samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 1 (12) Projekt Förstudie Sekretess Samverkansfunktionen Samverkanscentralen Projektplan
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 2 (12) Innehållsförteckning 1. Dokumentinformation... 3 1.1 Utgåvehistorik... 3 1.2 Distributionslista för fastställt dokument... 3 2. Projektplan... 4 2.1 Syfte med projektplanen... 4 2.2 Beskrivning av övergripande projekt Samverkansfunktionen och Samverkanscentralen... 4 2.3 Projektdefinition och mål- Förstudie Sekretess... 5 2.4 Projektberoenden... 5 2.5 Referenser... 5 3. Projektorganisation... 6 3.1 Omfattade parter... 6 3.2 Intressenter... 6 3.3 Projektteam... 7 3.4 Projektdeltagare... 8 3.5 Mötesforum... 8 3.6 Erfarenhetsåterförning... 9 4. Omfattning... 9 4.1 Omfattning på levererad tjänst... 9 4.1.1 Omfattningen av tjänsten... 9 4.1.2 Tjänstens karakteristik... 9 4.1.3 Acceptanskriterier... 9 4.2 Projektets omfattning... 9 4.2.1 Omfattning - organisation... 10 4.2.2 Omfattning faser... 10 4.2.3 Avgränsningar... 11 4.3 Projektbegränsningar och antaganden... 11 4.3.1 Begränsningar... 11 4.3.2 Antaganden... 11 4.4 Projektets leveranser... 12 4.4.1 Acceptanskriterier för leveranser... 12 4.4.2 Acceptanskriterier för faser... 12 5. Tidplan... 12 6. Riskhantering... 12
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 3 (12) 1. Dokumentinformation Dokumentnamn Projektnamn Klient Författare Projektplan Förstudie Sekretess Stadsledningskontoret, Stockholms stad och Länsstyrelsen Anna Trulsson MSB Lars Berg MSB Dokumentversion Utkast Kommunicerat till intressenter Fastställt vid beredningsgruppen 1.1 Utgåvehistorik Version Tillägg Förberedd av 1.2 Distributionslista för fastställt dokument Organisation Stadsledningskontoret, Stockholm Stad Länsstyrelsen i Stockholms län Trafikkontoret, Stockholms stad Trafik Stockholm Storstockholms Brandförsvar SOS Alarm AB Trafikverket Stockholms läns landsting SL Storstockholms Lokaltrafik Polisen MSB Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Stockholms hamnar Namn Patrik Åhnberg Janne Eriksson Ted Ell Mats Kjällman Ola Slettenmark Christian Weck Per-Arne Olsson Håkan Lindberg Bengt Carlsson Isabell Thorén Lars Berg Anita Nilsson
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 4 (12) 2. Projektplan Denna sektion beskriver syftet med projektplanen, presenterar de övergripande projekten Utveckling av Samverkansfunktion Stockholmsregionen och Projekt Samverkanscentralen samt fastställer mål, projektberoenden och referenser för Förstudie Sekretess. 2.1 Syfte med projektplanen Projektplanen ska användas för att genomföra projektarbetet och skapa projektets förutsättningar. Projektplanen ska godkännas av projektets beredningsgrupp under projektplaneringen och behöver därefter löpande uppdateras under projektcykelns olika delar. Det är ett levande dokument som ska ses som den primära källan till information om projektets bakgrund, mål, organisation, intressenter, faser och planerade leveranser. 2.2 Beskrivning av övergripande projekt Samverkansfunktionen och Samverkanscentralen Stockholm som landets huvudstad är säte för Sveriges centrala ledning, kungahuset och många utländska beskickningar. Sveriges finansiella centra återfinns inom en mycket begränsad yta i centrala Stockholm. Många huvudkontor för samhällsviktig verksamhet samt centrala myndigheter finns i länet och mer än en femtedel av landets befolkning bor i länet. Storstadsregionen växer allt snabbare och har genom sin växande omfattning och komplexitet en särskild sårbarhet, där effekten av störningar är förknippade med stora samhällsekonomiska konsekvenser. Slutsatser från genomförda övningar och utvärderingar efter inträffade händelser visar på ett behov att utveckla och stärka samverkan mellan berörda aktörer, i syfte att gemensamt hantera situationer ur ett helhetsperspektiv vid mer ansträngande situationer. Med anledning av detta har ett antal projekt initierats i regionen, i syfte att utveckla och stärka samverkan mellan utvalda delar av länets aktörer. Samverkansfunktionen, som drivs av Länsstyrelsen, och Samverkanscentralen, som drivs av Stockholms stad, är två av dessa. Projekten är inte identiska, men har ett stort antal beröringspunkter, projektberoenden och överlappande delar. Genom att bedriva utvecklingsarbete för dessa två gemensamt i form av ett program hanteras utmaningen att samtidigt genomföra två stora projekt med ett stort antal kopplingar och projektberoenden emellan.
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 5 (12) 2.3 Projektdefinition och mål- Förstudie Sekretess Förstudie Sekretess syftar till att identifiera möjligheter och begränsningar för informationsutbyte i gällande författningar för effektiv samverkan. Projektet syftar även till att identifiera behov av författningsändringar för en effektivare samverkan. Resultatet av förstudien ska ligga till grund för deltagande parters fortsatta arbete gällande exempelvis hanteringsregler, utbildning samt metodoch teknikutveckling för informationsdelning. 2.4 Projektberoenden Förstudie Sekretess är nära kopplat till övriga initiativ som styrs av beredningsgruppen: Snabba Resultat (drivs av Södertörns räddningstjänstförbund) Gemensam lägesbild (projektplan kommer att presenteras ) Gemensam analys (projektet kommer att påbörjas i närtid) Koordinering Direkta projektberoenden till ovanstående punkter föreligger inte i någon större omfattning förutom vissa gemensamma nyckelpersoner. 2.5 Referenser Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen, Verksamhetsprojektet, Nulägeskartläggning Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen, Verksamhetsprojektet, Målbildsarbete Deloitte AB (2010), Projekt Samverkanscentralen, Verksamhetsprojektet, Handlingsplan 2011-2015 Länsstyrelsen i Stockholms län (2010), Projektplan Utveckling av samverkansfunktion stockholmsregionen Projekt Snabba Resultat (utkast 2011-04-01)
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 6 (12) 3. Projektorganisation Denna sektion beskriver projektorganisationen, inklusive omfattade parter, intressenter, projektteam och projektresurser. Avslutningsvis presenteras projektets mötesforum och erfarenhetsåterföring 3.1 Omfattade parter Organisation Stockholm stad/trafikverket - Trafik Stockholm Trafikverket Stockholms stad Trafikkontoret Stockholms stad Stadsledningskontoret Stockholms läns landsting (SLL) Storstockholms brandförsvar (SSBF) SOS Alarm AB Storstockholms lokaltrafik (SL) Södertörns räddningstjänstförbund Polisen Länsstyrelsen Stockholm Övriga kommuner i Stockholms län Namn Alla verksamheter Ledningsplats Larmcentral Trafikledningscentral Trygghetscentral Driftledningscentral Ledningsplats Länskommunikationscentral Samhällsskydd och beredskap 3.2 Intressenter De intressenter som nära följer projektets utveckling och kan komma att bjudas in till workshops presenteras i tabellen nedan. Samtliga intressenter ingår i projektets Styrgrupp. Även ytterligare aktörer kan bjudas in till workshops Organisation Kustbevakningen Socialstyrelsen
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 7 (12) 3.3 Projektteam Nedan illustreras projektorganisationen med struktur och rapporteringsvägar Styrgrupp Beredningsgrupp Snabba resultat Förstudie Sekretess Gemensam lägesbild Gemensam Analys Koordinering. Inom ramen för Förstudie Sekretess finns följande roller med respektive ansvarsområde: Roll Styrgruppen Beredningsgruppen Projektledare, MSB Anna Trulsson Projektstöd Lars Berg Ansvar Förväntas ge de förutsättningar och stöd som behövs för att driva projektet framåt Ansvarar för att säkerställa att projektplan ligger i linje med respektive verksamhets behov. Säkerställer att representanter för den egna verksamheten deltar i arbetet Leder och samordnar Förstudie Sekretess med målsättning att skapa förutsättningar för effektiv samverkan mellan Samverkansfunktionen/ Samverkanscentralens parter Stödjer projektledare i arbetet med sekretess. Ansvarar för samordning av projektet mot övriga projekt i Samverkanscentralen och Samverkansfunktionen
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 8 (12) 3.4 Projektdeltagare Omfattade parter antas delta i arbetet som genomförs inom Förstudie Sekretess. Varje parts egen personal som deltar i arbetet gör detta på bekostnad av respektive part. I tabellen nedan beskrivs ansvarsområde för deltagare i arbetet. Roll Ansvar Deltagare i sekretessarbetet Mandat att föra respektive parts organisations talan. Ansvarar för förankring av projektets löpande resultat i respektive organisation. Ansvar för kunskap om respektive parts sekretessbestämmelser, verksamhet och behov Tillgänglighet och kontinuitet i bemanning Ansvarar för att framställa och leverera det underlag som behövs för projektets genomförande 3.5 Mötesforum Forum Syfte Kallade Stående interna avstämningar Stående avstämning med Stadsledningskontoret & Länsstyrelsen Workshop Syftar till att följa upp, leda och prioritera projektarbetet samt att identifiera potentiella risker eller avvikelser. Syftar till att löpande förankra projektets arbete och säkerställa kopplingen mellan Samverkansprojektet och projekt Samverkanscentralen. Syftar till att identifiera möjligheter och begränsningar i gällande sekretessbestämmelser och tillämpning för ett effektivt informationsutbyte mellan projektets parter. Beredningsgruppsmöten Besluta om projektets genomförande, sätta ramarna för omfattning, tidplan och ekonomi Styrgruppsmöte Besluta om eventuellt fortsatt arbete Projektledare Projektstöd Patrik Åhnberg, Janne Eriksson, Frank Strand, Lars Berg, Anna Trulsson Anna Trulsson Representanter från respektive organisation Beredningsgruppen samt Anna Trulsson Styrgruppen
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 9 (12) 3.6 Erfarenhetsåterförning En gemensam erfarenhetsåterföring ska göras för att säkerställa att de erfarenheter som kommer fram tas till vara för kommande projekt. Detta genomförs i projektets avslutningsfas och arbetas in i slutrapporten för projektet. 4. Omfattning Denna del tydliggör och dokumenterar processerna som används för att planera, definiera, ändra och validera ändringar i projektets omfattning. 4.1 Omfattning på levererad tjänst Avsnittet beskriver karakteristiken för den tjänst som levereras genom projektet. 4.1.1 Omfattningen av tjänsten Tjänsten i detta projekt omfattar följande huvudaktiviteter: Identifiera vilka möjligheter och begränsningar gällande sekretessbestämmelser medför för effektivt informationsutbyte kopplat till samverkanscentralen och samverkansfunktionen Identifiera om det krävs författningsändringar för att möjliggöra effektiv samverkan mellan berörda parter. Ge förslag på fortsatt arbete. 4.1.2 Tjänstens karakteristik Tjänsten karakteriseras av workshops som syftar till att berörda parter ska ge sina synpunkter på tjänsten enligt ovanstående punkt. Innan workshops ska deltagarna identifiera vilka sekretessbestämmelser deras verksamhet berörs av och beskriva hur bestämmelserna tillämpas samt förbättringsförslag för en förtroendefull effektiv samverkan. Underlaget ska skriftligen levereras till projektledaren innan workshops. 4.1.3 Acceptanskriterier Beredningsgruppen ska fatta beslut om projektplan. 4.2 Projektets omfattning Avsnittet beskriver omfattande organisationer och faser samt projektets avgränsningar.
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 10 (12) 4.2.1 Omfattning - organisation Förstudie Sekretess berör de parter som är listade i tabell nedan. Andra aktörer kan bjudas in i arbetet om det anses nödvändigt. Organisation Stockholm stad/trafikverket - Trafik Stockholm Trafikverket Stockholms stad Trafikkontoret Stockholms stad Stadsledningskontoret Stockholms läns landsting (SLL) Storstockholms brandförsvar (SSBF) SOS Alarm AB Storstockholms lokaltrafik (SL) Södertörns räddningstjänstförbund Polisen Länsstyrelsen Stockholm Övriga kommuner i Stockholms län Namn Alla verksamheter Ledningsplats Larmcentral Trafikledningscentral Trygghetscentral Driftledningscentral Ledningsplats Länskommunikationscentral Samhällsskydd och beredskap 4.2.2 Omfattning faser Följande faser innefattas i projektets omfattning. Faser Framtagande av projektplan samt planering av mötesforum Identifiera möjligheter och begränsningar i sekretessbestämmelser för effektiv samverkan Identifiera behov av författningsändringar Sammanställning och övergripande slutsatser av resultat
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 11 (12) 4.2.3 Avgränsningar Specifika delar som ej omfattas av detta projekt. Avgränsning Fysisk samlokalisering Metod och teknik Beskrivning Organisationernas lokaler och utformning i samverkanscentralen Som exempelvis informationssäkerhet, datasäkerhet och övriga säkerhetsaspekter 4.3 Projektbegränsningar och antaganden Denna sektor definierar begränsningar som påverkar projektet och antaganden som medverkar till att definiera projektet. 4.3.1 Begränsningar Det finns ett antal begränsningar som sätter ramar för genomförandet av projektet. Begränsning Tillgänglighet Resurser Kvalitet Beskrivning Projektet ska ha färdigställt en sammanställning av framarbetade underlag från respektive organisation Tillgängligheten för nyckelpersoner hos deltagande parter kan påverkas av att projektarbetet sker i konkurrens med det löpande arbetet Identifieringens kvalitet är beroende av deltagarnas kunskap och engagemang i uppgiftsinlämning och workshops. 4.3.2 Antaganden Antagande Tid Resurser Kvalitet Beskrivning Nyckelpersoner inom respektive organisation förväntas vara tillgängliga löpande samt bidra med efterfrågat material inom önskad tidsram Tidplanen är framarbetad under antagandet att projektet får tillgång till de personer som är nödvändiga i tid under projektets genomförande. Projektets resultat bygger på att nyckelpersoner hos deltagande parter är delaktiga och tillgängliga för projektarbetet.
samhällsskydd och beredskap Projekt Förstudie Sekretess 12 (12) 4.4 Projektets leveranser Denna sektion beskriver de leveranser som behöver levereras för att möta förväntningarna från projektets Styrgrupp. 4.4.1 Acceptanskriterier för leveranser Typ av leveranser Projektplan Sammanställning av resultat från projektet Beskrivning Projektplanen innefattar en beskrivning av projektet och dess genomförande Sammanställning av identifierade möjligheter och begränsningar inom sekretessområdet för effektiv samverkan samt identifierat behov av författningsändring. 4.4.2 Acceptanskriterier för faser Typ av leveranser Projektplanering Beskrivning Projektplanen är antagen av beredningsgruppen Sammanställning av resultat från projektet Sammanställningen är antagen av beredningsgruppen 5. Tidplan Framarbetade underlag från respektive organisation ska vara levererat senast den 20 maj 2011. Workshops kommer att ske under två heldagar, den 9 juni 2011 respektive den 21 juni 2011. I början av augusti kommer en sammanställning av resultatet från projektet att skickas ut på remiss till berörda parter. Synpunkter på sammanställningen ska vara levererat senast den 2 september 2011. Sammanställningen ska antas av beredningsgruppen under vecka 37. 6. Riskhantering Risk och avvikelser ska vara en av punkterna på den stående agendan på de mötesforum som redovisats tidigare. Risker och avvikelser ska även kommuniceras till intressenterna.