Kartläggning onödig efterfrågan inom kommunal vuxenutbildning

Relevanta dokument
Pengarna och studierna

Försöksverksamheten om onödig efterfrågan

När kommer pengarna? Så påverkar studieplanen utbetalningarna av studiemedel

Onödig efterfrågan. Näringslivsenhetens deltagande i ESV:s försökverksamhet 2015/2016. Länsstyrelsen Västernorrland

Riktlinjer för studiestartsstöd vid vuxenutbildning

En andra och en annan chans ett komvux i tiden (SOU 2018:71)

Riktlinjer för det rekryterande arbetet avseende studiestartsstöd inom Stockholms stad

komvux Senast uppdaterad, juni 2017 CSN nr 1400A/1706

Studiemedel Linköpings universitet 23 april Anders Axelsson och Mattias Andersson

Studiemedelshandläggning och. Specialiserad problemlösning i centraliserad miljö

Vägledning om rapportering till CSN

komvux Senast uppdaterad, juni 2013 CSN nr 1400A/1306

Kommunala kriterier Studiestartsstöd hösten 2017 och framåt

Högre bidrag för unga arbetslösa Maria Grahn Sillén Joacim Strömblad

folkhögskolor, kompletterande utbildningar samt konst- och kulturutbildningar

Kommittédirektiv. Översyn av den kommunala vuxenutbildningen på grundläggande nivå. Dir. 2011:92. Beslut vid regeringssammanträde den 6 oktober 2011

Onödig efterfrågan inom

Riktlinjer för intag till kommunal vuxenutbildning

Beslut vid regeringssammanträde: Delegation för åtgärder mot felaktiga utbetalningar från trygghetssystemen Senast ändrad:

Ett ordnat mottagande - gemensamt ansvar för snabb etablering eller återvändande

Vad kan lean och systemsyn innebära för effektivitet och kundnöjdhet i offentlig sektor?

Positionspapper om utbildning i svenska för nyanlända vuxna

Välkomna till anordnarträff

Minska onödig efterfrågan utifrån målgruppens perspektiv

Dina upplevelser och behov av CSN

Studiemedelstagare som avbryter komvuxstudier Orsaker och konsekvenser

Studieresultat komvux. Maria Grahn Sillén, CSN Joacim Strömblad, CSN

Studeranderapportering via fil i Mina tjänster folkhögskola

ViS mars. Högre bidraget Ansökan om studiemedel VUX 2012 Studiemedel för grundskolestuderande Samverkan

Införandet av ett system för prova-på-studier för personer med försörjningsstöd

Stadsrevisionen. Projektplan. Granskning av statliga specialdestinerade bidrag inom flyktingmottagandet. goteborg.

Information om Studiestartsstödet

Styrning och uppföljning av statliga bidrag för flyktingmottagande

ANVÄNDARHANDBOK FÖR VEM?...1

I följande bilaga beskriver vi genomförandet av uppdraget. Vi diskuterar också vissa metodologiska överväganden.

CSN gör studier möjligt. Marie Holmberg Karin Hurinský

KVALITETSRAPPORT 2014

6 maj 2013, Joacim Strömblad. Aktuellt från CSN

Riktlinjer för intag till kommunal vuxenutbildning

Kriminalvården Dnr :2391. Beslut. efter tematisk tillsyn av utbildningen för intagna i kriminalvårdsanstalt vid Region Väst

Kommittédirektiv Dir. 2009:47 Sammanfattning av uppdraget Bakgrund

Skapa tilltro Generell tillsyn, enskildas klagomål och det allmänna ombudet inom socialförsäkringen (SOU 2015:46)

Riktlinjer för intag till kommunal vuxenutbildning

Sammanhållen hantering. En ansökan och ett beslut

Studiestartsstöd - ett nytt rekryterande studiestöd

Bedömningsfrågor i tillsynen

SOU 2018:71 En andra och en annan chans ett komvux i tiden

Likvärdigt, rättssäkert och effektivt ett nytt nationellt system för kunskapsbedömning (SOU 2016:25)

Revidering av riktlinjer för studiestartsstöd i Södertälje kommun

Arbetsförmedlingens Återrapportering 2012

SAMVERKANSAVTAL: ARBETSFÖRMEDLINGEN OCH SUNDBYBERGS STAD

DUA Nyanlända Lund år BILAGA 2 KARTLÄGGNING OCH VERKSAMHET I SAMVERKAN

Anvisningar för tillämpning av prova-på-studier April 2016

Här finner ni resultaten för samtliga studerande med studiemedel

Måluppföljning av tertialbokslut 2013 för gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden

Instruktion webbansökan för Komvux Eskilstuna

SAMMANFATTNING AV RAPPORT 2018:11. Steglös avräkning. En analys av arbetsutbudet för personer med sjukersättning som har använt steglös avräkning

Yttrande över GRUV-utredningens betänkande "Kommunal vuxenutbildning på grundläggande nivå" (SOU 2013:20)

Viktigt att veta FÖR DIG SOM STUDERAR PÅ KOMVUX ESKILSTUNA GENOM EN ANNAN UTBILDARE

Antagningsregler, rutiner och bestämmelser för vuxenutbildningen

Webbansökan. För att göra din ansökan gå in på Klicka på Webbansökan Vuxenutbildningen

Införandet av ett system för prova-på-studier för personer med försörjningsstöd

Handlingsplan KAA. Handlingsplan med rutiner för kommunala aktivitetsansvaret (KAA) i Sundbyberg HANDLINGSPLAN KAA BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

Studeranderapportering via fil i Mina tjänster komvux

Rätt till gymnasial vuxenutbildning och gymnasial särvux.

Tillgodoräknade av reell kompetens inom utbildning vid SMI validering

VIKTIGT ATT VETA. För dig som studerar på Komvux i Eskilstuna genom en annan utbildare

Yttrande över betänkandet Moderniserad studiehjälp (SOU 2013:52) U2013/4160/SF

Uppföljning, bildningsverksamheten enligt årsagendavuxenutbildning

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Rapport Version 1.0 Johan Aldén Sida 1 av Rapport Förstudie Elevadministration och schemaläggning Sambruk

Kommenterad statistik om satsningen på högre bidrag till ungdomar mellan år

Skicka fil till CSN. - Rapportera via fil i Mina tjänster. Skicka fil till CSN komvux och folkhögskolor, v 1.0

Boende med anledning av nya gymnasielagen

Blekinge tekniska högskola Karlskrona

Livshändelsen ny i Sverige & myndighetsgemensam digital lösning

Systematiskt kvalitetsarbete för Hermods Vuxenutbildning - För perioden 2012 till 30 april

Anpassningar av studiehjälpen till EU-rätten

Revidering av Riktlinjer för intag till kommunal vuxenutbildning

Möjligheter och begränsningar med olika metodval

Revisionsrapport. Västerviks kommun. Den kommunala vuxenutbildningens ändamålsenlighet. Lars Högberg. Certifierad kommunal revisor.

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Utökat elektroniskt informationsutbyte

Kommittédirektiv. Tilläggsdirektiv till Sfi-pengsutredningen (U 2011:05) Dir. 2013:10. Beslut vid regeringssammanträde den 24 januari 2013

Förslag till förändringar av studiestartsstöd för att säkra reformens syfte

Verksamhet som ska bedrivas i samverkan Bilaga 3

Ansökan om medel från Samordningsförbundet Kramfors

Hjälpguide för hur du fyller i webbansökan för grundläggande och gymnasiala kurser hos Kunskapsparken i Sollentuna

Svar på Remiss Moderniserad studiehjälp, SOU 2013:52

Kommittédirektiv. Tilläggsdirektiv till Delegationen för unga till arbete (A 2014:06) Dir. 2017:20

Riktlinjer för intag till kommunal. vuxenutbildning. Innehåll

Svar på remiss om Införandet av ett system för prova-studier för personer med försörjningsstöd

Yttrande: Utkast till lagrådsremiss Uppehållstillstånd för studier på gymnasial nivå

Yttrande: Utkast till lagrådsremiss Uppehållstillstånd för studier på gymnasial nivå

Komvux Användarhandbok

Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum:

Dnr. Kon 2017/110 Nationella perspektiv på vuxenutbildning

Strategi för systematisk uppföljning och granskning av hälso- och sjukvården i Stockholms läns landsting

Kompletterande aktörer och Arbetsförmedlingens kontrollarbete Säkerställer Arbetsförmedlingen en korrekt avvikelserapportering?

Bilaga 3. Verksamhet i samverkan. mm/194 säffle/rev ök 2016/bilaga 3 (2016).

SOU 2014:67 Inbyggd integritet inom Inspektionen för socialförsäkringen

Transkript:

Kartläggning onödig efterfrågan inom kommunal vuxenutbildning CSN, juni 2016 Informationsklassning

Innehåll 1. Inledning... 3 2. Sammanfattning... 3 3. Bakgrund... 4 4. Metod... 5 5. Vad är onödig efterfrågan?... 5 6. Komvux i siffror... 6 7. Telefonstudie... 7 8. Resultat från studien... 7 9. Systemsyn... 10 10. Enligt systemsynen systemfaktorer (förutsättningar) som påverkar processen för studerande vid Komvux.... 12 Förutsättning 1: Regelverket och tolkning av regelverket... 13 Förutsättning 2: Studiekontrollen... 14 Förutsättning 3: Kompetensen... 14 Förutsättning 4: Transparens... 15 Förutsättning 5: Inte kundanpassade lösningar... 16 Förutsättning 6: Informationsutbytet med skolorna... 17 Förutsättning 7: Hantering av uppgifter om tidigare utbildning... 17 Förutsättning 8: Återbetalningskrav... 18

1. Inledning Syftet med den här rapporten är att få en ökad kunskap om orsakerna bakom onödig efterfrågan inom kommunal vuxenutbildning (Komvux) samt en vägledning till hur vi, CSN, kan komma till rätta med de slöserier som uppstår för kund, oss och skolan. Rapporten beskriver bakgrunden till uppdraget, arbetsmetoden samt vad vi lärt oss under kartläggningen av den onödiga efterfrågan inom Komvux. Rapporten kan även användas som delunderlag för beslut om fortsatt arbete inom CSN. Kartläggningen har genomförts i samarbete med ESV, Ekonomistyrningsverket. Deltagare i arbetsgruppen: - Anna-Karin Andersson (projektledare och kontorschef ) - Maria Grahn Sillén (verksamhetsutvecklare) - Linda Tornéus (studiestödsutredare) - Sophie Andersson (studiestödsutredare) - Anessa Arslanovic (studiestödsutredare) - Jonatan Ljungman (studiestödsutredare) - Cecilia Karlsson (kontorschef) - Siv Liedholm (konsult från Kvadrat) Handledare: Johan Quist vid Centrum för tjänsteforskning (CTF) vid Karlstads universitet. Göteborgs stad - Arbetsmarknad och vuxenutbildning - har även medverkat genom att samla in material och genom deltagande i möten och workshoparbetet. 2. Sammanfattning CSN har under lång tid upplevt att vi har ett behov av att se över våra processer för våra kunder som studerar på Komvux. Dagens system är resurskrävande. Ett komplext regelverk kräver djup kunskap och konsekvenser av exempelvis ändringar i studierna är svåra för våra 3

kunder och samarbetspartner att förstå. Genom att studera den onödiga efterfrågan inom området ville vi få kunskap om hur CSN som myndighet kan bidra till att underlätta för våra kunder och minska den onödiga efterfrågan. För att förstå behövde vi titta på hela systemet och de systemfaktorer, d.v.s. de förutsättningar som påverkar processen. Systemet är den helhet som inleds med att en kund identifierar sitt behov av att finansiera sina studier genom CSN och som sedan leder fram till ett visst resultat i form av prestationer, utfall och effekter. Kartläggningen visar att flera systemfaktorer behöver förändras för att processen ska kunna fungera bättre. Med en mer ändamålsenlig och värdeskapande process undviker vi att onödig efterfrågan uppstår. En förändring av regelverket skulle innebära en stor minskning av den onödiga efterfrågan. Detta är ett långsiktigt arbete som har pågått men kan intensifieras ytterligare. CSN kan även genom att ändra förutsättningarna på andra områden minska den onödiga efterfrågan. Detta kan vi göra genom att se över de studiekontroller vi gör inom området, förenkla och förtydliga våra utskick till kunderna, arbeta mer med våra samarbetspartner och ambassadörer på skolor, öka transparensen m.m. Förutom att detta skulle innebära fördelar för kunden så sparar vi arbete och resurser både hos CSN och hos skolorna. En minskning med 30 % av den onödiga efterfrågan av telefonsamtal skulle innebära cirka 100000 mindre samtal, vilket i kostnader motsvarar drygt 5 miljoner kr per år. En minskning av antalet avvikelser som vi hanterar inom Komvux skulle innebära att vi frigör ännu mer resurser. 3. Bakgrund Tillsammans med Ekonomistyrningsverket (ESV) och fem andra myndigheter 1 har CSN under november 2015 till juni 2016 kartlagt den onödiga efterfrågan på respektive myndighet. Syftet med kartläggningen är att ge en ökad kunskap om orsakerna bakom den onödiga efterfrågan samt en vägledning till hur CSN kan komma till rätta med slöseriet som den onödiga efterfrågan medför. 1 Migrationsverket, Arbetsförmedlingen, Länsstyrelsen Västernorrland, Kemikalieinspektionen, Statens veterinärmedicinska anstalt. 4

CSN har valt att kartlägga den onödiga efterfrågan inom komvuxområdet. Komvuxområdet valdes eftersom det är ett område där vi har en resurskrävande hantering i förhållande till antalet kunder och det finns en stor potential till förbättringar. 4. Metod Metoden för att kartlägga den onödiga efterfrågan inom komvuxområdet är baserad på forskning som har genomförts på Försäkringskassans och Skatteverket verksamhet 2. Johan Quist är universitetslektor på Karlstads universitet och en av dem som tagit fram metoden. Han har medverkat i detta arbete genom att förmedla teorin bakom metoden och gett stöd under kartläggningens utförande. Studien har avgränsats till en telefonstudie för att kartlägga onödig efterfrågan med hjälp av intervjuer i samband med inkommande samtal till CSN under en begränsad tid från december 2015 till och med januari 2016. 5. Vad är onödig efterfrågan? En efterfrågan till myndigheten ses alltid som ett arbete att utföra. Den kan uppkomma på olika sätt t.ex. genom uttalade behov, krav och anspråk eller förfrågningar, synpunkter eller klagomål. Men efterfrågan kan också bero på att myndigheten inte förstått vad som är viktigt för kunden. Onödig efterfrågan kan lätt associeras till att det är en kontakt som man kan bortse ifrån, att medborgaren inte borde besvära oss med onödiga frågor. Men för medborgaren är alla kontakter nödvändiga. I denna undersökning har vi specificerat onödig efterfrågan som sådan efterfrågan som beror på att vi eller någon annan underlåtit att göra något eller har gjort fel ur kundens perspektiv. Det finns ett tidigare misslyckande. Det är samma begreppsbestämning som Johan Quist och 2 ISF (Inspektionen för socialförsäkringar) Rapport 2014:10 Onödig efterfrågan inom Försäkringskassan och Skatteverket(Rapport 2014:10) och ISF Rapport 2015:7 Onödig efterfrågan inom Försäkringskassan (Rapport 2015:7). 5

Martin Fransson använt i tidigare forskningsprojekt på Skatteverket och Försäkringskassan 3 Misslyckandet består således i att om det blivit rätt från början, så hade den senare kontakten inte behövt uppstå. Tidigare kontakter med myndigheten har lett till nya försök, vilket ger en efterfrågan på myndigheternas resurser som egentligen är onödig och hade kunnat undvikas om det blivit rätt från början. Det är myndigheten själv som ligger bakom de flesta misslyckandena, men också medborgarna och tredje part, som till exempel skolor, som rapporterar in uppgifter till CSN. 6. Komvux i siffror Under 2015 rapporterades det in 271 000 komvuxstuderande. Av dessa finansierade 86 000 personer sina studier med studiemedel. Dessa 86 000 personer genererade: 234 000 beslut om studiemedel (100 000 förstagångsbeslut och 134 000 ändringsbeslut) 118 000 avikelser (dessa avvikelser kommer endast från drygt 40 000 av personerna ) 10 000 återkrav (på grund av avbrott eller ändrad omfattning) En avvikelse uppstår när uppgifterna som den studerande lämnat och fått beslut på om studiemedel inte stämmer överens med de uppgifter som skolan har rapporterat in till CSN. Avvikelserna medför manuellt arbete på CSN. Uppgifterna från skolan måste kommuniceras till de studerande och svar begäras in. För att ytterligare förstå att detta är ett område som kräver stor hantering kan nämnas att cirka 80 procent av alla avikelser som hanteras på CSN avser studerande på Komvux, trots att de bara avser 19 % av alla studiemedelskunder. Med det växande antalet nyanlända till Sverige är det mycket troligt att antalet komvuxstuderande kommer att öka markant under de kommande 3) Rapport 2014:10 och Rapport 2015:7 6

åren. Bland de som kommer som nyanlända till Sverige finns ofta ett behov av att studera på grundläggande eller gymnasial nivå för att öka förutsättningarna för etablering på arbetsmarknaden. De planerade satsningar på nytt studiestartsstöd och traineejobb kan ta viss del av det ökade behovet av vuxenstudier. En ökning av komvuxområdet i övrigt kommer att skapa en linjär ökning av ändringsbeslut, avvikelser och telefonsamtal som CSN måste hantera. 7. Telefonstudie Vi har genom att studera inkommande telefonsamtal skaffat oss kunskaper om den onödiga efterfrågan inom området. Till grund för telefonstudien gjordes en enkät med intervjufrågor 4. Fokus i telefonintervjuerna var att fånga in berättelserna från kunderna som ringde in till oss. Till att börja med ordnades en egen telefonkö för komvuxstuderande, men då detta inte fungerade så övergick vi till att ta telefon via FO-telefon 5 och skoltelefon 6. Resultatet baseras på sammanlagt 123 berättelser insamlade under december 2015 till januari 2016. Berättelserna är insamlade antingen från den studerande själv eller från skolor eller rapportörer som ringt in till oss 7. Kategorisering av berättelserna gjordes under februari 2016. Det är ett begränsat antal berättelser som ligger till grund för studien. Den ger dock en indikation om den onödiga efterfrågan inom komvuxområdet. På grund av det begränsade antalet samtal är resultatet inte kvantitativt säkerställt och resultatet kunde också ha blivit annorlunda om berättelserna fångats vid en annan tidpunkt på året. 8. Resultat från studien Den första frågan vi ville ha svar på var varför våra kunder ringer till oss 8. Av berättelserna framgår att våra kunder framförallt vill ha svar på 4 Intervjuformulär, bilaga 1 5Front-office första linjen in till CSN, till skillnad från Back-office linje som sker genom vidarekoppling av lite svårare samtal. 6 En direkt telefonlinje för skolor och rapportörer. 7 Sammanfattning av berättelserna, se bilaga 2 8 Kodning se Rapport 2014:10 sid 40 och vårt kodningsformulär, bilaga 3 7

hur regler och bestämmelser tolkas i deras specifika ärende alternativt har de frågor om vad som händer i deras ärende. Kunden har eller har haft ett ärende hos CSN och undrar vilka regler som gäller och vilka tolkningar som CSN gör. (Vad gäller specifikt i detta fall? 37 %). Kunden undrar över statusen i sitt ärende. ( Vad gör ni? 25 %) 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Orsak till kontakt Av de 123 berättelserna har 5 stycken sorterats bort eftersom det inte gick att avgöra om det föregåtts av ett misslyckande eller inte. Så många som 85 berättelser har föregåtts av ett misslyckande. Detta motsvarande 69 % av samtliga berättelser. 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Har samtalet föregåtts av ett misslyckande? Ja, samtalet har föregåtts av ett misslyckande Nej, samtalet har inte föregåtts av ett misslyckande Ärendet kan inte bedömmas 8

Vad är då orsaken till misslyckandet? 9 Framförallt är det fel som uppstått tidigare men också en stor andel på grund av bristande förståelse. Direkta fel begångna av personer eller maskiner, s.k. detaljagerande (29 %) Brist i tillit, tålamod eller förståelse (26 %) varav brist i förståelse är den övervägande orsaken (15 %) 10 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Orsaken till misslyckandet Av de direkta felen framkom det framförallt att det var brister i rapporteringen från skolorna som bidrog till att felen och oklarheter uppstod. Mång telefonsamtal uppkom även genom att det saknades transparens mellan systemen. 9 Kodning se Rapport 2015:7. sid 51-53 och vårt kodningsformulär, bilaga 3 10 Till skillnad från vad som hänvisas i Rapport 2015:17 så har vi vid kodningen även tillagt bristande förståelse tillsammans med kodningen av bristande tillit och tålamod. 9

Vad gäller bristande tillit, tålamod eller förståelse var det framförallt bristande förståelse som var dominerande. De studerande och skolorna har svårt att förstå våra kommuniceringar, beslut och liknande. I 62 % av fallen där vi såg ett misslyckande, bedömde vi att CSN kunde ha förebyggt misslyckandet. 9. Systemsyn Kartläggningen har till syfte att få vägledning om CSN kan komma till rätta med slöseriet för våra kunder (skolor och de studerande) och för CSN. För att komma fram till vilka åtgärder som behöver vidtas behöver man titta på vilka förutsättningar som medför att den onödiga efterfrågan uppstår. Efter kategoriseringen har vi därför, genom en workshop, identifierat några av de systemfaktorer som har en stor påverkan på den onödiga efterfrågan 11. Systemfaktorer är de förutsättningar som finns för processen. Systemfaktorerna är de som påverkar om resultatet av en process fungerar bra eller mindre bra. När processen dessutom avser tjänster som myndigheten tillhandahåller måste hänsyn tas även till den interaktion med tredje part som tillförs i processen 12. Systemsynsättet är en form av helhetssyn som grundar sig i insikten om att alla delar i ett system hänger ihop och att olika faktorer påverkar varandra. För att kunna lösa ett problem måste man se till den påverkan som varje del har i systemet. Detta synsätt utgör en motsats till att endast fokusera på egna prestationer, den egna organisationens uppdrag eller den egna budgeten. Ett misslyckande att nå önskade resultat kan orsakas av dåligt organiserade och styrda system. Utan fokus på systemet kommer ledningen att fokusera på medarbetarna och ekonomin, vilket är fallet i traditionell styrning. För att förbättra system krävs välplanerade gemensamma, vanligtvis över funktionsgränserna, förändringar av förutsättningarna. Utgångspunkten är kundens situation ( jag vill börja studera ), behov (jag behöver studiemedel) som genererar efterfrågan (ansökan om 11 Deltagarlista på workshop, se bilaga 4 12 Johan Quist och Martin Fransson, Tjänstelogik för offentlig förvaltning, Liber 2014 10

studiemedel, utbetalningar, information om ändrade förutsättningar, studieupphåll m.m) till CSN. Den onödiga efterfrågan uppstår genom hur vi arbetar hur vår process ser ut. Processen är en interaktion mellan inte bara olika delar inom CSN utan även en interaktion med den studerande och skolsystemet. Hur vår process ser ut är en konsekvens av ett antal systemfaktorer/förutsättningar för arbetet. Exempelvis beslut om organisering av arbetet, hur vi ska göra kontroller, hur vi ska hantera avvikelser, vad som ska göras maskinellt och manuellt, vilka e-tjänster vi ska ha, hur vi ska fördela arbetet mellan olika delar av organisationen, hur vi ska följa upp verksamheten, vilken information vi ska dela och hur vi ska kommunicera - lära mellan varandra, beslut om hur vi tolkar regelverk o.s.v. Cheferna kan förändra förutsättningarna. Vilka förutsättningar som ges är ett uttryck för hur ledningen tänker kring hur en effektiv verksamhet ser ut. 11

10. Enligt systemsynen systemfaktorer (förutsättningar) som påverkar processen för studerande vid Komvux. I undersökningen framkom det att det framförallt finns två orsaker till den onödiga efterfrågan. 1) Rapporteringen rapporteringen från skolor är bristfällig och det saknas transparens mellan systemen. 2) De studerande och skolor har svårt att förstå våra kommuniceringar, beslut och likande. De förstår inte vad de ska göra eller vad beslutet eller informationen får för konsekvenser. I workshopen framkom att följande förutsättningar (systemfaktorer) är sådana som kan ändras för att den onödiga efterfrågan ska minska: I följande redovisning finns varje förutsättning redovisad lite närmare. Exemplen som hänvisas till är från berättelser som inkommit i telefonstudien. De namn som anges är fingerade. 12

Förutsättning 1: Regelverket och tolkning av regelverket Regelverket är den systemfaktor som kan påverka mest. En förändring av regelverket skulle förmodligen medföra en betydlig minskning av den onödiga efterfrågan. Lagstiftarens vilja för komvuxstudier är ett system med flexibla och individuella studier medan vårt regelverk är framtaget för fasta terminstider och fasta studieplaner. När tiden eller poängen ändras innebär det även förändring av takten och rätten till studiemedel. Studiemedel betalas idag ut i förskott. Individuella studier innebär större variation i studietakt och fler val av kurser (typ av kurser, dag/kvällstid etc.). Regelverket för studiestöd är känsligt för små förändringar. Förskottsbetalning förutsätter att plan och utfall stämmer annars uppstår avvikelser. Willy ringer in och meddelar att han kommer att förlänga sina studier två arbetsdagar och att han fått höra att det skulle göra att han inte skulle ha rätt till studiemedel alls för perioden och att han dessutom skulle få ett återkrav eftersom studietakten blir under 50 % 13

Det stora antalet ändringar och avvikelser som finns i dagens system skapar problem för kunden men även en mycket stor hantering hos CSN och skolor. Slutsats: CSN kan arbeta för ett förenklat regelverk som är bättre anpassat till den flexibilitet som finns inom komvuxstudier. Förutsättning 2: Studiekontrollen CSN kontrollerar den kundgrupp med störst behov av stöd absolut mest genom månatliga kontroller och kontroller vid varje beslut. Detta för att undvika felaktiga utbetalningar. En konsekvens av förskottsbetalningen är den stora kontrollen och att stor vikt läggs på att inrapporteringen av uppgifter blir effektiv och rätt. CSN har genomfört ett mindre arbete för att se hur CSN kan förändra studiekontrollen inom ramen för dagens regelverk och inom ramen för vår systemförnyelse. Enligt förslaget 13 så skulle CSN minska antalet utskick till de studerande mellan utbetalningarna och i första hand kontrollera studieuppgifterna inför utbetalningen. Den föreslagna studiekontrollen har tre olika varianter beroende på olika skolformer och rapporteringssätt och tar även hänsyn till rapporteringen från s.k. blockskolor (skolor som fyller på med studie-och registreringsuppgifter fortlöpande under studiestödsperioden) som CSN måste hantera manuellt idag. Utbetalningen till komvuxstuderande görs enbart på uppgifter om antagningen och inte registreringen. De efterkommande registreringarna innebär ofta felaktiga uppgifter. 14 Slutsats: CSN kan fortsätta arbetet med att se över studiekontrollen och anpassar kontrollen utefter behovet. Förutsättning 3: Kompetensen Utbildningen för studievägledare och rapportörer är väldigt begränsad. Omsättningen på personal påverkar kvalitén i rapporteringen. Personalen på skolorna behöver mer information och hjälp på olika sätt. CSN har 13 Se bilaga 5 Studiekontroll övergripande beskrivning 14 Förslaget om ny studiekontroll innebär utbetalning efter registrering istället för antagningen. 14

exempelvis idag begränsningar när det gäller öppettider för skoltelefonen. Vi är livrädda att göra fel och därför hänvisar vi till att de får ringa CSN Personalen på skolorna och i vissa fall även personal på vårt eget kundcenter tycker reglerna är krångliga och vill därför ogärna svara på frågor på grund av osäkerhet. Det innebär att den studerande hänvisas vidare att ringa direkt till CSN. Tilliten till studiestödsutredarna behöver höjas. Regelverket är det som är styrande, våra interna rutiner ska inte vara styrande utan endast stödjande. Slutsats: CSN kan göra större informationsinsatser externt samt öka samarbetet med våra samarbetspartner och ambassadörer (de som i sin tur informerar de studerande) för att öka kunskapen om regler och rapportering. CSN kan se över våra interna utbildningsinsatser och arbetet i triader samt öka tilliten till handläggarnas kompetens. En viktig del i detta är att arbeta vidare med att rutiner ska vara ett stöd för handläggarna och inte styrande dokument. Förutsättning 4: Transparens Det saknas transparens mellan skolor, rapportörer och CSN. Detta leder till många frågor till oss om vad som rapporterats in till oss. Oklarhet och osäkerhet. Anton ringer eftersom vi skickat en kommunicering. Han har sökt studiemedel fr.o.m. 151109 och skolan har meddealt att studierna startade 151123. Anton meddelar att det blivit fel. Han har, innan samtalet med oss, varit i kontakt med skolan, som i sin tur ska kontakta kommunen så att de kan rapportera in rätt uppgifter. Han uppger att han kommer att kontakta oss igen för att vara säker på att kommunen rapporterar in rätt uppgifter 15

Slutsats: CSN kan genom tekniska systemlösningar öka transparansen gentemot studenter och skolor. Förutsättning 5: Inte kundanpassade lösningar CSN har i många fall generella lösningar för samtliga kunder oavsett kundens behov. Ett exempel är att CSN hanterar alla komvuxstuderande lika oavsett utbildningsbakgrund eller språkkunskaper. De studerande förstår inte innebörden av det vi vill kommunicera. Zahra ringer in och undrar varför hon fått avslag på sina två senaste ansökningar och ville nu också fråga om hon sökt rätt den tredje gången Några av problemen som identifierats i undersökningen är bl.a. att: De maskinella standardtexterna är inte individanpassade. I vissa fall är det också missvisande genom att det faktiska resultatkravet är lägre än det som maskinen räknat ut och konsekvenserna för studenten framgår inte alltid. Det uppstår ofta missförstånd om vad som menas med skola i våra utskick och samtal. Våra informationsbrev uppfattas ofta som avslagsbeslut. Samira undrar varför hon har fått informationsbrev gällande bristfälliga resultat. Hon tyckte det var konstigt att vi skriver att hon inte har klarat tillräckligt med poäng. Terminen slutade 8/1, brevet skickades 9/1 och hon ringde idag 12/1. Vi förklarade att skolan troligtvis inte hunnit rapportera in resultatet CSN tillgodogör inte särskilda behov vid språksvårigheter eller funktionshinder. Jamil har fått en kommunicering som han inte förstår. Han undrar vidare hur man gör en ny ansökan. Vi hjälper honom.till en början förvirring med antal poäng p.g.a att Jamil läser kvällskurser istället för dagkurser.. Speciellt svårt var det att förstå delen om inkomstgräns och frågor om tidigare utbildning detta både p.g.a. språket men även genom att utbildningssystemet i Sverige och annat land är olika 16

Slutsats: CSN kan utifrån kundbehov se över informationsbrev, andra texter och hitta alternativa lösningar för information. Förutsättning 6: Informationsutbytet med skolorna Skolorna rapporterar studieuppgifter på alla sina elever vid olika tidpunkter (vissa skolor varje dag, några gånger i veckan, varje vecka och manuella skolor mer sällan). Rapporteringen från skolorna sker på olika sätt beroende på olika systemleverantörer. CSN kan inte tolka alla koder som skolorna rapporterar in. Ett exempel är att tre olika koder från skolorna tolkas på ett och samma sätt av CSN som avbrott. Rapportören får göra speciallösningar för att CSN ska förstå. Skolorna har inte alltid kunskap om vad till exempel en förlängning av en kurs innebär för studenten. De får ingen varning om att en förlängning av studier kan förändra studietakten och därmed påverka rätten till studiemedel/ekonomin för den studerande. Skolan rapporterar studieuppgifter och studenterna förlitar sig på skolans rapportering och de studerande rapporterar inte själva till CSN. Matilda ringer in efter att fått ett tillfälligt beslut. Hon har fått studiemedel mellan vecka 52-2015 och vecka 3-2016 som hon inte har rätt till då hon inte bedriver studier. Hon informerar om att de uppgifterna stämmer. men trodde att vi hade uppgifter om att hon inte studerade under den perioden Slutsats: CSN kan utifrån syftet med informationsutbytet med skolorna föreslå förändringar som tar bort slöserier som uppstår på grund av rapporteringen. Förutsättning 7: Hantering av uppgifter om tidigare utbildning Hanteringen av uppgifter av tidigare utbildningar gör systemet osäkert och orättvist. Komplexitet innebär att många av de studerande inte förstår konsekvenserna av de uppgifter som lämnas. Samira frågar varför hon inte har fått det högre bidraget. Vi informerade henne om att det beror på att hon i sin ansökan angivit att hon har gymnasieexamen sedan tidigare. Hon berättar att hon egentligen saknar gymnasieexamen och att det var svårt att välja det som passade just i hennes fall 17

Slutsats: CSN kan se över regler och rutiner för uppgifter om tidigare utbildning Förutsättning 8: Återbetalningskrav Studiestödet kan ibland väljas eftersom det innebär ett sätt till försörjning. Alltför ofta saknas kunskapen om studiestödets utformning i form av bidrag och lån och att lånet ska återbetalas. Här är ett exempel från verkligheten som tyvärr förekommer 15 : "Du kan ta CSN - då får du 9000 kr i månaden istället för försörjningsstöd med 4000 kr i månaden. Även återkrav är vanligare inom komvuxområdet. En stor andel av de komvuxstuderande fullföljer inte sina studier. Under 2014 avbröt en av fem sina studier inom Komvux. De som avbryter studierna är överrepresenterade bland de som får återkrav av studiemedel och har generellt svårare att betala återkraven. Det har framkommit att studerande saknar kunskap om innebörden och konsekvenserna av ett avbrott. 16 Slutsats: CSN kan bli tydligare med innebörden av studiestödet lånedelen ska återbetalas och återkrav kan bli aktuellt. 15 Uttalande från en kommunal tjänsteman 16 Se CSN:s rapport Studieavbrott inom kommunal vuxenutbildning orsaker och konsekvenser diarienr 2015-219-8927 18