Fyrbodals kommunalförbund Protokoll Samhällsorientering 2013-10-30 Tid: måndag den 30 december 2013 kl. 13:00-16:00 Plats: Närvarande: Förhindrade: Ordförande: Sekreterare: Ärenden: I17 (Kaserngården 3B), Uddevalla K-G Elf Trollhättan Jan Annebjörk Bengtsfors Rune Lysell- Sotenäs Annette Nyman Uddevalla Fatjon Peci Projektsamordnare Fredrika Abrahamsson Projektledare Ulla-Britt Pettersson Projektledare Peter Stenebjer Arbetsförmedlingen Linda Karlsson Länsstyrelsen Västra Götaland (Tillgänglig via tel. vid behov) Karl-Gustav Elf Fatjon Peci Styrgruppsmöte: SAMHÄLLSORIENTERING STRUKTUR, SAMVERKAN OCH HELHET INOM FYRBODALSOMRÅDET Underskrifter Sekreterare Fatjon Peci Ordförande Karl-Gustav Elf
DAGORDNING: - 1 Mötets öppnande - 2 Presentation av styrguppsmedelemmarna - 3 Utnämning av ordförande, sekreterare och justerare - 3.1 Val av vice ordförande - 3.2 Val av justerare och sekreterare - 4 Projektledningsgruppens sammansättning - 5 Projektledarna Fredrika Abrahamsson och Ulla-Britt Pettersson informerar om den kartläggning som de har gjort om hur samhällsorientering bedriv i kommunerna för närvarande - 6 Utvärdering av projektet - 7 Uppstartskonferens samt målgrupp för uppstartskonferens - 8 Övriga frågor - 9 Mötets avslutande Bilaga 1 Projektorganisation Bilaga 2 Kartläggning SO i Fyrbodal Bilaga 3 Kontaktuppgifter projektorganisation Paragrafer: 1-9 Fatjon Peci Projektsamordnare Fyrbodal kommunalförbund
1 Mötets öppnande Projektsamordnare Fatjon Peci inleder och hälsar välkommen till mötet. 2 Presentation av styrguppsmedelemmarna Kort presentation av styrguppsmedlemmarna. Kontaktuppgifter, befattning mm finns i bilaga 3. 3 Utnämning av ordförande, sekreterare och justerare Projektsamordnare Fatjon Peci meddelar att Fyrbodal kommunalförbund, i egenskap av projektägare, har genom förbundsdirektören Lars Lindén utnämnt K-G Elf till ordförande för styrgruppen. 3.1 Val av vice ordförande Styrgruppen beslutar att: Utse Annette Nyman till vice ordförande 3.2 Val av justerare och sekreterare Styrgruppen beslutar att: Utse ordförande K-G Elf till justerare. (Projektsamordnare Fatjon Peci är ständig sekreterare) 4 Projektledningsgruppens sammansättning Då det funnits viss otydlighet i projektorganisationen vad gäller projektsamordnarens roll i projektgruppen som Tanumrepresentant och projektsamordnare, presenterar Annette Nyman förslag till förändring i projektorganisationen. Två alternativ presenteras: 1. Styrgruppen träffas tätare 1 gång per månad, för att även kunna stödja projektledarna och projektsamordnaren i dess arbete, tillsammans med uppföljning av projektet och implementering i kommunerna 2. Att projektledningsgruppen utökas med några till personer
Styrgruppen beslutar att: Prova alternativ 1 för att längre fram se hur det fungerar. Ändra namn från Projektgrupp till Projektsekretariat 5 Projektledarna Fredrika Abrahamsson och Ulla-Britt Pettersson informerar om den kartläggning som de har gjort om hur samhällsorientering bedriv i kommunerna för närvarande Fredrika och Ulla har gjort en kartläggning kring hur kommunerna bedriver sin SO idag (bilaga2). Projektsamordnare och projektledare betonar att samtliga 14 kommuner kommer få samma information i det fortsatta arbetet samt ha en dialog med samtliga, oavsett deltagande i projektet. Projektet är tänkt att gagna samtliga kommuner i enlighet med projektansökan och ska verka utifrån ett inkluderande förhållningssätt. K-G Elf informerar att Trollhättan kommer att testa sin modell inom projektet. Samtliga tre modeller i projektet skall utvärderas. 6 Utvärdering av projektet Projektledarna presenterar förslag kring vilka delområden som skulle kunna utvärderas i projektet. Projektledarnas förslag: 1, Förankringsprocessen Hur fungerar informationsflödet? 2, Samverkan Har kötid förkortats, start inom ett år? (Jämförelse mellan språkgrupper) 3, Metoder Fyra metoder; VGB-modellen, THN-modellen, UDV-modellen, IT-modellen. Uddevalla gör djupintervjuer med deltagarna/kommunikatörerna, har kontinuerlig uppföljning. Även Trollhättan har uppföljning. 4, Kommunikatörernas kompetens Styrgruppen beslutar att: Inrikta utvärderingen på punkt 1 och 3 i avvaktan på utvärderare.
7 Uppstartskonferens samt målgrupp för uppstartskonferens Projektsamordnaren, tillsammans med projektledarna, gav en inblick i vilka målgrupper som har fått inbjudan till uppstartskonferensen. Styrgruppen beslutar att: Godkänna programmet för uppstartskonferensen Att ha med broschyrer i enlighet med projektansökan 8 Övriga frågor Styrgruppen framhöll vikten av att utförarkommunerna samverkar för att säkerställa personal vid diverse bortfall. Styrgruppen diskuterade även frågor kring kommunikatörernas kompetens och hur man säkerställer kompetensen. Det är frågor som kommer diskuteras vidare i det fortsatta arbetet. Styrgruppen diskuterade även möjligheten att ha en funktion på projektets hemsida som ökar tillgängligheten och möjliggör för kommunerna att ställa frågor kring projektet. Projektsamordnaren kommer att undersöka om det finns sådan möjlighet. 9 Mötets avslutande Nästa möte: 4 dec 2013, kl.13.00-16.00, Riverside - Uddevalla Ordföranden tackade mötesdeltagarna och avslutade mötet.
Bilaga 1
Bilaga 2 Kartläggning frågelista sammanfattning till styrgruppen Under oktober månad 2013 gjorde projektgruppen en enklare kartläggning av läget i de 14 kommunerna i Fyrbodal. Vi har varit ute på besök samt gjort via telefon eller ansvarig handläggare har besvarat kartläggningen via e-post. Syftet var att få ett utgångsläge och riktmärke för vilka förväntningar som finns. Här följer en sammanfattning av svaren. Detaljerade svar för varje kommun finns hos projektledarna. Hur ordnas med samhällsorientering nu? Uddevalla, Vänersborg, Trollhättan: I egen regi på modermålet Munkedal, Sotenäs, Orust, Lysekil: väntar på projektet/inte alls Tanum, Strömstad: Med tolk i samverkan med annan kommun Bengtsfors, Dals-Ed, Färgelanda; Mellerud: Köper av Vänersborg på modersmålet, Dals-Ed kör också en grupp på lätt svenska för den utökade målgruppen, finansierat av FINSAM Åmål: Köper SO tillsammans med Säffle kommun av Miroi Har ni många i den utökade målgruppen? Hur når ni dem? Alla kommuner utom Trollhättan: Har ännu ej börjat arbeta med utökad målgrupp Uddevalla har startdatum till den utökade målgruppen thailändska start 4/2. Hur ser kommunens planering ut kring deltagande i SO-projektet? Munkedal, Orust, Sotenäs, Tanum, Bengtsfors, Dals-Ed, Uddevalla, Vänersborg, Mellerud, Färgelanda, Lysekil skickar deltagare till utförarkommunerna Uddevalla och Vänersborg. Trollhättan: Ingår i styrgruppen, vi är med. Strömstad: Vi kör åtminstone i egen regi denna gång Åmål: Inget svar, samordnare sjuk, SO tillsammans med Säffle Vad vill du/ ni ha ut av SO-projektet i Fyrbodal? Presentationsmaterial Flexibilitet i kurs: att man kan ta igen missat avsnitt Individuellt anpassad SO, ex, barnavsnitt först för banfamiljer. Kvalitetssäkrad utvärdering Projektet ska permanentas, samarbete, vi klarar ej uppdraget på egen hand, Schemaanpassning med SFI Dokumenterad högre kvalitet Bra med resor för att anpassas till arbetsmarknaden. Gemensamma utbildningar för kommunikatörerna och någorlunda samma lönebild Få kunskap om olika modeller och vad som gynnar målgruppen bäst Ett gemensamt datasystem (vissa tycker AF ska anmäla direkt) för anmälan, kursstarter, språk etc. En gemensam prisbild för SO, när kommer den? IT-lösningar, SCYPE-portal Vilka förväntningar har nu/ni på oss projektledare? Ett smidigt anmälningssystem via AF, projektledare Fyrbodal informerar Arbetsförmedlingen när/var kurser startar. Utveckling för ensamma kvinnor. Bra uppföljning och rapport, få veta vem kommer, vem kommer inte? Titta inte för mycket på Uddevalla och Vänersborg, mobilt team Tänk på lokaltrafik så att det funkar med tid.
Enkelt och smidigt, ta upp problem direkt, Regelbundna träffar, uppföljningar och regelbundna möten, kontinuerlig info om projektet, skriftlig återkoppling och gemensamma möten. Kanske åka runt och följa upp varje kommuns behov Bilaga 3 Styrgrupp SO- struktur, samverkan och helhet i Fyrbodalsområdet Karl-Gustav Elf - ordförande Områdeschef Arbetsmarknadstöd/Integration TROLLHÄTTAN Telefon: 0520-49 79 49 karl-gustav.elf@trollhattan.se Annette Nyman vice ordförande Verksamhetsledare integration Kommunledningskontoret UDDEVALLA Tel: 0522-69 60 49 annette.nyman@uddevalla.se Jan Annebjörk Projektledare Barn och utbildning BENGTSFORS 0531-52 81 31 jan.annebjork@bengtsfors.se Rune Lysell Enhetschef Arbetslivsenheten SOTENÄS Vxl. +46 523 66 40 00 Tfn. +46 523 66 45 14 Mob. +46 70 54 69 780 rune.lysell@sotenas.se Peter Stenebjer Sektionschef Arbetsförmedlingen Etableringen Trollhättan-Säffle Box 173, 461 24 TROLLHÄTTAN Besök: Kungsgatan 49 Telefon: 0104873641 Fax: 054196701 Växel: 0771-60 00 00 peter.stenebjer@arbetsformedlingen.se Fatjon Peci - sekreterare Projektsamordnare Fyrbodals kommunalförbund Mobil: 0706098062 Postadress: Box 305, 451 18 Uddevalla Besöksadress: Riverside, Museigatan 2, Uddevalla fatjon.peci@fyrbodal.se Ulla-Britt Pettersson Projektledare Vänersborgs kommun
AMA Arbetsmarknadsavdelningen Socialförvaltningen Tel: 0521-721025 ulla-britt.pettersson@fyrbodal.se Fredrika Abrahamsson Projektledare Uddevalla kommun Arbetsmarknadsavdelningen/Integration Kommunledningskontoret Tel: 0522-69 78 53 fredrika.abrahamsson@fyrbodal.se Fatjon Peci Projektsamordnare Fyrbodal kommunalförbund