Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn

Relevanta dokument
Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn

Handbok för administration av konst- och kulturutbildning

Handbok för administration av konst- och kulturutbildning

Handbok för administration av konst- och kulturutbildning

Handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning

Handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning

Handbok för administratörer inom yrkeshögskolan

Handbok för administration av yrkeshögskoleutbildning

Välkomna till Så arbetar du på Mina sidor

Användarhandledning, Studiedokumentation Mina sidor. Manual: Studiedokumentation 1(34)

Anvisningar för ansökan behörighetsgivande förutbildning inom yrkeshögskolan

Myndighetens syn på. utbildningsplan och kursplaner

Ansökningsformulärets frågor för ansökan om stöd i form av studiestödsberättigande för konst- och kulturutbildning 2016

Svensk författningssamling

Om studiedokumentation inom yrkeshögskolan

Nya bestämmelser som rör yrkeshögskolan

2. Obligatoriska uppgifter för att kunna behandla din ansökan är:

Ny anordnare och utbildningsledare inom yrkeshögskolan

Kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare: elever och kursdeltagare, andra halvåret 2017

Välkommen som studerande hos oss på Yrkeshögskolan Lärcenter!

Idrottslyftet. En guide i hur man gör en ansökan

komvux Senast uppdaterad, juni 2017 CSN nr 1400A/1706

Instruktion för insamling av Sökande till yrkeshögskoleutbildningar 2017

Årsrapport 2015 tabellbilaga Tolkutbildning inom folkbildningen. Statistisk årsrapport 2015

Kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare: elever och kursdeltagare, andra halvåret 2016

Ansökan och information

Instruktion för insamling av Sökande till yrkeshögskoleutbildningar 2018

Så här fyller du i ansökan. minansokan.se Affärsutvecklingscheckar 2019 version 1.1

Manual: Organisation/användare, utbildningsanordnare Mina sidor. Manual: Organisation/Användare Utbildningsanordnare 1(10)

Utbildningsplan för behörighetsgivande förutbildning Garment Technical Designer YH

Idrottslyftet En guide i hur man gör en ansökan

Ansöka om projektmedel i Projektrummet

Välkommen till Lärcenter Falköping och Yh Guldsmed

IdrottOnline klubb Sök Idrottslyftet

Behörighet, urval och antagning Lokförare, 220 p. Heltid i Hässleholm

När du har laddat upp ett dokument hör av dig till din handläggare via e-post. Välj Meny och sedan organisation

Så här fyller du i ansökan minansokan.se Brexitcheckar

komvux Senast uppdaterad, juni 2013 CSN nr 1400A/1306

Utbildningar inom yrkeshögskolan. Utbildningsplatser som avslutas

Reell kompetens Information och instruktioner för sökande till IHM Yrkeshögskola

Statistisk årsrapport 2016 tabellbilaga Tolkutbildningar. Återrapportering 2016

Sök Idrottslyftet år 4

BILAGA 4 - RUTINER GN-2017/354

Webbstöd till leverantörer för

Rapport om inledande tillsyn. av konst- och kulturutbildningar 2015

ANVÄNDARHANDBOK FÖR VEM?...1

Guide till hur jag ansöker i Idrottslyftet 2016 till projekt: Klubbtränarutbildning - Flicklagstränare

IndTA. Tävlingsadministrativt system för konståkning på IdrottOnline. Manual: Administrera evenemang - Test

Rutin vid validering av behörighet Yh Karlstad

IDROTTSLYFTET 2016 ANSÖKNINGSGUIDE

Instruktion till Sökande/Ombud

Utbildningsmodulen Förening

Guide och regler för ansökan till Vuxenutbildningen. Ansökan till utbildning/kurs på grundläggande eller gymnasial nivå

Logga in på webbansökan. Du hittar länken på vår hemsida under webbansökan vuxenutbildningen.

Elever och studieresultat i kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare år 2018

Svenska Skidförbundets tävlingsadministrativa system på IdrottOnline

Komvux: Elever, kursdeltagare och utbildningsresultat, första halvåret 2015.

Elever och studieresultat i sfi 2012

Svenska Skidförbundets tävlingsadministrativa system på IdrottOnline

Investeringsfonden Ansökan

Utbildning i svenska för invandrare: elever och kursdeltagare, första halvåret 2015

Uppföljning av överföringen av kompletterande utbildningar till nya regelverk. Återrapportering 2017

Utbildningsmodulen Förening

Svenska Skidförbundets tävlingsadministrativa system på IdrottOnline

Hur du skapar en ansökan om utbetalning

Miljöfonden Ansökan för licenstagare

Manual webb-bidrag. Giltig från Kontakt: Emilia Lindberg, turist- och fritidskonsulent

Manual Utbildningsmodulen

Så här använder du handboken

Anmälan till Automationsingenjör

Svensk författningssamling

Vägledning för Personcertifiering. Version:

Yrkeshögskolans intäkter och kostnader Instruktioner

Ansökan om statsbidrag för yrkesförare inom gymnasial vuxenutbildning 2012

Manual: Administrera evenemang

Rutin fö r behö righetsbedö mning Tandskö terska

Ansökan om föreningsbidrag och kulturstöd via webben. Kundens ex. Gäller från

Elever och studieresultat i utbildning i svenska för invandrare

Lathund: kurstillfällesbyte Innevarande version vid senaste uppdatering: 1.6.0

Avsluta en doktorand i Ladok

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop

Elever och studieresultat i kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare år 2017

Information om bedömning av reell kompetens

Guide till hur jag ansöker i Idrottslyftet 2015 till projekt: Öppna projekt

Handhavandeguide: Kursbevis Innevarande version vid senaste uppdatering:

Regler och rutiner för kommunal vuxenutbildning i Enköping

Behörighet, urval och antagning

E-tjänster. Ansök om behörighet 2 (8)

Idrottslyftet En guide i hur man skickar in en återrapport

Elever och studieresultat i kommunal vuxenutbildning i svenska för invandrare år 2016

Manual Interbook Bygdegårdar

Webb-bidragsansökan Manual

folkhögskolor, kompletterande utbildningar samt konst- och kulturutbildningar

Arbetsförmedlingens kundval Stöd och matchning

Guide till hur jag ansöker i Idrottslyftet 2015 för projekt: Ishockeyn Vill och Fair play & Respekt

Manual för ansökan av Idrottslyftsmedel på IdrottOnline - Smålandsidrotten

KUSKUTBILDNING I BRUKSHÄSTKÖRNING 2019

Flöde Forskarutbildningen i Ladok3

Användarmanual för nya Röda tråden

Att anma la intresse fö r förskningsprögram inöm prögnöser öch fö rvarning fö r extrema sölstörmar Sa ga r det till.

Transkript:

Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn april 2016

Innehållsförteckning Att administrera en utbildning som har stöd i form av endast tillsyn... 3 En utbildning från start till slut... 4 1. När utbildningen är beviljad... 4 Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor... 4 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor... 5 3. När omgången startar... 6 Registrera studerande... 6 Skicka in startsignal... 6 4. Under utbildningens gång... 6 Håll studerandelistan uppdaterad... 6 5. Efter utbildningens avslut... 7 Skicka in slutsignal... 7 Skicka in studiedokumentation... 7 Ändringar... 8 Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor... 8 Ansökningar om ändringar som görs med blankett... 9 Årsplatser... 9 Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 2

Att administrera en utbildning som har stöd i form av endast tillsyn Den här handboken ger dig vägledning kring några av de vanligaste administrativa uppgifterna, i vilken ordning de ska utföras samt svar på vanliga frågor om hur de ska utföras. Dokumentet är skrivet på en övergripande nivå och riktar sig främst till dig som administrerar en utbildning för första gången. Vi har även tagit fram manualen Organisation/Användare Utbildningsanordnare som du hittar på Mina sidor. Om du stöter på frågor som inte besvaras här är du välkommen att kontakta myndigheten via telefon eller e-post. Kontaktuppgifterna hittar du på sista sidan. I denna handbok finns information om uppgifter som du ska skicka in till oss på myndigheten. Glöm inte att skicka in dem inom den tid som vi anger. Det underlättar för er då det kan vara svårt och tidsödande att återskapa uppgifter i efterhand när studerande har flyttat och personal har slutat. Det hjälper även oss i vårt arbete att genomföra tillsyner, producera statistik och godkänna ändringar i tid.! Glöm inte att skicka in de efterfrågade uppgifterna inom den tid som Myndigheten för yrkeshögskolan anger. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 3

En utbildning från start till slut Under en utbildnings gång finns det ett antal administrativa uppgifter som måste genomföras. De obligatoriska uppgifterna är: q Skicka in uppgifter om ledningsgrupp eller styrelse q Rapportera uppgifter om de studerande q Skicka in startsignal q Underhålla uppgifter om de studerande q Skicka in slutsignal q Lämna uppgifter om studiedokumentation Det finns också möjlighet att göra ändringar och ansökningar av uppgifter som inte är obligatoriska, men som kan bli nödvändiga för just din utbildning. Kanske behöver du flytta startdatumet, anta studerande efter att omgången påbörjats eller göra förändringar i utbildningsplanen? Vissa av dessa uppgifter går att registrera direkt på Mina sidor, medan andra kräver att du skickar in en blankett till myndigheten. Läs mer om detta under rubriken Ändringar. De obligatoriska uppgifterna för alla utbildningar följer en tidslinje där varje del bör vara avklarad innan du går vidare till nästa steg. Genom att titta på nedanstående schema kan du försäkra dig om att alla nödvändiga uppgifter har blivit gjorda i rätt tid och i rätt ordning. Längre fram i handboken finns alla stegen förklarade. 1. När utbildningen är beviljad: Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor. 5. Efter omgångens avslut: Skicka slutsignal och skicka in studiedokumentation. 2. Fyll i uppgifter på Mina sidor: Endel uppgifter hämtas automatiskt. Andra måste du själv fylla i. 4. Under utbildningens gång: Håll studerandelistan uppdaterad. 3. När omgången startar: Registrera studerande och skicka in startsignal. 1. När utbildningen är beviljad q Se till att du har rätt användarroll på Mina sidor För att kunna administrera en utbildning som har stöd i form av endast tillsyn behöver du ha användarrollen Hantera beviljad utbildning ET på Mina sidor. I din organisation finns en eller flera personer som har behörighet att tilldela olika användarroller, se manualen Organisation/användare, Utbildningsanordnare som du hittar på Mina sidor under Organisation/Användare. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 4

2. Fyll i uppgifter på Mina sidor En del uppgifter som till exempel utbildningens namn, omfattning och studieort hämtas per automatik från den ansökan som skickats in. Andra uppgifter måste du som utbildningsanordnare fylla i själv. Om informationen ändras uppdaterar du uppgifterna på Mina sidor under utbildningens gång. Även en del av den information som du fyller i här visas på webbplatser som presenterar utbildningar, till exempel utbildningsinfo.se och allastudier.se. Dessa webbplatser är ett effektivt verktyg för att sprida information om din utbildning och därmed få så många och så intresserade sökande som möjligt. Fyll därför i korrekt information om utbildningen. Du bör fylla i informationen omgående så att fler kan hitta just din utbildning när de söker efter utbildningar. q Styrelse eller ledningsgrupp Uppgifterna om styrelsen eller ledningsgruppen lägger du in på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/styrelse/ledningsgrupp. q Utbildningsledare för utbildningen För varje utbildning ska det finnas en utbildningsledare. Det är den person som myndigheten kan kontakta vid frågor som rör utbildningen. För att kunna välja en utbildningsledare för utbildningen måste du lägga till henne eller honom som kontaktperson för utbildningen. Detta gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/utbildningsledare. Därefter kan du välja utbildningsledare i listan med kontaktpersoner. q Beskrivning av utbildningen Här kan du fylla i information om vad utbildningen leder till, vad man studerar under utbildningen, vilka huvudämnen som finns samt hur de är upplagda och framtidsmöjligheter efter avslutad utbildning. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen. Beskrivningen fyller du i på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/beskrivning. q Utbildningens webbplats Den länk till er utbildnings webbplats ni vill ska vara synlig på de webbplatser som visar information om utbildningen anger ni på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/webbplats. q Viktiga datum Sista ansökningsdatum för potentiella studerande kan väljas för varje omgång. Uppgifterna syns på de webbplatser som visar information om utbildningen. Du har även möjlighet att ändra omgångens startdatum inom samma månad. Detta datum visas också på de externa webbplatserna. Om ändringen avser en annan månad ska istället en ansökan om ändring av starttidpunkt göras. Datumen väljs på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/viktiga datum.! Tänk på att en del av informationen som du fyller i på Mina sidor även visas på externa webbplatser som presenterar dina utbildningar. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 5

3. När utbildningen startar q Registrera studerande Innan du kan skicka in startsignal måste du registrera uppgifter om de studerande på omgången. De uppgifter som ska lämnas är de studerandes namn, personnummer och kön. Du registrerar de studerande på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning//utbildning/omgång/studerande. De studerande kan läggas in direkt i formuläret eller laddas upp via en Excelfil. På sidan finns en mall som du kan använda för att ladda upp fler studerande vid samma tillfälle. Observera att Excelfilen skriver över de studerande som du har lagt in i formuläret innan uppladdningen. Efter att du har laddat upp de studerande med hjälp av Excelfilen går det bra att fylla på med studerande separat i formuläret. Om du har studerande som saknar svenskt personnummer eller har skyddad identitet kan du inte använda Excelfilen för dessa utan du behöver istället lägga in dessa separat i formuläret. För att du ska kunna registrera studerande måste styrelsen eller ledningsgruppen vara inskickad och godkänd av myndigheten. q Skicka in startsignal Startsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har påbörjats. Samma dag som omgången startar kan du skicka in startsignalen via Mina sidor. Här kan du ändra start- och slutdatum inom samma månad som gäller enligt beslutet. Om du vill ändra till ett datum utanför den månad som gäller enligt beslutet måste du göra en ansökan om under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ändra startmånad. För att startsignalen ska gå att skicka in måste styrelsen eller ledningsgruppen vara inskickad och godkänd av myndigheten och uppgifter om de studerande inlagda. Startsignalen skickar du in på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/startsignal. När du har skickat in startsignalen kan du själv inte längre ta bort studerande från listan, utan måste istället kontakta myndigheten. 4. Under utbildningens gång q Håll studerandelistan uppdaterad Den studerandelista som gäller för omgången kan du hantera på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ Studerande. Här ska uppgifter läggas in om förändringar sker under utbildningens gång. Du ska ange om en studerande gör avbrott eller tar studieuppehåll. Här anger du också om den studerande är åter i studier efter uppehåll. Om en studerande påbörjar utbildningen efter det att omgången har startat kan du registrera den studerande i efterhand. Ange då det startdatum som gäller för just den studerande. 5. Efter omgångens avslut q Skicka in slutsignal Slutsignalen är ett meddelande som underrättar myndigheten om att en omgång har avslutats. Senast tre veckor efter att omgången avslutats ska du skicka in den via Mina sidor. Du kan också ändra slutdatumet till det verkliga slutdatumet. Slutsignalen skickar du in på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ Slutsignal. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 6

I slutsignalen anger du vilka studerande som har slutfört utbildningen. Med slutförd utbildning avses att en studerande ska ha nått kursernas mål i utbildningens alla delar. För kurser som ger betyg innebär det att den studerande som lägst har betyget Godkänt i alla kurser. För de kurser som inte ger betyg innebär det att den studerande ska ha nått kursens mål i utbildningens alla kurser. För de studerande som i delar av utbildningen inte har uppnått kursernas mål eller betyget Godkänt gäller att dessa studerande inte ska markeras med slutfört vid inrapporteringen av slutsignalen. Du ska skicka in slutsignalen även om det finns studeranden som inte har slutfört utbildningen. Detta gäller oavsett om de har för avsikt att komplettera kurser och slutföra utbildningen senare eller inte. q Skicka in studiedokumentation Alla utbildningsanordnare är ansvariga för att rapportera vad de som studerat på utbildningen presterat, till exempel vilka kurser de deltagit i, eventuella betyg de fått, datum för studieavbrott, med mera. Tänk på att spara uppgifter om studieprestationer och studiedeltagande, även för de studerande som kompletterar sina studier efter omgångens slut. När dessa uppgifter skickas in markerar vi på myndigheten även att den studerande har slutfört sin utbildning. Spara också en scannad version av varje underskrivet utbildningsbevis och intyg ni utfärdat till studerande. Att dessa uppgifter arkiveras hos myndigheten är en avgörande del i de studerandes rättssäkerhet. De studerande kan behöva dessa uppgifter exempelvis för att kunna visa vilken kompetens de har ifall de har förlorat sitt utbildningsbevis. Genom att samla dessa uppgifter hos myndigheten finns det alltid en möjlighet att få fram dem vid behov, men i första hand ska dessa uppgifter lämnas ut av anordnaren. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 7

Ändringar Det finns tillfällen då du kan behöva göra ansökningar om ändringar av olika slag. Det görs i vissa fall direkt via Mina sidor och i vissa fall genom att du skickar in en blankett till myndigheten för godkännande. Tänk på att ta del av den information som gäller regler och förutsättningar för varje ändring nedan. Flera av de ansökningar om ändringar som du kan göra ska vara styrkta av ett styrelse- eller ledningsgruppsprotokoll. Om ändringen gäller en pågående utbildningsomgång ska de studerandes synpunkter på ändringen dokumenteras och bifogas. Det kan göras i styrelse- eller ledningsgruppsprotokollet eller i en separat bilaga. Vissa ändringar kräver även att du redogör för om det blir förändringar av kostnaderna för utbildningen. Myndigheten kan i dessa fall komma att begära in komplettering i form av en ny budget i efterhand. Ansökningar om ändringar som görs via Mina sidor På Mina sidor kan du ansöka om nedanstående ändringar i utbildningen. När ansökan är inskickad granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. Därefter skickas ett beslut till utbildningsanordnaren per post. Utbildningsplanen Utbildningsplanen är ett dokument som styr innehållet i utbildningen och hur den ska bedrivas. På Mina sidor kan du ansöka om att göra förändringar i utbildningsplanen. Ansökan om ändring i utbildningsplanen gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Utbildningens namn Om du ansöker om att ändra utbildningens namn kan det innebära att utbildningsplanens innehåll också kan behöva uppdateras. Ansökan om ändring av utbildningens namn gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Utbildningens studieform, studietakt och utbildningsort Du kan ansöka om dessa ändringar för omgångar som har statusen beviljad eller startad. Det innebär att omgångar som är avslutade eller inställda inte berörs av ändringen. Om du ansöker om någon av dessa ändringar kan det innebära att utbildningsplanens innehåll också kan behöva uppdateras. Ansökan om ändring av studieform, studietakt och utbildningsort gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Studerandeavgift Du kan ansöka om att ändra studerandeavgiften för omgångar som inte är startade. Ansökan om ändring av studerandeavgiften gör du på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/ändra utbildning. Ändra startmånad Om du vill ändra en omgångs start- eller slutmånad till en annan än den som gäller enligt beslutet måste du ansöka om att ändra startmånad. Detta gör du på Mina sidor under Konst- och kulturutbildning/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ändra startmånad. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 8

Ställ in omgång Om det är mer än en månad kvar till startdatum och antagningsbesked inte skickats ut kan du ansöka om att ställa in omgången via Mina sidor. Ansökan gör du under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/utbildning/omgång/ställ in omgång. Här beskriver du också anledningen till att omgången ställs in. Om det är mindre än en månad kvar skickar du e-post till registrator@myh.se och anger varför omgången ska ställas in och hur eventuella sökande/antagna har informerats. Ansökningar om ändringar som görs med blankett Övriga ansökningar om ändringar ska göras på en blankett som skickas till myndigheten. När ansökan är inskickad granskar och godkänner eller avslår myndigheten den. Därefter skickas ett beslut till utbildningsanordnaren per post. Byte av ansvarig utbildningsanordnare Ett byte av ansvarig utbildningsanordnare får göras om myndigheten godkänner bytet. Ansökan görs via en blankett som finns att hämta på Mina sidor under Utbildning med endast tillsyn/hantera beviljad utbildning/blanketter. Årsplatser Årsplatser och studerandeplatser är två olika begrepp. En årsplats är en studerandeplats i heltidsutbildning som omfattar 40 veckor. En studerandeplats motsvarar en studerande som går på en utbildningsomgång. En studerandeplats utgörs alltid av en individ medan en årsplats kan motsvara flera olika personer. Utifrån de studerandeplatser som utnyttjas på en utbildnings alla omgångar under ett år beräknas det antal årsplatser som utbildningen utnyttjat under året. När en heltidsutbildning omfattar 40 veckor är antalet studerandeplatser och årsplatser detsamma. När en utbildning är kortare än 40 veckor kommer det antal studerandeplatser som är möjliga att utnyttja vara fler än antalet årsplatser. Eftersom antalet beslutade årsplatser för en utbildning inte får överskridas är det viktigt att du som anordnare inte antar fler studerande till utbildningen än vad beslutet tillåter.! Tänk på att alltid hålla studerandelistan uppdaterad. Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 9

Myndigheten för yrkeshögskolan Swedish National Agency for Higher Vocational Education Telefon: 010-209 01 00 (växel) Mail: info@myh.se Box 145, 721 05 Västerås www.myh.se Handbok för administration av utbildning med endast tillsyn 10