SIDAN 1 (20) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 16 mars 2016 kl.10.00 12.15. Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Annika Stacke (L) Växjö Börje Dovstad (L), Karlskrona Annika Westerlund (S), Karlshamn Nils-Ingmar Thorell (L), Ronneby Ingegerd Leandersson (KD), Markaryd tjg. ers. Kristina Brundin (S), Lessebo tjg. ers. Närvarande ej beslutande ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Mats Porsklev, Sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie 1-11 Elin Jonsson, bevarandestrateg 9 Anne Karlsson (S) Ljungby Annika Stacke Sydarkiveras kontor, Båtsmanstorget 2, Växjö 2016-03-11 kl.10.00 Underskrifter Sekreterare Mats Porsklev Paragrafer 1-18 Ordförande Per Ribacke (S) Justerande Annika Stacke (L) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum 2016-03-04 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet 2016-03-11 Datum för anslags nedtagande Sydarkiveras kontor 2016-04-11 Underskrift
SIDAN 2 (20) 1 Dnr. Sark.2016.13 Sydarkivera kontrasignation och firmateckning Av reglementet för förbundsstyrelsen framgår enligt 9 Undertecknande av handlingar: Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av förbundsstyrelsen ska undertecknas av ordförande Per Ribacke (S) eller av vice ordföranden Nils- Ingmar Thorell (L) eller av annan som förbundsstyrelsen bestämmer och kontrasigneras av förbundschefen. I övrigt bestämmer förbundsstyrelsen vem som ska underteckna handlingar. - Förbundsstyrelsen utser nedanstående befattningshavare att kontrasignera skrivelser eller handlingar undertecknade av ordförande Per Ribacke (S) eller vid förfall för denne, vice ordförande Nils-Ingmar Thorell (L) i förbundsstyrelsen -Vad gäller de ärenden som rör förhållandet mellan förbundet som arbetsgivare och dess arbetstagare: förbundschef Mats Porsklev eller vid förfall för honom av tillsynsarkivarie Magdalena Nordin. - Köpehandlingar och kontrakt, låne- och övriga förbindelser samt skrivelser och handlingar: förbundschef Mats Porsklev eller vid förfall för honom av tillsynsarkivarie Magdalena Nordin. - Förbundsstyrelsen utser ordförande eller vid förfall för denne, förbundsstyrelsens vice ordförande att i förbundsstyrelsens namn underteckna de övriga handlingar och skrivelser som inte ryms i uppräkningen ovan. Kontrasignation ska ske av förbundschef Mats Porsklev och vid förfall för honom av tillsynsarkivarie Magdalena Nordin - Förbundsstyrelsen utser ordförande, förbundschef Mats Porsklev att motta delgivning på styrelsens vägnar. - Förbundsstyrelsen utser förbundschef Mats Porsklev, ordförande, tillsynsarkivarie Magdalena Nordin att två i förening eller en av de nämnda i förening med bevarandestrateg Elin Jonsson, teknisk assistent Annie Olandersson, assistent Catharina Jarslet teckna kommunens firma på checkar, bankräkningar, plusgiro, bankgiro, värdeförsändelser och dylika handlingar.
SIDAN 3 (20) 1, forts. Dnr. Sark.2016.13 Sydarkivera kontrasignation och firmateckning - Förbundsstyrelsen utser förbundschef Mats Porsklev, ordförande, tillsynsarkivarie Magdalena Nordin, assistent Catharina Jarslet, ekonom Pernilla Friberg till att var och en för sig registrera och läsa e-tjänstuppgifter samt teckna Sydarkivera firma på Skatteverkets skattekonto. - Behöriga till internetbanken är följande: Pernilla Friberg - behörighetsadministratör samt attestering, Kerstin Sundström, Petra Granqvist, Catharina Jarslet - attestering/godkännande, varav två i förening. -Förbundsstyrelsen utser: Systemförvaltare Ulla Nilsson, Lönekonsult Tommy Persson, Lönekonsult Eva Ferm, Lönekonsult Pia Nilsson, Verksamhetsutvecklare Susanne Johansson, Projektledare Gunn Carlsson för utanordning av löner Expediering: Berörda
SIDAN 4 (20) 2 Dnr. Sark.2016.7 Årsredovisning 2015 inkl. förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse Förvaltningen har upprättat förbundets första bokslut inklusive förvaltningsberättelse. Förbundsstyrelsen godkänner bokslutet och översänder detsamma till förbundsfullmäktige för fastställelse. Därefter skickas bokslutet till förbundsmedlemmarna för beslut om ansvarsbefrielse. Årsredovisning inkl. förvaltningsberättelse från den 10 februari 2016. Verksamhetsrapport från den 10 februari 2016. Årsredovisningen godkänns och översänds till revisionen för revisionsutlåtande. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Årsredovisningen fastställs och överlämnas till förbundets medlemmar för beslut om ansvarsfrihet. Expediering: Förbundsfullmäktige
SIDAN 5 (20) 3 Dnr. Sark.2016.8 Budget 2017 och plan för 2018-2019 Förvaltningen har utarbetat ett förslag till budget baserat på känt antal medlemmar den 23 mars 2016 och inlämnade avsiktsförklaringar. Förslag till budget 2017 och plan för 2018-2019. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktigebeslut Budgeten för 2017 och plan för 2018 och 2019 antas. Expediering: Förbundsfullmäktige
SIDAN 6 (20) 4 Dnr. Sark.2015.70 Fasta arvoden för förtroendevalda. På förbundsfullmäktige togs beslut om att Förbundschef Mats Porsklev fick i uppdrag att kontakta Växjö kommuns arvodesberedning för att utreda ett förslag till fasta arvoden för förbundsfullmäktiges och förbundsstyrelsens presidier. Protokoll från förbundsfullmäktige 33 från den 23 oktober 2015. Mail från Växjö kommunkansli från den 13 november 2015. Protokoll från förbundsstyrelsen 43 från den 4 december 2015. Förslag till fasta arvoden förtroendevalda från den 23 februari 2016. Ärendet överlämnas till förbundsfullmäktige för ställningstagande. Expediering Fullmäktige
SIDAN 7 (20) 5 Dnr. Sark.2016.14 Anslutning av nya medlemmar. Förvaltningen har fått inbjudan att diskutera eventuellt medlemskap i Sydarkivera med Skåne Nordost kommuner (Bromölla, Östra Göinge, Osby, Kristianstad, Hässleholm, Höör, Hörby), Olofströms, Sölvesborgs kommuner och Landstinget Blekinge. Dessa diskussioner har utmynnat i att Olofströms kommun och Oskarshamns kommun har tagit beslut om anslutning till vårt förbund och har inlämnat avsiktsförklaringar. Olofströms kommun dessutom hunnit med att teckna en anslutningsöverenskommelse vari överenskoms hur och när anslutningen görs. Avsiktsförklaring från Olofströms kommun. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Olofströms och Oskarshamns kommuner godkänns som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera och en ny bilaga ett i förbundsordningen godkänns. Expediering Fullmäktige
SIDAN 8 (20) 6 Dnr. Sark.2016.15 Antagande av ny förbundsordning. Vid anslutning av nya medlemmar i vårt kommunalförbund så måste kommunalförbundets fullmäktige och nuvarande och anslutande medlemmar anta en ny förbundsordning. Förslag till ny förbundsordning från den 4 mars 2016. Förbundsstyrelsens ordförande Per Ribacke (S) och Annika Stacke (L) får i uppdrag att diskutera den nya förbundsordningen med Växjö kommun. Vidare får ovanstående i uppdrag att framlägga förslag till ny förbundsordning till förbundsfullmäktige. Expediering Fullmäktige
SIDAN 9 (20) 7 Dnr. Sark.2015.73 Taxa allmänna handlingar Förvaltningen har utarbetat förslag till mall för taxa för allmänna handlingar. Mallen är tänkt att skickas till förbundsmedlemmarna för eventuellt antagande i förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige samt för antagande i förbundsfullmäktige. Förslag till mall för taxa för allmänna handlingar från den 23 februari 2016. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Taxa för utlämnande av Sydarkiveras allmänna handlingar godkänns. Expediering Fullmäktige
SIDAN 10 (20) 8 Dnr. Sark.2016.4 Verksamhetsplan 2016 Förvaltningen har utarbetat förslag till verksamhetsplan för år 2016. Förslag till verksamhetsplan för år 2016 från den 23 februari 2016. Utarbetat förslag till verksamhetsplan för 2016 godkänns. Expediering Förbundschef Mats Porsklev
SIDAN 11 (20) 9 Dnr.Sark.2016.11 Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse Förvaltningen har utarbetat ett förslag till gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse som hjälp till förbundsmedlemmarna att ta beslut om gallring av exempelvis loggar, cookies och andra skräpfiler. Förslag till Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse från den 23 februari 2016. Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse antas. Förbundsstyrelsen rekommenderar att förbundsmedlemmarna använder denna gallringsplan. Expediering Förbundsmedlemmarna Förbundschef Mats Porsklev
SIDAN 12 (20) 10 Dnr. Sark.2016.16 Klassificeringsschema (Verksam) Förvaltningen har utarbetat ett förslag till klassificeringsschema som hjälp till förbundsmedlemmarna att införa ett modernt processbaserat klassificeringsschema i sina ärende- och dokumenthanteringssystem samt för användning inom förbundets egna förvaltning. Förslag till klassificeringsschema (verksam) från den 23 februari 2016. Det framtagna klassificeringsschemat (Verksam) ska användas inom förbundets verksamhet. Klassificeringsschemat översänds till förbundsmedlemmarna som information. Expediering Förbundsmedlemmarna Förbundschef Mats Porsklev
SIDAN 13 (20) 11 Dnr.Sark.2016.17 Godkännande av logotyp Förvaltningen har fått i uppdrag av styrelsen att arbeta fram en logotyp för förbundet. För att utarbeta ett professionellt förslag har hjälp tagit av ett Karlskrona baserat företag vid namn Infab Vitamin AB. Förslag till logotype från den 23 februari 2016. Yrkanden Kristina Brundin (S): Logotypen godkänns med borttagande av punkten. Per Ribacke (S): Logotypen ska godkännas i ursprungligt skick. Propositionsordning Ordföranden ställer Kristina Brundins (S) yrkande mot eget yrkande och finner att styrelsen har antagit ordförandens yrkande. Framlagt förslag till logotyp godkänns. Expediering Förbundschef Mats Porsklev
SIDAN 14 (20) 12 Dnr.Sark.2015.51 Bestämmande av dag för utbildning av styrelse och fullmäktige Förvaltningen har fått i uppdrag av styrelsen att arbeta fram en utbildning för styrelsen och fullmäktige. Diskuteras förslag till dagar för denna utbildning samt studiebesök den 22 april i Lund på Arkivcenter Syd. Förbundsstyrelsen och förbundsfullmäktige ska erbjudas utbildning på eftermiddagen den 13 maj i samband med styrelsens nästa möte. Förbundschef Mats Porsklev ges i uppdrag att erbjuda samtliga i styrelsen att närvara vid planerat studiebesök den 22 april på Arkivcenter Syd i Lund. Expediering Förbundschef Mats Porsklev
SIDAN 15 (20) 13 Dnr.Sark.2016.18 Årsmöte med Arkivförbund Sydost Förbundet är medlemmar i Arkivförbund Sydost. Inför kommande årsmöte behöver förbundet utse representant. Bevarandestrateg Elin Jonsson utses som förbundets representant på kommande årsmöte med Arkivförbund Sydost. Expediering Förbundschef Mats Porsklev
SIDAN 16 (20) 14 Dnr.Sark.2016.9 Lägesrapport Råd och stöd Föreligger lägesrapport för förbundets råd och stöd verksamhet. Lägesrapport råd och stöd från den 23 februari 2016. Rapporten läggs till handlingarna. Expedieras:
SIDAN 17 (20) 15 Dnr. Sark.2016.9 Lägesrapport om leveransprojekt Föreligger lägesrapport leveransprojekt. Lägesrapport om leveransprojekt från den 23 februari 2016. Rapporten läggs till handlingarna. Expedieras:
SIDAN 18 (20) 16 Dnr. Sark.2016.9 Lägesrapport om arkivsystem Föreligger lägesrapport förom arkivsystem. Lägesrapport om arkivsystem från den 23 februari 2016. Rapporten läggs till handlingarna. Expedieras:
SIDAN 19 (20) 17 Dnr. Sark.2016.10 Information om projektdefinition för etablering av bevarandeplattform Förbundschef Mats Porsklev lämnar muntlig information om förvaltningens arbete med projekt avseende etablering av förbunds bevarandeplattform. Rapporten läggs till handlingarna. Expedieras:
SIDAN 20 (20) 18 Dnr. Sark.2016.14 Information om anslutningar Förvaltningen har fått inbjudan att diskutera eventuellt medlemskap i Sydarkivera med Skåne Nordost kommuner, Sölvesborgs kommuner och Landstinget Blekinge. Förbundschef Mats Porsklev lämnar muntlig information. Informationen läggs till handlingarna. Expedieras: