iöverkalix^oms^ 201 6-06- 0 8 Handläggare, telefon Revisorerna Datum 2016-06-08 Referens Er referens fe* För kännedom Fullmäktiges presidium Gruppledarna Kommunstyrelsen Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Hantering av statsbidrag inom flyktingmottagandet Vi har i egenskap av förtroendevalda revisorer i genomfört en granskning avseende hanteringen av statsbidrag inom flyktingmottagandet. I granskningen har vi biträtts av sakkunniga från. Utifrån genomförd granskning görs följande sammantagna revisionella bedömningar när det gäller hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet: Att området till övervägande del hanteras på ett från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt Att den interna kontrollen till övervägande del är tillräcldig men bör förbättras Att räkenskaperna inte fullt ut förs i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed Sammanfattningsvis ser vi vissa behov av utveckling inom området, bl a följande; Det saloias en fastställd och tydlig fördelning av ersättningar mellan de olika verksamheterna. Den statliga ersättningen för en insats bör tillfalla den verksamhet som har haft kostnaden för insatserna. Det sker idag en fördelning av delar av resurserna till olika verksamheter, men vi bedömer att det finns ett behov av att tydliggöra hur denna fördelning sker och ska gå till. I detta sammanhang ser vi även behov av att internredovisningen vidareutvecklas, dels för att tydliggöra intäkterna för verksamheten dels för att tydliggöra hur aktuella kostnader för verksamheten möts. Rutiner för återsökning av stadsbidrag finns i övervägande utsträckning, men det finns behov av att tillse att rutiner finns dokumenterade då det finns en sårbarhet när dessa saknas. För att utveclda området rekommenderar vi att: berörda verksamheter dokumenterar sina rutiner inom området. Detta bland annat för att minska sårbarheten vid personalförändringar. styrelsen och nämnderna utvecklar sin interna kontroll, exempelvis genom att fastställa förvaltningsövergripande och nämndsinterna fördelningsprinciper och säkerställer att förvaltningarna tillämpar de rutiner som upprättats. kommunstyrelsen, i samband med upprättande av årsredovisning 2016, gör en kritisk prövning när det gäller eventuell periodisering av erhållna statsbidrag för flyktingmottagande. I övrigt hänvisar vi till de ialcttagelser och bedömningar som finns i bifogad revisionsrapport. För s revisorer Tord Henriksson, ordförande Bilaga Revisionsrapport "Hantering av statsbidrag inom flyktingmottagandet", juni 2016, Överkalix kommun",. Postadress Besöksadress Telefon Telefax Bankgiro Postgiro 956 81 ÖVERKALIX Storgatan 17 0926-740 00 0926-77920 757-9311 6 03 31-6 internet: www.overka1ix.se E-post: kommun@overkalix.se C:\Users\20642\Documents\kommuner\Overkalix\2016\Stadsbidrag flyktingvht\slutdok statsbidrag flyktingmott Ökx 2016.docx
www.pwc.se Revisionsrapport Hantering av statsbidrag inom flyktingmottagandet Anna Carlénius Revisionskonsult p w c
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning i 2. Inledning 2 2.1. Bakgrund 2 2.2. Revisionsfråga 2 2.3. Revisionskriterier 3 2.4. Metod och avgränsning 3 3. Förutsättningar 4 3.1. 5 4. Granskningsiakttagelser 7 4.1. Intern kontroll och ekonomiskt tillfredsställande 7 4.1.1. Kontrollmål: Fastställd fördelning av ersättning mellan verksamheter 7 4.1.2. Kontrollmål: Rutiner för återsökning av statliga ersättningar 8 4.2. Rättvisande räkenskaper 11 4.2.1. Kontrollmål: Följsamhet till RKR:s rekommendation nr 18 11 4.2.2. Revisionell bedömning 11 Bilaga 12
I l. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har granskat kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Uppdraget har tillkommit via revisorernas risk och väsentlighetsanalys. Granskningen tar utgångspunkt från revisorernas uppdrag enligt kommunallagen g kapitel. Utifrån genomförd granskning görs följande revisionella bedömningar när det gäller hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet: - Att området till övervägande del hanteras på ett från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt - Att räkenskaperna inte fullt ut förs i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed - Att den interna kontrollen till övervägande del är tillräcklig. Underlag för gjorda revisionella bedömningar redovisas i rapporten. För att utveclda området bör följande rekommendationer prioriteras: Berörda verksamheter dokumenterar sina rutiner inom området. Detta bland för att annat minska sårbarheten vid personalförändringar. Nämnderna prövar hur de kan utveclda sin interna kontroll, exempelvis genom att fastställa föivaltningsövergripande och nämndsmterna fördelningsprinciper och säkerställer att förvaltningarna tillämpar de rutiner som upprättats. Kommunstyrelsen, i samband med upprättande av årsredovisning 2016, gör en kritisk prövning när det gäller eventuell periodisering av erhållna statsbidrag för flyktingmottagande. 1 av 14
2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna i har gett i uppdrag att granska kommunens hantering av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Granslmingen har tillkommit via revisorernas bedömning av väsentlighet och risk. Det kommunala flyktingmottagandet baseras på överenskommelser med Migrationsverket och finansieras av statsbidrag. Kommuner har rätt till ersättning från staten för vissa av de kostnader de har för asylsökande. Kommuner har även rätt till ersättning för vissa kostnader de har för personer som ansökt om eller fått uppehållstillstånd. Vissa ersättningar, såsom grundersättning och schablonersättning, utbetalas per automatik enligt folkboltföringsuppgifter. Andra ersättningar behöver kommunen ansöka om särsldlt. Den statliga ersättning som kommunen har rätt till regleras i ett antal förordningar. Olika bestämmelser gäller för mottagna före respektive efter i december 2010, samt för asylsökande. tar emot flyktingar, ensamkommande flyktingbarn, andra skyddsbehövande och dess anhöriga. Regelverket för ersättning är många gånger komplext. Brister i hantering och arbetssätt inom området riskerar bland annat medföra uteblivna intäkter för berörda verksamheter. Revisionsobjekten i denna granskning är kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och överförmyndaren. I kommunstyrelsens uppdrag ingår bland annat att svara för kommunens externredovisning. 2.2. Revisionsfi'åga Syftet med granskningen är att bedöma om den interna kontrollen inom området är tillräcldig, om räkenskaperna är rättvisande samt om området hanteras på ett från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. Inom ramen för granskningen ska följande revisionsfrågor besvaras: Har granskade verksamheter en tillräcklig intern kontroll som säkerställer att kommunen får del av de statliga ersättningar inom flyktingmottagandet som kommunen har rätt till? Redovisas statliga ersättningar för flyktingmottagandet i enlighet med Rådet för kommunal redovisnings (RKR) rekommendation 18 Intäkter från avgifter, bidrag och försäljningar? Kontrollmål/granskningsmål Det finns en fastställd fördelning av statliga ersättningar mellan berörda verksamheter Rutiner för ansökning av återsökningsbara statliga ersättningar inom flyktingmottagandet är tillförlitliga och säkra 2 av 14
2.3- Revisionskriterier - Kommunallagen kap 6 7 - Lag om kommunal redovisning kap 1 3 - RKR:s rekommendation nr 18 - Kommuninterna styrdokument som rör granskningsområdet 2.4. Metod och avgränsning Granslmingen har i tid avgränsats till år 2015. Arbetet har genomförts genom intervjuer, dokumentgranskning av rutiner för hantering och återsökning av statsbidrag samt analys av utdrag ur ekonomisystemet för redovisningen av erhållna ersättningar. Intervjuer har genomförts med ansvariga verksamhetschefer samt ansvariga för hantering och återsökning av statsbidrag inom respektive verksamhetsområde. Rapporten har varit föremål för sakgransltning hos de intervjuade. 3 av 14
3* Förutsättningar Det är fyra förordningar som reglerar den statliga ersättningen från Migrationsverket, och förordningarna gäller för olika målgrupper. När det gäller de asylsökande inldusive de ensamkommande barnen är det: Förordning (2002:1118) om statlig ersättning för asylsökande m.fl. (asylersättningsförordningen). När det gäller nyanlända med uppehållstillstånd så är det: Förordning (1990:927) om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. (ErsF). Denna avser personer med uppehållstillstånd mottagna före 1 december 2010. Förordning (2010:1122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar (NyErsF). Denna avser personer med upphållstillstånd mottagna efter 1 december 2010. Förordning (2014:946) om statlig ersättning för personer med uppehållstillstånd och kvar på anläggningsboende. Gäller SFI-studier i svenska från 1 juli 2014. Det finns två olika ersättningstyper: 1. Automatiska ersättningar (grundersättning vid överenskommelser samt schablonersättnmgar utifrån folkbokföringen) 2. Återsökningsbara ersättningar (faktiska kostnader eller schabloniserad ersättning) Ansökningarna måste ske inom en viss tid och det är olika ansökningsperioder. Ersättningarna kan innehålla tröskelvärden som man måste komma upp i för att få ersättningen. Underlag laävs till ansökningarna. Rätten till ersättning upphör vid svenskt medborgarskap. Vissa ersättningar ges schablonmässigt, medan andra motsvarar faktiska kostnader eller andel av kostnader. En del ersättningar innehåller tröskelvärden som behöver uppnås för att ersättning ska beviljas. Kommunen behöver vid ansökan lämna in underlag som styrker behov av insatser och kostnader. Det är i första hand Migrationsverket som handlägger och utbetalar ersättning till kommunerna, men vissa bidrag handläggs av Länsstyrelsen. Även Skolverket fördelar pengar till kommunerna genom ansökan, exempelvis att s.k. papperslösa barn sedan mitten av 2013 har rätt att gå i skolan på samma villkor som andra barn, där ersättning till kommuner handläggs av Skolverket i enlighet med en ny förordning 1. 1 Barn som vistas i Sverige utan giltigt uppehållstillstånd; Förordning (2013:361) om statsbidrag för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd 4 av 14
3.1. har tillsammans med Kalix, Övertorneå och Haparanda en gemensam överenskommelse med Migrationsverket om att ta emot 50 nyanlända flyktingar per år. Det innebär att vaije kommun tar emot cirka 13 personer årligen. Det är antingen lcvotftyktingar eller personer som bor i Migrationsverkets anläggningsboende i Sverige och har fått uppehållstillstånd. har främst tagit emot lcvotflyktingar. Överkalix har också en överenskommelse om att ta emot ensamkommande barn. Överenskommelsen omfattar platser avseende barn med uppehållstillstånd och platser för asylsökande barn. Totalt är det 20 platser. har två boenden, Älgen och Loet. Kommunen har även så kallade övergångslägenheter och 18+ verksamhet (verksamhet för de ensamkommande flyktingbarn som har fyllt 18 år och bor i egen lägenhet i Överkalix). Kommunen har även externt placerade barn i familjehem, externa HVB hem och hos anhöriga i andra kommuner. Migrationsverket har två anläggningsboenden i kommunen, ett på det tidigare hotellet och ett i Hedensbyn cirka 5 lan utanför tätorten. I berörs ett flertal nämnder av statliga ersättningar inom flyktingmottagandet. Det innebär att de nämnder som omfattas av denna granslming har möjlighet att få del av statliga ersättningar för vissa kostnader. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens externa redovisning där återsökningar ingår. Kommunstyrelsen ansvarar även för det ordinarie flyktingmottagandet och mottagandet av ensamkommande barn. Integrationsenheten ligger under kommunstyrelsen och ansvarar för de nyanlända i kommunen. Det är även under denna enhet som boendet för ensamkommande barn finns. Socialnämnden ansvarar för flera verksamheter inom vilka kostnader kan uppkomma som det går att söka statlig ersättning för, främst insatser inom individoch familjeomsorgen (IFO) samt insatser till äldre och personer med funktionsnedsättning (LSS) och kommunal hälso- och sjukvård enligt socialtjänstlagen (SoL). Barn- och utbildningsnämnden ansvarar för förskola, förskoleklass, grundskola, gymnasieskola samt SFI (svenska för invandrare) verksamheten. Inom dessa verksamheter är det möjlighet att söka statliga ersättningar för asylsökande barns skolgång fram till dess de kommunplaceras. Även för SFI finns det möjlighet att söka statlig ersättning. Överförmyndaren ansvarar för att god man åt asylsökande barn utses fram tills det att barnet får uppehållstillstånd och en särsldld förordnad vårdnadshavare är utsedd. Godmanskapet upphör också om barnet fyller 18 år eller om barnets föräldrar/förälder kommer till Sverige och är i stånd att vara vårdnadshavare. Kommunen väcker talan hos tingsrätten om behov av en särsldlt förordnad vårdnadshavare. När en sådan är utsedd upphör godmanskapet. Ersättningar för god man kan även det återsökas hos Migrationsverket. 5 av 14
I bilaga återfinns en sammanställning över förekommande ersättningar och ersättningsnivåer för år 2015. erhåller årlig grundersättning för ordinarie flylctingmottagande, samt schablonersättning för nyanlända med uppehållstillstånd och deras anhöriga som ansölct om uppehållstillstånd inom alctuell tidsfrist. Grundersättningen uppgår år 2015 till 222,5 tkr per kommun som har en överenskommelse om ordinarie flylctingmottagande. De kommuner i landet som har ett högre mottagande i förhållande till befolkningen än andra kommuner får extra ersättning per mottagen. hör till dessa kommuner år 2015 och får därför 10 tia - som en extra engångsersättning för alla nyanlända som tas emot i kommunen (totalt 360 tkr för år 2015). Alla kommuner får även extra ersättning som 15 tkr för varje nyanländ som anvisas från Migrationsverkets anläggningsboenden eller tas emot som lcvotflykting (totalt 135 tia för år 2015). Grundbeloppet utbetalas automatislct vid årets början, medan övriga delar utbetalas två månader efter att en person mottagits i kommunen. Schablonersättningen 2 utbetalas automatislct av Migrationsverket Icvartalsvis under en tvåårsperiod. Den avser finansiering av kommunens insatser för praktiskt mottagande, introduktion i skolan, SFI och samhällsorientering m.m. Kommunen erhåller även schabloniserad ersättning för initiala kostnader för ekonomiskt bistånd innan etableringsersättning kommer igång. För ensamkommande barn lämnas på motsvarande sätt årlig grundersättning om 500 tkr. Vidare ges en engångsschablon om 30 tia för barn som beviljats uppehållstillstånd. Övriga ersättningar för målgruppen ansöks särskilt. Dessutom fördelar Migrationsverket årligen ut sammanlagt 50 mnkr i en årlig ersättning för förebyggande stödinsatser för asylsökande barn enligt Socialtjänstlagen (SoL) utifrån hur många asylsökande barn som vistas i respektive kommun (s.k. majbidrag). Detta kräver heller ingen ansökan. 2 82 700 kr för en person under 20 år, 82 700 kr för en person som fyllt 20 men inte 65 och 51 800 kr för en person som fyllt 65 år. 6 av 14
4. Granskningsiakttagelser 4.1. Intern kontroll och ekonomiskt tillfredsställande 4.1.1. Kontrollmål: Fastställd fördelning av ersättning mellan verksamheter Av föregående avsnitt framgår att det finns två olika typer av ersättningar; automatiska ersättningar (schablonersättningar) och återsökningsbara ersättningar. I finns det ingen fastställd fördelning av kommungemensamma ersättningar mellan de olika nämnderna/verksamheterna. Inget beslut om fördelning har tagits av kommunstyrelsen/fullmälctige. Ersättningarna (grundersättning, schablonersättningen) återfinns under socialnämnden där flyktingverksamheten finns se ansvar/verksamhet nedan. - Ansvar 1500 Chef för gruppboende och verksamhet 6002 ensamkommande flyktingbarn. - Ansvar 1600 Flyktingsamordnare och verlcsamhet flyktingmottagande Enligt de intervjuade finns det en informell fördelning av resurser. Under 2015 fick skolan 2 mnkr, individ och familjeomsorgen fick finansiering av två socialsekreterare, stöd för försörjningsstöd och även en extra summa om 650 tkr. Flyktingmottagningen betalar även för externa placeringar, resor och utbildningar för socialsekreterarna. Återsökningsbara ersättningarna redovisas under respektive verksamhet, exempelvis god man, boendet för ensamkommande barn och skolan där även budgetarna för verksamheterna finns. Enligt tjänstemännen finns det ett behov av en fördelning till kommunens olika verksamheter så som skola, överförmyndaren och socialtjänst. Ett arbete har inletts för att utarbeta en fördelning av resurser inom kommunen. 4.1.1.1. Bedömning och rekommendationer Vår bedömning är att det inte finns någon fastställd fördelning mellan olika verksamheter. Ersättningarna redovisas mestadels inom den så kallade integrationsenheten. Det sker dock en informell fördelning av delar av resurserna till olika verksamheter. Vi anser att den statliga ersättningen för en insats bör tillfalla den verksamhet som har haft kostnaden för insatser. Grund- och schablonersättningen bör fördelas till de nämnder/verksamheter som har kostnader inom flyktingmottagandet. Behov finns att se över hur man kan göra en fördelning på ett sätt som även gör redovisningen tydligare och mer lättförståelig för personer ute i verksamheten. 7 av 14
Vi rekommenderar därför vidareutveclding av internredovisningen och att fastställa en fördelning av intäkterna till verksamheterna. Åtgärden skulle dels tydliggöra intäkterna för verksamheten dels möta aktuella kostnader för verksamheten. 4.1.2. Kontrollmål: Rutiner för återsökning av statliga ersättningar På kommunövergripande nivå har det inte upprättats dokumenterade riktlinjer/rutiner som reglerar hur återsökning av ersättningar ska hanteras inom den kommunala organisationen. Granskningen visar att inom enheten för integration och inom individ- och familjeomsorg finns dokumenterade rutiner för återsökning av statliga ersättningar. Inom skolan, överförmyndarverksamheten och övriga verksamheter finns det inga dokumenterade rutiner. När det gäller återsökning av statliga ersättningar har följande noterats: Överförmyndarverksamheten Överförmyndaren har rätt att få ersättning för sina kostnader för god man som förordnas ensamkommande barn fram tills barnet kommunplaceras. Granslmingen visar att verksamheten återsöker medel för god man. Det är överförmyndaren som gör arbetet med återsökningarna. Detta gör att personen har god insyn i vilka kostnader de gode männen har haft. Ersättning söks för arvodet och omkostnadsersättningen som betalas ut till den gode mannen. På grund av lite resurser och tidsbrist kan vissa tolkkostnader missas som inte snabbt går att härleda till en viss person. Socialförvaltningen och enheten för invandring och integration Inom enheten finns det rutiner för återsökning av statsbidrag för ensamkommande flyktingbarn och även rutiner för sökning av statsbidrag för nyanlända i övrigt. Det är även inom denna enhet som återsökningar görs för socialtjänstens verksamhetsområde. Det finns en samordnande tjänsteman med kunskaper om statliga ersättningar och som gör samtliga återsökningar. Flyktingsamordnaren har löpande dialog med boendet och övriga tjänstemän på föivaltningen. Inom socialförvaltningen återsöks de ersättningar som man har rätt till enligt de intervjuade. De olika enheterna inom socialförvaltningen bevakar och söker de återsökningsbara ersättningarna. Flyktingsamordnaren bevakar löpande och samlar in informationen för olika målgrupper avseende ärenden som kan komma att återsökas. Det sker också en kontinuerlig dialog mellan olika funktioner inom förvaltningen avseende återsökningar. Särskilt vilctigt är att socialsela-eterarna men även andra funktioner är medvetna om när ärenden kan bli aktuella för återsökning. Dialogen mellan de olilca funktionerna och den samordnande tjänstemannen är viktig så att inte återsökningar hamnar mellan stolarna. I och med att det finns en samordnande tjänsteman minskar enligt intervjuerna risken att missa eventuella återsökningar genom att det är en person som fångar upp ärenden/informationen med återsökningsbara kostnader. 8 av 14
Inom enheten för invandring och integration bevakar/söks det även medel från Länsstyrelsens. För år 2016 har man sökt medel inom projelctet Hela Sverige ska leva. Syftet är att underlätta i planering och mottagande av "nya Svenskar" på Norrbottens landsbygd då planeringsunderlaget i dag till stora delar är bristfällig. Totalt belopp för hela projektet är ca 280 tkr. Skolverksamheten Här återsöks terminsersättningarna för asylsökande barns skolgång. Det är skolchefen som även är ansvarig för att återsöka för SFI-undervisningen. I dagsläget har kommunen inte haft någon elev som de kunnat återsöka medel för. När det gäller de extraordinära kostnader för asylsökande barns skolgång söker skolan delvis för detta, dock har skolan inte sökt för skolskjuts vilket skolan uppger att de ska se över. Det finns ingen ersättning att söka från Migrationsverket avseende barn med uppehållstillstånd, men däremot kan man bevaka andra möjligheter till bidrag t ex genom Skolverket. Det finns till exempel möjlighet att söka ersättning för papperslösa elever. Enligt skolchefen bevakas bidrag från skolverket kontinuerligt. Sammanfattande iakttagelser Enligt de intervjuade finns det tydliga rutiner för att kontrollera att föivaltningen får in de återsökta ersättningarna. Personen som återsöker ansvarar för detta i samarbete med redovisningsansvarig/ekonomiassistent. I praktiken går kontrollen till genom att personen som återsöker meddelar redovisningsansvarig/ekonomiassistent vad man har återsökt, redovisningsansvarig bokar upp intäkten och bevakar att pengarna kommer in. Sättet är ett inarbetat arbetssätt. Det finns dock inte direkt några nedskrivna rutiner utan varje person uppges veta vad de ska göra. Redovisningsansvarig följer även upp budgeten kontinuerligt. Enligt uppgifter från ekonomikontoret täcker intäkterna från Migrationsverket de kommunala kostnaderna för verksamheterna. Totalt fick kommunen in ca 26 mnkr för året 2015. Redovisningsansvarig i kommunen ser till att uppbokade intäkter kommer in. Intäkterna bolcförs på respektive verlcsamhet i samband med att rekvirering av pengar sker. har vid granslmingstillfället inte börjat använda Migrationsverkets nya E-tjänst för återsökning av statsbidrag. Kommunen har däremot ansölct om att få börja använda e-tjänsten. Verktyget förenklar arbetet och ger bättre möjlighet till översilct och ekonomiskt uppföljning. 3 Kommuner och kommunförbund kan söka ersättning för att skapa beredskap och mottagningskapacitet och för att utveckla samverkan (enligt 37), samt stärka och utveckla verksamhet med flyktingguider och familjekontakter (enligt 37 a). 9 av 14
4-1.2.1. Bedömning och rekommendationer Rutiner för återsökning av statliga ersättningar bedöms till övervägande del vara tillförlitliga och säkra. Granskningen visar att inom delar av kommunens verksamhet tillämpas inarbetade rutiner för återsökning av statsbidrag. De brister som noteras utgörs huvudsakligen av följande områden: Delar av de rutiner som tillämpas har inte dokumenterats - Rutiner saknas för återsökning av vissa ersättningar så som extraordinära intäkter och tolkkostnader för god man. Vår sammantagna bedömning är att granskade verksamheters interna kontroll inom området till övervägande del är tillförlitlig men kan förbättras. Bedömningen baseras på följande: Det finns ingen fastställd fördelning av statliga ersättningar mellan kommunens olika verksamheter. - Tillämpade rutiner för återsökning av statliga ersättningar är endast delvis dokumenterade. Det finns en samordnande tjänsteman som löpande bevakar och samlar in informationen för olika målgrupper avseende ärenden som kan komma att återsökas. Hantering av statsbidrag för flyktingmottande bedöms till övervägande del ske på ett från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Bedömningen baseras framför allt på att kommunen återsökt de ersättningar som kommunen har rätt till. Enligt ekonomikontoret täcker ersättningarna de kommunala kostnaderna för verksamheterna. För att utveclda området lämnas följande rekommendationer: Kommunstyrelsen prövar hur den interna kontrollen inom området kan utvecldas, exempelvis genom att fastställa interna fördelningsprinciper. Berörda verksamheter vidareutvecklar och dokumenterar sina rutiner inom området. Detta bland annat för att minska sårbarheten vid personalförändringar. Vad gäller utformning av rutiner/riktlinjer kan följande utgöra stödpunkter i ett utvecklingsarbete: Fördelning av statsbidrag mellan nämnder och verksamheter. - Vilken verksamhet söker för vad, faller något mellan stolarna. Sårbart om bara en person kan och vet hur man gör. - Inventera verksamheter och funktioner som berörs av statsbidrag. - Gränsdragningsfrågor och samordningsmöjligheter. - Utse ansvarig/ansvariga för bevakning av ärenden. - Ansvarig för ansökan och uppföljning av beslut. - Ansökningsperiod, blankett och underlag m.m. 10 av 14
Kommunikation med ekonom, -vilka medel väntas, var ska de sättas in, behöver uppbokning ske mellan åren. Anslut till migrationsverkets nya e-tjänst, utgå från e-tjänstens möjligheter vid skapande av nya rutiner för en effektiv administration av återsökningar. Information om insatser från verksamhetspersonal skickas till personalen som återsöker. Vilctigt med kunskap även hos biståndshandläggare och socialselcreterare. 4.2. Rättvisande räkenskaper 4.2.1. Kontrollmål: Följsamhet till RKR:s rekommendation nr 18 I kommunstyrelsens uppdrag ingår att upprätta delårsrapport och årsredovisning. Ansvaret för detta regleras i lag om kommunal redovisning (1997:614). Lagen ställer även krav på att bokföring och redovisning ska ske i enlighet med god sed. Rådet för kommunal redovisning (RKR) är normgivande organ för kommunal redovisning. I rådets uppdrag ingår bland annat utfärda rekommendationer. RICR 18 säger bland annat att specialdestinerade/riktade statsbidrag avser bidrag som är avsedda för en bestämd verlcsamhet eller ett bestämt ändamål och redovisas i resultaträkningen tillsammans med övriga verksamhetsanknutna intäkter. De kräver i regel någon form av motprestation och återrapportering. De periodiseras i normalfallet till den period där kostnaden som statsbidraget avser är bokförda. Exempel på specialdestinerade/riktade statsbidrag är kommunersättningar vid flyktingmottagande. Vår granskning visar att statsbidrag för flylctingmottagande hanteras på följande sätt i bokföring och redovisning: Schablonersättningar och återsökningsbara ersättningar Granslmingen visar att schablonersättningar och återsökningsbara ersättningar bolcförs som intäkter i sin helhet vid utbetalningstillfället. Pengar som är hänförliga till näst kommande år periodiseras. Under perioden 2010 till 2015 så har erhållna flylctingersättningar periodiserats och inte resultatförts löpande de år de utbetalats. Sammanlagt belopp uppgår till 5,7 mnlcr varav 1,1 mnkr har bokats upp 2015. Detta är inte i överensstämmelse med god redovisningssed. 4.2.2. Revisionell bedömning Statliga ersättningar för flylctingmottagande bedöms inte fullt ut vara redovisade i enlighet med RKR:s rekommendation nr 18. Bedömningen baseras på de periodiseringar som är gjorda under 2010-2015 om totalt 5,7 mnkr till kommande år. 11 av 14
[ Bilaga Ersättning Asylsökande Förordning (2002:1118) Utbildning 5-6S. Förskola Förskoleldass Grundskola, grundsärskola eller specialskola Gymnasieskola eller grundsärskola Extraordinära kostnader skolverksamhet 5 Särsldlda stödinsatser (individbaserade), tex. elevassistent Extra (särskild anordnade) skollokaler, skolskjuts särskolebarn Ensamkommande asylskande barn 1,4,7,8,11 Grundersättning Transport till kommun Vård i annat hem än barnets eget (SoL.LVU) - Utredning (SoL) Boendeplatser Belopp 2015 39 800 kr/år 32 500 kr/år 63 800 kr/år 72 500 kr/år Faktisk kostnad 500 000 kr Faktisk kostnad Faktisk kostnad 39 000 ki' familjehem 31 000 la- HVB-hem 1 600 kr/dygn avtalad plats+ 300 kr/dygn belagd plats Faktisk kostnad Automatisk / Automatiskt Automatiskt/ ansökan Godman Vård av barn 7 - Vårdinsatser (SoL, LVU) Faktisk kostnad Förebyggande stödinsatser för barn 11 a Ersättning i maj 2015 för Skellefteå 739 241 la-, totalt 344 barn. Extraordinära (strukturella) kostnader för asylsökande inkl. Ersättning efter tillgång, under 2014 fördelas 5 mnkr till berörda kommuner och 45 mnkr utifrån antal barn Faktisk kostnad Automatislct ensamkommande barn ll Särskilda målgrupper 9-9a Synnerligen ömmande omständigheter pga sjukdom Faktisk kostnad Bevispersoner Ersättning Personer med uppehållstillstånd mottagan efter 1 Belopp 2015 Automatisk / dec 2010 Förordning (2010:1122) Grundersättning 9 222 500 kr/år Automatisk Schablonersättning IO-14 83 100 kr 0-64 år Automatisk 52 000 kr 65-n år Initiala kostnader för ekonomiskt bistånd 15-178. 3 000 la- >20 år Automatisk 4 000 kr 20-64 år fr EB04 3 000 kr>20 år 4 Person från eget boende 12 av 14
7 500 kr 20-64 år fr ABO-s eller anknytning Ekonomiskt bistånd 19-21S, Faktisk kostnad Försörjningsstöd Ungdomar med uppehållstillstånd Saknar föräldrar i landet Går på gymnasiet Bor i eget boende Faktisk kostnad Äldre, sjuka och funlctionshindrade 22-27 Stöd och hjälp i boendet, särskilda boendeformer för service och omvårdnad (SoL) LSS/LASS, bostadsanpassningsbidrag Varaktig hälso- och sjukvård minst 3 år Ensamkommande barn 28-31S, Vård i annat hem än barnets eget (SoL, LVU) Boendeplatser Schablonersättmng engångsbelopp Vissa betydande särskolda kostnader 32 Viss ersättning för tomhyror 32S, Ersättning för att skapa beredskap och mottagningskapacitet och för att utveckla samverkan (enligt 37), samt stärka och utveclda verksamhet medflyktingguideroch familjekontakter (enligt 37 a) 75 % av kostnaden Faktisk kostnad vid minsta totala kostnad 60 000 kr/person och år Faktisk kostnad 1600 kr/dygn avtalad plats + 300 kr/dygn belagd plats 30 000 kr Ersättning efter tillgång Max 12 000 kr/bostad 60 mnkr finns att fördela 2015 Automatisk/ Automatisk till Länsstyrelsen Ersättning SFI för personer med uppehållstillstånd kvar på anläggningsboende. Förodning SFS (2014:946) SFI studier i svenska från 1 juli 2014 SFI studier i svenska från 1 januari 2015 Belopp 2015 7 000 kr/per person och kommun 3 500 kr/per person och påbörjad månad Automatisk / Ersättning Statsbidrag för utbildning för barn som vistas i landet utan tillstånd. Förordning (2013:361) Papperslösa barns rätt till utbildning Barn med uppehållstillstånd Belopp 2015 Skolverket fördelar 50 mnkr Automatisk / Bevaka möjligheter i 5 Person från anläggningsboende, boende ordnat av Migrationsverket 13 av 14
till bidrag från skolverket tex. för bidrag för ökad undemsningstid för nyanlända elever 2013-2016 14 av 14