Datum Plats och tid Sessionssalen, Nya Rådhuset, Österportstorg, Ystad 09:00 11.20 (ajournering 09:45 10:05) Beslutande Se sidan 2 Övriga närvarande Ros-Marie Johansson (S) ersättare Kenny Fransson (S) ersättare Kerstin Jönsson (S) ersättare Tommy Persson (S) ersättare Eva Ellesson (M) ersättare 1 7, 9, 13 Christer Olofsson förvaltningschef 1 7, 9, 13 Bengt Persson utbildningschef Ingrid Tjärnehov utbildningschef Christine Ekdahl chef fritid och hälsa Saranda Vejseli ekonom Camilla Svensson sekreterare Utses att justera Curt Hansson (M) Justeringens plats och tid Nya Rådhuset, Österportstorg, Ystad 2015-02-02 12:00 Paragrafer: 1-15 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Camilla Svensson Ingrid Ek (S) Curt Hansson (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp 2015-02-03 Datum när anslaget tas ned 2015-02-25 Förvaringsplats för protokollet Nya Rådhuset, Österport torg, Ystad Underskrift... Camilla Svensson 1
Beslutande Ingrid Ek (S) Karl Pettersson (S) Curt Hansson (M) Caroline Lundgren (S) Dan-Peter Nilsson (S) Elisabeth Håkansson (C) Eva Olsson (C) Charlotte Åhman Persson (M) 1 7, del av 8, 9, 13 Cathrine Casimir (FP) Fredrik Ellberg (MP) Göran Björk (SD) Eva Ellesson (M) ersätter Charlotte Åhman Persson (M) 10 12, 14 15 2
Ärenden vid dagens sammanträde med Paragraf Ärende Diarienr Sida 1 Ändring av föredragningslista 4 2 3 4 5 6 7 Barn- och utbildningsnämndens presidieutskott 2015-2018 Personuppgiftsombud för barn- och utbildningsnämndens verksamhet Ändring av attesträtter för barn- och utbildningsnämnden Ändring av attesträtter för barn- och utbildningsnämnden Intern kontrollplan 2014 för barn- och Utbildningsnämnden Intern kontrollplan 2015 för barn- och utbildningsnämnden 2015/14 5 2015/21 6 2014/63 7-8 2014/63 9-10 2014/25 11-12 2015/15 13 8 Tillsyn av fristående förskola i Ystads kommun 2014 2015/20 14-15 9 Övergripande presentation av barn- och utbildningsnämndens verksamhet 16 10 Kontaktpolitiker 17 11 Redovisning av delegeringsbeslut 2015/4 18 12 Meddelande barn- och utbildningsnämnden januari 2015 2015/3 19 13 Information från förvaltningschef 20 14 Information från nämndsekreterare 21 15 Övrigt 22 3
BUN 1 Ändring av föredragningslista beslutar Föredragningslistan ändras på följande sätt: Nytt ärende om ändring av attesträtt för barn- och utbildningsnämnden för referensnummer 10173701, 10173801, 10173301 tas upp som ärende 7. 4
BUN 2 Dnr 2015/14 Barn- och utbildningsnämndens presidieutskott 2015-2018 beslutar Nämnden inrättar ett presidieutskott med tre ledamöter. Nämnden utser ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande till ledamöter i presidieutskottet. Ledamöterna ska tjänstgöra som ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande i samma ordning som de tjänstgör i nämnden. Enligt kommunallagen (kap. 6, 33) får beslutanderätten i vissa ärenden överlåtas från nämnd till bland annat ett utskott. För att underlätta nämndens löpande arbete föreslås nämnden inrätta ett presidieutskott som består av ordförande, 1:e och 2: vice ordförande. Förvaltningens förslag till beslut Nämnden inrättar ett presidieutskott med tre ledamöter. Nämnden utser ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande till ledamöter i presidieutskottet. Ledamöterna ska tjänstgöra som ordförande, 1:e och 2:e vice ordförande i samma ordning som de tjänstgör i nämnden. 5
BUN 3 Dnr 2015/21 Personuppgiftsombud för barn- och utbildningsnämndens verksamhet beslutar Kommunjurist Göran Sundberg utses till personuppgiftsombud för barn- och utbildningsnämnden från den 1 januari 2015. Barn- och utbildningsnämnden är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (PuL) för de personuppgifter som behandlas inom nämndens verksamhetsområde. Enligt PuL kan den personuppgiftsansvarige utse ett personuppgiftsombud med uppgift att självständigt se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Om ett personuppgiftsombud utsetts och uppgift om detta lämnats till Datainspektionen (DI) behöver den personuppgiftsansvarige som huvudregel inte anmäla sina personuppgiftshandlingar till Datainspektionen. Kommunjurist Göran Sundberg har förklarat sig intresserad att ta över uppgiften och tidigare ombud entledigas. Förvaltningens förslag till beslut Kommunjurist Göran Sundberg utses till personuppgiftsombud för barn- och utbildningsnämnden från den 1 januari 2015. Beslut skickas till: Datainspektionen 6
BUN 4 Dnr 2014/63 Ändring av attesträtter för barn- och utbildningsnämnden beslutar Barn- och utbildningsnämnden godkänner Jennie Janhagen för kontering gällande referensnummer: 10161001 (Central administration, attesträtten omfattar belopp upp till 2 000 000 kr och Utvecklingsenheten, attesträtten omfattar belopp upp till 300 000 kr) 10161801 (Administration och utveckling, attesträtten omfattar belopp upp till 200 000 kr och IT-bun, attesträtten omfattar belopp upp till 300 000 kr) 10162501 (Fritid och Hälsa, attesträtten omfattar belopp upp till 200 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner Jennie Janhagen som ersättare för kontering gällande referensnummer: 10179001 (Kulturskolan/Kom-tek, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) 10175501 (Ystad Arena, badet, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) Barn- och utbildningsnämnden godkänner Hans Nilsson Dahlin som beställare gällande referensnummer 10172601 (Ängaskolan och Ängabackens fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner till Li Galitios och Patrik Mattsson som beställare gällande referensnummer 10173901. (Norreportskolan, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner Emelie Björkegren och Ulrika Farkas som ersättare för beställare gällande referensnummer 10173901. (Norreportskolan, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) Ändringar i attesträtter gäller från den 29 januari 2015. En del av attesträtterna för barn- och utbildningsnämndens verksamheter behöver justeras med anledning av personalförändring. Befogenheter, ansvar och skyldigheter framgår av befintligt attestreglemente. Beslutsunderlag Attestreglemente antaget av Kommunfullmäktige den 18 juni 2014. Hid SAM 2014.2093 Attesträtter BUN referensnummer 10161001, 10161801, 10162501, 10179001, 10175501, 10172601 och 10173901, 7
BUN 4 Dnr 2014/63 Förvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner Jennie Janhagen för kontering gällande referensnummer: 10161001 (Central administration, attesträtten omfattar belopp upp till 2 000 000 kr och Utvecklingsenheten, attesträtten omfattar belopp upp till 300 000 kr) 10161801 (Administration och utveckling, attesträtten omfattar belopp upp till 200 000 kr och IT-bun, attesträtten omfattar belopp upp till 300 000 kr) 10162501 (Fritid och Hälsa, attesträtten omfattar belopp upp till 200 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner Jennie Janhagen som ersättare för kontering gällande referensnummer: 10179001 (Kulturskolan/Kom-tek, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) 10175501 (Ystad Arena, badet, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) Barn- och utbildningsnämnden godkänner Hans Nilsson Dahlin som beställare gällande referensnummer 10172601 (Ängaskolan och Ängabackens fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner till Li Galitios och Patrik Mattsson som beställare gällande referensnummer 10173901. (Norreportskolan, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner Emelie Björkegren och Ulrika Farkas som ersättare för beställare gällande referensnummer 10173901. (Norreportskolan, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Ändringar i attesträtter gäller från den 29 januari 2015. Beslut skickas till: Ekonomiavdelningen 8
BUN 5 Dnr 2014/63 Ändring av attesträtter för barn- och utbildningsnämnden beslutar Barn- och utbildningsnämnden godkänner Karin Olsson för kontering gällande referensnummer: 10173701 (Område öster, Köpingebro skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000) 10173801 (Område öster, Löderups skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) 10173301 (Område öster, Nybrostrands förskola, Löderups förskola och Glemmingebro förskola, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner tillägg av Eva Sand som ersättare för kontering gällande referensnummer: 10173701 (Område öster, Köpingebro skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000) 10173801 (Område öster, Löderups skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) Barn- och utbildningsnämnden godkänner tillägg av Jessica Jönsson som ersättare för kontering gällande referensnummer: 10173301 (Område öster, Nybrostrands förskola, Löderups förskola och Glemmingebro förskola, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Ändringar i attesträtter gäller från den 29 januari 2015. En del av attesträtterna för barn- och utbildningsnämndens verksamheter behöver justeras med anledning av personalförändring. Befogenheter, ansvar och skyldigheter framgår av befintligt attestreglemente. Beslutsunderlag Attestreglemente antaget av Kommunfullmäktige den 18 juni 2014. Hid SAM 2014.2093 Attesträtter BUN referensnummer 1017370, 10173801, 10173301, 9
BUN 5 Dnr 2014/63 Förvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner Karin Olsson för kontering gällande referensnummer: 10173701 (Område öster, Köpingebro skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000) 10173801 (Område öster, Löderups skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) 10173301 (Område öster, Nybrostrands förskola, Löderups förskola och Glemmingebro förskola, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Barn- och utbildningsnämnden godkänner tillägg av Eva Sand som ersättare för kontering gällande referensnummer: 10173701 (Område öster, Köpingebro skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000) 10173801 (Område öster, Löderups skola och fritidshem, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr) Barn- och utbildningsnämnden godkänner tillägg av Jessica Jönsson som ersättare för kontering gällande referensnummer: 10173301 (Område öster, Nybrostrands förskola, Löderups förskola och Glemmingebro förskola, attesträtten omfattar belopp upp till 100 000 kr). Ändringar i attesträtter gäller från den 29 januari 2015. Beslut skickas till: Ekonomiavdelningen 10
BUN 6 Dnr 2014/25 Intern kontrollplan 2014 för barn- och Utbildningsnämnden beslutar Barn- och utbildningsnämnden godkänner förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll 2014 enligt följande: 1. Delegeringsordning Genomgång och uppdatering av delegationsordningen finns som regelbunden och återkommande rutin i nämnden. 2. Kompetensförsörjning Digitalt stödsystem upphandlat för att inventering och karläggning av lärarbehörigheter och legitimationer för att säkerställa behörig personal i verksamheten. 3. Kompetensöverföring Bevaka och säkerställa att kompetensöverföring sker i personalplaneringsprocessen, exempel på detta är det chefsintroduktionsprogram som utarbetats under 2014. 4. Avtalshantering Stöd av upphandlare och digitalt system för redovisning av befintliga avtal har minskat risken för felaktiga avtalsskrivningar. 5. Likvärdighet i betygssättning Utbildningschefer, utvecklingschefer och rektorer har analyserat och redovisat resultat till nämnden. 6. Skolmat Förvaltningen har utarbetat ett kontrollverktyg och samverkar med samhällsbyggnad, där kostenheten är placerad. Enligt Kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen i Ystads kommun ska respektive nämnd ha antagit en plan för intern kontroll. Förvaltningschefen ska minst en gång per år skriftligen rapportera till nämnden hur den interna kontrollen fungerar. Oavsett utfall ska den genomförda uppföljningen rapporteras till nämnden. Återrapporten ska ske utifrån: Resultat av genomförda kontroller Om liknande kontroller genomförts tidigare år, hur resultatet förändrats? Vad behöver åtgärdas och/eller förbättras? Krävs det någon form av beslut för att genomföra förändringen? Analysera eventuella avvikelser 11
BUN 6 Dnr 2014/25 De områden som omfattats av intern kontroll 2014 inom barn- och utbildningsnämnden är: 1. Delegeringsordning 2. Kompetensförsörjning 3. Kompetensöverföring 4. Avtalshantering 5. Likvärdighet i betygssättning 6. Skolmat I samband med tertialrapport nummer 2 för 2014 (BUN 25 september 2014, 61), återrapporterade förvaltningschefen uppföljning av delegeringsordning, kompetensförsörjning och skolmat. Beslutsunderlag Barn- och utbildningsnämndens beslut 2014-09-25, 61 Intern kontrollplan barn- och utbildningsnämnden 2014, Hid BUN 2014.255 Förvaltningschefens avrapportering för intern kontroll 2014 Förvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner förvaltningschefens avrapportering av intern kontroll 2014 enligt följande: 7. Delegeringsordning Genomgång och uppdatering av delegationsordningen finns som regelbunden och återkommande rutin i nämnden. 8. Kompetensförsörjning Digitalt stödsystem upphandlat för att inventering och karläggning av lärarbehörigheter och legitimationer för att säkerställa behörig personal i verksamheten. 9. Kompetensöverföring Bevaka och säkerställa att kompetensöverföring sker i personalplaneringsprocessen, exempel på detta är det chefsintroduktionsprogram som utarbetats under 2014. 10. Avtalshantering Stöd av upphandlare och digitalt system för redovisning av befintliga avtal har minskat risken för felaktiga avtalsskrivningar. 11. Likvärdighet i betygssättning Utbildningschefer, utvecklingschefer och rektorer har analyserat och redovisat resultat till nämnden. 12. Skolmat Förvaltningen har utarbetat ett kontrollverktyg och samverkar med samhällsbyggnad, där kostenheten är placerad. Beslut skickas till: Ekonomiavdelningen 12
BUN 7 Dnr 2015/15 Intern kontrollplan 2015 för barn- och utbildningsnämnden beslutar Barn- och utbildningsnämnden godkänner den interna kontrollplanen för 2015 som omfattar följande rutin/system: 1. Delegeringsordning 2. Kompetensförsörjning 3. Kompetensöverföring 4. Likvärdighet i betygssättning 5. Säker skolmat 6. Attestreglemente Rutin/system Säker skolmat ska kompletteras med att maten också ska vara likvärdig. Enligt Kommunfullmäktiges reglemente och tillämpningsanvisningar för den interna kontrollen i Ystads kommun ska respektive nämnd ha antagit en plan för intern kontroll. I planen ska det framgå bland annat rutin/system, kontrollmoment, risk- och väsentlighetsbedömning, kontrollansvarig, frekvens och metod. Syftet med den interna kontrollen är att med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom kategorierna god verksamhetsstyrning, tillförlitlig finansiell rapportering och efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter uppnås. Multiplicering av faktorn för konsekvens/väsentlighet med faktorn för sannolikhet/risk avgör om det ska in på den interna kontrollplanen då produkten blir 9 eller mer. Beslutsunderlag Intern kontrollplan Barn- och utbildningsnämnden 2015 Risk- och väsentlighetsanalys för intern kontrollplan 2015 Barn- och utbildningsnämnden Förvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner den interna kontrollplanen för 2015. Beslut skickas till: Ekonomiavdelningen 13
BUN 8 Dnr 2015/20 Tillsyn av fristående förskola i Ystads kommun 2014 beslutar Barn- och utbildningsnämnden tar del av återrapporteringen av tillsyn för fristående förskolor i Ystads kommun 2014. Ärendet motiverar inte något beslut. I enlighet med skollagen 26 kap, 4, 6 16, 18 samt 27 har kommunen tillsynen över fristående förskolor. Tillsynen riktas mot allmänna förutsättningar, allmänna mål, värdegrunder och rutiner samt organisation och kvalitetsarbete. Dessa är särskilt väsentliga för att säkra att alla barn får den omsorg och utbildning som de har rätt till enligt nationella bestämmelser. Under 2014 har det genomförts tillsyn av 12 fristående förskolor i Ystad. Tillsynen har gjorts av Utbildningschef Ingrid Tjärnehov och Förskolechef Agneta Sigmundsson. Tillsynen kring en av de fristående förskolorna har skjutits upp till den 10 februari 2015 på grund av personliga skäl för förskolechefen på denna förskola. Resultatet av tillsynen visar att samtliga fristående förskolor, där tillsynen är klar, lever upp till kraven om kvalitet och säkerhet. I handlingarna går att läsa respektive förskolas tillsynsrapport. Beslutsunderlag Information till fristående förskolor i Ystads kommun om tillsyn 2014, Hid BUN 2015.99 Tillsynsrapporter från fristående förskolor i Ystads kommun: Smedjans uteförskola, Hid BUN 2015.89 Bladlusens uteförskola, Hid BUN 2015.90 Villa Montessori Ystad, Hid BUN 2015.91 Ystad Montessori, Hid BUN 2015.92 Källesjö förskola, Hid BUN 2015.93 Björnungarnas förskola, Hid BUN 2015.94 Möllans förskola, Hid BUN 2015.95 I Ur och Skur Björnstjernan, Hid BUN 2015.96 Syntelje förskola, Hid BUN 2015.97 Lyckebo förskola, Hid BUN 2015.98 14
BUN 8 Dnr 2015/20 Förvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden tar del av återrapporteringen av tillsyn för fristående förskolor i Ystads kommun 2014. Ärendet motiverar inte något beslut. Beslut skickas till: Fristående förskolor 15
BUN 9 Övergripande presentation av barn- och utbildningsnämndens verksamhet beslutar Ledamöterna tar del av informationen. Ärendet motiverar inte något beslut. Förvaltningschefen ger en övergripande information om barn- och utbildningsnämndens verksamhet samt förvaltningens organisation. Den 26 februari anordnar förvaltningen en halvdagsutbildning för ledamöterna. Samtliga verksamhetsområden inom barn- och utbildning kommer att presenteras. Det kommer att skickas ut en inbjudan. Dagen börjar 08:30 och avslutas 12:00. Platsen är Gamla Rådhuset vid Stortorget. 16
BUN 10 Kontaktpolitiker beslutar Ledamöterna tar del av informationen. Ärendet motiverar inte något beslut. Ordförande informerar om hur uppdraget som kontaktpolitiker är tänkt att se ut under mandatperioden. Ärendet kommer att behandlas under februarinämnden. 17
BUN 11 Dnr 2015/4 Redovisning av delegeringsbeslut beslutar Barn- och utbildningsnämnden godkänner Kultur och utbildnings redovisning av delegeringsbeslut för perioden 2015-01-01. Barn- och utbildningsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt enligt nämndens delegeringsordning 2014-11-27, 89, dnr 2014/14. Delegeringsbeslut ska redovisas till Barn- och utbildningsnämnden varje månad. Beslutsunderlag Kultur och utbildnings redovisning av delegeringsbeslut för perioden 2 015-01-01 Tillsatta tjänster Kultur o Utbildning 2014-08-31-2015-01-28 tillsvidareanställningar Förvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner Kultur och utbildnings redovisning av delegeringsbeslut för perioden 2015-01-01. 18
BUN 12 Dnr 2015/3 Meddelande barn- och utbildningsnämnden januari 2015 beslutar Ledamöterna tar del av meddelande. Ärendet motiverar inte något beslut. Barn- och utbildningsnämnden tar del av följande meddelande: 1/ Ungdomsfullmäktiges möte 26 november 2014, Knutsalen, Gamla Rådhuset. Hid 2015.53. 2/ Sydskånska gymnasiet. Sammanträdesprotokoll 2014-12-16 96 105. Hid 2014.1266. 3/ Sammanträdesdagar för barn- och utbildningsnämnden 2015 OBS! Den 29 januari är starttiden ändrad till klockan 09:00. Den 26 februari blir en heldag som inkluderar utbildning för nämndens ledamöter. 19
BUN 13 Information från förvaltningschef beslutar Ledamöterna tar del av informationen. Ärendet motiverar inte något beslut. Förvaltningschefen informerar om följande: Nämndens mål och målstyrning utifrån kommunfullmäktiges övergripande strategiska mål. Remiss från samhällsbyggnad Cykelstrategi Ystads kommun. Blir ett ärende för nämnden i februari. 20
BUN 14 Information från nämndsekreterare beslutar Ärendet motiverar inte något beslut. Nämndsekreteraren lämnar allmän information. 21
BUN 15 Övrigt beslutar Ärendet motiverar inte något beslut. Fredrik Ellberg (MP) lämnar önskemål om att förvaltningen ser över rutinen vid beställning av fika till nämnden. Engångsmaterial bör bytas ut. 22