17) 26 Reviderad verksamhets- och nämndplan med budget 2017 språktolknämnden i Dalarna / dnr 2016/2557 1. Verksamhets-/nämndplan för Språktolknämnden i Dalarna med verksamhetsbudget 2017 godkänns. 2. Reserverade medel på 239 146 kr för språkhandledning och teknikutveckling godkänns. I nämndplanen förtydligas de ansvarsområden och uppdrag som kommunfullmäktige överlämnat till nämnder genom reglementet. Syftet med nämndplanen är att tydliggöra inriktningen samt beskriva hur nämnden avser att ta sig an fullmäktiges uppdrag inom fastställda ekonomiska ramar. Förutom detta ska nämnderna ange vilka prioriteringar som ska göras inom ramen för lagar, förordningar och kommunens egna styrdokument. Utifrån dialog med verksamheten beslutar nämnden om internkontrollområden, prioriteringar/strategier samt vilka indikatorer som ska följas upp och kontinuerligt återrapporteras till nämnden. Nämndplanen beslutas av nämnden och revideras årligen. Av det preliminära överskottet för 2016 lägger Borlänge kommun fram förslaget att reservera 239 146 kr för språkhandledning och teknikutveckling där resterande belopp betalas ut till medlemskommunerna och Landstinget Dalarna nästa år enligt fördelningsnyckeln. Fördelningsnyckeln är baserad på procentuell andel av totalt antal beställda tolkuppdrag. Ekonomiska förutsättningar Utfall Budget Budget Plan Plan mnkr 2015 2016 2017 2018 2019 Kommunbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Interna intäkter 4,1 3,0 3,0 3,0 3,1 Externa intäkter 28,9 28,0 35,8 36,2 36,7 Intäkter totalt 33,0 31,0 38,8 39,2 39,8 Personalkostnader 28,1 26,9 34,4 34,7 35,3 Lokalkostnader 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Kapitalkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga kostnader 4,4 3,6 3,9 3,9 4,0 Kostnader totalt 33,0 31,0 38,8 39,2 39,8 Resultat 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Självfinansieringsgrad 100% 100% 100% 100% 100%

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10(17) Språktolknämnden i Dalarnas kommunbidrag 2017 är i kommunens strategiska plan beslutad till 0 mnkr. Språktolknämnden bedrivs enligt självkostnadsprincipen och visar därför ett resultat på 0 mnkr. sunderlag - Språktolknämndens tjänsteskrivelse, daterad 2016-11-02 - Muntlig information, Carina Johansson enhetschef tolkförmedlingen Skickas till: Medlemskommuner Verksamhetschef, Marianne Sjöström Enhetschef, Carina Johansson Ekonom, Thomas Grop

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 11(17) 27 Återrapport, uppdrag åt verksamhetschef Återrapporten godkänns. Enhetschef Carina Johansson informerar att Åsa Granat, kommundirektör Borlänge kommun, har skickat ut ett brev med en förfrågan till övriga kommuner i länet för att undersöka intresse om att ingå i den gemensamma nämnden för tolkförmedling. Sista svarsdatum är sista januari. sunderlag - Muntlig information, Carina Johansson enhetschef tolkförmedlingen

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 12(17) 28 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning språktolknämnden i Dalarna / dnr 2016/2450 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för språktolknämnden i Dalarna antas och börjar gälla fr.o.m. 2016-12-01. Dokumenthanteringsplanen beskriver vilka handlingar som finns inom språktolknämnden i Dalarna samt hur de ska hanteras. Inom varje verksamhet genereras handlingar och om dessa ges hanteringsanvisningar om gallring och bevarande, förvaring, tidpunkt för leverans till kommunarkivet samt uppgift om media. Hanteringsanvisningarna samlas i en dokumenthanteringsplan i tabellform och beslutas av myndigheten. För att undvika att ta ett gallringbeslut varje gång en handling ska gallras samlas alla handlingar och regler för gallring i dokumenthanteringsplanen. Att gallra utan att följa den antagna dokumenthanteringsplanen är inte tillåtet. Arkivbeskrivningen beskriver hur språktolknämnden i Dalarna ser ut organisatoriskt samt vilka ansvarsområden som ingår i nämnden. Den beskriver även hur nämnden har sett ut historiskt för att ge läsaren en förståelse om nämndens bakgrund. I arkivbeskrivningen beskrivs myndighetens olika datasystem och vad de används till. Detta för att läsaren lätt ska kunna förstå vilka handlingar som förvaras i respektive system och därmed förenkla sökning efter specifika handlingar. Borlänge kommuns dokumenthanteringsplaner och arkivbeskrivningar uppdateras kontinuerligt. sunderlag - Tolkförmedlingens tjänsteskrivelse, daterad 2016-10-18 Skickas till: Medlemskommuner Verksamhetschef, Marianne Sjöström Enhetschef, Carina Johansson Kommunarkivarie, Lena Rosén

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 13(17) 29 Ansvarsfrihet för 2015 Informationen godkänns. Enhetschef Carina Johansson informerar om att fullmäktige för Landstinget Dalarna, Gagnef, Smedjebacken, Leksand och Borlänge kommun tagit beslut gällande ansvarsfrihet för 2015. En påminnelse till övriga medlemskommuner som inte tagit beslut eller inte skickat in dem till nämndsekreteraren är att göra det så fort som möjligt.

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 14(17) 30 Sammanträdestider 2017 Informationen godkänns. Nämndsekreterare Robin Ritzén informerar om de sammanträdestider som har tagits fram för språktolknämnden i Dalarna 2017. Hänsyn har tagits till medlemskommuners och Landstingets datum för fullmäktige. En mötesbokning kommer att skickas via Outlook-kalendern till ledamöter och ersättare. Om en ledamot eller ersättare inte kan närvara vid ett sammanträde är det fortfarande obligatoriskt att meddela nämndsekreteraren detta så fort som möjligt via mail eller telefon. Datum för språktolknämnden i Dalarna 2017: Fredag 17 februari, kl. 13.30 16.30 Fredag 19 maj, kl. 13.30 16.30 Torsdag 28 september, kl. 13.30 16.30 Torsdag 16 november, kl. 13.30 16.30 Alla sammanträden hålls i tolkförmedlingens lokaler på Wallingatan 15, Borlänge kommun. sunderlag - Muntlig information, Robin Ritzén nämndsekreterare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 15(17) 31 Information om mentorskap Informationen godkänns. Som en del i arbetet att föra verksamheten nära nämnden och politikerna bjuds vid tillfälle representanter från verksamheten in för att berätta om sina erfarenheter och kunskaper om tolkförmedlingen. Sirwan Bazirgan och Ali Basboga är inbjudna för att berätta om sitt arbete som mentorer hos tolkförmedlingen. Ali Basboga berättar att han har jobbat åt tolkförmedlingen i Borlänge i 26 år där behovet av tolkar gått upp och ner genom åren. Privata konkurrenter har alltid funnits där det funnits vissa som varit väldigt oseriösa och försämrat ryktet för resterande tolkar. Vissa tolkar har tolkat utan kvalité eller kompetens vilket har lett till att en del personer har fått fel diagnoser eller medicin. Ali Basboga har aldrig jobbat åt någon annan arbetsgivare än tolkförmedlingen i Borlänge. Ali Basboga informerar att nya tolkar rekryteras hela tiden där de testas i teori och även rollspel för att bedöma hur lämpliga de är som tolk. När en tolk klarat de inledande stegen skickas de ibland till folkhögskolor för att utbildas i t.ex. tystnadsplikt och olika tolktekniker. För att få jobba som tolk inom sjukvården måste man gå en specifik kurs för att lära sig termer och relevanta begrepp inom yrket. Det är så pass viktigt att idén väcktes för att ta fram en mentorsutbildning där Sirwan Bazirgan och Ali Basboga gick en kurs tillsammans med tolkar från andra förmedlingar. Kursen handlade om hur man kan få fram bra tolkaspiranter. Även de tolkar som har jobbat länge kan ha bristande kunskap så därför har teknik och etikträffar hållits varje månad för att utveckla tolkarnas kunskaper. Tolkaspiranter följer inledningsvis ofta med mentorn ut på tolkuppdrag för att iaktta hur det går till. Senare utvärderas tolkuppdraget där synpunkter från både mentorer och aspiranter diskuteras, även kritik tas upp på ett konstruktivt sätt. Efter det så bokas två tolkuppdrag in där mentorn följer med aspiranten ut på uppdragen för att efteråt kunna utvärdera och följa upp hur uppdraget har utförts. Ali Basboga informerar om att den 8-9 december hålls en mentorsträff i Örebro med alla kursdeltagare för att diskutera hur man kan utveckla mentorskapet. Sirwan Bazirgan är ansvarig för mentorskapet hos tolkförmedlingen i Borlänge kommun och informerar om att han jobbar mycket med att följa upp de inkommande anmärkningar som kommer in. Sirwan brukar vid anmärkningar kalla in berörd tolk till ett samtal för att få höra deras version. Under samtalet diskuteras situationen där Sirwan försöker få tolken att själv inse vilka misstag som begåtts och vilka konsekvenser de fått. De diskuterar

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 16(17) hur tolken kan arbeta och tänka för att undvika att det upprepas i framtiden. Kvaliten på utförda tolkuppdag är något som de strävar efter att alltid förbättra. sunderlag - Muntlig information, Sirwan Bazirgan och Ali Basboga, tolkar och mentorer vid tolkförmedlingen i Borlänge kommun

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 17(17) 32 Övriga ärenden Informationen godkänns. Enhetschef Carina Johansson informerar om att samordningsgruppen språktolknämnden i Dalarna gärna ville att nämnden skulle få information om vilka representanter från varje medlemskommun och Landstinget Dalarna som sitter i samordningsgruppen. Carina Johansson informerar om de representanter som sitter i samordningsgruppen. Representant från Orsa kommun aldrig deltagit i samordningsgruppen och från Hedemora kommun ska ny representant utses p.g.a. pensionsavgång. Säter kommun ska utse ny representant då den tidigare avslutat sin tjänst. Calle Morgården (MP) informerar om att han har fått indikationer på att det är svårt att få platstolk på tigrinja. Enhetschef Carina Johansson meddelar att platstolkar som kan tigrinja är en bristvara i Dalarna men att tolkar åker från Stockholm och Uppsala. Tolkarna bokas in en heldag där flera kunder då kan boka in sina tolkuppdrag. De tolkar som har testats här i Borlänge har inte levt upp till de ställda kraven. sunderlag - Muntlig information, Carina Johansson enhetschef tolkförmedlingen