Patientsäkerhets- och kvalitetsberättelse för Elevhälsans medicinska insats, EMI År 215 216225 Maria Håkansson
2
Verksamhetens mål för patientsäkerhetsarbetet SFS 21:659, 3 kap. 1 och SOSFS 211:9, 3 kap. 1 Det övergripande målet för patientsäkerhetsarbetet är att patientsäkra verksamheten genom kvalitetsarbete och egenkontroll. För år 215 hade EMI följande mål; Riskanalys av tillväxt genomföras Kollegial journalgranskning genomföras Kollegial handledning genomföras Arbetet med Kvalitetsledningssystemet ska fortsätta under 215 Ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 21:659,3 kap. 9 och SOSFS 211:9, 7 kap. 2, p 1 Verksamhetschefen för EMI enligt HSL har det formella ansvaret för patientsäkerhetsarbetet. I Östra Göinge kommun är Maria Håkansson verksamhetschef enligt HSL för elevhälsans medicinska insats sedan mars 215. Verksamhetschefen är ansvarig för avvikelsehantering och Lex Maria-anmälan. I EMIs Metodboken finns riktlinjer kring patientsäkerhetsarbetet. Verksamhetschefen som är ytterst ansvarig för verksamheten svarar för att synpunkter och klagomål hanteras och att vi ändrar vår arbetssätt så att inga vårdskador uppstår. Verksamhetschefen är vidare ansvarig för att informera elev/vårdnadshavare om en vårdskada inträffat. Skolsköterskorna och skolläkaren är skyldiga att rapportera vårdskador eller risk för vårdskada till verksamhetschef. Rutiner för egenkontroll samt vilken egenkontroll som genomförts under året SOSFS 211:9 5 kap. 2 Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem. Verksamhetschef gör tillsammans med systemadministratör loggkontroller i journalsystemet PMO för skolsköterskor och skolläkare en gång per månad med uppehåll i juli. Två skolsköterskors loggar kontrolleras var annan månad och två skolsköterskor och skolläkaren var annan månad. Skolhälsovårdsjournalerna granskas i samband med detta. Systemadministratören väljer slumpvis ut två journaler från respektive skolsköterska/skolläkare och verksamhetschef granskar journalerna avseende rätt mall, kontakttillfälle, sökord enligt skol- VIPS, att eleven har blivit kontrollelev om den ska det och att eleven i så fall finns på väntelistan. Vidare tittar verksamhetschefen på språkbruk och att anteckningen är signerad. Efter granskningen återkopplar verksamhetschefen till berörd skolsköterska och skolläkaren om behov av det finns. 3
Kollegial dokumentationsgranskning görs ca en gång per termin. Skolsköterskorna har då avidentifierat journalhandlingen och vi tittar på dokumentationen tillsammans. Rapporter på antal kontakttillfällen/skolsköterska körs en gång per månad. Årshjul för respektive skola har införts under året. I årshjulet ligger vårt basprogram med hälsobesök, vaccinationer och kontrollelever samt administrativa uppgifter som ska göras under året. Årshjulet tas upp på varje EMI-möte, detta för att se att arbetet ligger i fas med planeringen så allt hinns med under läsåret. Inga patientnämndsärenden har inkommit. Vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 21:659, 3 kap. 1 p 1-2 Journalgranskning av skolhälsovårdsjournaler sker varje månad i samband med loggkontrollen. Årshjul har införts för varje skola, för EMI och för verksamhetschef. Varje skolsköterska har behörighet att slå samman journaler och arkivera sina egna journaler i PMO-modulen arkivering. Elever med skyddad identitet dokumenteras nu i PMO, tidigare hade de pappersjournaler. På varje EMI-möte tas de avvikelser som inkommit sedan förra mötet upp och diskuteras samt svar på de avvikelser som skickats till extern aktör. Patientlagen som trädde i kraft 1 januari har alla skolsköterskor läst och vi har anpassat våra rutiner utifrån den bl.a. genom att vi tagit fram gemensam information som skickas hem till vårdnadshavare i samband med hälsobesöken. Verksamhetschefen har gjort verksamhetsbesök på samtliga skolor i kommunen. Genomgång görs utifrån Riksföreningen för skolsköterskors mall Kvalitetsmått för elevhälsans medicinska insats. 215 års verksamhetsbesök låg fokus på hygienrutiner och arbetsbelastning. Rutiner för att identifiera risker i verksamheten SOSFS: 211:9, 5 kap. 1 Rutiner för avvikelsehantering och Lex Maria anmälan finns i Metodboken. Varje skolsköterska är skyldig att rapportera till verksamhetschefen om de upptäcker brister i verksamheten. På varje EMI-möte finns en punkt, kvalitetsarbete, där lyfts bl.a. risker som kan finnas i verksamheten. Riskanalyser inom våra olika processer görs. Under året har process vaccination utarbetats och riskanalys har gjorts. Detta har medfört att våra rutiner kring vaccinations har uppdaterats. 4
Rutiner för händelseanalyser SFS 21:659, 3 kap. 3 Vid händelseanalyser används Socialstyrelsens Riskanalys och händelseanalys. Verksamhetschef är ansvarig för att genomföra händelseanalyser. Rutiner för händelseanalys finns i Metodboken. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 211:9,4 kap. 6 Samverkansavtal finns mellan EMI och Barn- och ungdomspsykiatriska kliniken samt Barn och ungdomshabiliteringen i Kristianstad angående kontroller av elever som medicinerar med centralstimulantia. Det finns även överenskommelse mellan kommunens båda vårdcentraler och EMI angående hur vaccineringen av nyanlända barn ska bedrivas, remittering för PPD och samverkan kring att barnen blir kallade på hälsoundersökning av nyanlända på vårdcentralerna. Vidare finns samverkansavtal mellan Familjehuset Näsby och EMI gällande vaccinering mot tuberkulos av nyanlända barn. Samverkansmöte har skett mellan Knislinge vårdcentral och EMI angående nyanlända barn som börjat i förskoleklass men inte varit på BVC trots att de varit i Sverige en längre tid. På mötet togs även rutiner för hälsobesöken av nyanlända på vårdcentralen upp. Det finns ett stort behov av att kommunen arbetar fram en handlingsplan och rutiner kring elever med skyddad identitet. Eleverna finns i vårt digitala journalsystem utan namn men med personnummer trots att det finns ett tidigare beslut att elever med skyddad identitet ska journalföras i pappersjournal. Verksamhetschefen tog därför beslut i början av juni att elever med skyddad identitet ska journalföras i vårt digitala journalsystem PMO. Under våren togs även kontakt med CGM som levererar PMO då det upptäckts att flera uppgifter i PMO angående anhöriga inte stämmer överens med verkligheten. För att detta ska fungera krävs ett samarbete mellan CGM och IST som levererar inläsningstjänsten från Extens. I dagsläget är problemet inte löst. Kommunens skolsköterskor och skolläkare träffar chefen för kostenheten en gång per termin. Allergisjuksköterskan från CSK har varit med vid ett tillfälle. Vi diskuterar aktuella frågor bl.a. olika kostintyg och rutiner kring dessa. Allergisjuksköterskan har även varit med på ett EMI-möte där hon informerade om aktuella astma- och allergimediciner. Skolsköterskorna upplever att samarbetet med övrig personal på skolorna har fungerat väl överlag. Det de fortfarande saknar är att de inte blir kallade på elevmöten som de tycker de behöver vara delaktiga i, t.ex. möte med BUP eller barnhabiliteringen, barn som har allergi, hörselnedsättning, synfel mm. Det fungerar inte heller fullt ut att bli kallad till inskrivningsmöten med nyanlända barn. På vissa skolor fungerar det i stort sett fullt ut och på andra skolor betydligt sämre. Elevhälsoteamen fungerar väldigt olika och med olika kvalité. Två skolor har kallat skolsköterskan till skyddsrond, på övriga skolor har skolsköterskorna 5
inte blivit kallade. Skolsköterskorna upplever att samarbete med Centrala barn- och elevhälsan överlag fungerar bra. Finns fortfarande en önskan om att samarbetet med logopederna utvecklas. Skolsköterskorna behöver veta i god tid när deras medverkan behövs vid dyslexiutredningar. Detta kvarstår också sedan tidigare år. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet/klagomål och synpunkter SFS 21:659, 6 kap. 4, SOSFS 211:9, 5 kap. 3 Skolläkare och skolsköterska är skyldig att rapportera vårdskada eller risk för vårdskada till verksamhetschef. Avvikelserapport skrivs och skickas till verksamhetschef. När avvikelsen inkommit gås den igenom av verksamhetschef och skolläkare. Avvikelsen bedöms utifrån allvarlighetsgrad och sannolikheten för upprepning. Båda i en skala 1-4.. Syftet med utredningen ska vara att så långt som möjligt klarlägga händelseförloppet och vilka faktorer som har påverkat det, samt ge underlag för beslut om åtgärder som ska ha till ändamål att hindra att liknande händelser inträffar på nytt, eller att begränsa effekterna av sådana händelser om de inte helt går att förhindra. Rutiner för avvikelsehantering finns i Metodboken. Antal avvikelser under 215 var 18 st. 6 stycken var på händelser inom verksamheten eller i kommunen och 12 på externa vårdgivare. De interna avvikelserna var följande; 3 stycken där våra rutiner inte har följts, 2 stycken angående problem med PMO och en om ett planerat strömavbrott som EMI inte fick kännedom. De externa avvikelserna var följande; 4 stycken handlade om vaccinationer som inte kunde ges pga. att vaccinet var slut i landet, 4 stycken berörde barn som inte blivit kallade till BVC, 1 handlade om remissbekräftelse som skickats till fel skola, 1 om elev som inte blivit vaccinerad trots ordination, 1 om rekvisition av journal och 1 om remissvar till fel instans. Ingen Lex Maria anmälan är gjord under året. Rutiner för klagomål eller synpunkter från elever, anhöriga eller andra finns i Metodboken. Inga klagomål eller synpunkter har inkommit under året. Sammanställning och analys SOSFS 211:9, 5 kap. 6 Elever, anhöriga och andra har möjlighet via hemsidan att lämna klagomål och synpunkter på verksamheten. Om kontaktuppgifter lämnas får anmälaren ett svar på sin synpunkt. Besked om vem som tar hand om synpunkten lämnas inom tre dagar. Förslag och klagomål utreds inom en månad. Enhetschef ansvarar för att sammanställa och analysera inkomna synpunkter. 6
Samverkan med patienter och närstående SFS 21:659 3 kap. 4 Elever och vårdnadshavare erbjuds möjlighet att medverka i patientsäkerhetsarbetet genom enkäter som delas ut i samband med hälsobesöket i F-klass. Flickorna i åk 5 utvärderar vaccination mot HPV. I vår informationsfolder som delas ut till alla förskoleklasselever samt nytillkomna elever på skolorna finns information om till vem de kan vända sig vid synpunkter på verksamheten. Resultat SFS 21:659, 3 kap. 1 p 3 För år 215 hade EMI följande mål; Riskanalys av tillväxt genomföras. På grund av hög arbetsbelastning med alla nyanlända elever fick detta prioriteras bort. Kollegial journalgranskning genomföras. Kollegial journalgranskning har genomförts under året. Kollegial handledning genomföras. Frågan diskuterades under läsåret och gemensamt beslut togs att inte påbörja detta under året då arbetsbelastningen varit mycket hög. Arbetet med Kvalitetsledningssystemet ska fortsätta under 215. Arbetet har fortsatt under 215. Uppdatering av Metodboken finns nu i ett dokument och vilka som är ansvariga för vilket kapitel finns dokumenterat. Huvudansvarig för Metodboken och publicering är verksamhetschef och skolläkare. Sammanställning av frågorna från enkäten vid hälsobesöket i f-klass; Hur upplevde du som förälder att samtalet var? Kändes hälsosamtalet meningsfullt? Vad tyckte du om frågorna i Hälsouppgiften? Saknade du någon fråga? Hur upplevde du skolsköterskans bemötande mot dig och ditt barn? Fick du förtroende för skolsköterskan? Mycket bra 65 86 Mycket bra 47 1* Mycket bra 78 86 Bra 21 Bra 39 85 Bra 8 Mindre bra Mindre bra Mindre bra Dåligt Dåliga Dåligt 7
Fick du och ditt barn möjlighet att diskutera det som var viktigt för er? 86 *Den förälder som saknade en fråga föreslog att vi skulle fråga hur barnet upplevde matsituationen i matsalen. Föräldrarna fick också möjlighet att framföra övriga synpunkter, här är några exempel på vad som framkom;, mycket nöjd med hur det var, Vill tacka för att du som skolsköterska verkligen pratar med barnen på deras nivå. Det känns tryggt och bra., Tycker det är alldeles för tidigt att prata om matvanor med 6-7-åringar, upplevde det som negativt då vi anser att så små barn inte ska behöva tänka på sådant, Proffsigt bemötande mot barnen och oss föräldrar, Bra! Lugnt och samlat samtal med fokus på barnet utan att pressa fram svar. SUVERÄNT!, Mycket nöjd över att skolsköterskan var så noggrann och att hon tog saker på allvar både som var viktiga för mig och min dotter., Bra att mitt barn blev bemött som den centrala delen i samtalet. Bra bemötande och tillvägagångssätt med mitt barn, Önskar tätare hälsokontroller, anser att 2 år i mellan är för lång tid. Sammanställning av enkät angående elevers upplevelse av vaccination i skolan Information om vaccinationen Fick du information om vaccinationen i tillräckligt god tid? Var informationen du fick bra? 26 26 Saknade du något i informationen? 26 Fick du möjlighet att ställa frågor? Vaccinationsdagen Var du spänd inför vaccinationen? Hur upplevde du att det var att sitta och vänta på sin tur? 26 16 Mycket jobbigt 5 7 Jobbigt 6 3 som satt svaret mitt i mellan ja och nej Varken eller 6 Inte alls jobbigt 9 8
Hur tycker du skolsköterskans bemötande var? Fick du tillräcklig information i samband med själva vaccineringen? Mycket bra 18 26 Bra 8 Dåligt Mycket dåligt Eleverna fick också möjlighet att ge oss skolsköterskor tips hur vi kan göra det bättre för eleverna i samband med vaccinationerna i skolan, följande framkom; Fråga om man vill se sprutan, Typ man fick ju saft man kunde också fått en fruktbit, Få ha med en kompis om man vill, Man kan väl prata lite mer så eleven kommer in i samtalet. Då känner man inget, Ska få lyssna på musik, Ni ska prata samtidigt så som ni gjorde. Under läsåret har det även testas en enkät på två åk 8 klasser hur de upplevde att hälsobesöken var. Denna ska delas ut till alla åk 8 under nästa läsår. Resultatet från journalgranskningar och loggkontroller visar på att dokumentationen ständigt förbättras. Listor på loggar och vilka journaler som granskats förvaras hos systemadministratören. Granskningen har inte visat några ärende som har behövt föranleda vidare åtgärder. Resultatet på antal kontakttillfälle visar på en ökad arbetsbelastning för skolsköterskor och ett stort antal vaccinationsordinationer för skolläkaren. Detta har genererat ökad tjänst för skolsköterska på 1.5 tjänst. Tjänsterna gäller från 1 januari 216. Årshjul har införts på skolorna under året. Årshjulet är en stående punkt på EMIs professionsmöte ca 1gång per månad. Under 215 låg skolsköterskorna i fas vid varje avstämning. Övergripande mål och strategier för kommande år SFS 21:659,3 kap. 1 och SOSFS 211:9, 3 kap. 1 Mål för patientsäkerhetsarbetet inom EMI 216 är; 1. 1 % av eleverna har blivit erbjudna på Hälsobesök 2. 1 % vaccinationsteckning för MMR 9 % vaccinationsteckning för HPV 1 % av de nyanlända eleverna har fått kompletterande vaccinationer 3. Att alla skolsköterskor har återkopplat till rektor/eht från hälsobesöken i f- klass, åk 4, åk 8 och åk 1gy 9
4. Arbeta med processerna hälsobesök, längd, vikt, syn, hörsel, rygg och pubertet samt i samband med detta göra riskanalyser. 5. Kollegial journalgranskning ska genomföras två gånger per år. 6. Samverka med vårdcentraler och Första Linjen angående nyanlända elever. 7. Att göra EMIs del på hemsidan mer elev/vårdnadshavare vänlig. Lägga ut hälsoblanketter, vaccinationsmedgivande, informationsfolder, verksamhetsbeskrivning och Verksamhetsberättelse samt Patientsäkerhetsberättelse så de finns tillgängliga för dem som vill ta del av dem. 1