PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-09-26 1 (1) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/327 283 Riktlinje för intern representation, uppvaktningar och gåvor. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige beslut: Riktlinje för intern representation, uppvaktningar och gåvor antas. Ärendebeskrivning Riktlinjerna syfte är att öka medvetenheten kring intern representation och säkerställa att alla medarbetare och förtroendevalda behandlas lika oberoende av vilka sektorer de arbetar på. Såväl intern som extern representation ska genomsyras av måttlighet. Tjänstemän ska inte belönas eller urskiljas genom intern representation, tillställningar eller gåvor. Det är uteslutande genom lönen som skillnader i kompetens och erfarenhet ska ersättas. Förslaget har arbetats fram av kommunkansliet, remitterats till ledningsgruppen och därefter omarbetats med hänsyn tagen till flertalet av de synpunkter som kommit in. Beslutsunderlag 1. Riktlinje för intern representation, uppvaktningar och gåvor.docx 2. Tjänsteskrivelsemed sammanfattningavsynpunkter.docx Justerande Utdragsbestyrkande
Riktlinjer för intern representation, uppvaktningar och gåvor Fastställd av kommunstyrelsen 2016-10-10, xx
Intern representation Med intern representation menas möten, avtackningar då medarbetare slutar sin anställning, personalfrämjande åtgärder, årsavslutning, gåvor till anställda och julbord för anställda. Tillställningar, sammanträden och konferenser Intern representation bör begränsas och normalt sett endast förekomma när denna särskilt kan motiveras med hänsyn till verksamheten och vad som kan anses vara normal personalvård. I detta sammanhang ingår inte (till skillnad från vad som gäller i förmånssammanhang) kurser, konferenser, uppvaktningar i samband med medarbetares födelsedagar, som ex 50-årsdag, samt liknande arrangemang. Personaltillställningar (avser ej avtackningar) som arbetsgivaren bjuder på får inte förekomma oftare än högst två gånger per år, inklusive julbord eller annan aktivitet eller gåva i samband med julen. Sektorcheferna rådgör i ledningsgruppen om sektorernas möjligheter att bjuda medarbetarna på julbord. Vid sammanträden och konferenser som sker mer regelbundet bör den interna representationen begränsas till enklare förtäring. Den kost/måltid som serveras i dessa sammanhang förmånsbeskattas inte hos den anställde. Vid 50-årsdagar och pensionsavtackningar får Höörs kommun bjuda medarbetarna/de förtroendevalda på tårta eller annan sk. lättare förtäring i anslutning till uppvaktningen. Höörs kommun ska inte bjuda på lunch eller liknande hel måltid i samband med dylika uppvaktningar. Vid representationstillfället ska alltid kvitto/faktura/nota kompletteras med syftet med representationen, namn på deltagarna samt organisationstillhörighet. Gåvor från arbetsgivaren till fast anställda och förtroendevalda Huvudregeln i inkomstskattelagen är att alla gåvor från arbetsgivare alltid är skattepliktiga för den anställde, men det finns undantag. Inkomstskattelagens regler utgör den övre gränsen för värdet och bör inte överskridas eftersom hela gåvans värde i så fall beskattas. Gåvor i form av presentkort eller pengar får inte förekomma. Sådana gåvor är alltid skattepliktiga för anställda och förtroendevalda.
Gåvor till anställda får ges i följande fall: Årsdagar och avtackningar Anställd som fyller 50 år får uppvaktas med present. Förtroendevald som fyller 50 år får uppvaktas med en blomma. Förtroendevald presidiemedlem som slutar sitt förtroendeuppdrag efter minst en hel mandatperiod avtackas i december vid kommunfullmäktigesammanträde med en blomma. Anställd som slutar sin anställning: Medarbetare som arbetat 6 månader - 2 år får uppvaktas med en blomma, värde ca 100-150 kr. Medarbetare som arbetat 2-5 år får uppvaktas med gåva/blommor, värde ca 250 kr. Medarbetare som arbetet 6 år eller mer får uppvaktas med gåva/blommor, värde maximalt 500 kr. Kommunfullmäktiges ordförande får besluta om uppvaktning av förtroendevald i andra fall. Kommundirektören får besluta om uppvaktning av anställd i andra fall. De gåvor och blommor som används vid uppvaktningar ska ha ett värde av högst 500 kr. Gåvor belastar i normalfallet närmaste chefs budget. Vissa gåvor kan tillhandahållas av kansliet. Hedersgåva vid 25-årsanställning Personer som innehar en tillsvidareanställning och som uppnått en sammanlagd anställningstid om 25 år, uppvaktas med hedersgåva. Se särskild framtagen riktlinje av personalkontoret angående beräkning, val av gåva, belopp etc. Julklappar Höörs kommun har en kommungemensam julklapp. Uppvaktning vid sjukdom och dödsfall Arbetsgivaren får, inom rimliga gränser, ge blommor vid anställdas eller förtroendevaldas sjukdom eller liknande. Vid dödsfall bör blommor eller en krans skickas till begravningen.
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Sida 2016-09-06 KSF 2016/327 1 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Kommunkansliet Kommunstyrelsen Riktlinje för interna uppvaktningar Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar riktlinje för interna uppvaktningar Ärendebeskrivning Riktlinjerna syfte är att öka medvetenheten kring intern representation och säkerställa att alla medarbetare och förtroendevalda behandlas lika oberoende av vilka sektorer de arbetar på. Såväl intern som extern representation ska genomsyras av måttlighet. Tjänstemän ska inte belönas eller urskiljas genom intern representation, tillställningar eller gåvor. Det är uteslutande genom lönen som skillnader i kompetens och erfarenhet ska ersättas. Ledningsgruppen har fått möjlighet att lämna synpunkter på förslaget till riktlinje. Följande synpunkter har kommit in: Social sektor Gällande anvisningarna saknas en text om när en medarbetare slutar som inte går i pension eller avslutar ett förtroendeuppdrag. Social sektor har många medarbetare som arbetar kortare perioder (över sommaren) grav vik etc. eller slutar efter många års tjänstgöring och slutar pga. nya utmaningar. Förslag; arbetat 6 månader - 2 år blomma till ett värde av 100-150 kr 2-5 år ngt större gåva/uppvaktning. 6 år eller mer något annat, bok, om den inte överlämnats som gåva vid annat tillfälle. Då det är närmaste chefs budget som tas i anspråk för uppvaktningar så blir uppvaktning beroende på den enskilde chefens budgetsituation. Barn- och utbildningssektor Under avsnittet intern representation nämns personalfester, ett annat ordval än fest som förordas. Avsnittet gåvor från arbetsgivaren till anställda och förtroendevalda bör avse fast anställda. Det är onödigt att exemplifiera vilka gåvor som kan ges, det räcker med angivande av gåvans värde. Det saknas ett avsnitt om avtackning av personal som slutar. Höörs kommun: Box 53 243 21 Höör Besöksadress: Södergatan 28 Höör Tel: 0413-280 00 Fax: 0413-207 41 kommun@hoor.se www.hoor.se www.facebook.com/hoorskommun
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Sida 2016-09-06 KSF 2016/327 2 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Kommunkansliet Mittskåne Vatten Varje sektor bör själva få bestämma hur omfattande den interna representationen ska vara. Gunilla Dencker Skog Kanslichef 0413-281 63 gunilla.denckerskog@hoor.se