Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter

Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2014 Granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter Kungsbacka kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning....sid. 3 2. Inledning....sid. 5 3. Bedömning utifrån revisionsfrågorna.. sid. 7 4. Bedömningskriterier per styrelse/nämnd...sid. 10 5. Kommunstyrelsen..... sid. 11 6. Byggnadsnämnden..........sid. 16 7. Nämnden för miljö- och hälsoskydd... sid. 21 8. Nämnden för service.... sid. 26 9. Slutsats och rekommendationer... sid. 31 Bilaga 1. Bakgrund till granskningen.......sid. 33 Bilaga 2. Revisionskriterier.........sid. 34 Bilaga 3. Källförteckning...... sid. 37 Sida 2

1. Sammanfattning Sammanfattning Läs mer i avsnitt På uppdrag av kommunrevisionen har EY genomfört en granskning av intern kontroll och skyddet mot oegentligheter. I ett första steg (fas 1) genomfördes en granskning av hur kommunstyrelsen och samtliga nämnder säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Fas 2 är särskilt inriktad på intern kontroll kring risk för oegentligheter och har avgränsats till kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för miljö- och hälsoskydd samt nämnden för service. Nedan sammanfattas granskningen utifrån vad som samlat framkommit för de granskade nämnderna och styrelsen. I kapitel 5-8 finns en bedömning per styrelse/nämnd. Det finns ingen kommungemensam eller nämndspecifik antagen policy inom området oegentligheter. Däremot hänvisas till SKL:s vägledning om mutor och jäv på kommunens intranät. De kommungemensamma regelverken kring upphandling, attestering, representation och bisysslor ger riktlinjer inom vissa delar av området. Inom de granskade nämnderna uppges att det finns en medveten kultur kring gåvor och i vissa fall risken för mutbrott och jäv, vilket bedöms positivt. Samtidigt efterlyses generellt tydligare forum för diskussion, mer utbildning samt anpassade policys och riktlinjer. Enligt EYs bedömning är kontrollmiljön inte tillfredställande mot bakgrund av behovet att mer anpassade riktlinjer och rutiner för Kungsbacka kommun. Det finns också flera utvecklingsområden i kommunens arbetssätt kring intern kontroll generellt, vilket även föranlett att kommunstyrelsen tagit beslut om att stärka arbetet inom detta område. Styrelsens och nämndernas arbete med riskbedömningar bedöms vara bristfälligt. För att effektivt kunna skydda sig mot oegentligheter måste en organisation systematiskt identifiera var i verksamheten risker kan uppträda och därefter värdera identifierade risker och besluta hur de ska hanteras. Inom respektive förvaltning sker en diskussion kring risker inom ramen för internkontrollarbetet. Dessa diskussioner sker på en övergripande nivå och enhetschefer och/eller medarbetare involveras inte. Ingen av förvaltningarna dokumenterar riskanalysen. Risken för oegentligheter inkluderas inte systematiskt i de granskade nämndernas riskanalyser, vilket bedöms vara en brist. Som konstaterats i granskningen av intern kontroll fas 1 saknas också riktlinjer för hur riskidentifiering ska gå till eller hur riskerna ska värderas, vilket är grundläggande i ett internkontrollarbete. Tillfredsställande kontrollåtgärder förutsätter att styrelsen och nämnderna gjort en tillfredsställande riskanalys, vilket inte är fallet enligt EYs bedömning. Ingen av de granskade nämnderna har systematiskt diskuterat eller tagit upp risken för oegentligheter inom ramen för sin riskanalys. Således finns heller inga kontrollaktiviteter som specifikt syftar till att minska en sådan risk. Inom styrelsen och nämnderna finns dock vissa kontrollåtgärder och arbetssätt som uppges minska risk för oegentligheter. 2 3 & 5-8 3 & 5-8 3 & 5-8 Sida 3

1. Sammanfattning Sammanfattning (forts.) Läs mer i avsnitt Information och kommunikation inom området oegentligheter bedöms som bristfällig. Det har genomförts och genomförs vissa utbildningar inom området. Enligt uppgift diskuteras också frågor inom området frekvent, men detta sker i regel informellt. I flera fall upplevs det som otydligt vart i organisationen ansvaret för att initiera och styra information inom området ligger. En kommungemensam strategi och/eller arbetssätt för vem som ska erbjudas utbildningar och/eller hur information ska ges till vem och när saknas dock enligt EYs bedömning. Arbetet med intern kontroll återrapporteras i respektive styrelse/nämnds årsredovisning. Inom vissa nämnder är det tydligare än andra huruvida denna uppföljning säkerställt att kontrollerna möter identifierade risker. Inom vissa nämnder redovisas t.ex. inte fullt ut resultatet av genomförda kontroller. Intervjuade från kommunstyrelsens förvaltning (KSF) uppger att det finns ett behov att förenkla och stärka styrelsens uppsikt av nämnderna genom att skapa en systematiskt och kommungemensamt arbetssätt för internkontrollarbetet. Mot bakgrund av detta är det enligt EYs bedömning positivt att KSF har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att tydliggöra organisation och ansvar i internkontrollarbetet, för att därigenom också stärka styrelsens uppsikt över nämnderna. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor samt grunderna för ansvarsprövning är EYs samlade bedömning att kommunstyrelsen och granskade nämnder inte säkerställt en tillräcklig intern kontroll avseende skyddet mot oegentligheter. I granskningen har vissa förbättringsområden identifierats. Mot bakgrund av dessa lämnas ett antal rekommendationer till kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för miljö- och hälsoskydd samt nämnden för service. 3 & 5-8 3 & 5-8 9 Sida 4

2. Inledning Bakgrund De förtroendevalda har utifrån underlaget i årets risk- och väsentlighetsanalys beslutat att under 2014 göra en granskning av nämndernas och styrelsens interna kontroll. I ett första steg (fas 1) genomfördes en granskning av hur kommunstyrelsen och samtliga nämnder säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Fas 2 är inriktad på intern kontroll kring risk för oegentligheter. Bakgrunden till granskningen beskrivs närmare i bilaga 1. Syfte och revisionsfrågor Syftet har varit att göra en fördjupad granskning av skyddet mot oegentligheter inom Kungsbacka kommun för att bedöma om granskade nämnder har en ändamålsenlig styrning och kontroll. Granskningen ska utifrån COSO-modellens fem komponenter besvara följande revisionsfrågor: Kontrollmiljö: Har tydliga policys inom området oegentligheter utarbetats och är dessa riktlinjer väl förankrade i organisationen? Riskbedömning: Vilka risker och hot ser ledning respektive anställda inom verksamheten? Har det tagits fram en riskbedömning för organisationen? Hur ska de väsentliga riskerna hanteras? Kontrollåtgärder: Vilka typer av kontroller finns det för att hantera riskerna? Utvecklas kontrollerna för att spegla riskanalysen? Information och kommunikation: Vilka kanaler används för kommunikation av regler och riktlinjer? Finns det någon kanal för anställda att rapportera eventuella oegentligheter? Uppföljning: Hur sker uppföljning av kontrollerna? Är uppföljningen strukturerad och regelbunden? Säkerställer uppföljningen att kontrollerna möter riskerna på ett ändamålsenligt sätt? Ansvarig styrelse/nämnd och avgränsning Granskningens fas 2 har avgränsats till att omfatta kommunstyrelsen, byggnadsnämnden, nämnden för miljö- och hälsoskydd samt nämnden för service. Granskningen har också avgränsats i enlighet med revisionsfrågorna. Med oegentligheter avses oönskade händelser och incidenter av finansiell karaktär till exempel givande och tagande av muta, förskingring, otillåtna bisysslor och stöld. Sida 5

2. Inledning Revisionskriterier Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av kommunallagen, kommunens styrmodell samt COSO-modellen. Dessa beskrivs närmare i bilaga 2. Metod Granskningen har genomförts genom fokusgrupper och dokumentstudier. Källförteckning framgår av bilaga 3. Resultatet av fas 1 Fas 1 var avgränsad till att granska strukturen för hur styrelsen och nämnderna säkerställer en tillräcklig intern kontroll. Av granskningen framgår att Kungsbacka kommun inte har något kommungemensamt reglemente för intern kontroll, men kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram anvisningar för intern kontroll. Av dessa framgår att i samband med den årliga nämndbudgeten ska nämnderna och kommunstyrelsen ange fyra väsentliga risker som berör den egna verksamheten. Två risker ska vara kopplade till verksamhetsområdet och två risker ska avse ekonomiområdet. Åtgärder ska presenteras som ett komplement till riskerna med syfte att minska att den oönskade situationen uppstår. Detta framgår också i Kungsbacka kommuns styrmodell. Den samlade slutsatsen i granskningens fas 1 var att de kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll inte tydliggör organisation, ansvar och praktiskt upplägg för internkontrollarbetet. De kommungemensamma anvisningarna ställer inte krav på hur riskidentifiering ska gå till eller vikten av att riskerna värderas, vilket är grundläggande i ett internkontrollarbete. Rapportens disposition I kapitel 3 ges en samlad bedömning för samtliga av de granskade nämnderna och styrelsen utifrån granskningens revisionsfrågor. I kapitel 4 ges en beskrivning av de kriterier som vår bedömning av varje styrelse/nämnd utgår ifrån. I kaptitel 5-8 lämnas en bedömning per styrelse/nämnd och en beskrivning av vad denna grundar sig på. I kapitel 9 framgår en slutsats utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning. Här lämnas också rekommendationer utifrån de förbättringsområden som identifierats i granskningen. Sida 6

3. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Nedan ges en samlad bedömning för samtliga av de granskade nämnderna och styrelsen utifrån granskningens revisionsfrågor. Kontrollmiljö: Har tydliga policys inom området oegentligheter utarbetats och är dessa riktlinjer väl förankrade i organisationen? Det finns ingen kommungemensam eller nämndspecifik antagen policy inom området oegentligheter. Däremot hänvisas till SKL:s vägledning om mutor och jäv på kommunens intranät. Denna beskriver dock enbart hur en medarbetare kan resonera och agera och när han/hon stöter på frågor om mutor och jäv. Enligt vår bedömning tydliggör vägledningen inte hur en medarbetare, chef eller förtroendevald i Kungsbacka kommun ska gå tillväga. De kommungemensamma regelverken kring upphandling, attestering, representation och bisysslor ger riktlinjer inom vissa delar av området. Därtill finns ett kommungemensamt e-handelsystem. Inom de granskade nämnderna uppges att det finns en medveten kultur kring gåvor och i vissa fall risken för mutbrott och jäv, vilket bedöms positivt. Samtidigt efterlyses generellt tydligare forum för diskussion, mer utbildning samt anpassade policys och riktlinjer. Enligt vår bedömning är kontrollmiljön inte tillfredställande mot bakgrund av behovet av mer anpassade riktlinjer och rutiner för Kungsbacka kommun. Det finns också flera utvecklingsområden i kommunens arbetssätt kring intern kontroll generellt, vilket även föranlett att kommunstyrelsen tagit beslut om att stärka arbetet inom detta område. Riskbedömning: Vilka risker och faror ser ledning respektive anställda inom verksamheten? Har det tagits fram en riskbedömning för organisationen? Hur ska de väsentliga riskerna hanteras? Styrelsens och nämndernas arbete med riskbedömningar är enligt vår bedömning bristfälligt. För att effektivt kunna skydda sig mot oegentligheter måste en organisation systematiskt identifiera var i verksamheten risker kan uppträda och därefter värdera identifierade risker och besluta hur de ska hanteras. Som konstaterats i granskningen av intern kontroll fas 1 saknas riktlinjer för hur riskidentifiering ska gå till eller hur riskerna ska värderas, vilket är grundläggande i ett internkontrollarbete. Av vad som framkommit av granskningen sker en diskussion kring risker inom ramen för internkontrollarbetet inom respektive förvaltning. Dessa diskussioner sker på en övergripande nivå och enhetschefer och/eller medarbetare involveras inte. Ingen av förvaltningarna dokumenterar riskanalysen, utöver det som resulterat i kontrollåtgärder och som framkommer i internkontrollplanen. Risken för oegentligheter inkluderas inte systematiskt i de granskade nämndernas riskanalyser, vilket bedöms vara en brist. Sida 7

3. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Kontrollåtgärder: Vilka typer av kontroller finns det för att hantera riskerna? Utvecklas kontrollerna för att spegla riskanalysen? Styrelsens och nämndernas kontroller för att hantera identifierade risker framgår i respektive internkontrollplan. Dessa utgår från den riskanalys som respektive styrelse/nämnd genomfört inför upprättande av internkontrollplanen. Därtill finns också en rad andra sätt som risker i verksamheten hanteras, till exempel genom rutiner för handläggningsprocesser, system för tillsynsrotation, e- handelssystemet och särskilda kommungemensamma kontroller av exempelvis representation. Tillfredsställande kontrollåtgärder förutsätter dock att styrelsen och nämnderna gjort en tillfredsställande riskanalys, vilket inte är fallet enligt vår bedömning. Ingen av de granskade nämnderna har systematiskt diskuterat eller tagit upp risken för oegentligheter inom ramen för sin riskanalys. Således finns heller inga kontrollaktiviteter som specifikt syftar till att minska en sådan risk. Information och kommunikation: Vilka kanaler används för kommunikation av regler och riktlinjer? Finns det någon kanal för anställda att rapportera eventuella oegentligheter? Vår bedömning är att information och kommunikation inom området oegentligheter är bristfällig. De granskade nämnderna saknar genomgående en strategi och systematik för kommunikation inom området. Enligt uppgift diskuteras frågor inom området frekvent, men detta sker i regel informellt. I flera fall upplevs det även otydligt vart i organisationen ansvaret för att initiera och styra information inom området ligger. Det har genomförts och genomförs vissa utbildningar inom området. Exempelvis uppges att nya chefer genomgår en ekonomiutbildning som innefattar diskussioner kring mutor och jäv. Förvaltningen för miljö- och hälsoskydd planerar att eventuellt anordna utbildningar inom området tillsammans med förvaltningen för plan och bygg. En kommungemensam strategi och/eller arbetssätt för vem som ska erbjudas utbildningar och/eller hur information ska ges till vem och när saknas dock enligt vår bedömning. I kommunen finns ett kommungemensamt system för att lämna synpunkter och/eller klagomål (Kommentaren). I övrigt framgår i SKL:s vägledning hur anställda eller förtroendevalda kan resonera och agera när han/hon stöter på frågor om mutor och jäv, men dessa berör inte Kungsbacka kommun specifikt. Generellt uppges att medarbetarna ska vända sig/vänder sig till sin chef vid eventuella synpunkter. Enligt vår bedömning kan styrelsen och nämnderna dock tydliggöra var anställda kan rapportera eventuella oegentligheter. Sida 8

3. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Uppföljning: Hur sker uppföljning av kontrollerna? Är uppföljningen strukturerad och regelbunden? Säkerställer uppföljningen att kontrollerna möter riskerna på ett ändamålsenligt sätt? Arbetet med intern kontroll återrapporteras i respektive styrelse/nämnds årsredovisning. Inom vissa nämnder är det tydligare än andra huruvida denna uppföljning säkerställt att kontrollerna möter identifierade risker. Inom vissa nämnder redovisas t.ex. inte fullt ut resultatet av genomförda kontroller. Intervjuade från kommunstyrelsens förvaltning (KSF) uppger att det finns ett behov att förenkla och stärka styrelsens uppsikt av nämnderna genom att skapa en systematiskt och kommungemensamt arbetssätt för internkontrollarbetet. Mot bakgrund av detta är det enligt vår bedömning positivt att KSF har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att tydliggöra organisation och ansvar i internkontrollarbetet, för att därigenom också stärka styrelsens uppsikt över nämnderna. Sida 9

4. Bedömningskriterier per styrelse/nämnd Bedömningskriterier Bedömning av nämndernas/styrelsens internkontrollarbete inom området skyddet mot oegentligheter utgår från en tregradig skala och COSO-modellens* principer för internkontroll. COSO-modellens fem områden har brutits ned i ett antal frågor som är särskilt anpassade efter uppdraget. Bedömning per varje fråga utgår från tregradig färgskala. Färgerna motsvarar nivån avancerad (grön), grundläggande (gul) och outvecklad (röd). Den gröna färgen indikerar att det finns utarbetade och implementerade rutiner och arbetssätt och/eller en djup förståelse för en viss frågeställning. Den gula färgen visar att rutiner och arbetssätt till vissa delar finns utarbetade och är implementerade i verksamheten. Den kan också indikera på en allmän förståelse för eller insikt om ett område. Den röda färgen tyder på att styrelsen/nämnden enbart har basala ruiner och arbetssätt alternativt en bristfällig förståelse för frågeställningarna. Dokumentation saknas. Om bedömningen blir röd behöver det inte innebära att den interna kontrollen har allvarliga brister, däremot att vissa grundläggande dokument eller arbetsmetoder saknas. Färgkod Nivå Definition av nivå 3 Avancerad En väl fungerande intern styrning och kontroll. Dokumenterade rutiner och processer finns. 2 Grundläggande Komponenterna är fragmentariskt uppbyggda, endast delar finns på plats, dokumentation är bristfällig eller saknas. 1 Outvecklad Bristfällig, liten omfattning, ostrukturerad, ingen dokumentation. Sida 10 * COSO-modellen beskrivs närmare i bilaga 1, revisionskriterier.

5. Bedömning kommunstyrelsen Nedan framgår en bedömning avseende kommunstyrelsen utifrån de bedömningskriterier som framgår i avsnitt 4. Informationen som bedömningen grundar sig på beskrivs därefter på kommande sidor. Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information & Kommunikation Uppföljning & Utvärdering Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/oegentligheter? Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? Vilken internutbildning har nämnden/ förvaltningen genomfört för alla anställda? Finns uppföljning av kontroll av mutor/ oegentligheter? Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/oegentligheter klart uttalad? Har ledningen inkluderat risk för mutor/ oegentligheter i riskbedömningen? Vilka centrala kontrollfunktioner finns för kontroll av regelefterlevnad? Har ledningen som rutin att göra uttalanden på personalmöten eller dyl. avseende gåvor m.m.? Har identifierade svagheter i kontrollen kommunicerats och åtgärdats? Har ledningen regelbundet kvalitetssäkrat och uppdaterat riskanalysen? Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Sida 11

5. Kommentarer kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har i uppdrag att planera, leda och samordna kommunens verksamhet och ekonomi. Kommunstyrelsen har både ansvar för sin egen verksamhet men har också en uppsiktsplikt över de andra nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsens förvaltning (KSF) har tre verksamhetsområden; kommunstyrelsens kansli, strategisk organisationsutveckling och strategisk samhällsplanering. Därtill finns tre fristående funktioner; HR-chef, ekonomichef och näringslivschef. Kontrollmiljö Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/ oegentligheter? Kungsbacka kommun har ingen antagen policy eller andra riktlinjer som reglerar risk för mutbrott/oegentligheter. Däremot finns en hänvisning på kommunens intranät till SKL:s vägledning om mutor och jäv. Vägledningens syfte är att: Visa på riskerna med att ta emot gåvor och förmåner från personer eller företag som man har att göra med i tjänsten. Visa hur anställda och förtroendevalda kan resonera och agera när han/hon stöter på frågor om mutor och jäv. Frågor som den anställde/förtroendevalde kan ställa sig när den erbjuds något av utomstående part framgår. Fungera som underlag för arbetsplatsdiskussioner kring hur lagar och regler ska tillämpas i olika mut- och jävssituationer som kan uppkomma. I vägledningen framgår också beskrivning av vad lagstiftningen reglerar kring tagande och givande av muta m.m., hur medarbetare ska agera om de blir utsatta för försök till otillbörlig påverkan eller om de uppmärksammar att en kollega blir det, jävsregler och exempel på några rättsfall. Utöver SKL:s vägledning finns följande kommungemensamma policy, reglemente och riktlinjer samt information tillgängliga på kommunens intranät: Upphandlingspolicy. Av policyn framgår bland annat att all anskaffning av varor och tjänster ska föregås av upphandling i enlighet med gällande lagstiftning. Kommunens representanter ska inta ett enhetligt affärsetiskt förhållningssätt. Attestreglemente. Reglementet gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, interna som externa. Riktlinjer för representation. Riktlinjerna reglerar bland annat verifikationskrav och attestering. Information om regler för bisysslor. Arbetstagare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna de uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Förtroendeskadlig bisyssla är förbjudet i enlighet med lagen om offentlig anställning. Sida 12

5. Kommentarer kommunstyrelsen Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/ oegentligheter klart uttalad? Enligt intervjuade från KSF förs återkommande en dialog i kommunens ledningsgrupp kring frågeställningar om oegentligheter, men det finns ingen struktur eller förväntan på hur chefer ska föra vidare detta i organisationen. Intervjuade från KSF menar att det finns en medveten kultur inom kommunen kring frågor om mutor och oegentligheter i allmänhet och särskilt kring mottagande av gåvor. Det uppges t.ex. finnas en stark kultur att som medarbetare inte låta sig bli bjuden på lunch. Kommunens värdegrund, BITT*, framhålls som viktig i värdegrundsarbetet. Diskussioner uppges också föras kring jävsfrågor i de fall frågor kring eventuellt jäv uppkommit. Kommunens e-handelssystem framhålls som ett viktigt skyddssystem gentemot oegentligheter. Riskbedömning Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Inom ramen för arbetet med att ta fram interkontrollplan genomförs en riskanalys. I granskningen av intern kontroll fas 1 framkom dock att identifiering och värdering av risker genomförs i varierande grad och inte helt systematiskt. De kommungemensamma anvisningarna för intern kontroll ställer heller inte krav på att en värdering av risker ska genomföras. Varken styrelse eller nämnderna genomför någon dokumenterad riskanalys. Har ledningen inkluderat risk för mutor/ oegentligheter i riskbedömningen? Enligt de intervjuade är arbetet med riskbedömningar generellt ett utvecklingsområde och det uppges finnas behov av att stärka nämnderna i hur de kan arbeta med riskbedömningar. Även riskbedömningar kring oegentligheter specifikt uppges vara ett område som förvaltningen ser ett behov av att arbeta mer med. I KS internkontrollplan finns motverka korruption upptaget som ett område. Under beskrivning av risken kopplat till detta område framgår dock vidareutveckla rutiner för god intern kontroll. Har ledningen regelbundet kvalitetssäkrat och uppdaterat riskanalysen? Riskanalyserna genomförs av förvaltningsledningen. Internkontrollplanen antas årligen av styrelsen och ingår i budgetdokumentet. Som ovan nämnts uppges arbetet med riskbedömningar generellt vara ett utvecklingsområde. Sida 13 * Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet.

5. Kommentarer kommunstyrelsen Kontrollaktiviteter Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? Vilka centrala kontrollfunktioner finns för kontroll av regelefterlevnad? Som tidigare nämnts genomförs ingen strukturerad riskbedömning som inkluderar risken för mutbrott och oegentligheter. Det finns heller inga kontrollåtgärder som är direkt kopplade till denna risk. I kommunstyrelsens internkontrollplan finns dock vissa kontroller kopplat till området motverka korruption. Åtgärderna inom detta område är enligt internkontrollplanen; en ändamålsenlig delegationsordning och attestordning med rutiner, rutiner för upphandling och inköp samt riktade utbildningar. Det finns ingen kommungemensam (central) funktion för kontroll och uppföljning av internkontrollarbetet som helhet. De intervjuade framhåller dock att det sker en central kontroll av representation och attestering. Diskussioner har också förts kring jävsfrågor och bisysslor, även om det inte finns någon central kontroll inom dessa områden. Nämnderna och styrelsens ansvar för intern kontroll i kommunen framgår av kommunens styrmodell. Det finns inget antaget reglemente för intern kontroll men KSF har tagit fram anvisningar för intern kontroll. En kort beskrivning och bedömning av dessa framgår i kapitel ett, under resultat av fas 1 (s. 5). De intervjuade framhåller att det finns ett behov av att utveckla arbetet med intern kontroll i kommunen. Detta skulle också skapa en tydligare struktur för kommunstyrelsens uppsiktsplikt över nämndernas internkontrollarbete. KSF har i uppdrag från KS sedan mars 2014 att tydliggöra organisation och anvisningar för intern kontroll. En ansvarig tjänsteman ska utses för att samordna kommunens arbete med intern kontroll samt stödja och följa upp övriga förvaltningar i deras internkontrollarbete. Information och kommunikation Vilken internutbildning har nämnden/ förvaltningen genomfört för alla anställda? Vissa internutbildningar har genomförts inom området, men dessa har inte riktat sig till samtliga anställda. Controller inom KSF, upphandlingschef och medarbetare från ekonomisupport har anordnat en utbildning i planering, upphandling och fakturahantering där mutor och jäv togs upp för diskussion. Utbildningen riktade sig till KSF, men var inte obligatorisk. Därtill uppger de intervjuade vid KSF att alla nya chefer genomgår en ekonomiutbildning. Utbildningen uppges inkludera frågor kring oetiska situationer och mutor/bestickning. Enligt uppgift från KSF planeras fler utbildningar som kommer att vara obligatoriska att delta i. Sida 14

5. Kommentarer kommunstyrelsen Har ledningen som rutin att göra uttalanden på personalmöten eller dyl. avseende gåvor m.m.? Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Som tidigare nämnts uppges att KSF:s ledningsgrupp återkommande för en dialog kring frågeställningar om oegentligheter. Det finns ingen struktur eller krav för hur chefer ska föra vidare denna typ av frågeställningar i organisationen. Kommunen har ingen visselblåsarfunktion eller motsvarande. I kommunen finns ett kommungemensamt system för att lämna synpunkter och/eller klagomål ( Kommentaren ), även om inte detta specifikt riktar sig till anställda. I övrigt framgår i SKL:s vägledning hur anställda eller förtroendevalda kan resonera och agera när han/hon stöter på frågor om mutor och jäv, men dessa berör inte Kungsbacka kommun specifikt. Uppföljning och utvärdering Finns uppföljning av kontroll av mutor/ oegentligheter? Samtliga nämnder och styrelsen återrapporterar sitt arbete med intern kontroll i sin årsredovisning. Det finns också ett kommungemensamt IT-systemet för planering och uppföljning, där nämnderna återrapporteras sitt arbete. De intervjuade menar att KSF tar del av denna rapportering, men det har inte återrapporterats till kommunstyrelsen. Även i detta avseende uppges det finnas ett behov att förenkla och stärka uppsiktsplikten genom att skapa en systematik och ett kommungemensamt arbetssätt. Har identifierade svagheter i kontrollen kommunicerats och åtgärdats? I KS årsredovisning för 2013 framgår en återrapportering av internkontrollarbetet, utifrån de två områden som tagits upp i KS internkontrollplan för 2013. Identifierade brister inom ett område framgår, men beskrivning av vilka åtgärder detta föranlett framgår inte. Sida 15

6. Bedömning byggnadsnämnden Nedan framgår en bedömning avseende byggnadsnämnden utifrån de bedömningskriterier som framgår i avsnitt 4. Informationen som bedömningen grundar sig på beskrivs därefter på kommande sidor. Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information & Kommunikation Uppföljning & Utvärdering Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/oegentligheter? Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? Vilken internutbildning har nämnden/ förvaltningen genomfört för alla anställda? Finns uppföljning av kontroll av mutor/ oegentligheter? Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/oegentligheter klart uttalad? Har ledningen inkluderat risk för mutor/ oegentligheter i riskbedömningen? Vilka centrala kontrollfunktioner finns för kontroll av regelefterlevnad? Har ledningen som rutin att göra uttalanden på personalmöten eller dyl. avseende gåvor m.m.? Har identifierade svagheter i kontrollen kommunicerats och åtgärdats? Har ledningen regelbundet kvalitetssäkrat och uppdaterat riskanalysen? Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Sida 16

6. Kommentarer byggnadsnämnden Byggnadsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter enligt plan- och bygglagen vilket innebär att nämnden bland annat behandlar och beslutar om detaljplaner, bygglovsprövning och tillsyn av byggnadsverksamheten. Nämndens förvaltning, förvaltningen för plan och bygg, består av drygt 50 anställda och är organiserade i fyra avdelningar. Förvaltningen har en förvaltningschef samt fyra verksamhetschefer som ansvarar för var sin av de fyra avdelningarna: kart-, plan-, bygglov- och administrativa avdelningen. K Kontrollmiljö Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/ oegentligheter? Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/oegentligheter klart uttalad? Förvaltningen för plan och bygg har inga antagna rutiner och policys avseende mutor och oegentligheter. Som tidigare nämnt finns dock en hänvisning till SKL:s vägledning inom området på kommunens intranät. Delegeringsförteckning och attestordning är väl känd bland intervjuade medarbetare. Även det kommungemensamma regelverket kring representation är delvis känt bland intervjuade medarbetare och chefer. På bygglovsavdelningen finns en nyligen framtagen rutin för att förebygga mutor och jäv. Denna har ännu inte tagits i bruk och av fokusgrupperna med medarbetarna framgår att den inte är allmänt känd. Vidare har förvaltningen tagit fram en handlingsplan som beskriver ett antal planerade åtgärder inom området oegentligheter. Åtgärderna i handlingsplanen ska enligt uppgift påbörjas under hösten 2014 och involvera både chefer och medarbetare. Intervjuade medarbetare och chefer uppger att samtal sker löpande om frågor som rör mutor och andra oegentligheter. Exempelvis lyfter de intervjuade fram att oklara fall diskuteras, till exempel om att som medarbetare bli bjuden på fika och lunch. Det finns dock en samsyn att risken för oegentligheter borde diskuteras mer frekvent. Flera av de intervjuade påpekar till exempel att det ofta är upp till den enskildes sunda förnuft att bedöma om en gåva är acceptabel eller att betrakta som muta. Intervjuade medarbetare och chefer menar också att medvetenheten om risken för oegentligheter varierar mellan yrkeskategorier. De intervjuade uppger att de ser avsaknaden av dokumenterade policys och riktlinjer som en brist, både på förvaltningsnivå och kommunövergripande. Sida 17

6. Kommentarer byggnadsnämnden Riskbedömning Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Har ledningen inkluderat risk för mutor/ oegentligheter i riskbedömningen? Förvaltningen arbetar inte med övergripande riskanalyser och internkontrollarbetet är inte grundad på någon strukturerad riskbedömning enligt de intervjuade. Nämnden har dock en antagen internkontrollplan som tar upp fyra riskområden. Cheferna menar att riskbedömningar som något som görs från fall till fall. Det vill säga att när risksituationer uppkommer bedömer chef hur den aktuella risken ska hanteras. Såväl medarbetare som chefer menar att det finns forum för att lyfta risker som framkommer i arbetet, till exempel på avdelningsmöten och tvärgrupper samt genom individuella samtal mellan medarbetare och chefer. Det finns ingen dokumenterad riskbedömning som inkluderar risken för mutor/oegentligheter. Chefsgruppen uppger dock att förvaltningen kommer att genomföra riskbedömningar med såväl chefer som medarbetare inom ramen för arbetet med handlingsplanen mot oegentligheter. Enligt de intervjuade cheferna kommer riskanalysen att uppdateras löpande och lyftas in i förvaltningens internkontrollplan. Har ledningen regelbundet kvalitetssäkrat och uppdaterat riskanalysen? Nämnden har en internkontrollplan som antas årligen. Denna ska grunda sig på att de mest väsentliga riskerna tas upp, men som ovan nämnt arbetar inte förvaltningen med övergripande riskanalyser och internkontrollarbetet är inte grundad på någon strukturerad riskbedömning. Sida 18

6. Kommentarer byggnadsnämnden Kontrollaktiviteter Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? I nämndens internkontrollplan finns inga kontroller avseende oegentligheter och det finns i övrigt inga uttalade kontrollåtgärder för att förebygga oegentligheter på förvaltningen. Rutin för att förebygga mutor och jäv inom bygglovsavdelningen är nyligen framtagen men är ännu inte tagen i bruk. I internkontrollplanen presenteras ett antal områden som ska kontrolleras och de är beskrivna med kontrollåtgärd samt uppföljningspunkt. Åtgärderna är i allmänhet generellt utformade (t. ex. tydliggöra rutiner och sprida information ) och ingen funktion eller person har uttalat ansvar för åtgärden. Processerna kring bygglov och planarbetet lyfts av de intervjuade fram som system vilka kraftigt minskar risken för oegentligheter. Dels genom att flera handläggare oftast är inblandade, att ärendena beslutas (och informeras om) i nämnden och dels då utomstående (allmänhet och överprövande instans) har insyn i och utmanar beslut. Såväl chefer som medarbetare menar att det skulle vara svårt att ägna sig åt oegentligheter över tid då upptäcktsrisken är hög. Cheferna menar att medarbetarna tar upp och diskuterar oklara bedömningar med varandra och respektive chef. Den kollegiala diskussionen och kontrollen lyfts även av medarbetarna som en viktig kontrollpunkt, även om flera medarbetare efterlyser än mer kontroll och diskussion. Vilka centrala kontrollfunktioner finns för kontroll av regelefterlevnad? Förvaltningen har ingen central funktion som ansvarar för att följa upp internkontrollarbetet. Information och kommunikation Vilken internutbildning har nämnden/ förvaltningen genomfört för alla anställda? Enligt de intervjuade har inga internutbildningar inom området genomförts. Avsaknaden av nedtecknade rutiner och policys samt att inga utbildningar genomförts uppges vara en brist som påpekas av samtliga intervjuade. Enligt den framtagna handlingsplanen kommer båda dessa områden att utvecklas under hösten. Sida 19

6. Kommentarer byggnadsnämnden Har ledningen som rutin att göra uttalanden på personalmöten eller dyl. avseende gåvor m.m.? Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Hur personalen ska agera vid tillfällen då risk för oegentligheter föreligger, till exempel vid mottagande av gåvor, har enligt uppgift diskuterats vid enstaka tillfällen. Både cheferna och medarbetarna lyfter fram att förvaltningen bör bli bättre på att hålla strukturerade och regelbundna dialoger om frågorna. Det finns ingen dokumenterad rutin för hur misstankar om oegentligheter ska rapporteras inom förvaltningen. Intervjuade chefer menar att de är övertygade om att medarbetarna skulle vända sig till närmsta chef. Bland de intervjuade medarbetarna saknas emellertid samsyn kring hur sådan rapportering ska gå till. Bland annat nämns att det inte finns rutiner för att göra en anonym anmälan samt att det uppfattas som olustigt att skvallra på kollegor. Medarbetarna anser dock att det är tydligt att de kan diskutera med chef och kollegor vid osäkerhet avseende handläggning av ärenden eller oklara situationer. Av fokusgrupperna framkommer att det under de senaste åren förekommit att förvaltningen fått gåvor från enskilda personer och företag. Såväl medarbetare som chefer lyfter fram samma händelser och de är överens om att frågor av detta slag rapporteras till förvaltningsledningen. Uppföljning och utvärdering De dokumenterade beskrivningarna för bygglov- och planprocesserna uppges inkludera rutiner för hur externa avvikelser och klagomål på förvaltningen ska hanteras, till exempel hur en kommuninvånare ska gå tillväga om den anser att en felaktig bedömning gjorts. Finns uppföljning av kontroll av mutor/ oegentligheter? Har identifierade svagheter i kontrollen kommunicerats och åtgärdats? Som tidigare nämnts finns inga kontroller avseende oegentligheter upptagna i internkontrollplanen och det finns i övrigt inga uttalade kontrollåtgärder för att förebygga oegentligheter på förvaltningen. Därav finns det heller ingen samlad uppföljning av kontroller kopplat till mutor och oegentligheter. Processerna kring bygglov och planarbete (som de intervjuade lyfter fram som system vilka kraftigt minskar risken för oegentligheter) följs dock upp löpande enligt de intervjuade. Nämndens internkontrollplan följs upp årligen. I nämndens årsredovisning för 2013 framgår dock inte vad kontrollerna som är upptagna i planen resulterat i. Därav framgår heller inga eventuella svagheter som identifierats. Merparten av kontrollerna på förvaltningen sker inom ramen för processerna kring bygglov och planer. Enligt de intervjuade följs dessa upp och utvecklas löpande. Dessa är dock inte uttalat utformade i syfte att minska risken för oegentligheter, utan snarare utifrån lagstiftningens krav och för att skapa en effektiv hantering och säkerställa intern samsyn i bedömningar. Sida 20

7. Bedömning nämnden för miljö- och hälsoskydd Nedan framgår en bedömning avseende nämnden för miljö- och hälsoskydd utifrån de bedömningskriterier som framgår i avsnitt 4. Informationen som bedömningen grundar sig på beskrivs därefter på kommande sidor. Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information & Kommunikation Uppföljning & Utvärdering Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/oegentligheter? Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? Vilken internutbildning har nämnden/ förvaltningen genomfört för alla anställda? Finns uppföljning av kontroll av mutor/ oegentligheter? Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/oegentligheter klart uttalad? Har ledningen inkluderat risk för mutor/ oegentligheter i riskbedömningen? Vilka centrala kontrollfunktioner finns för kontroll av regelefterlevnad? Har ledningen som rutin att göra uttalanden på personalmöten eller dyl. avseende gåvor m.m.? Har identifierade svagheter i kontrollen kommunicerats och åtgärdats? Har ledningen regelbundet kvalitetssäkrat och uppdaterat riskanalysen? Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Sida 21

7. Kommentarer nämnden för miljö- och hälsoskydd Nämnden för miljö- och hälsoskydd ansvarar för tillsyn inom hälsoskydd, miljöskydd, naturskydd, strålskydd, smittskydd, receptfria läkemedel och livsmedel. Förvaltningen har cirka 30 anställda och består av fem avdelningar: miljöskydd, hälsoskydd, livsmedel, naturvård och administration. Förvaltningen leds av en förvaltningschef som har personal-, verksamhets- och budgetansvar för hela förvaltningen. Majoriteten av övriga anställda är inspektörer och förvaltningen genomför regelbunden tillsyn på knappt 3000 objekt. Kontrollmiljö Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/ oegentligheter? Förvaltningen har inga antagna rutiner och policys avseende mutor och oegentligheter Intervjuade chefer hänvisar dock till SKL:s vägledning om mutor och jäv som ett slags policydokument. Även intervjuade medarbetare hänvisar i viss mån till denna. Vidare finns det förvaltningsspecifika riktlinjer avseende avtackning och de intervjuade lyfter också fram kommunens gemensamma riktlinjer avseende representation samt attestreglemente och delegationsordning. Som viktiga utvecklingsområden lyfter de intervjuade medarbetarna fram att det finns ett behov att anpassa policys till den egna verksamheten samt att löpande uppdatera policys och riktlinjer. Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/oegentligheter klart uttalad? Förvaltningschefen menar att förvaltningen har kommit långt i att skapa en kultur mot oegentligheter, även om det inte finns dokumenterade rutiner. Även intervjuade medarbetare menar att frågor kring mutor etc. diskuteras dagligen. Det finns dock en uppfattning om att dessa diskussioner är mer av en lättsam jargong snarare än ett seriöst ställningstagande mot oegentligheter. Samtidigt lyfts vid ett flertal tillfällen att rollen som inspektör innebär att det är självklart att inte ta emot gåvor, som skulle kunna innebära att oberoendet som inspektör ifrågasätts. Medarbetarna efterlyser ett aktivare och tydligare ställningstagande avseende jävsfrågor i nämnden. Riskbedömning Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Enligt intervjuad förvaltningschef och utvecklingsledare gör de en riskanalys årligen inför upprättande av internkontrollplanen. Inga ytterligare medarbetare involveras i riskbedömningarna. Riskanalysen dokumenteras inte. Intervjuad förvaltningschef och utvecklingschef menar dock att riskanalysen tar hänsyn till verksamhetens samtliga risker. Sida 22

7. Kommentarer nämnden för miljö- och hälsoskydd Har ledningen inkluderat risk för mutor/oegentligheter i riskbedömningen? Har ledningen regelbundet kvalitetssäkrat och uppdaterat riskanalysen? Risker kopplade till oegentligheter tas enligt uppgift inte upp inom ramen för riskanalysen, då förvaltningschef och utvecklingsledare menar att dessa är mycket små. Att risken för oegentligheter upplevs som liten beror enligt de intervjuade på systemet med rotation av tillsynsobjekt (se beskrivning nedan) samt att ärenden där det finns oklarheter diskuteras mellan kollegor, bland annat på veckovisa möten. Risken upplevs också som liten då det uppfattas som naturligt för inspektörer att inte begå oegentligheter med anledning av förvaltningens ansvar att kontrollera att andra följer lagen. Som ovan nämnts genomför förvaltningsledningen, genom förvaltningschef och utvecklingsledare, en riskanalys årligen inför upprättande av internkontrollplanen. Riskanalysen dokumenteras inte. Kontrollaktiviteter Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? I nämndens internkontrollplan presenteras ett antal områden men det finns inga särskilda kontrollåtgärder för att förebygga oegentligheter. Enligt de intervjuade finns det dock arbetssätt som uppges minska risken för oegentligheter. Till exempel finns en möjlighet till extern revision, genom att låta Falkenbergs kommun göra en kollegial granskning av ärenden. Detta uppges bidra till att minska risken för felaktiga bedömningar. Särskilt oklara bedömningar diskuteras kollegialt på återkommande avdelningsmöten. Såväl förvaltningschefen som medarbetare på förvaltningen efterfrågar dock en ökad kollegial granskning. Inom vissa avdelningar på förvaltningen finns också en rutin för tilldelning av tillsynsobjekt som innebär att objekten i huvudsak fördelas på gemensamma möten samt att inspektörerna roterar mellan objekt. Detta uppges göra det svårt att påverka beslut genom mutor eller relationer till en enskild inspektör. Rutinen tillämpas dock inte på alla avdelningar inom förvaltningen. Miljöskyddsavdelningen har exempelvis gått från ett system med roterande tillsyn till att stora objekt inspekteras av samma inspektör under en längre period. Detta för att kunna få en mer heltäckande inspektion över tid. Sida 23

7. Kommentarer nämnden för miljö- och hälsoskydd Vilka centrala kontrollfunktioner finns för kontroll av regelefterlevnad? Förvaltningen har ingen central funktion för internkontrollarbetet. Information och kommunikation Vilken internutbildning har nämnden/ förvaltningen genomfört för alla anställda? Har ledningen som rutin att göra uttalanden på personalmöten eller dyl. avseende gåvor m.m.? Alla nyanställda uppges ha möjlighet att gå utbildning i förvaltningslagstiftning m.m., vilken bland annat inkluderar utbildning om förvaltningslagens regler avseende jäv. Enligt de intervjuade är det dock upp till varje anställd att själv se till att gå sådan utbildning. Vidare planeras en utbildning om mutor och jäv, vilken eventuellt kommer genomföras i samarbete med förvaltningen för plan och bygg. SKL:s vägledning om mutor och jäv uppges ha presenterats vid arbetsplatsträffar (APT). Det uppges dock vara ett antal år sedan denna information senast gavs. Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Det finns ingen dokumenterad rutin för hur misstankar om oegentligheter ska rapporteras inom förvaltningen. Av vad som framkommit vid intervjuerna är det dock väl känt att personal ska vända sig till sin chef om misstanke om oegentligheter föreligger samt att sådana misstankar följs upp och kan leda till tillrättavisning och eventuell polisanmälan. Samtidigt finns ingen dokumenterad rutin som klargör denna kanal eller vilka följder det kan få att handla oegentligt, utöver vad som framgår i SKL:s vägledning. Sida 24

7. Kommentarer nämnden för miljö- och hälsoskydd Uppföljning och utvärdering Finns uppföljning av kontroll av mutor/oegentligheter? Har identifierade svagheter i kontrollen kommunicerats och åtgärdats? Som tidigare nämnts finns inga kontroller avseende oegentligheter upptagna i internkontrollplanen och det finns i övriga inga uttalade kontrollåtgärder för att förebygga oegentligheter på förvaltningen. Därav finns det heller ingen samlad uppföljning av kontroller kopplat till mutor och oegentligheter. Internkontrollplanen återrapporteras dock i nämndens årsredovisning. Uppföljning av rutinen för tilldelning av tillsynsobjekt uppges i huvudsak diskuteras på avdelningsmöten och under APT och uppges på så sätt följas upp. Nämndens internkontrollplan följs upp årligen. Resultatet av kontrollerna beskrivs dock i varierande grad. I nämndens årsredovisning för 2013 framgår till exempel resultatet av genomförd kontroll inom ett av de fyra områden som var upptagna i nämndens internkontrollplan för 2013. För övriga fyra områden framgår en beskrivning av händelser inom ett område, snarare än resultatet av en specifik kontroll. Sida 25

8. Bedömning nämnden för service Nedan framgår en bedömning avseende nämnden för service utifrån de bedömningskriterier som framgår i avsnitt 4. Informationen som bedömningen grundar sig på beskrivs därefter på kommande sidor. Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Information & Kommunikation Uppföljning & Utvärdering Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/oegentligheter? Har nämnden eller den operativa ledningen tagit fram en riskanalys för verksamheten? Vilka kontrollåtgärder har ledningen infört i syfte att begränsa risken för mutbrott och oegentligheter? Vilken internutbildning har nämnden/ förvaltningen genomfört för alla anställda? Finns uppföljning av kontroll av mutor/ oegentligheter? Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/oegentligheter klart uttalad? Har ledningen inkluderat risk för mutor/ oegentligheter i riskbedömningen? Vilka centrala kontrollfunktioner finns för kontroll av regelefterlevnad? Har ledningen som rutin att göra uttalanden på personalmöten eller dyl. avseende gåvor m.m.? Har identifierade svagheter i kontrollen kommunicerats och åtgärdats? Har ledningen regelbundet kvalitetssäkrat och uppdaterat riskanalysen? Finns det något system för anställda inom organisationen att rapportera brister i efterlevnad? Sida 26

8. Kommentarer nämnden för service Nämnden för Service ska tillhandahålla och utveckla efterfrågade tjänster till interna beställare inom Kungsbacka kommun. Förvaltningen består av drygt 700 årsarbetare och är organiserad i nio serviceområden som leds av varsin verksamhetschef samt ett antal enhetschefer. Serviceområdena är Upphandling, Ekonomi, Personal, IT, Lokalvård, Måltid, Medborgarservice, Fastighet samt Utveckling. Medborgarservice vänder sig främst mot kommunens invånare. Vid intervjuerna framkommer att det finns en skillnad mellan olika verksamheter inom förvaltningen för service vad gäller uppfattning och arbete med internkontroll. Internkontroll uppges vara ett verktyg för att säkerställa att processerna på ekonomiavdelningen. Samtidigt är förhållandet till internkontroll mindre tydligt inom verksamheter som lokalvård och måltidsberedning. Kontrollmiljö Finns erforderliga interna regelverk som reglerar risk för mutbrott/ oegentligheter? Förvaltningen har inga egna övergripande policys avseende oegentligheter. Som tidigare nämnt finns dock en hänvisning till SKL:s vägledning inom området på kommunens intranät. En kommungemensam policy avseende oegentligheter efterfrågas av samtliga intervjuade. Är nämndens/ förvaltningens inställning till mutor/oegentligheter klart uttalad? Förvaltnings- och verksamhetscheferna upplever att personalen generellt är väl medveten om frågeställningar avseende oegentligheter och att ämnet diskuteras frekvent. Samtidigt menar de att mer kommunikation mellan ledningen och medarbetarna i dessa frågor skulle stärka kontrollmiljön. Vidare framkommer att enhetscheferna upplever att oegentligheter diskuteras i för liten utsträckning på förvaltningen och i vissa fall inte alls. Det förekommer inte någon strukturerad dialog om oegentligheter i organisationen. Såväl verksamhets- som enhetschefer menar att det saknas systematik och dokumentation i internkontrollarbetet. Sida 27