Regler för representation inom Danderyds kommun

1(11) KS 2012/0310 för representation inom Danderyds kommun med instruktioner för kontering och redovisning 1

2(11) Innehåll 1. Till Dig som är verksam i Danderyds kommun... 3 1.1. Inledning... 3 1.2 Tillämpningsområde... 3 1.3. Utgångspunkter för kommunens representation... 3 1.4. Begreppet representation... 3 1.4.1 Extern representation... 3 1.4.2 Intern representation... 3 1.5. Kommunens regler mot mutor och jäv... 4 2. Beslut om intern och extern representation... 4 2.1 Gemensamma bestämmelser... 4 2.2 Beslutsfattare... 4 3. Dispens... 5 4. Extern representation... 5 5. Intern representation... 5 5.1 Allmänt... 5 5.2 Kontering... 6 6 Dricks... 6 7 Förmånsbeskattning och personalvårdsförmåner... 6 7.1 Förmånsbeskattning... 6 7.1.1 Kostförmån... 7 7.2 Personalvårdsförmåner... 8 7.3 Kontering... 8 8. Kurser, konferens och resor... 8 9. Uppvaktning m.m.... 9 10. Sammanställning momsavdrag... 9 11. Redovisning av underlag... 10 12. Vad som gäller för kommunen jämfört med privat verksamhet... 10 13. Uppföljning... 10 2

3(11) 1. Till Dig som är verksam i Danderyds kommun 1.1. Inledning Inom kommunen arbetar vi på medborgarnas uppdrag och i deras intresse. Demokrati, rättsäkerhet och effektivitet är grundläggande värden för all offentlig verksamhet. Enligt 8 kap 1 kommunallagen ska kommuner ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet och i sådan verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer. Som utgångspunkt gäller att den kommunala verksamheten ska präglas av höga krav på sundhet och säkerhet och att de kommunala medlen, vilka ytterst kommer från kommunens befolkning, ska användas för kommuninnevånarnas bästa 1. Eftersom vår verksamhet är skattefinansierad är det vår skyldighet att använda skattemedel med omdöme. 1.2 Tillämpningsområde Dessa regler gäller för förtroendevalda och anställda i Danderyds kommun. na bygger på gällande bestämmelser i skattelagstiftningen och gäller samtliga kommunala verksamheter inklusive verksamhet som bedrivs i annan associationsform, exempelvis aktiebolag. 1.3. Utgångspunkter för kommunens representation Representation får förekomma i sammanhang som gagnar kommunens intressen. Kommunens representation ska präglas av måttfullhet och gott omdöme av den som utövar representationen. Det är viktigt att representationen inte har sådan inriktning att den kan medföra förtroendeskada för kommunen och/eller den som deltar i representationen. Representationen ska hållas inom de ramar som anges i dessa regler. 1.4. Begreppet representation 1.4.1 Extern representation Med extern representation avses värdskap som riktar sig utåt mot utomstående myndigheter, organisationer, företag och enskilda personer. Med värdskap avses att kommunen bjuder på t.ex. måltider och annan förtäring, teaterbesök, museibesök, idrottsevenemang och liknande när kommunen vill visa uppskattning och gästfrihet 1.4.2 Intern representation Med intern representation avses kommunalt värdskap som riktar sig inåt mot förtroendevalda och anställda i Danderyds kommun. 1 Kommunalrättens grunder, Alf Bohlin, sjätte upplagan, s. 245 3

Med värdskap avses att kommunen bjuder på t.ex. måltider och annan förtäring, personalfester, avtackningar och liknande när kommunen vill visa uppskattning. 1.5. Kommunens regler mot mutor och jäv Kommunens förtroendevalda och anställda ska vara uppmärksamma på de bestämmelser om mutbrott som finns i brottsbalken. Brottsbalkens bestämmelser gäller vid såväl representation som andra tillfällen. 4(11) Kommunen har utfärdat interna regler för att hantera frågan om mutor - mot mutor och jäv. Skillnaden mellan de två kommunala reglerna är att dessa regler hanterar frågor där kommunen bjuder en utomstående eller en av kommunens förtroendevalda eller anställda medan regeln mot mutor och jäv hanterar frågan när kommunen eller en av kommunens förtroendevalda eller anställda tar emot representation, belöningar, gåvor eller liknande förmåner. 2. Beslut om intern och extern representation 2.1 Gemensamma bestämmelser Representation medges endast då det föreligger ett omedelbart samband med kommunens verksamhet. Sambandet avser både tidpunkt, plats och den eller de personer som representationen riktar sig mot. All representation ska ske med iakttagande av måttfullhet och kommunens regler och beloppsgränser ska följas. Starksprit är som huvudregel inte tillåtet vid representation medan två glas vin eller två öl per person tillåts. Undantag kan medges för den representation som utövas av kommunstyrelsen, exempelvis vid officiella mottagningar eller utländska besök. Försiktighet bör också iakttas beträffande ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Detta gäller även vid intern representation såsom arbetsluncher, frukostmöten m.m. 2.2 Beslutsfattare Representation för kommunens räkning beslutas av kommunstyrelsens ordförande, kommundirektör eller förvaltningschef. De kan, för varje enskilt representationstillfälle för sig, ge i uppdrag till någon av sina medarbetare att genomföra representation. I detta fall krävs det ett skriftligt beslut från den som är behörig enligt ovan för att representationen skall vara godkänd. Om någon som inte har rätt att representera enligt ovan ändå gör det är huvudregeln att den personen själv blir personligt betalningsansvarig för uppkomna kostnader. Observera att personalvårdsförmåner, se punkt 7.2, inte utgör representation varför kravet på skriftligt beslut enligt ovan inte gäller dessa. 4

Förvaltningschefen för produktionsstyrelsen får ge en generell delegation till resultatenhetschefer att besluta om personalfest, se punkt 5.1, och planeringskonferens, se punkt 8. 3. Dispens I särskilda fall kan kommunstyrelsens ordförande eller kommundirektör besluta om undantag från dessa regler (dispens). Skriftlig ansökan om dispens från dessa regler handläggs av kommunens ekonomichef. Dispens skall begäras för varje enskilt tillfälle och medges inte retroaktivt. Undantag från dessa regler utan dispens från kommunstyrelsens ordförande eller kommundirektör innebär att den som fungerat som värd blir personligt betalningsansvarig. 4. Extern representation Vid extern representation ska antalet förtroendevalda och tjänstemän från Danderyds kommun vara skäligt i förhållande till antalet externa deltagare och får aldrig överstiga antalet externa deltagare. Maxbelopp per person och tillfälle vid extern representation uppgår till 700 kr inklusive mervärdesskatt. 5(11) Exempel på extern representation: Måltid i samband med överläggningar med utomstående (konto: 7101) Förtäring i samband med egen arrangerad utbildning där även extern deltagare ingår t. ex personal från privata verksamheter (konto: 7101) Måltid vid arrangerande av studiebesök (konto: 7101) Tilltugg vid invigning av byggnad/verksamhet (konto: 7101) Gåva till samverkanspartner i samband med invigning av byggnad/verksamhet (konto: 7105) Gåva till arrangör vid studiebesök (konto: 7105) Marknadsföringsartiklar för utdelning vid studiebesök och dylikt (konto: 7230) Avdrag för moms begränsas enligt skattelagstiftningen. Se punkt 10 Särskilda krav finns på redovisning av underlag. Se punkt 11. 5. Intern representation 5.1 Allmänt Med intern representation avses representation som enbart riktas till kommunens förtroendevalda och anställda. Maxbelopp per person och tillfälle vid intern representation uppgår till 500 kr inklusive mervärdesskatt. 5

Intern representation får förekomma vid följande tillfällen; Personalfester och andra personalsociala arrangemang. Personalfester ska dock inte förekomma fler än två gånger per år per förvaltning/resultatenhet. Informationsmöten/personalmöten. Dessa ska inte regelmässigt förläggas på ett sådant sätt att måltid ingår. Enklare förtäring som kaffe med bröd eller frukt kan dock förekomma även om möten hålls regelbundet. Uppvaktning vid jämna födelsedagar, långvarig anställning osv. Kommunen har regler för denna typ av intern representation, se Riktlinjer för uppvaktning vid jämna födelsedagar, långvarig anställning, m.m. samt punkt 9 Studieresor och studiebesök Sammanträden med fullmäktige, kommunstyrelsen och övriga politiska organ Observera att intern representation som huvudregel ska förmånsbeskattas, se vidare under punkt 7. 6(11) 5.2 Kontering Måltider och kringkostnader i samband med personalfest (konto: 5870) Måltid i samband med informationsmöte (konto: 5870) Förtäring i samband med internutbildning för anställda i Danderyds kommun (konto: 5870) Förtäring vid nämndsmöten (konto: 7102) Avdrag för moms begränsas enligt skattelagstiftningen. Se punkt 10 Särskilda krav finns på redovisning av underlag. Se punkt 11. 6 Dricks Vid restaurangbesök och taxiresor är det vanligt att lämna dricks, normalt med ett belopp som gör att slutsumman utjämnas. I Sverige är dricks inkluderat i slutnotan både på restauranger och vid taxiresor, varför dricks utöver slutnotans belopp inte medges med kommunens medel. 7 Förmånsbeskattning och personalvårdsförmåner 7.1 Förmånsbeskattning Alla förmåner som utgått för tjänsten är i princip skattepliktig inkomst för mottagaren. Från denna huvudprincip finns det undantag varav några i inkomstskattelagen särskilt uppräknade förmåner. Ett annat undantag är personalvårdsförmåner, se punkt 7.2. 6

Med förmån som utgått för tjänsten avses förmåner i anställningsförhållande och uppdragsförhållande, förmåner som lämnas som ersättning för tillfälligt arbete eller skattepliktiga förmåner som av annan anledning ska beskattas som inkomst av tjänst. 2 Uppkommer kostnader för förmånsskattepliktiga representation ska den förvaltning där kostnaden uppkommit lämna underlag till löneavdelningen för beskattning av förmånen för den anställde. Förmånen är också ett underlag för arbetsgivaravgifter för arbetsgivaren, kommunen. Observera att kommunen inte har rätt till kompensation för den ingående mervärdeskatten (kommunkontosystemet) när det gäller inköp som en anställd skall förmånsbeskattas för. 7(11) 7.1.1 Kostförmån Om arbetsgivaren tillhandahåller kost är det en skattepliktig förmån för den förtroendevalde eller anställde. Även kost som fås vid övertidsarbete är skattepliktig. Från denna bestämmelse finns några undantag; 3 Förmån av kost på allmänna transportmedel vid tjänsteresa och frukost på hotell eller liknande i samband med övernattning där under tjänsteresa ska inte tas upp, om kosten obligatoriskt ingår i priset för transporten eller övernattningen. Måltider vid extern representation är inte skattepliktiga. För intern representation gäller skattefrihet bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. Av förarbetena framgår att en sammankomst anses kortvarig om den varar högst en vecka. En sammankomst anses tillfällig om det inte är fråga om möten som hålls regelbundet. Vidare krävs att det är gemensamma måltidsarrangemang. Möten för information om det löpande arbetet, möten för planering av det löpande arbetet, s.k. arbetsluncher och liknande räknas däremot inte som intern representation och är således skattepliktig. 4 För att i efterhand kunna visa att en sammankomst är hänförlig till representation, bör arbetsgivaren se till att upprätta och spara en dokumentation för mötet, t.ex. program, dagordning, deltagarförteckning, inbjudan etc., se vidare punkt 11. Kostförmån värderas enligt en schablon som skatteverket bestämmer för varje taxeringsår. 2 Skatteverkets meddelande kap 1, sid 1 (SKV M 2012:23) 3 11 kap 2 inkomstskattelagen (1999:1229) 4 Skatteverkets meddelande, kap 4.4.8.3, sid 34 (SKV M 2012:23) 7

7.2 Personalvårdsförmåner Utöver det som faller inom ramen för kommunens regler för representation kan arbetsgivaren lämna vissa enklare så kallade personalvårdsförmåner skattefritt till sina anställda. Personalvårdsförmåner klassificeras inte som intern representation utan anses som en kostnad för verksamheten. Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde som syftar till att skapa trivsel och samhörighet i arbetet och en god psykisk och fysisk hälsa hos personalen eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. Kännetecknande för personalvårdsförmåner är att de normalt tillhandahålls på arbetsplatsen. Undantag görs dock för vissa personalvårdsförmåner som av sedvänja tillhandahålls utanför arbetsplatsen, t. ex personalutflykter eller motionsförmåner. Exempel på personalvårdsförmåner: Kaffe, te och frukt i personalrum (konto: 5890) Tårta vid anställds födelsedag/avslut (konto: 5890) Kaffebröd i samband med interna möten (konto: 5890) 8(11) 7.3 Kontering Notera att: Konto: 6440 livsmedel endast ska användas för de enheter där livsmedel används för tillagning och förädling exempel: kök på skola, förskola, festvåningen, kaffe som säljs till allmänheten. Konto: 6120 ska användas för leasingkostnad för kaffemaskin. 8. Kurser, konferens och resor För kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang gäller följande. Minst 6 timmar per hel dag ska utgöras av arbete alternativt tre timmar per dag vid så kallade lunch till lunch konferenser. Eventuella måltidsarrangemang skall vara gemensamma och ingå som en naturlig del av kursen/konferensen. Endast en planeringskonferens per anställd och år medges. Om särskilda skäl föreligger får kommundirektören, för varje enskilt tillfälle, meddela skriftligt undantag från denna bestämmelse. Sådant undantag ska sökas i förväg. I ansökan ska anges varför undantag söks. Resor bokas först och främst via kommunens upphandlade resebyrå. Observera att resor utanför norden ska beslutas av kommunstyrelsens ordförande innan resan bokas. Exempel: Personalutbildning (konto: 5811) Kurser samt arvode till extern föreläsare (konto: 5812) 8

Konferens (konto: 5813) används när fakturan innehåller både hotell, logi samt kursavgift Lokala resor i tjänsten (konto: 7051) Resor i tjänsten med tåg och flyg (konto: 7052) Hotell och logi inom Sverige (konto: 7057) Hotell och logi utomlands (konto: 7058) Om resan inkluderas i konferenspaket (konto: 5813) 9(11) Fullt momsavdrag gäller. Se punkt 10. Särskilda krav finns på redovisning av underlag. Se punkt 11. 9. Uppvaktning m.m. I kommunens personalhandbok finns riktlinjer för uppvaktning vid jämna födelsedagar, långvarig anställning, m.m.. Via skatteverkets hemsida kan aktuell uppgift inhämtas om beloppsgränser för gåvor. Tänk på att gåvor utöver dessa gränser innebär förmånsvärdebeskattning för mottagaren och arbetsgivaravgifter för arbetsgivaren. Exempel: Gåva vid anställds födelsedag och pensionsavgång (konto: 5890) Julklapp, minnesgåva och blommor till anställda (konto: 5890) Invigning av andra myndigheters/företags lokaler (konto: 7105) Vid egna arrangemang och officiella besök (konto: 7105) Studiebesök (konto: 7105) Priser vid idrottstävlingar etc. (konto: 7105) Vänortsverksamhet (konto: 7105) Blommor till extern part (konto 7105) Avdrag för moms begränsas enligt skattelagstiftningen. Se punkt 10. Särskilda krav finns på redovisning av underlag. Se punkt 11. 10. Sammanställning momsavdrag Leverantörer fakturerar alltid fullt momsbelopp oavsett om kommunen har avdragsrätt för hela momspåslaget eller inte. Kontrollera därför alltid att momsbeloppet har blivit korrekt i skanningen av fakturan. Vid felaktigt momsbelopp avvisas fakturan i EFH:n och i meddelandefältet anges det korrekta momsbeloppet. Avdrag för moms vid extern och intern representation är maximerat enligt skattelagstiftningen. För en förteckning över aktuella momsavdrag vid olika typer av representation se kommunens intranät under Ekonomihandboken/Fakturaportal & redovisning, inloggning, maualer och blanketter. 9

11. Redovisning av underlag Redovisningen kan ske på flera sätt. I bästa fall innehåller redan fakturan samtliga uppgifter och då behövs inget ytterligare underlag. Vid få deltagare kan det räcka att i EFHs textfält Beskrivning ange nödvändig information. I andra fall kan man behöva redovisa på ytterligare underlag. Ett sådant underlag kan exempelvis vara en fakturakopia eller den mall som finns upprättad för ändamålet. Se kommunens intranät under Ekonomihandboken/Fakturaportal & redovisning, inloggning, manualer och blanketter Bilaga till verifikationer, representation, kurser, utbildningar - mall. Redovisat underlag ska innehålla följande: vid extern representation: datum, syfte, namn på deltagare samt vilka företag/organisationer de företräder. vid intern representation: datum, syfte samt namn på deltagare. vid kurs/konferens: program eller liknande, datum, syfte samt namn på deltagare. vid resor, hotell och logi: datum, syfte samt namn på deltagare. Kvitto måste bifogas. underlaget ska märkas med verifikationsnummer. underlagen ska vara lättillgängliga vid revision. vid kontering i EFH används textfältet beskrivning till att ange var underlagen förvaras. Det är den som beslutsattesterar kostnaderna som ansvarar för att underlagen innehåller information enligt ovan. Respektive förvaltning, inklusive kommunledningskontoret, avgör själva var underlagen ska förvaras. Vem som attesterar kostnader framgår av kommunens beslutade Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner - Attestreglemente 10(11) 12. Vad som gäller för kommunen jämfört med privat verksamhet Skattelagstiftningens bestämmelser beträffande utgifter för representation mm gäller inte i alla delar kommunens verksamhet eftersom kommunen inte är inkomstskattepliktig. Bestämmelserna gäller dock kommunen när det gäller kommunens åtaganden som arbetsgivare rörande förmånsbeskattning och liknande samt avseende redovisning av mervärdesskatt och de begränsningsregler som finns rörande avdragsrätt för ingående mervärdesskatt. 13. Uppföljning Ansvaret för uppföljning av att dessa regler efterlevs ligger på respektive nämnd och ingår i den interna kontrollen. För internkontroll ansvarar förvaltningschefen på respektive förvaltning/styrelse. På en övergripande nivå har ekonomiavdelningen ett ansvar för att tillräckliga kontroller genomförs. Noterade brister gällande representation anmäls till ansvarig förvaltningschef och till kommundirektören. 10

11(11) Beslutsattestanten har ansvaret för att verifikationen som ska beslutsattesteras motsvarar de regler som gäller för kommunen. Om underlag saknas ska beslutsattestanten komplettera verifikationen med det nödvändiga underlaget. 11