PROTOKOLL Visit Ålands styrelse- och strategimöte 232/15/4 Tid och plats: onsdagen den 26 augusti 2015 kl. 12 Visit Ålands kontor, Storagatan 8, Mariehamn Närvarande: Övriga: Terese Flöjt, ordförande Satu Numminen, vice ordförande Mattias Eriksson Maria Häggblom Thomas Strandvik Maria Hellman-Aarnio Gustaf Eklund Lotta Berner Sjölund, vd 940 Mötet öppnas Styrelseordförande Terese Flöjt öppnade mötet kl. 12. 941 Val av mötessekreterare Lotta Berner Sjölund valdes till sekreterare. 942 Justering av föregående mötesprotokoll Föregående mötets protokoll justerades. 943 Styrelseordförandes allmänna information Styrelseordförande inledde med en genomgång av tidigare strategidiskussioner under åren 2014-15. 944 Verkställande direktörens allmänna information Styrelsen har tagit del av Vd-rapporten i form av en bilaga till möteskallelsen. Inga frågor angående rapporten förekom. 945 Branschuppföljning Vd presenterade en sammanställning av diskussioner med aktörer i branschen. Resultatet för sommaren uppleves varit bra så här långt. Vädret upplevs dock ha påverkat resultatet negativt. Utomhusaktiviteter, Kastelholms golf och gästhamnarna har utmanats av vädret och visar ett sämre resultat än väntat. Trender: allt senare bokning, aktiviteter väderberoende, högsäsongen mer splittrad. Augusti viktig månad. Hela veckor är allt
svårare att sälja. Anläggningar som erbjuder frukost, möjlighet att stanna kortare perioder, linne och andra tjänster inkluderade i priset säljer bra tappar stugor som inte erbjuder dylik service? Högre standard och välutrustade stugor säljer först. De som satsar mest har bästa avkastningen. Beslut: Styrelsen kommer i framtiden att på sitt första möte för hösten göra en säsongsuppföljning som efter mötet kommuniceras ut till medlemmar och media. För 2015 sammanställer vd en dylik kommuniké, att skickas ut efter medlemsträffarna i augusti och september. 946 Ekonomi Vd presenterade och följde upp Visit Ålands ekonomi 2015. Beslut: Informationen antecknades till kännedom. 947 Medlemsärenden Vd presenterade ärendet. Upprepad kritik mot några av Visit Ålands medlemmar har lett till att eventuella konsekvenser behöver diskuteras. Kritiken gäller i första hand icke-offentlig detalj. Icke-offentlig detalj. Beslut: Vd kontaktar icke-offentlig detalj för att diskutera läget och delge Visit Ålands oro och missnöje med den feedback som nått föreningen. Vd rapporterar om samtalet på styrelsens följande möte. 948 Organisationen Vd presenterarde organisationsupplägget idag samt tankar kring en utvecklad organisationsmodell. Det finns klara fördelar i att sträva efter att Visit Åland blir en större takorganisation, bland annat kompetensökning, synergieffekter i arbete, fördelade fasta kostnader samt att en större organisation ger mera tyngd i diskusisoner och förhandlingar med bl.a. LR. Konstaterades även att det på Storagatan 8 finns utrymme för ytterligare några personer. a) ÅCB. Styrelsen har tagit del av slutrapporten som bilaga till möteskallelsen. Styrelseordförande inledde. ÅCBs styrgrupp hade möte 26.8, då en fortsättning av ÅCB diskuterades. Projektet är avslutat, men partnerföretagen har avtal som sträcker sig till 31.12.2016. Företagen har muntligt uttryckt intresse för en fortsatt investering i ÅCB även 2017 och 2018, under förutsättning att LR motfinansierar en fortsättning med motsvarande summa (65 000 /år). Avtalsutkast t.o.m. 2018 har tagits fram. Vd har fått i uppgift att förhandla om fortsättning med verksamhetsledare Tiina Björklund t.o.m. februari 2016 och att arbeta fram en mera detaljerad aktivitetsplan och budget för verksamheten. b) Evenemangsbyrån
Vd presenterade den av LR tillsatta arbetsgruppens förslag till evenemangsbyrå (Åland Event Bureau). Gruppen slutför sitt arbete per den 31 augusti, varefter betänkandet lämnas till näringsavdelningen. Visit Ålands styrelse ställde sig positivt till ÅEB och det föreslagna upplägget. c) Filmcentret Styrelsen har som bilaga till möteskallelsen tagit del av betänkandet som tagits fram av den av LR tillsatta arbetsgruppen. Gruppens uppgift var att ta fram ett upplägg för ett Filmcenter på Åland. Filmgruppens ordförande Gabriella Nordlund bevistade mötet och presenterade det tilltänkta Filmcentret. Visit Ålands styrelse ställde sig positivt till ett nära samarbete med Filmcentret och kan tänka sig agera takorganisation för detta. Beslut: Visit Åland verkar för att ÅCB, ÅEB och Filmcentret i framtiden centreras under paraplyorganisationen Visit Åland och att landskapet beviljar tilläggsfinansiering för dessa verksamheter. 949 Den internationella kryssningsmarknadsföringen Vd presenterade ärendet. I och med omstruktureringen av Visit Åland 2014 och bolagiseringen av hamnen 2015 har behovet att se över och uppdatera arbetet med kryssningsmarknadsföringen uppstått. Beslut: Vd arbetar för att tillsammans med Mariehamns Hamn under hösten 2015 i projektformat se över den internationella kryssningsmarknadsföringen för de kommande åren 2016-18. 950 Verksamheten 2016 Vd presenterade ärendet. Verksamhetsplanen och budgeten för 2016 tas som bäst fram. Styrelsen diskuterade allmänt fokusområden och upplägg för 2016. a) De senaste åren har Visit Ålands styrelse lagt teman för varje år (2013/Mat, 2014/Outdoor, 2015/Barn). Behovet av tema 2016 diskuterades. Tema har inte haft önskad effekt. Styrelsen önskar inte heller exkludera någon genom ett tema. Styrelsen identifierade följande fokusområden för arbetet 2016: varumärkesarbetet, en strävan efter att Åland blir (Visit)Finlands The gateway to the archipelago samt arbetet med försäljningsplattformen. b) Medlemskap 2016 Konceptet för medlemskapet i Visit Åland har de senaste åren varierat från år till år. På höstmötet 2014 beslutades att ett medlemskap i Visit Åland 2015 inkluderar tillgång till omvärldskunskap och undersökningsmaterial, rabatterat inträde till branschevent, tillgång till bollplank och möjlig samarbetspartner i utvecklingsprojekt, möjlighet att samarbeta kring marknadsföringsaktiviteter, tillgång till online försäljningsplattformen, samlad talan inför myndighet och rösträtt på föreningens möten. Medlemsavgiften 2015 för ordinarie medlemmar är 150 och för personmedlemmar 75. Medlemsavgiften inkl. moms. Medlemskapet 2016 diskuterades.
Beslut: a) På basen av information om hur Visit Åland tidigare arbetat med teman samt de större projekt som under 2015-16 är aktuella, inte minst varumärkesarbetet, beslöt styrelsen att inte fastställa ett särskilt tema för 2016. b) Styrelsen omfattade upplägget. Utgångspunkten för medlemskap 2016 är ett motsvarande upplägg som 2015. Medlemsavgifter föreslås vara oförändrade. 951 Bokningsplattformen Vd presenterade ärendet. Arbetet fortskrider som planerat. Beslut: Informationen antecknades till kännedom. 952 Trollingträffen Årets Trollingträff på Åland ordnades i Eckerö i samarbete med Käringsund Resort & Conference under första helgen i juni. Arrangemanget fungerade väl, varpå Eckerö har slagits fast som utgångspunkt för Trollingträffen 2016. Destinationsutvecklingen är en viktig det av Visit Ålands arbete, vilket innebär att Visit Åland hjälper till att dra igång evenemang som kan utveckla destinationen och öka antalet Ålandsbesökare. Ett fortlöpande arrangerande av evenemang ligger däremot utanför Visit Ålands egentliga uppdrag och därför har Visit Åland sökt en part som i framtiden tar över, förvaltar och utvecklar Trollingträff-konceptet. Visit Åland har mottagit en intresseanmälan inkl. förslag på fortsättning av Käringsund Resort & Conference. Beslut: Konceptet Trollingträffen överlåts i sin helhet till Käringsund Resort & Conference. Vd får i uppgift att se över detaljerna kring samt på bästa sätt förverkliga överlåtandet. Föreningen Trollingträff Åland bör läggas ned då den inte på flera år varit aktiv och därmed inte gör någon nytta under Visit Åland. 953 Lagtingsval och kommunalval 2015 Vd presenterade ärendet. För en branschorganisation är valen i höst ett intressant tillfälle. Visit Åland har möjlighet att lyfta för besöksnäringen viktiga och aktuella frågor. Beslut: Styrelseordförande och vd träffar partigrupperna för att informera om turismens betydelse för Åland samt för att presentera Visit Ålands uppfattning om arbetet inom destinationsmarknadsföring och utveckling under nästa mandatperiod. 954 Övriga ärenden Visit Ålands uppdrag som branschorganisation diskuterades. Konstaterades att ärendet behöver diskuteras mera ingående på ett möte i framtiden. Konstaterades även att en mera strukturerad form av intressebevakning mot LR skulle ge effekt, som exempel nämndes att styrelsen identifierar aktuella ärenden som parallellt bevakas av olika aktörer inom turismbranschen och i företagarföreningarna. Som aktuella ämnen nämndes skärgårdstrafiken, Eckerö Post- och Tullhus samt landskapets förvaltning av dess turistiska anläggningar och verksamheter. Som fortsättning på diskussionen kring säsongsuppföljningen och de kommande valen diskuterade styrelsen Visit Ålands möjligheter att på olika sätt bidra till en aktiv och konstruktiv turistisk samhällsdiskussion. Styrelseledamot Thomas Strandvik föreslog att vd kunde bidra genom att kontinuerligt lyfta för branschen aktuella ämnen i tidningarnas spalter som gästskribent. Vd konstaterade att ett dylikt arbete är
tidskrävande och för tillfället svårt att prioritera. Vd ser över möjligheterna att bättre använda media som plattform för att dryfta för branschen viktiga frågor och väcka konstruktiv diskussion. 955 Mötet avslutat Mötet avslutades kl. 17.45.