Kommunikationsplan 2015 för naturvetenskapliga fakulteten

2015-02-11 STYR 2015/10 Kansli N Dragana Trivic Kommunikationsansvarig Kommunikationsplan 2015 för naturvetenskapliga fakulteten Postadress Box 118, 221 00 Lund Besöksadress Astronomihuset, Sölvegatan 27 Telefon 046-222 09 04 E-post Dragana.Trivic@science.lu.se Webbadress www.naturvetenskap.lu.se

Innehållsförteckning 1. Inledning 2. Syfte med kommunikationsarbetet 3. Målgrupper för kommunikationsarbetet 4. Analys av kommunikationsarbetet 5. Planerade kommunikationsprojekt 2015, översikt 6. Planerade kommunikationsprojekt 2015, fördjupad information 7. Ytterligare goda insatser! Bilaga 1: Marknadsföringsplan 2014-2015 Bilaga 2: Genomförda kommunikationsprojekt 2014 1. Inledning Naturvetenskapliga fakultetens kommunikationsplan belyser den verksamhet som drivs (eller, i vissa fall, stöttas) av fakultetskansliets kommunikationsgrupp, Komgruppen. Kommunikationsplanen uppdateras en gång per år. Utöver redovisade projekt i denna kommunikationsplan ingår i Komgruppens uppdrag även löpande arbete av diverse slag inklusive kommunikationsrådgivning, såväl inom fakulteten som gentemot institutioner, samt ledningsstöd i kommunikationsfrågor. Komgruppen bedriver också strategiskt arbete, vilket innefattar omvärldsbevakning, analyser, utvärderingar. Komgruppens representanter deltar dessutom aktivt i det universitetsgemensamma kommunikationsarbetet vid Lunds universitet via ett antal arbetsgrupper samt i IRIK-nätverket för kommunikatörer vid n-fakulteter i Sverige. Verksamheten vid fakultetens Komgrupp innefattar tre övergripande områden: utbildningskommunikation forskningskommunikation internkommunikation Samverkan med omvärlden är ett begrepp som bör nämnas i detta sammanhang. Sådan samverkan är en naturlig del av fakultetens båda kärnverksamheter, det vill säga forskning och utbildning. Följaktligen innefattar merparten av både vår forskningskommunikation och vår utbildningskommunikation en rad olika former av samverkansinsatser. 2. Syfte med kommunikationsarbetet Kommunikationsarbetet tar sin utgångspunkt i samma värdegrunder och visioner som fakultetens strategiska plan. Arbetet med utbildningskommunikation har som övergripande syfte dels att hjälpa ungdomar att förverkliga sina yrkesmässiga framtidsdrömmar, dels att förse samhället med kompetent arbetskraft som kan bidra till samhällsutvecklingen. Detta gör vi genom att jobba med: att öka söktrycket till våra utbildningar att få nyfikna och motiverade studenter till våra utbildningar att öka intresset för n-program på gymnasienivå att stärka naturvetarnas identitet på arbetsmarknaden Arbetet med forskningskommunikation syftar till: att öka intresset för naturvetenskap, särskilt hos barn och ungdomar 2

att vara en resurs för grundskole- och gymnasielärarna i deras arbete och fortbildning att delta i samhällsbyggandet och samhällsdebatten att bidra till såväl folkbildning som inspiration och nyfikenhet genom att öka medborgarnas kunskapsnivå inom naturvetenskap att stärka naturvetarnas identitet i samhället att öka kontaktytorna mellan forskare Arbetet med internkommunikation syftar till: att underlätta informationsflödet inom fakulteten och belysa olika delar av fakultetens verksamhet att främja dialogen mellan fakultetens ledning och medarbetare för att skapa engagemang och mening i verksamheten att öka kontaktytorna mellan anställda 3. Målgrupper för kommunikationsarbetet Målgrupper för utbildningskommunikationen gymnasieelever och övriga presumtiva studenter högstadieelever studie- och yrkesvägledare på gymnasienivå studie- och yrkesvägledare på högstadienivå nuvarande studenter vid n-fakulteten presumtiva studenter i utlandet alumner, aktörer på arbetsmarknaden Målgrupper för forskningskommunikationen allmänheten skolor (elever och lärare i gymnasieskola, grundskola, förskola) forskande kollegor journalister politiker och andra beslutsfattare i offentlig sektor anslagsgivare näringsliv alumner Målgrupper för internkommunikationen anställda vid naturvetenskapliga fakulteten 4. Analys av kommunikationsarbetet Analysavsnittet gör inte anspråk på att vara heltäckande utan är att betrakta som nedslag i en rad frågeställningar som är aktuella för fakultetens kommunikationsverksamhet. Utbildningskommunikation: Arbetet med utbildningskommunikation bygger på den marknadsföringsplan (Bilaga 1) som tidigare har tagits fram och godkänts av Utbildningsnämnden. Planen inbegriper även en annonseringspolicy. Då planen är tvåårig och framtagen i slutet av 2013 kommer vi att 3

revidera ett par aktiviteter efter att ha utvärderat dem efter 2014. Utbildningskommunikationen behöver fortsätta att utvecklas vad gäller profileringen av naturvetaryrken, det vill säga fortsatt fokus måste läggas på att informera om vad man blir efter utbildningen, utöver att informera om själva utbildningen. Kopplingen till yrkesliv och alumner är viktig för marknadsföringen av fakultetens utbildningar, inte minst i ljuset av 2011 års Student- och lärarbarometer som visar att 90 procent av fakultetens studenter tänker sig ett framtida yrkesliv utanför akademien. Samverkan med skolvärlden i studentrekryteringssyfte kan utvecklas, exempelvis via en mer omfattande satsning på studentambassadörsbesök och införande av praoplatser. Det är också viktigt att reflektera över det övergripande syftet med studentrekryteringsarbetet vårt uppdrag är dels att hjälpa ungdomar att förverkliga sina yrkesmässiga framtidsdrömmar, dels att förse samhället med kompetent arbetskraft som kan bidra till samhällsutvecklingen. Detta utifrånperspektiv, snarare än ett inifrånperspektiv, måste prägla vårt kommunikationsarbete. Forskningskommunikation: Ett motsvarande utifrånperspektiv gäller även forskningskommunikationen, inte minst vad gäller satsningarna inom skolsamverkan (vår skolsamverkan berör ju både utbildningskommunikation och forskningskommunikation). Målgruppens behov måste alltid vara utgångspunkten. Genom våra olika kanaler för forskningskommunikation bidrar vi med naturvetenskapligt kunnande som ett led i vår samverkan med omvärlden. Arbetet med forskningskommunikation behöver utvecklas. Forskningskommunikationen har hittills huvudsakligen riktat sig till externa målgrupper. En övergripande forskningskommunikationsstrategi inklusive målgruppsprioritering är lämplig att göra. Det finns många goda forskningskommunikationsidéer, vilka dock kräver mer resurser. Vilka är de målgrupper som bör prioriteras vid en utökad satsning på forskningskommunikation? Trots den mycket lyckade satsningen på Naturvetarstråket finns behov av fler insatser för allmänheten, inte minst på orter utanför Lundaområdet. Dessutom bör det finnas möjligheter vad gäller att utveckla Astronomihuset som både extern och intern mötesplats. Vad gäller forskande kollegor vore det värdefullt med en heltäckande överblick gällande forskningsområden och kontaktytor; en universitetsgemensam forskningsdatabas är på gång under 2015. Forskningskommunikation mot skolvärlden är ett prioriterat område. Fakulteten bedriver redan en omfattande skolsamverkan på gymnasie- och högstadienivå. NMT-dagarna med sina populärvetenskapliga föreläsningar riktar sig till en gymnasiepublik medan LUNEdagarnas fartfyllda shower riktar sig till åk 6-9. Det saknas möjligen en satsning för yngre årskurser där man borde förvalta och förstärka den naturliga nyfikenhet som yngre barn bär med sig innan de inträder puberteten. Egentligen behöver man aldrig väcka intresse för naturvetenskap eftersom intresset finns naturligt i unga år, utan istället handlar det om att bibehålla ungdomarnas intresse när tonårstiden är i antågande. Problematiken med det låga intresset för naturvetenskap är dock ett mycket mer komplext dilemma än vad naturvetenskapliga fakulteten ensam kan råda bot på. Här behövs samverkan även på ett strategiskt plan med en rad andra aktörer, ett arbete som fakultetsledningen nu driver via Kommunförbundet Skåne. Vad gäller massmediaarbetet behöver vi tydliggöra strategin för hur vi arbetar på mest effektiva sätt med våra nyhetsflöden, vilket även innefattar sociala medier. I det nya medialandskapet, och med ungdomars låga intresse för dagstidningar (och stora intresse för sociala medier), bör vi överväga möjligheterna att bygga en egen arena, en egen plattform, både vad gäller text och rörliga bilder. Vi behöver utforska idén att på sikt se oss själva som en egen aktör i det nya medialandskapet. Ord som källkritik, trovärdighet, förtroende och delaktighet är viktiga i det sammanhanget. Arbetet med mer traditionella massmediakontakter och externa nyhetsflöden är samtidigt något som fortsatt måste 4

prioriteras eftersom det är via dessa kanaler som merparten av allmänheten får kännedom om nya forskningsresultat. Internkommunikation: Fakultetens interna nyhetsbrev (Insidan) utgör en central ingrediens i arbetet med internkommunikation. Tills vidare väljer vi att sprida Insidan via vanliga e-postutskick. Både Insidan och dekanbreven översätts även till engelska. Fakultetsledningen lägger stor vikt vid att stärka gemenskapen inom fakulteten, vilket inte minst påverkar arbetet med internkommunikation. Webb och sociala medier: Webb och sociala medier behöver här få ett eget analysavsnitt med tanke på att de är verktyg som används inom samtliga tre övergripande områden, dvs. utbildnings-, forsknings- och internkommunikation. Webben har under 2014 stått i fokus vid fakulteten på grund av webbflytten från O.O.I.S. till Drupal, något som har fungerat mycket bra. En viktig aspekt vad gäller fakultetswebbens värde är att den ska tillgodose de anställdas behov, men den måste dessutom fungera som landningsplats för externa besökare exempelvis i samband med annonsering och andra kommunikationssatsningar där webbhänvisning behövs. För att tydliggöra målgruppsanpassningen har därför en intern och en extern webb lanserats. Fakultetswebben kommer framöver även att få ett utökat värde vad gäller satsningarna på skolsamverkan inom fakulteten. Komgruppen fortsätter att jobba med sociala medier: en Facebook-sida för en bred målgrupp med bland andra blivande och befintliga studenter, anställda vid naturvetenskapliga fakulteten och lärare i naturvetenskapliga ämnen, en bildbank på Flickr samt en YouTube-kanal för rörlig bild. Satsningarna på sociala medier måste göras med tydliga syften och målgruppstänk. Det behövs ett strategiskt och kritiskt förhållningssätt som värnar om hur vi använder och prioriterar våra totala resurser inom kommunikationsarbetet, men samtidigt behöver vi också utrymme att utforska nya kanaler och deras potential. 5

5. Planerade kommunikationsprojekt 2015, översikt Nedan redovisas årets planerade projekt. Nya projekt kan tillkomma efterhand, vilka då inte framgår i denna kommunikationsplan men däremot redovisas i en bilaga i nästa års kommunikationsplan. Enligt samma princip redovisas därför fjolårets genomförda projekt sist i detta dokument (bilaga 2). Utbildningskommunikation: NaLu-katalogen Inspirationsdagar Öppet hus-dag SYV-dag Utbildningsmässor Studentambassadörer Hemvändarprojekt Kompetensprofiler Studentporträtt Alumnporträtt Marknadsföringsplan 2014-2015 Annonsering Studentenkät (centralt) Internationell fakultetsbroschyr Examenshögtiden Utresande studenter Forskningskommunikation: Naturvetarstråket NMT-dagar LUNE-dagar Lärarfortbildningsdag Pressmeddelanden och massmediakontakter ExpertSvar Seminarier om massmediakontakter Månadens avhandlingar Ideons Forskarluncher LUCRIS Forskningsstrategiska planen Internkommunikation: Insidan - fakultetens interna nyhetsbrev Publicering av dekanbrev FredagsFåtöljen LUM Hedersdoktorföreläsning Broschyr till pensionärshögtiden Inbjudan till jullunch Prisbelönta forskare föreläser 6

Fakultetsfestens panelsamtal Samordningsarbete inom fakultetens kommunikatörsnätverk Kommunikationsplan Webb och sociala medier: Fakultetswebben Facebook Flickr YouTube Issuu Övrigt: Fakultetspresentation Rollups Profilprodukter Samordning av skolsamverkan Fakultetstext till LU:s årsredovisning LU350 6. Planerade kommunikationsprojekt 2015, fördjupad information Utbildningskommunikation: NaLu-katalogen Fakulteten producerar varje år en egen kurskatalog, som i år kommer att göras om mer än vanligt. Huvudfokus ligger på kandidatutbildningarna, men information om fakultetens masterutbildningar och övriga utbud ingår också. Utöver textarbete, layout och tryckning ingår ett omfattande distributionsarbete till skolor i hela landet. Målgrupp: presumtiva studenter Tid: utkommer i november /Helena Bergqvist Inspirationsdagar Fakulteten deltar med ett eget program vid LUs inspirationsdagar för gymnasieskolor. Föredrag, rundvisningar och mingel med studievägledare och studentambassadörer. Målgrupp: gymnasieelever Tid: i november Öppet-hus-dag Fakulteten deltar i LUs Öppet-hus-dag som informerar om universitetets utbildningar. Målgrupp: gymnasieelever, övriga presumtiva studenter, föräldrar Tid: 12 april + digitalt öppet hus veckan innan SYV-dag En inspirerande och informativ heldag för studie- och yrkesvägledare på gymnasieskolor och högstadieskolor. Syftet är att informera om fakultetens utbildningar och vad de kan leda till för yrkesmässig framtid. SYV-dagen arrangeras vartannat år. Målgrupp: studie- och yrkesvägledare på gymnasieskolor och högstadieskolor 7

Tid: 5 mars Utbildningsmässor Fakultetens studentambassadörer skickas till ett antal olika utbildningsmässor, dels två större SACO-mässor i Stockholm och Malmö samt Kunskap&Framtid-mässan i Göteborg, dels ett 50-tal andra mässor i hela Sverige (i samarbete med studentrekryteringsgruppen centralt vid LU). Målgrupp: presumtiva studenter Tid: mindre mässor på våren, större på hösten Studentambassadörer Engagerade studenter från n-fakulteten berättar om sina erfarenheter av att studera naturvetenskap vid Lunds universitet. Ambassadörerna är verksamma vid exempelvis ovan nämnda inspirationsdagar och utbildningsmässor, men även vid hemvändarbesök, övriga beställda besök på gymnasieskolor och andra aktiviteter. Målgrupp: gymnasieelever och övriga presumtiva studenter Hemvändarprojekt Varje institution ges möjlighet att skicka upp till fem studenter per år till sin respektive gymnasieskola. Studenten får resan betald samt en presentation, material och stöd inför besöket. De här studenterna är utöver våra ordinarie studentambassadörer, kommunikationsgruppen samordnar, institutionerna hör av sig själva om de har lämpliga kandidater. Målgrupp: gymnasieelever på respektive hemvändares gamla gymnasieskola. Kompetensprofiler Syftet är att tydliggöra vilken kompetens som fakultetens utexaminerade studenter har. Fokus ligger på kandidatexamen, men även information knuten till masternivå hanteras. Kompetensprofilerna finns i broschyrform samt på fakultetens webbplats. Nytryck har gjorts under 2013 och 2014 eftersom profilerna används flitigt. Arbetet med att synliggöra kompetensprofilernas innehåll pågår fortlöpande. Målgrupp: arbetsgivare, befintliga studenter, potentiella studenter Studentporträtt För att levandegöra och gestalta utbildningarna intervjuar vi studenter. Intervjutexter och bilder publiceras på webben, som ett led i att utveckla innehållet på utbildningssidorna. Målgrupp: presumtiva studenter, lärare och studie- och yrkesvägledare på högstadie- och gymnasienivå Alumnporträtt För att levandegöra och gestalta vad utbildningarna kan leda till intervjuar vi alumner. Intervjutexter och bilder publiceras på webben, som ett led i att utveckla innehållet på utbildningssidorna. Målgrupp: presumtiva studenter, befintliga studenter, lärare och studie- och yrkesvägledare på högstadie- och gymnasienivå 8

Marknadsföringsplan 2016-2017 Ett strategidokument som ska uppdateras med syfte att ta ett helhetsgrepp kring strategiskt viktiga frågor rörande marknadsföringen av fakultetens utbildningar, med fokus på presumtiva studenter i Sverige. Planen berör även skolsamverkanssatsningar. Målgrupp: utbildningsnämnden, studierektorer, studievägledare, fakultetsledningen Tid: uppdatering vartannat år, i år på hösten Annonsering Komgruppen arbetar utifrån sin annonseringspolicy som innehåller en tämligen restriktiv inställning till annonser. Komgruppen annonserar på en övergripande fakultetsnivå i liten utsträckning samt bistår även med samordning och hjälp till institutioner som vill annonsera. Annonsering på Facebook kommer att ges företräde då det vid prov har visat goda effekter jämfört med tryckt media. Målgrupper: presumtiva studenter, allmänhet Studentenkät En studentenkät bland förstaårsstudenter genomförs i samband med höstterminens start. Enkätsvaren analyseras utifrån ett studentrekryteringsperspektiv och kan ligga till grund för framtida marknadsföringssatsningar. Från och med 2014 görs en central enkät där vi kan ta del av resultaten. Målgrupp: förstaårsstudenter Tid: hösten 2015 Internationell fakultetsbroschyr En inspirationsbroschyr som presenterar fakultetens verksamhet på engelska har tagits fram under 2013. Under 2015 fortsätter vi att distribuera broschyren till relevanta målgrupper. Målgrupp: presumtiva internationella studenter (inklusive utbytesstudenter) samt övriga kontakter vid utlandsbesök Examenshögtiden Fakulteten arrangerar en årlig examenshögtid, där Komgruppens uppdrag är att producera inbjudan och plakett samt ta fram bildmaterial. Målgrupp: studenter som tar kandidat/masterexamen vid n-fakulteten Tid: våren Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist/Emelie Hilner Forskningskommunikation: Naturvetarstråket Sölvegatan förvandlas till en naturvetenskaplig festival. Institutionerna arrangerar populärvetenskapliga experiment, föreläsningar och shower. Målgrupp: allmänheten Tid: en lördag i september (i samband med Kulturnatten) Projektledare: Tomas Brage, Fysiska institutionen Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist NMT-dagar Naturvetenskapliga fakulteten arrangerar tillsammans med LTH och medicinska fakulteten en fullspäckad vecka med populärvetenskapliga föreläsningar. Cirka 6 000 gymnasieelever deltar. Merparten av föreläsningarna är från naturvetenskapliga fakulteten. Målgrupp: gymnasieelever och gymnasielärare 9

Tid: 16-20 mars LUNE-dagar Fartfyllda shower i fysik, biologi, kemi. Varje skolklass får se tre shower under en dags besök. Målgrupp: elever och lärare i årskurs 6-7 respektive 8-9 Tid: en vecka i maj (åk 6-7) respektive en vecka i augusti (åk 8-9) Projektledare: Tomas Brage, Fysiska institutionen Lärarfortbildningsdag I samarbete med Kommunförbundet Skåne bjuder naturvetenskapliga fakulteten in till inspirationsföreläsningar och workshops i olika ämnen. Målgrupp: lärare i grundskola och gymnasium Tid: 27 oktober Pressmeddelanden och massmediakontakter Fakultetens verksamhet synliggörs genom utskick av pressmeddelanden, expertlistor samt enskilda tips till journalister. Även andra former av mediakontakter upprätthålls. Målgrupp: journalister Kontaktperson i Komgruppen: Lena Björk Blixt ExpertSvar Komgruppen deltar i Expertsvar, som drivs av Vetenskapsrådet i samarbete med pressansvariga vid landets lärosäten. Här får journalister hjälp med att snabbt hitta forskare att intervjua. Det finns även en parallell satsning riktad till politiker som söker forskare. Fakultetens forskning synliggörs dessutom genom att pressmeddelandena läggs ut på både Expertsvar.se och Forskning.se. Målgrupp: journalister (samt politiker), allmänheten Kontaktperson i Komgruppen: Lena Björk Blixt Seminarier om massmediakontakter Komgruppen håller seminarier om konsten att möta journalister och hantera intervjusituationer i massmediasammanhang. Målgrupp: anställda vid naturvetenskapliga fakulteten Tid: enligt institutionernas önskemål Kontaktperson i Komgruppen: Lena Björk Blixt Månadens avhandlingar Varje månad bevakas flödet av aktuella avhandlingar vid fakulteten. En notistext publiceras i Insidan där samtliga avhandlingar omnämns och länkas till på webben. Målgrupp: anställda vid naturvetenskapliga fakulteten, journalister Kontaktperson i Komgruppen: Lena Björk Blixt Ideons Forskarluncher Naturvetenskapliga fakulteten bidrar med forskare som håller föredrag vid Ideons Forskarluncher. Målgrupp: personer verksamma vid Ideon samt forskare vid naturvetenskapliga fakulteten, medicinska fakulteten, LTH och Ekonomihögskolan Tid: ett föredrag per fakultet och år 10

LUCRIS Konfigurering och sjösättning under 2015. Målgrupp: alla intresserade Forskningsstrategiska planen Bearbetning och paketering av fakultetens forskningsstrategiska plan. Målgrupp: framförallt ledningarna på övriga fakulteter och central nivå inom LU Tid: vårterminen Kontaktperson i Komgruppen: Lena Björk Blixt Internkommunikation: Insidan Fakultetens interna nyhetsbrev fångar upp nyheter, aktuella händelser och ledningsbeslut vid n-fakulteten samt utgör en kanal för andra delar av universitetet i ärenden som de behöver hjälp att sprida information om. Nyhetsbrevet översätts även till engelska. Målgrupp: anställda vid naturvetenskapliga fakulteten Tid: varannan torsdag Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist Publicering av dekanbrev Fakultetens dekan kommenterar aktuella händelser och angelägna frågor i ett brev till de anställda, vilket skickas ut via e-post samt publiceras på fakultetswebben och länkas till i nyhetsbrevet Insidan. Dekanbreven översätts även till engelska. Målgrupp: anställda vid naturvetenskapliga fakulteten Tid: en gång i månaden FredagsFåtöljen Korta populärvetenskapliga föreläsningar med efterföljande samtal i Fåtöljen. Syftet är att skapa mötesaktiviteter över institutionsgränserna, men med en mer personlig vinkling. Samtalsledaren varierar, tidigare samtalsledare har varit bl.a. Bengt Söderström, Bengt Olle Bengtsson och Leif Lönnblad. Målgrupp: anställda vid naturvetenskapliga fakulteten Tid: en fredag i månaden under terminstid LUM Fakultetens verksamhet synliggörs genom redaktionell medverkan i LUM, som utöver nyhetsbreven utgör en kanal för internkommunikation. (LUM har även ett värde som extern kanal eftersom tidningen sprids i 14 000 ex till både anställda och externa prenumeranter.) Målgrupp: anställda vid naturvetenskapliga fakulteten/lu (samt externa grupper som journalister, näringsliv, offentlig sektor, alumner, andra lärosäten) Tid: nio tidningsnummer per år Kontaktperson i Komgruppen: Lena Björk Blixt Hedersdoktorföreläsning Fakulteten arrangerar årligen en hedersdoktorföreläsning i samband med doktorspromoveringen. Vi gör även ett diplom till hedersdoktorerna. Målgrupp: anställda vid naturvetenskapliga fakulteten, allmänhet Tid: maj/juni Inbjudan och broschyr till pensionärshögtiden 11

Komgruppen producerar en inbjudan och en presentationsbroschyr till den årliga pensionärshögtiden. Målgrupp: nyblivna pensionärer och anställda vid n-fakulteten Tid: senhösten Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist Inbjudan till jullunch Komgruppen producerar inbjudan till den årliga jullunchen. Målgrupp: fakultetetens professorer emeriti Tid: slutet av oktober Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist Prisbelönta forskare föreläser Vid större utmärkelser eller då någon av fakultetens forskare får större anslag (exempelvis KAW, ERC) anordnar Komgruppen lunchföredrag med dessa. Målgrupp: främst alla anställda vid fakulteten, ibland även studenter Tid: vid behov Fakultetsfestens panelsamtal Samordning av det inledande seminariet vid fakultetens årliga sommarfest. Målgrupp: anställda vid fakulteten Tid: augusti Samordningsarbete inom fakultetens kommunikatörsnätverk Komgruppen koordinerar fakultetens kommunikatörsnätverk med ett övergripande fokus på att öka samordningsvinsterna mellan institutions- och fakultetsnivå i kommunikationsarbetet. Målgrupp: kommunikatörer vid naturvetenskapliga fakulteten Kommunikationsplan Fakultetens kommunikationsplan belyser syfte, målgrupper och struktur för det arbetet som bedrivs vid fakultetskansliets Komgrupp. Målgrupp: ledningen samt anställda vid naturvetenskapliga fakulteten Tid: årlig uppdatering Webb och sociala medier: Fakultetswebben Fakultetswebben innehåller en stor mängd information för flera olika målgrupper, främst presumtiva studenter samt fakultetens anställda. Kansliets medarbetare ansvarar för sidorna utifrån sina respektive funktionsansvar vid kansliet, men Komgruppens webbredaktör har ett övergripande ansvar för strukturering och utvecklingsarbete gällande fakultetswebben. Målgrupp: presumtiva studenter, skolvärlden, nya studenter, anställda vid n-fakulteten Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist Facebook Fakulteten har en egen Facebook-sida för att synas och föra dialog via sociala medier. Facebook-sidan ska fungera som kommunikationskanal och servicemöjlighet för målgrupperna. Målgrupp: presumtiva studenter, befintliga studenter, anställda vid naturvetenskapliga fakulteten, men även andra intressenter finns 12

Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist Flickr Fakulteten har ett eget Flickr-konto för att skapa en inspirerande bildbank som kan användas för ökad synlighet inom såväl sociala medier och fakultetswebb som i andra sammanhang. Målgrupp: presumtiva studenter, befintliga studenter, anställda vid naturvetenskapliga fakulteten (inte minst kommunikatörer) Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist YouTube Fakulteten har en egen YouTube-kanal för att gestalta verksamheten via videofilmer i sociala medier, fakultetswebb och andra sammanhang. Målgrupp: presumtiva studenter, befintliga studenter, anställda vid n-fakulteten Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist Issuu Fakulteten har ett Issuu-konto (en pdf-bläddringstjänst) för att presentera och samla Komgruppens informationsmaterial på webben, exempelvis utbildningskatalog, kompetensprofiler, mm. Målgrupp: presumtiva studenter, befintliga studenter, anställda vid n-fak Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist Övrigt: Fakultetspresentation Fakultetens powerpointpresentationer uppdateras varje år och finns att hämta på webben, såväl den engelska som den svenska versionen. Målgrupp: presumtiva studenter, externa besökare, anställda vid n-fakulteten Tid: februari/mars Rollups Fakultetens rollups finns att låna på kansliet och uppdateras vid behov. Målgrupp: presumtiva studenter, externa besökare Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist/Emelie Hilner Profilprodukter Innefattar giveaways i form av tygkassar, tröjor, pennor, muggar, paraplyer mm. Fakultetens profilprodukter kan användas både i studentrekryteringssammanhang och till externa besökare, men även till de anställda. Målgrupp: presumtiva studenter, externa besökare, anställda vid naturvetenskapliga fakulteten Kontaktperson i Komgruppen: Helena Bergqvist/Dragana Trivic Samordning av skolsamverkan Komgruppen utarbetade på ledningens uppdrag ett förslag till samordning av fakultetens breda arbete med skolsamverkan. Projektet resulterade inledningsvis i ett strategidokument med konkreta förslag på bland annat ett samverkansnätverk som nu har skapats. Under 2015 ska ett kontinuerligt samarbete med nätverket initieras. Målgrupp: Anställda vid fakulteten som arbetar med skolsamverkan 13

Fakultetstext till LU:s årsredovisning Komgruppen ansvarar för att skriva den fakultetstext som ingår i LU:s årsredovisning. Målgrupp: regering och riksdag m fl beslutsfattare Tid: november Kontaktperson i Komgruppen: Lena Björk Blixt LU350 Under 2015 ska en arbetsgrupp formeras för att överblicka vilka insatser som fakulteten vill göra i samband med universitets 350-årsjubileum. Jubileet inleds i december 2016 och avslutas i januari 2018. Målgrupp: Anställda vid fakulteten, allmänhet, skolor 7. Ytterligare goda insatser! Utöver ovan redovisade projekt arrangeras en lång rad olika satsningar av medarbetare på fakultetens olika institutioner där Komgruppen inte deltar i arbetet. Vissa av dessa kommunikationsinsatser är årligt återkommande, andra är tillfälliga projekt. Som exempel på årligt återkommande projekt kan nämnas Teknik- och naturvetarcirkeln, Matematikpilen, Upptäckarklubben, Forskarklubben. Det görs även en lång rad olika skolsamverkansprojekt på institutionsnivå, och forskare håller offentliga föreläsningar, svarar på remisser och bedriver andra kommunikationsinsatser. Det ligger dock utanför ramen för denna kommunikationsplan att redovisa alla de goda samverkansinsatser som görs i verksamheten. 14

Bilaga 1: Marknadsföringsplan för naturvetenskapliga fakulteten 2014-2015 Av: Dragana Trivic, kommunikatör Kansli N, 20131201 I det här dokumentet behandlas enbart marknadsföringsstrategier och kanaler för dessa. Då samverkans- och rekryteringsprojekt ofta går hand i hand kommer vi inte att särskilja dem åt mer än i de uppenbara fallen och då främst för att exemplifiera. Avgränsningar: marknadsföring av utbildningar på kandidat och magister/masternivå inklusive sjukhusfysikerutbildningen, marknadsföring av övergripande samverkansaktiviteter. Ej internationell marknadsföring. Målgrupper: Främst gymnasieelever och lärare på gymnasiet samt studie- och yrkesvägledare. För en del samverkansaktiviteter även högstadielärare och deras elever. Kanaler: Egna webbsidor, tryckt utbildningskatalog (NaLu), Facebook, YouTube, studenter. Aktiviteter rekrytering: Inspirationsdagarna i november, Öppet Hus på LU mars/april, utskick av utbildningskataloger, mässor, ambassadörer som besöker skolklasser och skolor, hemvändare. Aktiviteter samverkan, främst skolsamverkan: LUNE-dagar, NMT-dagar, Lärarinspirationsdagen i oktober, SYV-dag (nästa gång 2015). Naturvetarstråket är också en samverkansaktivitet, men med en bred allmänhet som målgrupp och kommer inte att prioriteras när det gäller utbildningsinformation. 15

Inledning Vår vision är att attrahera rätt studenter till våra utbildningar, dvs. i första hand studenter som kommer att stanna kvar och som har naturvetenskap som ett intresse och inte som en mellanlandning. Därför är det viktigt att vi är tydliga med vårt erbjudande och ger den mest uppdaterade versionen av informationen, anpassad till målgruppen. Under 2014 kommer fakulteten att bygga upp sin webb enligt den nya grafiska profilen och i det nya verktyget Drupal. Detta kommer att ge en mycket bättre och överskådligare webb som är det vi vill satsa på att marknadsföra i första hand. Då webben under flera år har blivit viktigare och viktigare för våra målgrupper kommer så mycket av vår kommunikation som möjligt att dirigeras dit. Målgruppsanalys Fakulteten kommer fortsättningsvis att skicka ut en rekryteringsenkät till alla studenter som börjar vid fakulteten på hösten. Från och med 2013 finns enkäten i Survey&Report och skickas därmed digitalt. Svarsfrekvensen brukar då bli lägre, men å andra sidan kommer den att kunna genomföras mer frekvent än tidigare år. Syftet med enkäten är att se vilka som kommer hit, vad de anser är viktiga informationskanaler samt hur nöjda de är med den information de har fått innan de sökte sig hit. Enkäten samt kontinuerlig omvärldsbevakning ligger till grund för denna marknadsföringsplan när det gäller potentiella studenter. Lärare och studie- och yrkesvägledare är en annan stor målgrupp som är viktig för att vi ska nå vår primära målgrupp för rekrytering, eleverna. De (lärare och SYV) är också främsta målgruppen för våra kommunikationsinsatser när det gäller skolsamverkans- och lärarfortbildningsaktiviteter. Marknadsföringsstrategier Mot gymnasister: NaLu skickas till skolor. NaLu bör inför 2015 förses med ett formulär på baksidan där de som vill kan fylla i sina uppgifter och skicka till oss för att få katalogen skickad till sig året efter. En vykortkampanj riktad mot gymnasister på naturvetenskapligt program där vi berättar var katalogen finns att bläddra i och beställa, vykortet ska skickas ut under februari. I vykortet ska även länk till hemsida och kompetensprofiler finnas. Hantering och lagring av kataloger är kvar hos ISY tillsvidare. Mässor. De stora mässorna bemannar vi med egna ambassadörer, små mässor genom studieinfogruppen med centrala ambassadörer. Informations/inspirationsdagar. Två generella informationspass om studier i naturvetenskap samt informationsbord med studievägledare och ambassadörer. På eftermiddagen är det fritt för de institutioner som vill öppna upp med mer riktade aktiviteter. Öppet hus för hela universitetet i mars/april. Utbildningskatalogen NaLu ska alltid finnas med vid olika rekryteringsaktiviteter. 16

Mot lärare samt studie- och yrkesvägledare: Framförallt bör vi marknadsföra samverkansfliken som nu finns på webben (dock först efter nylansering). Vi bör göra ett anmälningsformulär på webben så att vi kan samla in adresser till lärare som är intresserade av information och utbyte. Det hela initieras med en vykortskampanj till skolorna när den nya webben är lanserad. Skicka 1-3 NaLu till skolor, fler till större skolor. Inrikta på området från Stockholm/Uppsala och söderut samt större orter norrut (Umeå, Luleå, Östersund). NaLu bör från och med 2015 inkludera en notis som är riktad till lärare och som beskriver vart de kan vända sig för att få mer information av relevans för dem själva. Samarbeta med Kommunförbundet Skåne där vi hjälps åt med att marknadsföra aktiviteter som är relevanta för bådas målgrupper. Kanaler Webben. Webbsidorna ska utvecklas och ha ett mer kontinuerligt flöde. Exempelvis ska ett alumnflöde skapas enligt särskilt förslag där fakultet och institutioner samarbetar för att få till en kontinuitet. Detta tangerar frågan vad blir man? som ju är den viktiga frågan när man söker sig hit. Självfallet har vi de som kommer av rent intresse, men de kommer oavsett. Vi måste bredda oss. All aktuell och relevant information ska finnas på webben, först därefter kan vi göra annonsering och marknadsföring som leder till våra webbplatser. Annonsering. I första hand Facebook för riktade kampanjer. Google AdWords kan vi börja använda så fort vår nya webb är på plats och de nya landningssidorna syns. Det är viktigt att webben är ny innan vi gör marknadsföringen, annars riskerar vi att skrämma bort potentiella intressenter om de inte hittar det de söker. För att öka kännedom om fakulteten kan viss pressannonsering vara värd att satsa på. I första hand gäller det tidningar med lång exponeringstid och stor täckning (exempelvis Kupé) eller i Metro/gratistidningar som når många, om vi har ett specifikt budskap eller en uppmaning (inför exempelvis Öppet Hus). Vi ska inte annonsera billigt bara för att det dyker upp erbjudanden, och inte i bilagor. Facebook.com/naturvetenskap ska fortsätta vara ett lättsamt forum där vi visar vår verksamhet och gör den mänskligare. Detta bidrar till både intern sammanhållning men även att man från externt håll ser det som inbjudande. På Facebook ska vi under de kommande två åren göra testannonsering, främst inför 15 april, och uppmana vår målgrupp till att klicka in på vår hemsida och utbildningskatalogen NaLu. Ambassadörer. Utbildas på hösten för höstterminen och kan även användas till specifika uppdrag på våren. Här finns stor flexibilitet, anledningen till detta är ambassadörernas varierande bakgrunder och kompetenser. Hemvändare. Finansiera upp till fem hemvändare per institution. Dessa blir alltså enbart hemvändare med returbiljett betald samt utkast till presentation där de presenterar fakultetens och sina egna utbildningar. De bokar in tid på sin respektive skola själva och får ingen ersättning utöver biljetten. Här måste en prioritering göras så 17

att inte flera åker till samma ort. När vi söker hemvändare måste vi skriva vilka orter vi söker till! Vi tar kontaktuppgifter till ansvarig lärare på varje skola för att kunna följa upp kvalitén samt samla dem i en adresslista om de är intresserade av att få mer information från fakulteten. Mer specifika beskrivningar av aktiviteter samt deras finansiering görs i kommunikationsgruppen. Då planen är tvåårig lämnas en viss flexibilitet för oplanerade aktiviteter samt ändring av de planerade aktiviteterna. Anledningen är det som nämns inledningsvis, dvs. att vi vill möta de potentiella studenterna på det sätt som är mest relevant för dem. 18

Bilaga 2: Genomförda kommunikationsprojekt 2014 Utbildningskommunikation: NaLu-katalogen Inspirationsdagar Studentambassadörer Öppet hus-dag Utbildningsmässor Studentporträtt Alumnporträtt Annonsering i Kupé och på Facebook Vykortskampanj Beställ utbildningskatalog Studentenkät Internationell fakultetsbroschyr Examenshögtid Broschyr för utresande studenter Kampanj för KPU Vykort till lärare och SYV för att bl.a. synliggöra vår ambassadörsverksamhet Forskningskommunikation: Naturvetarstråket NMT-dagar LUNE-dagar Lärarfortbildningsdag Pressmeddelanden och massmediakontakter ExpertSvar Seminarier om massmediakontakter Månadens avhandlingar Ideons Forskarluncher LU:s adventskalender Bevakning av LUCRIS projektet Filmning av kursen Den vetenskapliga metoden, 7,5 hp Internkommunikation: Insidan - fakultetens interna nyhetsbrev Publicering av dekanbrev FredagsFåtöljen LUM Hedersdoktorföreläsning inklusive layout av diplom Inbjudan och broschyr till pensionärshögtid Inbjudan till jullunch Prisbelönta forskare föreläser Fakultetsfestens panelsamtal Samordning av kommunikatörsnätverket vid fakulteten Distribution av fakultetens strategiska plan 2014-2017 19

Diplom till nya ETP-lärare Kommunikationsplan för fakulteten Broschyrer till framför allt personalgruppen ( Grattis till det kommande föräldraskapet!, Hej och välkommen till oss!, Jämställdhet, likabehandling och mångfald, handlingsplan 2014 samt Snart pensionär, Guide för doktorandrekrytering ) Webb och sociala medier: Fakultetswebben Facebook (inkl två annonser) Flickr YouTube Issuu Övrigt: Fakultetspresentation Rollups Profilprodukter Alumnkoordinatoruppdrag Samordning av skolsamverkan Fakultetstext till LU:s årsredovisning 20