WSPs affärsprinciper UNITED BY OUR DIFFERENCE
WSPs affärsprinciper vägleder oss i alla affärsbeslut. De styr också sättet som vi uppträder och agerar på i vår dagliga verksamhet. Affärsprinciperna har fastställts av koncernledningen och gäller för alla WSPs verksamheter och anställda. Reglerna revideras årligen och vi välkomnar våra medarbetare att höra av sig med synpunkter. Chris Cole Koncernchef, WSP Group 2 WSPs affärsprinciper
Vision och värderingar To be the outstanding supplier of specialist and integrated services in the built and natural environment. WSPs vision och värderingar är fast förankrade i vår affärsverksamhet vilket också avspeglar sig i vår företagskultur. Vi förbättrar ständigt vårt sätt att arbeta och leverera tjänster för att möta omvärldens förväntningar. Värderingarna är de grundpelare som WSPs kultur vilar på. De motiverar oss att göra vårt allra bästa och leverera lösningar av yttersta kvalitet till våra kunder. Förtroende är en av de värdefulla värderingar som genomsyrar all affärsverksamhet. Att agera med ärlighet och integritet är nära förknippat med förtroende och vi förväntar oss detsamma från våra kunder och samarbetspartners. Affärsprinciperna är integrerade i allt vi gör, i alla projekt, stora som små. De sätter sin prägel på arbetsmiljö, hantering av leverantörer och resursanskaffning. Våra värderingar Förtroende Samverkan Kvalitet och engagemang Hållbarhet Nytänkande WSPs affärsprinciper 3
WSPs affärsprinciper Affärsprinciperna följer best practise inom socialt ansvarstagande och vår hållbarhetsredovisning baseras på Global Reporting Initiative (GRI). Ekonomi Att leverera långsiktigt och varaktigt aktieägarvärde är mycket viktigt. Vi behöver en stark finansiell bas, dels för att fullfölja vårt sociala och miljömässiga ansvar och dels för hållbarheten och den långsiktiga utvecklingen i vår verksamhet. Affärsintegritet Vår inställning till affärsintegritet är klar och tydlig. Oärlig verksamhet fördärvar och förvanskar marknader och slösar med resurser. Vi fördömer korruption och oetiskt handlande och kräver transparens, integritet och ärlighet i alla aspekter av vår verksamhet. WSPs bolag med medarbetare och andra företrädare är förbjudna att, direkt eller indirekt, erbjuda eller godkänna betalningar, gåvor eller andra lockelser i syfte att skaffa sig otillbörliga fördelar. Vi tar inte emot gåvor, betalning eller tillskansar oss fördelar från någon annan person eller organisation i utbyte mot tjänster. WSP är införstådda med att förmedlingsprovisioner är förbjudet enligt lag i de flesta länder. I länder där detta inte är förbjudet och ingår i affärskulturen förblir de oacceptabla för WSP och våra medarbetare instrueras att rapportera alla sådana händelser till närmaste chef för vidare åtgärder. Våra medarbetare har tillåtelse att bjuda och låta sig bjudas på underhållning, mat och dryck under förutsättning att det håller sig inom modesta ramar och kostnader och följer lokal affärspraxis och lag. Det är inte tillåtet om det kan anses påverka affärstransaktionen, bryta mot någon tillämplig lag eller WSPs affärsintegritet. Alla affärstransaktioner ska registreras fullständigt och korrekt i enlighet med företagets redovisningsprinciper. Understödjande dokument ska finnas till hands, och noggrant beskriva varje överenskommelse. Vi tillhandahåller utbildning och interna instruktioner vad gäller WSPs affärsintegritet. Ett program för intern och tredjeparts revision finns också vars iakttagelser rapporteras till styrelsen. Rapportering En öppen och flerspråkig telefonlinje finns tillgänglig via en extern organisation. Genom denna förväntas alla medarbetare, underkonsulter och affärspartners anmäla ev misstanke om felaktigheter eller överträdelser mot affärsprinciperna. All rapportering hanteras konfidentiellt. En intern ombudsman utreder och rapporterar vidare till styrelsen men låter uppgiftslämnaren vara anonym. Alla medarbetare och chefer förväntas samarbeta fullt ut under pågående utredning. En uppgiftslämnare blir aldrig straffad eller tillrättavisad. Skulle någon form av repressalieåtgärd uppdagas vidtas disciplinära åtgärder. Affärspartners Vi eftersträvar affärsrelationer som gagnar båda parter. Förmågan att följa våra affärsprinciper är den dominerande faktorn när det gäller att avgöra om en relation ska inledas eller fortgå. Vi kräver att alla våra samarbetspartners accepterar och fogar sig efter WSPs affärsprinciper. Dessa ska alltid ingå i våra standardvillkor och alla former av överenskommelser. 4 WSPs affärsprinciper
WSPs affärsprinciper 5
6 WSPs affärsprinciper
Medarbetare Vår verksamhet bygger på den kunskap och kompetens som våra medarbetare besitter. Vi ägnar en betydande del av våra resurser och våra investeringar till att rekrytera och behålla medarbetare. Vårt mål är enkelt och tydligt. Att vara den mest attraktiva arbetsgivaren inom alla våra verksamhetsområden. Att rekrytera talangfulla och kompetenta medarbetarna är en avgörande framgångsfaktor. Stora satsningar görs för att attrahera nyutexaminerade studenter världen över. Studentevenemang på WSPs kontor och medverkan på högskoledagar är exempel på relationsskapande aktiviteter. WSP som arbetsgivare främjar jämställdhet och mångfald. Vår framgång är beroende av våra medarbetare och deras utveckling. Vi eftersträvar att alla medarbetare ska ha möjlighet att nå sin fulla potential och att alla personalrelaterade beslut tas utan påverkan av ovidkommande eller diskriminerande bedömningsgrunder. Vi eftersträvar att alla medarbetare har en bra arbetsbalans och ger möjlighet till arbetsrotation, delat arbete och flexibla arbetstider. Service Nyckeln till framgång ligger bland annat i hur vi levererar våra tjänster. Vi är öppna och ärliga i all vår kommunikation både internt och externt. Vi har personal runt om i vår organisation som svarar för att företaget följer lokala lagar och regler. Medarbetarna är WSPs företrädare gentemot kunder och omvärld och förväntas genom sitt beteende, uppträdande och arbete återspegla den höga kvalitet som kännetecknar WSP. Arbetsmiljö Att se till de anställdas hälsa och säkerhet är en viktig del av ledningens uppgift och vars och ens ansvar. Alla nyanställda informeras om vårt arbetsmiljöarbete och våra rutiner. WSP identifierar och förebygger arbetsmiljörisker för dem som arbetar för och på uppdrag av WSP. För anställda som arbetar i länder med ökade arbetsmiljörisker arbetar vi med förebyggande åtgärder såsom riskbedömningar, specialistutbildning och information. WSP levererar projekt världen över inom skilda lagstiftningar vad gäller arbetsmiljö och säkerhet. I varje land anpassar och implementerar vi WSPs arbetsmiljöregler, vilka generellt sett följer best practice värden över. Säkerhetsaspekterna i våra uppdrag är centrala och vi engagerar oss djupt för att i samarbete med våra kunder fokusera på säkerhet i de projekt där det är relevant. Miljö WSP erbjuder lösningar, kunskap och kompetens för att förbättra miljön globalt. Vi arbetar nära industriell verksamhet, kunder och myndigheter för att medverka till en hållbar utveckling i samhället. Vi ska alltid sträva efter att minska miljöpåverkan i de projekt vi är engagerade i och satsar kontinuerligt på utveckling och förbättring inom nyckelområden. Våra kunders verksamhet kan ha en direkt miljöpåverkan, speciellt gäller detta kunder inom byggsektorn. Vi förser våra kunder med relevant miljöinformation för att de ska kunna ta väl underbyggda beslut och använda bästa möjliga miljöteknik. Mänskliga rättigheter WSP diskriminerar inte på grund av kön, ålder, etnisk bakgrund, religion, sexuell läggning, hudfärg, handikapp eller politisk övertygelse. Som globalt företag inser vi vikten av Universal Declaration of Human Rights och stödjer fullt ut de principer som inbegrips i UN Global Compact, liksom ILO:s * Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work. Följande principer är centrala för WSP när det gäller att stävja att brott mot de mänskliga rättigheterna förekommer där våra anställda arbetar. WSP följer intentionerna i Ethical Trading Initiative Base Code, även för leverantörer i tillämpliga delar. * ILO - FN:s fackorgan för sysselsättningsoch arbetslivsfrågor. Foto: Erling Baasen Eide WSPs affärsprinciper 7
Samhälle WSP strävar efter att medverka till ekonomisk, social och hållbar utveckling i sina respektive värdländer och agerar på ett ansvarsfullt sätt i kunduppdrag. Vi arbetar för att lokal sysselsättning erbjuds via lokala kontor. Ett av WSPs affärsområden är inriktat på biståndsverksamhet med fokus på utvecklingsländer. Vi arbetar i första hand med hjälporganisationer, regeringsdepartement och andra sammanslutningar för att utveckla infrastruktur och strategier i behövande områden. Vi bidrar till välgörande ändamål och ickekommersiell sponsring för att stödja de samhällen vi är verksamma i. Detta är dock inte tillåtet om det kan påverka någon affärstransaktion eller vara oförenligt med våra affärsprinciper. Varje enskilt bolag inom WSP beslutar själv om bidrag till välgörande ändamål liksom sponsring. Vi bidrar dock aldrig till politiska organisationer eller låter oss anvisas av kunder för välgörande ändamål. Personligt uppträdande Vi kräver och förväntar oss ärlighet, öppenhet och hövlighet av alla medarbetare, affärspartners och leverantörer. Det betyder att alla ska agera på ett etiskt och professionellt sätt och möta alla människor med respekt för de mänskliga rättigheterna. Vi kräver att alla medarbetare direkt rapporterar till sin närmaste chef om någon form av kränkning enligt lag eller våra principer förekommer. Om insatserna är verkningslösa ska ärendet eskaleras för ytterligare utredning och åtgärd. Affärsprinciperna i det dagliga arbetet Vi bedöms efter vad vi gör, inte efter innehållet i ett dokument som detta. Nyckeln till framgång ligger därför i hur bra vi förstår och anammar affärsprinciperna i vår vardag och i vårt normala beteende. Chefer förväntas föregå med gott exempel, agera som förebilder och stödja dessa principer. Det är varje chefs ansvar att deras medarbetare får vägledning, stöd och utbildning i vad som är relevant för arbetet när det gäller WSPs affärsprinciper. Disciplinära åtgärder kan följa för den som inte rättar sig efter dessa affärsprinciper i enlighet med företagets formella disciplinära regler, inklusive avsked. 8 WSPs affärsprinciper
Vi bedöms efter vad vi gör, inte efter innehållet i ett dokument som detta. Nyckeln till framgång ligger därför i hur bra vi förstår och anammar affärsprinciperna i vår vardag och i vårt normala beteende. WSPs affärsprinciper 9
10 WSPs affärsprinciper
Riktlinjer för representation och gåvor Gåvor som ges eller tas emot av de anställda, leverantörer eller affärspartners, är en del av affärsverksamheten. Den policy och de riktlinjer som tas upp i denna broschyr är avsedda att utgöra en ram för koncernen i frågor om gåvor och representation. Företagsledning och chefer i alla våra bolag och divisioner har visat gott omdöme i dessa frågor och är fullt medvetna om den representations- och gåvopolicy som WSP har. Nedanstående riktlinjer är därför inte avsedda att begränsa eller försvåra, utan är ett redskap som ger råd och vägledning till WSPs medarbetare. WSPs medarbetare får inte erbjuda, begära eller ta emot någon gåva eller erbjudande som kan betraktas som muta eller bestickning - och därmed sannolikt påverka eventuella framtida affärsbeslut. WSP accepterar en blygsam gåva eller erbjudande som kan utveckla och underhålla goda affärsrelationer. Vi inser att vad som anses vara en acceptabel och blygsam gåva eller erbjudande i en företagskultur eller geografiskt område, kan vara olämpligt i en annan. Därför är beslutet om vad som utgör en blygsam gåva eller erbjudande i en viss region upp till styrelsen eller företagsledning på den lokala orten. Som generell riktlinje kan man använda tidningsrubriktestet. Ställ en hypotetisk fråga: Skulle jag vara bekväm om denna gåva eller erbjudande offentliggjordes i media? Om svaret är något annat än Fullständigt bekväm, bör gåvan inte ges eller tas emot. Vi har fastställt ett ramverk för att förtydliga vad som gäller: Ingen medarbetare ska erbjuda eller ta emot gåva eller erbjudanden ensam eller i hemlighet utan att meddela relevanta kollegor och/eller sin närmaste chef. WSPs medarbetare ska ta hänsyn till andra företags eller myndigheters policy avseende att erbjuda eller svara på erbjudanden om gåvor och erbjudanden. Kontanter eller kuponger ska aldrig erbjudas eller accepteras som gåva. WSPs medarbetare ska alltid följa alla lagar som gäller i landet. All verksamhet i samband med erbjudande eller mottagande av gåvor/gästfrihet ska vara öppen, tydlig och fullt identifierbar via en oberoende tredje part. Reklamgåvor Reklamgåvor av avsedda att bidra till att skapa goda förbindelser mellan företag. Sådan reklamgåva ska vara av förhållandevis obetydligt värde och antingen ha en direkt anknytning till givarens sortiment eller vara en enkel presentartikel. Kraven på reklamgåva är: lämnas till ett större antal personer och saknar inslag av personlig karaktär obetydligt värde (under 2012 är det ca 300 kr) är tryckt med företagets logga och tillhör företagets ordinarie utbud av reklamartiklar. Särskilt inköpta reklamgåvor som är julgåva är inte avdragsgilla. Representationsgåva Med representationsgåva menas en gåva som ges till ett företag eller representant för detta vid t ex en affärsuppgörelse. En sådan gåva ges för att inleda eller bibehålla affärsförbindelser och måste då ha ett omedelbart samband med verksamhetens rörelse. Representationsgåva, blomsteruppsättning, bokgåva eller liknande: Vid kunds jubileum. I stället för eller i samband med representationsmåltid. Avdrag medges med 180 kr + moms (under 2012). Personliga gåvor till våra kunder (speciellt inom den offentliga sektorn; stat, kommun, landsting), får inte vara av för personlig karaktär och inte heller av betydande belopp: Beloppen som finns gäller bara interna gåvor men man kan använda Institutet Mot Mutors tumregel: Jul/nyårsgåva 1 % av prisbasbeloppet. Kunds högtidsdag (50- eller 60 år) 3 % av prisbasbeloppet. WSPs affärsprinciper 11
WSP är ett globalt analys- och teknikföretag som erbjuder konsulttjänster för hållbar samhällsutveckling inom Hus & Industri, Transport & Infrastruktur och Miljö & Energi. Vi finns i 35 länder. I Sverige har vi omkring 2 400 medarbetare. Bredd och mångfald kännetecknar våra medarbetare, kompetensområden, kunder och typer av uppdrag. Vi är United by our difference. WSP Sverige Arenavägen 7 121 88 Stockholm-Globen Tel: 08-688 60 00 Fax: 08-688 69 99 www.wspgroup.se Jan_12_v1.3 UNITED BY OUR DIFFERENCE