Kortfattad beskrivning av arbetsuppgifterna i Umeå Fotbollsfestival SKOLA GENERELL - 2016 Version: 2015-09-30 Sammanfattning uppgiften Ta hand om lag som bor på skolan. Lagen får inte egen nyckel, utan de som arbetar på skolan följer med och låser upp klassrum. Städa toaletter och duschar, korridorer och allmänna utrymmen regelbundet. Kioskförsäljning ska skötas. Försäljning av matkuponger. Servering av måltider och disk. Allmän information till boende + information om boendet på skolan, om brandregler, tider, städutrustning mm. Klassrum/motsvarande städas av laget som lag bott i rummet, städningen ska inspekteras. I förarbete ingår bl.a. skyltning av klassrum, sätta upp skyltar med annan information, att planera för vilket lag som ska få vilket klassrum, ställa i ordning en reception och kiosk. Arbetets omfattning Skolan öppnar onsdag 12:00. Måltider serveras fr.o.m. torsdag frukost t o m söndag lunch. Reception/kiosk är öppen 07:00 22:00. Boendes eventuella behov av hjälp hanteras av nattvakterna, när receptionen inte har öppet. Några personer är skolvärdar och fungerar som arbetsledare, dvs. ansvariga för att arbetet flyter på. I övrigt schemaläggs pass som funktionär. Funktionärer (och skolvärd i viss utsträckning) hjälps åt med att öppna klassrum, städa och i övrigt göra det som behövs. Frukost- och matservering ingår också, och planeras för sig utifrån mattiderna (med tid före respektive efter öppettiderna för respektive måltid.) Frukost serveras mellan kl. 06:00-09:00, lunch serveras mellan kl. 11:00 14:30 och middag serveras mellan kl. 16:00 19:30 Som grund för schema finns exempel från skolor sedan tidigare år. Umeå fritid Umeå Fritid hyr ut skolorna till oss. De ska besöka samtliga skolor i god tid innan festivalen. Då skall samtliga skolor besiktigas. Kommunen vill att ansvarig för skolan skall delta, mer information kommer på stormöte. Då överlämnas också nycklar (eller låskort/låstaggar där det är aktuellt). Städvagnar är beställda till samtliga skolor + att städet på respektive skola är uppmanade att se till att förråden med toapapper, handdukar mm är fyllda. Tar det slut finns Umeå Fritid som backup. Umeå Fritid skyltar varje klassrum med information om utrymningsvägar, uppsamlingsplats m.m. Senast sparat av BeGe Senast utskrivet 2016-07-05 13:23:00 Sidan 1 av 6
Delmoment Förarbete Besök skolan (kontakta vaktmästaren, t ex) innan sommarlovet. Det är nödvändigt att veta hur det ser ut, för planeringen av arbetet/schemaläggningen. Hur ser det ut? Var finns förråd av toapapper, tvål, handdukar? Hur funkar handdukshållare? Hållare för toapapper? Var kan coach-rum göras i ordning? Var är lämpligt att ha receptionen och försäljningen? Var är duschar? Hur ser det ut med el-uttag för kyl, frys? Vad klarar säkringarna? Frysen till glass är viktigast, går säkringen och frysen tappar kyla så att glassen smälter blir glassen svårsåld - och vi får inte lämna tillbaka. Var kan man brygga kaffe till coachrummet? Finns bryggare och filter att låna, eller ska det levereras till skolan via MSK? Inloggning till kommunens nät finns via Umeå Fritid. MSK tillhandahåller en receptionsmobil. Schemalägg arbetstid. Gör en uppdaterad kontaktlista över alla inblandade. Påminn alla i laget om UFF och arbetet i god tid före sommaren. Håll också möte med laget om uppgiften. Umeå Fritid ansvarar för uthyrningen av skolan. Tillsammans med dem görs en inspektion av skolan, innan lag flyttar in. Detta görs för att veta hur det såg ut på skolan, innan inflyttning sker. Nycklar delas då ut. (OBS! Kolla att nycklar till eventuella pappershållare är med). Be även personen visa installationsfunktioner, så som belysning och ventilation (gäller speciellt nyrenoverade skolor). Fotografera klassrummen före inflyttning. Det är som stöd för den som inspekterar klassrummet när laget städat klart. Hur ska det då se ut? Var ska stolar, bänkar m.m. stå? Fördela lag på rummen som finns att tillgå. Lista över lag som ska bo på skolan kommer från kansliet. Karta över skolan som anger vilka rum som är tillgängliga ordnas av kansliet. Gör i ordning listor för att hålla koll på vilka områden som städats och när. Exempel finns sedan tidigare i Excelfil. Senast sparat av BeGe Senast utskrivet 2016-07-05 13:23:00 Sidan 2 av 6
Dagarna närmast före festivalen Närvara sista stormötet före festivalen för att få senaste information, växelkassa, festivalpärm (med alla information, telefonlistor m.m.) Kolla listan över material, och vad som ska hämtas var och när. Kylar för dricka och frysar för glass kommer på onsdag. (Närmare besked om tid får du på sista stormötet före festivalen). Dessa sätts på för att vara kalla när varorna kommer. Göra i ordning reception (bord, stolar, plats för kiosk). Göra i ordning coachrum (möblera, skylta). Gör i ordning skyltar för klassrum (lagnamn för respektive klassrum) och sätt upp på respektive klassrumsdörr, innan lagen kommer. Skylta "ej fotbollsskor" Skylta duschar så att det framgår vilka som är avsedda för flickor/damer respektive pojkar/herrar. Prismärka glass och godis (priser finns i festivalpärmen). Med glassen brukar det komma en skylt som visar vilka glassar vi säljer och deras priser. När lagen kommer Pricka av på lista Information om öppettider (reception, duschar, mattider). Information om ordningsregler (finns i festivalpärmen, mest en fråga om när det ska vara tyst) Dela ut sopsäck och instruera om var sopor slängs, nya säckar/påsar till papperskorg hämtas, var städutrustning finns. Information om säkerhet. Inga möbler i korridorer, inte hänga kläder/handdukar på lampor, nödutgångar ska vara tillgängliga osv. Separat information ordnas sista stormötet före sommaren. Senast sparat av BeGe Senast utskrivet 2016-07-05 13:23:00 Sidan 3 av 6
Arbete under festivalen Reception/kiosk Uppsikt över kassa. Ansvarig i kassa ska vara vuxen, känd av laget. Om någonting är på väg att ta slut (eller saknas) - ring distributionsansvarig (tel.nr finns i festivalpärmen) Det är viktigt att hålla koll på försäljningen senare delen av lördag kväll och på söndag förmiddag. Undvik att öppna nya förpackningar. Vi får returnera obrutna förpackningar och slipper betala för dem. Öppnade = vi får betala för det som är kvar i den. Detta gäller dricka, godis och glass. Kassan får inte lämnas kvar över natten. Möjligen kan en mindre växelkassa lämnas kvar för nattvakterna, om någon vill handla också sedan kiosken stängt. Kassan töms löpande av festivalkassören. I kassaskrinet finns kuvert där du kan lägga undan pengar i kassan tills kassören kommer. I kassaskrinet finns instruktion om vem/vilka som får tömma kassan. Vid behov av växelpengar meddelar du festivalkassören. Öppna klassrum. (Nycklar lämnas inte till lagen, lås när laget lämnar) Regelbundet kolla och städa toaletter (+fylla på handdukar, toapapper, tvål). Regelbundet kolla och städa duschar (+fylla på handdukar, toapapper, tvål). Regelbundet städa av korridorer och allmänna utrymmen. I huvudsak sopa, tömma papperskorgar - och vid behov också våt torka. Bemanna kiosk/reception. I första hand för att hjälpa till med att låsa upp klassrum, därutöver också för att ta hand om försäljningen. Sälja frukost- och matkuponger (boende har deltagararmband). Kupongerna återanvänds. Köket samlar ihop kuponger och återkommer med dem efter respektive måltid. Ha tillsyn av coach-rum. Städa av vid behov, fylla på kaffe, bröd, mjölk. Instruera nattvakter vad de förväntas göra under natten och på morgonen. Visa var utrustning finns, frukosten, kaffe m.m. - om de inte redan vet. Instruera om säkerhetsreglerna. Nattvakter Uppsikt. Väck alla vid larm. Storstäda toaletter och duschar, våt torka korridorer och allmänna utrymmen. Brygga första omgången kaffe Vid behov fylla på kaffe, bröd m.m. i coachrum Senast sparat av BeGe Senast utskrivet 2016-07-05 13:23:00 Sidan 4 av 6
Frukost Ställa fram Fylla på löpande Diska Plocka undan, torka av bord Brygga kaffe När lagen flyttar ut Lagen ska slutstäda sitt klassrum när de åker hem. Städningen inspekteras, liksom allmänna ordningen i rummet och att möbleringen är som när laget kom. När städningen är godkänd får de igen de pengar som deponerats. Efterarbete Plocka ner skyltar Slutstäda allmänna utrymmen som använts Packa ihop varor m.m. Lämna tillbaka material till kansli utifrån anvisningar. Grundregel - tillbaka till platsen det hämtades på. Inspektion av skolan med Umeå Fritid, efter festivalen för att se så vi återställt och städat den som vi ska. Kassan lämnas till festivalkassören. Du får besked under festivalen om hur/var/när. Tidsplanering Förarbete Under festivalen Efterarbete Schema Städa regelbundet Städa Kontaktlista Sälja i kiosk Packa ihop Besöka skola Öppna klassrum Lämna tillbaka material Lista för avprickning lag Allmän service Lämna in kassan Lista avprickning städ Servera frukost Inspektion efter med Umeå Fritid Nattvakter Prismärka Serva coach-rum Förinspektion med Umeå Fritid Ordningsregler sätts upp Sälja (och återinsamla) matkuponger Skylta klassrum Inspektera lagens städning Övriga skyltar Återbetala deponi Senast sparat av BeGe Senast utskrivet 2016-07-05 13:23:00 Sidan 5 av 6
Ansvarstabell Kansli Växelkassa Göra beställningar Lista över redskap som behövs Ordna drickakyl och glassfrys Plocka ihop "bra att ha"-låda Besked om vilka lag, anmäld ankomst till respektive skola Besked om vilka lag som lovats madrasser Volontärarbetare Ställa i ordning reception/kiosk Skylta dörrar och i övrigt Ställ i ordning coach-rum Koll på åtgång - beställa påfyllning Schema/bemanning Jour under festivalen. Meddela festivalkansli om problem Låsning, säkerhet (inga obehöriga, låst på natten, inga blockerade gångar och utrymningsvägar, och motsvarande) Inspektera lagens städning av rummet Ta emot och återlämna deponi Hålla reda på kassan Hämta material enligt anvisning Material Materialet hämtas på olika platser (en del levereras direkt till skolan). Se tabell nedan: Hämta på kansliet Hämta på Mariebergsskolan Levereras till skolan Kassaskrin (med växelkassa) Engångshandskar Drickakyl (onsdag) Materiallåda Vattenkokare och kaffebryggare (om det inte finns att låna på skolan) Glassfrys (onsdag) Festivalpärmen (med telefonnummer, priser, busstider, block, pennor, kvittensblock, tuschpennor, tejp, matkuponger mm) Diskmedel Dryck, glass, godis. Påfyllning beställs Nyckel förråd luftmadrasser Disksvamp Kaffebröd T-shirts "skolvärd" respektive "funktionär" Diskborste Handdesinfektion Servetter Kaffe Filter Kaffemuggar Tepåsar Termosar Senast sparat av BeGe Senast utskrivet 2016-07-05 13:23:00 Sidan 6 av 6