Sammanträdesdatum Plats och tid Gamla Stadshuset, Sammanträdesrum 1 kl

Transkript

1 1 (12) Plats och tid Gamla Stadshuset, Sammanträdesrum 1 kl Beslutande ledamöter Tjänstgörande ersättare Kenneth Persson, Borlänge kommun Per-Inge Nyberg, Landstinget Dalarna Sonja Johansson, Borlänge kommun Christina Knutsson, Falu kommun Bert Persson, Mora kommun Eva Jonasson, Landstinget Dalarna Kenneth Dahlström, Leksands kommun Solweig Nyrede, Smedjebackens kommun Hans-Göran Steneryd, Säters Kommun Joanna Stridh, Rättviks kommun Per-Inge Nyberg, ers Kenneth Persson Marit Hessling (M), Avesta kommun ers. Maria Andersson Margreth Göransdotter, ers Birgitta Floresjö ordförande vice ordförande ordförande ersättare ersättare (KD) (C) (L) (C) (C) (C) Ej tjänstgörande ersättare Staffan Mild, Falu kommun ersättare (MP) Tjänstemän Se sid 2 Utses att justera Justeringens plats och tid Gamla stadshuset kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer Fredrik Bergqvist Ordförande Justerande Per- Inge Nyberg Sonja Johansson Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Nya stadshuset, Borlänge kommun Fredrik Bergqvist

2 2 (12) Tjänstemän Marianne Sjöström, verksamhetschef arbetsmarknad och VUX Carina Johansson, enhetschef tolkförmedlingen Fredrik Bergqvist, nämndsekreterare Rebecka Karlsson Lindmark, nämndsekreterare Ivett Larsson, kammarkollegiet Eva Nordström, etnolog Anna Börjel, Rättviks kommun Therese Lidholm, Ludvika kommun Ewa Samuelsson, Landstinget Dalarna Johan Åberg, Mora kommun

3 3 (12) Innehållsförteckning 27 Val av justerare Föreläsning auktorisation för tolkar Föreläsning Barn- och anhörigtolk Verksamhetsinformation nuläge m. statistik Tolk online driftrapport Återrapport Internkontroll Verksamhets- nämndplan med verksamhetsbudget 2019 med plan för Internkontrollområden

4 4 (12) 27 Val av justerare Beslut Sonja Johansson utses att jämte ordförande justera sammanträdets protokoll.

5 5 (12) 28 Föreläsning auktorisation för tolkar Föreläsning med Ivett Larsson, kammarkollegiet om auktorisation för tolkar.

6 6 (12) 29 Föreläsning Barn- och anhörigtolk Föreläsning med Eva Nordström, etnolog om barn- och anhörigtolkar.

7 7 (12) 30 Verksamhetsinformation nuläge m. statistik Beslut Verksamhetsinformation nuläge m. statistik godkänns. Ärendet Antalet uppdrag har fortsatt att minska, under 2018 har uppdraget sjunkit med sju procent jämfört med samma tidsperiod under Sedan september till november har dock en ökning av uppdrag noterats. Under 2018 har det likt föregående år varit betydligt mer frekvent användande av telefontolk istället för platstolk. Under 2018 har 72 procent använt sig av telefontolk och 28 procent använt sig av platstolk. I en kompetensbaserad översikt så har antalet utbildade tolkar sjunkit hos tolkförmedlingen. Detta beror på att flera tolkar har vidareutbildat sig och blivit auktoriserade. Detta är positivt för tolkförmedlingens säkerställande av kompetens och kvalité. De mest efterfrågade språken är arabiska, somaliska och tigrinja. Persiska/dari som tidigare varit högt efterfrågat har under 2018 sjunkit markant i antal uppdrag Fördelning språk jan-okt Arabiska Somaliska Dari Kurmanci Tigrinja Sorani Thailänds ka Persiska Ryska Pashto

8 8 (12) 31 Tolk online driftrapport Beslut Tolk online driftrapport godkänns. Ärendet Samtal om samarbete med Region Örebro län har pågått under hösten, och detta har utmynnat i ett samarbete mellan tolkförmedlingen i Borlänge och Örebro genom tjänsten tolk online. Samarbetet innebär att respektive part tillhandahåller en tolk var under kontorstider 08:00-16:00 måndag till fredag. Detta innebär en förlängning av tolk onlines öppettider. Från och med januari 2019 kommer både Örebro och Borlänges tolkförmedling erbjuda tjänsten tolk online på språken arabiska och somaliska mellan 08:00 och 16:00 måndagar till fredagar. Beslutsunderlag - Muntlig redovisning, Carina Johansson, enhetschef tolkförmedlingen

9 9 (12) 32 Återrapport Internkontroll Beslut 1. Återrapport av genomförd internkontroll avtalsföljsamhet, tillsättningsgrad av tolkuppdrag godkänns. 2. Återrapport av genomförd internkontroll avtalstrohet från medlemmar, köp av andra aktörer godkänns. Ärendet Nämnden har via beslutad nämndplan genomfört två interna kontroller. De kontrollområden som ansågs vara väsentliga för att nå en accepterad risknivå grundades på ledningens genomförda risk- och konsekvensanalys. Med intern kontroll avses kommunkoncernens interna förfaringssätt och arbetsrutiner som syftar till att säkerställa organisationens mål uppfylls och att verksamheten är laglig. Genom riskhantering kan faktorer som utgör en risk för måluppfyllelse identifieras, bedömas och kontrollers. Ordnandet av intern kontroll och riskhantering är därför en del av ledningen av ledningen av kommunen och kommunkoncernen. Beslutsunderlag - Muntlig redovisning, Carina Johansson, enhetschef tolkförmedlingen - Borlänge kommuns bildningssektors tjänsteskrivelse, Återrapport internkontroll tillsättningsgrad och avtalstrohet från medlemmar,

10 10 (12) 33 Verksamhets- nämndplan med verksamhetsbudget 2019 med plan för Beslut Verksamhets-/nämndplan för språktolknämnden i Dalarna med verksamhetsbudget godkänns. Ärendet Nämnden har i samverkan med tjänstemannaorganisationen tagit fram ett förslag till verksamhets-/nämndplan. Planen utgår från bland annat kravspecifikation, avtal om samverkan, budget, risk- och konsekvensanalys inför intern kontroll samt nämndens ansvar och uppdrag. är en gemensam nämnd för Landstinget Dalarna, Borlänge kommun, Falu kommun, Gagnefs kommun, Hedemora kommun, Leksands kommun, Smedjebackens kommun, Säters kommun, Orsa kommun, Mora kommun, Ludvika kommun, Rättviks kommun och Avesta kommun med ansvar för språktolkförmedlingsverksamhet. Verksamheten regleras genom nämndens reglemente samt ett samverkansavtal. Syftet med verksamhets-/nämndplanen är att tydliggöra inriktningen samt beskriva hur nämnden avser att ta sig an sitt uppdrag inom fastställda ekonomiska ramar. Förutom detta ska nämnderna ange vilka prioriteringar som ska göras inom ramen för lagar, förordningar och egna styrdokument. Utifrån dialog med verksamheten beslutar nämnden om prioriteringar/strategier samt vilka indikatorer som ska följas upp och kontinuerligt återrapporteras till nämnden. Verksamhets-/nämndplanen beslutas av nämnden och revideras årligen. Syftet med nämndens verksamhet är att säkerställa att parterna gemensamt och inom ramen för den kommunala kompetensen, och självkostnadsprincipen, bereds möjlighet att nyttja resurser som tillgodoser parternas behov av språktolkförmedlingstjänster avseende kompetenta kontakttolkar, telefontolkar och videowebbtolkar.

11 11 (12) forts. 33 Ekonomiska förutsättningar Språktolknämndens i Dalarnas kommunbidrag 2019 är i kommunens strategiska plan beslutad till 0 mnkr. Utfall Budget Budget Plan Plan mnkr Kommunbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Interna intäkter 4,9 4,0 3,2 3,3 3,3 Externa intäkter 32,6 37,1 30,9 31,5 32,1 Intäkter totalt 37,5 41,1 34,1 34,8 35,5 Personalkostnader 32,3 36,1 29,4 30,0 30,6 Lokalkostnader 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 Kapitalkostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Övriga kostnader 4,7 4,5 4,2 4,3 4,4 Kostnader totalt 37,5 41,1 34,1 34,8 35,5 Resultat 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Självfinansieringsgrad 100% 100% 100% 100% 100% Beslutsunderlag - Språktolknämndens I Dalarnas verksamhets-/nämndplan 2019 med verksamhetsbudget 2019 med plan för Skickas till - Carina Johansson, enhetschef tolkförmedlingen - Sektorekonom, Cathrine Säll Franzén

12 12 (12) 34 Internkontrollområden 2019 Beslut Internkontrollområden för 2019 godkänns. Ärendet Inför den nya verksamhets-/nämndplan för språktolknämnden i Dalarna där internkontroll regleras så har internkontrollpunkten om tillsättningsgrad av uppdrag tagits bort med anledning av att det låga antal uppdrag som ej kunnat tillsättas varit på en låg nivå under en längre tid, och det finns en god kontroll inom verksamheten inom detta område. Internkontroll angående tillsättningsgrad uppdrag gällande kompetensnivå ersätter den tidigare punkten som en återkommande internkontrollpunkt under Internkontroller inför 2019 föreslås att vara fyra till antalet: 1. Kvalitetsledningssystem FR 2000, internkontroll en gång per år. 2. Avtalsföljsamhet ekonomi medlemmar, internkontroll två gånger per år. 3. Avtalsföljsamhet medlemmars köp från andra aktörer, internkontroll två gånger per år. 4. Tillsättningsgrad uppdrag gällande kompetens, internkontroll fyra gånger per år. Beslutsunderlag - Språktolknämndens I Dalarnas verksamhets-/nämndplan 2019 med verksamhetsbudget 2019 med plan för Skickas till - Carina Johansson, enhetschef tolkförmedlingen