VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 1 / 23 Innehåll 23 Sammanträdet öppnas och beslutförhet konstateras... 2 24 Val av protokolljusterare... 2 25 Godkännande av föredragningslistan... 2 26 Gemensamma kyrkofullmäktiges protokoll 1/2016... 2 27 Kyrkotextilkommitténs protokoll 1/2015... 2 28 Fastställande av ekonomidirektörens grundlön... 3 29 Ledigförklarande av arbetsförhållandet som föreståndare på Österhankmo lägergård... 4 30 Lepikko lägergårds husmor överförs till tjänsten som husmor vid Alskathemmets lägergård... 6 31 Arbetsavtalsförhållandet som kokerska vid Alskathemmet och personalmatsalen ledigförklaras... 8 32 Utnämnande av arbetsgivarrepresentant i samarbetskommissionen för åren 2014 2017... 10 33 Val av representanter till lokala förhandlingar... 12 34 Ändring i planen för sammanträden 2016... 14 35 Tillsättande av arbetsgrupp för evenemanget Taiteiden Yö - Konstens Natt... 16 36 Utredning som gäller en parallell plan för projektalternativ för församlingsgården i Lillkyro... 17 37 Anmälningsärenden... 23 38 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning samt avslutande av sammanträdet... 23
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 2 / 23 23 Sammanträdet öppnas och beslutförhet konstateras 7:4, 1 mom. Enligt kyrkolagen är församlingens organ beslutföra då över hälften av medlemmarna är närvarande. Till gemensamma kyrkorådet hör utöver ordföranden 11 medlemmar. Kallelse till gemensamma kyrkorådets sammanträden ska sändas till medlemmarna senast tre dagar före sammanträdet. Kallelsen och föredragningslistan för detta sammanträde har sänts till medlemmarna i gemensamma kyrkorådet 12.2.2016. Beslutsförslag: Ordföranden konstaterade att sammanträdet är lagligen sammankallat och beslutsfört. Gem.kr.:beslut: Beslutsförslaget godkändes. 24 Val av protokolljusterare Beslutsförslag: Två protokolljusterare väljs. Hannu Härö och Anders Kronlund står i tur. Gem.kr.:beslut: Till protokolljusterare valdes Hannu Härö och Maj-Britt Anderssén. 25 Godkännande av föredragningslistan Beslutsförslag: Föredragningslistan godkänns. Gem.kr.:beslut: Beslöts att ärendena behandlas i följande ordning: 23-25, 30-31, 26-29, 32-38. I övrigt godkändes beslutsförslaget. 26 Gemensamma kyrkofullmäktiges protokoll 1/2016 Gemensamma kyrkofullmäktiges protokoll 1/26.1.2016 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Gemensamma kyrkofullmäktiges beslut verkställs. Gem.kr.:beslut: Beslutsförslaget godkändes. 27 Kyrkotextilkommitténs protokoll 1/2015 Kyrkotextilkommitténs protokoll 1/15.9.2015 läggs fram. Antecknas för kännedom. Kyrkotextilkommitténs beslut verkställs. Gem.kr.:beslut: Beslutsförslaget godkändes.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 3 / 23 28 Fastställande av ekonomidirektörens grundlön Föredragande: gemensamma kyrkorådets vice ordförande Anders Kronlund Ärende: Fastställande av ekonomidirektörens grundlön enligt lönesättningsgrupp 2014 2016 J 50 i KyrkTAK Med motiveringen att uppgiften är krävande föreslår jag att ekonomidirektör Juha Silanders grundlön ska vara 5 065 euro/månad. Den tidigare ekonomidirektören Nils-Eric Sahlströms grundlön var 5 362,26 euro. När en tjänsteinnehavare anställs fastställs grundlönen utgående från hur krävande, mångsidig och ansvarsfull tjänsten är. Dessutom inverkar det hur tjänsteinnehavaren behärskar yrket och presterar i sitt arbete som helhet. De tre första lönegrunderna är desamma som under den föregående tjänsteinnehavarens tid. Däremot går det inte ännu att bedöma hur tjänsteinnehavaren behärskar yrket och presterar i arbetet. Det kan i sin helhet bedömas som lönegrund på nytt när prövotiden är slut. Beslutsförslag: Gemensamma kyrkorådet beslutar att ekonomidirektör Juha Silanders grundlön är 5 065 euro. Gem.kr.:s beslut: Antecknas att tf. ekonomichefen Juha Silander avlägsnade sig från sammanträdet och inte deltog i ärendets handläggning på grund av jäv (partsjäv). Antecknas att förvaltningschef Emma Södergård och fastighetschef Mikko Päällysaho avlägsnade sig från sammanträdet och inte deltog i ärendets handläggning på grund av jäv (jäv till följd av anställnings- eller uppdragsförhållande). Beslutsförslaget godkändes.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 4 / 23 29 Ledigförklarande av arbetsförhållandet som föreståndare på Österhankmo lägergård Föredragande: förvaltningschef Emma Södergård, tfn 06 326 1410 Tidigare behandling av ärendet: Gemensamma kyrkorådet 19.3.2015 50 Gemensamma kyrkorådet 19.3.2015 50 Avgång från arbetsförhållande, Pekka Uusi- Hakala Föreståndaren för Österhankmo lägergård Pekka Uusi-Hakala har i ett brev daterat 10.3.2015 meddelat att han 1.10.2015 avgår från sitt anställningsförhållande med månadslön på grund av pensionering. Beslutsförslag: Avgången antecknas för kännedom. Gem.kr.: Beslutsförslaget godkändes. Gemensamma kyrkorådet 18.2.2016 29 Föreståndaren för Österhankmo lägergård Pekka Uusi-Hakala har avgått med pension från sin tjänst 1.10.2015. Föreståndaren för Alskathemmets lägergård Peter Back arbetar under renoveringen av Alskathemmet, 19.10.2015 - maj 2016, som föreståndare för Österhankmo lägergård. Uppgiften som föreståndare för Österhankmo lägergård är inte ett tjänsteförhållande utan ett arbetsavtalsförhållande och befattningsbeskrivningen bestämmer behörighetsvillkoren och kravgruppen för lönen. Arbetsavtalsförhållandet ska gälla tills vidare. Behörighetsvillkoren utgående från befattningsbeskrivningen är: - grundutbildning som lämpar sig för yrket eller yrkesskicklighet som förvärvats i praktiken och praktisk arbetserfarenhet. - goda muntliga och skriftliga kunskaper i det ena inhemska språket och nöjaktiga muntliga kunskaper i det andra. Chefen, fastighetschef Mikko Päällysaho, anser det motiverat att grundlönen för föreståndaren för Österhankmo lägergård bestäms enligt kravgrupp 403 (grundlön fr.o.m. 1.2.2016 blir 2 060,89 och slutlön 2 370,02 ). En arbetsgrupp som bereder valet kan bestå av fastighetschef Mikko Päällysaho, förvaltningschef Emma Södergård och ungdomsarbetsledare Kari Hietamäki samt till exempel 2 3 förtroendevalda. Förvaltningschefens förslag till beslut:
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 5 / 23 Gemensamma kyrkorådet beslutar att: 1. uppgiften som föreståndare för Österhankmo lägergård förklaras ledig så att ansökningstiden går ut 4.3.2016 kl. 16.00. 2. lönen för arbetsavtalsförhållandet bestäms enligt kravgrupp 403. 3. det tillsätts en arbetsgrupp som bereder valet och som består av fastighetschef Mikko Päällysaho, förvaltningschef Emma Södergård och ungdomsarbetsledare Kari Hietamäki samt 2 3 förtroendevalda. Gem.kr.:s beslut: Maj-Britt Anderssén föreslog att gemensamma kyrkorådet väljer Anders Kronlund till medlem i arbetsgruppen som bereder valet. Merja Piipponen föreslog att gemensamma kyrkorådet väljer Tiina Mäki till medlem i arbetsgruppen som bereder valet. Ordföranden konstaterade att gemensamma kyrkorådet enhälligt har beslutat att: 1. uppgiften som föreståndare för Österhankmo lägergård förklaras ledig så att ansökningstiden går ut 4.3.2016 kl. 16.00. 2. lönen för arbetsavtalsförhållandet bestäms enligt kravgrupp 403. 3. det tillsätts en arbetsgrupp som bereder valet och som består av fastighetschef Mikko Päällysaho, förvaltningschef Emma Södergård och ungdomsarbetsledare Kari Hietamäki och Anders Kronlund och Tiina Mäki. Paragrafen justerades genast.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 6 / 23 30 Lepikko lägergårds husmor överförs till tjänsten som husmor vid Alskathemmets lägergård Föredragande: förvaltningschef Emma Södergård, tfn 06 326 1410 Tidigare behandling av ärendet: Gemensamma kyrkorådet 4.6.2015 105 Gemensamma kyrkorådet 4.6.2015 105 Avsked från tjänst, Birgitta Sundin Birgitta Sundin, som är husmor på Alskathemmet, har i ett brev daterat 19.5.2015 meddelat att hon avgår från sin tjänst 1.11.2015 på grund av pensionering. Beslutsförslag: Avskedet antecknas för kännedom. Gem. kr.: Beslutsförslaget godkändes. Gemensamma kyrkorådet 18.2.2016 30 Under renoveringen av Alskathemmet 19.10.2015 - maj 2016 har det inte funnits behov av att anställa en ny husmor. Alskathemmet öppnar igen i maj 2016. Lepikko lägergårds husmor Lilian Norrgård har samtyckt till att hon överförs från tjänsteförhållandet som husmor vid Lepikko lägergård till tjänsteförhållandet som husmor vid Alskathemmet (bilaga 1/30). I kyrkolagen 6 kap. 38 nämns följande om överföring av en tjänsteinnehavare från ett tjänsteförhållande till ett annat: En tjänsteinnehavare kan hos samma arbetsgivare förflyttas till ett annat tjänsteförhållande för vilket han eller hon uppfyller behörighetsvillkoren och som kan anses lämpligt för honom eller henne, om: 1) tjänsteinnehavarens ställning som anställd tills vidare eller för viss tid inte ändras och det finns en sådan grundad anledning för förflyttningen som har samband med omorganisering av verksamheten eller uppgifterna och den ordinarie lönen inte sjunker, 2) han eller hon har gett sitt samtycke till förflyttningen. Instruktionen för tjänsten som husmor vid Lepikko lägergård som har godkänts av gemensamma kyrkorådet 10.10.1996 är till innehållet nästan detsamma som den instruktion som gemensamma kyrkorådet på samma möte fastställde för Alskathemmets husmor. Den enda skillnaden gäller kraven på språkkunskaper: husmor på Lepikko lägergård ska ha goda muntliga och skriftliga kunskaper i finska och nöjaktiga kunskaper i svenska och Alskathemmets husmor goda muntliga och skriftliga kunskaper i svenska och nöjaktiga kunskaper i finska. Lilian Norrgård uppfyller behörighetsvillkoren för tjänsten som husmor vid Alskathemmet och tjänsteförhållandet kan anses lämpligt för henne.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 7 / 23 Lilian Norrgårds ställning som tjänsteinnehavare som anställts tills vidare ändras inte av överföringen. Kravgruppen är 402 för båda tjänsterna. Chefen för husmorstjänsterna vid Lepikko lägergård och Alskathemmet, fastighetschef Mikko Päällysaho, anser det motiverat att Lilian Norrgård överförs till husmorstjänsten vid Alskathemmet (bilaga 2/30). I 6 kap. 11 i kyrkolagen föreskrivs det att anställning i ett tjänsteförhållande kan ske utan ansökningsförfarande när en tjänsteinnehavare förflyttas till ett annat tjänsteförhållande. Förvaltningschefens förslag till beslut: Gem.kr.:s beslut: Gemensamma kyrkorådet beslutar att Lepikko lägergårds husmor Lilian Norrgård överförs från tjänsteförhållandet som husmor vid Lepikko lägergård till tjänsteförhållandet som husmor vid Alskathemmet. Då diskussionen avslutades konstaterade ordföranden att gemensamma kyrkorådet har beslutat enligt beslutsförslaget.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 8 / 23 31 Arbetsavtalsförhållandet som kokerska vid Alskathemmet och personalmatsalen ledigförklaras Föredragande: förvaltningschef Emma Södergård, tfn 06 326 1410 Tidigare behandling av ärendet: Gemensamma kyrkorådet 19.2.2015 23 Gemensamma kyrkorådet 19.2.2015 23 Avgång från arbetsförhållande, Norrback Irene Norrback, kokerska på Alskathemmet, meddelar att hon tar avsked från sitt arbetsförhållande som kokerska med månadslön 1.8.2015 på grund av pensionering. Beslutsförslag: Avgången antecknas för kännedom. Gem. kr.: Förslaget godkändes. Gemensamma kyrkorådet 18.2.2016 31 Under renoveringen av Alskathemmet 19.10.2015 - maj 2016 har det inte funnits behov av att anställa en ny kokerska. Alskathemmet öppnar igen i maj 2016. Kokerskan kommer att arbeta vid Alskathemmet (15.5 15.9) och i köket på Skolhusgatan (16.9 14.5). Behörighetsvillkoren för uppgiften som kokerska är enligt befattningsbeskrivningen yrkesutbildning eller yrkesinriktad examen eller motsvarande yrkeskunskap och arbetserfarenhet. Enligt språkkravet ska kokerskan ha goda muntliga kunskaper i finska och svenska. Chefen, t.f. ledande husmor Tiina Ravimo, anser det motiverat att kokerskans grundlön bestäms enligt kravgrupp 401 (grundlön fr.o.m. 1.2.2016 1 871,58 och slutlön 2 152,32 ). Arbetsgruppen som ska bereda valet kan bestå av ledande husmor Tiina Ravimo, förvaltningschef Emma Södergård och diakonichef Lena Streng samt till exempel 2 3 förtroendevalda. Förvaltningschefens förslag till beslut: Gemensamma kyrkorådet beslutar att 1. uppgiften som kokerska vid Alskathemmet och i personalmatsalen ledigförklaras så att ansökningstiden går ut 4.3.2016 kl. 16.00 2. lönen för arbetsavtalsförhållandet bestäms enligt kravgrupp 401.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 9 / 23 3. det tillsätts en arbetsgrupp som bereder valet och som består av ledande husmor Tiina Ravimo, förvaltningschef Emma Södergård och diakonichef Lena Streng samt 2 3 förtroendevalda. Gem.kr.:s beslut: Maj-Britt Anderssén föreslog att gemensamma kyrkorådet väljer Anders Kronlund till medlem i arbetsgruppen som bereder valet. Merja Piipponen föreslog att gemensamma kyrkorådet väljer Erkki Teppo till medlem i arbetsgruppen som bereder valet. Ordföranden konstaterade att gemensamma kyrkorådet enhälligt beslutat att: 1. uppgiften som kokerska vid Alskathemmet och i personalmatsalen ledigförklaras så att ansökningstiden går ut 4.3.2016 kl. 16.00 2. lönen för arbetsavtalsförhållandet bestäms enligt kravgrupp 401. 3. det tillsätts en arbetsgrupp som bereder valet och som består av ledande husmor Tiina Ravimo, förvaltningschef Emma Södergård och diakonichef Lena Streng, Anders Kronlund och Erkki Teppo. Paragrafen justerades genast.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 10 / 23 32 Val av arbetsgivarrepresentant i samarbetskommissionen för åren 2014 2017 Föredragande: förvaltningschef Emma Södergård, tfn 06 326 1410 Tidigare behandling av ärendet: Gemensamma kyrkorådet 17.10.2013 140 Gemensamma kyrkorådet 17.10.2013 140 Utnämnande av arbetsgivarrepresentant i samarbetskommissionen för åren 2014 2017 Mandatperioden för församlingarnas och kyrkliga samfälligheternas arbetarskyddsfullmäktige och vice fullmäktige samt för samarbetskommissionen är fyra år, och den nuvarande perioden löper ut 31.12.2013. Valet av arbetarskyddsfullmäktige och vicefullmäktige ska förrättas under november december i år. Enligt 14 i Kyrkans samarbetsavtal (det allmänna avtalet om samarbete inom församlingarna), som trädde i kraft 1.1.2010, har samarbetskommissionen fyra, åtta eller 12 medlemmar. Minst en fjärdedel av medlemmarna ska representera församlingen i dess egenskap av arbetsgivare. Församlingen representeras av arbetarskyddschefen samt, om samarbetskommissionen har flera än fyra medlemmar, av kyrkoherden och av en annan församlingsanställd som kyrkorådet förordnar. Ordförande för samarbetskommissionen är vartannat år en företrädare för arbetsgivaren och vartannat år en företrädare för personalen. Kyrkans samarbetsavtal är till sin natur ett tjänste- och arbetskollektivavtal, som är bindande för alla församlingar. Tillämpningsdirektivet föreskriver följande: Kyrkoherdarna i församlingar som tillhör en kyrklig samfällighet väljer en kyrkoherdemedlem i samarbetskommissionen och gemensamma kyrkorådet väljer de övriga företrädare för personalen som behövs utöver arbetarskyddschefen. Enligt lokal överenskommelse 26.11.1997 har samarbetskommissionen 12 medlemmar, av vilka 3 företräder arbetsgivaren och 9 personalen. Gemensamma kyrkorådet beslutade på sitt sammanträde 24.9.2009 143 notera att Krister Koskela är kyrkoherdemedlem i samarbetskommissionen 1.1.2010 31.12.2013. Kyrkoherde Tor-Erik Store valdes till arbetsgivarrepresentant i samarbetskommissionen för samma mandatperiod. Det konstaterades att fr.o.m. 1.9.2010 är ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström arbetarskyddschef. Till sekreterare i samarbetskommissionen utsågs byråchef Anneli Dahlbäck för mandatperioden 1.1.2010 31.12.2013. Beslutsförslag: 1. Gemensamma kyrkorådet noterar den som valts till kyrkoherdemedlem i samarbetskommissionen för mandatperioden 1.1.2014 31.12.2017 och väljer dessutom en arbetsgivarrepresentant i samarbetskommissionen för samma mandatperiod. 2. Gemensamma kyrkorådet noterar att ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström är arbetarskyddschef från och med 1.9.2010, och att detta gäller tillsvidare.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 11 / 23 3. Till sekreterare i samarbetskommissionen utses byråchef Anneli Dahlbäck för mandatperioden 1.1.2014 31.12.2017. Gem. kr.: 1. Kyrkoherdemedlem i samarbetskommissionen för mandatperioden 1.1.2014 31.12.2017 är Kyrkoherde Tor-Erik Store. Gemensamma kyrkorådet valde gemensamma kyrkorådets ordförande Krister Koskela till arbetsgivarrepresentant i samarbetskommissionen för samma mandatperiod. 2. Beslutsförslaget godkändes. 3. Beslutsförslaget godkändes. Gemensamma kyrkorådet 18.2.2016 32 Eftersom byråchef Anneli Dahlbäck och ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström har gått i pension ska gemensamma kyrkorådet utse nya medlemmar för att ersätta dem i samarbetskommissionen. Byråchef Anneli Dahlbäck har varit medlem i samarbetskommissionen i egenskap av arbetarskyddsfullmäktig och inte i egenskap av representant för arbetsgivaren. Enligt lokal överenskommelse 26.11.1997 har samarbetskommissionen 12 medlemmar, av vilka 3 företräder arbetsgivaren. För närvarande är de tre arbetsgivarrepresentanterna följande: arbetarskyddschefen, Tor- Erik Store som kyrkoherdemedlem och gemensamma kyrkorådets ordförande Krister Koskela. Förvaltningschefens förslag till beslut: Gem.kr.:s beslut: Gemensamma kyrkorådet beslutar att 1. utse ekonomidirektör Juha Silander till arbetarskyddschef tills vidare 2. gemensamma kyrkorådets ordförande är samarbetskommissionens kyrkoherderepresentant 3. utse förvaltningschef Emma Södergård till arbetsgivarens representant i samarbetskommissionen tills vidare samt till sekreterare och beredare för den återstående mandattiden 1.1.2014 31.12.2017. Antecknas att medlem Tauno Tuomisto anlände till sammanträdet kl. 18.18 under behandlingen av detta ärende. Då diskussionen avslutats konstaterade ordföranden att gemensamma kyrkorådet beslutat i enlighet med beslutsförslagets punkter 1-3.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 12 / 23 33 Val av representanter till lokala förhandlingar Föredragande: tf ekonomidirektör Juha Silander, tfn 06 326 1400 Enligt Kyrkans allmänna tjänste- och arbetskollektivavtal (KyrkTAK) förs verkställighetsförhandlingar på lokal nivå vid verkställandet av förmåner, skyldigheter eller andra arrangemang enligt avtalet. Dessutom kan lokala förhandlingar föras vid eventuella meningsskiljaktigheter i fråga om tolkning och tillämpning av bestämmelserna i tjänste- och arbetskollektivavtalet (KyrkTAK bilaga 10, 2 4 mom.). Förhandlingsparter på lokal nivå är församlingen som arbetsgivare och tjänste- och arbetskollektivavtalets huvudavtalsorganisationer. Från arbetsgivarens sida förs enligt avtalet förhandlingar på lokal nivå av den eller de personer som församlingen utser. Vidare representeras en huvudavtalsorganisation av en förtroendeman som tillsatts i församlingen enligt Kyrkans förtroendemannaavtal (KyrkTAK bilaga 10, 2 3 mom.). Skrivningarna i avtalet torde kunna tillämpas som sådana även på samfälligheter. Gemensamma kyrkorådet behandlade behovsprövade justeringar av löner på sitt sammanträde 21.2.2008 ( 39). Då konstaterades det i presentationstexten att arbetsgivaren vid förhandlingarna företräds av löneombudet samt båda församlingarnas kyrkoherdar. Förhandlingarna förs under ledning av löneombudet. Likaså representerades arbetsgivaren vid verkställighetsförhandlingarna 17.2.2015 av löneombudet samt kyrkoherdarna för Vasa finska och Vasa svenska församling. Representanter för arbetsgivaren har inte utsetts på nytt efter att församlingen i Lillkyro anslöts till Vasa kyrkliga samfällighet. Vasa kyrkliga samfällighet har haft som praxis att sammansättningen för verkställighetsförhandlingarna också tillämpas vid behandling av ansökningar om justering av lön och/eller ändring av kravgrupp som lämnas till löneombudet, trots att det inte finns något krav i kyrkans tjänste- och arbetskollektivavtal på att dessa ska behandlas vid en egentlig verkställighetsförhandling. Enligt en jurist på Kyrkans arbetsmarknadsverk är det mest logiskt att representanter som arbetsgivaren utsett behandlar enskilda arbetstagares ansökningar om lönejustering eller ändring av kravgrupp. Vid behov diskuteras ärendet med arbetstagaren själv och/eller med huvudförtroendemannen som representant för arbetstagaren. Om arbetsgivarens representanter anser att en enskild lönejustering eller ändring av kravgrupp återverkar på andra uppgifter i församlingarna eller i samfälligheten eller att den har en allmän lönepolitisk betydelse kan ärendet föras till en förhandlingsgrupp på lokal nivå för fortsatt behandling. Tf ekonomidirektörens beslutsförslag: Gemensamma kyrkorådet beslutar att 1) konstatera att de lokala huvudförtroendemän som valts genom val representerar huvudavtalsorganisationerna Julkisalan koulutettujen neuvottelujärjestö Juko, Kirkon alan unioni samt Kyrksektorn rf vid förhandlingar på lokal nivå. 2) utse löneombudet samt kyrkoherdarna i Vasa finska, Vasa svenska och Lillkyro församlingar som arbetsgivarens representanter vid lokala förhandlingar. Lokala förhandlingar förs under ledning av löneombudsmannen.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 13 / 23 Gem.kr.:s beslut: 3) bemyndiga de utsedda arbetsgivarrepresentanterna att behandla eventuella ansökningar till löneombudet om lönejusteringar och/eller ändring av kravgrupp samt enligt sin prövning föra dem vidare för fortsatt behandling i förhandlingsgruppen på lokal nivå. Löneombudet ger förslag om eventuella lönejusteringar och ändringar av kravgrupp till gemensamma kyrkorådet efter att i ärendet ha hört arbetsgivarens representanter eller förhandlingsgruppen på lokal nivå. Antecknas att medlem Tauno Tuomisto anlände till sammanträdet kl. 18.18 under behandlingen av detta ärende. Då diskussionen avslutats konstaterade ordföranden att gemensamma kyrkorådet beslutat i enlighet med beslutsförslagets punkter 1-3.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 14 / 23 34 Ändring i planen för sammanträden 2016 Föredragande: tf ekonomidirektör Juha Silander, tfn 06 326 1400 Tidigare behandling av ärendet: Gemensamma kyrkorådet 22.10.2015 178 Gemensamma kyrkorådet 22.10.2015 178 Plan för sammanträdena 2016 Enligt 5 3 mom. i gemensamma kyrkorådets reglemente beslutar gemensamma kyrkorådet om tid och plats för sina sammanträden. Gemensamma kyrkorådet sammanträder även då ordföranden finner detta vara påkallat eller då minst en fjärdedel av medlemmarna skriftligen gör framställning om detta för handläggning av angivet ärende. Ordföranden kallar till sammanträde på det sätt som gemensamma kyrkorådet beslutar. Det föreslås att gemensamma kyrkorådet och gemensamma kyrkofullmäktige sammanträder enligt följande plan år 2016. Gemensamma kyrkorådets sammanträden hålls i konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E 5:e våningen, och gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden hålls i stora församlingssalen, Skolhusgatan 28, om inget annat meddelas. Gemensamma kyrkorådet to 14.1 kl. 16.30 to 18.2 kl. 16.30 to 17.3 kl. 16.30 to 14.4 kl. 16.30 to 19.5 kl. 16.30 to 2.6 kl. 15.30 to 25.8 kl. 15.15 (besiktning av begravningsplatserna) to 15.9 kl. 16.30 to 6.10 kl. 16.30 to 20.10 kl. 16.30 to 10.11 kl. 16.30 to 8.12 kl. 16.00 Gemensamma kyrkofullmäktige ti 26.1 kl. 18.00 ti 9.2 (val av medlemmar till stiftsfullmäktige och av representanter till kyrkomötet) ti 24.5 kl. 18.00 to 1.12 kl. 18.00 Beslutsförslag: 1. Planen för gemensamma kyrkorådets sammanträden godkänns och planen för gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträden antecknas för kännedom.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 15 / 23 2. Kallelse till gemensamma kyrkorådets sammanträden sänds senast tre dagar före sammanträdet och till kallelsen bifogas en föredragningslista med beslutsförslag eller en förteckning över de ärenden som ska behandlas. Brådskande ärenden kan tas upp till behandling trots att sammanträdet inte har sammankallats inom nämnda tid. Gem. kr.: Punkterna 1 och 2 i beslutsförslaget godkändes. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn 06 326 1211. Gemensamma kyrkorådet 18.2.2016 34 Ekonomidirektör Juha Silander och förvaltningschef Emma Södergård deltar enligt den godkända utbildningsplanen (gemensamma kyrkorådet 12.11.2015, 185) i en kurs som ordnas av Kirkon Hallintovirkamiehet ry 19 20.5.2016 i Träskända. Kursen infaller samtidigt som gemensamma kyrkorådets sammanträde i maj. Gemensamma kyrkorådets ordförande har samtyckt till att kyrkorådets sammanträde i maj flyttas till tisdag 17.5.2016. Tf ekonomidirektörens beslutsförslag: Gemensamma kyrkorådets sammanträde 19.5.2016 flyttas till tisdag 17.5.2016 kl. 16.30. Gem.kr.:s beslut: Beslutsförslaget godkändes.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 16 / 23 35 Tillsättande av arbetsgrupp för evenemanget Taiteiden Yö - Konstens Natt Föredragande: tf ekonomidirektör Juha Silander, tfn 06 326 1400 Det traditionella evenemanget Taiteiden Yö - Konstens Natt ordnas i Vasa 11.8.2016 under ledning av Vasa stads kulturverk. Vasa kyrkliga samfällighet har tidigare deltagit aktivt i arrangemangen, och i budgeten för 2016 har 7 600 reserverats för evenemanget. Gemensamma kyrkorådet utsåg 2015 följande personer till medlemmar i den beredande arbetsgruppen: Jenna Utriainen och Johanna Välimäki från Vasa finska församling, Mikael Forslund och Mikael Heikius från Vasa svenska församling, Marika Myllymäki från församlingen i Lillkyro samt Pirjo Mäenpää och Tommi Suomela från Vasa kyrkliga samfällighet. Pirjo Mäenpää utsågs till sekreterare för arbetsgruppen och Mikael Heikius som sammankallande. Tf ekonomidirektörens beslutsförslag: Gem.kr.:s beslut: 1. Gemensamma kyrkorådet beslutar tillsätta en arbetsgrupp som kommer med idéer för evenemanget Konstens Natt samt planerar och genomför Vasa kyrkliga samfällighets del sommaren 2016 inom ramen för de beviljade anslagen. 2. Gemensamma kyrkorådet utser arbetsgruppens medlemmar och sammankallande. Pirjo Mäenpää utses till sekreterare för arbetsgruppen. Då diskussionen avslutades konstaterade ordföranden att gemensamma kyrkorådet beslutat i enlighet med punkt 1 och 2 i beslutsförslaget samt utsett följande personer till arbetsgruppen: Från Vaasan suomalainen seurakunta: Jaana Lyyski och Tuija Niemistö, från Vasa svenska församling: Dan Andersson och Mikael Forslund, från Vähäkyrön seurakunta: Marika Myllymäki, från den kyrkliga samfälligheten Pirjo Mäenpää och Tommi Suomela samt förtroendevald Mauri Öljymäki. Till sammankallare valdes Jaana Lyyski.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 17 / 23 36 Utredning som gäller en parallell plan för projektalternativ för församlingsgården i Lillkyro Beredare: fastighetschef Mikko Päällysaho, tfn 06 326 1420. Tidigare behandling av ärendet: Gemensamma kyrkorådet 8.10.2015 166 Gemensamma kyrkorådet 14.1.2016 19 Gemensamma kyrkorådet 8.10.2015 166 Totalrenovering av församlingsgården i Lillkyro samt fortsatt granskning av lokalplaneringen I investeringsprogrammet i Vasa kyrkliga samfällighets budget har för 2015 anvisats ett anslag på 140 000 euro för omplanering av samlings- och servicelokalerna i Lillkyro församlingsgård, som i en konditionsgranskning 2013 konstaterades vara svårt vattenskadad (skadan inträffade 2003 och har pågått till 2013). Under tidigare år, 2013 och 2014, har inga anslag för planering eller byggande för detta ändamål anvisats i de budgetar som fullmäktige godkänt. Projektplaneringen inleddes när de anställda i Lillkyro församling sommaren 2014 inkom med en preliminär utredning av lokalbehovet. Projektplaneringen har fortsatt med en helhetsbedömning av Lillkyro församlings nuvarande fastigheter i centrumområdet inklusive verksamhetsmiljön; den nuvarande församlingsgården och prästgården samt de för församlingsverksamheten lämpliga affärslokaler som finns i Lillkyro centrum och som är lediga eller kommer att bli lediga och som det är möjligt att ta i bruk. Avsikten med helhetsbedömningen (verksamhetsutgifterna, användningsgraden, investerings- och driftsutgifterna) är att försöka utreda och hitta grunder för planerings- och genomförandealternativ. För omorganiseringen av församlingens lokaler har sex alternativ arbetats fram. ALT1. Det nuvarande församlingscentret totalrenoveras i sin helhet (938 m 2 ). Investeringskostnaden uppgår till 3 098 117 euro. ALT2. Nuvarande ämbetshusdel totalrenoveras. Den skadade byggnadsdelen och flygelbyggnaden rivs och i deras ställe byggs en ny, mindre församlingssal med distributionskök och samlingsrum (dagklubben, diakonin och ungdomsarbetet, 798 m 2 ). Investeringskostnaden blir 3 393 637 euro. ALT3. De ovannämnda åtgärderna genomförs, men i stället för att bygga nytt hyrs lokaler för ändamålet (798 m 2 ). Investeringskostnaden blir 2 688 649 euro. ALT4. Nuvarande kanslidel bevaras och totalrenoveras (lokaländringar). I anslutning till den byggs nya dagklubbslokaler och en allaktivitetslokal som kan användas av dagklubben, diakonin och ungdomsarbetet (227 m 2 ). En församlingssal byggs i Lillkyro prästgård (272 m 2 ). Investeringskostnad 2 406 637 euro. ALT5. Den nuvarande hyreslokalen som används för församlingsverksamheten (en f.d. bilskola) en s.k. tillfällig lokal förstoras från 140 m 2 till 200 m 2 för att inrymma en församlingssal och ett distributionskök. I församlingssalen skulle det finnas plats för 100 personer. Hyran (140 m 2 ) är 1400 /mån. Samtidigt totalrenoveras den nuvarande kanslidelen och nya klubb- och allaktivitetslokaler byggs (som i alternativ ALT4). Den nuvarande prästgården förblir hyresbostad. Investeringskostnad 2 554 137 euro.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 18 / 23 ALT6. Den före detta banklokalen med banksal och separat samlingslokal i centrum av Lillkyro på Porinmäkivägen 2 ägs av POP-Pankki-Kyrönmaa, kommer att bli ledig i november 2015 och lämpar sig t.ex. för församlingens bruk och som lokaler för många olika ändamål. För närvarande används lokalen av en byggfirma. Fastighetschefen har preliminärt förhandlat med bankens ledning, också om hyresnivån. Banksalen, som även har utsikt mot kyrkan, kan bli församlingssal för 120 personer. Fastigheten har även separata samlingslokaler för uthyrning (möten, klubbar, ungdomsarbetet m.m.) Hyran för salen (200 m2) är 1000 euro/mån. med uppvärmning, och hyran för alla de ovan nämnda lokalerna (tot. 300 m 2 ) är 1500 /mån. Det nuvarande församlingshemmets kanslidel bevaras och totalrenoveras (lokaländringar) och i anslutning till den byggs en ny lokal för dagklubben och en allaktivitetslokal som kan användas både av dagklubben och i diakoni- och ungdomsarbetet. Den nuvarande prästgården i Lillkyro ska fortsättningsvis vara hyresbostad. Kostnadskalkylen för hela investeringen är 2 496 237 euro. De årliga underhållskostnaderna måste också räknas ut för de olika alternativen. ALT1 är dyrast och ALT6 förmånligast. Projektplaneringens alternativa lösningsmodell 6 (ALT6), lägenhetsytor och situationsplan läggs fram. Tabeller för jämförelse av kostnader för projektplanerna: investeringskostnader och underhållskostnader presenteras. Helhetslösningarna för lokalerna har i hög grad undersökts utifrån den fastighetsstrategiplan och de mål som är under beredning och behandling. De befintliga lokalerna som har låg användningsgrad måste granskas öppet och det gäller att undvika alltför stora lokalinvesteringar. Lösningen bör stå i rätt proportion till lokalbehovet. Det kan konstateras att alla framlagda alternativ är dyra att genomföra i den nuvarande ekonomiska situationen. Det bör beaktas att alla planeringsalternativ utgör utkast för den egentliga planeringslösningen och inriktningen och att de har tagits fram för att kunna jämföra alternativen. Jämförelse av investeringskostnader En jämförelse av investeringskostnaderna ovan visar att ALT4 är det förmånligaste alternativet och att ALT6 kommer på följande plats. ALT2 är den dyraste lösningen. I ALT5 och ALT6 måste lokaländringar göras då användningsändamålet och lokalens karaktär ändras. Det kan jämföras med ALT4 (det s.k. Prästgårdsalternativet).
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 19 / 23 Jämförelse av driftskostnader ALT6 (Banklokalen) är det förmånligaste alternativet när driftskostnaderna jämförs. ALT5 (Bilskolelokalen) är det näst billigaste. Alternativet att hyra lokaler belastas inte av t.ex. fastighetsskatt. ALT1 har de största driftskostnaderna eftersom ytan är störst i det alternativet. ALT6 är det förmånligaste sett till totalkostnaderna. Vad gäller lokalinvesteringsprojektet och kostnaderna bör man beakta verksamheten i församlingen i Lillkyro under tiden bygget eller totalrenovering pågår och eventuell anskaffning av ytterligare tillfälliga lokaler. Fastighetsdirektionen har på sina sammanträden 12.5.2015 19 och 26.6.2015 24 behandlat totalrenoveringen och planeringen av lokaler för församlingshemmet i Lillkyro. Fastighetsdirektionen beslutade efter omröstning på sitt sammanträde 12.5.2015 19 föreslå att gemensamma kyrkorådet godkänner alternativ 2 (ALT2) som underlag för den fortsatta planeringen av församlingsgården och att den nuvarande prästgården samtidigt säljs. Alternativen har även presenterats för församlingsrådet i Lillkyro. På sitt sammanträde 26.6.2015 24 behandlade fastighetsdirektionen vid fortsatt granskning av lokalplaneringen möjligheten att planera en utvidgning av den nuvarande hyreslokalen (Bilskolelokalen) och börja använda denna som församlingssal (ALT5). Fastighetsdirektionen beslutade att 1. anteckna det föreslagna alternativet till församlingssal (ALT5) för kännedom och 2. godkänna även nya alternativ för framläggande och granskning vid sidan av det som fastighetsdirektionen tidigare behandlat (ALT2) innan ärendet läggs fram för gemensamma kyrkorådet. Alternativ 6 (ALT6) Alternativ 6 beskrivs i huvuddrag ovan. Det går bra att göra ändringar i bankens lokaler så att de blir lämpliga för församlingens bruk (som samlingslokal, sal, utdelningskök och för olika verksamhetsformer och för möten). Lokalerna ligger i byns absoluta centrum. Avstånden till både kyrkan och det nuvarande kanslihuset är korta och t.ex. möjligheterna till bilparkering är utmärkta. Fastigheten har färdiga säkerhetssystem. Bakom fastigheten byggs ett nytt köpcentrum där det kommer att finns tillgång till tjänster, parkering och service på nära håll. Fastigheten har också olika samlingslokaler som kan hyras separat för olika klubbar, ungdomsarbetet, musikskola, scouter osv.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 20 / 23 Ingångarna till lokalerna kan vara separata (egna) eller gemensamma. Banken har meddelat att hyran för hela lokalen (300 m 2 ) blir 1100 1400 /mån. inklusive uppvärmning. Dessutom kan det förhandlas med banken om investeringslösningar, bl.a. om ventilationssystem och kostnadsfördelning. Salen som vetter mot kyrkan och klockstapeln kan göras till samlingslokal för 120 personer. Sett till totalkostnaderna är ALT6 förmånligast. Gemensamma kyrkorådet beslutade på sitt sammanträde 17.9.2015 156 efter diskussion att bordlägga ärendet och att kyrkorådet ska bekanta sig med lokalerna i alternativ 6. Lillkyro församlings utlåtande 18.9.2015 57 läggs fram. Beslutsförslag: Fastighetsdirektionen beslutar med avvikelse från sina tidigare beslut att för gemensamma kyrkorådet föreslå ALT6 som underlag för fortsatt planering, projekttidtabell och investeringsprogram för församlingslokalerna i Lillkyro. Gem. kr.: Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt att planeringen fortsätter enligt ALT2. Samtidigt utreds möjligheter till KRV totalentreprenad. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av fastighetschef Mikko Päällysaho, tfn 06 326 1211. Gemensamma kyrkorådet 14.1.2016 19 Beredare: fastighetschef Mikko Päällysaho, tfn 06 326 1211. Gemensamma kyrkorådet i Vasa kyrkliga samfällighet har på sitt sammanträde 8.10.2015 166 beslutat godkänna alternativ 2 (VE2) som utgångspunkt för planeringen av församlingsgården i Lillkyro. Enligt detta har också arkitektplaneringen fortsatt. Ett planeringsutkast (bilaga 7/19) har lagts fram på fastighetsdirektionens sammanträde 17.12.2015. Vid en utredning med Vasa stads hussektor om vilka möjligheter det finns att i samband med totalrenoveringen av församlingsgården i Lillkyro ordna med tillfälliga lokaler i ämbetshuset i Lillkyro, som ligger på tomten bredvid, erbjöd lokalitetsdirektör Per Strömman en möjlighet att placera församlingsgårdens lokaler i ämbetshuset. En stor del av verksamheten i ämbetshuset i Lillkyro, bl.a. hälso- och sjukvårdstjänsterna, har flyttats till andra lokaler. Fastighetschefen informerade om denna sak som svar på en fråga i gemensamma kyrkofullmäktige 8.12.2015, och saken diskuterades också i gemensamma kyrkorådet 10.12.2015.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 21 / 23 Vasa stad har tagit reda på ämbetshusets nuvarande balansvärde och tekniska värde. Fastigheten har totalrenoverats 2012 2013. Även stadsgeodet Osmo Ovaska har gjort en beräkning av hyran för ämbetshusets tomt. Arkitektbyrå Antila & Nurminen Oy har tagit fram ett preliminärt utkast för ändring av ämbetshusets lokaler till mötes- och kontorslokaler för församlingen i Lillkyro (VE7). Bilaga 8/19. För alternativ VE7 görs kostnadsutredningar; ändringsinvesteringen, brukskostnaderna och tomthyran, som kan jämföras med totalkostnaderna för VE2. Vasa stad erbjuder ämbetshuset i Lillkyro till Vasa kyrkliga samfällighet för försäljning eller för uthyrning. Ekonomidirektörens beslutsförslag: Gemensamma kyrkorådet beslutar att utöver planeringen för VE2 även utreda de totalekonomiska realiteterna i fråga om VE7 och möjligheterna i detta investeringsprojekt som är av ekonomiskt stor betydelse. Gem. kyrkorådets beslut: Då diskussionen avslutades konstaterade ordföranden att gemensamma kyrkorådet enhälligt beslutat i enlighet med beslutsförslaget. Gemensamma kyrkorådet 18.2.2016 36 Vasa kyrkliga samfällighet har inlett konditionsgranskningen av kanslihuset i Lillkyro som föreslogs på gemensamma kyrkofullmäktiges kvällsskola 26.1.2016. Konditionsgranskningen utförs av Drytec Ab från Vasa. Undersökningen har utförts under vecka 5/2016. Följande arbetsmoment/provtagningar ingår i undersökningen: - utredning av bakgrundsuppgifter - fuktmätning av konstruktionerna - prov av inomhusluften En skriftlig rapport görs upp över arbetet. Proven och undersökningsresultaten har sänts för analys till Arbetshälsoinstitutet, och resultaten fås före 18.2.2016. Enligt de uppgifter vi har fått behandlar stadsstyrelsen i Vasa samfällighetens erbjudande på sitt sammanträde 7.3.2016. Gemensamma kyrkorådet fattar sitt slutgiltiga beslut mellan ALT2 och ALT7 17.3.2016. Tf ekonomidirektörens beslutsförslag: Gemensamma kyrkorådet beslutar att
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 22 / 23 Gem.kr.:s beslut: 1. anteckna de bifogade rapporterna för kännedom 2. ge Vasa stad en villkorlig offert på kanslibyggnaden i Lillkyro på fastigheterna 905-440- 37-0 och 905-440-17-0 enligt bilaga 3/36 som är sekretessbelagd. Sekretess enligt offentlighetslagen 1999/621 24 punkt 17.
VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous 18.2.2016 Sivu 23 / 23 37 Anmälningsärenden - finska församlingens församlingsråds protokoll 1/13.1.2016 och 2/3.2.2016 - svenska församlingens församlingsråds protokoll 1/20.1.2016 - Lillkyro församlings församlingsråds protokoll 1/9.2.2016 - Meddelande om val av förtroendemän/kirkonalan Unioni - Kyrkostyrelsens cirkulär 2/1.2.2016 Nationella veterandagen 27.4.2016 - Kyrkostyrelsens cirkulär 3/1.2.2016 Den beräknade andelen av pensionsansvaret 31.12.2015 Beslutsförslag: Gem.kr.:s beslut: Antecknas för kännedom. Antecknas att tf. ekonomidirektören informerade om följande ärenden: a) gemensamma kyrkorådets extra sammanträde 2.5.2016 b) Kyrkoherde Krister Koskelas lämnade initiativ 15.2.2016, bilaga 7/37 c) en eventuell aktieförsäljning. Beslutsförslaget godkändes. 38 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning samt avslutande av sammanträdet Gemensamma kyrkorådet gav besvärsanvisningar, bilaga 6/36.