Växjö Pastorat Kyrkorådet 2016-03-09 Plats och tid Sigfridsalen, Domkyrkocentrum kl. 18.30 21.20 Beslutande Ordförande Åke Eriksson. Ordinarie ledamöterna Olof Sandahl, Henrik Johansson, Patrik Sassersson, Britt-Marie Linné, Håkan Källberg, Ann-Kristin Lindquist, Rut Thor, Kjell Gustafsson, Stanley Ståhl, Roland Johansson, Thomas Petersson samt tjänstgörande ersättarna Monica Carlsson Blomster, Camilla Dahlström, Jonas Danielsson, Agneta Nordlund Gustavsson, Eivor Torstensson vilka inträdde för frånvarande Ewa Johansson, Yngve Rehnström, Gullvi Strååt, Bengt Arvidsson och Björn W Stålne. Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättarna Brith-Marie Påhlman, Bertil Olsson och Richard Grügiel 14-18, 20. Jörgen Waldén föredragande Camilla Carlsson ekonomichef 14-18 Mats Lindblad kyrkogårds- och fastighetschef Carina Åstrand pastoralchef Lars Gunnar Selinder pastoralchef Åsa Ingvert pastoralchef Kristoffer Tarstad fastighetsingenjör Camilla Johansson protokollssekreterare Kjell Gustafsson Justeringens plats och tid Växjö pastorats kansli, måndagen den 14/3-16 kl. 11.30 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 14-20 Ordförande ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kyrkorådet Sammanträdesdatum 2016-03-09 Datum då Datum då anslaget sätts upp 2016-03-14 anslaget tas ned 2016-04-04 Förvaringsplats för protokollet Växjö pastorats kansli, Domkyrkocentrum, Gymnasiegränd 1 B, Växjö Underskrift.
1 Kyrkorådet 2016-03-09 14 Dnr 2016-10 531, 2016-11 531 Delegeringsbeslut AU 160301 17 27 (se protokoll i Arbetsutskottets pärm) BGU 160229 22 28 (se protokoll i Begravningsutskottets pärm) Delgivningar - Richard Grügiel tackar för den tid han har varit anställd i Växjö kyrkliga samfällighet och Växjö pastorat.
2 Kyrkorådet 2016-03-09 15 Rapport från Begravningsutskottet Ordförande för begravningsutskottet Henrik Johansson rapporterar från begravningsutskottets sammanträde 2016-02-29. Kyrkorådet tackar för rapporten.
3 Kyrkorådet 2016-03-09 16 Domprosten informerar - Domprost Thomas Petersson rapporterar om genomförda visitationer i södra området. - Pastoralchef Åsa Ingvert lämnar information från centrum öst och väst. - Pastoralchef Lars Gunnar Selinder lämnar information från norra området. - Pastoralchef Carina Åstrand lämnar information från södra området. - Kyrkogårds- och fastighetschef lämnar information från kyrkogårds- och fastighetsförvaltningen. Kyrkorådet tackar för informationen.
4 Kyrkorådets arbetsutskott 2016-03-01 18 Kyrkorådet 2016-03-09 17 Dnr 2016-7 521 Årsredovisning 2015 Domprost Thomas Petersson och ekonomichef Camilla Carlsson redogör för arbetet med årsredovisningen samt mindre justeringar efter bokslutsberedningens genomgång. Årets resultat uppgår till 34 290 tkr vilket motsvarar en värdesäkring av eget kapital på 12,1 procentenheter. Budgeterat resultat för 2015 uppgick till 25 364 tkr. Resultatet härrör i huvudsak från att tre fastighetsförsäljningar är genomförda under 2015. Församlingshemmet Nygatan 6, den administrativa fastigheten på Nygatan 8 samt Ormesberga sockenstuga har sålts under året. Totalt uppgår pastoratets realisationsresultat för försäljningarna till 30 304 tkr. Den positiva avvikelsen mot budget förklaras i huvudsak av bättre utdelning från pastoratets prästlönetillgångar, bättre avkastning på pastoratets finansiella tillgångar, högre kyrkoantikvarisk ersättning samt lägre utfall för personalkostnader till följd av vakanser. Pastoratets mål för det egna kapitalets storlek uppgår till 280 mkr. Arbetsutskottets förslag till kyrkorådet Kyrkorådet beslutar att överlämna årsredovisningen och verksamhetsuppföljningen till revisorerna. att uppdra åt kansliet att genomföra redaktionella ändringar i årsredovisningen och verksamhetsuppföljningen samt att låta trycka årsredovisningen med anpassad layout. att under förutsättning att inga förändringar framkommer i samband med slutrevisionen föreslå kyrkofullmäktige att godkänna upprättat förslag till årsredovisning och verksamhetsuppföljning för år 2015.
Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet 2016-03-01 18 forts. 2016-03-09 17 forts. 5 Dnr 2016-7 521 vidare beslutar kyrkorådet att hemställa hos kyrkofullmäktige att uppta frågan om ansvarsfrihet för ledamöterna i Kyrkorådet. I kyrkorådets föredras ärendet av domprost Thomas Petersson, pastoralcheferna Carina Åstrand, Lars Gunnar Selinder och Åsa Ingvert, kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad och ekonomichef Camilla Carlsson. Kyrkorådets beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag.
6 Kyrkorådets arbetsutskott 2016-03-01 22 Kyrkorådet 2016-03-09 18 Dnr 2016-16 531 Förstudie - styrning och målarbete inom Växjö pastorat Kanslichef Jörgen Waldén föredrar ärendet. Under föregående år har ledningsgruppen internt vid ett flertal tillfällen berört frågan om hur pastoratet kan utveckla styrnings- och ledningsformerna. Målbilden är att gå mot en mer målstyrd verksamhet och uppföljning av denna med hjälp av mått och indikatorer. I samtal med våra revisorer fick vi förslag och tips om vad PWC kunde erbjuda och efter samråd med verksamhetsutvecklare Håkan Ström har ett enskilt uppdrag utformats och avropats. Några av frågeställningarna som förstudien ska kunna ge vägledning och förslag till lämpligt fortsatt arbete om är: Vad bestäms var? Relationerna mellan kyrkoråd och församlingsråd. Vilka ansvarar för vad? Gränsytorna mellan ledningsgrupp/tjänstemän och förtroendevalda; vem beslutar vad? T ex pastoralchef i relation med församlingsråd. Hur skall verksamhetsgrenar samverka i och mellan områden, t ex Barn och Ungdom, Kyrkomusik, Diakoni? Hur rapporteras resultat av aktiviteter och måluppfyllelse? Vem styr och ansvarar för måluppfyllelse? Vilka utvecklingsmål och vilka konkreta och mätbara verksamhets-/effektmål ställs från förtroendevalda? Är ledningsfunktionerna överens om mål och strategier för att nå dem? Förstudie - genomförande Intervjuer, jan-mars (5 + 3 i ledningen, några ledamöter i församlingsråd samt AU, Diakoni, Musik, B/U, samt några församlingspräster) Analys samt förslag Presentation och halvdags workshop i ledningen Idé fortsättning: Varje steg planeras och prissätts var för sig efter det att förstudien avslutats.
Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet 2016-03-01 22 forts. 2016-03-09 18 forts. 7 Dnr 2016-16 531 Plan för genomförande 1. Strategiworkshop med ledning och Kyrkoråd. - Målstyrning, budgetprocess etc utvecklas 2. Utveckling av nuvarande Vision och beslut om Strategi, Mål samt Budgetprocess i Kyrkoråd/Kyrkofullmäktige 3. Handlingsplan i ledningsgruppen (samtidigt som man utvecklar ledningsgruppen/ ledningsarbetet) 4. Kontinuerlig uppföljning, nyckeltal, aktiviteter etc Arbetsutskottets förslag till kyrkorådet att tilläggsbudgetera 125 000 kr från kyrkorådets förfogandemedel för finansiering av förstudieuppdrag av PWC om styrning och målarbete inom Växjö Pastorat. Kanslichef Jörgen Waldén föredrar ärendet i kyrkorådet. Kyrkorådet beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag.
8 Kyrkorådets arbetsutskott 2016-03-01 24 Kyrkorådet 2016-03-09 19 Dnr 2016-9 682 Hyressättning Öjaby prästbostad Församlingsprästen (och fd kyrkoherden) Richard Grügiel har begärt tjänstledighet under perioden april-juni 2016 för tjänst som tf kyrkoherde i Tingsås pastorat. Richard Grügiel har innehaft Öjaby prästgård som tjänstebostad från sitt tillträde som dåvarande kyrkoherde i Öjaby, och numera som präst i det norra området. Nuvarande tjänstebostadshyra är reglerad till 7.448:-/månad och baserad på en bostadsyta av 100m2. Under tjänstledigheten sker reglering från hyresgästen av denna hyra genom inbetalning utan uppmaning till hyresvärden med 7.488:-/månad. Efter tjänstledigheten och om Richard Grügiel avslutar sin anställning för en anställning som kyrkoherde vid Tingsås pastorat, övergår tjänstebostaden till bostad reglerat med nytt hyreskontrakt utan besittningsrätt. Ny hyra beräknas till 176m2 och 11.400:-/månad. Arbetsutskottets förslag till kyrkorådet Kyrkorådet beslutar att medge befrielse från tjänstebostadsplikten gällande Öjaby prästgård. att månadshyra för Öjaby prästgård skall utgå med 11.400:- från och med 2016-07-01, vilket av hyresgästen erläggs utan uppmaning till hyresvärden. Månadshyran inkluderar värme och varmvatten. Månadshyran gäller under förutsättning att hyresgästen begär avslut på nuvarande anställning. att uppdra åt kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad att avtal om hyreskontrakt gällande Öjaby prästbostad för perioden 2016-07-01--2017-12-31 med avtal om avsteg om besittningsrätt.
Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet 2016-03-01 24 forts. 2016-03-09 19 forts. 9 Dnr 2016-9 682 att föreslå kyrkofullmäktige att besluta om försäljning av Öjaby prästbostad efter hyreskontraktets utgång 2017-12-31 (eller efter uppsägning av hyreskontrakt från hyresgästens sida om detta sker innan 2017-12-31) samt uppdra åt kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad att genomföra fastighetsreglering inom Brudslöjan 1 samt upphandla mäklare för uppdraget att försälja Öjaby prästbostad. I kyrkorådet föredras ärendet av kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad. Församlingsherde Richard Grügiel har sagt upp hyreskontraktet för Öjaby prästbostad från 2016-06-30. Kyrkorådet beslutar att medge befrielse från tjänstebostadsplikten gällande Öjaby prästgård. att föreslå kyrkofullmäktige att besluta om försäljning av Öjaby prästbostad senast under 2017 samt uppdra åt kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad att genomföra fastighetsreglering inom Brudslöjan 1 samt upphandla mäklare för uppdraget. I paragrafen deltog ej församlingsherde Richard Grügiel.
10 Kyrkorådets arbetsutskott 2016-03-01 26 Kyrkorådet 2016-03-09 20 Dnr 2014-46 521 Omgestaltning av kyrkorum Bergs kyrka En arbetsgrupp bestående av representanter från församlingsrådet, pastoralchef Lars- Gunnar Selinder, arkitekt Lennart Arfwidsson, byggnadsantikvarier David Fuchs samt projektledare Kristoffer Tarstad har framarbetat 4 förslag till gestaltning av Bergs kyrkorum. Förslagen har utgått ifrån den visionsbeskrivning som låg till grund för den tidigare ansökan om kyrkobyggnadsbidrag och kyrkoantikvarisk ersättning, beskrivningen har sedan bearbetats och kompletterats. Arbetsutskottets förslag till kyrkorådet Kyrkorådet beslutar att godkänna förslag till omgestaltning av Bergs kyrka och dess kyrkorum enligt förslag 4B, upprättad av arbetsgruppen under ledning av kyrkogårds- och fastighetsförvaltningen. att ansöka om tillstånd enligt KML kap 4, av Länsstyrelsen i Kronobergs län för den förändring som omgestaltningen medför enligt förslag 4B. att avvakta Länsstyrelsen i Kronobergs läns tillståndsbeslut innan beslut om saneringsarbete och omgestaltning av Bergs kyrka beslutas av fullmäktige. I kyrkorådet föredras ärendet av kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad, fastighetsingenjör Kristoffer Tarstad och pastoralchef Lars Gunnar Selinder. Stanley Ståhl yrkar bifall till arbetsutskottets förslag samt tackar arbetsgruppen för deras arbete.
11 Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet 2016-03-01 26 forts. 2016-03-09 20 forts. Dnr 2014-46 521 Kyrkorådet beslutar att godkänna förslag till omgestaltning av Bergs kyrka och dess kyrkorum enligt förslag 4B (daterat 2016-03-09), upprättad av arbetsgruppen under ledning av kyrkogårds- och fastighetsförvaltningen. att ansöka om tillstånd enligt KML kap 4, av Länsstyrelsen i Kronobergs län för den förändring som omgestaltningen medför enligt förslag 4B (daterat 2016-03-09). att avvakta Länsstyrelsen i Kronobergs läns tillståndsbeslut innan beslut om saneringsarbete och omgestaltning av Bergs kyrka beslutas av fullmäktige.
2016-02-15 Rev. 2016-03-09 Bergs kyrka, Växjö pastorat - Omgestaltning av kyrkorummet REDOVISNING AV ÄRENDE I enlighet med medgivet tillstånd för Bergs kyrka är Växjö pastorats avsikt att sanera och ersätta befintligt golvbjälklag med nytt. Delvis för att finansiera projektet men också för att öka nyttjandegraden av kyrkan kommer nuvarande församlingshem säljas. Den församlingsverksamhet som nu bedrivs i Bergs sockenstuga kommer i och med en försäljning istället bedrivas i kyrkan. Församlingsrådet ser även en potential att kunna utveckla sin verksamhet i Berg och målsättningen är en aktivare församling med fler aktiviteter och fler engagerade medlemmar än idag. I samband med att kyrkan förses med nytt golvbjälklag vill församlingen med denna ansökan få tillstånd att förändra planlösningen så att mer ändamålsenliga lokaler erhålls för nuvarande och framtida behov. Församlingens vision för framtiden är nedtecknad i en Visionsskrivelse vilken följde med den tidigare ansökan för sanering och nytt golvbjälklag. Visionsskrivelsen har nu kompletterats för att förtydliga behovet av de förändringar som redovisas i denna ansökan. Den kompletterade visionsskrivelsen utgör bilaga till denna ansökan. En arbetsgrupp bestående av åtta personer har utsetts för att utifrån upprättad vision för Bergs kyrka formulera ett planförslag som innebär att all församlingsverksamhet ska kunna bedrivas i kyrkan. Arbetsgruppen består av fyra representanter från församlingsrådet med Janeth Ståhl, Linnèa Ivarsson, Gunnar Petersson och Richard Grügiel, pastoralchef Lars-Gunnar Selinder, Arkitekt Lennart Arfwidsson (Atrio Arkitekter i Västevik), Byggnadsantikvarie David Fuchs (Tyrèns i Växjö) samt projektledare Kristoffer Tarstad (Växjö kyrkogårds- och Fastighetsförvaltning). Sedan november 2015 har gruppen arbetat aktivt. Visionsskrivelsen för Bergs kyrka har kompletterats och objektsanpassats för denna ansökan. Fyra olika ritningsförslag med nya planlösningar har framtagits och analyserats med avseende på för- och nackdelar. Gruppen har enats om att ett av förslagen mycket väl motsvarar det behov som uttrycks i visionen och är det som denna tillståndsansökan utformats för. För att beskriva den arbetsprocess som lett fram till det förslag på omgestaltning av kyrkorummet som ansökan avser redovisas på följande sidor en översikt av samtliga fyra förslagsritningar med kortfattade kommentarer. Förslag 4B är det förslag som denna ansökan avser. Förslaget redovisas närmare i bifogade bilagor; - Församlingens Visionsskrivelse, anger behov och argument för vald lösning. - Bygg- och rumsbeskrivning, anger valda byggdelar med material och kulörbeskrivning. - Ritningar och Elevationer, visar planritningar och 3D-vyer. - Systembeskrivning Tekniska anläggningar, anger översiktligt VVS-, el-, belysning-, larm- och tillgänglighetsinstallationer. - Antikvarisk konsekvensbeskrivning - Fotodokumentation och Relationsritningar, anger hur kyrkan ser ut idag. Fastighetsingenjör Kristoffer Tarstad Kyrkogårds- och Fastighetsförvaltningen i Växjö 1(7)
2016-02-15 Rev. 2016-03-09 Bergs kyrka, Växjö pastorat - Omgestaltning av kyrkorummet Nuvarande planlösning Beskrivning: Kommentarer: Kyrkans nuvarande planlösning är ordinär för den här typen av kyrka. Vapenhuset angörs via kyrkport i väster. Vapenhuset rymmer ett mindre WC. Längst bak i kyrkan finns orgelläktaren med en läktarunderbyggnad som innefattar två rum. Långhuset rymmer fyra bänkkvarter med tvärgång i nord/sydlig riktning som ansluter till sidoentré i söder. Bakom koret i öster finns Sakristian. Under Sakristian finns en källardel med pelletspanna. I den antikvariska konsekvensbeskrivning bedöms befintliga läktarunderbyggnader som väldigt dominanta i kyrkorummet. En ombyggnad skulle medföra att dessa skulle kunna ges en något nättare utformning vilket skulle bidra till att förstärka kyrkorummets kulturhistoriska värde och således utgöra en positiv konsekvens. 2 (7)
2016-02-15 Rev. 2016-03-09 Bergs kyrka, Växjö pastorat - Omgestaltning av kyrkorummet Förslag 2B Bild 1 Avskärmning av kyrkorummet. Beskrivning: Kommentarer: Läktarunderbyggnaden rivs permanent och församlingslokaler tillskapas bakom ny vägg som avgränsar kyrkorummet strax öster om långhusets sidoentré. De båda bakre bänkkvarteren borttages medan de främre bibehålls med ny placering. Den öppna ytan under orgelläktaren möbleras med lösa stolar vid behov annars flexibel placering. Samlingssalen rymmer i detta fall 80-90 personer. Förslaget bedöms bra om man ser till församlingsdelen. För att få en uppfattning om hur rumsligheten påverkas med detta förslag har en stor duk hängts upp som skärmar av kyrkorummet mot tänkt församlingsdel (Bild1). Trots avskärmning är det fortfarande svårt att få en uppfattning om upplevelsen eftersom läktarunderbyggnaden tillsammans med alla bänkar fortfarande finns kvar. Som helhet bedöms församlingssalen med detta alternativ bli för stor i förhållande till den verksamhet man väntar bedriva i Berg. 3 (7)
2016-02-15 Rev. 2016-03-09 Bergs kyrka, Växjö pastorat - Omgestaltning av kyrkorummet Förslag 3 Beskrivning: Kommentarer: Läktarunderbyggnaden återuppförs med motsvarande yta som idag men med ändrad planlösning som innefattar godkänd rullstostoalett, pentry, kyrktorg och samlingsrum. För flexibel användning utförs vägg mellan kyrktorg och samlingssal som vikvägg. Större delen av vägg mot kyrkorum utförs med glaspartier från golv till tak som skjutvägg. Yta för ett yttre kyrktorg tillskapas genom att de tre nedersta bänkraderna borttages. Samlingssalen rymmer i detta fall 20 25 personer. Med detta förslag som egentligen var församlingens ursprungliga idé uppfattas lokalerna bli otillräckliga. Samlingssalen är för liten och även om väggen mot kyrktorget går att vika undan så är ytan svårmöblerad med hänsyn till läktarens pelare. Den ursprungliga tanken var att pentry och rullstolstoalett skulle rymmas inom Vapenhuset, om det varit görbart tillsammans med att få ny huvudentré via södra långsidan hade möjligen detta förslag fungerat. För att få plats innebär detta förslaget att det kommer möbleras för samlingar i kyrkorummet utanför själva läktarunderbyggnaden vilket inte är optimalt ur ett energiperspektiv där tanken är att läktarunderbyggnaden ska värmas permanent och kyrkorummet intermittent. 4 (7)
2016-02-15 Rev. 2016-03-09 Bergs kyrka, Växjö pastorat - Omgestaltning av kyrkorummet Förslag 4 Beskrivning: Kommentarer: Orgelläktaren förlängs med 5,5 meter, befintlig läktarbalustrad och orgel flyttas med. En ny läktarunderbyggnad uppförs med större samlingssal, kyrktorg med pentry, ytterligare ett stort Studierum/Kapell samt godkänd rullstolstoalett. Samlingssal och samlingsrum utförs med skjutväggar mot kyrktorget. Väggar mot kyrkorummet utförs med skjutväggar med högt sittande fönster. Sex bänkrader borttages varav hälften byggs om och placeras på läktaren. Samlingssalen rymmer i detta fall 50 60 personer och samlingsrummet rymmer 30 40 personer. Planlösningen under läktaren bedöms bra och skulle fungera. Ytstorleken på församlingsdelen är motsvarande den som redovisas i förslag 2B och bedöms också med detta förslag bli för stor i förhållande till behovet i Berg. 5 (7)
2016-02-15 Rev. 2016-03-09 Bergs kyrka, Växjö pastorat - Omgestaltning av kyrkorummet Förslag 4B Beskrivning: Kommentarer: Detta förslag motsvarar till stora delar förslag 4 men orgelläktaren förlängs inte lika mycket (2,6 meter), pentryt placeras i samlingssalen där det också ordnas förråd för bord och stolar, hela väggen mot kyrkorummet utförs med glaspartier, färre bänkrader demonteras (2x4st.), fast inredning rivs i rum jämte Sakristia för att tillskapa Städ och Förråd, det större rummet kommer användas som Samtalsrum. Samlingssalen rymmer i detta fall 25 30 personer. Studierum/Kapell rymmer 15 20 personer. Förändringen av kyrkorummet blir förhållandevis begränsad. Kostnaden blir något dyrare än i förslaget 3 men församlingslokalerna blir mycket mer ändamålsenliga med lagom stora rum i förhållande till den verksamhet som kommer bedrivas i Bergs kyrka. Studierummet är lagom stort för konfirmandundervisning, rummet lämpar sig också som ett kapell där befintligt mindre altarskåp placeras. Församlingssalen kan nyttjas flexibelt för barn-, musik- och körgrupper. Vid större sammankomster i församlingsdelen öppnas skjutväggarna mot Kyrktorget och utrymme medges till sittande möblering för ca. 60 personer. Vid större förrättningar i kyrkorummet öppnas samtliga väggar under läktaren som då kan möbleras med lösa stolar. Planlösningen medger också procession från Vapenhuset på ett naturligt vis. 6 (7)
2016-02-15 Rev. 2016-03-09 Bergs kyrka, Växjö pastorat - Omgestaltning av kyrkorummet Befintlig Läktarunderbyggnad: Läktarunderbyggnad efter ombyggnad: 7 (7)