1(6) Närvarande: Björn Carlqvist (Vårdalinstitutet) Ingemar Carlstedt (vicedekanus forskning och infrastruktur Med fak) Colm Doyle (chef för bibliotek och IKT Med fak) Viveka Ekström (sekr) Sofia Glimvall (studentkåren) Lars Hansson (gruppchef HVS) Inger Hallström (prefekt HVS) Göran Jönsson (driftsledare VVH) Hannie Lundgren (forsknings- och utvecklingsansvarig, Region Skåne) Maria Mellin (ekonom VVH) Bengt Sivberg (ordf VVH) Göran Thomé (utbildningschef Med fak) Utdelade skrivelser: Bil 1/ Minnesanteckningar från VVH:s budgetgrupp 080131 samt 080215 Bil 2/ Städkostnader Bil 3a/ Minnesanteckningar från VVH:s arbetsmiljögrupp 080217 Bil 3b/ Samordning av arbetsmiljöarbete inom VVH Bil 4/ Förslag till budget för service i VVH 2008 Bil 5/ Förslag till upplåtelseavtal inom VVH inkl ritning Avskrivningar år 2007 Utfall för service i VVH 2007 Förslag till ombyggnationer och underhåll 2008 Minnesanteckningar från Arbetsgruppen för reception 080214 Valda skyddsombud för verksamheter i VVH Ärende Diskussion/beslut 1. Kallelse Godkännes med 3 extrapunkter: a/ Utvecklingsmöjligheter för receptionen b/ Uppbyggnad av videokonferensstudio c/ Behov av extra utrustning och plats för studenter inför ev. flyttning av Avd för sjukgymnastik till VVH. 2. Justering av protokoll Lars Hansson utses att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 3. Föregående protokoll Läggs till handlingarna.
4. Information Bengt Sivberg informerar. 2(6) Skyddsombud är utsedda för verksamheter inom VVH, lista utdelas. Underskrift av de fackliga företrädarna beräknas ske inom kort. Därefter kan gemensamma skyddsronder genomföras. Hemsidan för VVH är under uppbyggnad. Personal inom VVH-Service och reception lägger in och uppdaterar informationen. Ang kökets ombyggnad. Göran Jönsson informerar. Offertförfrågningar har gått ut. Byggstart beräknas ske den 8 juni -08 för färdigställande omkring 15-20 augusti -08. Maria Mellin meddelar att Byggnadsenheten tagit ut för höga hyror i januari/februari. Detta kommer att korrigeras i mars månad. Hyrorna för 2008 är ännu ej fastställda då fastighetsägaren (Paulssons) ännu ej har sammanställt kostnaderna för de senaste ombyggnaderna. 5. Förslag till fördelningsprinciper för husgemensamma kostnader inom VVH VVH:s budgetgrupp har inlämnat förslag (bilagor 1, 2) till fördelningsprinciper, i enlighet med utdelade minnesanteckningar. Förslaget genomgås. Beslutas att: - Personalrummet nyttjas av samtliga hyresgäster och skall därför debiteras alla brukare i VVH. - Gruppens förslag till fördelning av städkostnader fastställs. Fördelningsprinciperna beräknas efter brukarnas städyta samt städfrekvens (bilaga 2). -Papperskostnader. Inga ändringar. Fördelningsprinciperna kvarstår i enlighet med styrelsens tidigare förslag inför styrelsemötet 071204, dvs fördelning efter förhyrda kvm.
3(6) - Receptionen Beslutas att 60% av heltidstjänst skall budgeteras som husgemensamt för 2008. Det är styrelsens uppfattning att receptionen organisatoriskt bör överföras från Inst för hälsa, vård och samhälle till VVH:service. Före beslut måste MBL-förhandlingar med berörda parter genomföras. s ordförande blir närmsta chef och arbetsledare. - Därtill beräknas utbildningsenheten köpa in ca 40% av heltidstjänst från VVH-Service för studentservice, t ex försäljning av kompendier, utdelning av skrivningar m m. - Utbildningsenheten köper in 25% av heltidstjänst från VVH-Service för schemaläggning av utbildningsprogrammen i VVH. - Kurssekreterare kan på timbasis tjänstgöra i receptionen för att möjliggöra raster och avbrott för person som arbetar 100% där. 6. Förslag till samordning av arbetsmiljön inom VVH Bengt Sivberg föredragande. Minnesanteckningar från VVH:s arbetsmiljögrupp 080217 samt dokument (bilagor 3a, 3b). Styrelsen beslutar att utse följande funktionärer som samordnare för arbetsmiljöarbetet: Bengt Sivberg, koordinator (5%) Göran Jönsson, brandskyddsansvarig (inom tjänsten). Elsie Clarin, administration (10%) Fysisk arbetsmiljö. Klagomål på buller från kopiatorer, skrivare, störande samtal mm har framförts från anställda på plan 3 norr, som sitter i öppna kontorslandskap. Tidigare uppsatta dörrar till kontorslandskap, där samma problem påtalats, har visat sig ha god effekt för att minska bullerproblemen.
4(6) Ingemar Carlstedt påpekar att små ingrepp till rimlig kostnad, som ger likvärdig arbetsmiljö för de anställda, bör tillstyrkas. En princip som f ö tillämpas på BMC. Styrelsen beslutar tillstyrka inköp samt uppsättning av 4 glasväggar i de öppna kontorslandskapen (304A, 360C, 370C samt 357A) för att avhjälpa och förebygga bullerproblem. Introduktion av nyanställd personal. Styrelsen beslutar att arbetsmiljöfunktionärer skall medverka vid introduktion av nyanställd personal. 7. Utfall av 2007 års budget samt förslag till budget för år 2008 Maria Mellin delar ut sammanställning och ger kommentarer till utfallet för VVH under 2007. Budgeten har hållits inom ramarna. Göran Jönsson meddelar att avtalen för kopieringsmaskinerna har sagts upp till sommaren. Nya avtal skall upprättas. Meddelas vidare att städavtalet kommer att sägas upp före 30 juni 2008. Diskuteras principer för finansiering av flyttkostnader inom VVH. Om flytten är tvingande skall kostnaderna belasta VVH gemensamt, men utgår flyttkostnaderna från forskargruppens egna önskemål skall dessa belasta gruppen. Budget 2008 (bil 4). Bengt Sivberg/Maria Mellin föredragande: Den utdelade budgeten för 2008 genomgås och fastställs. 8. Upplåtelseavtal inom VVH för 2008 och tillsvidare Bengt Sivberg, Maria Mellin och Göran Jönsson har träffat samtliga gruppchefer för diskussion ang principer för lokaluthyrning (bil 5). Lokaler/rum kan endast upplåtas av VVH med omfattning 50 eller 100%. Annan uthyrning får regleras direkt mellan brukarna. Upplåtandeavtalen är under färdigställande. Meddelar Ingemar Carlstedt att LU:s ekonomienhet kommer att införa ny
5(6) kostnadsmodell för debitering av OHkostnader där varje verksamhet skall bära sina egna kostnader. 9. Ersättning från medicinska fakulteten för tomma lokaler i VVH under år 2007 Bengt Sivberg föredragande. Det har visat sig oklart hur tomma lokaler finansierats under tidigare år. Frågan måste utredas. Sten Wennerström, tidigare kanslichef på medicinska fakulteten, skall kontaktas för att få ett bättre underlag. Ingemar Carlstedt/Bengt Sivberg utreder. Påpekas att lika ekonomiska villkor bör tillämpas på fakultetens tre centra BMC, CRC och VVH. 10. Förslag till namnbyte för VVH Bengt Sivberg föredragande. Förslag till namnbyte för Vårdvetenskapens hus (VVH) diskuteras. Tanken är att skapa analoga namn på fakultetens tre centra för en slagkraftigare profil. Mötesdeltagarna uppmanas att tänka över ett sådant namnbyte och ge ev förslag. Ett möjligt namn är Health Research Center (HRC). Informationsmaterial med gemensam layout, men med olika undertext, för fakultetens tre centra efterlyses. Johanna Sandahl, informationschef på fakulteten skall kontaktas i frågan. Fakultetens gemensamma styrgrupp för husfrågor kommer att ta upp frågan på sitt nästa sammanträde. 11. Receptionens informationsservice Colm Doyle ger förslag till en datorstyrd informationsskärm i anslutning till receptionen. Förslaget gäller inköp av program samt en 38-42 skärm för information, innehållande dels lokal fil med nyheter inom VVH, dels fakultetsnyheter samt dels pressinformation. Kostnad ca 40.000 kr. Styrelsen ställer sig positiv till förslaget. Colm Doyle får i uppdrag att närmare undersöka förutsättningar och kostnader. 12. Videokonferensstudio Colm Doyle föreslår vidare inköp av kamera, ljudanläggning samt projektor för inrättande av en videokonferensstudie på plan 2
6(6) (rum B219A). En enkät för att utreda behovet kommer att skickas ut av Colm Doyle till VVH:s brukare innan beslut fattas. 13. Studentresurser Sofia Glimvall väcker frågan om utrustning och plats för studenter, t ex kylskåp, uppehållsrum m m, i samband med ev. flyttning av Avd för sjukgymnastik till VVH. Frågan skall utredas betr schemaläggningar etc. 14. Nästa sammanträde Nästa sammanträde hålls torsdagen den 3 april 2008 kl 13.00 15.30 i VVH. Kallelse utgår. Mötet den 11 mars utgår. Vid protokollet: Viveka Ekström Justeras: Bengt Sivberg Lars Hansson