2010-11-02 Kommunstyrelsen Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun Antogs av kommunstyrelsen 2 november 2010, 335
2(11) 1. Inledning I Kumla kommun finns ett intresse från verksamheten att kunna vara aktiv på olika sociala medier för att på ett snabbt och enkelt sätt nå fram och skapa dialog med medborgarna. Våra medarbetare ser nyttan med sociala medier i det att man snabbt kan nå ut med viktig information, till exempel vid en vattenläcka, eller nå en bredare publik när det gäller olika samhällsarrangemang. Sociala medier är naturligtvis också en utmärkt kanal för att skapa dialog och lyssna av åsikter och idéer från våra kommuninvånare. Det är också ett mycket bra sätt att hålla sig à jour med samhällsutvecklingen och skapa nätverk för kunskapsutbyte. Kumla kommun ställer sig positiva till de nya sätt att kommunicera som sociala medier är. Men det är också viktigt att det nya hanteras på ett sätt som respekterar de lagar, regler och förordningar som idag styr kommunal verksamhet. Därför har detta förslag till riktlinjer för användning av sociala medier tagits fram. Riktlinjerna är baserade på det juridiska PM och den checklista som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) tagit fram i väntan på E- delegationens riktlinjer. 1 Vid hänvisningar till SKL eller SKL:s jurister så är det detta dokument som åsyftas. 2. Syfte och avgränsningar Syftet med denna skrift är att tydliggöra hur Kumla kommun och dess medarbetare ska förhålla sig till sociala media. Hur ska vi på bästa sätt kommunicera med medborgare och andra med hjälp av sociala medier samtidigt som vi respekterar lagar som reglerar handlingsoffentlighet, diarieföring, sekretess, behandling av personuppgifter och yttrandefriheten? Hur ska vi hjälpa våra medarbetare att hålla isär sin privata kommunikation från sin offentliga när det kommer till det sociala mediaflödet, och hur ska skillnaden mellan dessa två flöden tydliggöras för dem som söker information och kommunikation med Kumla kommun på sociala medier? Det är främst dessa två frågeställningar som denna text vill belysa. Detta dokument är inte en juridisk genomgång av hur man använder sociala medier. Hänvisningarna till lagtexter och liknande är endast till för att förtydliga. 1 Krusberg och Wikell, 2010
3(11) 3. Vad är sociala medier? Sociala medier är ett nytt sätt att kommunicera. Med hjälp av datorn kan vi skapa och upprätthålla kontakter, söka information eller uttrycka vår åsikt utan att behöva bry oss om avstånd eller tid på dygnet. Sociala medier är webbrelaterade tjänster där man kan konversera, ta del av och utbyta information eller knyta kontakter. Det är mötesplatser eller mötestillfällen och handlar framför allt om kommunikation, konversation och relationsskapande. Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll. Med användargenererat innehåll menas att innehållet är skapat av användarna till skillnad på traditionella medier som produceras av professionella avsändare som journalister, skribenter eller reklammakare. Exempel på sociala medier är Facebook, Twitter och olika typer av chatfunktioner, bloggar och diskussionsforum. På sidor som YouTube publiceras filmklipp och bildkollage. Där kan människor publicera egna filmklipp och rörliga bilder som sedan vem som helst kan titta på. 4. Privat eller i tjänsten Ett potentiellt problem med sociala medier är att det privata och det offentliga livet ofta inte särskiljs så tydligt. För en utomstående är det inte alltid lätt att avgöra om kommunikation sker i tjänsten eller för privata syften. Då det finns en skillnad i hur lagar och regler tillämpas beroende på om en person agerar i tjänsten eller privat är det viktigt att tydliggöra detta. Det är exempelvis inte lämpligt att föra tjänsterelaterad kommunikation över privat e-postkonto eftersom privat e-post inte ska användas i tjänsten. För att en handling ska bli allmän till exempel krävs det att handlingen upprättas i tjänsten och bevaras hos aktuell myndighet. En kommunal tjänstemans eller förtroendevalds privata kommunikation på ett socialt media som till exempel Facebook eller Twitter blir inte en allmän handling hos den egna myndigheten eftersom kommunikationen inte sker i tjänsten. För att kommunikationen ska anses ske i tjänsten, och därmed generera allmänna handlingar, bör det enligt SKL finnas ett beslut eller någon form av godkännande från behörig arbetsledare. 2 Utifrån tryckfrihetsförordningen (TF) och reglerna om utlämnande av allmänna handlingar bör myndigheten också se till att ha tillgång till inloggnings- 2 Krusberg och Wikell, 2010:2
4(11) uppgifter för de tjänstemän och förtroendevalda som fått möjlighet att använda sociala medier i tjänsten. SKL anser också att när kommuner från den officiella hemsidan länkar till bloggar där kommunens ledande politiker kommunicerar i eget namn på en extern webbplats så är det viktigt att vid länken upplysa om att kommunen inte äger eller ansvarar för det länkade materialet 3. Politikerbloggar är privata sidor för vilka den förtroendevalda har det fulla ansvaret. Även om det är kommunens egna politiker som kommunicerar så är det den enskilde politikern som är avsändaren och inte kommunen. 4.1 Riktlinjer gällande privat eller i tjänsten för Kumla kommun 1. Kommunens administrativa chef har ett samordnande ansvar för sociala medier. Kumla kommuns kommunikation på sociala medier ska hanteras i enlighet med de lagar, regler och förordningar som idag styr kommunal verksamhet, som till exempel offentlighetsprincipen och bestämmelser om arkivering. 2. Varje myndighet inom Kumla kommun har ansvar för sin egen kommunikation och beslutar efter samråd med chefsgruppen över vilka sociala medier som används. 3. Anställda som i sin tjänsteutövning inom Kumla kommun använder sociala medier ska ha ett tydligt uppdrag från sin närmsta chef om att detta ingår i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. 4. För att vid frånvaro kunna upprätthålla kommunikationen på aktuella sociala medier ska ersättare finnas utsedd för de anställda som inom tjänsten använder sig av sociala media. 5. För att säkerställa möjligheten att lämna ut allmänna handlingar till medborgare som så önskar ska berörd myndighet inom Kumla kommun ha tillgång till konton och inloggningsuppgifter till sociala medier som används i tjänsten. Kommunens administrativa chef är ansvarig för att detta görs. Den chef som godkänner att sociala medier används i tjänsten av en medarbetare har också skyldighet att se till att konton och inloggningsuppgifter finns tillgängliga för myndigheten. 6. Om politiker i kommunen vill länka från Kumla kommuns hemsida till privata bloggar eller sitt partis hemsida så går det bra. Beslutet för detta ligger hos kommunens informationssamordnare som har ansvar för kommunens hemsida. Det ska dock klart och tydligt vid länken framgå att åsikterna som framförs på till exempel bloggen inte är kommunens utan den enskilde politikerns. 3 Krusberg och Wikell, 2010:2
5(11) 5. Handlingsoffentligheten Handlingsoffentligheten regleras i TF 2 kap 1. Där stadgas att varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. En handling är ett fysiskt medium som är bärare av viss information. Hur informationen framställts eller på vilket material informationen finns saknar betydelse. En handling kan vara i form av text på papper eller annat material, bilder eller upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med hjälp av tekniska hjälpmedel. 4 En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. 5.1 Upptagningar En upptagning, varvid sociala medier kan liknas, anses enligt TF 2 kap 3 förvarad hos myndigheten om den är tillgänglig för myndigheten med tekniska hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. SKL tolkar TF så att informationen på en extern webbplats får anses åtkomlig för myndigheten även om det bara är en tjänsteman som genom inloggningsuppgifter har tillgång till information på den externa webbplatsen. 5 Kommunikationen som förs på sociala medier, in och utgående, ska alltså betraktas som allmänna handlingar. 5.2 Inkommen För upptagningar är huvudregeln att en sådan anses inkommen till en myndighet när någon annan gjort den tillgänglig för myndigheten så att upptagningen kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Bestämmelsen innebär att så snart någon behörig tjänsteman kan ta fram uppgifter på sin dator så ska handlingen anses som inkommen till myndigheten. Kommentarer som via sociala medier når kommunen anses som inkomna till myndigheten när det är möjligt att med hjälp av tekniska medel som myndigheten själv utnyttjar överföra den i läsbar eller annan uppfattbar form. 4 Tryckfrihetsförordningen 2 kap 3 5 Krusberg och Wikell, 2010: 3
6(11) 5.3 Upprättad TF 2 kap 7 reglerar när en handling ska anses som upprättad hos en myndighet. I kortet innebär reglerna att en handling som skapas hos en myndighet anses som allmän då den fått sin slutliga form, det vill säga expedierats, justeras eller färdigställts på annat sätt. När det kommer till upptagningar är dessa regler inte helt lätta att tolka. Men enligt SKL:s jurister får en upptagning generellt sätt anses vara expedierad när en myndighet tillgängliggjort informationen för utomstående i läsbar form på till exempel en bildskärm. Ett inlägg på ett socialt medium borde därför anses som en upprättad, och därmed allmän handling direkt när myndigheten skrivit in och skickat uppgiften till en webbplats. 6 5.4 Biblioteksregeln Det finns några kategorier av handlingar som i TF 2 kap 11 undantas från bestämmelserna om allmänna handlingar trots att de förvaras hos myndigheten. Ett undantag är handlingar som ingår i en myndighets bibliotek. I ett resonemang om biblioteksregeln kommer SKL fram till att handlingar som kommunen själva lägger ut på sociala medier som till exempel Facebook inte omfattas av biblioteksregeln. Därmed är det alltså att betrakta som allmänna handlingar. Däremot tolkar SKL:s jurister bestämmelserna så att information på en webbplats som inte är kommunens egna men som tjänstemannen får tillgång till genom sitt konto sannolikt inte blir allmän handling utan faller under biblioteksundantaget. 5.5 Riktlinjer gällande handlingsoffentligheten i Kumla kommun 1. All kommunikation som sker på sociala medier för Kumla kommuns räkning är att betrakta som allmänna handlingar och ska behandlas i enlighet med det regelverk som gäller dessa. 2. De anställda som fått i uppdrag att som ett led i tjänsteutövningen närvara på sociala medier har också ansvar för att hantera inkommande synpunkter, kommentarer, frågor och svar på ett sådant sätt att handlingsoffentligheten respekteras. 3. Tänk på att sociala medier är ett flöde där svar förväntas komma snabbt. Du får gärna ha ett personligt tilltal i svar och kommentarer, 6 Krusberg och Wikell, 2010: 3
7(11) men kom ihåg att all kommunikation sker som en del i din tjänsteutövning. Det är inte du som privatperson som ska reagera eller svara utan det är du som kommunal tjänsteman. 4. Läsare på det sociala mediet ska kunna få kontakt med ansvarig person på ett tydligt och enkelt sätt för att framföra åsikter eller exempelvis anmäla olämpliga kommentarer. 6. Registrering, bevarande och gallring Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras i diariet. Myndigheten kan dock i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 5 kap 1 välja att hålla handlingarna, i detta fall kommunikationen på sociala media, ordnat på ett sådant sätt att det lätt kan fastställas om handlingen kommit in eller upprättats. Detta gäller inte sekretessbelagda uppgifter som måste diarieföras. Sekretessuppgifter ska heller inte förekomma på sociala medium. Om någon utomstående gör ett inlägg innehållande sekretessbelagd information ska detta tas bort och överföras till diariet för vidare handläggning. Enligt OSL 4 kap 2 och arkivlagen 6 ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Därför är det enligt SKL lämpligt att myndigheten har en förteckning över vilka externa webbplatser som kommunen är aktiv på och att denna förteckning ingår i myndighetens dokumenthanteringsplan. För att dokumentera själva mediet bör myndigheten till exempel halvårsvis eller vid en större förändring bevara en ögonblicksbild av det sociala mediet som används. 7 6.1 Gallring Om myndigheten anser att inläggen utgör handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan myndigheten fatta ett gallringsbeslut i enlighet med arkivlagen. Gallringsbeslutet ska alltid respektera allmänhetens rätt till insyn och får inte gallras om de har värde för rättsskipning, förvaltning eller forskning. 6.2 Riktlinjer gällande registrering, bevarande och gallring för Kumla kommun 1. Allmänna handlingar som förvaras hos en myndighet inom Kumla kommun via sociala medier behöver inte diarieföras men ska hållas 7 Krusberg och Wikell, 2010: 6
8(11) ordnade i kronologisk ordning så att de lätt är sökbara. Ansvarig för detta är den tjänsteman som äger kontot. 2. Sekretessuppgifter ska inte förekomma på sociala medier. Om sådana uppgifter upptäcks ska ansvarig tjänsteman, det vill säga den som äger kontot, ta bort dessa och överföra dem till kommunens diarium. 3. Alla sociala medier där en myndighet inom Kumla kommun är representerade ska ingå i en förteckning. Denna förteckning ska ingå i myndighetens dokumenthanteringsplan. Det är upp till kommunens förvaltningar att rapportera detta till kommunens administrativa chef. 4. De sociala medier där en myndighet inom Kumla kommun är aktiva ska förvaras som fenomen genom att man återkommande, minst en gång i halvåret, tar skärmdumpar som bevaras som ögonblicksbilder. Ansvarig är den tjänsteman som äger kontot. Då mycket aktivitet sker kan skärmdumparna behöva tas tätare för att bättre skildra forumet. 5. Generellt gallringsbeslut om att handlingar som är av tillfällig eller ringa karaktär får gallras när de inte längre är aktuella. Gallringsbeslut ska finnas med i dokumenthanteringsplanen. 7 Rättigheter och skyldigheter 7.1 Myndigheternas serviceskyldighet Myndigheter har en serviceskyldighet gentemot medborgarna som innebär att myndigheter ska lämna upplysningar, råd och vägledning i enskilda frågor rörande myndighetens verksamhetsområde. I enlighet med förvaltningslagen 4 anser juristerna från SKL att när en enskild person ställer en allmän fråga om myndighetens verksamhet via en extern webbplats där kommunen är aktiv och inbjuder till kommunikation så är också myndigheten skyldig att besvara frågan. 8 7.2 Elektroniska anslagstavlor SKL gör bedömningen att det inte är någon skillnad på om en myndighet erbjuder chatfunktioner eller insändar- och diskussionsfora där allmänheten bjuds in att komma med kommentarer via sin egen webbplats eller om detta sker på en extern webbplats, till exempel Facebook. I båda fallen gäller lagen om ansvar för elektroniska anslagtavlor. Den som ansvarar för elektroniska anslagstavlor är skyldig att: 8 Krusberg och Wikell, 2010: 8
9(11) Hålla uppsikt över insända meddelanden. Hur ofta är bland annat beroende av hur stor trafiken är på anslagstavlan, men intervallet bör inte vara större än en vecka. Ta bort vissa typer av brottsligt material som innebär uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga våldsskildring eller upphovsrättsintrång. 9 7.3 Personuppgiftslagen Enligt datainspektionen gäller personuppgiftslagen (PuL) vid datoriserad behandling av personuppgifter och vid den manuell hantering som sker i samband därmed. Begreppet behandling omfattar i princip allt man kan tänkas göra med uppgifterna såsom insamling, lagring, utlämnande etc. 10 PuL bör enligt både SKL och datainspektionen generellt gälla på samma sätt som i myndighetens övriga sätt att kommunicera och samla information. 11 I kommunal verksamhet är det den nämnd som ansvarar för en verksamhet som är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i verksamheten. 7.4 Yttrandefrihet för anställda i kommuner Lagregleringen ger, enligt regeringsformen (RF) 2 kap 1, offentliganställda samma skydd som andra medborgare när det gäller yttrandefrihet. En offentligt anställd kan alltså fritt ge uttryck för sin uppfattning när det gäller den egna myndighetens verksamhet om inte tystnadsplikt gäller för uppgifterna. Myndigheten har inte rätt att ingripa eller motarbeta en anställd som använt sin grundlagstadgade rättighet att uttrycka sin åsikt i till exempel media eller via sociala medier. En befattningshavare hos en myndighet kan komma att straffas för brott mot tystnadsplikten enligt brottsbalken 20 kap 3 om han/hon röjer uppgifter som han/hon är skyldig att hemlighålla. Reglerna om sekretess kompliceras i sitt förhållande till meddelarfriheten som gäller rättigheten att lämna information till media. SKL:s jurister konstaterar också att förhållandet mellan sekretess och meddelarfrihet är minst sagt komplicerat, men fastställer sedan att bestämmelserna inte medför någon rätt att fritt sprida hemliga uppgifter på nätet. 12 Däremot kan arbetsgivaren ha ordningsregler gällande om anställda får använda sig av sociala medier på sin arbetstid eller inte. 9 Krusberg och Wikell, 2010: 8 10 Datainspektionen, 2010: 2 11 Datainspektionen, 2010: 2; Krusberg och Wikell, 2010: 9 12 Krusberg och Wikell, 2010: 9f
10(11) 7.5 Riktlinjer gällande rättigheter och skyldigheter för Kumla kommun 1. Om du i din tjänsteutövning använder dig av sociala media är du också skyldig att besvara inkommande synpunkter eller frågor som inkommer till myndigheten. Om du inte själv kan svara är du skyldig att vidarebefordra dessa till någon inom organisationen som är bättre lämpad att besvara frågan. 2. Kommentarer, synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv eller policydokument ska tas bort direkt. Kommentarer får inte heller innehålla: Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier Olovliga våldsskildringar eller pornografi Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet Olovligt bruk av upphovsrättsligt material Svordomar eller obscena ord Kommersiella budskap eller reklam Ansvarig tjänsteman, det vill säga ägaren av kontot, ansvarar för att hålla uppsikt över insända kommentarer och ta bort de som strider mot ovanstående. Innan radering måste dock meddelandet samt information om dess avsändare sparas. 3. I enlighet med kommunens IT-säkerhetsinstruktion får inte anställda inom Kumla kommun delta i sociala medier på arbetstid annat än i professionellt syfte eller i en pedagogisk situation.
11(11) Referenser Krusberg, Pernilla och Wikell, Staffan, 2010. Sociala medier och handlingsoffentligheten, http://www.skl.se/web/fritt_fram_for_social_medier.aspx Datainspektionen 2010. Kommuners användande av sociala medier, http://www.datainspektionen.se/personuppgiftsombud/samradsyttranden/komm uners-anvandande-av-sociala-medier/ Arkivlagen (1990:782) Förvaltningslagen (1986:223) Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Personuppgiftslagen (1998:204) Regeringsformen (1974:152) Tryckfrihetsförordningen (1949:105)