Motion till årsstämman 2014 i Hässelby Scoutkår 2014-06-06 Majblommeförsäljning Jag vill med denna motion fästa stämmans uppmärksamhet på att det nu har införts nya rutiner i samband med redovisningen av pengarna från majblommeförsäljningen. Bakgrund till motionen Den 23 februari 2014 skickade jag ut den lapp som sedan lämnades till scouterna, med datum för hämtning och redovisning. Datumen för redovisningen var 28, 29 och 30 april. Det hade då gått de stipulerade 2 veckorna för själva försäljningen. Den 28 april kom så ett mail från Birgitta Kallenberg, Majblommeföreningen. Där stod att läsa (jag har kopierat från e-posten), hennes text i blått, inom citationstecken: "Hej alla fantastiska majblommesäljare, här kommer en bilaga med instruktioner om hur vi går vidare med pengar, överblivna blommor samt väskor. Läs dessa noga. Jag hoppas att det ska vara tydligt nog. Om ni har frågor så vänd er gärna till Karin Ursing Rask eller Birgitta Kallenberg Nilsson, adresser på bifogat blad. OBS! Glöm inte att varje barn ska dra sina egna 10 % av den summa de sålt för innan de lägger sina sedlar i sitt sedelkuvert. Vi återkommer senare med information om hur de 10 % som skolan ska få kommer att hanteras. Stort TACK alla för er fina insats! Birgitta Kallenberg Nilsson Insamlingsansvarig Majblommans Lokalförening i Stockholm kallenbergs@gmail.com 070 740 6352" Texten i bilagan: "Redovisningen av årets Majblommor nalkas Vi får hjälp av företaget Loomis med hämtning av pengar, osålda blommor samt väskor. Företaget har restriktioner som kräver att blommor, sedlar och mynt separeras. OBS, eleven ska ha tagit sina 10 %. I redovisningskuvertet får det endast ligga sedlar. Mynt läggs av eleven i en plastpåse bredvid med namnlapp. Ej sålda blommor läggs av eleven i en annan plastpåse med namnlapp. Skicka med en kopia av klasslistan med barnens redovisningar samt gruppens totalsumma.
Hämtning kommer att ske 26:e & 27:e samt 28:e maj före lunch. Tips! Börja ta in barnens redovisningar ett par veckor före hämtning, alltså ca 12 maj. Om det är någonting du undrar över eller behöver hjälp med kontakta då Birgitta Kallenberg Nilsson, 070 740 6352, kallenbergs@gmail.com Karin Ursing Rask, 0709 727766, kur1956@hotmail.com Tack för att du hjälper barn att hjälpa andra barn!" Dagen efter, den 29 april, kom ett tillägg från Majblommeföreningen: "Hej alla fantastiska majblommesäljare, flera har hört av sig till mig och jag märker hur svårt det är att ge en klar och entydig information. Vill här ännu en gång klargöra tänkt rutin avseende redovisning av barnens pengar. När det gäller att räkna barnens pengar så är det inte meningen att läraren/kontaktpersonen ska göra detta. Barnet själv med kanske hjälp av sin förälder summerar sina egna pengar, tar sedan 10 % av summan direkt och lägger därefter resten av sedlarna i sedelkuvertet med sitt namn påskrivet. På kuvertet skriver även barnet/föräldern den totalsumma barnet sålt för. Mynten läggs i en särskild liten påse med namn påskrivet. Än en gång - läraren räknar inga sedlar eller mynt. Kuvert och myntpåse lämnas till läraren/kontaktpersonen som skriver upp summan barnet skrivit på sitt kuvert i klasslistan. När alla barn lämnat in sina kuvert så räknar L/K ihop summorna på klasslistan till en slutsumma som redovisas på klasslistan. Läraren/kontaktpersonens uppgift är att: 1. Ta emot barnets kuvert + myntpåse (påskrivet namn och summa utfört av barn/förälder) 2. Skriva barnets summa på klasslistan 3. Summera barnens summor till en slutsumma gällande hela klassens försäljning. - Lämna sedan in kopia på klasslista, pengar, majblommor och ev väskor till skolans expedition för hämtning av Loomis. Jag hoppas att detta extra arbete för er lärare och övriga kontaktpersoner inte ska vara för betungande. Obs! De barn som vill behålla sin väska får gärna göra detta. Vi vill dock att barnet skriver sitt namn på väskan. Än en gång.stort TACK alla för er fina insats! Birgitta Kallenberg Nilsson Insamlingsansvarig Majblommans Lokalförening i Stockholm kallenbergs@gmail.com 070 740 6352" Jag svarade så här:
"Hej! Tack för e-post! Vi i Hässelby Scoutkår har tidigare gjort så att vi har satt in den summa som Majblommeföreningen skall ha på dess bankgiro, samt postat ifylld blankett till Majblommeföreningen i Stockholm med beloppet minus bankavgift. Scoutens 10% samt kårens 10% har då varit avdraget. Kan vi göra så även i år? Det har fungerat mycket smidigt. (Genom att vi är en ideell organisation, utan anställd personal på plats på en viss adress, kan det bli svårt att reservera tid då en eller flera privatpersoner skall vara på plats på hämtningsdatumen, detta med tanke på arbetstider etc.) Hälsningar Lieselotte Jonsson Hässelby Scoutkår" Svaret från Majblommeföreningen: "Hej Lieselotte, Jag måste ta upp detta med vår kassör. Jag återkommer. Mvh Birgitta" Jag fick inget svar på detta. Sedan mailade jag Birgitta Kallenberg, den 2 maj: "Hej, Hässelby Scoutkårs majblommeförsäljare är nu i slutfasen av redovisningen. Jag skickade ut all säljinformation den 23 februari och de nya direktiven var då naturligtvis helt okända för mig. Jag kommer därför att göra som förra året: jag betalar in beloppet på bankgiro 384-2390/plusgiro 150590-8 och har då dragit av scoutens 10% och kårens 10%, samt ev. bankavgifter. Att i efterhand sortera ut mynt, sedlar och överblivna blommor när alla har redovisat enligt vad vi ditintills trodde var rätt och riktigt, förefaller mig snudd på ogörligt. Hälsningar, Hässelby scoutkår genom Lieselotte Jonsson" Inget svar. Den 14 maj fick jag följande mail från Loomis:
"Hej Årets hämtningsdagar avseende kontanter och material från Majblommeförsäljningen infaller följande dagar: 26/5 Adresser belägna innanför tullarna 27/5 Adresser söder om tullarna 28/5 Adresser norr om tullarna Av säkerhetsskäl så utför vi enbart hämtningar på respektive skola eller i resp. scoutkårs lokaler. Vi kommer inte att kunna tillmötesgå önskemål om hämtningar på hemadresser. Det är välkommet om de skolor där det finns flera ansvariga samordnar överlämningen så att vi enbart behöver möta upp vid ett tillfälle per skola. Transporten kommer att kontakta respektive ansvarig ca 30 minuter innan hämtningen ska ske. Ju mer ni har förberett enligt de rutiner som fastslagits, desto snabbare går själva hämtningen. Tänk på att värdetransporten enbart får ske i låsbart rum som är insynsskyddat. Vi medtar värdehanteringsamterial såsom påsar och kvitton. Se till att ni får ett signerat kvitto från väktarna. Eventuella särskilda önskemål avseende dessa transporter mailas direkt till mig. Med vänlig hälsning, Johan Dahlqvist Produktionsledare " Jag fick "dispens" och ett OK på att hämtningen av pengarna undantagsvis kunde ske hemma hos mig. Eftersom alla scouter (helt enligt anvisningarna från mig i februari) hade lagt sina sedlar och mynt i samma kuvert, kände jag mig tvungen att dela upp pengarna i sedlar, myntpåsar och påsar med överblivna majblommor, så att Loomis skulle ta emot. Detta tog sin rundliga tid. Emellertid hann inte Loomis med, utan onsdagen den 28 maj fick jag ett mail om att de var försenade, men att de skulle komma hem till mig måndagen den 1 juni. Det gjorde de, och jag lämnade ifrån mig allting. Jag har inte räknat pengarna själv, eftersom jag ju trodde att det skulle ju Loomis göra när de kom hem och hämtade, så jag har inte själv någon siffra. Jag frågade Loomis om detta och att det var sagt att jag skulle få ett kvitto (jag skulle därför själv inte behöva räkna pengarna, tänkte jag). Väktarna sa då att kvittot endast gällde själva överlämningen. (Överblivna majblommor slängs av Loomis.) Den 4 juni skrev jag sedan följande till Majblommeföreningen: "Hej, Jag hade i måndags besök av Loomis som tog emot pengar och överblivna majblommor. Vid våravslutningen i vår scoutkår den 9 juni kommer jag som ansvarig för kårens majblommeförsäljning även detta år, att meddela samtliga föräldrar och barn, att de i framtiden måste sortera upp sedlar, mynt och överblivet i tre olika delar med barnets namn på, enligt dina anvisningar, detta för att kontanthanteringen genom Loomis skall bli smidig. Jag fick din information om det nya tillvägagångssättet alldeles för sent för att barnen skulle ha kunnat göra på det nya sättet med uppdelningen. Jag fick därför själv sortera upp, naturligtvis på min fritid.
Loomis kunde dessvärre inte komma den utsatta dagen, 28 maj, p.g.a. sprucket tidsschema, utan mailade att man blev försenad till som i måndags den 2 juni. Jag hade nu möjlighet att vara tillgänglig även det nya datumet, men hade i värsta fall måst tacka nej till konsultuppdrag och riskerat förlorad inkomst. Som jag skrev till dig tidigare så har vi ingen fast anställd personal på plats under kontorstid i vår scoutlokal, till skillnad från skolorna. Det kommer nu garanterat att ställas frågor från föräldrarna i vilken mån kostnaden för de nya rutinerna med Loomis kontanthantering belastar resultatet av barnens försäljning. Vad skall jag svara? Hälsningar, Hässelby Scoutkår Lieselotte Jonsson" Följande svar kom från Majblommeföreningen (jag kursiverar min egen mailtext): " Hej Liselott, Din fråga är vilken mån kostnaden för de nya rutinerna med Loomis kontanthantering belastar resultatet av barnens försäljning? Enligt ditt tidigare mail nedan så förmodar jag att allt redan är klart avseende 10% +10%? Har inte barnen fått sina egna 10% samt gruppen sina 10%? Hässelby Scoutkårs majblommeförsäljare är nu i slutfasen av redovisningen. Jag skickade ut all säljinformation den 23 februari och de nya direktiven var då naturligtvis helt okända för mig. Jag kommer därför att göra som förra året: jag betalar in beloppet på bankgiro 384-2390/plusgiro 150590-8 och har då dragit av scoutens 10% och kårens 10%, samt ev. bankavgifter. Att i efterhand sortera ut mynt, sedlar och överblivna blommor när alla har redovisat enligt vad vi ditintills trodde var rätt och riktigt, förefaller mig snudd på ogörligt. Förmodar att det inte fungerade att i lämna din redovisning till Gunilla Jägdahl vilket jag rekommenderade i ett tidigare mail, se nedan. Man kan även själv överlämna redovisningen till Loomis direkt i Kista. Kanske ett bra tillvägagångssätt inför nästa års försäljning? (sedan saxat ur ett tidigare mail som svar till mig på min fråga om de nya rutinerna, som en förklaring:) Hej Lieselotte, det stämmer att det gick till så för 2 år sedan, 2012. Med förra året, 2013, började vi med att Loomis ett säkerhetsföretag, hämtar upp alla kontanter på plats. Många vill inte gå iväg med en stor summa pengar till en bank med risk för rån. Jag minns inte om jag rekommenderade dig att kontakta Scoutkansli i Stockholm, Gunilla Jägdahl, som brukar hjälpa till med dessa frågor. Kanske ni kan lämna in överblivet samt pengar där? Stockholm Scoutdistriktet Gunilla Jägdahl 0703-782852, 08-6520510 Fridhemsgatan 8, 112 40 Stockholm
Vill tacka dig, dina scouter med föräldrar för ert fina jobb ni lagt ner. Birgitta Kallenberg Nilsson Insamlingsansvarig Majblommans Lokalförening i Stockholm 070 740 6352" (Här måste jag nämna att år 2013 års försäljning redovisades på så sätt att jag gick iväg till banken med pengarna, precis som tidigare, eftersom någon annan information INTE hade kommit.) Jag har sedan meddelat Birgitta Kallenberg att scouterna har tagit sina 10%, men att kårens 10% fortfarande är utestående. Fick då följande svar: "Okey, det som gäller är att till hösten kommer vi att skicka ut till alla majblommesäljande skolor och scoutkårer de sista 10 % på hela den summa man sålt för. Vi återkommer om att få ett konto för insättningen. Birgitta Kallenberg Nilsson" Hon har fått vårt kontonummer. Slut på korrespondensen. Min slutsats och mina åsikter Nu får vi förmoda att det är så här det går till i framtiden. Det förstår vem som helst att det innebär nya krav på scouter/föräldrar vid redovisningen, samt att det måste finnas en kontaktperson tillgänglig med 30 minuters varsel på en viss adress när väktarna ringer på hämtningsdagen. Att man sedan verkar ignorera vissa frågor från dem som faktiskt drar in pengarna, tycks mig minst sagt märkligt. Jag tycker också att det är mystiskt att man först säger att de nya rutinerna har tillkommit eftersom många är rädda för rån på väg till banken, men sedan säger att det går ju alltid att frakta pengarna till scoutkansliet, eller till Loomis' depå i Kista. Någonstans verkar det vara ett glapp. Föräldraföreningen kommer enligt stämmobeslut i mars 2014 att upphöra i mars 2015. Det måste utses någon ansvarig för ev. framtida majblommeförsäljning, såvida inte man ålägger ledarna denna uppgift, utöver de vanliga. Det som det praktiskt är frågan om, är att någon skall hålla koll på datum, beställa hem majblommor i tid, finnas på plats någonstans för att ta emot kartongerna, sköta logistiken med listor över säljare avdelningsvis, sitta i scoutlokalen de sex kvällarna för utlämning och redovisning, "jaga" eftersläntrare, finnas tillgänglig enligt ovan när vaktbolaget skall hämta och ev. ha plats hemma för både pengar och överblivet, eftersom Loomis ju helst inte hämtar på privatadresser. (Loomis' tjänster lär inte heller vara alldeles gratis, därav min obesvarade fråga till B. Kallenberg om belastningen av resultatet, något som förmodligen jag inte har något att göra med, men man kan ju undra - eftersom målet ju måste vara att samla in så mycket pengar som möjligt till så många behövande som möjligt.) Kanske stämman behöver fatta ett principbeslut i frågan. Lieselotte Jonsson Ordförande i FF Ekorren