5 tips-förvalta er tid smartare Och motivera er personal att tidrapportera Lyft företaget Förvalta er tid och era kontrakt så företaget kan växa Vi ger er 5 tips till hur ni kan använda tidrapportering till att stärka företaget och era interna processer.på så sätt kan ni fakturera mer, förbättra ert resultat och samtidigt fatta strategiska beslut som grundar sig på data i stället för magkänsla. I TimeLog är vår målsättning att optimera hur vi använder vår tid, så vi når våra personliga, projekt- och affärsmål utan att förlora överblicken. Vi kallar det Value your time. 1
Innehållsförteckning 1 Tar ni er egen medicin? 3 1.1 Använd tiden som beslutsunderlag 3 1.2 Gör som vi 4 2 Strategisk inblick med tidrapportering 4 3 Vad får vi ut av det? 5 4 Mognad avgör det strategiska utbytet 5 5 Kontrakthantering- har ni full överblick? 7 5.1 Få ordning på kontrakten med tidrapportering 8 1. utgåva Skriven av Maiken Blok TimeLog A/S Kungsgatan 10 111 43 Stockholm Sverige Telefon 08-51 977 977 2016 TimeLog A/S Alla rättigheter förbehållna. www.timelog.se info@timelog.se 2
1 Tar ni er egen medicin? Data som ni får in genom er tidrapporter ing är en smärre guldgruva av information Vi vet att många ser på vår organisation och tänker: De säljer tidrapporteringssystem, det måste vara lätt för dem att implementera och fortsätta använda det. Även om vi säljer ett tidrapporteringssystem och undervisar i tidrapportering har även vi haft svårt att få med oss alla medarbetare och få dem att förstå hur viktigt exakt tidrapportering är för vår verksamhet. Hos oss jobbar många olika personer; en del tycker om exakta fakta och tal, medan andra är kreativa och föredrar visuell input och målande beskrivningar. Detta medför att vi i vardagen har varit tvungna att hitta sätt att samla in data och tidrapportera i tid som passar alla. En av de första sakerna vi förklarar för nya medarbetare är hur vi tidrapporterar och varför det är så viktigt för oss. Det kan verka komplicerat om man inte är van att tidrapportera, så därför är det avgörande att nya medarbetare förstår vad vi använder dessa data till- och då blir det faktiskt lättare att verkligen få till tidrapporteringen varje dag. 1.1 Använd tiden som beslutsunderlag Efterhand har vi flyttat oss från väldigt enkla till mer detaljerade projekt för att kunna se exakt vad vi använder vår tid till; vi åtskiljer t.ex. drift- och investeringsprojekt. Driftprojekt är de uppgifter vi kontinuerligt arbetar på det kan vara SEO-optimering, underhåll av webbplats och hantering av Google Adwords. Investeringsprojekt är "engångsprojekt eller projekt som kan omvandlas till operativa projekt om vi bestämmer oss för att det är en bra investering att fortsätta med framöver. Ett bra exempel är när vi började med våra uppsökande evenemang som MeetUps och seminarier. Det började som ett investeringsprojekt, eftersom det hade ett slutdatum, och efter ett år evaluerade vi tidsåtgång och omkostnader och vägde in deltagande och kundernas feedback. Utifrån siffrorna och feedbacken såg vi att det var en succé och planerade därför in kommande event i den ordinarie verksamheten. Detta har medfört att vi i dag bland annat håller seminarier, morgonmöten och kurser regelbundet. Genom att dela upp våra interna projekt i drift och investering så kan vi när som helst se vad som krävs för att hålla igång TimeLog som organisation med den befintliga kundbasen- alltså utan ytterligare investeringar. För många företag är det ett viktigt nyckeltal så att man kan bilda sig en klar uppfattning av hur stora resurser man har att investera i tillväxt - utifrån denna information kan man sedan planera hur resurserna ska användas. 3
1.2 Gör som vi Det krävs inte mycket för att dra mer fördel av er tidrapportering än ni gör idag. Data som ni får in genom er tidrapportering är en smärre guldgruva av information och om ni inte utifrån dessa data kan få svar på era strategiska frågor bör ni kanske överväga att justera inställningarna i ert system. Er verksamhet har troligen ändrat sig en hel del sedan ni införde tidrapportering och därmed ändras även era behov av data. Om det kan mätas, Att använda er tidrapportering strategiskt betyder att ni kan använda data som underlag för era strategiska beslut i stället för att t.ex. enbart fokusera på omsättning eller extern tid. Genom att använda investeringen som ni redan gör genom att tidrapportera, kan ni hitta information som hjälper er att vidareutveckla er verksamhet. kan det hanteras och förbättras 2 Strategisk inblick med tidrapportering Går ni omkring och gissar utifrån er magkänsla? Det gjorde vi hos Time Log ocksåinnan vi började använda vår tidrapporteringsdata strategiskt. Vi trodde, att vi använde 20 % av våra resurser på försäljning. Genom att analysera vår tidrapportering upptäckte vi att vi bara använde 11 % av tiden på försäljning och att hitta nya leads. 89 % användes till andra saker som: kundservice, administration och av 89 % lade vi 45% på produktutveckling- endast en bråkdel lades på affärsutveckling. Styrelsen hade länge sagt att utvecklingen var för tung, men nu fick vi plötsligt ett konkret underlag för en diskussion. Vi ville gärna vända företaget från att endast fokusera på produkten till att fokusera mer brett på marknaden och satte upp en strategisk målsättning. 50 % av tiden och 50 % av lönesumman ska vara marknadsorienterad: t.ex. försäljning, marknadsföring eller kundkontakt: Vi har nått målet utan att dra ner på vår produktutveckling. Vi har växt inom marknad och nått den balans som vi gärna ville ha och håller ständigt detta nyckeltal bakhuvudet när vi diskuterar ytterligare anställningar. På styrelsens möten diskuteras numera hur vi kan optimera vår tid. Om det kan mätas, kan det styras och förbättras. Använd er data som underlag för besluten. Er data kan peka på obegränsade affärsmöjligheter för er verksamhet. 4
3 Vad får vi ut av det? Använd tidrapporter ing till att utveckla era medarbetare - det motiverar dem i deras arbete Har ni en tydlig strategi för vad ni vill använda tidrapportering till? I takt med att er organisation växer och blir mer mogen, ändras behoven både vad angår tidrapportering och mätning av olika parametrar. Vill ni endast tidrapportera för att kunna fakturera kunder, eller vill ni även t.ex. kunna mäta effektivitet och se hur ickefakturerbar tid används? För att få korrekt data och ett lyckat resultat är det viktigt att ha medarbetarnas stöd när en ny tidrapporteringsstrategi implementeras (läs om Inspari som verkligen ansträngde sig för att få implementeringen att ge resultat) Medarbetarna måste förstå anledningen till de nya rutinerna och vilken betydelse deras enkla rapporteringar har både för företaget och för deras egna arbete. Annars riskerar ni att er data inte kan användas till att mäta de önskade nyckeltalen. Ni bör helt enkelt kunna besvara frågan Vad får jag ut av det utifrån varje enskild medarbetares perspektiv. Tidrapportering kan t.ex. användas vid utvecklingssamtal, där ni diskuterar vilka projekt som har tagit mest plats sedan senast och om det är rätt fokus för personen i fråga. Är er personal pressad i vardagen eller har de tid för andra spännande uppgifter, samt hur kan deras kompetens nyttjas på bästa sätt? Tidrapporteringen ger även en överlägsen inblick i hur medarbetarnas profiler ändrar sig gradvist efterhand. Så använd tidrapporteringen till att utveckla er personal. Att se hur tidrapportering används proaktivt för att göra en skillnad för medarbetarna och inte bara för företagets resultat är mycket motiverande i vardagen. Det blir en winwin-situation för personalen och företaget. 4 Mognad avgör det strategiska utbytet Hur tidrapporteringen kan utnyttjas strategiskt beror på företagets erfarenhet och processmognad. Vi använder SPI Research's "Professional Services Maturity Model" för att illustrera detta. Enlig den beskrivs företagets modnad i fem nivåer: Företag kan använda tidrapportering för att förflytta sig uppför monadstrappan och uppnå en mer skalbar och ekonomiskt hållbar affärsmodell. Var på skalan befinner ni er nu, och vad kan ni förbättra för att flytta er uppåt? Det finns bevisat samband mellan företags placering på skalan och deras rörelseresultat. 5
4.1 Nivå 1 Heroic På denna nivå handlar det om att över huvud taget få tidrapporteringen att äga rum. Företaget använder vanligen tidrapportering för att skapa faktureringsunderlag. 15 % av alla företag befinner sig här och nästan alla börjar här. MÖJLIGHET: Tjäna pengar Företaget kan öka faktureringsgraden på projekt och minska nedskrivningarna. Tidrapportering ger ett faktureringsunderlag som ni kan analysera och sedan göra en bedömning av om det finns en avtalsenlig grund för att fakturera den rapporterade tiden. 4.2 Nivå 2 Functional Excellence Här är tidrapporteringen igång, och företaget utarbetar ett dataunderlag för att bedöma tidsåtgången i framtida projekt. Ni kan budgetera för varje projekt och lätt göra uppföljningar. En del processer har optimerats, en del sker i enlighet med bästa praxis. 25 % av alla företag befinner sig på denna nivå. MÖJLIGHET: Optimera processer Ekonomin i de enskilda projekten är ofta svårtydd. Genom att utvärdera tidrapporteringarna kan företaget börja optimera befintliga processer och göra företaget mer effektivt och lönsamt. 4.3 Nivå 3 Project Excellence Nu är alla processer standardiserade och tidrapporteringen är välfungerande inom alla funktioner. Ni kan planera er tid i samband med projektledning och tidrapportering. 25 % av alla företag befinner sig på denna nivå. MÖJLIGHET: Säker bedömning Här kan företaget göra en bedömning av tidsförbrukningen på projekt. Nedskrivningar på projekt är minimala. 6
4.4 Nivå 4 Portfolio Excellence Företaget har fått en automatiserad resursstyrningsplan. Det innebär att företaget kan planera i detalj och handla enligt planen men också reagera och justera planerna regelbundet. Det förutsätter, att alla tidrapporteringsdata hanteras i realtid, och att projektplanering och resursallokering är integrerade med tidrapporteringarna. 15 % av alla företag befinner sig på denna nivå. MÖJLIGHET: Gör omedelbar uppföljning och bli skalbar Resursplanering av pågående projekt kan justeras utifrån slutförandegraden. Tack vare integrationen mellan resursplanering och tidrapportering blir arbetsflödet enkelt och smidigt, så att både ledning och medarbetare får en överblick över projekt och ekonomi i realtid. Det öppnar möjligheten att aktivt bestämma, hur ni använder tid på fastprisprojekt. Överblicken och effektiv förvaltning gör företaget skalbart på en helt annan nivå än vid de lägre mognadsnivåerna. 5 Nivå 5 Collaborative På nivå 5 optimerar företaget ständigt sina processer i en integrerad inlärningsslinga. Ni börjar använda siffrorna från tidrapporteringar för att ändra beteende, och kontinuerliga förbättringar av processer är ett mål i sig. Ni anger riktmärken för att kontinuerligt mäta resultat och förbättra organisatoriska processer. 5 % av alla företag befinner sig på den högsta nivån. MÖJLIGHET: Beteendeförändringar Företaget har gått den långa vägen från att gissa sig till tidsförbrukningen och utveckla de grundläggande tjänsterna till att dela kunskap och vidareutveckla välfungerande tjänster. Medarbetarna kan arbeta självständigt och självstyrande utan att kompromissa med företagets strategi och mål. Medarbetarna kan ändra sitt beteende i de olika processerna baserat på de kunskaper som tidrapporteringsformuläret utgör. 5 Kontrakthantering- har ni full överblick? Vi vet att konsultföretag i synnerhet ofta ställs inför utmaningar när det gäller att hantera kundkontakter och tillhörande budget. Man kanske säljer och fakturerar många olika tjänster ofta timmar men ibland även kurser eller standardtjänster. 7
Handen på hjärtat, har ni verkligen full koll på era kundkontakt er och är ni säkra på att få de värden som var tänkta för varje enskilt projekt? Vissa kunder köper en större pott med timmar på ett klippkort, medan andra har köpt hela projekt till fastpris eller har andra modeller. Utan systematik är det svårt att få överblick över företagets alla kontrakt och det skapar problem när kunden ska köpa fler timmar på ett klippkort, eller ni behöver identifiera projekt som är problematiska och bör omförhandlas med kunden. Handen på hjärtat, har ni verkligen full koll på era kundkontakter och är ni säkra på att få de värden som var tänkta för varje enskilt projekt? Om ni kan svara ja, grattis, då har ni full kontroll på denna del av verksamheten. Om nej, då är det dags att ta kontroll över detta så att ni inte tappar omsättning. Vår erfarenhet visar att många konsultföretag tappar en del av sin omsättning på grund av oprecis tidrapportering och för att de inte har ett hanteringssystem för sina kontrakt. 5.1 Få ordning på kontrakten med tidrapportering Vi rekommenderar att ni ser närmare på hur många olika typer av kontrakt ni har med era kunder. Många bliver överraskade när de ser hur många specialavtal som tecknats med olika kunder, och ofta är det just dessa kontrakt som kostar er pengar. Undersök vilka typer av kontrakt som är mest lönsamma för er. Fastprisprojekt kan t.ex. vara farliga eftersom det är ni som bär risken om kontraktet utökas eller förlängs utan omförhandling. Detta kan vara en utmaning om ni inte har någon tidrapportering som underlag för de kontakt som ni tecknat, eftersom ni då inte vet exakt vad ert genomsnittliga timpris varit på de olika kontrakten. Få ordning på er tid Ja vi har sagt det många gånger nu, men det är det enda sättet att säkra er korrekt debitering när ni fakturerar utifrån klippkort eller löpande tid. Det säkrar även att ni får en rättvisande bild av om ni tjänar eller förlorar pengar på era fastprisprojekt. Det är mycket möjligt att ni redan tidrapporterar men kan ni lita på talen? Har tidrapporteringen skett omedelbart, eller efter en vecka eller en månad? Är du nyfiken på, och vill veta mer om, kontrakthantering och bästa praxis? Då kan du läsa mer här. Vi hoppas att du blivit inspirerad till att dra ytterligare fördel av er tidrapportering. Vi är säkra på att ni kan växa och optimera er verksamhet genom att analysera er befintliga data (om ni tidrapporterar) utan att göra någon större insats. 8