Föredragningslista för styrelsemöte nr 18 2013/2014 vid Stockholms universitets studentkår

Föredragningslista för styrelsemöte nr 18 2013/2014 vid Stockholms universitets studentkår 2014-04-16 klockan 18.00 i Blå rummet, Studenthuset. 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av sekreterare 1.3. Val av justerare 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Justering av röstlängden 1.6. Fastställande av föredragningslista 1.7. Eventuella adjungeringar 2. Presidiebeslut 3. Anmälningsärenden 4. Beslutsärenden 4.1. Motionssvar: Antirasism i åsiktsdokumentet* 4.2. Motionssvar: FFAB 4.3. SUS Jämlikhetspolicy* 4.4. Delegater till SSCO studentråd 12 maj* 4.5. Ansökan om kårföreningsstatus: Bokcirkel utan puckon* 4.6. Ansökan om kårföreningsstatus: F! Studenter Stockholm* 4.7. Ansökan om medel från doktorandombud* 5. Diskussionsärenden 5.1. Kapitalförvaltning och placeringspolicy 5.2. Rekrytering av ekonomiansvarig* 5.3. SUS Kommunikationspolicy 6. Rapporter 6.1. Rapport från valnämndsordförande* Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

7. Övriga frågor 8. Nästa möte 9. Mötet avslutas * Finns med som bilaga 2 (2)

Ärende 4.1. Motionssvar: Antirasism i åsiktsdokumentet Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 4.1. Motionssvar: Antirasism i åsiktsdokumentet Bakgrund Kårpartiet HumSam har inkommit med en motion om att införa ett stycke om antirasism i SUS åsiktsdokument. Presidiet tycker att motionen väldigt väl överensstämmer med de diskussioner som har förts i styrelsen om ämnet i år. Vi tycker också att det är viktigt att ställningstaganden av den typen ska komma från fullmäktige, om inte annat så för att få mer tyngd. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att anta föreslaget svar på motionen Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende x.x. Styrelsens motionssvar: Antirasism i åsiktsdokumentet Avsändare Styrelsen Till fullmäktige 2014-04-23 x.x. Styrelsens motionssvar: Antirasism i åsiktsdokumentet Styrelsen delar motionärernas uppfattning om att det behövs ett stycke om antirasism i åsiktsdokumentet. Under vårterminen har styrelsen behövt ta principiell ställning i frågor där vi hade önskat ett direktiv från fullmäktige om hur studentkåren ställer sig i frågan om antirasism och främlingsfientliga organisationer. Vidare är detta en fråga som även är angelägen i den nationella studentpolitiken, och där finns det ett värde i att SUS är tidiga med att ta ställning. Styrelsen yrkar bifall för motionen. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Sid. 1(1) Humanisterna & Samhällsvetarna 2014-08-04 Emma Bergenholtz Jacobina Nilsson Motion från Humanisterna & Samhällsvetarna Antirasism i åsiktsdokumentet Till fullmäktigeledarmöter, fullmäktige 23/4-14 Som de flesta nog uppmärksammat ser vi en ökning av främlingsfientligheten i världen och Sverige igen. Sverigedemokraterna har varit på besök inom högskolan och SD-studenter organiserar sig på högskolorna runt om i landet. Nyligen fick vår styrelse själva ta ställning till en ansökan om att SD-studenter ville bilda en kårförening under SUS. SUS åsikter gällande rasism och antirasism blir därför högst aktuella. Idag står det ingenting om antirasism i vårt åsiktsdokument och det upplever vi är något som verkligen saknas för att kunna ta tydliga ställningstagande. Det behövs styrdokument för den här frågan. Därför vill vi börja med lägga in följande stycke under Jämlikhet (sid 12) i åsiktsdokumentet under ny rubrik Antirasism: Antirasism Rasism påverkar alla i samhället. Rasism är förtryckande och leder till utanförskap och diskriminering för de som drabbas av den, och skapar privilegier för de som gynnas av dess mekanismer. Detta syns tydligt även inom universitets- och högskolevärlden. Vi menar att rasism inte är förenligt med ett öppet och tillgängligt universitet och att vi som kår ska ta ett tydligt ställningstagande och aktivt motverka rasism i alla delar av universitetets och kårens verksamheter. Ett aktivt antirasistisk arbete som tar avstånd från rasism, fascism och all typ av främlingsfientlighet är viktigt för alla studenters trygghet. Att samarbeta med partier och organisationer som bygger på en nationalistisk grund riskerar att göra att studenter inte känner sig välkomna på universitetet eller i kårens verksamhet som ska vara öppna för alla. Av denna anledning samarbetar Stockholms universitets studentkår inte med partier eller organisationer som bygger på nationalistisk eller främlingsfientlig grund. Med anledning av detta yrkar Humanisterna & Samhällsvetarna - att införa det nya stycket om antirasisms i åsiktsdokumentet

Ärende 4.3. Jämlikhetspolicy Avsändare Ledningsgruppen Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 4.3. Jämlikhetspolicy Bakgrund I SUS Handlingsplan för lika villkor står det att en jämlikhetspolicy för studentkåren ska tas fram. En äldre jämlikhetspolicy har funnits tidigare men revs upp av den gamla styrelsen då den var obsolet. Påverkanssekreterare jämlikhet har tillsammans med verksamhetschef under vintern tagit fram ett förslag som har behandlats av ledningsgruppen. På styrelsemöte nummer 17 lyftes policyn som diskussionspunkt, och styrelsen hade inga anmärkningar på det föreslagna dokumentet. Beslutsförslag Ledningsgruppen föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att anta Jämlikhetspolicyn enligt bilaga Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Datum Antagen av 2014-03-14 - Handläggare Kristin Lanevik Jämlikhetspolicy Bakgrund Stockholms universitets studentkår (SUS) ska vara en arbetsplats där alla känner sig lika välkomna och ges samma möjligheter att utföra sina uppdrag, både i mötet med studenter, i det interna arbetet samt förtroendevalda och anställda emellan. SUS ser det som sin uppgift att arbeta aktivt för att förebygga exkludering och diskriminering i all sin verksamhet, likväl som på Stockholms universitet i stort. Detta arbete ska genomgående göras ur ett normkritiskt och intersektionellt perspektiv. Syftet Syftet med jämlikhetspolicyn är att den ska visa SUS övergripande viljeinriktning och målsättning med organisationens jämlikhetsarbete. Med hjälp av dokumentet ska personer som kommer i kontakt med SUS veta vad vi har för åsikter i jämlikhetsfrågor. Avgränsningar Jämlikhetspolicyn gäller för SUS lokaler och för SUS medarbetare, såväl anställda som förtroendevalda. Jämlikhetspolicyn gäller inte för SUS bolag, styrelsen, studentråd, kårföreningar eller andra parter knutna till SUS. Ansvarsfördelning SUS styrelse är ytterst ansvarig för SUS verksamhet och därigenom även arbetet med jämlikhetsfrågor. Av fastslagen enhetsinstruktion är verksamhetschef ansvarig för att planera, leda och följa upp SUS arbetsmiljö. För ett framgångsrikt jämlikhetsarbete måste arbetsledare och påverkanssekreterare jämlikhet samarbeta. Det ligger även stort ansvar på alla medarbetare att följa lagar, regler och interna styrdokument. Centrala kategorier Jämlikhetspolicyn utgår från diskrimineringsgrunderna (kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder) enligt Diskrimineringslagen (2008:567) men gör vissa omformuleringar för att stärka det inkluderande arbetet ytterligare, och verka utifrån en bredare förståelse av lika villkorsarbete. Jämlikhetspolicyn inkluderar även socioekonomisk bakgrund då det är en viktig parameter i SUS jämlikhetsarbete. På grund av normer inom universitetsvärlden kan socioekonomisk bakgrund förhindra Stockholm University Student Union Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

att personer får möjlighet att delta på lika villkor. Därför ser SUS det som viktigt att arbeta extra med denna fråga vilket också styrks av SUS åsiktsdokument. Kön, könsidentitet och/eller könsuttryck SUS ska sträva efter att ha en verksamhet och arbetsstyrka där alla personer oavsett kön, könsidentitet och/eller könsuttryck inkluderas. SUS ska verka för att alla, oavsett kön, könsidentitet och/eller könsuttryck, ska ha samma rättigheter, möjligheter, villkor och skyldigheter på arbetsplatsen samt samma möjlighet att utvecklas och påverka organisationen och sina arbetsuppgifter. Kön ska inte utgöra grund för negativ särbehandling och/eller trakasserier, vilket innefattar att ovälkomna handlingar av sexuell natur aldrig tolereras. Etnicitet SUS ska sträva efter att ha en verksamhet och arbetsstyrka där personer från olika etniska och geografiska bakgrunder inkluderas. Etnicitet ska inte utgöra grund för negativ särbehandling. Förtroendevalda och anställda ska respekteras och uppskattas på lika villkor oavsett hudfärg, etnicitet, bakgrund eller språk. Sexuell läggning SUS ska sträva efter att ha en verksamhet och arbetsstyrka där alla oavsett sexuell läggning, familjekonstellation och förhållanden inkluderas. Medarbetare ska respekteras oavsett sexuell läggning, och sexuell läggning ska inte utgöra grund för negativ särbehandling. Religion eller annan trosuppfattning SUS ska sträva efter att ha en verksamhet och arbetsstyrka där alla oavsett religion, livsåskådning eller trosuppfattning inkluderas. Alla oavsett religion, livsåskådning eller trosuppfattning ska ha rätt att utöva sin tro som t.ex. genom bön. Religion, livsåskådning eller trosuppfattning ska inte utgöra grund för negativ särbehandling. Arbetstagare och förtroendevalda ska oavsett religion, trosuppfattning eller livsåskådning känna sig respekterade och uppskattade. Funktionsnedsättning SUS ska sträva efter att ha en verksamhet och arbetsstyrka där alla oavsett funktionsförutsättningar inkluderas. Medarbetare ska respekteras oavsett funktionsförutsättningar och funktionsnedsättningar ska inte utgöra grund för negativ särbehandling. Ålder SUS ska sträva efter att ha en verksamhet och arbetsstyrka där alla oavsett ålder inkluderas. Förtroendevalda och anställda ska känna sig respekterade och uppskattade oavsett ålder och ålder ska inte utgöra grund för negativ särbehandling. 2 (3)

Socioekonomisk bakgrund SUS ska sträva efter att ha en verksamhet och arbetsstyrka där personer från olika socioekonomiska bakgrunder inkluderas på lika villkor. Ingen socioekonomisk bakgrund ska utgöra grund för negativ särbehandling. Uppföljning För att försäkra uppföljning och utveckling ansvarar verksamhetschef och presidium för att jämlikhetspolicyn årligen revideras. Vid behov ska årligen en handlingsplan arbetas fram i samråd mellan verksamhetschefoch presidium. 3 (3)

Ärende 4.4. Delegater till SSCO studentråd Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 4.4. Delegater till SSCO studentråd Bakgrund Den 12 maj sammanträder SSCO:s högsta beslutande organ: studentrådet. Till detta skickar varje medlemskår två delegater som för kårens talan. Som största medlemskår i SSCO sitter SUS delegater tillsammans på närmare 40 procent av studentrådets röster. SUS brukar utse en delegat från majoriteten och en från oppositionen. De som går utses till delegater för SUS bör inte sitta på eller kandidera till förtroendeuppdrag på SSCO. Bifogat finner ni kallelse och mandatfördelning till studentrådet. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att xx utses till delegat för SUS på SSCO:s studentråd med 5465,2159 röster och att xx utses till personlig suppleant att xx utses till delegat för SUS på SSCO:s studentråd med 5465 röster och att xx utses till personlig suppleant Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Kallelse SSCO Studentråd 12 maj 2014 Härmed kallas samtliga SSCO:s medlemskårer till det andra studentrådet verksamhetsåret 2013/2014. Plats: Hörsalen, Studentpalatset, Norrtullsgatan 2 (T-bana Odenplan) Tid: måndagen den 12 maj 2014 kl. 18.00 För information om formalia kring studentrådet, se SSCO:s stadgar på hemsidan, www.ssco.se. Datum inför studentrådet 26 mars kallelse skickas ut till samtliga medlemskårer 7 april propositioner skickas ut till samtliga medlemskårer 21 april sista dag att inkomma med motioner och följdmotioner 5 maj sista dag att anmäla studentrådsdelagater 5 maj handlingar skickas ut till medlemskårer och studentrådsdelegater 9 maj sista dag att inkomma med enkel fråga 12 maj studentråd Anmälan av ledamöter och suppleanter (SSCO:s stadgar 3.5) De valda ledamöternas och suppleanternas namn och e-postadresser ska anmälas via e- post (info@ssco.se), post (SSCO, Box 45015, 104 30 Stockholm) eller fax (08-674 76 70) till SSCO:s kansli senast måndag 5 maj 2013 kl. 23.59. Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Box 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Norrtullsgatan 2, tel: 08-674 76 60, fax: 08-674 76 70, www.ssco.se

Se bilaga för mandatfördelning. Exempel: Kår 1 har 200 mandat. Ordinarie ledamot 1 får tilldelat sig 150 av dessa och ledamot 2 får 50. Kåren avgör helt och hållet själv hur många mandat respektive ledamot får. Fördelningen ska anmälas till SSCO i samband med att ledamöterna anmäls. Möteshandlingar skickas ut till kårerna sju dagar före studentrådet. För att handlingar ska kunna skickas ut till samtliga studentrådsledamöter ska anmälan av ledamöter och suppleanter vara SSCO tillhanda senast den 5 maj. Handlingarna skickas alltid ut till medlemskårerna. Möteshandlingar (SSCO:s stadgar 3.9) Enligt tidigare beslut skickas möteshandlingar endast ut elektroniskt. Möteshandlingarna ska skickas ut senast sju dagar före sammanträdet. Möteshandlingarna skickas ut till studentrådsledamöter som har anmälts med e-postadress samt till alla medlemskårers kontaktpersoner. Samtliga möteshandlingar kommer även att finnas på SSCO:s webbsida www.ssco.se. Motioner (SSCO:s stadgar 3.11) Studentrådsledamot, -suppleant, organ inom SSCO eller medlemskår som önskar ta upp en fråga för behandling på studentrådet ska anmäla detta skriftligen till SSCO:s talman, info@ssco.se, senast tre veckor före sammanträdet. Talmannen ska snarast överlämna ärendet till styrelsen som om möjligt yttrar sig över ärendet. Beslutsärenden måste vara anmälda och finnas med på föredragningslistan för att studentrådet ska kunna fatta beslut i ärendet. Studentrådet kan dock med fem sjättedelars majoritet besluta att ändå ta upp frågan och besluta i ärendet. Sista dag att inkomma med motioner är den 21 april. Enkel fråga (SSCO:s stadgar 3.12) Studentrådsledamot eller -suppleant som önskar ställa en så kallad enkel fråga ska anmäla detta skriftligen till SSCO:s talman, talman@ssco.se, senast tre dagar före sammanträdet. Talmannen ska meddela den eller de som berörs om frågan och se till att den behandlas på sammanträdet. Enkel fråga får ställas till förtroendevald eller organ inom SSCO. I debatten kring en enkel fråga får endast frågeställaren och den till vilken frågan är riktad deltaga. Studentrådet kan vid behandlingen av enkla frågor endast fatta beslut om protokollsanteckning eller utredning. Övrigt Studentrådens sammanträden är offentliga. Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Box 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Norrtullsgatan 2, tel: 08-674 76 60, fax: 08-674 76 70, www.ssco.se

Frågor? Har ni frågor om studentrådet får ni gärna kontakta: SSCO:s ordförande Teo Strömdahl Östberg, tel. 0708-99 77 15, ordf@ssco.se SSCO:s vice ordförande Christian Augustinson, tel. 0708-99 77 14, vordf@ssco.se SSCO:s talman, Kristian Kull, talman@ssco.se Välkommen! SSCO:s styrelse genom presidiet Stockholms studentkårers centralorganisation (SSCO), Box 45015, 104 30 Stockholm Besöksadress: Norrtullsgatan 2, tel: 08-674 76 60, fax: 08-674 76 70, www.ssco.se

Kår Antal medlemmar Studentrådsmandat Balettakademiens elevkår 71 71 Beckmans Designhögskolas studentkår 95,5 95,5 Ericastiftelsens studentkår 28 28 HV-skolas elevkår 39 39 Elevkåren vid Gerlesborgsskolans Konstskola 74 74 Konstskolan Idun Lovéns studentkår 48 48 Berghs Elevkår 213 213 Handelshögskolans i Stockholm studentkår 2062,5 1556,21591 GIH:s studentkår 475 475 Konstfacks studentkår 442,5 442,5 Kulturamas vuxenkår 349 349 Kungliga Musikhögskolans Studentkår 388 388 Linköpings Teknologers Studentkår 30,5 30,5 Medicinska Föreningen i Stockholm 3236,5 2143,21591 Nackademins studentkår 1241 1145,46591 Naprapathögskolans studentkår 347 347 Nyckelviksskolans studentkår 189 189 Odontologiska Föreningen 451 451 Pernbys Målarskolas elevkår 25 25 Röda Korsets högskolas studentkår 223 223 Studentförbundet för socialt arbete 535,5 535,5 Sophiahemmet Högskolas studentkår 185 185 SMI studentkår 64 64 Stockholms Universitets Studentkår 20810,5 10930,2159 Studentkåren vid Teologiska högskolan 384 384 Polisförbundets Studerandeförening Solna 436 436 Södertörns högskolas studentkår 1982,5 1516,21591 Teckenspråkstolkarnas Studentkår i Stockholm, 47 47 Tekniska Högskolans studentkår 9110,5 5080,21591 Skandinaviska kiropraktorhögskolans studentkår 95 95 Dans och Cirkushögskolans studentkår 53,5 53,5 Kåren vid Fotoskolan i Stockholm 63 63

Kår Antal medlemmar Studentrådsmandat Försvarshögskolans studentkår 541 541 Club Mejan 22 22 Hyper Islands Studentkår 22 22 Diagonal Studentförening, Folkuniversitetet 23 23 DISK 1246,5 1148,21591 Ersta Sköndals studentkår 299 299 Studenter vid Medieinstitutet vid Stockholms 27,5 27,5 Sälj & Marknadshögskolans studentkår 17 17 Studentkåren vid Stockholms dramatiska högskola 130 130 Stockholms Elementära Teaterskolas studentkår 15 15 Grafikskolans elevkår 30 30 Stockholms Tekniska Instituts Studentkår 29 29

Ärende 4.5. Ansökan om kårföreningsstatus: Bokcirkel utan puckon Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 4.5. Ansökan om kårföreningsstatus: Bokcirkel utan puckon Bakgrund Bokcirkel utan puckon har inkommit med en ansökan om att få kårföreningsstatus. Kårföreningssekreteraren har granskat ansökan och rekommenderar att styrelsen godkänner den. Bifogat finner ni hennes rekommendation. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att bifalla Bokcirkel utan puckons ansökan om kårföreningsstatus Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 4.6. Ansökan om kårföreningsstatus: F! Studenter Stockholm Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 4.6. Ansökan om kårföreningsstatus: F! Studenter Stockholm Bakgrund F! Studenter Stockholm har inkommit med en ansökan om att få kårföreningsstatus. Kårföreningssekreteraren har granskat ansökan och rekommenderar att styrelsen godkänner den. Bifogat finner ni hennes rekommendation. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att bifalla F! Studenter Stockholms ansökan om kårföreningsstatus Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 4.7. Ansökan om medel från doktorandombud Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 4.7. Ansökan om medel från doktorandombud Bakgrund Studentkårens doktorandombud Fredrik Charpentier Ljungqvist har inkommit med en ansökan om medel utöver sin enhetsbudget för att kunna trycka en mindre utgåva av rapporten från den doktorandenkät som gjordes förra året. Summan det rör sig om är 10 000, något som ryms inom styrelsens disposition. Presidiet anser att det här är ett väldigt bra ändamål att lägga sådana medel för, då det både är en viktig del av vårt arbete för forskarstuderande såväl som något som har varit väldigt uppskattat från universitetets håll. Beslutsförslag Presidiet föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att bevilja att medel om 10 000 kronor tas från styrelsens disposition till doktorandombudsenheten Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 5.1. Kapitalförvaltning och placeringspolicy Avsändare Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 5.1. Kapitalförvaltning och placeringspolicy Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 5.2 Rekrytering av ekonomiansvarig Avsändare Ordförande Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 5.2. Rekrytering av ekonomiansvarig Då SUS ekonomiansvariga blev arbetsbefriad den 4 april, fram till dess att hans anställning upphör den 4 oktober, behöver vi nu rekrytera en ny ekonomiansvarig. I vanliga fall är det verksamhetschefen som håller i rekryteringar, men då Kristin har och framgent under våren kommer att ha fullt upp med rekryteringen av nästa års förtroendevalda, så kommer ordförande att hålla i rekryteringen. Dock så kommer ansvaret för rekryteringen att ligga på en rekryteringsgrupp där bland annat verksamhetschefen ingår. Bifogat finner ni nuvarande förslag på rekryteringsplan, och i den kan ni se att jag hoppas att kunna ha hittat en ny ekonomiansvarig innan maj månad är slut. Dock så har vi i vår stadga en bestämmelse som säger att styrelsen enbart får fatta beslut av expeditionskaraktär efter att kårvalsresultatet är kungjort, det vill säga den nionde maj. Detta i kombination med att det är styrelsen som tillsätter och säger upp kårens tjänstemän gör att vi måste ta ställning till hur vi vill göra med denna situation. Efter att ha konsulterat med en av kårrevisorerna har jag landat i två möjliga alternativ: antingen så bryter styrelsen mot stadgan och beslutar om tillsättning av ny ekonomiansvarig när en sådan har hittats, och står sedan till svars inför fullmäktige för det beslutet. Min bedömning är att både fullmäktige och revisorerna ser vikten av att en ny ekonomiansvarig tillsätts så snart som möjligt. Det andra alternativet är att styrelsen delegerar rätten att besluta om tillsättning av ny ekonomiansvarig, exempelvis till presidiet och verksamhetschef. Den sista är en lösning som inte bryter mot stadgan, men som däremot gör att styrelsen inte får det sista ordet i vem som blir ny ekonomiansvarig. Att vänta och låta den nya styrelsen som tillträder den första juli ser jag inte som ett alternativ. Förutom att diskutera tillvägagångssättet så vill jag gärna ha styrelsens input vad gäller kravprofil. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Ärende 4.2. Representationspolicy Avsändare Ledningsgruppen Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 5.3. Kommunikationspolicy Bakgrund Malin Gard har tillsammans med Anna Edsälv på kommunikationsenheten tagit fram en kommunikationspolicy för studentkåren. Policyn har behandlats internt enligt de riktlinjer för policys som togs fram förra året. Det innebär att policyn varit uppe två gånger vänder i ledningsgruppen, den ena gången för diskussion och den andra gången som beslutspunkt. Policyn antogs av ledningsgruppen den 3 april. Nästa steg i processen är att styrelsen ska behandla policyn under en diskussionspunkt, för att på ett efterföljande möte besluta om huruvida den ska antas eller ej. Kommunikationspolicyns syfte Syftet med denna kommunikationspolicy är att den på ett enkelt och tydligt sätt ska beskriva studentkårens övergripande principer för kommunikation. Ett planerat och strategiskt arbete med kommunikation hjälper oss att på bästa sätt utföra vårt uppdrag, att nå våra verksamhetsmål och vår vision om ett Stockholms universitet i världsklass Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Datum Antagen av 2014-04-03 Ledningsgruppen Handläggare Malin Gard Kommunikationspolicy Bakgrund Studentkåren bevakar och medverkar i utveckling av utbildning och förutsättningar för studier vid Stockholms universitet och vi företräder studenters gemensamma intressen. Vi arbetar för att våra medlemmars tid som studenter blir den bästa möjliga. För att kunna arbeta effektivt är det viktigt att vi har en tydlig och sammanhållen intern och extern kommunikation. Syfte Syftet med denna kommunikationspolicy är att den på ett enkelt och tydligt sätt ska beskriva studentkårens övergripande principer för kommunikation. Ett planerat och strategiskt arbete med kommunikation hjälper oss att på bästa sätt utföra vårt uppdrag, att nå våra verksamhetsmål och vår vision om ett Stockholms universitet i världsklass. Mål Vårt mål är att policyn ska lägga grunden för ett planerat, gemensamt och målinriktat kommunikationsarbete. Kommunikation är inget självändamål, men rätt använd är den ett effektivt styrmedel som hjälper oss att nå våra uppsatta mål. Vårt kommunikationsarbete ska genomsyra all vår verksamhet och ses som en naturlig del i planer och beslut som rör vår verksamhet. Ett mål eller ett beslut som inte kommuniceras är nästan omöjligt att nå. Avgränsningar Policyn gäller för alla enheter på studentkåren undantaget tidningen Gaudeamus. Policyn gäller inte för studentråd, kårföreningar eller andra parter knutna till studentkåren. Ansvarsfördelning God kommunikation kommer inte av sig själv utan den skapas av ledning, chefer och alla medarbetare. Ansvaret för intern information och kommunikation ligger på ledningsgruppen. Arbetsledarna ska ge sina medarbetare den information de behöver i det dagliga arbetet och se till att de är väl informerade om studentkårens verksamhet. Presidiet och verksamhetschefen har ansvar för att informera om studentkårens vision, mål, strategier och värdegrund. Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se

Alla medarbetare är ansvariga för att själva hålla sig tillräckligt informerade för att kunna sköta och utveckla sitt arbete. Att dela med sig av kunskaper, idéer och synpunkter är viktigt för den interna kvaliteten och effektiviteten. Det är också viktigt för ett gott arbetsklimat. Studentkårens kommunikationsenhet har huvudansvaret för att ta fram studentkårens officiella externa informationsmaterial. I de fall medarbetare eller enheter tar fram informationsmaterial ska alltid kommunikationsenheten kopplas in för att se över och ge feedback på texter och hjälpa till med layout. Kommunikationsenheten ansvarar för studentkårens officiella kommunikation i digitala kanaler. Inom studentkåren ligger ansvaret på att uttala sig officiellt till media om studentkårens verksamhet på presidiet. I vissa fall kan enskilda medarbetare uttala sig om sina respektive expertområden. Mediekontakter ska alltid ske i samarbete med studentkårens kommunikationsenhet. Kommunikationsenheten ansvarar för att alla nya medarbetare får en introduktion i hur studentkåren arbetar med kommunikation. Ansvaret för att detta policydokument årligen revideras, implementeras och efterföljs vilar på kommunikationsansvarig och ledningsgruppen. Övergripande principer för vår kommunikation I studentkårens uppdrag ingår att företräda studenters gemensamma intressen och vi garanterar studenter inflytande över sin utbildning, därmed berör vårt arbete alla studenter vid Stockholms universitet. Därför är det viktigt att vi har en dialog med våra medlemmar, studenter och universitetet så att vi tillsammans kan skapa det universitet vi vill ha. Studenter på Stockholms universitet har en självklar rätt att få information och vägledning om studentkårens stödfunktioner, påverkansarbete, planer och beslut och hur de själva kan påverka och kan komma att påverkas av dessa. Studentkårens visuella identitet som regleras i vår grafiska profil, tillsammans med denna kommunikationspolicy ligger till grund för hur vi vill profilera oss och hur vi vill uppfattas. Vår kommunikationspolicys kärnvärden har sitt ursprung i vår värdegrund, som beskriver våra gemensamma och grundläggande värderingar och berättar hur vi vill uppfattas. Vår kommunikation ska vara: 2 (3)

Öppen Vi tar initiativ till kommunikation, vi väntar inte tills den efterfrågas. Vi skapar mötesplatser och öppnar upp för dialog, vi lyssnar och diskuterar. Vi förmedlar våra kunskaper och erfarenheter med varandra och med studenter och andra intressenter. Transparens är viktigt. Vi berättar hur, och hur väl vi utför vårt arbete. Vi kommunicerar och delar med oss i både med- och motgång. Tillgänglig All kommunikation ska vara lätt tillgänglig och tydlig för alla. Vi använder ett tillgängligt och inkluderande text- och bildspråk. Vi finns och syns där våra studenter och medlemmar befinner sig. Hos oss är alla välkomna. Vi motverkar och förebygger diskriminering, både på universitetet och i vår egen organisation, detta är viktigt att tänka på när vi kommunicerar. Personlig Vi vill i vår kommunikation visa fram människorna som arbetar på studentkåren. Vår kommunikation ska vara personlig och inbjuda till dialog. Vi undviker högtravande myndighetsspråk. 3 (3)

Ärende 6.1. Rapport Avsändare Valnämndsordförande/Projektledare kårvalet Till styrelsemöte nr 18 2014-04-16 6.1. Rapport från valnämndsordförande 140414 Jag är sedan en vecka tillbaka arvoderad på 50 %. Arbetet fortskrider framåt, men med vissa komplikationer som ställer till det. Då Malin Gard gått på mammaledighet har kommunikationsavdelning haft mycket att göra, vilket lett till vissa förseningar av material till kårvalet. Vidare har valnämnden ställts inför ett nytt problem gällande utsändandet av information kring valförfarandet till SUS medlemmar. Tidigare år har detta gjort genom Gadden, men det är inte möjligt i år. För att inte vara stadgevidriga ska vi skicka ut informationen per post till alla medlemmar senast tio dagar före sista valdag. Jag arbetar på att hitta en lösning. Vi kommer ha valstationer utanför tunnelbanan, i glasrummet, i Gallerier i Studenthuset, på Kräftriket (ej 100 % klart än) och en ambulerande station. Stockholms stads valnämnd kommer ha en station för förtidsröstning till EP-valet utanför universitetsbiblioteket. Jag har träffat nämndens ordförande och vi kunde konstatera att våra valstationer troligtvis inte kommer påverka varandra. Alla valfunktionärer som kommer arbeta under valveckan är klara. Jag har under senaste veckorna jobbat lite över min arvoderingsnivå för att inte hamna för långt efter. Nästa år kan posten med fördel arvoderas på 50 % något tidigare. I år är det visserligen extra bökigt med alla röda dagar som infaller precis före valet. En något dyster rapport, men jag har gott hopp om ett lyckat val. Charlotte Wöhlecke Valnämndsordförande 2014 Stockholm University Student Union Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Universitetsvägen 2A 114 18 Stockholm www.sus.su.se