Styrande dokument beslutat av GD
Innehåll 64-1065/04 006-1-01 (49) Styrande dokument innehåller: Krav och råd Uppgifter om objekten sid 3 Underhåll sid 4 Drift sid 8 Kvalitetsmått för fastighetsdrift sid 1 Uthyrning sid 7 Fastighetsekonomi sid 33 Brandsäkerhet sid 37 Revisionsbesiktningar av el-, sid 39 brandlarms- och sprinkleranläggningar Elsäkerhet sid 45 Elansvar sid 46
Uppgifter om objekten 64-118/01 006-1-01 3(49) Uppgifter om objekten 1. Uppgifter om objekten En effektiv förvaltning förutsätter att uppgifter om objekten är lätt tillgängliga för berörd personal, att de är aktuella samt att de är sammanställda på ett för verket enhetligt sätt. Följande uppgifter skall upprättas, sammanställas, underhållas: SFV:s beteckning för objektet med länsbokstav följt av 3 eller 6 siffror Fastighetsdatauttag ur Lantmäteriets fastighetsregister För objektet relevanta uppgifter i Formula fastighet skall hållas uppdaterade. RAÄ: s skyddsföreskrifter Kommunala planbestämmelser, servitut, reservat etc. Eventuella inventarieförteckningar för av SFV ägda inventarier Vårdprogram Hyresavtal Serviceavtal Donationsbestämmelser Brandskyddsbeskrivning (SBA-rutiner och brandskyddsdokumentation) Planering av och protokoll från säkerhetsbesiktningar Relationsritningar A, K, V, E, Styr, Mark och liggarritningar Driftinstruktioner Dessa uppgifter skall sammanställas eller hänvisas till i en fastighetspärm som förvaras enligt respektive fastighetsområdes riktlinjer. Sammanställning över vilka uppgifter som finns eller saknas enligt ovan skall finnas. Förvaltaren ansvarar för att uppgifter om objekten hålls aktuella och är tillgängliga.
Underhåll 64-118/01 006-1-01 4(49) Underhåll Med underhåll menas åtgärder som syftar till att återställa/vidmakthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt eller utrustning. 1. Underhållsplanering Fyraåriga underhållsplaner upprättas per objekt. Vid planering av underhåll skall Landlord användas. Underhållsplanerna upprättas med följande utgångspunkter: Besiktningar av mark och byggnader Verksamhetens mål Hyresgästens önskemål Arbetsmiljöronder Effektiv drift RAÄ:s skyddsföreskrifter Vårdprogram Tillgänglighet Brandskydd Miljöinventeringar/miljöbesiktningar Behovet av planerat underhåll dokumenteras i förvaltarens och förvaltningsteknikerns dagliga arbete i anläggningarna. Vid underhåll av inredning samt vid förändringar av interiör i länsresidensen skall samråd ske med inredningsarkitekt vid byggenheten. Ansvarig inredningsarkitekt vid byggenheten skall årligen inför respektive fastighetsområdes budgetarbete lämna förslag till underhållsåtgärder samt budget för dessa beträffande inredning vid länsresidensen.. Bereda underhållsprojekt Kalenderårets underhållsarbeten skall tidplaneras i samråd med hyresgäst. Välj ut de underhållsprojekt som skall genomföras enligt processen Byggprojekt inrikes. Större underhållsprojekt föredrages i beredningsgruppen enligt arbetsordningen. Underhållsarbeten som kan upphandlas i en större entreprenad bör samordnas. Valet av underhållsprojekt som lämpligen genomförs enligt processen Byggprojekt inrikes bör ske i samband med budgetarbetet inför kommande verksamhetsår. Förvaltarna lämnar förslag till fastighetschefen som beslutar.
Underhåll 64-118/01 006-1-01 5(49) 3. Upphandla konsulter och entreprenörer Samråd med kulturarvsenheten vid val av konsulter/entreprenörer som skall arbeta med statliga byggnadsminnen. Ta del av verkets och fastighetsområdets ramavtal. Upphandling i konkurrens skall alltid ske. I det fall detta inte är möjligt eller rimligt skall avsteget motiveras skriftligt i upphandlingsbeslut eller i rekvisition. Om förutsättningar för upphandling i konkurrens inte finns, kan konsult eller entreprenör med ramavtal avropas. Följande är exempel på tillfällen när avrop kan vara aktuellt: Kostnaden för förfrågningsunderlag och upphandlingsprocess blir orimligt hög i förhållande till anbudsssumman. Då det är svårt att utarbeta ett kalkylerbart förfrågningsunderlag. Efterfrågad kompetens, produkt finns inte hos någon annan. Tidsmässiga skäl utan egen förskyllan. 3.1 Ramavtal Ramavtal är ett avtal som ingås mellan en upphandlande enhet och en eller flera leverantörer av vara eller tjänst i syfte att fastställa samtliga villkor för avrop som görs under en viss period. Om ett avrop görs från en leverantör enligt ett ramavtal som har tecknats är avropet inte att betrakta som en upphandling. Upphandlingen genomförs inför avtalstecknandet. Vi har inte någon skyldighet att avropa från ett gällande ramavtal i stället för att genomföra en separat upphandling. Vid avvägning mellan avrop från ett gällande ramavtal och en ny upphandling bör beaktas även de särskilda kostnader som följer av att inte utnyttja ramavtalet, t.ex. administrativa merkostnader och kostnader för leverantören att skaffa sig kunskap om objektet/entreprenaden. 3. Upphandla Vid en ny upphandling bör även den eller de tillfrågas som ramavtal är tecknat med. Dessa kan, om inte avtalet säger något annat erbjuda andra villkor än de i ramavtalet eftersom det är fråga om en ny upphandling. Upprätta förfrågningsunderlag för upphandling av konsulter och entreprenörer. Upphandlingar genomförs enligt SD Upphandling.
Underhåll 64-118/01 006-1-01 6(49) 4. Projektera underhållsarbeten Projektets ramar definieras enligt följande: Mål Teknisk beskrivning Budget Genomförandetid Inför projekteringen av ett underhållsarbete skall uppdraget definieras och tidplaneras. Projekt ges projektbenämning och projektnummer enligt Landlords format. Informera och samråd med hyresgäst. Förfrågningsunderlag skall upprättas. I projekteringen skall krav och mål i vårdprogram, miljöprogram, kvalitetsprogram, åtgärdsplan för tillgänglighet och myndighetskrav beaktas. CAD-manual samt ev. övriga anvisningar och föreskrifter skall alltid bifogas förfrågningsunderlag. Granska förfrågningsunderlaget. Bevaka myndighetskrav. Ta fram handlingar och sök erforderliga lov och tillstånd samt tillse att dessa erhålls. Informera och samråd med driftpersonal, kulturarvsenheten och övriga specialister. 5. Genomföra underhållsarbeten Vid genomförandet av underhållsarbeten skall vid behov byggledning och kontrollfunktion organiseras/bemannas. Utse även antikvarisk kontrollant om RAÄ kräver det. Vid projektgenomgång närvarar projektets beställare eller dess ombud, eventuell installationssamordnare samt entreprenörer. Gå igenom kontraktshandlingarna och övriga handlingar, gränsdragning samt entreprenadområde. Informera om kulturhistoriska skyddsvärden. Gå igenom tidplanen. Diskutera praktiska frågor. Genomförandet skall tidplaneras. Informera och samråd med hyresgäst. Genomför projektgenomgång, informera om kulturhistoriska skyddsvärden. Begär in entreprenörens kvalitetsplan, miljöplan och arbetsmiljöplan och starta produktionen.
Underhåll 64-118/01 006-1-01 7(49) Byggmöten genomförs enligt tidplan. Arbetsmiljöplan upprättas enligt AFS 1999:3, 10 Arbetsmiljöplanen ska finnas tillgänglig innan byggarbetsplatsen etableras. Anledningen till att en arbetsmiljöplan måste tas fram i praktiskt taget alla byggnadsarbeten är att det utförs arbeten med särskild risk enligt AFS 1999:3, 11 Genomför slutbesiktning och bevaka att anmärkningar åtgärdas. Bevaka och genomför garantiuppföljning. Bevaka att drift och skötselinstruktioner, relationshandlingar överlämnas. Följ upp och avrapportera underhållsprojekt i Landlord. 6. Dokumentera underhållsarbeten Efter genomförda underhållsarbeten skall följande dokumentation revideras i förekommande fall: Fastighetspärm. Areauppgifter. Relationshandlingar. Driftinstruktioner. Uppgifter i Landlord. Inventarieförteckning Arkivera årligen: Sammanställning över utförda underhållsåtgärder i SBM-fastigheter Antkvarisk dokumentation Byggmötesprotokoll Besiktningsprotokoll Årsrapport från slottsarkitekt Slutrapport från antikvarisk kontrollant
Drift 64-118/01 006-1-01 8(49) Drift Med drift menas åtgärder vid tillsyn och yttre och inre skötsel samt förebyggande underhåll av byggnader inklusive mark med ett förväntat intervall mindre än ett år för att upprätthålla avsedd funktion hos installationer och förvaltningsobjekt. För att kunna upprätthålla avsedd funktion och god driftekonomi bör regelbundna funktionskontroller ske. 1. Driftplanering För att säkerställa att det i driftarbetet görs rätt sak i rätt tid skall driftplaner upprättas per objekt/förvaltningsområde. Planen kan vara utformad på olika sätt men åtgärder skall vara schemalagda och kunna kvitteras. För att driftplaner skall kunna upprättas måste samtliga byggnads- och installationsdelar som ska omfattas av driftplanen inventeras. Driftplanen ska innehålla byggnads- och installationsdelar, vad som ska utföras samt tidsintervall. Plan för besiktning och myndighetsrapportering avseende säkerhet och risker i byggnaderna skall läggas in i planen. Åtgärder efter kontroller och besiktningar bevakas så att dessa blir utförda inom rätt tid. I driftplaneringen skall särskild hänsyn tas till: Driftekonomin Byggnadens funktion Skada på egendom Risk för personskada Regelbundna dokumenterade driftmöten skall inplaneras och genomföras.
Drift 64-118/01 006-1-01 9(49). Kontroll av driftentreprenad Kontrollen syftar till att fastställa tillstånd hos objektet och entreprenaden. Kontrollen genomförs av SFV tillsammans med entreprenören. Statuskontroll genomförs när entreprenaden startar. Regelbunden dokumenterad kvalitetskontroll enligt rutin genomförs under entreprenadtiden Slutkontroll genomförs när entreprenaden slutar. 3. Serviceavtal och leveransavtal Ett serviceavtal kan ge högre driftsäkerhet för vissa av våra anläggningar. I ett serviceavtal kan ingå regelbunden periodisk tillsyn och kontroller. Många serviceföretag prioriterar sina avtalskunder i första hand. I serviceavtalet kan vi själva avgöra vilka tidskrav vi har på inställelse och åtgärd. Serviceavtal skall vara tidsbestämda. Exempel på anläggningar som kan vara lämpliga att ha serviceavtal för: Tryckkärl Hissar Kylanläggningar Brandlarmanläggningar Släckanläggningar (Sprinkler, Inergen m.m.) Styr- och Övervakningsanläggningar Transformatorstationer och ställverk Med leveransavtal menas exempelvis: fjärrvärme, fjärrkyla, naturgas, olja och el. Leveransavtal för el handlas upp centralt av SFV. 4. Felavhjälpande underhåll Beredskap skall vara schemalagd. Orsaken till beredskapsutryckningar skall dokumenteras Rutiner för felanmälan skall finnas med krav på dokumentation och återrapportering till hyresgäst Felavhjälpande underhåll delas upp i akut underhåll och övrigt felavhjälpande underhåll. Med akut underhåll menas åtgärder föranledda av en händelse som kan orsaka person- eller egendomsskade eller andra händelser som måste åtgärdas omgående.
Drift 64-118/01 006-1-01 10(49) Med övrigt felavhjälpande underhåll avses åtgärder föranledda av upptäckt eller rapporterade av fel som uppstått i byggnaden men som inte är av akut karaktär. 5. Driftens medverkan i byggprojekt Det är viktigt att driftens synpunkter och erfarenheter om fastigheterna kommer in i ett tidigt skede i projekten. Representant för driften skall medverka i projekt för att bevaka och tillföra erfarenheter i nyom- och tillbyggnader. Omfattning av driftens deltagande avgörs av projektets art. Driftens krav bevakas exempelvis genom att: Kravspecifikationer finns. Program- och förfrågningshandlingar granskas. Driftpersonal medverkar vid behov vid projekteringsmöten, startmöte och därefter vid byggmöten. Driftpersonalen har en central roll vid samordnade funktionsprovningar. Driftpersonalen deltager vid slut- och garantibesiktningar. Driftöverlämnandet sker enligt fastlagda rutiner i stödprocessen Byggprojekt. Driftinstruktioner, relationshandlingar och övrig dokumentation överlämnas. 6. Systematiskt energiarbete Avläsning av mätare ska ske minst månadsvis (undantag enligt SD Miljö) per fastighet/byggnad/anläggning för registrering i mediauppföljningssystem. Vid egenproducerad värme ska mätning efter omvandling göras och jämförs med tillfört mätt bränsle som räknas om till energi. Egna mätare och integreringsverk som används för fakturering ska kalibreras enligt gällande regler Rapportering av energianvändning till ledningen av SFV Energideklarationer, under införande 007-008 7. Dokumentation Relationsritningar, relationshandlingar, driftinstruktion, entreprenörens dokumentation samt fastighetspärmar skall fortlöpande uppdateras. Registrering i journal ska ske för anläggningar som kräver detta enligt lag/förordning. Driftjournal/loggbok ska finnas för registrering av tillfälliga ändringar och händelser i driften.
Drift 64-118/01 006-1-01 11(49) Det är av stor vikt för förvaltningen av verkets fastigheter att de förvaltande enheterna i den dagliga fastighetsdriften har tillgång till ändamålsenlig och korrekt information om fastigheternas installationer. Handledning för framtagning av driftinstruktion och entreprenörens dokumentation av drift och underhåll anger hur SFV vill att drift- och skötselinstruktionerna ska vara utformade och levererade. För att underlätta driftpersonalens arbete i skilda byggnader bör dessa dokument vara enhetligt utformade. Anpassad driftinstruktion skall finnas för varje tillämplig byggnad/anläggning. Entreprenörens dokumentation för drift och underhåll skall upprättas för varje entreprenadtyp.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 1(49) Kvalitetsmått för fastighetsdriften 1. Allmänt Kvalitetsmåtten för inrikes fastighetsdrift mäter effektiviteten i driftorganisationen och ska genomföras inom inrikes förvaltning oavsett om driften bedrivs i egen regi eller på entreprenad. Beredskap Ekonomi/ Administrat. Myndighetskontroller KVALITETS- MÅTT FÖR FASTIGHETS- DRIFT Nöjd kund Driftopt./ Energieff. drift Planerad drift Meningen är att de kvalitetsmått som definierats ska täcka in driftarbetet i sin helhet och cirkeln ovan är ett försök att åskådliggöra denna helhet. Som framgår av beskrivningen av måtten så går de ofta in i varandra, vilket också visar att det inte går att ha helt strikta gränser i ett driftarbete. De kvalitetsmått som ska användas är : Ekonomi/Administration, beskrivet i punkt 5. Nöjd kund, beskrivet i punkt 5.3 Planerad drift, beskrivet i punkt 5.4 Driftoptimering / Energieffektiv drift, beskrivet i punkt 5.5 Myndighetskontroller, beskrivet i punkt 5.6 Beredskap, beskrivet i punkt 5.7 och i denna anvisning beskrivs hur kvalitetsmåtten ska tillämpas.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 13(49). Kvalitetsmåttens användning Kvalitetsmåtten är till för att kunna jämföra driftens effektivitet. Jämförelse ska kunna ske gällande : 1. den egna gruppens utveckling. mellan grupper 3. mellan interna grupper och entreprenörer 4. mellan entreprenörer. Inför varje verksamhetsår övervägs om mål för respektive kvalitetsmått ska anges i verksamhetsplanen. Under löpande år ska en kvalitetsmåttmätning utföras. Mätningen ska ske på varje förvaltningsområde och utgör avstämning mot ev. mål i verksamhetsplanen samt en jämförelse mot föregående mätning. 3. Underlag till kvalitetsmåtten För att kunna göra bedömningarna krävs tillgång till underlagsmaterial. Vad som behövs är: Ekonomi/Administration: Tidredovisning, rutiner för kostnadsföring, kostnadsuppföljning per objekt, analys av driftkostnader, avtal med driftoperatör. Nöjd kund: Senaste kundenkäten Planerad drift: Planeringssystemet för driften, noteringar från driftmöten, tidredovisning. Driftoptimering/Energieffektiv drift: Noteringar från driftmöten, dokumenterad driftstrategi och energistatistik Myndighetskontroller: Protokoll över kontroller och besiktningar, planeringen av kontroller och åtgärder. Beredskap: Redovisning av beredskapshändelser, tidredovisning, analys av beredskapen. 4. SFV:s definition av drift och tidredovisning Definitionen av drift inom Statens fastighetsverk är: Yttre och inre skötsel av byggnader inklusive mark samt förebyggande och avhjälpande underhåll av installationer. I drift ingår även media, fastighetsskatt samt reparationer. För att kunna bedöma insatserna för drift enligt ovan i förhållande till underhåll och andra arbetsuppgifter ska tidsredovisning användas. Tidredovisningen ska följa de rubriker som framgår av tabellen på nästa sida och tiden ska fördelas per objekt. Tidredovisningen ska användas för intern drift och för entreprenörer i de fall de är anlitade på löpande räkning, dvs. där Fastighetsverket betalar mot nedlagd tid.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 14(49) Tabell: Tidsredovisning för förvaltning Benämning Tidredovisning Material / Köpta tjänster 1. Planerad drift: Arbetsuppgifter som är planerade i tiden ( t.ex. rondschema ). Planerad drift omfattar alltså tillsyn, skötsel och förebyggande underhåll. Med schema avses åtgärder inlagda i vecko-, månads eller årstidplan.. Underhåll: Reparationer och underhållsåtgärder Tillsyn enligt schema Skötsel enligt schema Förebyggande underhåll enligt schema Besiktningar: Deltagande i lagstadgade besiktningar och kontroller. Planerade hyresgästmöten Planerade driftmöten Tid för reparationer där material som INTE är förbrukningsmaterial används. Reparationen kan komma som följd av fel upptäckta under 1 ovan eller en akut reparation som kommer av felanmälan. Underhåll enligt underhållsplan 3. Övrig drift: Oplanerad tid Åtgärdande av felanmälan eller larm som INTE kräver direkt reparation utan kanske "bara" återställande av larm eller "Det var inget fel". Avser tid under ordinarie arbetstid Oplanerad övrig tid: Beställningar, visningar som inte kan härledas till planerad drift, underhåll eller projekt. Strultid: Tid då man inte vet vad man gjorde 4. Beredskap Utryckningstid under icke ordinarie arbetstid. Varje utryckning ska beskrivas med orsak och åtgärd 5. Medverkan i projekt Nedlagd tid i investeringsprojekt Nedlagd tid i projekt avseende nivåhöjande underhåll (OBS! Avser ENDAST bidragsfastigheter) 6. Uppdrag från hyresgäst Tid som ska faktureras hyresgäst 7. Utbildning Intern och extern utbildning Förvaltardagar Förv.teknikerdagar SFV-dag Köpt tjänster för planerad drift t.ex. skötsel och förebyggande underhåll av tak. Förbrukningsmaterial som t.ex. fläktremmar, packningar, filter m.m. Kostnaden för lagstadgade besiktningar och kontroller. Allt material som INTE är förbrukningsmaterial Köpta tjänster för underhåll inklusive åtgärder till följd av lagstadgade besiktningar och kontroller.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 15(49) 5. Kvalitetsmåtten och hur de används 5.1 Allmänt Här beskrivs de olika kvalitetsmåtten och en anvisning för hur de tas fram. 5. Ekonomi/Administration Kvalitetsmåttet Ekonomi/administration ska ge information om i vilken omfattning som driftkostnader redovisas, följs upp och analyseras En förutsättning för att analysen ska bli rättvisande är att kostnader konteras och uppdelas på ett riktigt sätt. Ex.vis mellan drift och underhåll, mellan köpta tjänster och egna tjänster, mellan planerad drift och akuta åtgärder. För att nå höga omdömen krävs en fungerande tidrapportering och tidredovisning med nedlagd tid fördelad på objekt. Vid bedömning av kvalitetsmåttet Ekonomi/Administration används en skala 1-5 med bedömninsgrunder enligt följande två sidor. Den första sidan används vid drift i egen regi. Den andra sidan används vid drift med extern driftentreprenör.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 16(49) EKONOMI / ADMINISTRATION ( Intern drift ) Bedömning Tidrapportering/-registrering Kontering av köpta tjänster och material 1 Tidrapportering för objekt saknas Rutiner för kontering saknas eller följs eller är mycket sporadisk. inte alls. "Det blir vad det blir". Tidrapportering finns för objekt men Rutiner finns men efterlevnad är uppdelning efter fastställda riktlinjer bristfällig är ej komplett. 3 Tidrapportering för objekt uppdelat enligt fastställda riktlinjer. 4 Tidrapportering komplett där minst 90 % av närvarotiden finns registrerad. 5 Tidrapportering komplett där minst 95 % av närvarotiden finns registrerad sedan minst 3 år. Rutiner finns och följs i minst 95 % av fallen. Rutiner finns och följs till "punkt o pricka" Enligt 4 där man vid analys kan visa att rutinerna följts sedan minst 3 år. Redovisning Analys Uppföljning per objekt saknas. Analys av driftkostnader förekommer inte. Uppföljning per objekt av Analys genomförs på en drift finns för vissa delar. generell nivå endast vid Eget arbete schablonfördelat årsbokslut. Avstämning mot budget. Uppföljning per objekt finns Analys vid tertialbokslut. komplett av driftåtgärder. Avstämning mot budget. Eget arbete schablonfördelat Uppföljning per objekt av drift för eget arbete baserat på tidredovisning. Även för köpta tjänster redovisas tid och material. Komplett uppföljning per objekt av drift enligt 4 sedan minst 3 år. Analys varje månad. Avstämning mot budget och mot liknande enheter inom SFV. Enligt kriterier för 4 sedan minst 3 år. Avstämning mot liknande enheter externt (om möjligt) Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 4. Kvoten utgör omdömet för Ekonomi / Administration.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 17(49) EKONOMI / ADMINISTRATION ( Extern driftoperatör ) Bedömning Avtal och uppföljning av avtal Kostnader för köpta tilläggstjänster Redovisning Analys 1 Avtal med driftoperatör saknas. "Muntlig" tradition. För tilläggstjänster saknas uppföljning per objekt Uppföljning per objekt av drift saknas. Analys av driftkostnader förekommer inte. Avtal med driftoperatör finns men utan riktig struktur. Avtalet "gammalt" och utan riktig uppföljning. Uppföljning per objekt av drift finns för vissa delar men ej korrekt uppdelat mellan drift och underhåll. Uppföljning per objekt av drift finns för vissa delar. Eget arbete schablonfördelat Analys på en generell nivå vid årsbokslut. Avstämning mot budget. 3 Avtal med driftoperatör finns enligt AFF eller likvärdigt men utan eller bara 1 upphandling. 4 Avtal baserat på AFF eller likvärdigt finns sedan minst 3 år 5 Avtal baserat på AFF eller likvärdigt finns och upphandling av drift av objektet har skett minst 3 gånger. Uppföljning per objekt av drift finns komplett för tilläggstjänster avseende drift. Arbetstid och material ej fördelat. Uppföljning per objekt av drift för köpta tilläggstjänster fördelat efter arbetstid och material Komplett uppföljning per objekt för drift med stringent fördelning enligt 4 under minst 3 år. Uppföljning per objekt finns komplett för driftåtgärder. Eget arbete schablonfördelat Uppföljning per objekt av drift för eget arbete baserat på tidredovisning. Även för köpta tjänster redovisas arbetstid och material. Komplett uppföljning per objekt av drift enligt 4 sedan minst 3 år. Analys vid tertialbokslut. Avstämning mot budget. Analys varje månad. Avstämning mot budget och mot liknande enheter inom SFV Enligt kriterier för 4 sedan minst 3 år. Avstämning även mot liknande enheter externt (om möjligt) Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 4. Kvoten utgör omdömet för Ekonomi / Administration.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 18(49) 5.3 Nöjd kund Här används de delar av hyresgästenkäten som är aktuella. De variabler som direkt kan påverkas av driften är: a) Förvaltningsteknikerindex b) Skötsel av byggnaden exteriört c) Utomhusindex: yttre skötsel och renhållning d) Snöröjning och sandning e) Skötsel/drift av lokalerna f) Hur snabbt fel/skador i lokalerna åtgärdas g) Felanmälan. För kvalitetsmåttet Nöjd kund används skalan 1 5 enligt: 1. Under 40. Mellan 40-60 3. Mellan 60-70 4. Mellan 70-80 5. Över 80 Kvalitetsmåttet tas fram genom att leta på respektive poäng i hyresgästenkäten och summera a) till g) samt dividera med 7 (antalet parametrar) och placera in i skalan enligt ovan. 5.4 Planerad drift Med kvalitetsmåttet Planerad drift avses hur driftarbetet planeras och hur det är strukturerat. Kvalitetsmåttet skjuter in sig på hur driftarbetet planeras och hur det rapporteras. En väl fungerande planerad drift ska utöver arbetsplanering ge erforderlig statistik för att dra slutsatser om driftnivå kontra underhållet. Som underlag till kvalitetsmåttsbedömningen används bl.a. tidredovisningen och driftmötesprotokoll. Som stöd och hjälp finns i VSA den "Dagordning för driftmöten" som bör användas. Vid bedömningen av kvalitetsmåttet Planerad drift används en skala 1-5 med bedömningsgrunder enligt följande två sidor. Den första sidan ska användas vid drift i egen regi eller där entreprenör anlitas mot redovisad tid. Den andra sidan används då entreprenörer anlitats efter fast-prisupphandling.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 19(49) PLANERAD DRIFT ( Intern drift ) Bedömning Driftplanering Dokumentation / Egenkontroll 1 Driftplanering saknas: Dokumentation av Åtgärder enbart efter utförda driftåtgärder felanmälan eller larm saknas. Driftplanering finns delvis. Viss rondering finns planerad. Omfattning sparsamt angiven. 3 Driftplanering finns. Driftplan för allt. Omfattning av arbetet delvis angiven. 4 Driftplanering finns. Omfattning komplett. Väl utvecklad driftplan. 5 Driftplanering i full tillämpning sedan minst 3 år. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker delvis i form av kvitterade driftplaner. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker i form av kvitterade driftplaner för allt. Dokumentation av utförda driftåtgärder enligt 3 kompletterat med kvitterade checklistor/arbetsorder som bekräftar utfört arbete Dokumentation enligt 4 där dokumentation finns de senaste 3 åren. Tidredovisning: Andel planerad drift Andelen planerad drift ej dokumenterad. Andel planerad drift låg eller där andelen planerad drift varierar kraftigt mellan åren. Ingen slutsats går att dra. Andelen planerad drift ganska låg men det finns dokumentation som visar utfallet över åren. Andelen planerad drift över 40 %. Trovärdigt med hänsyn till tidsdokumentation och driftplanering Andelen planerad drift är över 70 %. Trovärdigt med hänsyn till tidsdokumentation och driftplanering. Strategi för köp av tjänster Strategi för köp av tjänster saknas. Strategi för köp av tjänster finns men följs inte. Strategi för köp av tjänster finns och följs i huvudsak. Strategi för köp av tjänster finns och följs i sin helhet. Diskussion och justering av strategin förekommer i syfte att köpa "effektiv". Driftrapportering Rapportering av drift förekommer mycket sporadiskt. Rapportering inom arbetsgruppen sker i driftmöte varje halvår. Rapportering inom arbetsgruppen sker i driftmöte varje kvartal enl fastställd dagordning. Rapportering inom arbetsgruppen sker i driftmöte enl fastställd dagordning varje månad. Enligt 4 sedan minst 3 år. Rapportering inom arbetsgruppen sker enligt 4 sedan minst 3 år tillbaka. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 5. Kvoten utgör omdömet för planerad drift.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 0(49) PLANERAD DRIFT ( Extern driftoperatör ) Bedömning Driftplanering Dokumentation Kvalitetskontroll Strategi för köp av tilläggstjänster 1 Driftplanering saknas Dokumentation av Kvalitetskontroll Strategi saknas. : Åtgärder enbart utförda driftåtgärder förekommer ej. efter felan eller larm saknas. Driftplanering finns delvis : Viss rondering finns planerad. Omfattning sparsamt angiven. 3 Driftplanering finns. Driftplan för allt. Omfattning av arbetet delvis angiven. 4 Driftplanering finns. Omfattning komplett. Väl utvecklad driftplan. 5 Driftplanering i full tillämpning sedan minst 3 år. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker delvis i form av kvitterade driftplaner. Dokumentation av utförda driftåtgärder sker i form av kvitterade driftplaner för allt. Dokumentation av utförda driftåtgärder enligt 3 kompletterat med kvitterade checklistor/arbetsord er som bekräftar utfört arbete Dokumentation enligt 4 där dokumentation finns de senaste 3 åren. Kvalitetskontroll endast som statuskontroll vid operatörsbyte. Kvalitetskontroll förekommer oregelbundet. Regelbunden dokumenterad kvalitetskontroll enl fastställd rutin. Regelbunden dokumenterad kvalitetskontroll enligt fastställd rutin sedan minst 3 år. Strategi finns men följs inte. Strategi finns och är dokumenterad i avtal. Följs i huvudsak. Strategi finns och är dokumenterad i avtalet och följs. Strategi finns och är dokumenterad i avtalet och följs sedan minst 3 år. Driftrapportering/Drif tmöte Driftmöte och rapportering av drift förekommer mycket sporadiskt. Rapportering i driftmöte sker varje halvår. Rapportering i driftmöte sker varje kvartal enl fastställd dagordning. Rapportering i driftmöte sker enl. fastställd dagordning varje månad eller enligt avtal dock minst varje kvartal. Rapportering i driftmöte sker enligt 4 sedan minst 3 år tillbaka. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 5. Kvoten utgör omdöme för planerad drift.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 1(49) 5.5 Driftoptimering/Energieffektiv drift Med kvalitetsmåttet Driftoptimering och energieffektiv drift bedöms hur fastighetens energiförbrukning hanteras. En av de tyngsta driftkostnaderna är media (värme, el och vatten) och genom en aktiv driftorganisation erhålls oftast en gynnsam utveckling både för kostnadsbilden och miljön. Kvalitetsmåttet bedöms i skala en skala 1 5 enligt nästa sida. Bedömningen grundas på: Driftens arbete med att ta fram driftstrategi för energieffektiv drift. Energistatistiken används som verktyg för att leta på bästa möjliga driftstrategi, dvs. att den används som grund för analyser och ställningstaganden. Energirapportering mellan förvaltare och förvaltningstekniker. Se också förslaget till "Dagordning för driftmöte" i bilaga.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 (49) DRIFTOPTIMERING/ENERGIEFFEKTIV DRIFT ("Systematiskt energiarbete") förslag till ny benämning av kvalitetsmåttet Bedömning Energistatistik/Analys Driftstrategi Rapportering 1 Energistatistik finns per år i mediauppföljningsprogram. Ingen analys utförs. Driftstrategi för energieffektiv drift saknas. Rapportering mellan förvaltare och driftpersonal förekommer 1 gång per år. Energistatistik finns per månad i mediauppföljningsprogram. Ingen analys utförs. 3 Energistatistik finns per månad. Analys sker sporadiskt. 4 Energistatistik finns per månad. Analys sker regelbundet. 5 Energistatistik finns per månad. Analys sker regelbundet sedan minst 3 år tillbaka. Driftstrategi för energieffektiv drift finns delvis och i huvudsak enligt driftinstruktioner. Justering av driftstrategi sker sällan eller aldrig. Driftstrategi för energieffektiv drift finns delvis och för ganska många system. Justeras delvis beroende på utfall i energistatistik. Driftstrategi för energieffektiv drift finns komplett för alla system och delvis införd i driftinstruktioner. Rutin för justering av driftstrategi finns. Driftstrategi för energieffektiv drift enligt 4 komplett med dokumentation i driftinstruktion och rutin för justering sedan minst 3 år. Rapportering förekommer mellan förvaltare och driftpersonal 3-4 gånger per år. Rapportering sker vid driftmöte. Rapportering förekommer vid driftmöte. Av protokoll framgår att frågan belysts baserat på utförd analys Rapportering förekommer regelbundet enligt 4 och sedan minst 3 år. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 3. Kvoten utgör omdöme för driftoptimering/energieffektiv drift.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 3(49) 5.6 Myndighetskontroller/Besiktningar Kvalitetsmåttet Myndighetskontroller/Besiktningar är egentligen ett hjälpnyckeltal för planerad drift och avser hur man planerar, genomför och åtgärdar i anslutning till lagstadgade kontroller. För att nå ett bra omdöme fordras utöver att kontrollerna planeras korrekt (tillhör planerad drift) men även att eventuella åtgärder planeras och genomförs till nästa kontrolltillfälle. För högre omdömen fordras dessutom att planeringen sker i eget planeringssystem och ej enbart hos de företag som genomför kontrollerna/besiktningarna. På nästa sida återfinns bedömningsgrunderna 1-5 för kvalitetsmåttet Myndighetskontroller/ Besiktningar.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 4(49) MYNDIGHETSKONTROLLER/BESIKTNINGAR Bedömning Planering "Missade kontroller" 1 Kontroller och Det händer ganska besiktningar sker ofta att kontroller/ oplanerat besiktningar missas Planering av kontroller/ besiktningar sker av de företag som anlitas för kontrollerna. 3 Planering av kontroller/besiktnin gar sker till viss del av SFV eller driftoperatören. 4 Planering av kontroller/besiktnin gar sker helt av både SFV och driftoperatören. 5 Planering av kontroller/besiktnin gar i eget system av både SFV och driftoperatören sedan minst 3 år tillbaka. Vissa kontroller/ besiktningar missas. Få kontroller/ besiktningar missas. Inga kontroller/ besiktningar missas. Inga kontroller/ besiktningar har missats de senaste 3 åren. Driftanmärkningar Stort antal anmärkningar med stor andel driftanmärkningar Stor andel driftanmärkningar som i huvudsak åtgärdas. Mindre andel driftanmärkningar Andelen driftanmärkningar är mycket få. Driftanmärkningar förekommer ej. Åtgärdande av driftanmärkningar Många kvarstående driftanmärkningar sedan föregående kontroll/besiktning Åtgärdande av driftanmärkningar sker oplanerat och kvarstående anmärkningar finns vid nästa kontroll. Åtgärdande av driftanmärkningar sker planerat men inte alla åtgärder är fixade till nästa kontroll. Åtgärdande av driftanmärkningar är med mycket få undantag åtgärdade till nästa kontroll. Åtgärdande av driftanmärkningar sker alltid planerat och är alltid åtgärdade till nästa kontroll. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 4. Kvoten utgör omdöme för myndighetskontroller/besiktningar.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 5(49) 5.7 Beredskap Beredskap är också ett hjälpmått för planerad drift. Fokuseringen och redovisningen av beredskapen är till för regelbunden analys med målet att arbete som ska göras som en del av den planerade driften inte ska belasta beredskapen. Ett annat fokus är att hyresgästen ska betala för det han förorsakar. För att nå ett bra omdöme när det gäller beredskap krävs att : Tidsredovisning av beredskap införs tillsammans med registrering av orsak och vilken åtgärd som vidtagits. Analys av denna redovisning sker regelbundet t.ex. vid driftmötet. Den modell för beredskapsredovisning som tagits fram vid Rosersberg bör användas både vid drift i egen-regi och då entreprenörer anlitas. Bedömningsgrunderna för kvalitetsmåttet Beredskap framgår av nästa sida.
Kvalitetsmått för fastighetsdriften 64-118/01 006-1-01 6(49) BEREDSKAP Bedömning Registrering Hyresgästberoende utryckningar 1 Beredskapen registreras Hyresgästberoende inte separat utan enbart utryckningar särskiljs i personalsystemet inte dvs debiteras ej Beredskapen registreras även i form av t.ex jourbok. 3 Beredskapen registreras för flertalet objekt med angivande av feltyp och åtgärd för objekt. 4 Beredskap registreras alltid för samtliga objekt med angivande av feltyp, åtgärd och tidsåtgång. 5 Beredskapsregistrering enligt 4 finns sedan minst 3 år tillbaka. Hyresgästberoende utryckningar särskiljs och debiteras normalt (dvs ganska ofta) efter schablon. Hyresgästberoende utryckningar debiteras alltid efter schablon Hyresgästberoende utryckningar debiteras efter faktisk kostnad. Hyresgästberoende utryckningar debiteras alltid efter faktisk kostnad och sedan minst 3 år tillbaka. Analys Ingen analys av beredskapen sker. Viss analys sker. Redovisningen enligt registrering visar vid analys att andelen utryckningar beroende på brister i den planerade driften är större än 15 % men mindre än 5 %. Andelen åtgärder till följd av brister i planerad drift är mindre än 5 %. Åtgärder under beredskapstid till följd av brister i planerad drift förekommer ej. Omdöme sätts för varje delområde och summan av poäng divideras med 3. Kvoten utgör omdöme för beredskap.
Uthyrning 64-118/01 006-1-01 7(49) Uthyrning Krav och råd vid upplåtelse av lokaler, bostäder och mark återfinns i SD Hyror och arrenden 1. Uthyrningsstrategi Bedöm behovet av en dokumenterad uthyrningsstrategi. Gör tydliga avgränsningar och förtydliganden inför ett eventuellt konsultuppdrag. Krav och mål i vårdprogram kontrolleras mot tänkt hyresgäst. Formulera kraven på en tilltänkt hyresgästprofil utifrån vårdprogram eller om detta saknas, objektets förutsättningar. Byggnadens särart skall tillvaratas.. Rekrytera hyresgäster Underlag för presentation av hyresobjektet tas fram. Informera om och presentera lediga lokaler via t.ex. SFV:s hemsida. Informera befintliga hyresgäster om tidpunkt och villkor för uthyrning av lediga objekt. Anskaffa hyresgäst via egen annonsering eller via mäklare. Formulera annons om infordrande av anbud och fastställ i vilka tidningar annonsering skall ske. Kontrollera vilka mäklare som är specialinriktade på förmedling av hyresobjekt av aktuell karaktär. Teckna avtal med mäklaren beträffande projektförutsättningar, tids- och kostnadsramar. Hyresgästens verksamhet skall vara till gagn för byggnadens särart. 3. Handläggning av intresseanmälningar och förfrågningar Intresseanmälningar som avser särskild lokal skall förtecknas. 3.1 Annonssvar Ta emot intresseanmälningar och förteckna dessa med namn, adress, kontaktperson, verksamhet och referenser. Välj ut den intressent som bäst överensstämmer med hyresgästprofil och inled diskussion om förutsättningar för ett eventuellt hyresavtal. 3. Intresseförfrågan Ta emot intresseförfrågningar och förteckna dessa med namn, adress, kontaktperson, verksamhet och referenser. Stäm av mot lediga lokaler inom det egna förvaltningsområdet och om det är aktuellt informera andra förvaltningsområden. Kontrollera att intressentens profil överensstämmer med uthyrningstrategin (om sådan finns). Kontakta intressenten och
Uthyrning 64-118/01 006-1-01 8(49) inled diskussion om förutsättningar för ett hyresavtal. Informera om SFV:s hyres och arrendepolicy samt kontrollera att intressenten erhållit full information om lokalernas belägenhet, utformning och status. 4. Hyresförhandling Informera om Statens fastighetsverk och vårt uppdrag samt kontrollera att intressenten erhållit full information om lokalernas belägenhet, utformning och status. Utkast till avtalsförslag upprättas, förteckna eventuella kompletteringar/förändringar gällande de disponibla lokalerna. Informera intressenten och dokumentera i avtalet om det finns speciella restriktioner eller särskilda värden att ta tillvara utifrån värdeanalys i vårdprogram. Informera i förekommande fall att Fastighetsverket kommer att begära en soliditetsupplysning på intressenten samt eventuellt kräva säkerhet. Fastställ tids- och kostnadsramarna för verksamhetsknutna respektive byggnadsknutna åtgärder. Ta fram koncept till hyresavtal för fastighetschefens godkännande. Gå igenom gränsdragning mellan parterna. 5. Hantera hyreskontrakt Hyreskontraktet undertecknas av fastighetschefen. Avtalet registreras i Formula fastighet. Kontraktet registreras preliminärt i Formula fastighet. ex skickas till hyresgästen för undertecknande. Båda exemplaren ska skickas åter till SFB för undertecknande av fastighetschefen. Ett ex skickas tillbaka till hyresgästen och 1 ex skickas till diariet. En kopia sätts i fastighetspärmen. Kontraktet aktiveras i Formula fastighet. 6. Samråd under hyrestiden Regelbundna dokumenterade möten skall hållas med hyresgäster. En plan för kommande möten under verksamhetsåret bör upprättas. Hyresgästen kallas till hyresgästmöten i god tid. Förslag till mötesordning med fasta punkter upprättas. Det är lämpligt att klargöra samordning av samhällsansvarsfrågor vid mötet. Skriv protokoll från hyresgästmötet, samt kalla till nästa möte. Årliga besiktningar av lokaler skall genomföras där det inre underhållet åligger hyresgästen. Uppgifter i Formula fastighet skall hållas aktuella.
Uthyrning 64-118/01 006-1-01 9(49) 7. Bevaka omförhandlingar Minst en gång om året skall lista över kontrakt som förfaller tas fram och beslut fattas om vilka avtal som skall sägas upp för omförhandling. Hyresvillkoren kontrolleras för likartade objekt på marknaden. Informera hyresgästen om avsikt att säga upp avtalet för villkorsändring eller avflyttning. Uppsägning för avflyttning eller villkorsändring skall bevakas så att detta sker. 7.1 Uppsägning omförhandling Av fastighetschefen undertecknad uppsägning skall delges hyresgästen skriftligt och personligen, alternativt genom delgivningsman. Se till att motparten skriver under ett mottagningsbevis. Förhandla med hyresgästen om förändring av villkoren. Aktsamhetskrav samt levandegörandekrav skall prövas/omprövas. Kontrollera även mot slitageutredning om sådan finns. Upprätta beslutsdokument samt ett förslag till nytt hyresavtal, förslaget föredras för fastighetschefen. Avtalet undertecknas efter att motpartens underskrift erhållits. Kontrollera ev. avtalslista för uppsägningar och gör eventuella korrigeringar. Nytt avtal registreras som aktivt samt gammalt som upphört i Formula fastighet. 7. Uppsägning avflyttning Hantera uppsägning av hyresgäst. Gör avflyttningsbesiktning. Uppsägning skall ske skriftligen. 8. Tjänster och uppdrag åt hyresgäst 8.1 Utrustnings- och inredningsprojekt Vid utrustnings- och inredningsprojekt åt hyresgäst gäller följande: Inhämta skriftlig beställning från hyresgäst. Bestäm ramarna för egna och externa kostnader.
Uthyrning 64-118/01 006-1-01 30(49) Sammanställ tillgänglig dokumentation för projektet och komplettera med övriga upphandlingsförutsättningar. Upphandla tjänster och entreprenader enligt SD Upphandling. Inhämta hyresgästens godkännande beträffande pris, kvalitet och leveranstid. Kontrollera projektet under genomförandetiden samt vid avslut. Kalla till slutbesiktning, överlämna projektet med dokumentation till hyresgästen. Reglera tjänsten ekonomiskt och upprätta eventuella tilläggsavtal och garantier. 8. Servicetjänster Vid servicetjänster åt hyresgäst gäller följande: Inhämta skriftlig beställning från hyresgäst. Sammanställ en kravspecifikation för servicetjänsterna med uppgift om tider för genomförande, intervall om det är en återkommande tjänst samt tjänsternas art och omfattning. Besluta efter samråd med hyresgästen om tjänsterna skall utföras av entreprenör eller med SFV-personal. Upphandla externa servicetjänster enligt SD Upphandling Redovisa egna och externa kostnader för tjänsternas genomförande. Reglera tjänsten ekonomiskt och upprätta eventuellt tilläggsavtal. 8.3 Underhållsprojekt samt investeringsprojekt Se delprocessen Underhåll i, alternativt stödprocessen Byggprojekt. 9. Bostäder Juridikenheten biträder fastighetsområdet vid hyresförhandlingar och med att upprätta förslag till hyresavtal. Huvudregeln vid upplåtelse av bostäder är densamma som för lokaler, det vill säga upplåtelse skall ske på marknadsmässiga villkor. Marknaden för permanentbostäder är i princip reglerad vilket innebär att den s.k. bruksvärdemetoden skall användas, där jämförelser görs med allmännyttans hyresnivåer för likvärdiga objekt.
Uthyrning 64-118/01 006-1-01 31(49) 9.1 Anmäla lediga bostäder till bostadsförmedling. Lediga bostäder skall lämnas till den kommunala bostadsförmedlingen om sådan finns och fungerar. Från ovanstående undantas lägenheter i torp som förvaltas av FO Syd-väst och FO Nord-ost, där separat intresselista administreras av distrikten. Där förtur finns inskriven i donationshandling eller liknande gäller att dessa bostäder lämnas till bostadsförmedling först sedan förtursberättigad tackat nej. För område som omfattas av kungens dispositionsrätt skall Ståthållarämbetets skriftliga godkännande av arrendator/hyresgäst föreligga före kontrakts tecknande. Kopia av undertecknat avtal skall tillställas Ståthållarämbetet. Anställd på SFV samt närstående till sådan anställd får inte av SFV erbjudas att hyra permanentbostad som verket förvaltar. 9. Informera Intressenten skall informeras om det finns speciella restriktioner eller särskilda värden att ta hänsyn till utifrån framtagen värdeanalys i vårdprogrammet. 9.3 Kontrollera Intressent skall kontrolleras hos Upplysningscentralen (UC). 9.4 Upprätta avtalsförslag Förslag till hyresavtal för fastighetschefs godkännande skall upprättas. Hantera frågeställningar om parkeringsavtal. Underteckna avtal mellan parterna. Nytt avtal registreras som aktivt samt gammalt som upphört i Formula fastighet. 9.5 Omförhandling / avflyttning Hyresgäst skall sägas upp för villkorsändring eller avflyttning. Villkoren skall anges. Årliga hyreshöjningar/sänkningar skall beräknas med utgångspunkt från allmännyttans avtal. Avflyttnings- och inflyttningsbesiktning samt årlig besiktning där det inre underhållet åligger hyresgästen skall genomföras.
Uthyrning 64-118/01 006-1-01 3(49) 10. Tomträtter Följande uppgifter om upplåtelsen skall sammanställas: BTA uppförd BTA byggrätt Ändamål med tomträtten Detaljplan Gällande och tidigare avtal Fastighetsdatautdrag (CFD) Marknadsinformation om aktuella avgälder Förfallodatum för omförhandling skall bevakas. Förhandla om ny avgäld. Avtal skall undertecknas och registreras i Formula fastighet. Avtalstiden för tomträtter är ofta tecknade för lång tid varför det är viktigt att förfallodatumet nogsamt bevakas.
Fastighetsekonomi 64-118/01 006-1-01 33(49) Fastighetsekonomi Varje fastighet skall förvaltas på ett för staten ekonomisk effektivt sätt så att tillgångarnas värde bibehålles och om möjligt ökas (Förordning 1993:57 om förvaltning av statliga fastigheter m.m.) 1. Förvaltningsplan En förvaltningsplan skall upprättas för varje byggnad eller grupp av byggnader med omgivande mark. Analys av ekonomiska parametrar skall ske löpande samt vid budgetarbetet. Förvaltningsplan skall innehålla: Lokalarea, bruttoarea och övriga areor. Bokförda värden Resultatbudget för de kommande fyra åren. Nyckeltal i kronor/loa för intäkter och kostnader. Övriga nyckeltal. Historik över resultat och nyckeltal. Sammanfattande beskrivning av inriktning, underhållsstatus, projekt, hyresförhållande m.m.. Investeringsplan Ekonomiansvarig sammanställer pågående och kommande projekt. Underlag lämnas av fastighetsförvaltare/projektledare till ekonomiansvarig. Investeringsplanen revideras i samband med budgetarbete och vid prognoser. 3. Investera En investering kan vara föranledd av önskemål från hyresgästen eller initierad av SFV i syfte att höja byggnadens värde till exempel genom sänkt mediaförbrukning. Den kan även vara en reinvestering eller vara föranledd av lagstiftning. Förutom i detta dokument beskrivs vad som gäller för investering i SD Egna byggprojekt. 3.1 Förgäveskostnader Innan utredning för hyresgästens räkning påbörjas ska överenskommelse träffas med hyresgästen att denne står för eventuell förgäveskostnad om investeringen inte genomförs. Hyresavtal ska tecknas innan investeringen genomförs.
Fastighetsekonomi 64-118/01 006-1-01 34(49) 3. Investeringskalkyl Före beslut om investering skall investeringskalkyl upprättas. 3.3 Beslut om investering Beslut om investering kan fattas av generaldirektören eller av fastighetschef. Vem som är beslutande framgår av bilaga till SD Arbetsordning. Till beslutet skall biläggas kostnadstablå samt beskrivning av investeringsprojektet med angivande av motiv för och ekonomiska konsekvenser av beslutet. Av GD fattade beslut om investeringar skall förutom sedvanliga formaliauppgifter samt bilagd kostnadstablå även innehålla: Beskrivning av projektet inkl. LOA och dess ändamål. Projektets totala ekonomiska omfattning med fördelning på investeringsdel, underhållsdel och hyresgästdel. Kalenderårsfördelning av investeringsmedlen jämfört med gällande investeringsplan. Angivande av hyresgäst. Hyreskontraktets längd. Hyresintäkt per år med angivande av erforderligt antal år om balanshyra. Kostnad per år. Netto per år. Riskmoment skall redovisas med angivande av karaktär och uppskattning av belopp såsom osäkerheter beträffande exempelvis grundläggning, arkitektonisk utformning, tekniska installationer, upphandling, samhällsreaktioner, tidsförhållande och andra förhållanden som påtagligt kan ändra kostnadsbilden för projektet. Redovisning av övriga uppgifter som har betydelse för att beslut skall kunna fattas på saklig grund och med beaktande av alla relevanta omständigheter. 4. Slut- och tillgångsredovisning Tillgångsredovisning skall ske snarast efter varje färdigtställd etapp eller vid ibruktagande. Slutredovisning skall ske senast 6 månader efter slutbesiktning. Projektledare eller fastighetsförvaltare anmäler till fastighetsområdets ekonomiansvarige att slutredovisning ska ske. Denne inhämtar investeringsutfall ur ekonomisystemet och ombesörjer att beräkning av räntekostnad sker.
Fastighetsekonomi 64-118/01 006-1-01 35(49) Vid bestämning av avskrivningstiden skall hänsyn tas till investeringens art. Vid investering initierad av hyresgäst ska hänsyn tas till avtalstidens längd och i vilken mån investeringen har ett värde för SFV efter avtalstidens utgång. I övrigt ska avskrivningstiden bestämmas med den ekonomiska livslängden som grund. Tillgångsredovisning och slutredovisning sker genom beslut av fastighetschefen efter föredragning av förvaltaren och i närvaro av redovisningschefen samt ekonomiansvarig på fastighetsområdet. Beslutet om tillgångsredovisning skall innehålla uppgift om kostnadsram, investeringsutfall, värdering av investeringen, räntekostnad och avskrivningstid. Se även anvisningar i SD Egna byggprojekt. 5. Intäktsplan Intäktsplan skall årligen upprättas för respektive förvaltningsområde och revideras vid förändrade avtalsförhållanden. Ekonomiansvarig sammanställer en lista över gällande hyresavtal per organisationsenhet genom utdrag ur hyressystemet. Ange objekt, hyresgäst, kontraktsnummer, löptid, uppsägningsdatum, årshyra, rabatt/tillägg samt bedömda intäkter de närmaste fyra åren. 6. Avisera och erhålla likvid Hyresdebitering skall ske i enlighet med vad avtalet medger. Obetald hyresfordran anmäls till fastighetschefen och ekonomienheten för hantering. Avisering av hyror sker från Formula fastighet. Varje månad skapas en fil som skickas vidare till Posten. Posten skriver ut och distribuerar hyresavierna till hyresgästerna. Samtidigt sker överföring av kundreskontraposter till ekonomisystemet. Övrig fakturering sker manuellt på respektive distrikt och registreras manuellt i ekonomisystemet. Nytt månadsindex läggs in centralt i fastighetssystemet. Hyrorna indexeras i enlighet med vad avtalet medger. Kravhantering innebär att påminnelser skickas på obetalda fordringar en gång per månad, dröjsmålsräntefaktura skickas då betalning skett efter förfallodatum. För fordringar som är obetalda trots påminnelse anlitar SFV ett inkassoföretag. Inkassoföretaget handhar ärenden från utskick av kravbrev till eventuell avhysning. Bokföring av inbetalning sker dels genom inläsning av OCR-filer från postgirot samt manuell registrering.