Sida 1 av 5 Regler och riktlinjer för representation, gåvor och andra förmåner Inom LRF Samköp gäller förbud mot givande och tagande av förmån som utgör muta 1. Varje medarbetare 2 inom LRF Samköp är skyldig att i sina kontakter med kunder, leverantörer och liknande affärskontakter efterleva dessa riktlinjer. LRF Samköp bedriver en verksamhet inom vilken det är både lämpligt och nödvändigt att vid olika tillfällen representera externt. All representation ska ha ett direkt samband med LRF Samköps verksamhet. LRF Samköp tillämpar Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet (Näringslivskoden) som trädde ikraft den 1 september 2012. Mer information om förmåner i näringslivet finns i Näringslivskoden som finns tillgänglig på www.institutetmotmutor.se. Givande och tagande av alla typer av förmåner Externa gåvor Medarbetare inom LRF Samköp får ta emot gåva3 som har ett värde under 300 kr för mottagaren. Gåvorna samlas in och lottas ut bland medarbetarna. Medarbetare inom LRF Samköp får ej ta emot gåva som har ett värde överstigande 300 kr såvida inte närmaste chef godkänt detta. Motsvarande regler gäller vid givande av gåva. Interna gåvor För regler, riktlinjer och beloppsgränser se Lathund för representation och förmånsbeskattning. Middagar, nöjesarrangemang samt mindre event Syftet med middagar, nöjesarrangemang samt mindre event ordnade av samarbetspartners ska vara att skapa och bibehålla goda affärsrelationer. Det ska vara en nyttig och naturlig del i arbetet och ske på vardagar. Representation ska i möjligaste mån hållas inom gällande beloppsgränser 4 och kan vara av både extern och intern karaktär och ska vara godkänd av ansvarig chef före representationstillfället. DEFINITIONER 1 Med förmån avses enligt denna instruktion gåva, middagar och andra nöjesarrangemang, resor, studiebesök, utbildningar, konferenser och säljfrämjande arrangemang samt andra liknande förmåner till kund, leverantör eller annan affärskontakt. Med givande av muta och tagande av muta avses förmån som strider mot svensk lag. Med givande och tagande av förmån avses även erbjudande om förmån eller annat sådant initiativ. 2 Med anställda, arbetstagare eller medarbetare avses även uppdragstagare anlitade av LRF Samköp. 3 Gäller både personlig gåva och gåva till företaget. DEFINITIONER Sida 1 av 5
Sida 2 av 5 Öl och vin får ingå i representationskostnaden vid middag eller supé i den mån det ryms inom gällande alkohol och drogpolicy. Inbjudningar till middagar, mingel och nöjesarrangemang får accepteras om det rör sig om en normal middag och/eller om arrangemanget är måttfullt och har betydelse för affären. Samtliga aktiviteter ska godkännas av närmaste chef samt redovisas öppet i Outlook och på tavlan. Upprepade inbjudningar från kund, leverantör eller annan affärskontakt till samma person inom LRF Samköp under kortare tidsperioder ska undvikas. Endast i undantagsfall representerar LRF Samköp med anhöriga till anställda. Undantag från detta kan lämnas av närmaste chef, som vid sin bedömning ska iaktta stor restriktivitet. I samband med pågående affärsförhandlingar är middagar och nöjesarrangemang, utöver normala arbetsmåltider förbjudna. All form av representation ska redovisas med kvitton på underlag eller bifogat till faktura (First Card) där det ska framgå datum för och ändamålet/syftet med representationen eller gåvan. Namn på de personer som deltagit i representationen eller mottagit gåvan samt vilken organisation de företräder ska också framgå på redovisningen. Resor, studiebesök, utbildningar och konferenser Resor, studiebesök, utbildningar och konferenser ska vara en nyttig och naturlig del i arbetet och ska godkännas av närmaste chef. Förutsättning för att deltagande ska godkännas är att innehållet är seriöst och att det finns ett fastlagt program. Det är inte tillåtet att acceptera inbjudan för anställdas anhöriga. LRF Samköp ska svara för kostnaderna för resa och logi. För beloppsgränser och riktlinjer hänvisas till Lathund för representation och förmånsbeskattning. Förmåner 5 Förmån får inte ges eller tas emot då syftet är eller misstänks vara att påverka mottagarens beslut. Förmån som lämnas eller tas emot ska vara måttfull och lämnas öppet samt utgöra nytta och vara en naturlig del i tjänsteutövningen. Förmån får aldrig lämnas eller tas emot om den är förenad med villkor om motprestation från mottagaren. 4 Se Lathund för representation och förmånsbeskattning 5 Med förmån avses enligt denna instruktion gåva, middagar och andra nöjesarrangemang, resor, studiebesök, utbildningar, konferenser och säljfrämjande arrangemang samt andra liknande förmåner till kund, leverantör eller annan affärskontakt. Med givande av muta och tagande av muta avses förmån som strider mot svensk lag. Med givande och tagande av förmån avses även erbjudande om förmån eller annat sådant initiativ. Sida 2 av 5
Sida 3 av 5 Otillåtna förmåner Förmåner som aldrig är tillåtna: Penninggåvor och liknande. Penninglån, ställande av säkerheter, eftergifter av fordringar och liknande på villkor som inte är marknadsmässiga. Arbete hos mottagaren eller leverans av varor eller tjänster för privat ändamål som inte är på marknadsmässiga villkor. Förmåner som är förenade med villkor att utföra något för givaren. Dold extern provision till anställd. Vid tveksamhet om förmån är tillåten Medarbetare ska redovisa förmåner som riskerar att avvika från denna instruktion till sin närmaste chef för bedömning om förmånen får tas emot. Om tveksamhet kvarstår ska förmånen inte lämnas eller tas emot. Överträdelse Om en medarbetare blir medveten om brott mot dessa riktlinjer måste det rapporteras till närmaste chef eller VD. Att medvetet bryta mot dessa riktlinjer kan resultera i varning och påföljd. VD och avdelningschef inom LRF Samköp är ansvarig för att dessa riktlinjer efterlevs. Avsteg Avsteg från riktlinjerna kan endast medges av LRF Samköps VD. Avsteg görs endast i undantagsfall och skälen för detta ska dokumenteras i varje enskilt fall, dokumentationen ska finnas öppet och tillgängligt för styrelsen. Sida 3 av 5
Sida 4 av 5 Lathund för representation och förmånsbeskattning LRF Samköp har beslutat vad som är högsta skäliga belopp att representera för utifrån olika typer av representation. Nedanstående belopp är bestämda till en sådan nivå att förmånsbeskattning inte blir aktuell, se kolumn två i tabellen. Kolumn tre visar Skatteverkets bestämmelser för högsta belopp som man får göra momsavdrag på. D v s det belopp som bokförs på konto för representation intern/anställda respektive representation extern/ej anställda. Den sista kolumnen ger besked om förmånsbeskattning blir aktuell, så länge representationen håller sig inom de gränser som givits innan. Typ av representation Extern representation Måltid (lunch, middag och supé) Enklare måltid (frukost, förfriskningar) Styrelsesammanträde 1 (enklare förtäring) Intern representation LRF Samköps gräns för högsta tillåtna belopp att representera för, exkl. moms Högsta belopp för momsavdrag enligt Skatteverket 1 100 kr/person 90 kr/pers. Nej 150 kr/person 60 kr/pers. Nej 300 kr/person 60 kr/pers. Nej Förmånsbeskattning Måltid 1 100 kr/person 90 kr/pers. Ja/Nej 2 (lunch, middag och supé) Enklare måltid 150 kr/person 60 kr/pers. Ja/Nej 2 (frukost, förfriskningar) Personalfest Utifrån lönsamhet Nej (högst 2 ggr per år) måltid 3 90 kr/pers. och kringkostnader 180 kr/pers. Teaterbesök och liknande 600 kr/person 180 kr/pers. Nej Gåvor till ej anställda Representationsgåvor i samband med högtidsdag, helg eller begravning 1 000 kr Inget moms avdrag Nej Sida 4 av 5
Sida 5 av 5 Gåvor till anställda Julgåva 5 360 kr/person 450 kr inkl. Sedvanlig jubileumsgåva 1 025 kr/person 1 350 kr inkl. Minnesgåva 6 (vid 50 års uppvaktning och vid anställningens upphörande) 5 000 kr/person och tillfälle inkl. blommor 10 000 kr inkl. 450 kr inkl. 1 350 kr inkl. 10 000 kr inkl. Blomsterbuketter 500 kr/person 500 kr/person Nej Reklamgåvor 4 och 5 280 kr/person 350 kr inkl. Interna/Externa möten som inte är representation Planeringsdagar Konferenser Utbildning/kurser/seminarium Nej Ja/Nej 2 Ja/Nej 2 Ja/Nej 1 Moms för enklare måltid får dras av vid revision och styrelsesammanträde, ej avdragsgillt för lunch eller middag. 2 Ja, om möte, planeringsdagar och konferens hålls mer frekvent varje eller varannan vecka. 3 Jullunch eller julmiddag betraktas som personalfest. 4 Med reklamgåvor avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde och med företagslogga. 5 Annat belopp kan vara aktuellt om momsen är annan än 25 %. 6 Skattefrihet endast om gåva inte ges vid mer än ett tillfälle utöver anställningens upphörande. Beloppsgräns för 25 års gåva beslutas av HR. Sida 5 av 5