ARKIVVERKETS STRATEGI 2010

ARKIVVERKETS STRATEGI 2010 ARKIVVERKETS STRATEGISKA MÅL OCH METODER VISION VÄRDEGRUND Öppenhet och förtroende Jämlikhet Oberoende ARKIVVERKETS UPPGIFT FÖRÄNDERLIG VERKSAMHETSMILJÖ Elektronisk ärendehantering och bevarande av information i informationssamhället Balans mellan produktivitet och utlokalisering STYRARE AV DEN OFFENTLIGA DOKUMENTFÖRVALTNINGEN Normgivning och elektronisk dokumenthantering Bevarande- och gallringsprocess Styrning, rådgivning och utbildning Tillsynsverksamhet TILLHANDAHÅLLARE AV MÅNGSIDIG INFORMATION Forskar- och kundservice samt avgiftsbelagd service Webbtjänster Utredningar Expertuppdrag Bibliotekstjänster GARANT FÖR ATT HANDLINGAR BEVARAS OCH ÄR TILLGÄNGLIGA Digitalisering Mikrofilmning Konservering BEVARARE AV PRIVAT DOKUMENTÄRT MATERIAL OM DET FINLÄNDSKA SAMHÄLLET Dokumentation av samhället och kulturen Samarbete med arkiv som får statsbidrag FORSKNINGS- OCH UTBILDNINGSVERKSAMHET Arkivvetenskap Forskningsinstitution Främjande av forskning

2 Yrkesutbildning inom arkivbranschen Publikationsverksamhet AKTIV INFORMATIONSFÖRMEDLING INTERNATIONELL VERKSAMHET LÅNGSIKTIG PERSONALPOLITIK Ansvarsfull och pålitlig arbetsgivare Kunnig personal Tillräckliga personalresurser LOKALER OCH ARBETSREDSKAP Ökande utrymmesbehov till år 2020

3 ARKIVVERKETS STRATEGISKA MÅL OCH METODER Arkivverkets centrala strategiska mål: 1. De handlingar som hör till vårt nationella kulturarv är i tryggt förvar och tillgängliga. 2. Dokumentförvaltningens regelverk är klara, sakkunnigt uppgjorda och uppdaterade. 3. Informationsservice via Internet är en central del av forskar- och kundservicen. 4. Kompetensen och resurserna räcker till för utvecklingen av system för mottagande och långtidsförvaring av elektroniskt material. 5. Policyn vid förvärvet av enskilda arkiv tryggar ett brett, jämlikt och tillräckligt utbud av material från olika aktörer i samhället och från olika tidsperioder. 6. Arkivverkets utrymmesbehov beräknas och en tidsplan för nybyggnation fram till år 2020 tas fram. 7. Personalen är motiverad för sina uppgifter och yrkeskunskapen inom arkivverkets alla verksamhetsfält står på en hög nivå. De centrala instrumenten vid genomförandet av strategin: 1. Verksamheten planeras långsiktigt, och en systematisk uppföljning av hur målen nås görs med mätinstrument som visar hur framgångsrik verksamheten varit. 2. En utvärdering av de viktigaste verksamhetssektorerna görs regelbundet. 3. Ett konstruktivt samarbete med andra institutioner som tillhandahåller informationsservice etableras i avsikt att öka produktiviteten och förbättra resultatet. 4. Arkivverkets ställning stärks vid den övergripande planeringen av den offentliga förvaltningens elektroniska ärendehantering och långtidsförvaring av material. 5. Nya och frigjorda personella resurser allokeras i enlighet med strategiska målen; kunskapsbasen breddas och stärks genom utbildning och rekrytering. 6. En atmosfär där ett innovativt tänkesätt, ett dynamiskt och målinriktat handlande och yrkeskunskap värdesätts eftersträvas. 7. Kommunikationen fungerar, både internt och externt.

4 VISION Arkivverket är Finlands mest betydande expertorganisation inom den offentliga sektorn i fråga om dokumentförvaltning, långtidsförvaring och varaktig förvaring av handlingar och bevarande av Finlands dokumentära kulturarv. Därtill är arkivverket en viktig nationell institution för informationsservice, vars kompetens värdesätts även internationellt. VÄRDEGRUND Värderingarna utgör grundvalen för arkivverkets verksamhet och styr attityden gentemot kunder, intressentgrupper och arbetskamrater. Arkivverkets värdegrund bygger på internationellt erkända allmänmänskliga värderingar samt på arkivbranschens och forskarsamfundets yrkesetiska principer. Följande värderingar är viktiga för arkivverket: 1) Öppenhet och förtroende 2) Jämlikhet 3) Oberoende Öppenhet och förtroende Förvaltningssystemet i Finland och det övriga Norden bygger på öppenhet och handlingsoffentlighet. I överensstämmelse med god informationshantering främjar arkivverket tillämpningen av offentlighetsprincipen samt öppenhet och transparens i förvaltningen. Det här gäller både vid vägledning och utbildning i dokumenthantering och vid nyttjande av material i arkivverket. En förbättring av möjligheterna att nyttja arkiv och handlingar och en effektiv kundtjänst är centrala element i denna strävan efter öppenhet. Den lagstiftning som skyddar medborgarnas privatliv är en del av god informationshantering. Vid användningen av arkiv iakttas de användningsvillkor som man kommit överens om med den som levererat arkivet eller de begränsningar som fastställts i lag eller andra bestämmelser. Att privatlivet skyddas och överlåtelsevillkoren gällande enskilda arkiv iakttas noggrant utgör grundvalen för det

5 förtroende arkivverket åtnjuter, vilket tryggar framtida överlåtelser till arkivverket av privata samlingar av betydelse för Finlands historia, samhälle och kultur. Jämlikhet Materialet i arkiven utgör grunden för forskningens bild av Finlands historia, kultur och samhälle under olika tidsperioder. Arkivverket står genom sin anskaffningspolicy som garant för att ett tillräckligt omfattande och beviskraftigt arkivmaterial från olika samhällsaktörer jämlikt ställs till forskningens förfogande, jämsides med myndighetsarkiven. Arkivverket betjänar jämlikt alla användare. Med en god forskar- och kundservice och det mest centrala materialet utlagt på nätet förbättras kundernas jämlika möjlighet att använda arkivmaterialet oberoende av tid och plats. Oberoende Arkivbestånden är en del av Finlands och världens kulturarv, och arkivverket ansvarar i första hand inför kommande släktled för insamlingen, användningen och bevarandet av detta kulturarv. Arkivverkets personal måste i sin yrkesutövning vara oberoende av politiska, religiösa, ekonomiska eller andra sådana bindningar som skulle kunna äventyra tilltron till arkivverket som jämlikt och oberoende. Arkivverket iakttar de etiska regler för arkivbranschen som Internationella arkivrådet (International Council on Archives) har fastställt samt Forskningsetiska delegationens anvisning om god vetenskaplig praxis och handläggningen av avvikelser från den.

6 ARKIVVERKETS UPPGIFT Arkivverkets uppgift är att trygga bevarandet av de handlingar som hör till vårt nationella kulturarv, trygga tillgängligheten till dessa, främja forskningen samt leda, utveckla och granska arkivfunktionen. Arkivverket har normgivningsrätt och styr arkivfunktionen så att arkivbildarna i enlighet med god informationshantering skall kunna sköta sin informationstjänst i anslutning till handlingarna, fastställa deras förvaringsvärde och gallra ut obehövligt material. Arkivverket stöder de offentliga myndigheternas arkivverksamhet samt enskildas och sammanslutningars rätt att få information ur offentliga handlingar. Därvid beaktas tillgången till handlingar, enskildas och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess. Arkivverkets tjänster nyttjas främst av den offentliga förvaltningen, forskare, media, privatpersoner som behöver uppgifter för något officiellt eller privat ändamål samt personer som intresserar sig för person- och lokalhistoria. Riksarkivet är landets heraldiska ämbetsverk. Som expertorgan i anslutning till riksarkivet verkar en heraldisk nämnd. De handlingar som förvaras i arkiven är unika och beviskraftiga dokument från en svunnen tid. De har avfattats för något bestämt ändamål i samhället eller i den enskilda medborgarens liv. Arkivverkets uppgift är att samla in och förvara det dokumentära kulturarvet och på ett så effektivt sätt som möjligt ställa materialet i de olika arkiven till forskares och övriga kunders förfogande. Arkivverkets uppgifter och arbetssätt fastställs i arkivlagen (831/1994), förordningen om arkivverket (832/1994) samt i de ändringar som tillkommit senare.

7 FÖRÄNDERLIG VERKSAMHETSMILJÖ En övergång till elektroniska system är på gång inom både den offentliga förvaltningen och den privata sektorn i fråga om såväl serviceproduktion som intern ärendehantering. Internationella standarder och praxis har stor betydelse när man väljer nationella lösningar. Europeiska unionen har antagit en handlingsplan, eeurope 2005, med syftet att stöda en övergång till elektronisk förvaltning. De institutioner som tillhandahåller informationsservice förväntas i allt högre grad ge elektronisk service. Internet dominerar inhämtningen av information. Forskning och utbildning utgör strategiska tyngdpunktsområden som upprätthåller och stärker det finländska samhällets konkurrenskraft. Utlokaliseringspolitiken syftar till att bevara och förbättra kunnandet och stärka livskraften utanför stora tillväxtcentra. Bildandet av statliga affärsverk, fusioner mellan myndigheter samt utlokaliseringen av uppgifter inverkar på det arkivmaterial som skall överföras till arkivverket, på behovet av arkivlokaler, på rådgivningen i arkivbildningsfrågor och på utbildningen samt på informationstjänsten. Elektronisk ärendehantering och bevarande av information i informationssamhället Införandet på bred front av elektroniska ärendehanteringssystem inom såväl den offentliga som den privata sektorn ändrar väsentligt rutinerna för ärendehantering och långtidsförvaring av arkivalier. Målen för den elektroniska ärendehanteringen i Finland anknyter till Europeiska unionens handlingsprogram eeurope 2005. Programmets syfte är att stöda övergången till elektronisk förvaltning, användningen av informations- och kommunikationsteknik i undervisningen, tillhandahållandet av offentliga tjänster på nätet samt utvecklingen av en dynamisk elektronisk miljö för affärsverksamhet. Övergången till en ny verksamhetskultur förutsätter betydande ekonomiska satsningar på nationell nivå och en tydlig samordning mellan de ansvariga organisationerna.

8 I Finland har den ekonomiska satsningen på en övergripande planering och implementering av elektroniska system i den offentliga förvaltningen varit otillräcklig. Därför saknas ännu till största delen lösningar för såväl mottagande och varaktig förvaring av den offentliga förvaltningens elektroniska material samt tillhörande informationsservice, som arkivverket ansvarar för. Detta kan medföra att informationens integritet och användbarhet går förlorad och att informationsservicen äventyras. Arkivverket stöder en övergripande, samordnad utveckling av ärendehanteringen och dokumenthanteringen inom den offentliga förvaltningen, för att kunna leva upp till de egna åtagandena i det finländska och europeiska informationssamhället. Frågorna i anslutning till hanteringen av information och dess användbarhet accentueras i elektronisk miljö. När det gäller material som producerats för olika ändamål med hjälp av olika system och apparatur, kräver mottagandet och ordnandet av informationstjänster både långsiktighet och en möjlighet för arkivverket att på förhand påverka den offentliga förvaltningens lösningar. Vid varaktig förvaring av material för forskningens behov är tryggandet av det elektroniska materialets integritet på ett tillförlitligt och lätt dokumenterbart sätt en central uppgift. Att tillräckliga resurser anvisats för den mottagning och varaktiga förvaring av material som den elektroniska dokumenthanteringen kräver är avgörande för arkivverkets möjligheter att fylla sin funktion i det finländska samhället. Balans mellan produktivitet och utlokalisering Till den offentliga förvaltningens strategiska mål hör dels att öka produktiviteten och skapa bättre ekonomi, dels att utlokalisera verksamhet till olika delar av landet i avsikt att bevara livskraften i regionerna och dra nytta av deras kunskapspotential. För att utlokaliseringen skall bli effektiv och lyckas krävs det en tillräckligt stor kritisk massa som kan stöda utvecklingen i stort. Arkivverket har rikstäckande funktioner, men är en liten aktör inom den offentliga förvaltningen. Därför är det svårt att utan tilläggsresurser skapa den kritiska massa som är utgångspunkten för utlokaliseringssträvandena. Om landsarkiven får rikstäckande uppgifter i den interna arbetsfördelningen, tjänar detta bäst utlokaliseringssträvandena. Också ambitionen att utveckla ett strukturellt samarbete med arkiv som får statsbidrag och andra organisationer för informationsservice är till gagn för utlokaliseringen.

9 Statsförvaltningens mål att effektivera sin verksamhet och förbättra produktiviteten förutsätter aktiva åtgärder av arkivverket, framför allt i prioriteringen av funktioner. Den mängd över 40 år gamla arkivalier som skall levereras till något arkiv kommer att växa kraftigt inom de närmaste årtiondena. Detta förutsätter att resursfördelningen planeras noggrant samt att ett funktionellt och ekonomiskt mervärde uppnås. Det kan man uppnå genom att centralisera funktionerna och försöka gå in för ökad synergi, både mellan arkivverkets egna enheter och mellan andra aktörer. Arkivverkets största utmaning under strategiperioden blir att få resurserna att räcka till och att kunna fördela dem på rätt sätt. Ökning av mängden arkivalier Arkivverket hade år 2003 ca 108 hyllkilometer handlingar Till år 2020 fördubblas den absoluta mängden arkivalier Förklaringar: o svart = mängd arkivalier totalt vid olika tidpunkter o vit = tillväxt under respektive granskningsperiod o grå = tillväxt per tioårsperiod under respektive granskningsperiod

10 STYRARE AV DEN OFFENTLIGA DOKUMTFÖRVALTNINGEN Arkivverket ansvarar för normgivningen inom dokumentförvaltningen och beaktar därvid handlingens livscykel som en helhet. Därtill ansvarar arkivverket för att det utvecklas en praxis för de system som behövs för mottagande av elektroniskt material och förvaring av material som skall förvaras varaktigt. Resultaten av det så kallade SÄHKE-projektet är arkivverkets viktigaste instrument vid styrningen av den offentliga förvaltningens elektroniska dokumenthantering. Den elektroniska ärendehanteringen inom den offentliga förvaltningen bör vara samordnad och kostnadseffektiv. Innan den tas i bruk behövs klara politiska beslut, en kraftig ekonomisk satsning och en fungerande samordning av olika myndigheters funktioner. De arkivbildningsplaner som myndigheterna skall uppgöra, en effektiv gallring av arkivmaterialet, styrning och rådgivningsverksamhet samt inspektioner av dokumenthanteringen stöder arkivverket i dess strävanden att varaktigt förvara 10-15 % av myndigheternas handlingsproduktion. Normgivning och elektronisk dokumenthantering I slutet av 2004 kommer arkivverkets gallringspolicy att fastställas. Arkivverket ansvarar för utvecklingen av myndigheternas dokumentförvaltning såtillvida att normgivningen skall vara av hög kvalitet, aktuell och heltäckande. Från och med 2006 kommer enkäter regelbundet att skickas ut till myndigheterna, i syfte att utveckla arkivverkets verksamhet. Normgivningen stöds av en effektiv styrnings-, tillsyns- och utbildningsverksamhet. Utvecklingen av myndigheternas elektroniska dokumenthantering och en tryggad långtidsförvaring av materialet är centrala strategiska mål inom arkivverket. Verket skall producera högklassiga tjänster, i synnerhet tjänster som stöder myndigheternas elektroniska dokumenthantering. Inom SÄHKE-projektet definieras funktionella minimikrav för ärendehanteringssystem. Där beaktas de krav arkivfunktionen ställer. Projektet slår också exakt fast egenskaperna hos överföringsfilen med vilken ämbetsverken och institutionerna kan föra över material från sitt eget ärendehanteringssystem till arkivverket. Verkets normgivningsrätt utnyttjas vid utvecklingen av den elektroniska dokumenthanteringen. Verksamheten stöds också genom utvecklingen av ett tillståndsförfarande som kan ge myndigheter möjlighet att långtidsförvara elektroniskt material. Ett intimt samarbete med övriga myndigheter och ett aktivt deltagande i internationell verksamhet stärker arkivverkets kunskapsbas.

11 Bevarande- och gallringsprocess Genom en bevarande- och gallringsprocess fastställs förvaringstiderna för arkivmaterialet. Styrning, rådgivning och utbildning När styrnings-, rådgivnings- och utbildningsverksamheten är uppdaterad och står på en hög nivå stöder den arkivverkets normgivning och hjälper myndigheterna att effektivt sköta dokumentförvaltningen. Uppgiften att förenhetliga arbetsmetoderna och göra datasystemen kompatibla underlättas om myndigheterna inom samma förvaltningsområde samarbetar och bildar nätverk. Utbildningen genomförs i samarbete med intressentgrupper och utomstående tillhandahållare av utbildningstjänster. En central ställning intar den utbildning som stöder elektronisk dokumenthantering. Utbildningsprogrammen och kurserna planeras så att kompetensen hela tiden skall kunna förbättras. En effektiv utbildning kräver aktuella läromedel på de inhemska språken. Vid inriktningen av styrningen, rådgivningen och utbildningen beaktas myndigheternas önskemål, sedvanlig respons som insamlats under tidigare verksamhet och de utvecklingsrekommendationer som kommer fram i arkivverkets utvärdering 2006. Möjligheten att inleda webbutbildning utreds efter utvärderingen. Den utbildningsansvariga personalens kunskapsbas kan breddas framför allt genom en höjning av den arkivvetenskapliga kompetensen och genom ett ökat internationellt engagemang. Tillsynsverksamhet Avsikten med att inspektera myndigheternas dokumentförvaltning och arkivfunktion är att stöda det ämbetsverk eller den institution som inspekteras, så att det material som för varaktig förvaring överlåts till arkivverket är korrekt gallrat, ordnat och förtecknat. Målet med en effektiv tillsynsverksamhet är att säkerställa att arkivverket uppnår de uppsatta målen för normgivning och styrningsverksamhet. Vad tillsynsverksamheten angår eftersträvar man periodiskt återkommande inspektioner hos myndigheter. Verksamheten effektiveras genom att tillsynsprogram utarbetas, utbildning ordnas för

12 den personal som sköter inspektionerna och samordningen mellan arkivverkets olika enheter förbättras.

13 MÅNGSIDIG TILLHANDAHÅLLARE AV INFORMATION Arkivverkets basservice finansieras med offentliga medel och är huvudsakligen avgiftsfri för kunden. Arkivverkets informationstjänst är sakkunnig, högklassig och effektiv. En högklassig kundtjänst är serviceinriktad. Detta bör vara personalens ledstjärna i all verksamhet. Yrkeskunskapen upprätthålls och utvecklas på arkivverkets centrala kompetensområden. Samarbete med andra kulturbärande institutioner breddar kunskapsbasen och ger verksamheten ett mervärde. Utbudet av elektroniska tjänster utökas. I arkivdatabasen VAKKA lagras förteckningar och beskrivningar av de arkiv som inkommit till arkivverket. Databasen är därför ett viktigt sökverktyg. Via databasen får kunden tillgång till handlingar som digitaliserats för olika ändamål, både digitaliserade pappersdokument och andra handlingar, och kan se på elektroniska handlingar i original. Mot slutet av strategiperioden kommer kunden att kunna beställa fram handlingar via arkivdatabasen VAKKA. Forskar- och kundservice samt avgiftsbelagd service En av arkivverkets grundläggande uppgifter är den kundservice som hänför sig till det förvarade arkivmaterialet. Genom att samarbetet mellan Riksarkivet och landsarkiven effektiveras och anvisningar tas fram, kan förfaringssättet förenhetligas inom arkivverkets enheter beträffande tolkningen av handlingars offentlighet, handlingssekretess och personuppgifter. I kundtjänsten bör skyddet av originalhandlingar mot slitage och missbruk ägnas särskild uppmärksamhet. Då kunderna uppmanas använda mikrofilm eller digitalt material i stället för originalhandlingar är originalhandlingarna inte bara i säkerhet utan bevaras även i användbart skick för kommande forskargenerationer. För de avgiftsbelagda tjänsterna iakttas fastställda betalningsgrunder, där målet är att intäkterna täcker kostnaderna. Arkivverkets avgiftsbelagda service är en del av informations- och kundtjänsten. Grundlig förtrogenhet med arkivbeståndet höjer även personalens yrkeskompetens. Släktforskning i inofficiellt syfte görs bara ifall detta inte stör andra uppgifter eller äventyrar arkivverkets resultatmål.

14 Webbtjänster Arkivverket utvecklar sina webbtjänster i överensstämmelse med internetstrategin i syfte att göra arkivverket synligare för olika intressentgrupper och höja produktiviteten. Webbtjänsterna inbegriper högklassiga informationstjänster och ger kunden möjlighet att uträtta ärenden på nätet, vilket underlättar verksamheten. Arkivverkets viktigaste elektroniska sökverktyg är arkivdatabasen VAKKA, vilken har planerats för webbanvändning. Innan utgången av 2007 skall uppgifterna på arkivenhetsnivå i huvudsak vara inmatade. De inmatade uppgifterna kompletteras och databasens sökegenskaper vidareutvecklas kontinuerligt under hela strategiperioden, vilket kräver en systematisk satsning i såväl Riksarkivet som landsarkiven. En separat utvärdering av sökegenskaperna i VAKKA och av de uppsatta målen för användningen görs inom ramen för arkivverkets allmänna utvärdering 2005 2006. Ett elektroniskt rekvisitionssystem i samband med arkivdatabasen VAKKA skall göra det möjligt att beställa fram handlingar över nätet. Ibruktagandet av rekvisitionssystemet kräver betydande ekonomiska satsningar och tillräckligt omfattande testkörningar. Dessa startas efter 2007, när större delen av arkivmaterialet har matats in i databasen. Det elektroniska rekvisitionssystemet tas i bruk i slutet av strategiperioden. Även arkivmaterial i digital form länkas till arkivdatabasen VAKKA. När webbtjänsterna byggs upp deltar arkivverket aktivt i den internationella diskussionen om arkiveringsprinciper samt i utvecklingen av en gemensam praxis. Utredningar Utifrån sitt arkivmaterial gör arkivverket utredningar, dels utredningar för officiella ändamål, dels inofficiella utredningar enligt affärsekonomiska principer. Utredningar för officiellt ändamål, så kallade offentligträttsliga utredningar, prioriteras. Att de levereras till beställaren inom utsatt tid hör till arkivverkets viktigaste resultatmål. Efter andra världskriget fick S:t Michels landsarkiv ta hand om församlingsarkiv från de avträdda områdena. Utredningarna för officiella ändamål gäller i särskilt hög grad just dessa personhandlingar, även om de småningom kommer att minska i antal. Under strategiperioden får förändringen dock ingen nämnvärd betydelse, eftersom det totala antalet utredningar kommer att

15 öka. Detta beror i sin tur på att arkivbeståndet kommer att fördubblas före år 2020. När statliga verk ombildas till affärsverk och utlokaliseringar sker levereras nämligen även yngre än 40 år gammalt material till arkiven. I synnerhet kommer kontakterna via e-post att öka. Därför kommer inga resurser att kunna frigöras från utredningsverksamheten. Expertuppdrag Om personalens yrkeskunskap skall kunna upprätthållas krävs samarbete med universiteten och de läroämnen som rör branschen och med andra läroanstalter, påverkan på den utbildning dessa ordnar och deltagande i utbildningen. Kunskap och fördjupade studier inger respekt och stärker arkivverket i rollen som expertorganisation. Arkivverket stöder utvecklandet av informationshanteringen vid olika forskningsprojekt. Informationstjänsterna kan då inkluderas i projektets verksamhetsplan. Arkivverket tillhandahåller detta specialkunnande som avgiftsbelagd tjänst. Det hör till arkivverkets lagstadgade uppgifter att stöda vetenskaplig forskning, vilket samtidigt höjer kompetensnivån inom verket. Riksarkivet är landets sakkunnigmyndighet i heraldiska frågor. En heraldisk nämnd tillsatt av Riksarkivet bereder utlåtanden om statliga, kommunala och kyrkliga emblem, vilka Riksarkivet skall avge ett utlåtande om med stöd av olika stadganden. Nämnden följer med och främjar den heraldiska kulturen och lämnar aktivt förslag och tar initiativ i frågor inom området. Nämnden ger handledning och råd i heraldiska frågor både till myndigheter och enskilda personer. Bibliotekstjänster Riksarkivets bibliotek är ett vetenskapligt specialbibliotek inom arkivbranschen. Biblioteket betjänar inte bara interna och externa användare inom Riksarkivet och hela arkivverket utan också forskning på arkivområdet och forskning som nyttjar arkivkällor. Biblioteket deltar i utvecklingen av ett nationellt biblioteksnätverk för specialbiblioteken. Det är med och producerar högklassiga och lättanvända nättjänster i och med att beskrivningar av de egna samlingarna och av kursmaterial som rör biblioteksanvändningen läggs ut på nätet. De centrala målsättningarna för strategiperioden är dels anslutningen av arkivverkets bibliotek till Linnea 2- konsortiet, ett gemensamt konsortium för alla vetenskapliga bibliotek i Finland, dels överföringen

16 av uppgifter om samlingarna till bibliotekssystemet Voyager, ett system som de vetenskapliga biblioteken använder. Arkivverkets bibliotek har specialiserat sig på inhemsk och utländsk litteratur om arkivfunktionen, verk om urkunder och dokumenthantering samt heraldisk och sigillografisk litteratur. Riksarkivets och landsarkivens bibliotek anskaffar förutom facklitteratur om arkivbranschen även historisk litteratur, tidskrifter och andra publikationer som stöder grundforskningen i Finlands historia vid olika arkiv. För landsarkivens bibliotek är införskaffandet av landskapsspecifika specialsamlingar och informationstjänsterna i anslutning till det egna fackområdet av särskild betydelse. Arkivverket införskaffar också sådan inhemsk och utländsk äldre litteratur från de egna specialområdena som saknas i samlingarna.

17 GARANT FÖR ATT HANDLINGAR BEVARAS OCH ÄR TILLGÄNGLIGA Genom konservering, mikrofilmning och digitalisering tryggar arkivverket att arkivmaterialet bevaras och att tillgängligheten förbättras. När digitaliserat material läggs ut på nätet blir kundernas möjligheter att använda sig av materialet mera jämlika. Digitalisering hör till arkivverkets normala verksamhet, men en storskalig digitalisering av arkivmaterial förutsätter att samhället gör ytterligare kraftfulla satsningar på detta område. Koncentrering av funktionerna och strukturellt samarbete med andra organisationer ökar kunnandet och gör verksamheten mera kostnadseffektiv. För konservering, mikrofilmning och digitalisering utarbetas heltäckande planer som stöder varandra. Digitalisering Offentliga informationstjänster på nätet blir allt vanligare och utgör en central del av det finländska informationssamhällets serviceutbud. Användningen av webbtjänster ökar inom alla åldersgrupper. Arkivverket är vid sidan av biblioteken och museerna en viktig aktör på nätet och tillhandahåller informationstjänster med avseende på det finländska samhället och kulturarvet. Arkivverkets digitaliseringsstrategi har sin grund i strategin för det nationella informationssamhället, speciellt i undervisningsministeriets mål för digitalisering av kulturarvet på medellång sikt. Enligt detta mål skall en betydande del av museernas, arkivens och bibliotekens kulturarv vara digitaliserade senast år 2010 i enlighet med den prioriteringsplan som de kulturbärande institutionerna gjort upp. För att målet skall kunna uppnås krävs avsevärda tilläggsresurser till de kulturbärande institutionernas informationshanterings- och digitaliseringscentra. Under strategiperioden inriktas arkivverkets digitaliseringsverksamhet på digitaliseringen av register som är viktiga vid användning av arkivmaterial. Härigenom blir det möjligt att på ett regionalt jämlikt sätt beställa material för vetenskaplig forskning samt senare att använda centrala källor på distans och få tillgång till material som hör till vårt nationella kulturarv. Digitaliseringen förbättrar förutsättningarna för innehållsproduktion inom kultursektorn, såsom framställning av undervisningsmaterial och interaktivt material.

18 Eftersom bestånden är så omfattande kan endast en liten del av det dokumentära kulturarvet digitaliseras, att digitalisera större mängder vore inte rationellt. Under strategiperioden kommer huvudvikten att ligga på digitalisering av mikrofilmer, i enlighet med arkivverkets digitaliseringsplan. Genom att mikrofilmer digitaliseras kan det centrala arkivmaterialet snabbt fås ut på webben. Detta minskar på lång sikt kopiering och lån av mikrofilm, vilket resulterar i ett minskat behov av resurser för dessa tjänster. Digitalisering av de mest använda handlingarna och kartorna är viktigt såtillvida att detta kan förbättra tillgängligheten och öka användningen av materialet bland olika kundgrupper. Digitalisering i efterskott är dock inte ett alternativ till varaktig förvaring av handlingar som ursprungligen producerats i analog form. Arkivverkets digitaliseringsverksamhet koncentreras till Riksarkivet och S:t Michels landsarkiv. Digitaliseringscentralen vid Riksarkivet har inrättats med stöd av undervisningsministeriet. Verksamheten vid centralen för digitaliseringen av arkivmaterial och publicering på webben utvecklas och blir en del av arkivverkets basverksamhet. Vid S:t Michels landsarkiv förstärks digitaliseringsverksamheten, så att arkivverket effektivt kan dra nytta av den sakkunskap som den planerade arkiverings- och digitaliseringscentralen i S:t Michel för olika organisationer kommer att företräda. Under strategiperioden fattas beslut om var det digitaliserade materialet skall långtidsförvaras. I sin verksamhet vill arkivverket speciellt betona att samarbetet mellan informationsinstitutionerna bör utvecklas i konstruktiv anda, så att synergieffekter i fråga om bevarande, digitalisering och informationstjänst uppnås. Digitaliseringen av ljudupptagningar samt den krävande mikrofotograferingen och digitaliseringen i färg, exempelvis av kartor är föremål för särskilt intresse. Det strukturella samarbetet skall öka effektiviteten i verksamheten och minska kostnaderna. För att främja och koordinera digitaliseringen tillsätter arkivverket ett samarbetsorgan där vitt skilda aktörer inom arkivbranschen kommer att vara företrädda. Mikrofilmning Mikrofilmningsprogrammet uppdateras. Under strategiperioden svarar Riksarkivet för den egentliga mikrofilmningen av arkivmaterial, medan S:t Michels landsarkiv ensamt sköter kopieringen och

19 utlåningen av mikrofilm. S:t Michels landsarkiv sköter också förvaringen av arkivverkets säkerhetsfilmer. Genom digitalisering av mikrofilmer i enlighet med digitaliseringsstrategin bör kopierings- och utlåningsverksamheten kunna reduceras avsevärt. Den förändrade prioriteringen av funktioner beaktas när arkivverkets resurser fördelas. Konservering Konserveringsverksamheten har som mål att trygga att arkivmaterialet bevaras och är tillgängligt. Digitalisering och mikrofilmning minskar slitaget på originalhandlingar i och med att användningen av dessa minskar. Under strategiperioden görs en helhetsplan upp för arkivverkets konserveringsverksamhet. I planen kopplas målen för konserveringen samman med digitaliserings- och mikrofilmningsprogrammen. I helhetsplanen utreds möjligheten att centralisera konserveringsverksamheten för att reducera kostnaderna och öka kompetensen på området. Syftet med denna centralisering är framför allt att konserveringen av stora beståndshelheter skall vara metodisk och högtstående. När centraliseringen planeras tas speciell hänsyn till de risker som är förknippade med transport av handlingar. Centraliseringen får inte heller äventyra landsarkivens nödvändiga konservering av de egna samlingarna. I den övergripande redogörelsen kartläggs möjligheterna till samarbete med andra informationsinstitutioner. Arkivverket gör en bedömning av hur stor mängd arkivmaterial som riskerar att förstöras. Helhetsstrategin för konservering, mikrofilmning och digitalisering utgår ifrån att handlingarnas informationsinnehåll skall säkras.

20 BEVARARE AV PRIVAT DOKUMENTÄRT MATERIAL OM DET FINLÄNDSKA SAMHÄLLET Arkivverket har helhetsansvaret för att de handlingar som belyser Finlands historia och det finländska samhället insamlas och bevaras samt att forskare och andra kundgrupper genom informationsservice får tillgång till arkivmaterial. Privatarkiven kompletterar avsevärt den bild som myndighetsarkiven ger av det finländska samhället. Vid anskaffning av privat arkivmaterial är målet ett arkivbestånd som på ett autentiskt och objektivt sätt i tillräcklig utsträckning återspeglar de viktigaste aktörerna från olika tider. Speciell uppmärksamhet ägnas bevarandet av etniska minoriteters och andra marginella samhällsgruppers arkivmaterial. Enheten för privatarkiv vid Riksarkivet ansvarar för utvecklingen av en arbetsfördelning mellan Riksarkivet, landsarkiven, de privata centralarkiven, hembygdsarkiven och andra informationsinstitutioner som tar emot privatarkiv. Arkivverket tillsätter ett expertorgan för att koordinera policyn angående privatarkiv. Anskaffningen av arkivbestånd främjas genom aktiv informationsverksamhet och regelbundna kontakter till centrala intressentgrupper. Dokumentation av samhället och kulturen Arkiven efter privatpersoner, organisationer och affärsföretag spelar en viktig roll vid gestaltandet av Finlands historia. De kompletterar den bild som myndighetsarkiven ger och belyser de bakgrundsfaktorer som har påverkat händelseutvecklingen. Privatpersoner och andra privata arkivbildare har ingen lagstadgad skyldighet att överlämna sitt arkivmaterial till något arkiv. Därför måste arkiven vara speciellt aktiva för att få in privat arkivmaterial. Förtroendet för arkivverket baserar sig på att arkivverket obetingat respekterar och följer överlämnarnas vilja samt de principer och den praxis som parterna kommit överens om i överlåtelseavtalet. Anskaffning, ordnande och förvaring av privatarkiv kräver en förhållandevis större arbetsinsats av arkiven än när det är fråga om myndighetsarkiv. Ett privatarkiv är ofta oordnat, och den som överlämnar arkivet har ingen skyldighet att ordna det innan leveransen. Även om allt det material som erbjuds arkiven inte kan tas emot för varaktig förvaring, skapar arkivverket genom sin verksamhet en atmosfär där man värdesätter det dokumentära arvet och för framtida forskning tryggar bevarandet av material som berättar om vanliga människor och deras liv.