Tolkförmedlingen, Borlänge kommun kl. 13:30 15:30

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1(10) Plats och tid Tolkförmedlingen, Borlänge kommun kl. 13:30 15:30 ande Ledamöter Per-Inge Nyberg, Landstinget Dalarna Sonja Johansson, Borlänge kommun Christina Knutsson, Falu kommun Eva Jonasson, Landstinget Dalarna Kenneth Dahlström, Leksands kommun Hans-Göran Steneryd, Säter kommun Ordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot (S) (KD) (S) (FP) (C) (S) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Lena Hjort Hultqvist ers. Kenneth Persson Calle Morgården ers. Solweig Nyrede Maria Frelin ers. Bert Persson Ersättare Ersättare Ersättare (S) (S) (MOP) Staffan Mild, Falu kommun Ersättare (MP) Vello Üprus, Borlänge kommun Ersättare (M) Katarina Gustavsson, Landstinget Dalarna Ersättare (KD) Marianne Sjöström Carina Johansson Catherine Säll Franzén Torunn Ohlsson Robin Ritzén Emma Karlsson Verksamhetschef, arbetsmarknad Enhetschef, tolkförmedling Ekonom Enhetschef, mottagningsenheten Nämndsekreterare Nämndsekreterare Personalföreträdare Utses att justera Justeringens plats och tid Sonja Johansson Stadshuset Borlänge kommun kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Robin Ritzén Ordförande Justerande Per-Inge Nyberg Sonja Johansson Organ Sammanträdesdatum Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag Språktolknämnden i Dalarna Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Bildningssektorns-kansliet Robin Ritzén

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2(10) Innehållsförteckning 14 Verksamhetsinformation nuläge Ekonomiuppföljning tertialbokslut 2 / 2016/ Interkontroll avtalsföljsamhet / 2016/ Teknikutveckling tolkförmedlingen, telefonväxelsystem - Tolk online /2016/ Diskussion om fler kommuner i nämnden -uppdrag till verksamhetschef /2016/ Att vara tolkanvändare Ändrad tid för nämnd 24 november Övriga ärenden... 10

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3(10) 14 Verksamhetsinformation nuläge Verksamhetsinformationen godkänns. Ärendet Från och med den 1 juni 2015 består den gemensamma nämnden av nio kommuner (Falu kommun, Gagnef kommun, Mora kommun, Säters kommun, Hedemora kommun, Leksands kommun, Smedjebacken kommun, Orsa kommun) och Landstinget Dalarna. Antal uppdrag har ökat jämfört med tidigare år trots en lugnare period över sommaren. Statistik för tolkförmedlingen visar utbildningsnivå för perioden januari-augusti. Fördelningen av tolkuppdrag utförda av utbildade tolkar har ökat med 2.5 %, tolkförmedlingen har 45 nya tolkar och totalt 390 tolkar. Platstolkning har minskat till följd av ökad telefontolkning. Enhetschef Carina Johansson informerar att tolkförmedlingen tillsammans med vuxenutbildningen vill starta en YH utbildning och undersöker möjligheten att söka statsbidrag. Carina har besökt en workshop i Stockholm där de informerade om SRHA, sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter, där intresse finns av att starta en utbildning lokalt för att utbilda tolkar inom ämnet. Enhetschef Carina Johansson informerar att teknik- och etikträffar för tolkarna ska fortsätta under hösten och att hon ska besöka Leksands kommun för att utbilda personal. Verksamhetschef Marianne Sjöström informerar att under hösten är möten inbokade med ansvarig på Sveriges kommuner och landsting för tolkfrågor och med kammarkollegiet gällande hur upphandlingar kan ske.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4(10) 15 Ekonomiuppföljning tertialbokslut /1292 Tertialbokslut godkänns. Sammanfattning av ärendet Resultat för perioden januari-augusti visar ett överskott med 3,7 mnkr vilket är 1,5 mnkr bättre än samma period förra året. För hela året beräknas ett resultat på 0 mnkr. Jämfört med 2015 är det en förbättring/försämring med 0 mnkr. Då alla löner för perioden inte har redovisats har verksamheten ett överskott per 31/8. Grundförutsättning för verksamheten är självkostnadsprincipen vilket innebär att helårsprognosen visar ett nollresultat. sunderlag - Bildningssektorns tjänsteskrivelse Språktolknämnden i Dalarnas tertialbokslut Skickas till: Ekonomikontoret Medverkande kommuner Verksamhetschef

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5(10) 16 Interkontroll avtalsföljsamhet Återrapporten internkontroll avtalsföljsamhet godkänns. Ärendet Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för intern kontroll. Nuvarande reglemente för internkontroll fastställdes av kommunfullmäktige , 248. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll d v s ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll inrättas. Syftet med intern kontroll är att säkerställa att uppställda rutiner fungerar i enlighet med rutinbeskrivningar och att rutinerna fungerar så som avsett. Nämnden redovisar resultatet av uppföljningen i samband med årsberättelsens upprättande. Rapportering ska samtidigt lämnas till kommunens revisorer. Tolkförmedlingen Borlänge kommun återrapporterar en tillsättningsgrad på 98,3 % i januari, 98,7 % i februari, 99,4 % i mars, 99,7 % i april, 99,96 % i maj, 99,98 % i juni, 99,93 % i juli, 99,94 % i augusti av tolkuppdragen i enighet med internkontrollen. sunderlag - Internkontrollen har utförts med stöd i Borlänge kommuns blankett B. Kontroll-område avtalsföljsamhet, Statistik ur TAQS och Raindance är granskat. Skickas till: Verksamhetschef, arbetsmarknads- och vuxenutbildningen Enhetschef, tolkförmedlingen Utvecklingskontoret, Malin Nordström Medlemskommuner

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6(10) 17 Teknikutveckling tolkförmedlingen, telefonväxelsystem - Tolk online 2016/ Finansiering av teknikutveckling för tolkförmedlingen i Borlänge kommun, telefonväxelsystemet Tolk online godkänns. 2. Enhetschef Carina Johansson får i uppdrag att löpande utvärdera driften av telefonväxelsystemet och presentera vid varje nämndmöte. Sammanfattning av ärendet I takt med en ökad integration ställs verksamheter och organisationer inför nya utmaningar och möten där behovet av att kommunicera på andra språk blir en allt viktigare del av arbetsvardagen. Tolkförmedlingen i Borlänge kommun vill satsa på teknikutveckling via telefonväxelsystemet Tolk online. Tolk online är en tjänst för akuta behov av språktolk. Tolk online erbjuder en lösning där de personer som Tolkförmedlingen i Borlänge använder för tolkningstjänster kan logga in i systemet och därigenom bli tillgängliga för tolkningsuppdrag. Nämndens medlemmar som vill nyttja de inloggade tolkarna ringer in via Tolk online för att i, mer eller mindre, realtid kunna få tillgång till en av de anslutna tolkarna. Driftskostnad för teknik: kr/ månad finanseras via reserverade medel år 1 Arvode tolk per språk beroende på kompetens: kr/ månad Totalkostnad: ca kr/månad Intäkter: uppdrag/månad per språk; kr/månad Reserverade medel kr/ månad Kostnad för kund: 200 kr/påbörjad 15 minuters intervall En utvärdering kommer att genomföras efter ett år för att följa upp att faktiska intäkter och antalet uppdrag täcker tjänstens kostnader. sunderlag - Bildningssektorns tjänsteskrivelse teknikutveckling tolkförmedlingen, telefonväxelsystem - Tolk online Finansiering Skickas till: Medlemskommuner Enhetschef Carina Johansson Ekonom Thomas Grop

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7(10) 18 Diskussion om fler kommuner i nämnden -uppdrag till verksamhetschef 2016/2256 Verksamhetschef för språktolknämnden i Dalarna uppdras att utreda en möjlig utökning av kommuner i nämnden och återrapportera till nämnden. Sammanfattning av ärendet Förfrågan har kommit från en kommun i länet om möjlighet att gå med i den gemensamma nämnden för språktolk i dalarna. Verksamhetschef för språktolknämnden i Dalarna får i uppdrag att utreda om det finns intresse bland de kommuner i länet som inte är medlemmar i nämnden att ingå i den. I uppdraget ska också ingå att pröva verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar för en utökad nämnd. sunderlag - Bildningssektorns tjänsteskrivelse utökning medlemskommuner i Språktolknämnden i Dalarna Skickas till: Medlemskommuner Enhetschef Carina Johansson Verksamhetschef Marianne Sjöström

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8(10) 19 Att vara tolkanvändare Informationen godkänns Ärendet Verksamhetschef på mottagningsenheten Torunn Ohlsson berättar om sina erfarenheter som användare av tolkförmedlingen. Torunn har erfarenhet som beställare av tolktjänster både i rollen som handläggare och nu som verksamhetschef på mottagningsenheten. Ca. 21 % av befolkningen har en bakgrund från ett annat land än Sverige där den största gruppen fram till förra året var från Finland men där Somalia nu gått om. En stor ökning av inflyttade personer har skett den senaste tiden främst från Syrien, Eritrea och Somalia. Mottagningsenheten har SFI och många andra verksamheter där de behöver använda tolk vid första mötet och där tolkar används i stort sett varje dag. Personer har rätt till tolk i kontakt med myndigheter och ett av kraven är att det finns en kompetent tolkkår som kan tillgodese alla de behov som finns. I ämnet samhällsorientering har personer rätt att få ämnet på sitt modersmål, vilket kan vara svårt då flyktingströmmarna kommer först och en del av dem som kommer utbildar sig och blir potentiella tolkar i respektive språk senare. Att vara samhållsorienteringstolk är krävande där passen är 3 timmar långa och en bred kunskap om det svenska samhället krävs. Tolken vet ofta inte vad samtalet kommer att handla om vilket då kan vara extra krävande. Tolkförmedlingen har många erfarna tolkar som kan hantera dessa situationer där det är viktigt med platstolkar med bred kunskap och förmåga att kunna hantera det oväntade. Det finns en god tillgång till tolkar i aktuella språk. Öppet hus på mottagningsenheten kräver tolk via telefon där de bokar upp tolkar under en period trots att hela perioden kanske inte används. Torunn Ohlsson ser fördelarna med att använda tjänsten tolk online och tror att de kommer använda tjänsten för de mindre språken som är svårare att förutse behovet av. När personer kommer från olika länder kan begreppsapparaten vara väldigt olika när man t.ex. pratar om olika myndigheter där Tolkförmedlingen har tolkar som klarar av att få samtalet att flyta på trots svåra ämnen och att det sitter en tolk emellan.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9(10) 20 Ändrad tid för nämnd 24 november Nämnden beslutar att ändra tid för nämnd den 24 november. Ärende Tiden för nämnden den 24 november ändras från kl till Skickas till: Medlemskommuner Verksamhetschef, Marianne Sjöström Enhetschef, Carina Johansson

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10(10) 21 Övriga ärenden Informationen godkänns Ärende Christine Knutsson från Falun framför en önskan att ur ett kvalitetsperspektiv titta på statistik över synpunkter och klagomål och hur de hanteras. Carina Johansson meddelar att hon kan ta fram statistiken som sedan kan läggas i den gemensamma mappen presentationer i Netpublicator. Katarina Gustavsson från Landstinget vill gärna att hänsyn ska tas till andra kommuners nämndmöten vid årsplanering av språktolknämndens möten.