KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Ksau Tid och plats: Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas till sammanträde 2014-10-27, 8.30 Kommunhuset 291. Catharina Fredriksson Ordförande Susanna Shaibu Sekreterare Nr DiarieNr Ärendemening Sid /föredragning 1 KS.2013.2 Lägesrapport om fiskehamnen Per Alm 8.30 2 KS.2014.28 Återrapportering om arbete med arbetsmarknadsåtgärder Sara Karlsson Yvonne Andersson 9.00 3 KS.2014.47 Svar på remiss om översyn av Mälardalsrådets utskott 3 4. KS.2014.130 Förfrågan om friköp av tomter på Femöre 12 Till kommunstyrelsen 2014-11-05 5 KS.2014.125 Diskussion inför kommunstyrelsens verksamhetsplan Niklas Telin 6 KS.2013.2 Information från ordföranden och kommunchefen 7 KS.2014.106 Återredovisning av uppdrag om översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning 8 KS.2013.72 Investering i taket på Ramdalsanläggningen 23 9 KS.2014.131 Avräkning barn- och elevpeng 27 10 KS.2014.124 Omgivningsundersökningar för Barken 30 11 KS.2014.110 Svar på revisionsrapport: Granskning av upplåtelse och försäljning av mark. 12 KS.2014.11 Återrapport om ombyggnation av Torgskolan 45 13 KS.2013.104 Svar på medborgarförslag om byte av välkommenskylt vid motorvägen 14 KS.2013.4 Redovisning till energimyndigheten om kommunens energieffektiviseringsarbete 2013 15 KS.2012.1 Anpassning av kommunens styrdokument 59 16 KS.2014.126 Tillstånd brandfarlig vara SSAB Oxelösund 71 Räddningstjänsten 17 KS.2013.1 Redovisning av delegationsbeslut 78 18 KS.2013.5 Delgivningar 80 Till kommunfullmäktige 2014-11-26 19 KS.2013.115 Mål och Budget 2015-2017 samt beslut om skattesats 81 14 32 47 49
KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare med flera Ksau 20 KS.2014.127 Begäran från vård- och omsorgsnämnden om omfördelning av medel för att nå budget i balans 21 PLAN.2013.9 Ändring av detaljplan Smedbacken, Stjärnholm 5:1 130 22 PLAN.2013.8 Ändring av detaljplan Tegelbruksvägen Lastudden etapp 2 153 23 KS.2014.128 Nytt samarbetsavtal med IT Nyköping 177 24 KS.2014.122 Handlingsplan för en säkrare och tryggare kommun 197 Räddningstjänsten 25 KS.2012.31 Genomgång av balanslistan 230 124
Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr 2014-10-17 14:30:20 KS.2014.47 OXL2 621 v 1.0 2007-03-13 Kommunstyrelseförvaltningen Gunilla Marklund 0155-381 09 Kommunstyrelsen Remiss: Översyn av Mälardalsrådets utskott 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Översända yttrande daterat 2014-10-13 som eget yttrande om översyn av Mälardalsrådets utskott. 1 Sammanfattning Mälardalsrådets styrelse har beslutat se över organisationen avseende dess fyra utskott, Miljöutskottet, Planerings- och Trafikutskottet, Näringslivs- och FoU-utskottet samt Kulturutskottet. Indelningen i utskott har funnits under lång tid och frågan har rests om denna organisationsform fortfarande korresponderar med Mälardalsrådets uppdrag och verksamhet. Mälardalsrådets medlemmar bjuds in att komma in med synpunkter. Även de politiska partierna samt Mälardalsrådets utskott inbjuds att svara på remissen. Remissvaren ska vara Mälardalsrådet tillhanda senast den 21 november 2014 efter begärt anstånd. 2 Ärendet Bakgrund Under mandatperioden har Oxelösunds kommun haft politisk representation i Mälardalsrådets styrelse med två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Kommunen har även nominerat en ledamot i vardera miljöutskottet, planerings- och trafikutskottet samt näringsliv- och FoU-utskottet. Undertecknad har varit ordförande för Miljöutskottets tjänstemannaberedning under mandatperioden. Utskotten bjuder in till kvartalsvisa möten där samtal med experter, företagsledare, myndighetschefer och andra varvats med företagsbesök. En styrka med utskottsverksamheten är att den utgör en bred plattform för Mälardalsrådets medlemsorganisationer. Utöver kunskapsinhämtning skapas relationer och man kan finna former för samverkan. Genom att utskottens uppdrag tydliggörs, är förhoppningen att närvaron bland ledamöterna förbättras och att engagemanget ytterligare breddas och stärks. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan 26 0155-380 00 (vx) www.oxelosund.se 212000-0324 613 81 OXELÖSUND OXELÖSUND 0155-382 40 (fax) registrator@oxelosund.se
Tjänsteskrivelse 2(3) Datum 2014-10-17 14:30:20 KS.2014.47 Synpunkter från Oxelösunds kommun: Utskotten får ett tydligare genomförandeuppdrag För att öka engagemanget och närvaron anses det angeläget att utskottens nuvarande roll som politiska kunskapsarenor kompletteras med särskilda uppdrag från styrelsen. Detta ställer dock krav på en aktiv styrelse samt att utskotten kompletteras med resurs anställd av Mälardalsrådet. Idag utförs uppdraget av tjänstemän som utför uppdraget utöver ordinarie tjänst i medlemsorganisationen. Förslagsvis kan respektive utskott ges i uppdrag att under en viss period arbeta med och fördjupa sig i ett visst tema som också blir temat för ett avslutande stormöte/forum. När ett utskott får möjlighet att via studiebesök, seminarier etc. arbeta med en prioriterad fråga kan det bidra till att ge stormötena/forumen en större tyngd och en större förankring bland medlemsorganisationerna. Kopplingen mellan utskottsverksamheten och Mälardalsrådets övriga funktioner stärks. Miljöutskottets verksamhet utgör en tvärgående process och frågorna bör synliggöras i de olika uppdragen. Att reducera antalet ledamöter bör inte ses som en huvudfråga. Det är viktigt att samtliga medlemmar ges möjlighet att dra nytta av och delta i utskottsverksamheten. Samtliga medlemskommuner och -landsting bör erbjudas en plats. Deltagandet bör således inte begränsas till ledande politiker bland Mälardalsrådets större medlemsorganisationer. Att ingå i ett utskott och aktivt delta bör vara en förutsättning för att utses som rådsledamot. Kopplingen mellan utskotten och styrelsen skulle därmed stärkas. Tydliga mål och krav för uppdraget bör framgå i samband med att ledamot utses och accepterar uppdraget. Ordförande i utskottens beredningsgrupp bör tillhöra Mälardalsrådets kansli. Att överlåta beredningsgruppssekretariatet till Mälardalsrådets kansli skulle ge synergieffekter i form av stärkt koppling mellan utskotten och den ordinarie verksamheten. Det skulle dessutom ge en tydlig mottagare/genomförare av de goda idéer som framkommer under utskottsmötena. Tjänsten kan vara på heltid eller delar av heltid. Idag tillhör beredningsordförande en extern organisation på kommun- eller länsnivå. Den externa organisationen tar kostnaden för uppdraget. Antalet utskott, och dess framtida inriktning bör utgå från medlems-intresse och koppling till Mälardalsrådets ordinarie verksamhet Mälardalsrådet har fyra inriktningsmål. Dessa är: En sammanhållen region En stark kunskapsregion En miljösmart region En öppen och kreativ region Förslaget om en sammanslagning av befintliga utskott skulle kunna vara rätt väg vad avser Miljöutskottet och Plan- och trafikutskottet. Samhörigheten mellan områdena ökar. Kopplingen mellan trafik- och planeringsfrågor och ett miljö- och hållbarhetsperspektiv har ökat kraftigt sett över tid. På motsvarande sätt är det naturligt att transportsystemets miljöeffekter står i fokus för Mälardalsrådets arbete med miljöfrågorna. Även kopplingen mellan kultur och näringsliv är mer i fokus nu jämfört med tidigare.
Tjänsteskrivelse 3(3) Datum 2014-10-17 14:30:20 KS.2014.47 Lämpligen tydliggörs för utskotten ledamöternas uppdrag och vilket mandat utskotten har. Utskotten kan kombineras med tillfälliga arbetsgrupper av politiker och/eller tjänstemän. Skall utskotten avge remissvar krävs anställning hos Mälardalsrådet för uppdraget. Resurser saknas i nuvarande organisations-struktur. Förbättrad kommunikation Mälardalsrådets kansli bör säkerställa att information om utskottsverksamhet förmedlas till nya ledamöter. För att sprida information om utskottsarbetet brett bland medlemmar och andra intressenter bör nyhetsbrev och hemsida utnyttjas i större utsträckning. Återföring av information från ledamöterna till medlemsorganisationen är lika väsentlig. Arbetsgrupper istället för utskott Mälardalsrådet är ett forum för dialog. Namnbytet i sig är inte det viktigaste. Viktigare är att kunskap och information sprids i tvärgående processer till styrelsen, rådsmötet och i de övriga utskotten. Deltagare i eventuella arbetsgrupper med koppling till Mälardalsrådets olika processer bör utses bland utskottens ledamöter. Viktigt kan vara att ange hur tjänstemannagruppen ska tillsättas och dess uppdrag i förhållande till utsedda ledamöter. Beslutsunderlag: Missiv Översyn av Mälardalsrådets utskott daterat 2014-04-07 Charlotte Johansson Kommunchef Gunilla Marklund Mark- och exploateringsstrateg Beslut till: Mälardalsrådet, Hantverkargatan 3H, 105 35 Stockholm
1 (6) Datum 2014-04-07 Remissinstanser: Kommuner och landsting medlemmar i Mälardalsrådet Mälardalsrådets partigrupper Mälardalsrådets utskott Missiv Översyn av Mälardalsrådets utskott Mälardalsrådets styrelse har beslutat se över organisationen avseende dess fyra utskott, Miljöutskottet, Planerings- och Trafikutskottet, Näringslivs- och FoU-utskottet samt Kulturutskottet. Mälardalsrådets medlemmar inbjuds härmed att inkomma med synpunkter rörande bifogad remisshandling. Även de politiska partierna samt Mälardalsrådets utskott inbjuds att svara på remissen. Remissvar lämnas skriftligen till kansliet@malardalsradet.se eller till Mälardalsrådet, Hantverkargatan 3H, 105 35 Stockholm. Vänligen ange Remissvar utskott. Remissvaren ska vara Mälardalsrådet tillhanda senast den 31 oktober 2014. Vid frågor kontakta Anders Lönn, generalsekretare, 073-22 84 42 eller anders.lonn@malardalsradet.se Mälardalsrådet 105 35 STOCKHOLM Besök: Hantverkargatan 3H adm dir fax 08-508 290 03 08-508 295 58 www.malardalsradet.se
2 (6) Remiss angående översyn av Mälardalsrådets utskott Uppdraget Mälardalsrådets styrelse har beslutat se över organisationen avseende dess fyra utskott, Miljöutskottet, Planerings- och Trafikutskottet, Näringslivs- och FoU-utskottet samt Kulturutskottet. Indelningen i utskott har funnits under lång tid och frågan har rests om denna organisationsform fortfarande korresponderar med Mälardalsrådets uppdrag och verksamhet. Huvuddelen av Mälardalsrådets verksamhet bedrivs inom de tre processerna: En bättre sits (om transporter och trafikinfrastruktur) Stjärnbildning (om utbildnings- och forskningsfrågor) Benchmarking Regions (om internationella jämförelser med andra storstadsregioner). Näringslivs- och FoU-utskottet är referensgrupp till processen Stjärnbildning, men i övrigt saknar utskotten direkt koppling till de tre processerna. En bättre sits har en egen beslutsstruktur som bygger på representation av samtliga i samarbetet ingående kollektivtrafikmyndigheter och länsplaneupprättare. Nuvarande utskotts uppdrag anges i arbetsordningens moment 4:5: 4:5 Utskott Uppdrag Styrelsen utser ledamöter och ersättare till erforderliga utskott, arbets-, projekt och styrgrupper eller andra lämpliga organ för olika frågeområden och initiativ. Mälardalsrådet har f.n.fyra utskott: - Planerings- och trafikutskottet - Näringsliv och FoU-utskottet - Miljöutskottet - Kulturutskottet Utskottens uppdrag är att fungera som mötesplatser inom respektive fackområde samt att vara styrelsens berednings- och genomförandeorgan för särskilda uppdrag. Med vägledning från inriktningsmålen tas uppdrag till utskotten fram i dialog mellan styrelse, utskott och kansli. Utskottens verksamhet, styrelseuppdrag till utskotten och resurser härför fastställs i verksamhetsplan och budget. Organisation och sammansättning Mandattiden för ledamöter och ersättare till utskotten föreslås av styrelsen och beslutas av rådsmötet. Rådsmötet utser ordförande och vice ordförande till utskotten. Ledamöter i utskotten nomineras av medlemmarna och utses av Mälardalsrådets styrelse. Fn har varje utskott ca 70 ledamöter. Bl a utskottens sammansättning bör under mandatperioden 2011-2015 ses över.
3 (6) I gällande arbetsordning anges alltså att de fyra utskottens funktion dels handlar om att fungera som mötesplatser och dels kan erhålla särskilda uppdrag från styrelsen. I praktiken står utskotten öppna för alla de företrädare som medlemmarna vill utse och bekosta resor för. Utskotten nuläge Som arbetsordningen anger har varje utskott cirka 70 utsedda ledamöter. Det är dock bara ett fåtal som deltar i utskottens sammankomster. Antalet deltagare i ett utskottsmöte varierar vanligen mellan 15 och 30 st. Det är i hög grad samma personer som återkommande deltar i utskottens aktiviteter och följaktligen ett flertal valda ledamöter som inte deltar alls. Det kan konstateras att utskotten idag fungerar huvudsakligen som en mötesplats och kunskapsspridare för det begränsade antal ledamöter som deltar i arbetet. Det förekommer i viss utsträckning även att styrelsen ger särskilda uppdrag till utskotten, men det utgör inte den primära tyngdpunkten i utskottens arbete. Aktivitet och systematiskt arbetssätt varierar något mellan i utskotten. Framför allt lider Kulturutskottet av att inte ha en beredningsgrupp eller någon ansvarig tjänsteman som kan planera arbetet. Hos Miljöutskottet och Planerings- och trafikutskottet finns engagerade beredningsgruppsordföranden och sedan lång tid upparbetade nätverk av tjänstemän från medlemsorganisationerna i beredningsgruppen. Även Näringsliv- och FoU-utskottet har en aktiv och engagerad beredningsgruppsordförande. Utskottens beredningsgrupper planerar sammankomsterna i form av studiebesök och intressanta gästföreläsare. Deltagandet i utskottens arbete lämnar emellertid en del övrigt att önska. Respektive utskott har var för sig cirka 70 valda ledamöter. Antalet deltagande i utskottens aktiviteter är emellertid lågt i förhållande till antalet valda. Det är också i hög grad samma personer som deltar, vilket innebär att ett mycket stort antal valda ledamöter - fler än hälften - aldrig deltar i utskottens aktiviteter. Det går att vidta generella förbättringsåtgärder rörande informationen om utskotten. Det handlar främst om utökad informationen till nyvalda ledamöter direkt från Mälardalsrådets kansli. Den informationen bör vara tydlig om vad uppdraget går ut på för att ge en korrekt förväntan hos ledamöterna. Det går även att utöka kommunikationen om utskottens aktiviteter och sammankomster via Mälardalsrådets informationskanaler; hemsidan, sociala medier och nyjetsbrevet. Detta är åtgärder som kan och bör vidtas, men huruvida det leder till ett förbättrat deltagande i utskotten är inte självklart. Det förutsätter att det är informationsbrist som utgör den huvudsakliga orsaken till att så många valda ledamöter inte deltar. En annan orsak kan naturligtvis vara att uppdraget inte bedöms tillräckligt intressant. Det vill säga utskottet är inte är operativa eller beredande, utan huvudsakligen handlar om att utgöra en mötesplats för kunskapsinhämtande. Det finns vidare en viss övervikt av de medlemsföreträdare som deltar i utskottens arbete som i sin hemmaorganisation befinner sig i oppositionsställning.
4 (6) Alternativa modeller I det följande presenteras olika alternativa modeller för att erhålla en god förankring och ett högt deltagande samt en effektiv organisation förenad med en hög medlemsnytta. Det finns olika vägar att gå. Avgörande torde vara att utgå från vilken funktion som utskotten främst ska anses fylla. Om funktionen mötesplats är det primära, så bör utskottens inte begränsas i sin sammansättning. Det går också att pröva huruvida formen utskott är den mest relevanta för att tjäna funktionen som mötesplats. Kanske är andra modeller som öppna och regelbundna konferenser utan något valförfarande att föredra framför nuvarande modell med valda ledamöter? Om funktionen att ta emot särskilda berednings- eller genomförandeuppdrag från styrelsen anses vara det primära, så kan slutsatsen bli att antalet ledamöter kan minskas avsevärt jämfört med idag. Avgörande blir då närmast mandat/förankring hos medlemmarna samt erfarenhet/kompetens för det aktuella uppdraget. Men slutsatsen kan också bli att beredande- och genomförandeuppgifter inte nödvändigtvis hanteras bäst av en uppsättning permanenta utskott. Kanske är av styrelsen tillfälligt tillsatta arbetsgrupper en lämpligare modell? En annan aspekt rör indelningen i utskott. För närvarande har Mälardalsrådet fyra utskott. Indelningen har funnits under lång tid. Det går att pröva om den fortfarande är den mest relevanta. Det gäller bland annat för processen En bättre sits, som utgör Mälardalsrådets största och viktigaste samverkansprocess. Ursprungligen utgjorde Planerings- och trafikutskottet ansvarig berednings- och genomförandeinstans för En bättre sits. Numera har de samverkande sju länsplanemyndigheterna, kollektivtrafikmyndigheterna och kommunerna inom En bättre sits en annan beslutsstruktur genom den s.k. Lilla gruppen och Stora gruppen. Det reducerar utskottets roll till att vara informationsmottagare från En bättre sits. Det är naturligtvis fullt möjligt att finna andra former för den informationskanalen än utskottsmodellen. Ett annat exempel på att nuvarande utskottsindelning inte nödvändigtvis är självklar belyses av gränssnittet mellan Kulturutskottet respektive Näringsliv- och FoU-utskottet. Genom att Mälardalsrådet via ett särskilt projekt har uppmärksammat betydelsen av frågeområdet kulturella och kreativa näringar (KKN), så är det inte uppenbart att områdena kultur och näringsliv ska hanteras i två separata utskott. Ytterligare ett exempel utgörs av de starka kopplingarna mellan trafik- och miljöområdet, vilket skulle kunna leda till slutsatsen att dessa frågor även organisatoriskt borde hanteras tillsammans inom Mälardalsrådet. Ett fjärde exempel är Näringslivs- och FoU-utskottets roll som referensgrupp till processen Stjärnbildning och de frågor som handlar om Stockholm-Mälarregionen som kunskapsregion. Är det givet att just utskottsmodellen med 70 valda ledamöter är den bästa modellen för en referensgrupp? Eller borde styrelsen istället utse en mindre referensgrupp med enda uppgift att vara arbetsgrupp för frågorna inom Stjärnbildningsprocessen?
5 (6) Det finns således möjlighet att resa en rad frågeställningar kopplade till utskottens funktion, sammansättning och indelning, vilka kan leda till en omprövning av den nuvarande utskottsorganisationen. Fråga till medlemmarna: Vilket av nedanstående alternativ förordar kommunen/landstinget beträffande Mälardalsrådets utskottsorganisation? Alternativ: Dagens modell Fyra utskott som idag: Planerings- och trafikutskott, Näringsliv- och FoU-utskott, Miljöutskott och Kulturutskott. Insatser görs för att främja ett bredare deltagande genom ökad information till de valda ledamöterna. Ingen förändrad sammansättning av utskotten. Ingen förändring av funktion, nuvarande roll som framför allt bred mötesplats och möjlighet att få särskilda uppdrag av styrelsen behålls. Insatser görs för att stärka dialogen mellan utskotten och styrelsen rörande särskilda uppdrag till utskotten. Alternativ: Arbetsgrupper istället för utskott Inga utskott. Istället för utskott hålls ett antal forum per år och ämnesområde. D v s möte med t.ex. Miljöforum, Trafikforum, Kulturforum, Näringslivs- och FoU-forum. Deltagande i dessa forum är inte begränsat till någon vald personkrets, utan inbjudan sprids brett bland Mälardalsrådets medlemmar. Beredningsgrupper/nätverk på tjänstemannanivå behålls för att planera den nya forumverksamheten och/eller för att arbeta åt inrättade arbetsgrupper. Syfte: bredda deltagandet samt tydliggöra mötesplatsfunktionen. Styrelsens behov av särskilda berednings- eller genomförandeuppdrag sker via tillfälliga för ändamålet utsedda arbetsgrupper. Alternativ: Mindre utskott med tydligare genomförandeuppdrag Fyra utskott som idag, alternativt fler eller färre utskott beroende på hur styrelsen vill dela in arbetet utifrån frågeområden.
6 (6) Reducering av antalet ledamöter i utskotten, från dagens cirka 70 per utskott till 25 per utskott. Genom minskningen av antalet ledamöter betonas utskottens roll som mottagare av uppdrag från styrelsen, snarare än funktionen som mötesplats och kunskapsspridare. Representativitet blir i detta alternativ vägledande för utskottens sammansättning. Alternativ: Sammanslagning av utskott Nuvarande utskott slås samman till två utskott: Miljö-, Planerings- och trafikutskottet respektive Näringslivs-, FoU- och kulturutskottet. Samhörigheten mellan områdena har ökat. Kopplingen mellan trafik- och planeringsfrågor och ett miljö- och hållbarhetsperspektiv har ökat kraftigt sett över tid. På motsvarande sätt är det naturligt att transportsystemets miljöeffekter står i fokus för Mälardalsrådets arbete med miljöfrågorna. Även kopplingen mellan kultur och näringsliv är mer i fokus nu jämfört med tidigare. Nuvarande funktion och storlek behålls, d v s cirka 70 ledamöter per utskott. Annat alternativ än ovanstående. Beskriv i s f detta alternativ.
Tjänsteskrivelse Datum 2014-10-16 Beteckning 1(7) Kommunstyrelseförvaltningen Charlotte Johansson Telefon 0155-38 101, 070-567 10 88 charlotte.johansson@oxelosund.se Översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Godkänna rapporten. 2. Sammanfattning Fullmäktige har i budget 2014 gett Kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. Koncernledningen har med hjälp av hela kommunens chefsgrupp processat ärendet och kommit fram till att den viktigaste organisatoriska frågan för att öka kommunens attraktivitet, service och bemötande är en väg in för kommuninvånaren/kunden. För att utreda denna fråga föreslås en förstudie under hösten 2014 finansierad genom de extra medel kommunstyrelsen har till sitt förfogande. En ansökan är gjord och planeras att behandlas på kommunstyrelsen 2014-09-09. I övrigt finns primärt inget behov av en förändrad organisation annat än i form av smärre justeringar. Sådana justeringar pågår inom berörda förvaltningar/nämnder. I övrigt så är det verksamhetsutveckling och förfining av viktiga processer och genomlysningar av delar av verksamheten som är det riktigt viktiga för att kunna möta framtiden och för att använda resurserna på ett så kvalitativt och effektivt sätt som möjligt. Behovet av utvecklig varierar men är på vissa håll stort och risken är att fokus förloras om man riktar in sig på en förändrad organisation. Det skapar både oro och otrygghet och gagnar vare sig kommuninvånare eller medarbetare. I fråga om bemanning kan både personalomsättning och kommande pensionsavgångar anses ligga på normala nivåer. Vad gäller socialsekreterare och sjuksköterskor har omsättningen varit alltför stor och åtgärder behöver vidtas för att stärka Oxelösunds kommun som en attraktiv arbetsgivare för dessa grupper. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324
Tjänsteskrivelse Datum 2014-10-16 Beteckning 2(7) 3. Ärendet Fullmäktige gav 2013-09-25 85 kommunstyrelsen i uppdrag att göra en översiktlig översyn av kommunens uppdrag, organisation och bemanning utifrån långsiktiga behov. 3.1 Bakgrund Mot bakgrund av det givna uppdraget gjordes samtliga chefer i Oxelösunds kommun delaktiga i uppdraget i samband med ett chefsinternat hösten 2013. Var och en fick reflektera över vad man ville skicka med till koncernledningen inför arbetet med översynen. De individuella reflektionerna utgjorde sedan ett underlag för fortsatta gruppdiskussioner och allt material dokumenterades för att utgöra grund för koncernledningens fortsatta arbete. Medskicket strukturerades under tre olika rubriker; Förhållningssätt Utvecklingsområden Tillvägagångssätt 4.2 Analys av organisation Med ovan nämnda material som utgångspunkt gjorde koncernledningsgruppen en SWOT-analys där resultatet sedan processades och viktades. På så sätt fick vi ett begränsat antal prioriterade områden både vad gäller styrkor och utvecklingsområden internt i organisationen och möjligheter och hot vad gäller omvärlden utanför den kommunala organisationen. Sammanfattningsvis konstateras att det upplevda behovet är att fokusera på utveckling och förfining av viktiga processer och genomlysning av vissa delar, inte någon stor omorganisation utan endast smärre justeringar i delar av organisationen. Parallellt med nämnda process har utbildningsförvaltningen/nämnden gjort justeringar i ledningsorganisationen i syfte att förbereda sig inför framtidens förskola och skola. Även vård- och omsorgsförvaltningen/nämnden har påbörjat ett förändringsarbete av områdesindelningen för att på ett mer optimalt sätt kunna möta både dagens och framtidens behov, förändrad demografi och gällande lagstiftning. Dessutom pågår en översyn av hemvården och en genomlysning av socialtjänsten. Ett för de båda nämnda förvaltningarna gemensamt område är arbetsmarknadsåtgärder. I syfte att hitta en gemensam plattform har utbildningsförvaltningen tillsammans med vård- och omsorgsförvaltningen ansökt om och beviljats pengar från samordningsförbundet RAR för en ettårig projekttjänst. För att inte föregripa resultatet av detta arbete bör frågan om hur vi organiserar oss kring arbetsmarknadsåtgärder därför vänta. Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324
Tjänsteskrivelse Datum 2014-10-16 Beteckning 3(7) Ett annat övervägande som har gjorts på rekommendation från revisionen är en placering av inköps- och upphandlingsverksamheten inom kommunstyrelseförvaltningens stab istället för inom ekonomienheten där verksamheten är organiserad idag. Kommunchefen har idag 15 underställda chefer/medarbetare. Uppdraget omfattar dels ansvar för koncernledning, dels förvaltningschefsuppdraget för kommunstyrelseförvaltningen där staben ingår. Dessutom är kommunchefen VD i kommunens förvaltningsbolag. Ekonomichefen som idag ansvarar för inköp- och upphandlingsverksamheten, har sammanlagt 10 underställda medarbetare. Ekonomienheten har nyligen utökats med en fastighetsekonom för att avlasta ekonomichefen som ensam haft det ansvaret. De två medarbetare inom ekonomienheten som idag ansvarar för inköp och upphandlingar planerar att gå i pension under 2016. I samband med det kan det vara lämpligt att överväga om man ska göra några organisatoriska förändringar vilket bör föregås av en genomgripande utvärdering och analys. Ytterligare ett område som ventilerats utifrån organisatorisk placering är turismansvaret som idag är organiserat under kultur- och fritidsförvaltningen. Överväganden har gjorts om det borde vara organiserat tillsammans med näringslivsarbetet som är placerat i kommunstyrelseförvaltningen. I en liten kommun som Oxelösund har varje medarbetare många strängar på sin lyra och en förändring i en sådan riktning skulle innebära en förlust för kultur- och fritidsförvaltningen. Turismansvarig har flera andra ansvarsområden inom förvaltningen som skulle vara svåra att ersätta. Ett arbete över förvaltningsgränserna är sedan två år tillbaka startat inom området marknadsföring. En gemensam budget utgör underlag för en gemensam årlig plan. Detta arbetssätt har fungerat till full belåtenhet och ger möjlighet även inom andra områden som exempelvis ett utvecklande av turism/ besöksnäringsverksamheten i liknande riktning utan att för den skull göra någon organisatorisk förändring. 4.3 Analys av bemanning Personalen är vår absolut viktigaste resurs, därför har det känts nödvändigt att fånga de viktigaste utmaningarna inom området. I analysen av bemanning har vi granskat kommande pensionsavgångar de närmsta fem åren, 2014-2018 samt sjukfrånvaron. I pensionsstatistiken har vi utgått från en förväntad avgång vid 65 års ålder även om de faktiska pensionsavgångarna varierar mellan 61-67 år. Under 2014 hade kommunen 8 fast anställda medarbetare som arbetade efter 65 års ålder. Det antalet har legat ganska stabilt de senaste åren. Statistiken visar att 88 anställda kommer att gå i pension fram till 2018. Det ska ses i relation till att kommunen har ca 700 tillsvidareanställda och innebär då i snitt över åren att pensionsavgångarna motsvarar en avgång på 2,5 % per år. Det är inget yrkesområde som markant sticker ut från de övriga när det gäller pensionsavgångar. Inom området vård och omsorg motsvarar avgångarna 1,7% per år och här är medelåldern också ganska låg med 44,6 år. Inom Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324
Tjänsteskrivelse Datum 2014-10-16 Beteckning 4(7) Förskola/skola är pensionsavgångarna relaterat till antalet anställda något fler, de motsvarar 3,1 % per år. Inom utbildningsförvaltningen är också medelåldern bland medarbetarna högre, 47,6 år. Den yrkeskategori som har flest medarbetare som förväntas gå i pension relaterat till antalet är gruppen administratörer/ handläggare där 9 av 51 personer kommer gå i pension de närmsta fem åren. Den totala personalomsättningen beräknat på antal avgångar i relation till antal anställda ligger på 9,9 % för de senaste 12 månaderna och på 11,1 % för ytterligare ett år bakåt. Pensionsavgångar och avgångar med varaktig sjukersättning är inkluderat i dessa siffror. Det finns dock en osäkerhetsfaktor i dessa uppgifter eftersom statistiken kan inkludera även så kallad intern omsättning, dvs personer som byter arbete inom organisationen. En total omsättning på dessa nivåer kan anses normal i jämförelse med andra kommuner. Vid en granskning av enskilda yrkeskategorier som kan bedömas som riskgrupper ser vi att 11 socialsekreterare har slutat de senaste två åren, 10 st sjuksköterskor och 9 st förskollärare. Detta är grupper som bedöms som svårrekryterade och det är problematiskt att omsättningen ligger på dessa nivåer, framförallt avseende socialsekreterare och sjuksköterskor. En arbetsgrupp är bildad för att vidta åtgärder för att göra Oxelösunds kommun mer attraktiv för just dessa grupper men värt att nämna är att konkurrensen är hård eftersom dessa grupper är bristyrken på nationell nivå och vi är långt ifrån ensamma med en större omsättning i just dessa grupper. På sikt och med hänsyn taget till den demografiska utvecklingen med ett ökat antal äldre inom vår kommun kan vi förutspå att behovet av anställda inom vård och omsorg kan komma att öka. Hur mycket är omöjligt att säga då det inte går att förutsäga utveckling av nya arbetssätt, förändrade krav, olika IT-lösningar osv. Gissningsvis kommer förändringar att krävas avseende arbetets struktur och organisation och inte bara antalet medarbetare. Oavsett, arbetar vi med att höja kompetensen för medarbetarna inom vård och omsorg, både i syfte att uppnå en kvalitetshöjning av själva verksamheten men också för att höja attraktiviteten och statusen av vård och omsorgsarbetet. 75 vårdbiträden har läst upp sin kompetens till undersköterskor och ett arbete fortsätter med att motivera och möjliggöra för övriga som ej har undersköterskekompetens att få detta. Denna satsning görs i samarbete med Campus Oxelösund. I skrivande stund utreds också möjligheterna till så kallade arbetslivsintroduktionsanställningar, främst inom området vård och omsorg. För att komma vidare med en sådan satsning behöver frågan kring kostnader för detta utredas vidare. En faktor som påverkar bemanningen i hög utsträckning är sjukfrånvaron. Efter några år av rimliga sjuktal har sjukfrånvaron återigen ökat från 5 % 2011 till 7,9 % 2014. Det är dock stora variationer mellan olika arbetsgrupper men vissa enstaka grupper ligger på en sjukfrånvaro över 20 %. I grupper med hög sjukfrånvaro är det inte enbart de sjuka som påverkas utan kvarvarande personal berörs genom omsättning av vikarier och ökad belastning. Risken för en nedåtgående spiral är påtaglig (se statistik per förvaltning i tabellbilaga). Kommunenens kostnader för sjukfrånvaron kan beräknas på olika sätt. Den faktiska kostnaden för sjuklön mellan perioden januari - september 2014 var ca 4,6 miljoner kr. Då är huvuddelen av kostnaden sjuklön avseende frånvarodag 2- Postadress Oxelösunds kommun 613 81 Oxelösund Besöksadress Höjdgatan 26 Telefon/Fax 0155-380 00 (vxl) 0155-381 03 (fax) Webb/E-post www.oxelosund.se kommun@oxelosund.se Org.nr 212000-0324