Bokslutsbarometern 2016 IFRS Symposium 2016 Jonas Höijer
Snabba Bokslut Varför snabba bokslut? Förhandstitt på studiens resultat Vad kännetecknar snabba bolag? Hur uppnår man ett snabbare bokslut?
För varje kund. Med Varje kund. Vi arbetar för dig genom att skapa lösningar som fungerar, engagerar och motiverar. Vi har rötterna i Sveriges äldsta managementkonsultbolag och har en djup tro på att i ord och praktisk handling integrera den akademiska världens teoretiska styrka med organisationers praktiska verklighet. Vårt arbetssätt kännetecknas av det nära samarbetet mellan klient och konsult. Tillsammans med dig och din organisation skapar vi resultat som består. Välkommen till Cavendi
Fördelar med ett snabbt bokslut Kvalitetsförbättring En av fördelarna med ett snabbt bokslut är att uppnå rapportering som är rätt från början Bättre reaktionsförmåga i verksamheten Ett snabbt bokslut ger tidigare tillgång till viktig information om verksamhetens utveckling Frigöra tid Normalt lyckas företag att korta bokslutet genom att strömlinjeforma sina processer och jämna ut arbetsbelastningen
Snabba Bokslut Varför snabba bokslut? Förhandstitt på studiens resultat Vad kännetecknar snabba bolag? Hur uppnår man ett snabbare bokslut?
Bokslutsbarometern 2016 Noterade och onoterade bolag 5; 19% Noterade Onoterade 22; 81% 6
Bokslutsbarometern 2016 Branschindelning 2 3 3 4 7 4 Industri Finansiella tjänster Konsument Telekom och media Bygg Energi och råvaror Tjänster 4 7
Bokslutsbarometern 2016 Tidigare deltagande 6; 15% Deltagit sedan 2013 21; 51% Deltagit sendan 2010 14; 34% Nya 2016 8
Sammanfattande resultat balansräkning klar #1-0,7 dagar snabbare än 2013 Snabbaste bolaget Snabbast OMX30- bolag Genomsnitt årets studie* Genomsnitt föreg. studie* Långsammaste bolaget (4) (5) (6,5) (7,2) (17) Dag 4 Dag 5 Dag 6 Dag 7 Dag 17 Dag 18 *) Jämförbara populationer 9
Specificering av resultatet Snabbaste, långsammaste samt genomsnittliga tider (samtliga bolag i studien 2016) Publicering till marknaden 12 18 33 Intern kvartalsrapport klar till ledningen 5,5 9,4 20 Koncernbalansräkning klar 4 7,2 17 Inrapporterande bolag 2 4,6 9,5 Dag 2 Dag 3 Dag 4 Dag 5 Dag 6 Dag 7 Dag 8 Dag 9 Dag 17 Dag 20 Dag 30 Observera bruten skala = Genomsnitt/Medelvärde 10
Koncernredovisningsfunktionens ansvarsområde Internkontroll (ramverk och efterlevnad) Budget, prognos och avvikelsanalys Internrapportering (Operationell) Revisionsarbetet Datakvalitet & automatiska kontroller Redovisningsdirektiv & -principer Externrapportering Utveckling av rapporter Systemägarskap & IT kravställning Bokslutsprocessen inkl. BR/RR analys 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ingår Ingår ej 11
Koncernredovisningsfunktionens influeras av olika krafter 1. Höjda krav - Ökad specialisering Kraven på uppföljning och rapportering växer från såväl interna som externa intressenter. Många ekonomifunktioner möter detta genom att internt specialisera sig och renodla roller och funktioner. 2. Digitalisering - Otydlig gräns mellan IT och Ekonomi Som en del av den generella digitaliseringstrenden utvärderas löpande möjligheten att automatisera manuella arbetsmoment inom såväl löpande redovisning, bokslut, rapportering och beslutsstöd. Därmed ställs allt större krav på kunskap och färdigheter inom IT hos dagens ekonomer och gränsen mellan IT och Ekonomi blir alltmer otydlig. 12
Bokslutsbarometern 2016 27 av Sveriges största bolag Förbättringsområden - Process Sena justeringar koncern 2013 Sena justeringar koncern 2016 I/C Missmatch 2013 I/C Missmatch 2016 0% 20% 40% 60% 80% 100% Låt vara Potential Förbättra 13
Bokslutsbarometern 2016 27 av Sveriges största bolag Förbättringsområden - System Bristande systemstabilitet och prestanda 2013 Bristande systemstabilitet och prestanda 2016 Bristande systemfunktionalitet 2013 Bristande systemfunktionalitet 2016 0% 20% 40% 60% 80% 100% Låt vara Potential Förbättra 14
Bokslutsbarometern 2016 27 av Sveriges största bolag Förbättringsområden - Organisation Sårbarhet för sjukdom 2013 Sårbarhet för sjukdom 2016 Kompetensflaskhalsar inom koncernekonomifunktionen 2013 Kompetensflaskhalsar inom koncernekonomifunktionen 2016 0% 20% 40% 60% 80% 100% Låt vara Potential Förbättra 15
Snabba Bokslut Varför snabba bokslut? Förhandstitt på studiens resultat Vad kännetecknar snabba bolag? Hur uppnår man ett snabbare bokslut?
Vad kännetecknar snabba bolag? Hårda kännetecken (Tidplan och Metodik) Mjuka kännetecken (Ansats och kultur) Faktorer som underlättar ett snabbt bokslut
Hårda kännetecken tidplan och metodik Samma process för månads- och kvartalsbokslut Tydliga principer och materialitetsnivåer för att minimera antalet sena justeringar Tidiga reserveringar och avsättningar Standardiserad månatlig process för hantering av interna mellanhavanden Rak konsolideringslina Mäter, återkopplar och följer systematiskt upp avvikelser och brister Gemensam kontoplan Reducerat personberoende 18
Hårda kännetecken tidplan och metodik Gör ingen skillnad på kvartal och månadsbokslut Försäljning, kostnader och balansposter rapporteras med samma kvalitet varje månad inte bara vid kvartal och årsbokslut. Bokslutsbarometern 2016: Bolag som har samma process för månad och kvartal är i snitt nästan 3 dagar snabbare med att få fram en balansräkning för internt bruk jämfört med övriga bolag 19
Hårda kännetecken tidplan och metodik Tydliga principer och materialitetsnivåer för att minimera antalet sena justeringar Att minska behovet av justeringar eller ombokningar i bokslutet frigör tid för annat arbete och/ eller ger kortare bokslutstid samtidigt som kvaliteten förbättras. Bolag med ett snabbt bokslut uppmärksammar detta och har infört tydliga principer och riktlinjer kring materialitetsnivåer. Bokslutsbarometern 2016: En reduktion på 50 till 75 procent är ofta inom räckhåll 20
Hårda kännetecken tidplan och metodik Rak konsolideringslina I vår studie kan vi konstatera att bolag som tar in sina rapporteringsenheter på en rak lina, dvs att de saknar subkonsolideringar ute i verksamheten, har en snabbare bokslutsprocess. Bokslutsbarometern 2016: Bolag som tar in sina rapporteringsenheter på en rak lina är i genomsnitt 2 dagar tidigare med sista rapporteringsdag och 3 dagar snabbare med färdig koncernbalansräkning 21
Hårda kännetecken tidplan och metodik Gemensam kontoplan Cavendis erfarenhet är att det inte är den gemensamma kontoplanen i sig som bidrar till ett snabbare bokslut, utan snarare handlar det om att denna är en indikation på en hög grad av standardisering i verksamhetens processer, organisation och system. Bokslutsbarometern 2016: Bolag som anger att de infört en gemensam kontoplan ute i verksamheten har i genomsnitt en färdig balansräkning för koncernen klar 1,5 dagar tidigare än övriga bolag 22
Mjuka kännetecken ansats och kultur Jobbar smartare, inte hårdare - utjämnad arbetsbelastning Rätt från början End-to-end perspektiv och involvering av hela bolaget Aktiv reduktion av komplexitet 23
Mjuka kännetecken ansats och kultur Jobbar smartare, inte hårdare Det är skadligt för verksamheten att som patentlösning förvänta sig att människor ska jobba hårdare för att uppnå snabbare bokslut och rapportering. Många ekonomer har hög arbetsbelastning under hela eller delar av månadscykeln och att ta bort tid utan att arbeta aktivt med förändringsarbete riskerar att motverka själva syftet med förändringen. Bokslutsbarometern 2016: Vår erfarenhet är att ett väl genomfört förändringsarbete frigör tid för medarbetarna samtidigt som bokslutet produceras snabbare. En förutsättning är dock att arbetet fokuseras på att jämna ut arbetsbelastningen över månaden och minska stressen under själva bokslutet. 24
Mjuka kännetecken ansats och kultur Rätt från början All form av justering och felrättning är en signal om att något inte är som det borde i processen. Ett långsiktigt arbete fokuserat på rätt från början är den kanske viktigaste ingrediensen i ett snabbt bokslutsarbete. Genom att eliminera själva orsaken till olika problem driver den högre hastigheten kvalitet. Bokslutsbarometern 2016: 11 av 27 bolag i studien anger att de arbetar med LEAN. Dessa bolag har i snitt en balansräkning klar 1,5 dagar snabbare än övriga bolag 25
Faktorer som underlättar ett snabbt bokslut Ett Shared Service Center (SSC) eller motsvarande på plats Ett gemensamt affärssystem (ERP-system) Processorientering (Standardisering, processägarskap, dokumentation etc) Ramverk för internkontroll på plats 26
Faktorer som underlättar ett snabbt bokslut Ett gemensamt affärssystem (ERP-system) På samma sätt som arbetet med LEAN eller förekomsten av en gemensam kontoplan visar förekomsten av ett gemensamt ERP system på en hög grad av standardisering i verksamhetens processer, organisation och system. Bokslutsbarometern 2016: 11 av 27 bolag i studien anger att de arbetar har mer än 50% av affärsvolymen i ett ERP system. Dessa bolag har i snitt en balansräkning klar 1,7 dagar snabbare än övriga bolag. 27
Snabba Bokslut Varför snabba bokslut? Förhandstitt på studiens resultat Vad kännetecknar snabba bolag? Hur uppnår man ett snabbare bokslut?
Fokus för break-out session Ett snabbt bokslut ställer krav på Kvalitet (rätt från början) Effektivitet Tillförlitlighet..och förutsätter väl fungerande.. Styrning & principer Rutiner & arbetssätt Organisation & bemanning Informationsmodell & datakvalitet Systemprestanda & -funktionalitet Vårt typiska angreppssätt 1 Fastställ nuläget 2 Spänn bågen 3 Stycka elefanten 4 Välj rätt verktyg 5 Steg-försteg Symptom Rotorsaker Dagens process Flaskhalsar Tidstjuvar Kvalitetsbrister Etc. Skilj på symptom och rotorsaker Extern jämförelse Jämför med best practice process Vision Målbild Område 1 (exv. schemaoptimering) Område 2 (exv. estimat och reserveringar) Område 3 (exv. Inter- Company) Etc. Förhindra Förebygga Förenkla Förbättra Standardisera Samordna Act Plan Study Do som slutligen leder till Bättre kvalitet samt mer tid för annat 29
30