Huvudprojekt LEAN- Vårdkedjeprocesser mellan Uppsala kommun och landstinget somatik & psykiatri Delprojekt inom Somatik Lokal rutin för vad som åligger Uppsala kommun Kontoret för hälsa vård och omsorg gällande kommunikation i Prator somatik Bilaga 1 Lokal rutin för vad som åligger Uppsala kommun Kontoret för hälsa vård och omsorg gällande kommunikation i Prator somatik Projektnamn Bilaga 1 Lokal rutin för vad som åligger Uppsala kommun Kontoret för hälsa vård och omsorg gällande kommunikation i Prator somatik Fastställt av Carina Kumlin Avdelningschef Avdelningen för individuellt stöd, Kontoret för hälsa vård och omsorg. Dokumentansvarig Jenny Söderlund Verksamhetsutvecklare, Avdelningen för individuellt stöd, Kontoret för hälsa vård och omsorg. Version 2 Status Fastställd 20121228 Reviderad 20130327 Uppföljning Under år 2014 av Pocessgruppen HVK AIS SIS
Rutin för vad som åligger HVK gällande kommunikation i Prator somatik Syfte Rutinen är till för att säkerställa att Uppsala kommun följer de bestämmelser som råder gällande vad kommunen ansvarar för att dokumentera/kommunicera i Prator somatik. Omfattning Rutinen omfattar det som åligger kommunens representant att läsa, dokumentera, signera, kvittera och justera i prator när det gäller meddelanden för kunder som vårdas inom somatisk slutenvård. Ansvar För ovan angivna kundgrupp gäller rutinen för biståndshandläggare och i hemvården för sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast. (Ytterst ansvarig för att berörda personer ges tillgång till systemet är berörd chef). Genomförande Genomförandet sker genom att följa nedanstående arbetsinstruktioner som beskrivs under Redovisande dokument. Redovisande dokument INSKRIVNINGSMEDDELANDE I PRATOR... 3 1.1 PI1 ORDINARIE BISTÅNDSHANDLÄGGARE... 3 1.1.1 R1 Lokal rutin för Säkerställa att inskrivningsmeddelande i Prator för kund på somatisk vårdavdelning tilldelas rätt sektion inom AIS... 4 1.2 PI2 ARBETSTERAPEUT I HEMVÅRDEN... 4 1.3 PI3 SJUKGYMNAST I HEMVÅRDEN... 5 1.4 PI4 SJUKSKÖTERSKA I HEMVÅRDEN... 5 2 EXTRAMEDDELANDE I PRATOR... 6 2.1 PI5 EXTRAMEDDELANDE TUP... 7 2.1.1 R2 Dokumentation i extrameddelande i Prator efter att planeringsmöte genomförts innan kund/patient är utskrivningsklar.... 8 3 KALLELSE TILL UTSKRIVNINGSPLANERINGSMÖTET PÅ AS I PRATOR... 9 3.1 PI6 SJUKSKÖTERSKAN I KOMMUNEN (HEMVÅRDEN) KVITTERAR KALLESEN... 9 3.2 PI7 SJUKSKÖTERSKAN I VÅRDPLANERINGSTEAMET BOKAR DATUM/TID/LOKAL TILL VPL VIA EXTRAMEDDELANDE I PRATOR... 9 3.3 KALLELSE TILL UTSKRIVNINGSPLANERINGSMÖTET PÅ AS TUP... 10 4 KALLELSE TILL UTSKRIVNINGSPLANERING I HEMMET I PRATOR... 10 4.1 PI8 SJUKSKÖTERSKAN I KOMMUNEN (HEMVÅRDEN) KVITTERAR KALLESEN... 10 PI9 SJUKSKÖTERSKAN I VPL-TEAMET SIGNERAR VÅRDPLANEN... 11 PI10 SJUKSKÖTERSKAN I HEMVÅRDEN JUSTERAR VÅRDPLANEN... 11 5 PI11 DOKUMENTATION AV UTSKRIVNINGSPLANERINGSMÖTETS UTFALL I VÅRDPLANEN I PRATOR (VÅRDPLANERINGSTEAMET)... 12 6 PI12 SJUKSKÖTERSKAN I HEMVÅRDEN JUSTERAR VÅRDPLANEN... 15 7 PI13 UTSKRIVNINGSMEDDELANDE (AVSLUTAR VÅRDPERIODEN) I PRATOR... 15 Sidan 2 av 16
Inskrivningsmeddelande i Prator Steg 1 Klicka på rödmarkerade datumet. Prator Illustration 1.1 PI 1 1 Ordinarie biståndshandläggare Steg 2 Besvara inskrivningsmeddelandet inom 23 timmar och därefter klicka på spara. Prator Illustration Ordinarie Biståndshandläggare 1 P förkortning för Prator I förkortning för Illustration. Samtliga PI i dokumentet är tagna ur Prators utbildningsmiljö och personuppgifterna är fingerade. Sidan 3 av 16
1.1.1 R 2 1 Lokal rutin för Säkerställa att inskrivningsmeddelande i Prator för kund på somatisk vårdavdelning tilldelas rätt sektion inom AIS Det åligger Biståndshandläggaren (SHB, SLS) att kontrollera nya meddelanden i Prator två gånger per vardag (en gång på fm och en gång på em). Biståndshandläggaren inom SHB skall även kontrollera att inskrivningsmeddelandet kommit till rätt sektion (se rutin R1 nedan). Rutin nr Namn på rutin Säkerställa att inskrivningsmeddelande i Prator för kund på somatisk vårdavdelning tilldelas rätt sektion inom AIS. R1 Rutinansvarig Sektionschef sektionen för hemvård och boende (SHB). Sektionschef sektionen för LSS och socialpsykiatri (SLS). Syfte/används när Att säkerställa att biståndshandläggare (bhl) på SLS får inskrivningsmeddelandet i Prator för kund tillhörande socialpsykiatrin/lss som vistas på somatisk vårdavdelning. Ingår i process/processer Utskrivningsplanering på somatisk vårdavdelning. Steg Beskrivning 1 Bhl SHB får ett inskrivningsmeddelande i Prator. 2 Bhl SHB kontrollerar i Siebel om kund är känd och på vilken sektion. 3 Kund är känd på SLS Bhl SHB vidarebefordrar 3 inskrivningsmeddelandet i Prator till bhl SLS. 1.2 PI2 Arbetsterapeut i hemvården Steg 2 Besvara inskrivningsmeddelandet inom 23 timmar och därefter klicka på spara. Prator Illustration Arbetsterapeut i hemvården 2 R förkortning för Rutin 3 Knappen Vidarebefordras finns i nedre vänstra hörnet på inskrivningsmeddelandet. Sidan 4 av 16
1.3 PI3 Sjukgymnast i hemvården Steg 2 Besvara inskrivningsmeddelandet inom 23 timmar och därefter klicka på spara. Prator Illustration Sjukgymnast i hemvården 1.4 PI4 Sjuksköterska i hemvården Steg 4 Besvara inskrivningsmeddelandet efter 24 timmar (så att de övriga yrkeskategorierna hinner besvara inskrivningsmeddelande) och därefter klicka på Kvittera. Prator Illustration Sjuksköterska i hemvården Sidan 5 av 16
2 Extrameddelande i Prator Under kundens vårdtid sker kommunikation via extrameddelanden från slutenvården, primärvård och kommun. All kommunikation skall ske via Prator i syfte att säkerställa att berörda parter får adekvat information. Steg 1 Klicka på symbolen: anteckningsblocket med pennan. Prator Illustration Steg 2 Vid rubriken Nytt meddelande skall aktuell information skrivas in. Steg 3 Förval är välj prators adressering vilket innebär att meddelandet går till slutenvårdens sjuksköterska för kvittens och övriga yrkeskategorier för kännedom. Prator Illustration Sidan 6 av 16
2.1 PI5 Extrameddelande TUP Steg 1 Klicka på rödmarkerade datumet. Prator Illustration Steg 2 Vid rubriken Nytt meddelande skall aktuell information skrivas in. Steg 3 Förval är välj prators adressering vilket innebär att meddelandet går till slutenvårdens sjuksköterska för kvittens och övriga yrkeskategorier för kännedom. Prator Illustration Ordinarie Biståndshandläggare Steg 4 Vid rubriken Nytt meddelande skall aktuell information skrivas in. Steg 5 Förval är välj prators adressering vilket innebär att meddelandet går till slutenvårdens sjuksköterska för kvittens och övriga yrkeskategorier för kännedom. Sidan 7 av 16
Prator Illustration Ordinarie Biståndshandläggare 2.1.1 R2 Dokumentation i extrameddelande i Prator efter att planeringsmöte genomförts innan kund/patient är utskrivningsklar. Rutinnr Namn på rutin Dokumentation i extrameddelande i Prator efter att planeringsmöte genomförts innan kund/patient är utskrivningsklar. Rutinansvarig R2 Sektionschef Sektion för hemvård och boende (SHB) Sektionschef Sektionen för LSS och socialpsykiatri (SLS) Syfte/används när Uppnå tydlighet i vilken information som biståndshandläggaren inom Uppsala kommun ska dokumentera i Prator gällande utfall av tidig vårdplanering innan kund är utskrivningsklar 4. Ingår i process/processer Utskrivningsplaneringsprocess från AS. Utskrivningsplanering som påbörjas innan kunden/patienten är utskrivningsklar. Beskrivning Efter att planeringsmötet genomförts så ansvarar biståndshandläggaren för att sedan dokumentera i ett extrameddelande i Prator dess utfall: Planeringsmöte ÅÅÅÅ-MM-DD på Akademiska sjukhuset avdelning XX. Närvarande Alternativ 1) Den enskilde har ansökt om Alternativ 2) Ingen ansökan om insatser inkom under mötet. Nästa möte är inplanerat den 4 Vård i samverkan kommuner och landsting i Uppsala län. Länsövergripande rutin för utskrivningsplanering som påbörjas innan patienten är utskrivningsklar. Sidan 8 av 16
3 Kallelse till utskrivningsplaneringsmötet på AS i Prator Steg 1 Klicka på rödmarkerade datumet. 3.1 PI6 Sjuksköterskan i kommunen (Hemvården) kvitterar kallesen Steg 2 Finns behov av att kommunicera något finns möjlighet till detta i det tomma fältet bredvid rubriken Svar. Steg 3 Besvara kallelsen med att klicka på Kvittera/sänd. Prator Illustration Sjuksköterskan i hemvården 3.2 PI7 Sjuksköterskan i vårdplaneringsteamet bokar datum/tid/lokal till vpl via extrameddelande i Prator Prator Illustration Sjuksköterska i vårdplaneringsteamet Sidan 9 av 16
3.3 Kallelse till utskrivningsplaneringsmötet på AS TUP Läkaren inom slutenvården bedömer att kund är utskrivningsklar och skickar kallelse till vårdplaneringsmöte på avdelningen. Oftast finns inget behov av ett ytterligare möte då utskrivningsplaneringen för dessa kunder redan är gjord under de tidigare planeringsmötena (dvs kallelsen är oftast en formalitet för beräkning av kommunalt betalningsansvar). Kvitteringen av kallelsen åligger sjuksköterskan i hemvården (se sid 9 Kallelse till vårdplaneringsmötet på AS). Ordinarie biståndshandläggare summerar utfallet av vårdplaneringen i vårdplanen.vårdplanen signeras av sjuksköterskan i vårdplaneringsteamet och justeras av sjuksköterskan i hemvården. 4 Kallelse till utskrivningsplanering i hemmet i Prator Steg 1 Klicka på rödmarkerade datumet. Steg 2 Finns behov av att kommunicera något finns möjlighet till detta i det tomma fältet bredvid rubriken Svar. Steg 3 Kvittera kallelsen med att klicka på Kvittera/sänd. 4.1 PI8 Sjuksköterskan i kommunen (Hemvården) kvitterar kallesen Sjuksköterskan i hemvården ansvarar för att sammankalla berörda parter (ex. biståndshandläggare, rehabpersonal) till vårdplanering i kundens hem. Prator Illustration Sjuksköterska i hemvården Sidan 10 av 16
PI9 Sjuksköterskan i vpl-teamet signerar vårdplanen Steg 1 Sjuksköterskan i vpl-teamet skriver i vårdplanen att vårdplaneringen sker i hemmet. Steg 2 Sjuksköterskan i vpl-teamet signerar vårdplanen. Prator Illustration sjuksköterskan i vpl-teamet PI10 Sjuksköterskan i hemvården justerar vårdplanen Steg 1 Sjuksköterskan i hemvården skriver i vårdplanen tex datum för vårdplanering i hemmet alt annan planering. Steg 2 Sjuksköterskan i hemvården justerar vårdplanen. Sidan 11 av 16
Prator Illustration sjuksköterska i hemvården 5 PI11 Dokumentation av utskrivningsplaneringsmötets utfall i vårdplanen i Prator (vårdplaneringsteamet) Steg 1 Dokumenterar utskrivningsplaneringsmötets utfall i det öppna fältet brevid rubriken Bedömt behov av insatser samt närvarande vid vårdplaneringen och därefter klicka på spara. Vårdplaneringsteamets dokumentationsrutin över vad som ska dokumenteras återges i Bilaga 2. Sidan 12 av 16
Prator Illustration Biståndshandläggare i vårdplaneringsteamet Prator Illustration Arbetsterapeut och sjukgymnast i vårdplaneringsteamet Steg 2 Biståndshandläggare, arbetsterapeut och sjukgymnast i vårdplaneringsteamet dokumenterar utskrivningplaneringsmötets utfall och sparar text. Sjuksköterskan dokumenterar sin del och signerar kundens vårdplan. Sidan 13 av 16
Prator Illustration Sjuksköterska i vårdplaneringsteamet Steg 3 Sjuksköterskan i hemvården justerar vårdplanen med hjälp av justeraknappen, efter att lösenordet (samma som vid inloggning i prator) skivits in i fältet bredvid. Sidan 14 av 16
6 PI12 Sjuksköterskan i hemvården justerar vårdplanen Steg 1 Sjuksköterskan i hemvården bekräftar utfallet av vårdplaneringen. Steg 2 Sjuksköterskan i hemvården justerar vårdplanen. Prator Illustration Sjuksköterska i hemvården 7 PI13 Utskrivningsmeddelande (avslutar vårdperioden) i Prator Steg 1 Klicka på rödmarkerade datumet. Steg 2 Finns behov av att kommunicera något finns möjlighet till detta i det öppna fältet bredvid rubriken Svar. Steg 3 Kvitterar utskrivningsmeddelandet med att klicka på Kvittera/sänd. Sidan 15 av 16
Prator Illustration Sjuksköterska i hemvården Sidan 16 av 16