FÖRSAMLINGSRÅDET

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013 Plats och klockslag Församlingshemmet, brasrummet sal 4, kl. 18.30-20.20 Närvarande mar HÖGLUND, Lars-Henrik ordförande KULLBERG, Inger vice ordförande GUSTAFSSON, Siv HELLSTRÖM, Gunnel HIETA, Gun JAKOBSSON, Sune LAHTI, Viveca, anlände kl. 19.05 vid 101 LILJEBERG-ELGERT, Sheila LÖNNBERG, Ann MALMSTEN, Edvin VASENIUS, Thomas LUNDBERG, Per-Olof suppleant AMINOFF, Ewa suppleant Frånvarande mar HERMANSSON, Jonas TAUBERT, Lisbeth Övriga närvarande: Maria Borg-Karlsson sekreterare er Ordförande Lars-Henrik Höglund Protokollförare Maria Borg-Karlsson Justering Kyrkslätt den Edvin Malmsten Protokolljusterare Thomas Vasenius Protokolljusterare Jag intygar, att protokollet framlagts till påseende Plats och tid Kyrkoherdeämbetet under tjänstetid

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-2 - SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE 96 Ordförande öppnade sammanträdet med andakt. SAMMANTRÄDETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 97 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört. PROTOKOLLJUSTERARE OCH MEDDELANDE OM NÄR PROTOKOLLET FINNS TILL PÅSEENDE 98 Till protokolljusterare valdes Edvin Malmsten och Thomas Vasenius.. Kungörelse om när det justerade protokollet finns till påseende sätts upp på kansliets anslagstavla 6.11.2013. Det justerade protokollet finns till påseende 12.11-13.12.2013 under kansliets öppethållningstider. FÖREDRAGNINGSLISTAN 99 Föredragningslistan med komplettering av övriga ärenden godkändes som arbetsordning för sammanträdet.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-3 - ANMÄLNINGSÄRENDEN 100 - Ingen heminvigning i samband med biskopsvisitationen p.g.a att prästgården inte hinner bli färdig. - Hälsningar från Lisbeth Taubert. - Biskopsvisitation 22 24.11.2013. Lördag 23.11: Träff i Masaby kyrka kl. 9 för förtroendevalda. Träff i Veikkola församlingshem kl. 13 för frivilliga, kyrkvärdar och föreningarnas representanter. Konsert i Haapajärvi kyrka kl. 15. Söndag 24.11: Högmässa i Kyrkslätts kyrka kl. 12. Visitationsstämma i församlingshemmet efter högmässan. Bilaga 100:1 - Vingslag utkommer vecka 47. KOMPLETTERING AV MÅLSÄTTNINGSBLANKETTERNA FÖR ÅR 2014 101 Kyrkoherdens översikt av tyngdpunktsområdena för år 2014 föreslås bli följande: Inför budgetåret 2013 beslöts att inbesparingar främst gäller verksamhetsmedel. Inför år 2014 måste man också spara på personalkostnader. Detta förverkligas bl.a. genom att arbetsavtalet med biträdande kantor Henrico Stewen upphör 31.12 2013. Från och med 1.1.2014 ersätts han enligt arvode för förrättningar. Kommunens planer på att ta över eftermiddagsverksamheten torde enligt utsago förverkligas från och med hösten 2014. Samtidigt vill församlingen driva en eftermiddagsklubb för skolbarnen men eftersom omfattningen är oklar är det svårt att beräkna kostnaderna. Totalt sett borde eftermiddagsverksamheten ändå göra en inbesparing. Informationsverksamheten beräknas göra en kännbar inbesparing angående Kyrkpressen när man skickar ut en förfrågan om vem som önskar/inte önskar få tidningen. Gemensamma kyrkofullmäktige beslöt att budgeten för år 2014 skall minskas med 5 procent för alla enheter och föreliggande budgetförslag innebär för Kyrkslätts svenska församlings del en inbesparing på 40 277 euro (4,6 %) för huvudkapitel 1 och 2 tillsammans.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-4 - Under år 2014 kommer satsningarna att ske på två områden: Inom barn- och ungdomsverksamheten och inom gudstjänstlivet. Den nya Hörnan vid Sockenstugustigen inreds under hösten 2013, till en del också på våren 2014. De nya utrymmena förväntas öka möjligheterna till en mångsidig verksamhet eftersom de är tillräckligt stora för att erbjuda arbetsutrymmen för de ledande tjänstemännen, för lager och samlingsutrymmen, främst för ungdomsverksamheten. Arbetet med att göra högmässan mångsidig fortsätter. Kärnorden delaktighet och gemenskap visar inriktningen på arbetet. Gudstjänstgrupper samlas oftare än tidigare och tröskeln för unga att delta i högmässan skall sänkas. Olika körer och musiker som verkar i Kyrkslätt erbjuds att delta i högmässan och om möjligt i fortsättningen ansvara för en egen kyrkhelg. Målsättningsblanketterna för år 2014 presenterades och godkändes. Texten ovan godkändes som ett tillägg till budgeten. Bilaga 101 REGLER FÖR UTHYRNING AV SAMFÄLLIGHETENS UTRYMMEN 102 Samarbetskommissionen för Kyrkslätts kyrkliga samfällighet har under sitt möte 23.9.2013 ( 80) tagit upp frågan om alkoholbruk i samfällighetens utrymmen. För närvarande tillåts ett glas skumvin i samband med bröllopsfester. Förfrågningar har kommit om man kunde bjuda ett glas vin till maten eller rentav ett glas konjak till kaffet vid minnesstunder vilket varit den bortgångnas önskemål. Vid dop- och konfirmationsfester har man önskat bjuda på ett glas skumvin och det är uppenbart att så också skett ibland. Samarbetskommissionen önskar att bruket skulle förenhetligas och föreslår att man per deltagare kunde tillåta en portion alkohol som kunde vara en välkomstskål, ett glas vin eller en portion konjak. Detta anser samarbetskommissionen att är befogat i det nuvarande samhället där det är allt vanligare att höja en skål festen till ära eller till den bortgångnes minne. Samtidigt understryker man att det uttryckligen gäller en portion per deltagare och tillfälle.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-5 - Gemensamma kyrkorådet behandlade ärendet 15.10 och beslöt att begära församlingsrådens utlåtanden i frågan. Kyrkoherden: Församlingsrådet torde föra en diskussion och avge sitt utlåtande angående bruket av alkohol i samfällighetens utrymmen. För egen del förordas samarbetskommissionens förslag. Församlingsrådet förordar enhälligt samarbetskommissionens förslag. SOMMARTID PÅ KANSLIET 103 Kanslist Leila Laitinen har väckt frågan om kyrkoherdeämbetet kan hållas öppet under sommarmånaderna måndag torsdag kl. 9.00 11.30 och 12.30 15.00 och stängt under fredagar. Detta motiveras med att det ofta finns endast en kanslist i tjänst och uppgifter som samlats under veckan kunde göras undan på fredag. Arrangemanget betyder inte att kanslisternas arbetstid förkortas men möjligheten finns att ta ut flextid på fredag. För svenska församlingens del skulle arrangemanget passa bra eftersom Ann-Mari arbetar på deltid men vikarierar Maria på heltid under sommaren vilket medför många outtagna lediga dagar. Maria för sin del sköter både sin och kanslistens tjänster under Ann-Maris semester. Ärendet kommer att behandlas av gemensamma kyrkorådet men församlingsrådet skall avge ett utlåtande om kansliets öppethållningstider. Kyrkoherden: Församlingsrådet torde förorda förslaget och meddela gemensamma kyrkorådet sitt beslut. Församlingsrådet förordar enhälligt förslaget och meddelar gemensamma kyrkorådet sitt beslut.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-6 - KOLLEKTERNA FÖR ÅR 2014. 104 Kyrkostyrelsens lista över kollekter delas ut på mötet och skickas ut per epost till marna. Kyrkoherden: Församlingsrådet torde diskutera principerna för kollekterna för år 2014. Kollekten från två av konfirmationshögmässorna ska gå till församlingens egen diakoniverksamhet: 17.8 och 31.8. Ändringen för den 31.8 måste meddelas Kyrkostyrelsen. Bilaga 104 FÖRSAMLINGSSEKRETERARENS ANHÅLLAN 105 Församlingssekreteraren anhåller om att få sin kvarstående semester, 18 dagar, ersatt i pengar. Kyrkoherden: Anhållan förordas å det varmaste på grund av att de många arbetsuppgifterna, dels på grund av sjukledigheter, gjort det svårt att ta ut semester. Om semester skulle tas ut måste församlingen i vilket fall som helst anställa vikarie. Församlingsrådet torde godkänna församlingssekreterarens anhållan. Mötets sekreterare avlägsnade sig under behandlingen av denna paragraf. Församlingsrådet besluter enhälligt att godkänna anhållan.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-7 - JUSTERING AV FÖRSAMLINGSSEKRETERARENS KRAVGRUPP 106 För närvarande har församlingssekreteraren kravgrupp 402, (minimilön 1 900,06). När församlingssekreteraren anställdes ändrades arbetsbilden så att hon vid sidan av sitt eget arbete vikarierar kansliföreståndaren två dagar i veckan samt på heltid under dennas semestrar. Tidigare vikarierade de båda kanslisterna varandra men i och med valet av församlingssekreterare lämnades hennes tidigare tjänst obesatt. Församlingssekreteraren sköter intern och extern information nu som tidigare. Tack vare församlingssekretarerens färdigheter när det gäller marknadsföring och erfarenheter av informationsverksamhet har svenska församlingen kunnat synliggöras betydligt mera än tidigare. Hemsidan är nu t.ex. proffsigt gjord och uppgraderas ständigt. Finska församlingen har en skild tjänst för dessa uppgifter. Därför behöver församlingssekreterarens kravgrupp justeras uppåt. En församlingssekreterare som även sköter kanslistuppdrag har i andra samfälligheter en kravgrupp mellan 501 (2 136,59) och 502 (2 253,75). Kyrkoherden: Församlingsrådet torde föreslå för gemensamma kyrkorådet att församlingssekreterarens kravgrupp justeras från 402 till 501. Justeringen torde träda i kraft 1.1 2014. Mötets sekreterare avlägsnade sig under behandlingen av denna paragraf. Församlingsrådet omfattar enhälligt förslaget och föreslår ändrigen av kravgrupp för gemensamma kyrkorådet.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-8 - FÖRMAN FÖR BARNVERKSAMHETEN 107 Kyrkslätts svenska församling har tidigare haft en ledare för dagklubbsverksamheten och en för eftermiddagsverksamheten. För närvarande har vi endast en ledare för båda verksamhetsformerna och kyrkoherden är dennas förman. Enligt överenskommelse har församlingspastor Monica Heikel-Nyberg fungerat som förman för hela barnverksamheten. Kyrkoherden: Församlingsrådet torde besluta att församlingspastor Monica Heikel-Nyberg är förman för barnverksamheten. Monica Heikel-Nyberg är förman för barnverksamheten t.o.m. den 31.5.2014 till följd av omstruktureringar inom barnverksamheten. ÖVRIGA ÄRENDEN 108 - Mona-Lisa Ramsay, i Barn- och ungdomsdirektionen, ber om att bli befriad från sitt uppdrag p.g.a. familjeskäl per 4.11.2013. Hon har deltagit i ett av direktionens möten under denna period. Till ny i direktionen utses Johannes Höglund, som tidigare varit suppleant. - Det önskas mera musik under flera gudstjänster och speciellt vid högmässor i samband med t.ex. födelsedagsfirandet. - Extra musik önskas till julens böner. Musiker bör kallas in. - Prästen bör säga att man vid behov får nattvard till bänken eller vid flygeln p.g.a. nedsatt rörelseförmåga. - De bostadslösas kväll i kyrkan den 17.10: Häftig stämning i kyrkan. Många olika typer av människor samlades. - Nästa möte 4.12 kl. 18.30.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-9 - BESVÄRSANVISNING 109 Besvärsanvisning enligt KL kap. 24 och 25 bifogades protokollet. SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING 110 Kyrkoherden avslutade mötet med den apostoliska välsignelsen. Sammanträdet avslutades kl. 20.20.

FÖRSAMLINGSRÅDET 131105 5.11.2013-10 - 96 SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE.....2 97 SAMMANTRÄDETS LAGENLIGHET OCH BESLUTFÖRHET....2 98 PROTOKOLLJUSTERARE OCH MEDDELANDE OM NÄR PROTOKOLLET FINNS TILL PÅSEENDE... 2 99 FÖREDRAGNINGSLISTAN... 2 100 ANMÄLNINGSÄRENDEN.......3 - Ingen heminvigning - Hälsningar från Lisbeth Taubert - Biskopsvisitation 22 24.11.2013 - Vingslag utkommer vecka 47 101 KOMPLETTERING AV MÅLSÄTTNINGSBLANKETTERNA.. 3 102 REGLER FÖR UTHYRNING AV SAMFÄLLIGHETENS UTRYMMEN...4 103 SOMMARTID PÅ KANSLIET........5 104 KOLLEKTERNA ÅR 2014........ 6 105 FÖRSAMLINGSSEKRETERARENS ANHÅLLAN......... 6 106 JUSTERING AV FÖRSAMLINGSSEKRETERARENS KRAVGRUPP... 7 107 FÖRMAN FÖR BARNVERKSAMHETEN......... 8 108 ÖVRIGA ÄRENDEN......8 - Mona-Lisa Ramsay - Mera musik på gudstjänsterna - Extra musik på julbönerna - Nattvard i bänken - De bostadslösas kväll - Nästa möte 4.12 kl. 18.30 109 BESVÄRSANVISNING 9 110 SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING.....9