Revisionsrapport 2010

STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 5 Oktober 2010 DNR 420-131/2010 Revisionsrapport 2010 STADENS REHABILITERINGSPROCESS - En förstudie

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29!399

S TADSREVISIONEN R EVIS ORSGRUP P 1 DNR 420-131/10 SID 1 (1) 2010-10-21 Kommunstyrelsen Farsta stadsdelsnämnd Utbildningsnämnden En förstudie avseende stadens rehabiliteringsprocess Revisorsgrupp 1 har den 21 oktober 2010 behandlat bifogade förstudie, d.v.s. en begränsad kartläggning av arbetet enligt stadens rehabiliteringsprocess. Vi ställer oss bakom kontorets förslag att inte gå vidare med en fördjupad granskning. Förstudien överlämnas för kännedom. På revisorernas vägnar Bengt Akalla Ordförande Hans Ravelius Vice ordförande Stefan Rydberg Sekreterare Kopia: Stadsdirektören Berörda förvaltningschefer 105 35 Stockholm. Telefon 08-508 29 000. Fax 08-508 29 399 revision@rvk.stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 A 1 tr www.stockholm.se/revision

STADSREVISIONEN 1(1) Sammanfattning Revisionskontoret har genomfört en förstudie i syfte att beskriva rehabiliteringsarbetet utifrån stadens gemensamma rehabiliteringsprocess och de nya reglerna i sjukförsäkringen. Förstudien har omfattat kommunstyrelsen och personalstrategiska avdelningen (PAS), utbildningsnämnden och Farsta stadsdelsnämnd samt två grundskolor och en förskolenhet. Den långa sjukfrånvaron i staden har i stort sett halverats jämfört med 2006. Förvaltningarnas olika insatser för att få tillbaka anställda i arbete tillsammans med försäkringskassans ändrade regler för sjukpenning är förklaringar till detta. Förstudien har visat att stadens rehabiliteringsprocess är väl känd ute i verksamheterna och att den ger ett bra stöd och en struktur i rehabiliteringsarbetet. Förstudien pekar också på att det är lätt att rehabiliteringsprocessen av olika skäl kan stoppas upp, vilket inte är bra för såväl medarbetaren som organisationen. Det är därför viktigt att verksamhetscheferna får och tar emot professionellt stöd utifrån av personalavdelningen och/eller företagshälsovården. Försäkringskassans nya rehabiliteringskedja är kort varför det är viktigt även av detta skäl att stadens rehabiliteringsprocess inte fördröjs. Förstudien har visat att PAS på olika sätt driver på förvaltningarnas arbete med att minska sjukfrånvaron. De förvaltningar som ingått i denna kartläggning driver också på arbetet. Farsta stadsdelsförvaltning utmärker sig på ett positivt sätt genom att ge mycket stöd till verksamhetscheferna i ett tidigt skede i rehabiliteringsprocessen. I Utbildningsförvaltningens sjukfrånvaroprojekt får samtliga chefer ett konkret stöd av personalavdelningen, Arbetslivsresurs och Avonova under hela rehabiliteringsprocessen. Förstudien visar att rehabiliteringsprocessen ger ett bra stöd ute i verksamheterna och att antalet nytillkomna långtidssjukskrivna har varit få. Mot den bakgrunden föreslår revisionskontoret att inte gå vidare med en fördjupad granskning. Däremot kan de iakttagelser som gjorts i denna förstudie ligga till grund för en övergripande uppföljning av granskningsområdet.

STADSREVISIONEN 1(1) Innehåll sid 1 Revisionsuppdraget...1 1.1 Bakgrund...1 1.2 Syfte och revisionsfrågor...1 1.3 Metod, omfattning och avgränsningar...1 2 Rehabiliteringsprocessen...2 2.1 Rehabiliteringsansvaret...2 2.2 Stadens rehabiliteringsprocess...2 2.3 Försäkringskassans rehabiliteringskedja...4 3 Revisionskontorets kartläggning...5 3.1 Arbetet med rehabiliteringsprocessen lokalt...6 3.2 Rehabiliteringsarbetet centralt...8 4 Revisionskontorets slutsatser...10

STADSREVISIONEN 1(11) 1 Revisionsuppdraget 1.1 Bakgrund Revisionskontoret genomförde ett revisionsprojekt 2005 avseende stadsdelsnämndernas arbete för att minska sjukfrånvaron. Granskningen visade att nämnderna inte arbetade på ett likartat och förutsägbart sätt när det gäller förebyggande och rehabiliterande insatser för att minska sjukfrånvaron. Härefter har fullmäktige i oktober 2007 fastställt en gemensam process för rehabilitering och hantering av förvaltningsöverskridande omplacering på grund av personliga skäl. Nationellt har rehabilitering av långtidssjuka uppmärksammats särskilt. Riksdagen beslöt den 1 juli 2008 om införande av en rehabiliteringskedja. Beslutet innebar också en bortre gräns för rätten till sjukpenning. Staden har högt ställda mål för hur sjukfrånvaron bland stadens anställda ska minska. Målet för år 2010 är 5 %. År 2009 blev utfallet 6,5 %. Mot bakgrund av de stora förändringarna i sjukförsäkringen och fullmäktiges tidigare beslut om gemensam rehabiliteringsprocess har revisorerna beslutat att genomföra en förstudie av stadens arbete med rehabiliteringsprocessen. 1.2 Syfte och revisionsfrågor En förstudie har genomförts i syfte att beskriva rehabiliteringsarbetet utifrån stadens gemensamma rehabiliteringsprocess och de nya reglerna i sjukförsäkringen. Förstudien ska beskriva: organisation, roller och ansvar för rehabiliteringsarbetet arbetet lokalt och centralt med insatser utifrån stadens rehabiliteringsprocess enhetschefens förutsättningar att leva upp till sitt rehabiliteringsansvar samverkan med externa aktörer i rehabiliteringsprocessen och hur denna har påverkats av de nya reglerna i sjukförsäkringen Förstudien ska också föreslå lämpliga revisionsfrågor vid en eventuell fortsatt granskning inom området. 1.3 Metod, omfattning och avgränsningar Följande revisionskriterier ligger till grund för denna förstudie: Stadens gemensamma rehabiliteringsprocess från 2007 samt de tillägg/ändringar som stadsdirektören kan besluta om utifrån ändringar i lag, kollektivavtal och föreskrifter

STADSREVISIONEN 2(11) Personalstrategiska avdelningens stödmaterial för rehabiliteringsprocessen lagen om Allmän försäkring ( rehabiliteringskedjan ). Förstudien har omfattat rehabiliteringsarbetet (företrädesvis den långa sjukfrånvaron) utifrån stadens gemensamma rehabiliteringsprocess. I kartläggningen har personalstrategiska avdelningen, utbildningsnämnden, Farsta stadsdelsnämnd samt två grundskolor och en förskoleenhet ingått. Granskningen har genomförts av Maria Assarsson (projektledare) och Örjan Palmqvist. 2 Rehabiliteringsprocessen 2.1 Rehabiliteringsansvaret Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för alla medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärder som ska hjälpa den som är sjuk eller skadad att få tillbaka sin arbetsförmåga. Det är många aktörer som är involverade i en rehabiliteringsprocess. Var och en har sitt ansvar för ett lyckat resultat. Arbetsgivaren har ansvaret för att utreda behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsinsatser. Innebörden av rehabiliteringsansvaret hämtas från arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring samt indirekt från reglerna om saklig grund för uppsägning i lagen om anställningsskydd. Innebörden är att arbetsgivaren med arbetslivsinriktad rehabilitering ska göra allt som är möjligt för att den sjuke arbetstagaren ska återgå i arbete hos arbetsgivaren. Försäkringskassans ansvar är att uppmärksamma behov av rehabilitering och att samordna insatserna i samarbete med den som är i behov av insatserna, behandlande läkare, arbetsgivaren eller arbetsförmedlingen och andra som kan vara berörda. Medarbetaren har också ett ansvar för att aktivt medverka i planering och genomförande av den egna rehabiliteringen. I det ingår att hålla kontakt med arbetsgivaren under hela sjukskrivningsperioden och lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga behovet av rehabiliteringen. 2.2 Stadens rehabiliteringsprocess För att staden ska uppfylla sitt ansvar när det gäller rehabilitering och arbetsanpassning har staden tagit fram en gemensam process. Syftet är att effektivisera rehabiliteringsarbetet och samtidigt säkerställa att alla medarbetare erbjuds samma stöd och möjligheter vid sjukfrånvaro. Gemensam rehabiliteringspro-

STADSREVISIONEN 3(11) cess och hantering av förvaltningsöverskridande omplacering på grund av personliga skäl i Stockholms stad beslutades av fullmäktige 2007-10-01. Rehabiliteringsprocessen kan omfatta upp till tre steg. Arbetet ska prioriteras och bör som regel vara avslutad inom åtta till tolv månader. Steg 1 Utredning om möjligheten att komma åter i ordinarie arbete Chefen ska så snart behov finns göra en bedömning av möjligheterna till återgång i ordinarie arbete. Det första steget innebär att utreda om det finns behov av rehabilitering. En funktions- och arbetsförmågebedömning ska göras som grund för handlingsplan för åter i arbete. Exempel på åtgärder är anpassning av arbetstider, arbetsuppgifter och arbetsbelastning. Åtgärderna ska tidsbestämmas. Handlingsplanen ska tas fram vid ett samtal mellan chefen och medarbetaren (rehabmöte) och undertecknas av båda. Staden har infört en obligatorisk första kontakt med företagshälsovården på sjukdag 15 eller vid upprepad korttidssjukfrånvaro. Bakgrunden är regeringens beslut om bidrag till företagshälsovården för att sjukskrivna ska få tidiga insatser för återgång i arbete. En förenklad arbetsförmågebedömning kan då göras. Åtgärden ska vara avslutad dag 45. Försäkringskassan ska utifrån sitt samordningsansvar kalla till ett avstämningsmöte för att klarlägga i vad mån medarbetarens arbetsförmåga är nedsatt och om åtgärder behövs för att den sjuke ska kunna återgå i arbete. Steg 2 Återgång i annat arbete på egen förvaltning Om medarbetaren inte kan gå tillbaka till sitt ordinarie arbete, görs en kompetenskartläggning för att utreda vilka andra arbeten som är möjliga inom förvaltningen. Erbjudandet ska vara skäligt, rimligt och realiserbart både för medarbetaren och för organisationen. Ett viktigt underlag är den arbetsförmågebedömning som gjordes i steg 1 i processen. En handlingsplan upprättas som visar vilka insatser som behöver vidtas. Det kan t.ex. handla om arbetsprövning (1-2 månader) och viss kompetensutveckling. Om behov finns att klarlägga restarbetsförmågan genomförs en fördjupad utredning. Chefen ansvarar för att möjligheten till omplacering inom den egna förvaltningen undersöks. Stöd i detta arbete ges av personalfunktionen. Omplaceringsutredningen dokumenteras. Vid tillfällig placering under utredningen skrivs en överenskommelse om den tillfälliga placeringen. Om återgång inte är möjligt till annat arbete inom förvaltningen går ärendet vidare till nästa steg.

STADSREVISIONEN 4(11) Steg 3 Åter i arbete i staden Först när den egna förvaltningen har uttömt sina möjligheter till rehabilitering, arbetsanpassning och omplacering kontaktas stadens centrala omställningskansli för hjälp med en förvaltningsöverskridande omplacering i staden. Följande förutsättningar ska vara uppfyllda för att omställningskansliet ska kunna gå vidare: Arbetsförmågebedömning är gjord på det ordinarie arbetet Samtliga möjligheter på förvaltningen är uttömda vad gäller anpassningar Medarbetarens kvalifikationer och kompetens är klarlagd Medarbetarens arbetsförmåga är prövad upp till två månader Läkarutlåtande och eventuella andra utlåtanden finns. Om utredningen är komplett tar omställningskansliet kontakt med medarbetaren och eftersöker därefter en ny anställning i staden under fyra veckor. Personaldirektören beslutar om förvaltningsöverskridande omplacering. Om ny anställning inte är möjlig prövas om skäl finns att gå vidare till uppsägning. Sjukdom och till följd därav nedsatt arbetsförmåga utgör enligt huvudregeln i LAS inte saklig grund för uppsägning annat än i undantagsfall. Ett sådant undantagsfall är om medarbetarens nedsättning av arbetsförmågan är stadigvarande och dessutom så väsentlig att medarbetaren inte längre kan utföra något arbete av betydelse för staden. Se även sid 9 om karriärväxling som alternativ till steg 3. 2.3 Försäkringskassans rehabiliteringskedja Halvårsskiftet 2008 infördes i den allmänna sjukförsäkringen en rehabiliteringskedja med fasta tidpunkter för prövning av arbetsförmågan. De nya reglerna innebar i korthet: Under de 90 första dagarna ska försäkringskassan (FK) bedöma om den försäkrade har förmåga att klara sitt vanliga arbete eller annat lämpligt arbete som arbetsgivaren tillfälligt erbjuder. Om individen inte har någon arbetsförmåga i förhållande till detta kan sjukpenning beviljas. Efter 90 dagars sjukskrivning ska FK bedöma arbetsförmågan även utifrån om den försäkrade kan utföra ett annat arbete hos arbetsgivaren. Om så inte är fallet kan fortsatt sjukpenning beviljas. Efter 180 dagars sjukskrivning ska om inte särskilda skäl talar mot det FK bedöma arbetsförmågan mot hela arbetsmarknaden (inklusive lönebidragsanställningar). Särskilda skäl är om den försäkrade med stor sannolikhet kan återgå i arbete hos arbetsgivaren före den tidpunkt då den försäkrade har haft nedsatt arbetsförmåga i 365 dagar. Genom en ändring som trädde i kraft 1 januari 2010 kan prövning mot hela ar-

STADSREVISIONEN 5(11) betsmarknaden skjutas upp även efter 365 dagar om det kan anses som oskäligt (t ex vid vissa tumörtsjukdomar). Samtidigt som rehabiliteringskedjan infördes, fastställdes också en bortre gräns för sjukpenning. Sjukpenning ska i normalfallet kunna betalas ut i maximalt 364 dagar under en så kallad ramtid bestående av de 450 närmast föregående dagarna. Om individen efter ett års sjukdom är fortsatt arbetsoförmögen eller har nedsatt arbetsförmåga till följd av allvarig sjukdom kan individen under vissa förutsättningar ansöka om fortsatt eller förlängd sjukpenning. Den 1 januari 2010 beslutade regeringen att införa ett nytt arbetsmarknadspolitiskt introduktionsprogram (arbetslivsintroduktion). Målgruppen är de personer vars dagar med sjukpenning eller tidsbegränsad sjukersättning har tagit slut och som har skrivit in sig vid Arbetsförmedlingen på grund av att de antingen saknar arbete eller inte kan återgå till sitt tidigare arbete. Programmet är avsett för de personer som har varit sjukfrånvarande från arbetslivet i 2! år eller längre och behöver ett intensifierat stöd från Arbetsförmedlingen för att kunna komma tillbaka till arbetslivet. Sjukskrivna som inte kan återgå till anställning kan omfattas av försäkringskassans rehabiliteringssamverkan med arbetsförmedlingen som finansieras med samverkansmedel. Rehabiliteringssamverkan för dessa personer bedrivs i en gemensam process (Faros modellen). Förutom unga sjukskrivna prioriteras personer vars dagar med sjukpenning tar slut. Det ska dock finnas tillräckligt lång tid kvar (minst 6 månader) fr.o.m. inskrivningen i projektet för att möjliggöra meningsfulla insatser inom rehabiliteringssamverkan. Staten har också avsatt extra medel ( rehabiliteringsgaranti ) för medicinsk rehabilitering där t.ex. psykoterapisamtal kan ingå. Landstingen beslutar om garantin och behandlande läkare ansvarar för att remittera patienten. 3 Revisionskontorets kartläggning Revisionskontoret kartläggning av det lokala rehabiliteringsarbetet har skett genom intervjuer med företrädare för personalavdelningarna vid Farsta stadsdelsnämnd och utbildningsnämnden samt med verksamhetschefer vid tre enheter (två grundskolor och en förskolenhet). Vid enheterna har också några ärenden gåtts igenom med avseende på rehabiliteringsprocessen. Intervjuer har också skett med omställningskansliet och handläggare vid personalstrategiska avdelningen (PAS) som arbetar med uppföljning och analys av nämndernas tertialrapportering avseende sjukfrånvaroarbetet.

STADSREVISIONEN 6(11) 3.1 Arbetet med rehabiliteringsprocessen lokalt 3.1.1 FÖRVALTNINGARNAS PERSONALAVDELNINGAR Både utbildningsnämnden och Farsta stadsdelsnämnd fick under 2008 särskilda medel från kommunstyrelsen för att starta sjukfrånvaroprojekt i syfte att prioritera långtidssjukskrivna för att möta deras behov av rehabilitering efter lång tids sjukskrivning. Målet var att halvera antalet långtidssjukskrivna. Personalavdelningarna på respektive förvaltning har varit ansvariga för projekten. Verksamhetscheferna fick välja ut vilka som skulle ingå i projektet. Målen bedöms komma att uppnås. Utöver sjukfrånvaroprojektet för långtidssjukskrivna finns särskilda insatser för korttidssjuka och sjuka med upprepad korttidssjukfrånvaro. Farsta stadsdelsförvaltning har en särskild gruppaktivitet för personer med återkommande korttidssjukfrånvaro (Kompassen). Utbildningsförvaltningen kommer att prioritera korttidsjukfrånvaron som kostade förvaltningen 80 mnkr 2009. Målet för 2010 är att minska kostnaderna med 10 %. Båda förvaltningarna anlitar på försök företaget Medhelp 1 för sjuk- och friskanmälan inklusive medicinsk rådgivning. Båda personalavdelningarna har haft genomgångar med samtliga verksamhetschefer om stadens rehabiliteringsprocess och även informerat om de verktyg/stöd som finns. Personalavdelningarna arbetar konsultativt och är mest aktiva i steg 2 i processen, d.v.s. när det handlar om omplacering inom förvaltningen. Här varierar det dock mellan förvaltningarna. Vid Farsta stadsdelsförvaltning är personalavdelningen ofta även aktiv gentemot enheterna redan i steg 1 i processen. Farsta har sedan en tid tillbaka arbetat med second opinion d.v.s. ansvarig chef, företagshälsovården och personalavdelningen diskuterar avidentifierade personalärenden i syfte att tillsammans se vilka insatser som behöver göras. Inom utbildningsförvaltningen får cheferna konkret stöd för långtidssjukskrivna i sjukfrånvaroprojektet. Farsta har sedan tidigare ett mycket gott samarbete med företagshälsovårdens läkare. Utbildningsförvaltningen som efter senaste upphandlingen fick byta entreprenör har inte samma erfarenheter. Vid den förlängning som gjorts av avtalet har utbildningsförvaltningen ställt upp ett antal förbehåll för att samarbetet ska förbättras. Ett nytt ställningstagande om samarbetet ska ske vid årsskiftet. 1 Staden har upphandlat tjänsten sjuk- och friskanmälan från företaget Medhelp. I tjänsten ingår också medicinsk rådgivning och uppföljning av upprepad korttidssjukfrånvaro utifrån rehabiliteringsansvaret. Verksamheterna kan avropa från ramavtalet.

STADSREVISIONEN 7(11) Båda personalavdelningarna tycker att rehabiliteringsprocessen ger en tydlighet och förutsägbarhet i rehabiliteringsarbetet. 3.1.2 REHABILITERINGSARBETET VID ENHETERNA Stadens rehabiliteringsprocess är känd vid enheterna. Samtliga enheter anser att den är bra och ger struktur i arbetet. Enheterna anger att de arbetar enligt rehabiliteringsprocessen med tidiga kontakter vid sjukfrånvaro. Två av enheterna anlitar Medhelp för sjuk- och friskanmälan. Medarbetaren anmäler sig då både till Medhelp och sin arbetsplats. En av enheterna är nöjd med Medhelp. Den andra har använt tjänsten för kort tid för en utvärdering. Samtliga verksamhetschefer nämner också att de försöker uppmärksamma tidiga signaler på ohälsa hos medarbetarna. I några fall har cheferna uppmanat medarbetare att ta kontakt med företagshälsovården för ett hälsosamtal. En av enheterna har satt mål för enhetens sjukfrånvaro och följer månadsvis hur enhetens sjukfrånvaro utvecklar sig med hjälp av statistik som enheten får från förvaltningen varje månad. De två andra enheterna har inte satt upp egna mål för sjukfrånvaron men arbetar mot stadens 5 % mål. Dessa enheter har inte en exakt uppfattning om hur de ligger till men vet på ett ungefär om den är hög eller låg i förhållande till andra enheter. En av enheterna använder konsekvent företagshälsovården för en första kontakt vid dag 15 i sjukfrånvaron eller vid upprepad korttidsjukfrånvaro. De två andra enheterna gör inte det. Samtliga enheter har långtidssjukskrivna där olika rehabiliteringsinsatser pågår. Dessa tar mycket tid för enheterna samtidigt som möjligheterna till arbetsprövning och omplaceringar inom enheten är starkt begränsade. Några långtidssjukskrivna medarbetare har genom sjukfrånvaroprojekten fått centrala rehabiliteringsinsatser under en tid. Enheterna har dock medarbetare som kommit tillbaka från projekten och enligt enheternas uppfattning utan att någon permanent lösning finns ännu. Enheterna vet inte riktigt hur de ska gå vidare då de redan tidigare har uttömt sina möjligheter till anpassningar på arbetsplatsen. Några av enheterna uttrycker behov av mer stöd från personalavdelningen. Samtliga enheter har 1-2 medarbetare som kommit tillbaka efter att ha blivit helt utförsäkrade trots att arbetsförmågan är liten. Denna nya situation upplever cheferna som svår att hantera. Det är inte ovanligt att olika aktörer i rehabiliteringsarbetet har olika uppfattningar om arbetsförmågan (behandlande läkare, företagshälsovården, försäkringskassan och arbetsförmedlingen).

STADSREVISIONEN 8(11) Det är först när omplaceringsmöjligheterna är uttömda på arbetsplatsen som ärendet går vidare till personalavdelningen enligt steg 2 i processen. En enhet har förmånen att ha samma kontaktperson på försäkringskassan sedan flera år tillbaka och är väldigt nöjd med den. En oro finns dock över den omorganisation som nu pågår inom FK, vilket kan innebära att enheten inte får behålla sin handläggare. De två andra enheterna upplever inte att FK har varit särskilt aktiv under rehabiliteringsprocessen. Landstinget har fått extra medel för tidiga insatser för medicinsk rehabilitering, t. ex. kan psykoterapisamtal ingå. Ingen av enheterna kände till om någon av deras medarbetare har fått del av dessa insatser. Det är dock vårdcentralen och inte företagshälsovården som har möjlighet att remittera till denna behandling. 3.2 Rehabiliteringsarbetet centralt Personalstrategiska avdelningen (PAS) handlägger både rehabiliteringsärenden enligt rehabiliteringsprocessen (omställningskansliet) och utövar uppsikt över det personalpolitiska området. 3.2.1 FÖRVALTNINGSÖVERSKRIDANDE OMPLACERING Omställningskansliet verkställer kommunens förvaltningsövergripande omplaceringsskyldighet. Om ingen ny placering går att finna efter ca 4 veckor går ärendet tillbaka till berörd förvaltning som får ta ställning till uppsägning eller om det efter denna period uppstått ny möjlighet till placering. De nya sjukförsäkringsreglerna har ökat trycket på att gå vidare till steg 3 i rehabiliteringsprocessen. År 2009 fick kansliet 129 ärenden för rådgivning varav 44 gick vidare till omplaceringsåtgärder. I endast tre fall lyckades kansliet hitta en omplacering. Hitintills i år har kansliet fått 120 ärenden för rådgivning varav 59 har gått vidare till omplaceringsåtgärder. I endast fyra fall lyckades kansliet göra en omplacering. Det finns ingen central statistik över hur många av de som återremitterats till förvaltningarna som sedan har gått vidare till uppsägning eller ny placering inom förvaltningen. Kvaliteten på förvaltningarnas omplaceringsutredningar har förbättrats enligt PAS. Vanliga brister som kansliet ser är att en medarbetare är omplacerad till en tjänst som inte fungerar och efter ett års placering kan denna placering betraktas som en fast placering och rehabiliteringsprocessen får göras om. Kansliet ser också att en och annan förvaltning har problem med att komma vidare i steg 2. För de allra flesta finns det ingen möjlighet att i steg 3 hitta en ny placering efter förvaltningsöverskridande omplacering. Mot den bakgrunden har staden beslutat

STADSREVISIONEN 9(11) som en ensidig arbetsgivarutfästelse att erbjuda ett alternativ till central omplacering, d.v.s. karriärväxling mot att medarbetaren frivilligt säger upp sig ifrån sin anställning. Erbjudandet gäller fr.o.m. 2010-04-01. Ett minimum är erbjudande om lön under uppsägningstiden + 1 månad och 3 månaders coachning via Arbetslivsresurs. Det är frivilligt för förvaltningen att erbjuda ytterligare månadslöner. Hitintills i år har 20 tackat ja, 13 tackat nej och 11 funderar fortfarande. Enligt PAS är det viktigt att bevaka de resurser som staten avsatt för sjukskrivna som inte kan återgå till sin anställning och att dessa resurser kommer stadens anställda till del (t ex FAROS - projektet). Försäkringskassan har dock inte ännu kunnat ge klara besked om hur anställda i staden som tillhör målgruppen kan ansöka om att delta i projektet. 3.2.2 STÖD OCH UPPFÖLJNING Stadens personalstrategiska avdelning tillhandahåller arbetsrättslig expertis. Avdelningen arbetar också på olika sätt med att utveckla processer och stöd för arbetet med att minska sjukfrånvaron och effektivisera rehabiliteringsarbetet. Förutom olika informations- och utbildningsinsatser som ges till chefer och personalhandläggare arbetar avdelningen också med att ta fram olika verktyg för arbetet på lokal nivå, t.ex. Tillhandahålla leverantör för företagshälsovård och för sjuk- och friskanmälan (MedHelp). Samverkansöverenskommelse med FK för att få ett begränsat antal handläggare som arbetar mot kommunen Insatser i rehabiliteringsprocessen som syftar till att öka effektiviteten (t. ex. kontakt med företagshälsovården dag 15, möjlighet att välja karriärväxling ) Förbättra sjukstatistik Projektmedel för lokala sjukfrånvaroprojekt. Rehabprocessen togs fram innan beslut om FK:s rehabiliteringskedja. FK signalerade inledningsvis att stadens process var för långsam jämfört med FK:s rehabiliteringskedja. FK ska göra sin bedömning mot hela arbetsmarknaden efter 180 dagar (6 månader) medan stadens rehabiliteringsprocess tar 8-12 månader för att arbetsrättsligt hinna göra de prövningar som krävs. I praktiken har dock inte FK klarat sina tidsgränder i rehabiliteringskedjan och har inte f.n. någon kritik mot stadens rehabiliteringsprocess. Stadens rehabiliteringsprocess betonar också tidiga insatser, vilket har stöd i FK:s rehabiliteringskedja enligt PAS. Inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt på det personalpolitiska området följer PAS nämndernas arbete med att minska sjukfrånvaron. Analyser av

STADSREVISIONEN 10(11) sjukfrånvaron visar att trenden i staden liksom i samhället i övrigt är att antalet sjuktillfällen mellan 15-90 dagar ökar. Personalcheferna har gjorts uppmärksamma på detta och vikten av tidiga insatser i rehabiliteringsarbetet. I nämndernas tertialrapportering under 2010 efterfrågas antal sjukfall i olika intervall och hur många medarbetare som befinner sig i rehabiliteringsprocessens olika steg. Nämnderna uppmanas att bedöma hur väl rehabiliteringsarbetet är i fas med utvecklingen av antal sjukfall. Utbildningsförvaltningen centralt saknar en komplett bild av hur många steg 1 utredningar som sker lokalt. Nu har dock förfrågningsunderlag skickats till samtliga chefer för att fortsättningsvis kunna inhämta den informationen. 4 Revisionskontorets slutsatser Den långa sjukfrånvaron i staden har i stort sett halverats jämfört med 2006. Förvaltningarnas olika insatser för att få tillbaka anställda i arbete tillsammans med försäkringskassans ändrade regler för sjukpenning är förklaringar till detta. Kartläggningen har visat att stadens rehabiliteringsprocess är väl känd ute i verksamheterna och att den ger stöd och struktur i rehabiliteringsarbetet. Det finns flera solskenshistorier där medarbetare kommit tillbaka i anställning efter lång tids sjukfrånvaro efter en kort introduktion. Men det finns också medarbetare i verksamheterna som är utförsäkrade eller riskerar att bli det och där deras arbetsförmåga är mycket begränsad. Det är lätt som närmaste chef att försöka hitta tillfälliga lösningar för att lösa den akuta situationen för medarbetaren även om placeringen inte är realistisk i ett längre perspektiv. Detta kan stoppa upp rehabiliteringsprocessen och utifrån medarbetarens perspektiv fördröja statliga stödinsatser för dem som står långt ifrån arbetsmarknaden. Det är därför viktigt att verksamhetscheferna får och tar emot professionellt stöd utifrån av personalavdelningen och/eller företagshälsovården. FK:s rehabiliteringskedja är kort varför det är viktigt även av detta skäl att stadens rehabiliteringsprocess inte fördröjs. Kartläggning har också visat att PAS på olika sätt driver på arbetet med att minska både lång- och korttidssjukfrånvaron. Den tertialvisa uppföljningen och dialogerna med förvaltningarna är ett exempel på detta. De förvaltningar som ingått i denna kartläggning driver också på arbetet. Farsta stadsdelsförvaltning utmärker sig på ett positivt sätt genom att ge mycket stöd till verksamhetscheferna i ett tidigt skede i rehabiliteringsprocessen.

STADSREVISIONEN 11(11) Revisionskontoret föreslår mot bakgrund av vad som framkommit i kartläggningen att kontoret inte går vidare med en fördjupad granskning. Däremot kan de iakttagelser som gjorts i förstudien ligga till grund för en övergripande uppföljning av rehabiliteringsarbetet. Stefan Rydberg Enhetschef Maria Assarsson Projektledare