Personalpolicy Latinamerikagrupperna 1. Inledning Latinamerikagrupperna är en ideell och idéburen förening vars viktigaste resurs är de människor som är involverade i verksamheten, vilket är både personal och de som engagerar sig ideellt. Personalen inom alla nivåer i föreningen är värdefulla för hela organisationen. Personalens motivation, engagemang, kompetens och förmåga att samarbeta är av avgörande betydelse för föreningens förmåga att klara uppsatta mål. Denna personalpolicy gäller för anställda hos Latinamerikagrupperna i Sverige, utlandsplacerad personal, lokalanställd personal, solidaritetsarbetare samt praktikanter både i Sverige och Latinamerika, där inget annat anges. Då ordet personal används i denna policy inkluderas samtliga grupper. Grunden för Latinamerikagruppernas verksamhet finns uttryckt i ett antal styrdokument, bland annat stadgar, policy, strategisk långtidsplan, verksamhetsplaner och delegationsordning. Det är viktigt att all personal delar de grundläggande värderingar som uttrycks i styrdokumenten, och som arbetsgivare ska Latinamerikagrupperna leva upp till dessa värderingar. Latinamerikagrupperna är en idéburen förening, och det finns olika roller för anställda och för ideellt engagerade. Anställda ska följa direktiven för anställda i sitt arbete (t ex anvisningar från finansiärer, kontrakt, arbetsbeskrivning, uppförandekod och denna policy), och har möjlighet att bidra i deltagande processer inför vissa beslut. Medlemmar har möjlighet att utöva sina demokratiska rättigheter inom föreningen för att utveckla och förändra organisationen. Anställda som är medlemmar har alltså två roller som de bör hålla isär. Styrelsen har delegerat det operativa arbetsgivaransvaret till verksamhetsledare och koordinatörer. Det innebär att de enskilda personernas arbetsbeskrivningar etc inte fastställs av styrelsen utan av närmast överordnad. Personalens individuella kompetenser ska tas tillvara och utvecklas. Det är de individuella insatserna, samordnade i en kollektiv helhet, som är grunden för vårt arbete. Detta dokument anger inriktning och policy för personalfrågor, det reglerar inte villkor eller detaljerade arbetsbeskrivningar. Personalpolicyn är antagen av Latinamerikagruppernas styrelse den 22 september 2013, Revideringar kan antas av AU och av styrelsen. - 1 - Pers onal polic y Latinam erikagr upp er na, 201 3-09- 22
2. Arbetsspråk Latinamerikagrupperna är en flerspråkig förening. För personal inom föreningen är arbetsspråket i första hand svenska i Sverige och spanska respektive portugisiska i Latinamerika. Alla dokument och all e-postkommunikation behöver anpassas till målgruppen och ofta vara på spanska eftersom en betydande andel av personalgruppen endast är spanskspråkig. Samtidigt behöver mycket dokumentation ske på svenska för att kunna användas av styrelsen, aktiva medlemmar, finansiärer och andra. En transparens eftersträvas, såväl gentemot samarbetsorganisationer i Latinamerika som gentemot svenskspråkiga. Därför behöver all personal själva avgöra vilket eller vilka språk dokument och e-postkommunikation ska skrivas på. Styrdokument ska i den mån det är möjligt finnas på både svenska och spanska. Mallar, t ex för personalinsatsrapporter, ska finnas på spanska och svenska. Minnesanteckningar och protokoll förs på det språk som möten hålls på och översätts vid behov. Hemsidan är på svenska, med ambitionen att ha så stora delar som möjligt på spanska. Info-arbete sker framförallt på svenska. 3. Jämställdhet och mångfald Latinamerikagrupperna behöver personal med många olika kompetenser och erfarenheter. Latinamerikagrupperna arbetar för mångfald med avseende på kön, ålder, etnicitet, klass, sexualitet, funktionalitet och utbildning. Personalpolitiken är inkluderande och vi ser olikheter som en styrka för personalgruppen. Både personal och förtroendevalda har ett ansvar för att på ett medvetet och aktivt sätt verka för den mångfald som vi eftersträvar bland våra medarbetare, och för att informella och formella maktojämlikheter motverkas. Inga former av diskriminering eller trakasserier får förekomma. All personal har ett ansvar för att inte uttala sig eller agera rasistiskt och/eller diskriminerande. All personal inom Latinamerikagrupperna ska verka för att skapa en inkluderande miljö där både egen personal och externa personer slipper bemötas med fördomar. Mångfalds- och jämställdhetsplan, inklusive en åtgärds- och beredskapsplan för hantering av sexuella trakasserier, utvecklas kontinuerligt. 4. Lönepolicy och arbetsvillkor För anställda i Sverige regleras villkoren i svensk arbetsrätt, i kollektivavtal mellan KFO och Unionen, samt i lokalt tillägg för Latinamerikagrupperna. Enhetslön tillämpas. Villkoren ändras centralt då kollektivavtal omförhandlas och lokalt vid löneförhandling/mbl-förhandling. För verksamhetsledaren tillämpas enhetslön plus ett tillägg på 15 % av enhetslönen. För närvarande ligger enhetslönen på 29 553 kr. Pensionsplanen är gemensam för samtliga anställda. Personal i Latinamerika (lokalanställd personal, utsänd personal och solidaritetsarbetare) har sina villkor reglerade i Villkor för Latinamerikagruppernas personal i Latinamerika. Avtalet är skrivet under svensk civilrätt. Villkoren revideras årligen (i september). Villkoren beslutas av verksamhetsledaren. Varje anställd kan välja mellan att behålla hittillsvarande villkor eller att anta senaste revideringen. För lokalt anställd personal är nationell arbetsrätt överordnad villkoren. Praktikanters villkor regleras i avtalet mellan praktikanten, Latinamerikagrupperna och (i förekommande fall) folkhögskola. För praktikanter utgår ingen lön. All personal från Sverige har eget ansvar för att ta reda på vad som gäller för a-kassa, sjukdomsgrundande inkomst (SGI) mm, men personalansvarig i Sverige finns behjälplig för - 2 - Pers onal polic y Latinam erikagr upp er na, 201 3-09- 22
sådana frågor. Bland annat finns kortfattad information om SGI, sjukvård, sjukpeng, föräldrapeng och barnbidrag tillgänglig hos personalansvarig i Sverige. 5. Drog/alkoholpolicy Missbruk av alkohol, narkotika och läkemedel är ett arbetsmiljöproblem. Latinamerikagrupperna ska erbjuda alkohol- och drogfria arbetsplatser. En anställd som har missbruksproblem utför ofta en sämre prestation och det är vanligt att personen präglar arbetsmiljön genom sitt missbruk. Personal som uppträder alkohol- eller drogpåverkad på sin arbetsplats hos Latinamerikagrupperna eller hos någon av våra samarbetsorganisationer kan avvisas från arbetsplatsen på kort sikt (personen får då vistas på annan plats under beslutad tid). Under umgänge med samarbetsorganisation eller andra partners får personal (inkl praktikanter) aldrig uppträda berusade. All personal inom Latinamerikagrupperna bör hjälpas åt att efterfölja detta. På längre sikt är det närmaste person med operativt arbetsgivaransvar (definieras i delegationsordningen) som följer upp och beslutar om eventuella åtgärder. Ett arrangemang anordnat av Latinamerikagrupperna där alkohol finns tillgängligt som anställda inbjuds till ska vara känt av närmaste person med operativt arbetsgivaransvar. Alkoholfria alternativ ska alltid finnas lättillgängliga. En åtgärds- och beredskapsplan för att ta hand om personal med alkohol- och drogrelaterade problem utvecklas kontinuerligt. 6. Uppförandekod/etik I villkor för personal och praktikanter i Latinamerika finns en bilaga med den uppförandekod som gäller all utsänd personal som befinner sig i Latinamerika, även om de vanligtvis arbetar/är praktikanter i Sverige. Uppförandekoden gäller även under fritid. Regionalt personalansvarig har befogenhet att ta upp med enskild personal/praktikant om det förekommer några problem med detta. Omplacering/avbrutet kontrakt kan bli aktuellt om uppförandekoden bryts. I relation till samarbetsorganisationer och lokalt anställd personal så befinner sig utsända personer från Sverige ofta i en högre maktposition. Därför har utsända personer från Sverige ett större ansvar i enskilda relationer mellan personer. Alla utsända representanter för Latinamerikagrupperna bör vara väldigt restriktiva med kärleksrelationer där sådant maktövertag finns. 7. Rekrytering Vid rekrytering av personal till alla våra verksamhetsländer ska personalansvarig i Sverige involveras i förberedelserna, för kvalitetssäkring av rekryteringen. Styrelsen rekryterar verksamhetsledare och verksamhetsledaren ansvarar för övrig rekrytering inom föreningen. Styrelsen och AU kan fatta principiella beslut om rekrytering som blir en riktlinje i rekryteringsarbetet. Vi eftersträvar jämställdhet och mångfald. I rekrytering av ny personal har VL och styrelse ansvar att på ett medvetet och aktivt sätt bejaka mångfald och motverka risken att låta informella och formella maktstrukturer, fördomar, okunskap eller bekvämlighet påverka rekryteringsprocessen på ett sätt som leder till homogenitet snarare än möjlig ökad mångfald inom personalgruppen. - 3 - Pers onal polic y Latinam erikagr upp er na, 201 3-09- 22
Vi eftersträvar också att ge god förberedelse både för den personal som ska till Latinamerika och personal i Sverige för att få en personalstyrka som gemensamt kan företräda Latinamerikagruppernas policy och andra styrdokument på ett förtroendeingivande sätt. Latinamerikagrupperna ser alla sökande, till tjänster och praktikplatser, som viktiga personer för föreningen. Personen har visat ett intresse för föreningen och våra frågor och varje rekrytering ska, så långt det är möjligt, följas upp personligen oavsett om denne får platsen de sökt till eller inte. Alla ska erbjudas möjligheten att bli medlem och att engagera sig i föreningen. 8. Introduktion Till nyanställd personal räknas de som inte arbetat någon längre sammanhängande period vid något av Latinamerikagruppernas tjänstgöringsställen under de senaste 12 månaderna samt de som internrekryteras till en ny tjänst. Introduktionen utformas efter behov, uppdragets längd och omfattning. Introduktionen delas in i två delar: Introduktion till Latinamerikagrupperna och introduktion till uppdraget. Syftet med introduktionen är att den nyanställde ska få en bra inblick i Latinamerikagruppernas verksamhet, historia och organisation, en tydlig information om krav och förväntningar samt tillräcklig kunskap för att kunna utföra det aktuella arbetet. Introduktion kan hållas både i Sverige och i Latinamerika. I delegationsordningen står vem som ansvarar för introduktionen för olika befattningar. En checklista för introduktion av nyanställd personal utvecklas kontinuerligt. 9. Arbetsmiljö Latinamerikagrupperna strävar efter att erbjuda samtlig personal utvecklande och hälsofrämjande arbete, både fysiskt, psykiskt och socialt i alla våra verksamhetsländer. Genom regelbunden kontroll av arbetsmiljön får vi goda underlag för att ständigt och systematiskt förbättra såväl säkerheten som trivseln för hela personalstyrkan. Att känna motivation för sitt arbete är grundläggande för en god hälsa. Varje medarbetare inom Latinamerikagrupperna ska därför ges förutsättningar att: Känna till verksamhetens mål och vision Förstå sin roll och betydelsen av det egna arbetet Påverka sin egen arbetssituation Känna ansvar för sin uppgift och ha de befogenheter som krävs Utveckla sin kompetens Ta ansvar för sin egen hälsa All personal inom Latinamerikagrupperna har kvalificerade, självständiga uppdrag som kräver egen drivkraft hos personalen och ett stort eget ansvar inför både det egna och det kollektiva uppdraget att uppfylla Latinamerikagruppernas policy, strategiska långtidsplan och verksamhetsplan. Individuella arbetsbeskrivningar som är tydliga och realistiska blir då extra viktiga för personalens välmående. Vi strävar efter att alla anställda ska ge och få positiv feedback i sitt arbete. Detta är speciellt viktigt för utsänd personal eftersom den psykosociala arbetsmiljön ofta är tuffare. - 4 - Pers onal polic y Latinam erikagr upp er na, 201 3-09- 22
Latinamerikagrupperna vill utforma arbetet så att det passar för personalens livssituation, exempelvis föräldraskap, studier och aktiv fritid. Samtidigt är arbetet krävande och i de flesta uppdrag ingår det arbete på helger och kvällar i någon omfattning. Anpassningen till livssituationen och arbetssituationen behöver växa fram i samförstånd mellan personalen och dess arbetsledare. Personal som så önskar kan komma överens med arbetsledare om distansarbete, i begränsad omfattning och vid tider som fungerar för uppdraget. Friskvård erbjuds all personal utom praktikanter i form av ekonomisk ersättning, men inte i form av tid. Nivåer fastställs i anställningsvillkoren (se punkt 4). Arbetsmiljöarbetet inom Latinamerikagrupperna bedrivs i Sverige samt på våra tre kontor i Nicaragua, Ecuador och Bolivia. I första hand är det personalansvarig i Sverige/regionalt personalansvarig som driver detta. En modell som vi gärna arbetar efter i konflikthantering är att 1. Lyssna, 2. Bekräfta, 3. Respektera och 4. Göra delaktig. Om konflikter uppstår ska de inblandade i första hand ta ansvar för att lösa konflikten mellan sig. I andra hand vänder sig personal i fält till sin koordinatör, som kan ta stöd av regionalt personalansvarig. Nästa steg, för all personal, är att vända sig till verksamhetsledaren som i samråd med personalansvarig i Sverige ger respons. Till AU kan personal vända sig i konflikter om det handlar om systematisk kränkning där koordinatör/verksamhetsledare inte har tagit frågan på allvar, eller andra lika allvarliga fall. Sista instans är styrelsen. 10. Personalutveckling En god personalutveckling med utvecklingsmöjligheter såväl inom det egna yrket som inom bistånds-, globala rättvise- och utvecklingsfrågor är viktigt. Detta ska ses i kombination med Latinamerikagruppernas behov av kompetenshöjning inom olika områden på kort och lång sikt. Varje år ska ett utvecklingssamtal hållas med varje enskild anställd. Vem som håller i samtalet definieras av delegationsordningen. Syftet är att diskutera den anställdes arbetssituation och framtiden. Frågor om personalutveckling ska tas upp och en individuell plan utformas. Samtalen ska följas upp inom ca ett halvår, då de planer som satts upp kan följas upp och ev. revideras. Samtalen ska följa en gemensam mall för hela Latinamerikagrupperna och den som håller utvecklingssamtal ska helst ha genomgått intern utbildning för detta först. En del beslut som berör verksamheten och/eller många i personalen fattas efter en föregående deltagandeprocess hos flera i personalen. Här har Latinamerikagrupperna ett ansvar att bjuda in till deltagande och var och en i personalen har ett ansvar att själv framföra synpunkter innan beslut fattas. 11. Krishantering och säkerhetsplaner Eftersom personal i Latinamerika arbetar i en utsatt miljö så är beredskapen för krishantering stor inom Latinamerikagrupperna. Det diskuteras på interna möten, vid fortbildningar och det finns kontakter etablerade med professionella som vi anlitar som resurser. Vid en kris i Latinamerika är det i första hand koordinatören som är ansvarig. Koordinatörens tillgänglighet ska vara känd av all personal i landet, lämpligtvis i skriftlig form i säkerhetsplanen. Det finns ingen skyldighet att vara tillgänglig hela dygnet. Personalansvarig i Sverige, verksamhetsledare, kampanjansvarig eller insamlingsansvarig finns tillgänglig dygnet runt via en - 5 - Pers onal polic y Latinam erikagr upp er na, 201 3-09- 22
mobiltelefon, s k jourtelefon. Numret till koordinatör och till jourtelefon ska vara känt av all personal i Latinamerika. I Sverige är det i första hand verksamhetsledaren, i samråd med personalansvarig, som är ansvarig för krishantering. Säkerhetsplaner är upprättade för samtliga länder där Latinamerikagruperna har personal, praktikanter eller utbyten och övergripande ansvar för detta ligger på personalansvarig i Sverige. All personal samt deltagare på utbyten omfattas. Lokala säkerhetsplaner ska finnas hos all personal och på varje kontor. Säkerhetsplanerna kontrolleras och justeras löpande. Revidering görs en gång per år i september. Samlad information finns på det gemensamma nätverket Todas samt i pappersform i arkiven på respektive kontor i Latinamerika. - 6 - Pers onal polic y Latinam erikagr upp er na, 201 3-09- 22