Utgiven av Länsstyrelsen i Östergötland 581 86 Linköping Telefon 010-223 50 00 www.lansstyrelsen.se/ostergotland Rapportnummer: 2014-3 ISBN: 978-91-7488-344-2 Utgiven av Länsstyrelsen Östergötland Redaktör och texter där inget annat anges Thomas Bengtsson, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Foto där inget annat anges Thomas Bengtsson, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Diarienummer 455-10351-12-2-
LÄNSSTYRELSEN ÖSTERGÖTLAND Dnr 455-10351-12 Förord Hösten 2014 påbörjades planeringsarbetet inför den regionala samverkansövningen Pumpa läns som genomfördes 1-2 oktober 2013. Nu är övningen genomförd och denna utvärderingsrapport baseras på lokala utvärderares, övningsledares, och deltagarnas synpunkter på övningen och måluppfyllelse. Både översvämningar och försämrad dricksvattenkvalité kan komma att bli allt vanligare i Östergötland i och med ett förändrat klimat. Scenariot för den regionala samverkansövningen Pumpa läns är därför både aktuellt och relevant när vi ser till trender och framtiden. Övning är A och O för krisberedskapen. Att ha en god förmåga att hantera kriser förutsätter en fungerade övningsverksamhet, både på lokal och regional nivå. Regionala samverkansövningar som samlar aktörer inom flera olika samhällssektorer bidrar till att öka den samlade förmågan att hantera större händelser och kriser. En stor fråga som vi arbetat länge med i länet är hur vi samverkar under en större händelse eller kris. Under två års tid har länets krishanteringsaktörer arbetat fram ett förslag. Resultatet är Samverkan Östergötland, en strategi för samverkan i Östergötland län. Ett övergripande mål för Pumpa läns var att pröva strategin. Slutsatsen är att länet tror på strategin och beslut har fattats av regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor och strategin börjar gälla från och med 1 april 2014. Slutligen riktas ett sort tack till alla de personer i övningsledningen, motspelet samt till alla som deltagit i övningen. Det är ert arbete och engagemang som gjort övningen möjlig. Ytterligare ett tack riktas till er som delat med er av era erfarenheter till utvärderingsrapporten. Elisabeth Nilsson Landshövding POSTADRESS: BESÖKSADRESS: TELEFON: E-POST: WWW: 581 86 LINKÖPING Östgötagatan 3 010-223 50 00 ostergotland@lansstyrelsen.se lansstyrelsen.se/ostergotland Rapport nr: 2014-3 ISBN: 978-91-7488-344-2
-4-
Förkortningar, benämningar och förklaringar... 7 Förkortningar och benämningar... 7 Förklaringar... 8 Inledning... 9 Bakgrund... 9 Syfte med rapporten... 9 Stödresurs från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap... 9 Disposition... 9 Källor och upphovsrätt... 9 Planeringsprocessen...10 Planeringsorganisation...10 Planeringsarbetet...10 Dokumentation i planeringsprocessen...13 Beskrivning av övningen...14 Deltagare i övningen...14 Övningsledningsorganisation...15 Scenario...19 Övningsmetod...21 Förberedelser inför övningen...23 Utvärderingsseminarium 3 december...24 Övningens resursåtgång...25 Övningens syfte, mål och utvärderingsmetod...25 Övergripande syfte...25 Övergripande mål...25 Utvärderingsmetod...26 Besöksresa...27 Rapportens remiss...27 Utvärdering...28 Övningens planering...28 Övningens genomförande...33 Övningens utvärdering...37 Övergripande mål...39 Aktörernas delmål...51 Utvecklingsområden... 103-5-
Som ett led i att öka länets samlade krishanteringsförmåga anordnade Länsstyrelsen Östergötlands en regional samverkansövning, Pumpa Läns, den 1 och 2 oktober 2013 med ett scenario innehållande höga flöden i kombination med förorenat vatten. I övningen deltog 429 personer från 18 aktörer. Övningsmetoden var simulering med motspel vilket innebar att aktörerna befann sig på sina ordinarie ledningsplatser och hade möjlighet att kommunicera med varandra och med ett motspel. Övningen inleddes redan den 29 augusti med en kunskapsdag i Linköping. Övningen följdes även upp med ett utvärderingsseminarium i Linköping den 3 december. Syftet med övningen var att utveckla förmågan i länet att hantera en händelse på ändamålsenligt sätt med fokus på samordning och inriktning utifrån de regionala och lokala förutsättningarna. Syftet var även att pröva och utvärdera samverkansmodellen Samverkan Östergötland, utveckla privat-offentlig samverkan i länet samt öka kännedom om roller och ansvar vid en situation av översvämning och/eller smittat vatten. De övergripande målen för övningen var att aktörerna har en: 1. God förmåga att ta emot larm samt initiera arbete enlig respektive aktörs plan. 2. Grundläggande förmåga att samverka enligt samverkansmodellen Samverkan Östergötland. 3. God förmåga att skapa och förmedla en delad lägesbild. 4. Grundläggande förmåga att kommunicera via WIS. 5. Grundläggande förmåga att vid behov samverka och samordna förstärkningsresurser. 6. Grundläggande förmåga att i samverkan samordna kommunikation gentemot allmänhet och media. Som underlag för övningens utvärdering har följande enkäter använts: enkät förövningsdeltagare, enkät för deltagare i planeringsprocessen samt enkät för motspelet. Målbedömningar baseras främst på utvärderingsprotokoll från lokala utvärderare, dokumentation i form av dagböcker och loggar samt diskussioner vid utvärderingsseminariet. Samtliga övergripande mål är uppfyllda. Av aktörernas 101 delmål är 86 av dessa uppfyllda. -6-
BIS Beslut i stort BMK Bygg- och miljökontoret BUN Barn- och utbildningsnämnden CLM Centrum för lärande och media (MSB) FRG Frivillig resursgrupp KLG Krisledningsgrupp KLN Krisledningsnämnd KS Kommunstyrelsen KSAU Kommunstyrelsens arbetsutskott LIO Landstinget i Östergötland LSO Lag (2003:778) om skydd mot olyckor LU Lokal utvärderare LÖL Lokal övningsledare MR S Militärregion Syd MSB Myndigheten för samhällsskydd och beredskap NiF Närsjukvården i Finspång PK Planeringskonferens POSOM Psykologiskt och socialt omhändertagande RAKEL Radiokommunikation för effektiv ledning RCB Räddningschef i beredskap RTÖG Räddningstjänsten Östra Götaland RÖ Regional samverkansövning SMHI Sveriges Meterologiska och hydrologiska institut SMI Smittskyddsinstitutet SR Sverige Radio TiB Tjänsteman i beredskap UMS Unified Messaging System VA Vatten och avlopp VAKA Nationell Vattenkatastrofgrupp (Livsmedelsverket) ViN Vrinnevisjukhuset i Norrköping WIS Skyddat webbaserat informationssystem VSL Verksamhet, säkerhet, ledarskap, konsultföretag -7-
Extraordinär händelse 1 Med extraordinär händelse avses i denna lag en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Geografiskt områdesansvar 2 Områdesansvaret kan beskrivas så, att det inom ett geografiskt område ska finnas ett organ som verkar för inriktning, prioritering och samordning av tvärsektoriella åtgärder som behöver vidtas i en krissituation. Lägesbild 3 Lägesbild är en sammanställning av uppgifter för att få en bild över vad som har hänt, händer eller kommer att hända. Lägesuppfattning 4 Lägesuppfattning är en bedömning av hur det som inträffat påverkar aktörens sammanhang. Lägesuppfattningar bygger således på en lägesbild. Både lägesbild och lägesuppfattning är kopplade till beslutsprocesser och behövs som underlag för att kunna avgöra om agerande krävs på något sätt och i så fall hur. Samordning 5 Samordning avser aktivitet som innebär att se till att den verksamhet som bedrivs av olika samhällsorgan genomförs med utgångspunkt i gemensamma planeringsförutsättningar och att själva genomförandet inte präglas av divergerande mål mellan olika samhällsorgan. Samverkan 6 Samverkan avser den dialog och samarbete som sker mellan självständiga och sidoordnade samhällsaktörer för att samordnat uppnå gemensamma mål. VMA 7 VMA, Viktigt Meddelande till Allmänheten, är ett varningssystem som används vid olyckor och allvarliga händelser, vid svåra störningar i viktiga samhällsfunktioner och vid krishantering i samband med extraordinära händelser. Det finns två nivåer på meddelanden: varning och information. Varningsmeddelande sänds genast när det är omedelbar risk för skada på liv, hälsa, egendom eller i miljön. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet för att förebygga eller begränsa skador på liv, hälsa, egendom eller i miljön. 1 1 kap. 4 Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap 2 Regeringens proposition 2005/06:133 Samverkan vid kris för ett säkrare samhälle 3 Regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet 4 Regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet 5 Regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet 6 Regeringens skrivelse 2009/10:124 Samhällets krisberedskap stärkt samverkan för ökad säkerhet 7 https://www.msb.se/sv/insats--beredskap/hantera-olyckor--kriser/varningsystem--nodsandare/vma/ -8-
Som ett led i att öka länets samlade krishanteringsförmåga anordnade Länsstyrelsen Östergötlands en regional samverkansövning (RÖ), Pumpa Läns, under hösten 2013 med ett scenario innehållande höga flöden i kombination med förorenat vatten. Huvudsyftet med denna rapport är att beskriva och utvärdera regional samverkansövning Pumpa Läns. Förutom detta ska rapporten även utgöra ett underlag för att fortsätta arbetet med utveckling av krishanteringsförmågan i Östergötlands län. Vidare ska innehållet kunna användas som ett stöd vid andra läns planering av regionala samverkansövningar. I samband med regionala samverkansövningar har länsstyrelsen möjlighet att få expertstöd från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Inom MSB administreras stödet av övningsenheten vid avdelningen för utbildning, övning och beredskap (UB-ÖVN). Stödet har bestått av övningsexperten Thomas Bengtsson, MSB Sandö som främst bistått med utvärdering av övningen. Resurspersonens arbetstid och övriga omkostnader har bekostats av MSB. Arbetet har bedrivits på plats i Östergötland vid sju tillfällen. Efter utvärderingsrapportens inledning följer en beskrivning av planeringsprocessen respektive övningens format. Dessa kapitel är rent beskrivande och innehåller inte någon utvärdering. En beskrivning av övningens övergripande syfte och mål samt utvärderingsmetod följer därpå. Rapportens tyngdpunkt ligger på utvärderingskapitlet som är indelad i övningens planering, övningens genomförande, övningens utvärdering, övergripande mål samt aktörernas delmål. Rapporten avslutas med ett kapitel om utvecklingsområden för att höja krishanteringsförmågan bland aktörerna. För all text, där annat inte anges, ansvarar författaren Thomas Bengtsson. Samtliga aktörer har beretts möjlighet att lämna synpunkter på formuleringar innan den slutliga rapporten har fastställts av länsstyrelsen. Upphovsrätten till rapporten förutom fotografier innehas av Länsstyrelsen Östergötlands län. Rapporten får gärna kopieras eller citeras under förutsättning att källan anges. Samtliga bilder, där inget annat anges, är fotograferade av Thomas Bengtsson. -9-
Inledningsvis upprättades en projektliknande planeringsorganisation som innehöll följande personer och befattningar. Observera att namn kan ha förändrats under planeringsprocessen liksom att ytterligare personer har deltagit i arbetet. Övningsansvarig Övningsledare Utvärderingsledare Elisabeth Nilsson, Länsstyrelsen Östergötland Hanna Tidner, Länsstyrelsen Östergötland Thomas Bengtsson, MSB Sandö Spelledare Magnus Engdahl, Länsstyrelsen Östergötland (från maj 2013) Scenarioansvarig Carl Granström, Länsstyrelsen Östergötland Resurspersoner Christina Andersson, Länsstyrelsen Östergötland (fram till maj 2013) Lokala övningsledare Håkan Jansson, Boxholms och Mjölby kommuner Katarina Reigo, Boxholms och Mjölby kommuner (del av tiden) Peter Kindblom, Finspångs kommun Jan Krappe, Försvarsmakten (del av tiden) Siegfrid Schmidinger, Försvarsmakten (del av tiden) Staffan Waldau, Kinda kommun Catarina Löfstedt, Landstinget i Östergötland Kenneth Andersson, Linköpings kommun Jenny Knuthammar, Länsstyrelsen Östergötland Johanna Haapamäki, Motala kommun Samuel Andersson, Norrköpings kommun Fredrik Holmberg, SMHI Peter Weyde, Sveriges Radio Östergötland Barbro Bengtsson, Tekniska verken i Linköping Pirjo Kovalainen, Vadstena kommun Bho Eklund, Valdemarsviks kommun Marcus Lindholm, Ydre kommun Jan Olson, Åtvidabergs kommun Mats Jansson, Ödeshögs kommun Resurser från ej övande aktörer Jan Fryksén, Polismyndigheten i Östergötlands län Leif Stenberg, RTÖG Övriga Johan Jenvald och Magnus Morin, VSL (på uppdrag av Linköpings kommun) -10-
Den 21 augusti 2012 träffades MSB:s övningsexpert och Länsstyrelsen för att diskutera ett upplägg för övningen. Mötet bestod av kreativa diskussioner och redovisning av tidigare övningserfarenheter. Efter mötet började främst övningsledaren att skissa på upplägg och en planeringsprocess samt bjuda in lämpliga aktörer. Övningens startmöte genomfördes den 4 december 2012 på Länsstyrelsen i Linköping. Ett 40-tal personer från cirka 25 aktörerna deltog i mötet. Syftet med startmötet var främst att presentera länsstyrelsens förslag till övningsupplägg och övningsformat samt gå igenom den tänkta planeringsprocessen inför övningen. Mötet skulle också tydliggöra vilka arbetsuppgifter som aktörerna skulle utföra och leverera till övningsledningen. Planeringskonferens ett, 7 februari 2013 Den första planeringskonferensen hölls den 7 februari i Linköping. Ett 30-tal personer från ett 20-tal aktörer deltog i konferensen vars syfte var att presentera förslag till syfte och mål för övningen, presentera planeringsprocessen, skapa en gemensam bild av vilka förberedelser som behöver göras av varje aktör samt starta upp aktörernas arbete med övningsplaneringen. En av aktiviteterna som genomfördes var grupparbete för att ta fram indikatorer till övningens övergripande mål. Målarbetet skulle också vara ett exempel för att lokala övningsledare skulle kunna fortsätta arbetet med att ta fram egna delmål och indikatorer. Under konferensen presenterades även förslag till scenario samt en idé om hur övningen kunde utvärderas. Innan konferensen skulle aktörerna ha lämnat besked om sitt deltagande, sin ambitionsnivå i övningen samt namnet på sin lokala övningsledare före den 30 januari. Planeringskonferens två, 26 mars 2013 Den andra planeringskonferensen, som hölls den 26 mars, samlade ett 25-tal personer på länsstyrelsen i Linköping. Syftet med konferensen var att öka förståelsen för scenariots olika delar, presentera ramscenario för övningen samt göra deltagarna redo att skriva egna momentbeskrivningar. Under konferensen presenterades även hur ett motspels ser ut och arbetar. Planeringskonferens tre, 14 maj 2013 Den 14 maj samlades ett 15-tal personer från övningens aktörer för en tredje planeringskonferens som ägde rum i Linköping. Fokus på konferensen var att göra en dimensionering av motspelets storlek och omfattning, vilket gjordes med hjälp av en matrisbild som ritades upp på whiteboard-tavlan efterhand som aktörerna fick redovisa sina behov. Vidare presenterades utvärderingsprocessen mer detaljerat av utvärderingsledaren. Under konfenrensen presenterade Försvarsdirektör Jenny Knuthammar arbetsläget i projektet Samverkan Östergötland 8 vars arbete skulle genomsyra övningen. 8 Samverkan Östergötland är ett samlande begrepp för myndigheter, kommuner och andra organisationers samverkan som sker inom samhällets krisberedskap i Östergötlands län. -11-
Planeringskonferens fyra, 4 september 2013 Den 4 september samlades ett 20-tal personer från övningens aktörer för den sista planeringskonferensen vars huvudsyfte var att avhandla praktiska frågor kring övningens genomförande. Bland annat diskuterades den lokala övningsledarens roll under övningen samt hur arbetet med övningssambandskatalogen skulle gå till. Övrigt planeringsarbete Under hela planeringsprocessen har planeringsarbetet koordinerats av länsstyrelsens medarbetare. Arbetet har bland annat bestått av att förebreda planeringskonferenserna och skrivarstugorna men även att stödja aktörerna i sitt arbete med målformuleringar, momentbeskrivningar och inspelsskrivande. Under september månad hölls även veckomöten mellan övningsledaren, spelledningen och utvärderingsledaren. Bild 1. En illustration av övningens planeringsprocess med aktiviteter, möten och leveranser. Länsstyrelsen har anordnat två stycken skrivarstugor i Linköping under perioden mellan planeringskonferens två och tre. Syftet med dessa har varit att samla aktörer för att tillsammans författa momentbeskrivningar och inspel. Skrivarstugorna har också varit ett forum för att diskutera scenario och övningstekniska aspekter. Vid skrivarstuga för momenten den 11 april deltog 18 personer. Vid skrivarstuga för inspel den 24 maj deltog 15 personer. -12-
Huvuddelen av den dokumentation som tagits fram i planerings- och utvärderingsprocessen framgår av tabell 1. Förutom de som redovisas har även inbjudningar gått ut till olika aktiviteter, till exempel planeringskonferenser och skrivarstugor. Samtliga dokument är per definition upprättade av Länsstyrelsen Östergötland, oavsett författare. Remissen av utvärderingsrapporten gavs dock ut av MSB. Dokument Bilagor Utgavs Inbjudan till regional samverkansövning 2013 Övningsbestämmelser för planeringsprocessen Övningsbestämmelser för genomförandet Utvärderingsbestämmelser Övningsledningsbestämmelser - V 44, 2012 - V 51, 2012 Bilaga 1 Aktörernas syfte och delmål Bilaga 2 Genomgång före övning Bilaga 3 Övningssambandskatalogen (gavs ut 30/9) Bilaga 1 PM för genomgång efter övning Bilaga 2 Utvärderingsenkät för planeringsprocessen Bilaga 3 Utvärderingsenkät för övningsdeltagare Bilaga 4 Utvärderingsenkät för motspelet Bilaga 5:1 16 Utvärderingsprotokoll för lokala utvärderare Bilaga 1 Aktörernas indikatorer Bilaga 2 Karta över Helikopterflottiljen (Motspelslokalerna) Bilaga 3 Momentlista Bilaga 4 Momentbeskrivningar Bilaga 5 Läget på vägarna Bilaga 6 Övningsledningssambandskatalogen (gavs ut 30/9) V 37, 2013 V 37, 2013 V 38, 2013 Remis på utvärderingsrapporten -- V 47, 2013 Utvärderingsrapport -- V 07, 2014 Tabell 1, Sammanställning av övningens dokumentation. -13-
Ett stort antal aktörer bjöds in att delta i övningen. De aktörer som slutligen valde att delta under övningsdagarna den 1 och 2 oktober och med vilket antal deltagare framgår av tabell 2. Aktör Funktioner Antal deltagare Boxholms kommun Kommunchef, infochef samt räddningschef (delas 4 personer med Mjölby kommun) Finspångs kommun Krisledningsgrupp, sektor barn och ungdom, sektor 26 personer social omsorg, informationsenheten, Finspångs tekniska verk, räddningstjänsten Försvarsmakten MR Syd Staben i Revinge, samverkansperson i Linköping 3 personer Kinda kommun Stab, informationsgrupp och servicegrupp 62 personer Landstinget i Östergötland Regional sjukvårdsledning inklusive smittskyddsläkare 10 personer Linköpings kommun Krisledningsnämnd, strategisk ledning, 60 personer krisledningsstab, kriskommunikationsfunktion, upplysningscentral, medborgarkontor, miljökontor, POSOM-ledningsgrupp, representanter för lokala krishanteringsrådet Länsstyrelsen Östergötland Krisledningsorganisationen 27 personer Mjölby kommun Krisledningsnämnd, Krisledningsstab, 38 personer Upplysningscentral/växel/information, Tekniska kontoret (VA/Gata-park), IT stöd Motala kommun Krisledningsnämnd, Krisledningsgrupp, miljö och 50 personer hälsa, VA, POSOM Norrköpings kommun Krisledningsstaben, Norrköping Vatten, Tekniska 34 personer kontoret, Kriskommunikation, Bygg- och Miljökontoret, Vård och Omsorgskontoret, Utbildningskontoret SMHI Prognoshydrologer, fälthydrologer, vakthavande 21 personer hydrolog, flödesledare, vakthavande meteorolog och informationsfunktionen Sveriges Radio Östergötland Reportrar, tekniker och producent 10 personer Tekniska verken i Linköping Division VA, Division vattenkraft, kommunikation 18 personer och kundservice Vadstena kommun Krisledningsstab och delar av krisledningsnämnd, 14 personer miljö- och hälsoskydd samt VA Valdemarsviks kommun Krisledningsstaben, informationsfunktionen samt 12 personer VA-funktionen Ydre kommun Miljö, BUN, Socialtjänst, Informatör, Sekretariat, 12 personer KSAU, Tekniska, Räddningstjänsten Åtvidabergs kommun Krisledningsstaben, informationsfunktionen, Vabolaget 22 personer Ödeshögs kommun Delar av kommunen 6 personer Summa Tabell 2, Sammanställning av övningens deltagare. 429 personer -14-
Övningsledningsorganisationen i övning Pumpa Läns och bestod av ett 100-tal personer i form av lokala övningsledare, lokala utvärderare och motspel. Organisationens huvuduppgift var att skapa förutsättningar för de övande aktörerna att nå sina uppställda mål. Övningsledningen bestod under övningsdagarna av följande personer. Övningsansvarig Övningsledare Utvärderingsledare Elisabeth Nilsson, Länsstyrelsen Östergötland Hanna Tidner, Länsstyrelsen Östergötland Thomas Bengtsson, MSB Sandö Varje aktör hade en lokal övningsledare vars huvuduppgift var att följa aktören under övningsdagen och i dialog med motspelet hålla tempot i övningen. Aktörernas lokala övningsledare under övningsdagen var följande personer. Boxholms kommun Finspångs kommun Försvarsmakten Militärregion Syd Kinda kommun Landstinget i Östergötland Linköpings kommun Länsstyrelsen Östergötland Mjölby kommun Motala kommun Norrköpings kommun SMHI Sverige Radio Östergötland Tekniska verken Linköping Vadstena kommun Valdemarsviks kommun Ydre kommun Åtvidabergs kommun Ödeshögs kommun Håkan Jansson Peter Kindblom Peter Widén Staffan Waldau Catarina Löfstedt Kenneth Andersson Jenny Knuthammar Håkan Jansson Johanna Haapamäki Samuel Andersson Fredrik Holmberg Peter Weyde Barbro Bengtsson Pirjo Kovalainen Bho Eklund Marcus Lindholm Jan Olson Mats Jansson -15-
De aktörer som hade formulerat delmål och indikatorer hade en eller flera lokala utvärderare för att värdera måluppfyllnaden. Lokala utvärderare under övningsdagen var följande personer. Aktör Boxholms och Mjölby kommun Finspångs kommun Försvarsmakten Militärregion Syd Kinda kommun Landstinget i Östergötland Linköpings kommun Länsstyrelsen Östergötland Motala kommun Norrköpings kommun SMHI Tekniska verken i Linköping Vadstena kommun Valdemarsviks kommun Ydre kommun Åtvidabergs kommun Ödeshögs kommun Utvärderare Katarina Reigo, Eskilstuna kommun Emma Dahlgren, Brandkåren Attunda Peter Kindblom, Finspångs kommun Peter Widen, Försvarsmakten Roger Linder, Vimmerby kommun Catarina Löfstedt, LIO Johan Jenvald, VSL David Nordin, Länsstyrelsen Kalmar Cristian Karlsson, VSL Anna Soscia-Nilsson, Försvarshögskolan Christer Zetterkvist, SMHI Bo Jonsson, Tekniska verken i Linköping Tomas Rantatalo, VSL Bho Eklund, Valdemarsviks kommun Nicklas Rang, Jönköpings kommun Jan Olson, Åtvidabergs kommun Mats Jansson, Ödeshögs kommun För att driva en simuleringsövning med motspel krävs just ett motspel som har till huvuduppgift att leverera övningsscenario till de övade. Motspelet befanns sig i en för tillfälligt iordningsställd hangar på Försvarsmaktens Helikopterflottilj. Arbetet med att rekrytera personal till motspelet påbörjades efter planeringskonferens tre. I huvudsak bemannades motspelet av personal från övningsens aktörer. I några fall rekryterade Länsstyrelsen personal, främst till spelledning, övriga världen samt kriskommunikationsmodulen. Följande personer bemannade motspelet. Spelledning Spelledare Biträdande spelledare Lokaler, teknik, logistik Magnus Engdahl, Länsstyrelsen Östergötland Gustav Wallheden, Länsstyrelsen Dalarna Johan Axelsson och Ronald Wallin, Försvarsmakten -16-
Modul 1 KV - Väst Modulledare Givare Motala och Vadstena kommun Givare Mjölby och Boxholms kommuner Modul 2 KO - Ost Modulledare Givare Norrköpings kommun Givare Åtvidaberg och Valdemarsviks kommuner Modul 3 KS Syd Modulledare Givare Linköpings kommun Givare Kinda kommun Givare Ydre kommun Givare Tekniska verken i Linköping Modul 4 KF -Finspång Modulledare Givare Finspång Modul 5 PSOS Modulledare Givare polisen Givare SOS Givare Räddningstjänsten Östra Götaland Camilla Areflykt, Motala kommun Göran Johansson Cecilia Larsson Lars Ekström Stefan Andersson Patrik Gustavsson Jessica Johansson Mattias Jesmin Stefan Kindberg Thomas Kinell Bo Nehrman Karin Dahlström, Norrköpings kommun Maria Rothman Vesna Totic Sylvia Rydström Richard Lindgren Göran Thorell Magnus Morin, VSL Bo Samuelsson Sonja Johansson Henrik Bohman Pär Kronström Anders Ljung Henrik Nilsson Lars Lindström Ola Palmquist Ylva Hemfrid Schwartz Anders Ekstrand Ari Sundvall Jörgen Lönnbring Marie Lorentzon Daniel Svaner, Finspångs kommun Erik Oldestam Kåre Carlsson Jan Banff Hans Sandberg Marie Stark Linnea Falk Erika Hinders Jan Fryksén, Polismyndigheten i Östergötlands län Tor Sevelius Magnus Holmström Sandra Winkler Karolina Jeppsson Tony Lundin Ulf Kronqvist Peter Holm -17-
Modul 6 CR Central och Regional Modulledare/spelkoordinator Givare Landstinget Givare Försvarsmakten Givare Smittskyddsinstitutet Givare statliga myndigheter Modul 7 Övr V Övriga världen och vatten Modulledare/spelkoordinator Givare vattenkraft Givare Övriga världen Modul 8 SMP Sociala medier och Press Modulledare Redaktionschef Givare social media och Press från Bona Folkhögskola Eva Bengtsson, Landstinget i Östergötland Mikael Beltramo Elena Hultgren Helén Karling Lage Svensson Thomas Lindquist Caroline Schönning, SMI Eva Kihlkrans Eva Bengtsson, Landstinget i Östergötland Johan Fält, Vattenfall Björn Ekedahl Karin Löfdal Johanna Flood, Länsstyrelsen Dalarna Albin Wiman Frida Wickström Pierre Johansson Johanna Danielsson Elin Åberg Daniel Nilsson Jonna Joelsson Micele Wallroth Robin Bornehav Fredrik Adolfsson Karin Löwengren Camilla Pihl Bilan Osman Johan Adeström Pontus Stark Annika Arén (lärare) Lars Christophersson (lärare) -18-
Ett omfattande arbete lades ner på att författa övningens scenario. Inledningsvis skrevs ett övergripande scenario under ledning av Carl Granström, Länsstyrelsen Östergötland. Övningen strukturerades efter planeringskonferens två i sex händelser (när scenariot skrevs in i Exonaut användes dock tre händelser) och 28 moment. Därefter skrev aktörerna, enskilt eller tillsammans, momentbeskrivningar. Syftet med dessa var dels att utgöra underlag för inspelsskrivandet och dels som ett stöd åt givarna i motspelet. Aktörerna fortsatte sedan att skriva inspel utifrån momentbeskrivningarna. Länsstyrelsen avslutade scenarioarbetet med att granska, analysera och lägga in de över 800 inspelen i spelstödssystemet Exonaut. Övningen bestod av tre delar. Första delen var en larmfas som genomfördes den 30 september för larmmottagare och samverkanspersoner i respektive organisation. Denna del utspelades i realtid och inget motspel var aktivt. Del två den 1 oktober omfattade även motspel och utspelades i realtid mellan klockan 08.30 och 16.00. Del tre den 2 oktober utspelade sig den 5 oktober i övningstid. Detta innebar ett tidshopp från den första till den andra övningsdagen. Övningstiden var mellan klockan 08.30 och 15.00. Tiden mellan klockan 15.00 och 16.00 reserverades för utvärdering av övningen. Den 4 september gavs en hydrologisk information ut från SMHI med följande text. Mycket vatten i mark, sjöar och vattendrag i mellersta och östra Götaland Sensommarens stora nederbördsmängder över stora delar av Götaland har medfört mättade markförhållanden och höga vattenstånd i sjöar och vattendrag, framförallt i Jönköpings-, norra Kalmars och Östergötlands län. Detta medför att ytterligare nederbörd kan leda till höga flöden och översvämningsproblem på utsatta områden. Väderprognosen just nu pekar inte mot torrare förhållanden varför risken bedöms hålla i sig under överskådlig tid. Under september förvärras läget då mycket mer regn än normalt faller över länet, detta kommer att innebära varningar för höga flöden. Vädervarningar från SMHI var en väsentlig del i scenario. Under övningen presenterades vädervarningar enligt tabell 3. Utfärdad Nivå Typ Område 2010-09-30 Klass 1 Rikligt regn Rikligt regn i Jönköpings- och Östergötlands län 2013-09-30 Klass 2 Mycket höga flöden Små vattendrag i Jönköpings- och Östergötlands län 2013-10-01 Klass 2 Mycket höga flöden Små och medelstora vattendrag i Östergötlands län 2013-10-01 Klass 3 Extremt höga flöden Svartån och Stångån 2013-10-05 Klass 3 Extremt höga flöden Motala ström nedströms Roxen, Stångån nedströms St Rängen och Svartån 2013-10-05 Klass 2 Mycket höga flöden Motala ström uppströms Roxen 2013-10-05 Klass 2 Högt havsvattenstånd Längs Östergötlands kust Tabell 3, Sammanställning av scenariots vädervarningar. -19-
Läget vid övningsstart den 1 oktober gällande hydrologi och varningar bestod av den information som framkom i larmfasen den 30 september. Det lokala läget förklarades i viss mån av de lokala övningsledarna. Klockan 08.30 kom även en första nyhetssändning från Sveriges Radio Pumpa Läns till alla övande om läget i länet. Läget vid övningsstart den 2 oktober bestod av en genomgång av den lokala övningsledaren och en nyhetssändning klockan 08.30 via övningswebben. Scenariot följde strukturen händelse, moment och inspel. I tabell 4 framgår den slutliga indelningen av övningens 6 händelser och 28 moment. När inspelen skrev in i Exonaut användes dock händelserna; 30 september, 1 oktober och 2 oktober. Händelse Moment Ansvarig skribent Översiktligt innehåll Larmfas 30 sep Larmlista A Länsstyrelsen Larmlista A används efter vädervarning klass 2. Larm plus samverkanskonferens Översvämning Kinda KIN1 Kinda kommun Tankbilsolycka på 134:an, översvämmade vägar och vattendrag Översvämning Linköping LIN1 Linköpings kommun Översvämmade vägar och vattendrag Höga flöden Stångån och Svartån Dammbrott Bergadammen LIN2 Översvämning Mjölby MJÖ1 Linköpings kommun, Tekniska verken, RTÖG Mjölby kommun Snabb översvämning i Tinnerbäcksdalen. Sporthallen översvämmas hastigt. Översvämmade vägar och vattendrag Översvämning Boxholm BOX1 Boxholms kommun Översvämmade vägar och vattendrag Översvämning Ydre YDR1 Ydre kommun Översvämmade vägar och vattendrag. Trafikolyckor Översvämning Motala MOT1 Motala kommun Översvämmade vägar och vattendrag. Rasad damm, överbelastat reningsverk samt mjältbrandsgravar Höga flöden norra/västra delen av länet (Dag 1) Översvämning Norrköping NOR1 Översvämning Vadstena VAD1 Norrköpings kommun Vadstena kommun Översvämmade vägar och vattendrag, Skred vid järnväg. Ställverk under vatten cisterner rämnar innehållande svavelsyra och natriumhydroxid. Översvämmade vägar och vattendrag. Störningar i reningsverket. Vatten- och avloppsledning brister. Reningsverket bräddar Översvämning Finspång FIN1 Finspångs kommun Översvämmade vägar och vattendrag. Underminerad bro och kraftstation. Dricksvattenproblem Motala MOT2 Motala kommun Vattenläcka i Borensberg med vattenbrist Höga flöden sydöstra delen av länet (Dag 1) Översvämning Valdemarsvik VAL1 Översvämning Åtvidaberg ÅTV1 Valdemarsviks kommun Åtvidabergs kommun Översvämmade vägar och vattendrag. Skredrisk. Avbrott i dricksvattenförsörjning Översvämmade vägar och vattendrag. Översvämning reningsverk och dagvattensystem Övriga händelser Bussolycka RV50 Askerssund Motala Motala kommun Trafikolycka buss skolbuss i annan kommun men -20-
Händelse Moment Ansvarig skribent Översiktligt innehåll dag 1 MOT4 barn från Motala. Smittat vatten Mjölby MJÖ2 Mjölby kommun Campylobakter i dricksvatten. Skredrisk Svartån Sabotage mot dricksvatten i Mjölby MJÖ3 Mjölby kommun Misstänkt sabotage mot vattenverk. Förorenat vatten Norrköping NOR2 Norrköpings kommun Dricksvattennätet är förorenat. Översvämning/smittat vatten Kinda KIN2 Kinda kommun Olycka med gasollastbil. Otjänligt dricksvatten. Brand med omkomna Översvämning Linköping LIN3 Linköpings kommun Ras vid kraftverk. Fara för invallningen runt Roxen. Nödvändigt att sänka ytan på Roxen. Höga flöden/smittat vatten dag 2 Förorenat vatten Linköping LIN4 Översvämning/Smittat vatten Boxholm BOX2 Linköpings kommun Boxholms kommun Sättningar i marken och läckage i oljetank som rinner ut i Stångån. Förorenat vatten pumpas ut i ledningsnätet. Förorenat drickvatten med magsjuka. Förorenat vatten Motala MOT3 Motala kommun Stort utbrott av magsjuka från okänd källa Sabotage mot drickvatten i Motala MOT5 Motala kommun Misstänkt sabotage mot vattenförsörjning. Förorenat vatten Vadstena VAD2 Vadstena kommun Medborgare som blir sjuka Översvämning/smittat vatten Åtvidaberg ÅTV2 Åtvidabergs kommun Hög vattennivå i Håcklasjön, översvämning vid reningsverket. Smittat vatten Finspång FIN2 Finspångs kommun Massjukskrivning pga. magsjuka Tabell 4, Sammanställning av scenariots händelser och moment. En simuleringsövning med motspel består av två huvuddelar, övande aktörer och ett motspel. Inom en övad aktör kan vissa delar vara övande medan andra delar återfinnes i motspelet. Aktörerna får enbart kommunicera med varandra eller med motspelet, se bild 3, och har därför till sin hjälp en särskild övningssambandskatalog, där det också framgår om mottagaren är övad eller finns i motspelet. Personliga kontaktuppgifter ska inte Bild 2. En illustration av hur simuleringsövning med användas under övningen om det inte framgår av motspel genomförs. Bild från Övningsvägledning, sambandskatalogen. Motspelet har dock Metodhäfte Simuleringsövning med motspel, MSB 2013. möjlighet att kommunicera med den riktiga världen främst i syfte att inhämta information och relevant fakta. -21-
Motspelet använder en inspelslista och gör inspel till de övande aktörerna. För att respondera på ett inspel kan en övad aktör kommunicera med en annan övad aktör eller kommunicera med en aktör som finns i motspelet. En övad aktör får inte ta beslut och anse att dessa är utförda om det inte i verkligheten skulle krävas en kontakt med en annan aktör. Övningswebben Övningswebben är en webbplats utvecklad som en nätmötesplats (Community) och används vid övningar för att simulera social interaktion via sociala medier, mediabevakning, strömmande media. Webbplatsen drivs av Övningsenheten vid MSB. Under övning Pumpa Läns användes övningswebbens funktioner X- book, Kvitter, bloggar, presslista med artiklar samt kriswebbplatser. Antalet inlägg på social media går inte att mäta men övningens fyra tidningar publicerade ett stort antal artiklar enligt följande. Motala-Vadstenaposten 23 artiklar Morgonbladet Norrköping 17 artiklar Morgonbladet Linköping 20 artiklar Linköpings allehanda 27 artiklar Exonaut Exonaut är ett digitalt spelstödssystem som kan användas både i planeringsarbetet och i genomförandet, där det används främst av motspelet för att leverera inspel till de övande. Även lokala övningsledare och lokala utvärderare kan använda systemet för att följa övningen till exempel via en läsplatta. Exonaut följer strukturen händelse, moment och inspel. När en givare spelar in ett inspel kan mottagandet kommenteras för att senare användas i utvärderingsarbetet. Olika behörigheter i systemet är kopplat till inloggningen. I förberedelsearbetet hade enbart övningsledningen tillgång till systemet och inspelen matades in av övningsledaren. Under genomförandet hade samtliga personer i motspelet, lokala övningsledare och lokala utvärderare tillgång till systemet, men enbart med givarbehörighet vilket innebär möjlighet att läsa information samt komentera inspel. Den 30 september ändrades systemet från planeringsläge till spelläge vilket bland annat innebär att information inte går att redigera. Tillfälliga e-postadresser För att lösa motspelets tillgång till e-post beställdes nio tillfälliga e-postadresser via länsstyrelsernas gemensamma IT-avdelning. Adresserna fördelades till motspelets olika moduler och adresserna framgick av övningssambandskatalogen. -22-
Under övningsdagen den 1 oktober sände Sveriges Radio Östergötland en radioproduktion från redaktionen i Linköping. Sändningen var tillgänglig för alla övande och motspelet via en lösenordsskyddad hemsida. Musik varvades med nyheter, trafikinformation och intervjuer på ett realistiskt sätt. Ett tiotal medarbetare från SR ingick i övningsredaktionen. Bild 3. Redaktionen på Sveriges Radio Pumpa Läns i full gång med att redigera inslag till kommande nyhetssändningar. Den 28 maj anordnade länsstyrelsen i utbildning i nya WIS 2.0. Målgruppen var främst medarbetare från de aktörer som skulle använda WIS under övningen. 22 personer deltog i utbildningen. Den 29 augusti anordnade länsstyrelsen en kunskapsdag på konsert och kongress i Linköping. Syftet med kunskapsdagen var att öka deltagarnas kunskap gällande översvämning och smittat vatten samt ge dem verktyg inför övningen. 155 personer deltog i dagen. Länsstyrelsen fick begränsa antalet deltagare per aktör på grund av stort intresse för konferensen. Programet innehöll följande punkter: Inledning Elisabeth Nilsson, Landshövding Om övningen Pumpa läns Hanna Tidner, projektledare, Länsstyrelsen Höga flöden, prognoser och varningar Fredrik Holmberg, SMHI Erfarenheter från Ödeshög Jörgen Nilsen, Ödeshögs kommun Förstärkningsresurser vid översvämningar Fredrika Lindholm, MSB MRS resurser och ledning Siegfrid Schmidinger, MRS Vad kan smitta vattnet? Britt Åkerlind, Landstinget i Östergötland VAKA, nationell vattenkatastrofgrupp Per-Anders Bergman, VAKA Nödvattenförsörjning, exempel Karlstads kommun Per-Anders Bergman, Karlstads kommun Regional vattenförsörjningsplan, Anna Bratt, Länsstyrelsen Samverkansmodell Östergötland Calle Granström, Länsstyrelsen -23-
Övningsledaren höll ett telefonmöte för lokala övningsledare den 26 september i syfte att gör en sista avstämning. Vid mötet deltog huvuddelen av aktörernas lokala övningsledare. Då det var svårt att samla samtliga lokala utvärderare fysiskt för en traditionell genomgång före övning utfördes genomgången i två steg. Under vecka 37 fick lokala utvärderare tillgång till en länk till en film på Youtube. Filmen innehöll en genomgång som utvärderingsledaren spelat in med stöd av Centrum för lärande och media (CLM) vid MSB Sandö. För att ge möjlighet till dialog och frågeställningar genomförde utvärderingsledaren även ett telefonmöte den 26 september. Vid telefonmötet deltog tretton lokala utvärderare. Motspelet samlades den 30 september på Helikopterflottiljen för förberedelsearbete. Modulledarna kom redan klockan 08.00 medan resten av motspelet anslöt till klockan 09.30. Programmet började med en förevisning av Försvarsmaktens helikoptersystem. Efter lunch höll spelledaren en kortare genomgång liksom utvärderingsledaren innan verksamheten övergick till praktiskt förberedelsearbete på respektive arbetsplats. Givarna fick då logga in på datorer, provringa telefoner men framförallt läsa in sig på scenariot. Den 3 december samlades ett 45-tal personer för övningens sista gemensamma aktivitet, utvärderingsseminariet, på länsstyrelsen. Syftet med seminariet var främst att diskutera måluppfyllanden av övningens övergripande mål, samt ge förslag på aktiviteter till sex utvecklingsområden vilka var larm och uppstart, Samverkan Östergötland, lägesbild, WIS, förstärkningsresurser samt kriskommunikation. Övningsledaren Hanna Tidner började seminariet med att rekapitulera övningsdagarna. Två ljudklipp från Radio Pumpa Läns nyhetssändningar fick deltagarna att komma i rätt stämning. Under den kommande timmen reflekterade utvärderingsledaren Thomas Bengtsson över intressanta punkter i utvärderingsrapporten. På grund av sjukdom gjorde reflektionen på distans med hjälp av datorteknik. Seminariet fortsatte med grupparbete där deltagarna, indelade i sex grupper, fick diskutera och bedöma måluppfyllanden av övningens övergripande mål samt ett av utvecklingsområdena. Efter lunch redovisade grupperna sitt arbete i inför hela församlingen. Programmet avslutades med att Lisbeth Gustavsson och Carl Granström, Länsstyrelsen Östergötland, Staffan Waldau, Kinda kommun samt Samuel Andersson, Norrköpings kommun, reflekterade över erfarenheter från övningen.
En regional samverkansövning kostar både ekonomiska och personella resurser. I tabell 5 har en bedömning gjorts över övningens resursåtgång. Tabellen ska enbart spegla aktörernas kostnader och tidsåtgång som är kopplade till gemensamma aktiviteter i planeringen och genomförandet. Aktörernas kostnader för egna förberedelser inför övningen samt för deltagandet i övningen redovisas inte, inte heller Länsstyrelsens arbetsinsats och kostnader för exempelvis spelledare. Aktivitet Tidsomfattning Övriga kostnader Planering 1 600 timmar 20 000 kronor - 1 startmöte - 4 planeringskonferenser - 2 skrivarstugor Genomförande 2 400 timmar 130 000 kronor - Kunskapsdag - Motspel inkl spelledning - Övningswebben Utvärdering 300 timmar 6 000 kronor - Utvärderingsseminarium - Rapportskrivning - Remissläsning Summa 4 300 timmar 156 000 kronor Tabell 5, Sammanställning av övningens bedömda gemensamma resursåtgång. Syftet med övningen var att utveckla förmågan i länet att hantera en händelse på ändamålsenligt sätt med fokus på samordning och inriktning utifrån de regionala och lokala förutsättningarna. Syftet var även att pröva och utvärdera samverkansmodellen Samverkan Östergötland, utveckla privatoffentlig samverkan i länet samt öka kännedom om roller och ansvar vid en situation av översvämning och/eller smittat vatten. De övergripande målen för övningen var att aktörerna har en: God förmåga att ta emot larm samt initiera arbete enlig respektive aktörs plan. Grundläggande förmåga att samverka enligt samverkansmodellen Samverkan Östergötland. God förmåga att skapa och förmedla en delad lägesbild. Grundläggande förmåga att kommunicera via WIS. Grundläggande förmåga att vid behov samverka och samordna förstärkningsresurser. Grundläggande förmåga att i samverkan samordna kommunikation gentemot allmänhet och media. Till målen formulerades även indikatorer som ett stöd för bedömning av måluppfyllnad. -25-
Följande indata har använts för att få en rättvis utvärdering av övningen. Enkät för deltagare i planeringsprocessen. Enkät för övningsdeltagare vid simuleringsövning den 1 och 2 oktober. Enkät för motspelet den 1 och 2 oktober. Utvärderingsprotokoll med målbedömningar från lokala utvärderare. Dokumentation från övningen i form av dagböcker och loggar från övande aktörer samt från motspelet, inklusive inspelskommentarer i Exonaut. Material publicerat på övningswebben och i WIS. Radiosändningen från Sveriges Radios sändning den 1 oktober. Diskussioner vid utvärderingsseminarium den 3 december. Observationer gjorda av utvärderingsledaren. Texterna i utvärderingskapitlet är i huvudsak skrivet av utvärderingsledaren, men bygger på olika källor. Texterna kring varje aktörs delmål är dock skriven av en lokal utvärderare. Nedan redovisas vilka källor som ligger till grund för respektive avsnitt. Övningens planering, utvärderingsledaren baserat på enkäter och egna iakttagelser. Övningens genomförande, utvärderingsledaren baserat på enkäter och egna iakttagelser. Övningens utvärdering, utvärderingsledaren baserat på statistik och egna iakttagelser. Övningens övergripande mål, utvärderingsledaren baserat på observationer av lokala utvärderare samt diskussioner och grupparbete vid utvärderingsseminarium den 3 december. Aktörernas delmål, lokala utvärderare. Enkäten för planeringsprocessen skickades ut via e-post den 2 oktober till alla som deltagit i planeringen. Enkäten syftade till att ta reda på deras uppfattning om hur planeringsprocessen har fungerat samt delaktighet och transparens. 21 svar av 25 möjliga har inkommit vilket innebär en svarsfrekvens på 84 procent. Enkäten för övningsdeltagare i övningsdagarna 1 och 2 oktober fylldes i direkt efter övningen under ledning av respektive lokala utvärderare alternativt lokal övningsledare. Om aktören hade olika bemanning de olika dagarna var det viktigt att all personalen som deltog i övningen fick möjlighet att fylla i enkäten. Enkäten syftade till att ta reda på deltagarnas uppfattning om övningens format samt de förberedelser som var gjorda inför övningen. 353 svar av 426 möjliga har inkommit vilket innebär en svarsfrekvens på 83 procent. Enkäten för motspelet fylldes i direkt efter övningen under ledning av spelledningen. Enkäten syftade till att ta reda på motspelspersonalens uppfattning om motspelets organisation, ledning och arbetsformer samt -26-
de förberedelser som är gjorda inför övningen. 75 svar av 80 möjliga har inkommit vilket innebär en svarsfrekvens på 93 procent. Utvärderingsledaren och chefen för MSB:s övningsenhet, Niklas Karlsson, ägnade övningsdagarna till att besöka ett antal aktörer. Syftet med besöksresan var främst att få en bild över hur övningens förlopp och hur arbetet bedrevs hos aktörerna. På grund av övningens geografiska utbredning var det omöjligt att besöka alla övande aktörer men följande aktörer hans dock med i nämnda ordning. 1 oktober 2 oktober Motspelet Kinda kommun SR P4 Linköpings kommun Åtvidabergs kommun Valdemarsviks kommun SMHI Norrköpings kommun Finspångs kommun Länsstyrelsen Tekniska verken Mjölby/Boxholms kommuner Motala kommun Rapporten gick på remiss i november 2013 med två veckors remisstid. Av tabell 6 framgår utfallet av remissen. I några fall är lokal övningsledare och lokal utvärderare samma person. Dessa räknas dock in i respektive kolumn. Kategori Antal remissinstanser Antal inkomna svar Lokala övningsledare 18 personer 7 personer Lokala utvärderare 17 personer 5 personer Övriga 5 personer 1 personer Summa 40 personer 13 personer Tabell 6, Resultatet av rapportens remissvar. -27-
Förberedelsearbetet i en regional samverkansövning bygger på aktörernas delaktighet och engagemang. I tabell 7 redovisas utfallet på fyra frågor om delaktighet och insyn samt tid till förberedelser. Planeringsprocessen i övning Pumpa Läns var omfattande och tog mycket tid i anspråk. Övningsledningen försökte tidigt att beskriva tidsåtgången men flera respondenter anger ändå att de inte fått tillräckligt med tid från sin arbetsgivare. Aktörernas engagemang går inte att mäta men 10 procent anger att de lagt ned mindre än 40 timmar på planeringsprocessen, 57 procent att de lagt ned mellan 40 och 120 timmar och 33 procent anger att de lagt ner mer än 120 timmar på förberedelsearbete. Överlag har representationen varit god vid planeringsaktiviteter. PK 3 samt skrivarstugan för inspel hade dock en något lägre representation. PK 3 kolliderade med MSB:s övningsplaneringsutbildning som flera av övningen lokala övningsledare gick. Huvuddelen av aktörerna har företrätts av samma person i hela planeringsprocessen. Fråga I vilken utsträckning anser du att du fått tillräcklig tid att arbeta med övningsförberedelser? I vilken utsträckning anser du att övningens dokumentation varit tillräcklig, t ex övningsbestämmelser, kallelser, mötesprotokoll mm? I vilken utsträckning upplever du att du har haft insyn i planeringsprocessen? I vilken utsträckning upplever du att du har haft möjlighet att påverka planeringsprocessen? Tabell 7, Sammanställning av deltagarna i planeringsprocessens syn på planeringsprocessen. I otillräcklig I tillräcklig I stor utsträckning utsträckning utsträckning 19 procent 81 procent -- 4 procent 48 procent 48 procent 14 procent 62 procent 24 procent 19 procent 71 procent 10 procent Planeringsprocessen har genomförts i linje med MSB:s nyutgivna övningsvägledning 9, som dock gavs ut efter att övningen var genomförd. Begrepp, roller, ansvar och planeringsarbete skiljer sig en hel del från de övningar som länet genomfört tidigare till exempel El-ände 2010 och Gäddan 2005. Det hade varit en fördel att noggrannare gå igenom denna metodik i samband med startmötet eller i vart fall senast på PK 1. I samband med denna genomgång kunde också på ett mer detaljerat sätt ha presenterats övningens yttre ram och innebörden av de leveranser som aktörerna skulle lämna till länsstyrelsen enligt planeringsprocessens tidsplan (se bild 1). Några av övningens lokala övningsledare gick MSB:s kurs för lokala övningsledare 10 under maj 2013. Det hade varit en klar fördel om kursen hade genomförts av samtliga lokala övningsledare innan planeringsprocessen påbörjades. Som parantes kan nämnas att MSB beslutat att om möjligt erbjuda kurstillfällen för de län som får övningsexpertstöd, i god tid innan planeringsprocessen påbörjas. Om planeringsprocessen summeras är deltagarna varierat positiva till sitt arbete då 33 procent anser att helhetsintrycket av hela planeringsprocessen var ganska bra och 43 procent ansåg att helhetsintrycket var mycket bra. 24 procent anser dock att helhetsintrycket enbart varit acceptabelt, vilket är en hög siffra för regionala samverkansövningar. 9 Tillgänlig på https://www.msb.se/sv/utbildning--ovning/ovningsverksamhet/ovningsstod/ovningsvagledning/ 10 För kursinformation se https://www.msb.se/sv/utbildning--ovning/utbildning/ovning/ -28-
Ett omfattande arbete lades ner på att formulera mål för övningen, både övergripande mål samt delmål för aktörerna. Till dessa formulerades även indikatorer. I tabell 8 redovisas respondenternas syn på målformuleringsarbetet. Enligt tidsplanen skulle aktörerna leverera in delmål till länsstyrelsen senast den 15 mars och indikatorer senast den 6 maj. I maj togs två dokument fram kring aktörernas delmål. Det ena var en bilaga till Övningsbestämmelser och avhandlade syfte och delmål och det andra var en bilaga till Övningsledningsbestämmelser och avhandlade delmål med indikatorer. Dessa skickades dock aldrig ut till aktörerna varvid det var oklart om målarbetet var färdigställt. Arbetet med delmål och indikatorer drog ut på tiden. En aktör färdigställde sina delmål i mitten på september. En annan aktör var färdig med sina indikatorer veckan före övningen och indikatorerna till ett av övningens övergripande mål färdigställdes också veckan före. I syfte att stödja arbetet med målformuleringar kunde enskilda dialoger hållits mer strukturerat under maj månad med de lokala övningsledare som inte hade levererat. Även tidigare nämnda dokument borde ha färdigställts och skickats ut. Den medarbetare på länsstyrelsen som främst arbetade med målformuleringar avslutade sin anställning i maj månad och ersattes inte. Det kan inte utseslutas att detta har påverkat arbetet. Fråga I vilken utsträckning upplever du att målformuleringsarbetet bedrivits på ett bra sätt? I vilken utsträckning upplever du nyttan av målformuleringsarbetet? I vilken utsträckning upplever du nyttan av att ta fram indikatorer till målen? I vilken utsträckning upplever du ha fått stöd i arbetet med att ta fram mål och indikatorer? (Stöd från Länsstyrelsen eller MSB) I otillräcklig I tillräcklig I stor utsträckning utsträckning utsträckning -- 71 procent 29 procent 10 procent 52 procent 38 procent 10 procent (avser även i ingen utsträckning) 43 procent 47 procent 5 procent 71 procent 14 procent Tabell 8, Sammanställning av deltagarna i planeringsprocessens syn på målformuleringsarbetet. Bortfallet i sista frågan beror på att några respondenter inte deltog i målformuleringsarbetet och har därför inte besvarat frågan. En fråga som är berättigad är om övningens övergripande mål var relevanta för övningen och om övningens scenario byggdes upp för att ge aktörerna möjlighet att nå målen. Det första målet om larmmottagning och inledande åtgärder var relevant för momentet den 30 september. Dock kunde fler och tydligare indikationer arbetats fram. Dessutom saknades observationspunkter för lokala utvärderare att rapportera till utvärderingsledaren. I många fall var inte ens den lokala utvärderaren aktiverad den 30 september. Det andra målet om Samverkan Östergötland kunde ha innefattat samverkan i ett bredare perspektiv gällande hela övningen. Målets tre indikatorer borde också ha utökats till att kunna bedömas under hela övningen i stället för enbart i inledningsskedet. Målen om lägesbild, WIS och förstärkningsresurser var bra och hade relevanta indikatorer. Det sista målet om kriskommunikation var relevant men indikatorerna borde formulerats tydligare. Ett omfattande arbete lades även ner på att skriva övningens scenario, främst i form av momentbeskrivningar och inspel. I tabell 9 redovisas respondenternas syn på scenarioarbetet. Det har framkommit med önskvärd tydlighet att det grundläggande scenariot med bland annat vägläget och översvämningsläget borde ha varit färdigarbetad innan arbetet med momentbeskrivningarna påbörjades. Ansvaret för att utföra detta arbete låg på länsstyrelsen. Flera aktörer anger att de inte förstod att de själva skulle skriva alla inspel och relaterade till den senaste övningen, El-ände 2010 då inspelen skrev tillsammans på en skrivarstuga. Det bör dock poängteras att Elände bestod av ett färre antal inspel som användes av alla aktörer medan Pumpa Läns kom att bestå av -29-