Bilaga 2 Plan för POSOM Psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer i Oxelösunds kommun Denna plan avser kriser eller extraordinära händelser som inte kan hanteras inom befintlig organisation.
Till dig i Posoms ledningsgrupp som ska aktivera planen... Informera dig om händelsens omfattning Informera dig om vilket uppdrag Posom fått/vilka behov Posom förväntas tillgodose i samråd med kommunledningens krisledningsgrupp och med Räddningstjänstens räddningsledare i beredskap. Informera om läget och beordra nödvändig personal i tjänst och ange inställelseplats Bege dig till ledningsplatsen Till dig som är stödperson inom Posomverksamheten Om du blir inringd som stödperson: Ta med dig mobiltelefon och laddare (om du har någon) Bege dig till samlingsplatsen/mottagningsplatsen Du som får den här informationen ingår i Posoms ledningsgrupp, eller är stödperson. Plan för Posom 2004-12-07, reviderad 2010-03-09
Innehållsförteckning sida Posoms ledningsgrupp Checklista 1 Ledningsplatsen Checklista 2 Mottagningsplats Checklista 3 Råd till dig som ingår i Posoms stödgrupp 4 Praktiskt genomförande 5 Ansvarsfördelning 6-7 Definitioner 8 Psykiskt och socialt efterarbete 9
Sammankallande i Posoms ledningsgrupp Checklista Som sammankallande i Posoms ledningsgrupp ska du: Sidan 1 2011-06-17 Ta dig till katastrofledningsplatsen. Tag med mobiltelefon och laddare Se till att alla vidtagna åtgärder, fattade beslut och insatta resurser dokumenteras kontinuerligt. Informera dig om olyckans omfattning Informera dig om olyckans omfattning och vilka behov Posoms ledningsgrupp förväntas tillgodose. Rådgör med kommunens krisledningsgrupp och räddningsledningen. Kontakta räddningsledningen för information om fattade beslut. Räddningsledaren beslutar om du som social insatschef ska ingå i räddningsledarens ledningsgrupp eller om du ska upprätta egen ledningsplats. Beslut om ledningsgrupp Besluta om att kalla in Posoms ledningsgrupp. Kalla in lämpligt antal personer till ledningsplatsen Besluta om Posoms stödpersoner skall beordras in i tjänst. Kalla in lämpligt antal personer till mottagningsplatsen. Beslut om ledningsplatsen Upprätta ledningsplats på kommunhuset, sammanträdesrum 338. (Alternativ plats för ledningsplats är Peterslundsskolan eller Duvan (kommunens IT-skyddsrum). För att komma in i lokalerna/ larma av etc kontakta Securitas på telefon 30830. Meddela räddningsledningen att ledningsplats är upprättad, Räddningschef i beredskap telefon 073-7737575 eller SOS telefon 08-4542880 Informera Posoms ledningsgrupp om läget och om vårt uppdrag, samt informera Posoms ledningsgrupp löpande ex var 20:e minut. Fördela arbetsuppgifterna inom ledningsgruppen utifrån antal inringda i ledningsgruppen t ex chef, sekreterare(som för loggbok), informatör(svarar i telefon och är ett informationsfilter, men svarar inte på frågor, hänvisar journalister etc till kommunledningens informationsansvarige) samordnare(håller kontakt med eventuell mottagningsplats, ser till att ledningsplatsen fungerar). Beslut om mottagningsplats Besluta, på anmodan från räddningsledaren, om och var eventuell mottagningsplats ska upprättas, tex på församlingshemmet. Beordra ansvarig för mottagningsplats(ex kyrkoherden) att vid behov öppna, upprätta och bemanna denna. (Vid behov och i samråd med ansvarig för mottagningsplats, kontakta Securitas som öppnar och larmar av mottagningsplatsen, telefon 0155-30830 Meddela räddningsledningen om vilken mottagningsplats som har upprättats och hur de ska komma i kontakt med denna. Övriga beslut om förstärkning Besluta om behov finns att kalla in stödpersoner till mottagningsplatsen. Samverka med räddningsledare och polisinsatschef vad avser transporter mm. Kontrollera att kommunledningen bemannat/förstärkt bemanningen vid förvaltningens växel. Förbered avlösning för samtliga om du bedömer att insatsen kommer att ta mer än 6 timmar. Besluta om ev utökad delegation för personal att beställa varor och tjänster samt att betala ut kontanter för att hjälpa drabbade i den akuta situationen (vid behov samråd med kommunledningen). Meddela Landstingets PKL-grupp att vi upprättat en ledningsplats, och ev mottagningsplats och planera ev samarbete Be ansvarig för kommunens hemsida(ev KS krisledningsgrupps informatör) lägga ut information om att Posom är aktiverad, ev telefonnummer och information om ev mottagningsplats, Kontakta Posom i Nyköping, Trosa, Gnesta eller övriga Sörmland via SOS vid behov av förstärkning/avlösning
Sidan 2 2011-06-17 Ledningsplatsen Checklista I första hand, Kommunhuset sammanträdesrum 338 och i andra hand Peterslundsskolan eller Duvan, (Telefon nr för att komma in där se sida 1 beslut om ledningsplatsen alternativt separat telefonlista) Som deltagare i Posoms ledningsgrupp ska du: Upprätta/aktivera ett/flera telefonnummer där Posoms ledningsgrupp kan nås. Hämtar bärbara telefoner i valfria kontorsrum på kommunhuset (notera rumsnummer där vi lånat telefon) Upprätta alternativ telefonlinje (utanför växeln) som Posoms ledningsgrupp kan ringa ut på, alternativ telefonlinje finns i kommunhusets växel + i rum 293. Sammankallande i Posom har en tjänstemobil med telefon nr 070-5559021, det finns också en lånemobil plus laddare i bokhyllan på rum 267 på socialtjänsten, telefon nr och kod står på telefonen Upprätta faxmöjlighet (fax nr till kommunhusets växel är 0155-38103, externt faxnummer till kommunen är 30534 och möjlighet att använda dator. Datorer finns att låna på valfritt tjänsterum och går att koppla in i rum 321. Beställ mat för personalen på ledningsplatsen. Ringa in Posoms stödpersoner och förse dem med västar och pärm som förvaras i plåtskåp i Posomrummet 338 på kommunhuset. Förbered avlösning för samtliga funktioner om insatsen tar mer än 6 timmar. Enkel tidsrapportering för insatt personal iordningställs. Lista över drabbade förbereds och dokumentation förs löpande. Se över behovet av att kontakta andra myndigheter med flera. Samråda löpande med kommunens krisledningsgrupp och räddningsledare i beredskap. Dokumentation på ledningsplatsen Dokumentera beslut, insatta resurser och vidtagna åtgärder löpande, även klockslag. (dagboksblad) Genomför ledningsgenomgång (använd ex Dagordning för ledningsgenomgång) ex var 20:e minut. Upprätta/komplettera löpande en aktuell telefonlista till ansvariga personer, viktiga platser, myndigheter etc. Information, press mm Vid behov av sammanhållen information till anhöriga, press m.fl. kontaktas Oxelösunds krisledningsgrupp. I det akuta skedet ansvarar räddningsledaren för att informera massmedia. Räddningsledaren kan utse ett särskilt pressbefäl som ansvarar för samarbetet med massmedia. Regelbundna, täta och väl genomförda presskonferenser ger möjlighet att sprida viktig information och därmed motverka ryktesspridning. Det är viktigt att informationen utarbetas från räddningsledningen. Kommunens krisledningsgrupp sköter all kontakt med media. Enskild tjänsteman eller Posoms ledningsgrupp som kontaktas av massmedia skall inte lämna ut uppgifter som inte sanktionerats för spridning av krisledningen. Tänk på den enskildes integritet, skydda de enskilda drabbade och hänvisa till den organiserade pressinformationen. För information om de drabbade, hänvisa till polisens och sjukvårdens informationstelefonnummer.
Sidan 3 2011-06-17 Mottagningsplats Checklista Församlingshemmet, Cupan (fd Folkets Hus), Skollokaler, Stiftsgården är förberedda mottagningsplatser i händelse av större händelser eller katastrofer inom Oxelösunds kommun. Posoms ledningsgrupp utser en stödperson med ansvar för mottagningsplatsen ex kyrkoherden om Församlingshemmet blir mottagningsplats. Mottagningsplatsens chef och av Posoms ledningsgrupp utsedd stödperson skall samverka så att en väl fungerande organisation kring mottagandet skapas. Ansvarig stödperson på mottagningsplatsen är ansvarig för det praktiska omhändertagandet, såsom mat, sovplatser/madrasser etc. till de drabbade, samt ansvarar också för att kontroll av inoch utpassering sker. Starta mottagningsplatsen Upprätta kommunikation med Posoms ledningsgrupp på ledningsplatsen. Informera Posoms ledningsgrupp om behovet av ev. personal. När stödpersoner anländer Informera dem om situationen och vad som kommer att hända de närmsta timmarna. Redogör för de viktigaste punkterna i hur människor i kris bör bemötas. Ge praktiskt information om mottagningsplatsen. Redogör för hur arbetet är organiserat och vad stödpersonerna förväntas göra. Utse stödperson som ansvarar för att anteckna tid för ankomst på alla som samlats på mottagningsplatsen, både personal och drabbade. Listor finns hos Posoms ledningsgrupp. anteckna tidpunkt när någon lämnar mottagningsplatsen massmedia m.fl. ej önskvärda inte släpps in på mottagningsplatsen. Dokumentation Ansvarig person på mottagningsplatsen ska Dokumentera löpande: mottagen information, beslut och vidtagna åtgärder och regelbundet sammanfatta läget tillsammans med Posoms ledningsgrupp.
Sidan 4 2011-06-17 Råd till dig som ingår i Posoms stödgrupp Posomgruppens stödpersoner skall på mottagningsplatsen Göra en bedömning av hjälpbehovet för de drabbade kontakt med anhörig, hjälp med transport, stödsamtal, hjälp med nattlogi mm. Informera om var mat och dryck serveras, vad som kommer att hända de närmsta timmarna. Se till att ingen lämnar mottagningsplatsen innan detta är meddelat till ansvarig personal inom Posomgruppen och antecknats på lista. (Gäller både drabbade och hjälpande personal). Vara stödpersoner. De drabbade tilldelas stödpersoner genom ansvarig stödperson på mottagningsplatsen. Varje stödperson tilldelas ett så begränsat antal drabbade som resurserna medger. Familjer hålls ihop. Stödperson för noteringar över vidtagna åtgärder, t.ex. administrativ personal beordras som hjälp i detta arbete. Notera samtliga insatser skriftligen. Det skall exempelvis antecknas om någon eller några drabbade åker till en anhörig, vilka som fått stödsamtal etc. Det är absolut nödvändigt att förteckningen är korrekt och komplett. Detta behövs för att uppföljningsarbetet i stödgruppen/ledningsgruppen för Posom skall fungera effektivt. Några allmänna råd till den som ger den första hjälpen till personer som drabbats av en psykisk krisreaktion: Tala om vem du är och att du representerar Posom och förklara vad Posom är till för och gör klart för den drabbade att din hjälp är menad som ett erbjudande. Ett lugnt och vänligt men bestämt uppträdande är ett bra förhållningssätt. Visa omsorg (Varsamhet, vänlighet, värme, vila, vätska). Bistå med varm dryck om det fysiska tillståndet tillåter detta. Lämna inte den drabbade ensam. Lyssna till den drabbade. Undvik tomma fraser. Låt den drabbade tala om det som hänt när han/hon själv är beredd. Ge korrekt information. Dementera rykten. Var ärlig mot den drabbade. Erbjud inte mer än du kan stå för. Det du lovat måste följas upp. Underlätta för den drabbade att få kontakt med sitt eget sociala nätverk. Informera om eventuella psykiska följdreaktioner. Förhållningssätt till massmedia: Skydda enskildas integritet. Hänvisa till officiell information från räddningsledaren eller Oxelösunds krisledningsgrupp.
Sidan 5 2011-06-17 Praktiskt genomförande Val av mottagningsplats: Församlingshemmet är den mottagningsplats som i första hand skall nyttjas. Skollokaler skall endast användas vid extra ordinära behov av utrymme, eftersom möjligheten att undervisa inte bör ruckas. Folkets hus och Stiftsgården nyttjas då situationen så kräver. Mat och dryck Mottagningsplatsens matsalar och kök skall användas i första hand. Sker händelsen kvälls- eller nattetid beordras kökspersonal från matservice in. Mottagningsplatsens chef planerar i samråd med Posoms ledningsgrupp och ansvarig stödperson för hur detta skall ske. Nattlogi Ta reda på om personen har släkt eller vänner som kan ställa upp. Ett annat alternativ för nattlogi är hotellrum. Detta sker i samarbete med försäkringsbolag för de personer som har hemförsäkring. I övriga fall kan övernattning ske på mottagningsplatsen. Ramdalens lägerboende kan vara ett lämpligt alternativ (www.ramdalenslagerboende.se. Adress Torpsvägen 1, kontaktpersoner Helena Wadhström Onyx 070-7897577, Fredrik Sköld Kultur och fritid 0155 383 72 Mobil 070 302 72 22. Boendet har ca 60 bäddar Eventuellt kan inkvartering ordnas i någon annan av förvaltningens lokaler. Posoms ledningsgrupp respektive chef för mottagningsplatsen ordnar nyckel till den lokal som skall nyttjas. Ekonomiska bidrag, inköp mm Inköp och ekonomiskt bistånd handläggs på enklaste sätt. Listor upprättas över gjorda inköp och utlämnade kontakta bidrag. Om Posoms ledningsgrupp så bedömer kallas ekonomiskt ansvarig tjänsteman, som vid behov har med sig rekvisitioner och svarar för att beslutande akutbidrag utbetalas. Vid behov rådgör med ansvarig på socialtjänsten eller kommunledningens krisgrupp. Resor Polisen svarar för transporten från olycksplatsen till mottagningsplatsen. För transport från mottagningsplatsen till anhöriga, hotell etc. används rekvisition om de drabbade saknar egna medel. Vid behov följer personal med. Alla utlägg skall dokumenteras. Försäkringsfrågor I de flesta fall kommer försäkringsbolagets representant till platsen. Personer som har hemförsäkring hänvisas till sitt försäkringsbolag. I dessa fall svarar försäkringsbolaget för kostnaden för hotellrum och dylikt.
Sidan 6 2011-06-17 Ansvarsfördelning Räddningstjänst/brandförsvar Vid större händelser/katastrofsituationer har räddningstjänsten/brandförsvaret tillsammans med polis och ambulanstjänst enligt lag om skydd mot olyckor ansvar för omedelbara åtgärder på olycksplatsen. Räddningstjänstens primära uppgift är att rädda liv, begränsa olyckans omfattning och utbredning samt att ansvara för ledningsfunktionen i räddningsarbetet. Det är ansvarigt brandbefäl, räddningsledaren, som leder räddningsarbetet. Till sin hjälp har han/hon en polisinsatschef och en sjukvårdsledare. Räddningsledaren organiserar skadeplatsen och kan upprätta uppsamlingsplats för drabbade personer. Räddningsledaren kan begära att Posom upprättar en mottagningsplats för oskadade och lätt skadade. Räddningsledaren beslutar också när personer skall överföras från skadeplatsens uppsamlingsplats till Posoms mottagningsplats. Polis Polisen ansvarar för att förteckna alla drabbade på skadeplatsen och att hålla reda på vart de transporteras. Vidare ansvarar de för avspärrning, utrymning, eftersökning, samt underrättelse till anhöriga om inte annat överenskommits. Polisarbetet innebär också att en brottsutredning inleds på plats. Polisen svarar för transporterna från skadeplats/olycksplats till Posoms mottagningsplats. Polisen har också ansvaret för de avlidnas kroppar och transport till polisens bårhus samt avgör om anhöriga får se den döde. Sjukvård Det akuta behovet av sjukvård på skadeplatsen och transporter till sjukhus ombesörjs av akutsjukhusens sjukvårdsgrupper. Lättare skador och andra sjukvårdsbehov kan omhändertas av primärvården. Det första omhändertagandet av katastrofdrabbade efter bedömningen på skadeplatsen sker på sjukhusets somatiska akutmottagning, för Oxelösunds del gäller Nyköpings sjukhus. Vid sjukhuset finns också en särskild psykologisk/psykiatrisk katastrofledningsgrupp, PKL-grupp. Denna grupp leder och samordnar det psykologiska/psykiatriska katastrofarbetet. Posoms ledningsgrupp Posoms ledningsgrupp har i uppgift att leda de sociala insatserna vid olyckor av den omfattning att Oxelösunds kommuns ordinarie organisation inte räcker till. Detta sker från en ledningsplats, i första hand kommunhusets sammanträdesrum 338. Vid behov beslutar Posoms ledningsgrupp om att en mottagningsplats ska upprättas. Posoms ledningsgrupp samråder med räddningsledare, polisinsatschef och sjukvårdsledare var det är lämpligt att upprätta mottagningsplats. Mottagningsplatsen är till för drabbade och anhöriga i behov av psykiskt och socialt stöd. Förberedda mottagningsplatser är Församlingshemmet, Sjötångens servicehus och kommunens skolor. Posoms ledningsgrupp utser en stödperson till chef för mottagningsplatsen. Räddningsledaren ska efter beslut om vald mottagningsplats, ha adress och telefonnummer till mottagningsplatsen för att anhöriga till de drabbade ska kunna få information om vart de drabbade förts. Transport från olycksplatsen till mottagningsplatsen sköts om av polisen. Mottagningsplatsen hålls öppen tills Posoms ledningsgrupp beslutar om avveckling av mottagningsplats.
Sidan 7 2011-06-17 Posoms ledningsgrupp rådgör med kommunledningens krisgrupp om vilka andra åtgärder enligt checklista som skall verkställas. Sådana åtgärder kan vara att bemanna/förstärka bemanningen vid kommunens växel, kalla in personal som stödpersoner till mottagningsplatsen, bemanna speciella krisenheter inom förvaltningens personal- och ekonomifunktioner. Posoms ledningsgrupp och övriga som enligt kommunledningens Krisledningsplan i Oxelösunds kommun kan komma att inkallas bör ha en telefonlista i hemmet till samtliga i Posoms ledningsgrupp samt Posoms stödpersoner, kommunens enhetschefer och övriga nyckelpersoner. Oxelösunds församling Kyrkan bistår de drabbade med hjälp och stöd, både vid akuta händelser och i det fortsatta arbetet med krisbearbetning och med andra kurativa insatser. Kyrkans personal kan också biträda vid underrättelser om dödsfall. Församlingens lokaler kan nyttjas vid behov. Om de drabbade tillhör andra samfund kan kyrkan hjälpa till att kontakta dessa.
Sidan 8 2011-06-17 Definitioner Större händelse/katastrof Större händelse/katastrof är ett begrepp med stor vidd. Det kan vara allt ifrån en personlig tragedi till en naturkatastrof. Det som avses i denna katastrofplan är en händelse som medför stor fara för flera personer i kommunen. Exempelvis, brand i bostadshus eller annan omfattande olycka där kommunens invånare berörs. Oxelösunds kommuns krisledningsgrupp sammankallas i händelse av akut katastrof kris eller nödlägessituation i. Den lokala katastrofledningsgruppen leds av kommunstyrelsens ordförande och består av utsedda representanter från Oxelösunds kommunledning. Krisledningsgruppen i Oxelösund har det övergripande ansvaret för kommunens beredskap Posoms ledningsgrupp och stödpersoner (c:a 30 personer) Skall vara operativa i samband med olycka. De ska i första hand vara delansvariga för arbetet på mottagningsplatsen och vid behov även infinna sig på skadeplatsen. Sammankallas för att leda de sociala insatserna vid olyckor av den omfattning att kommunens ordinarie organisation inte räcker till. Sammankallas efter beslut av räddningschef i beredskap eller kommunens krisledningsgrupp. Samordnar det psykiska och sociala efterarbetet. Räddningsledare Ansvarigt brandbefäl, vilken leder räddningsarbetet. PKL-grupp Vid Nyköpings sjukhus finns en särskild psykologisk/psykiatrisk katastrofledningsgrupp som kan nås via SOS. Skadeplats Den plats som polisen avspärrar vid olycksområdet. Uppsamlingsplats Räddningsledaren utser en plats i direkt närhet till olycks-/katastrofområdet dit drabbade människor förs i trygghet i det absolut första räddningsskedet. Mottagningsplats Med mottagningsplats menas oftast en samlingslokal som upprättas för dem som drabbats av olyckan/katastrof, men som inte behöver föras till sjukhus för vård. På mottagningsplatsen får de drabbade socialt och psykiskt stöd, ev. mat och logi.
Sidan 9 2011-06-17 Psykiskt och socialt efterarbete En uppföljning av händelsen vad avser psykiskt och socialt stöd till de drabbade måste ske på ett strukturerat sätt. Posoms ledningsgrupp har ansvar för detta arbete. När de akuta insatserna är genomförda ska Posoms ledningsgrupp samlas för att planera och besluta om det psykiska och sociala efterarbetet. En utgångspunkt för detta kan vara en genomgång av förteckningen över vilka människor som befann sig på mottagningsplatsen och vilka insatser som hittills är gjorda. Posoms ledningsgrupp skall ha kontakt med sjukhusets PKL-grupp för att möjliggöra eventuellt psykiatriskt omhändertagande. I de fall där det akuta omhändertagandet skett på akutsjukhuset bedömer PKLgruppen hur den psykosociala uppföljningen av chockade och sörjande människor ska ske efter att de har lämnat sjukhuset. PKL-gruppen kontaktar då socialtjänsten som i sin tur kontaktar berörd posomledningsgrupp. Det är således viktigt att socialtjänsten, posomledningsgrupp och PKLgruppen har ett nära samarbete. Krisbearbetning för egen personal Efter genomförd insats bör personalen ges möjlighet att prata igenom vad man varit med om. Ansvaret för detta åvilar Posoms ledningsgrupp. Det kan vara nödvändigt med kontakt och samtal direkt efter personalens insatser. Detta uppföljningsarbete sköts inom respektive organisation. Om hjälp behövs av utomstående finns psykologer att tillgå via företagshälsovården. Det är också i de flesta fall viktigt att kommunens personal snarast får information om vad som har inträffat. Att ge sådan information åligger respektive enhetschef. Utbildning För att Posom och Posoms stödgrupp ska fungera bra tillsammans i olika krissituationer ansvarar Posoms ledningsgrupp för att gruppen träffas och utbyter information och erfarenheter, får utbildning, gör studiebesök och genomför övningar.