StoreDesk En möbel med bättre förvaring

PROJEKT RAPPORT TEKNISK DESIGN LTU 2014 StoreDesk En möbel med bättre förvaring Dany Danial, Fouad Younes TEKNISK DESIGN Luleå tekniska universitet

Projektrapport för D0025A Designmetodik - Teknisk design LTU StoreDesk Ett kontor med bättre förvaring Dany Danial, Fouad Younes Luleå tekniska universitet 971 87 Luleå, Sweden Luleå, 2014 Teknisk design Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle Luleå tekniska universitet

Teknisk design Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle Luleå tekniska universitet

StoreDesk En möbel med bättre förvaring Dany Danial Fouad Younes 2014 KURSKOD: D0025A HANDLEDARE: Mikael Heinonen & Jessica Dagman EXAMINATOR: Åsa Wikberg Nilsson Teknisk design Institutionen för ekonomi, teknik och samhälle Luleå tekniska universitet

Abstract This report is a written presentation of a project that we were assigned to do during the course D0025A at Luleå University of Technology by SKAPA Design Studio. The main objective of the project was to develop a product that facilitates the storage of today s activity based workplaces. Several phases were passed through to create a new storing product starting with a context phase that included interviews and observation of a workplace storage unit to get a clearer view of how it looks and function today and specify its needs to be improved. Based on the results we formulated a couple of questions that we later answered and discussed during the project. Second of all comes the theory phase were we researched all kind of information from several sources that gave us a deeper understanding about areas our work is based on such as Human-centered design, ergonomics, product development, industrial design, activity based workplaces and gestalt. In the third phase which is idea and concept development, we used methods such as brainstorming and fast sketches to generate as many ideas as possible of how the product would look like to meet the requirements needed. After deciding how it would look like a final concept was developed and drawn using a computer aided designing (CAD). At the end the final result was represented and discussed relating back to the theories studied and the requirements it has to meet. The concepts is a desk with a storage unit that includes a mechanical two staged system that facilitates storing spreadsheets, important papers and files. KEYWORDS: Ergonomics, product development, design, human-centered design, activity based workplace, gestalt, and storage.

Sammanfattning Denna rapport är en skriftlig presentation av ett projekt som vi blev tilldelade att göra under kursen "D0025A" vid Luleå tekniska universitet av SKAPA-Design Studio. Huvudsyftet med projektet var att utveckla en produkt som underlättar förvaringen i dagens aktivitetsbaserade arbetsplatser. Flera faser har gått igenom under projektets gång för att skapa en ny förvaringsprodukt. Arbetet började med en kontext undersöknings fas där intervjuer och observationer genomfördes på aktivitetsbaserad arbetsplats på ett företag för få en tydligare bild av hur det ser ut och fungerar i dag och identifiera användarbehoven och svårigheter den bemöter. Utifrån kontextresultaten formulerade vi ett par frågor som vi senare svarade på och diskuterade under projektet. Sedan kom teorifasen där vi samlade all typ av information från olika källor som gav oss en djupare förståelse om områden vårt arbete utgår från exempelvis användar-centrerad design, ergonomi, produktutveckling, Teknisk design, aktivitetsbaserade arbetsplatser och gestaltning. I den tredje fasen som är idé och konceptutveckling, använde vi metoder såsom brainstorming och snabba skisser för att generera så många idéer som möjligt om hur produkten skulle kunna se ut för att uppfylla de krav som behövs. Efter att ha beslutat hur produkten skulle se ut som ett slutligt koncept utvecklades och ritades den med hjälp av en datorstödd konstruktions program (CAD). I slutet presenterades och diskuterades resultatet av processen med referens till teorin, kontext undersökningen och frågeställningarna. Slutkonceptet är ett skrivbord med en unik förvaringsenhet som använder sig av en mekanisk 2-stage system för lagring av företags papper, filer och pärmar. NYCKELORD: Ergonomi, användarcentrerad design, teknisk design, aktivitetsbaserad arbetsplats, förvaring, gestaltning.

Innehåll 1 Introduktion 1 1.1BAKGRUND 1 1.2INTRESSENTER 1 1.3SYFTE OCH MÅL 2 1.4PROJEKTETS OMFATTNING 2 1.5RAPPORTENS STRUKTUR 2 Teori 4 2.1TEKNISK DESIGN 3 2.2 ANVÄNDARCENTRERAD DESIGN 4 2.3 AKTIVITETSBASERADE 5 ARBETSPLATSER 2.4 ARBETSPLATSUTFORMNING 6 2.5 ERGONOMI 7 2.6 GESTALTNING 8 3 Metod och genomförande 9 3.1PROCESS 9 3.2PROJEKT PLANERING 9 3.3KONTEXTUNDERSÖKNING 10 3.31 Intervjuer 10 3.32 Moment genomförande 11 3.33 Observation 11 3.4LITTERATURSTUDIE 3.5ANALYS AV KONTEXT 12 12 3.5.1 Behovanalys 12 3.5.2 Nulägesanalys 12 3.6IDÉARBETE 14 3.6.1 Brainstorming 14 3.6.2 Skisser 15 3.6.3 Inspiration 15 3.7KONCEPTUTVECKLING 15 3.7.1 Datormodellering 15 3.7.2 Datorvisualisering 15 4 Resultat 18 4.1 RESULTAT AV KONTEXT OCH TEORISTUDIE 16 4.2 DESIGNSPECIFIKATION 17 4.3 RESULTAT AV IDÉ OCH KONCEPTUTVECKLING 18 4.4 RESULTAT AV DETALJDESIGN OCH IMPLEMENTERING Fel! Bokmärket är inte definierat. 4.5 SLUTLIGT RESULTAT 25 5 Diskussion 26 5.1POSITIONERING AV RESULTATET 26 5.2RELEVANS 27 5.3FORSKNINGSFRÅGOR 27 5.3.1 Forskningsfråga 1 (kontext) 27 5.3.2 Forskningsfråga 2 (metod) 28 5.3.3 Forskningsfråga 3 (resultat) 28 5.4PROJEKTETS SYFTE OCH MÅL 28 5.5REFLEKTION 29 5.6REKOMMENDATION 29 Referenser 30 Bilaga 1 Intervjufrågor och svar 32

Figur förteckning Figur 1 Visar design processen 9 Figur 2 Gant Schema 10 Tabell 1 Visar det olika söknings metoder som har använts 12 Figur 3 Visar skiss och brainstorm metoderna 14 Figur 4 Visar en kriteriematris för förvaring 17 Tabell 2 Visar designspecifikationen för förvaring 17 Figur 5 Visar en skissad arbetsmiljö 18 Figur 6 Visar "StoreBox" 19 Figur 7 Visar mobila möbeln i mobibox 20 Figur 8 Visar storedesk från framsidan 20 Figur 9 Visar skissen av storedesk 21 Figur 10 Visar steoredesk koncept i CAD 22 Figur 11 Slutkoncept i 2D 24 Figur 12 Slutkoncept i 3D utan skuggor 25 Figur 13 Slutkoncept med skuggor 25

1 Introduktion Hur många gånger har du inte gått in på ditt jobb, kommit fram till en arbetsstation och möts av ett rörigt bord, för lite plats för kortet på din vackra livspartner? Hur mycket tid läggs det inte ner på bara en enkel strukturering av dina egna personliga föremål? Problemet ligger i förvaringen, hur kan vi förbättra eller lösa den? Introduktion kapitlet introducerar svar på frågorna "Varför, Vem, och vad? " projektarbetet vi utför inom kursen D0025A - Design Metodik på Luleå Tekniska Universitetet inom tidsramen 8/9-14 tills den 31/10-14. 1.1 BAKGRUND Idag undergår arbetskulturen en massa förändringar på grund av ny teknik vilket förändrar vårt sätt att arbeta och syn på arbetet. Utvecklingen ställer högre krav på arbetsplatsutformningen där kreativitet och inspirerande lösningar är viktiga för att uppnå en ny användarupplevelse. Eftersom i nuläget kan man arbeta från vart som helst via internet tappar arbetsplatser folks intresse om dem ser ut och fungerar på sitt traditionella sätt, kortfattat attraheras ju folk av nya kreativa sätt och användarupplevelser. Uppdragsgivaren SKAPA design Studio Annica Doms och David Eriksson ger oss chansen idag att vara en del av det aktivitetsbaserade kontorets framtid genom att ge oss ett uppdrag att utifrån uppsatta förutsättningar, ta fram ett produktkoncept som löser förvaringen på det aktivitetsbaserade kontoret även kallad Termit. 1.2 INTRESSENTER En förvaringsmöbel kan användas av alla möjliga men vår produkt är syftat till kontorsmiljöer där den primära intressenten är den anställda som jobbar vid arbetsytan. Eftersom arbetscirkeln i företag är stort så kan andra olika personer som t.ex. kollegor, chefer, städare, eller även klienter bemöta/använda produkten och dem klassificeras som sekundära intressenter. Vi har dem i baktanken när vi designar vår produkt, att det finns möjlighet för deras närvaro nära produkten vilket får oss att ta extra hänsyn till säkerhet och ergonomifrågor och villkor produkten ska bemöta. Vem är uppdragsgivaren? Just nu är det SKAPA Design studio som är uppdragsgivaren och uppdraget var att komma fram till ett nytt koncept eller möbel. Uppdraget i sig kunde ges av olika möjliga möbelföretag t.ex. Ikea eller själva företagen som jobbar i en kontorsmiljö kan anställa oss som industrial engineers för att förbättra deras befintliga 1

produkter i framtiden. 1.3 SYFTE OCH MÅL Projektets mål är genom att undersöka dagsläget av förvaringen på en aktivitetsbaserad kontorsplats och specificera behoven och problemen användaren bemöter idag kunna komma fram till ett koncept som bemöter dessa problem och bidrar till en enklare och förbättrad förvaring. Konceptet ska också vara ergonomisk, kreativ, och leda till en ny användarupplevelse. Projektet är baserat på en designprocess, teorier och litteraturstudier som är grunden för arbetet och inriktar sig mot att använda dem i verkligheten för att komma fram till konceptet. Med andra ord har projektet ett akademiskt syfte att genom utförandet bidra fördjupad kunskap inom området, dvs. Learn by doing. För att undersöka hur/varför/vad (syftet), har följande frågeställningar utretts: Vilka användarbehov finns det idag? Hur ser förvaringen i ett aktivitetsbaserat kontor och vad är lösningen idag? Vilka problem bemöter företagen med förvaringen? Hur kan en konceptuell lösning utformas som bidrar till en bättre förvaring? Hur kan en lösning utformas som bidrar till ett nytt användaruplevelse? Är slutprodukten anpassad efter miljön produkten ska befinna sig i? Är slutprodukten ergonomisk och bidrar till en ny användarupplevelse? 1.4 PROJEKTETS OMFATTNING Vidden av produkten kommer förmodligen att begränsas till kontorsmiljö dvs. den ska vara en möbel eller en produkt som bara används i denna typ av miljö och inte någon annanstans. För att möjliggöra produkten inom tidsspannen vi har tilldelats finns det en del avgränsningar som t.ex. budget och ekonomi där projektet lägger ingen fokus på hur produkten kommer marknadsföras eller hur mycket den kommer kosta. Konceptutveckling är vad projektet omfattar utan extra fokus på tillverkningsprocessen av en reell version av produkten dvs. hur den ska tillverkas, vilka material den ska tillverkas i, eller hållfastighets lära och undersökningar. 1.5 RAPPORTENS STRUKTUR Rapporten är strukturerat av 5 huvudkapitlen med olika under rubriker som berör ämnen som relaterar till kapitlet. Kapitel 1 redovisar bakgrunden och en generell översikt om projektet. Kapitel 2 redovisar teorin av vetenskaplig fakta och information som vårt projekt är baserat på. Kapitel 3 beskriver dem olika moment, processer och teknik som har utförts under projektet. 2

Kapitel 4 visar resultaten av projektet. Kapitel 5 diskuterar och reflekterar resultaten och drar en slutsats av hela projektet. 3

2 Teori Projektet är baserat på en vetenskaplig grund som är viktig för att uppnå den slutliga lösningen. Detta kapitel redovisar området teknisk design som är brett och är en stor del av kursen och projektet. I kommande stycken kommer teori om användarcentrerad design, arbetsplatsutformning och aktivitetsbaserade arbetsplatser beskrivas. Dessutom aspekter som ergonomi, användbarhet och gestaltning som är viktiga att tas i beaktande under utformningen och utvecklingen av produkten. 2.1 TEKNISK DESIGN Enligt källor 1 2 ökar marknaden för produktframställning och produktionseffektivisering för varje år som går, exponentiellt med detta ökar också användarens krav och förväntningar på hans/hennes omgivning. Ett hyllplan ska vara 500 mm djup utan att ha ett bärande underrede och orka hålla 20 kg böcker, är det realistiskt? En projektor med inbyggda högtalare i fickformat för en snabb och impulsiv presentation, hur ska den se ut? Hur ska vi få vår arbetsplats att bidra till en mer effektiv, givande och kreativ miljö? Det är frågor som en Industrial design engineer (IDE) har kunskap och medel till att svara på. Det finns en del vägar att gå om man befinner sig inom IDE området, ett exempel är Industrial design(id) och Engineered design(ed). Skillnaden mellan dem är hur de väljer att svara på frågan dem är där för att besvara. Om man tar första exemplet ovan om hyll-planet, så skulle en ED börja fundera kring en mängd tänkbara lösningar och sedan välja den som löser problematiken ur ett perspektiv som har funktion i fokus. Medan en ID skulle gå igenom samma procedur men slutprodukten skulle snarare spegla aspekter som ergonomi och estetik snarare än funktionalitet och hållbarhet. Ett annat exempel från ovan är Hur ska vi få vår arbetsplats att bidra till en mer effektiv, givande och kreativ miljö?. En ED skulle presentera olika lösningar anpassade för olika typer av verksamheter som rent statistiskt och på det mest funktionella sätt gav det bästa resultatet. Presentationen av ID lösningen skulle exempelvis bestå utav en företagsmodell som var anpassningsbar beroende på vilken verksamhet som använde den samt lösa den givna problematiken om kreativitet bättre än effektivitet och funktionalitet för den är mer 4

visuellt influerad. Kort sagt så är en ED mer intresserad om att en produkt faktiskt fungerar och en ID bryr sig mer om att den är behaglig att se på. Vårt projekt hamnar i en sorts klinch mellan dessa två grenar för att vi siktar efter en lösning som skildrar både det visuella och det funktionella. Vi lutar möjligtvis mer åt det visuella men det beror till huvudsak på vår kunskap inom området än vår vision om slutprodukten. "Design is the fundamental soul of a man-made creation that ends up expressing itself in successive outer layers of the project, or service." Steve Jobs 3 Steve Jobs ser design som en fundamental kreation eller ide som man utvecklar till en produkt eller tjänst som beskriver personens tankar och tankesätt. Med andra ord så är design en process som medlar idéer till verklighet! Design is directed toward human beings. To design is to solve human problems by identifying them and executing the best solution. Ivan Chermayeff 4 Design är en problemlösare enligt Ivan Chermayeff, det handlar om att identifiera problemet eller människans behov och lösa det på bästa möjliga sätt. 2.2 ANVÄNDARCENTRERAD DESIGN Vad är användarcentrerad design? : User-Centered Design (UCD) is the process of designing a tool, such as a website s or application s user interface, from the perspective of how it will be understood and used by a human user. Rather than requiring users to adapt their attitudes and behaviors in order to learn and use a system, a system can be designed to support its intended users existing beliefs, attitudes, and behaviors as they relate to the tasks that the system is being designed to support. 5 Detta ovan är en väldigt formell och riktad definition av vad användarcentrerad design innebär men är onekligen väldigt exakt. Designern och läraren, David Kelly 6, gav år 2002 ett mer mänskligt och lättförståeligt resonemang, vilket också var precis i början av epoken för UCD. Citerar: 5

Human centered design, a human centered in an approach to design, that really involves designing behaviors and personality s into products. Vår sammanfattning av detta är att användarcentrerad design bygger på att sätta användarens behov och beteende i centrum och anpassa produkten därefter. Med andra ord så vill man skapa en verklighet där samspelet mellan produkt och människa begränsas utav användaren, inte produkten. Detta resonemang eller snarare riktlinjer formar produkter och tjänster på olika sätt beroende på hur de tillämpas. Inom vårt område, förvaring, kan detta t.ex. vara så enkelt som en höj- och sänkbar hylla för papper och kritor på ett fritids med barn med snittåldern 10 år. Man vill antagligen som lärare ofta skapa en fri miljö och inte begränsa barnen i för många avseenden. Ett barn vid den åldern är mellan 135-150 7 cm långa och en hylla som är vid nedfällt läge endast 1 meter från golvet och vid uppfällt, 2 meter från golvet blir idealisk när man vill kontrollera barnens tillgång till kritor och papper. 2.3 AKTIVITETSBASERADE ARBETSPLATSER Allting förändras med en konstant hastighet runt omkring oss, teknologin blir allt mer mobil, det krävs en helt annan ambition och kunskap för att konkurrera idag bland världens företagsgiganter än för 20 års sedan. Det krävs en arbetsmiljö som främjar samarbete, produktivitet, effektivitet och flexibilitet bland de anställda som i sin tur genererar en mer kostnadseffektiv och hälsosam arbetsplats. Enligt Coy Davidson (senior vice president, Colliers international) 8 och många andra verkar det aktivitetsbaserade kontoret göra just detta om det appliceras under rätt omständigheter. Grundtanken som definierar uttrycket är att, istället för givna arbetsplatser och samma sak varje dag -situationer för de anställda kan man välja arbetsmiljö utifrån de behov man har för dagen. Det ser självklart väldigt olika ut beroende på vilken verksamhet som använder sig utav det. Ett allmänt övergripande exempel på detta skulle kunna vara flexibla/öppna arbetsstationer, öppna miljöer som främjar kreativitet och avskärmade lugnande miljöer som motarbetar stress. Möjligheterna att röra sig fritt inom kontoret begränsas inte längre utav fysiska hårddiskar och privata, fasta telefonlinor utan man använder en teknologi i form av virtuella hårddiskar och 5 mm tjocka laptops. Man skulle kunna säga att det aktivitetsbaserade kontoret är en produkt utav den mobila 6

verklighet vi lever i idag Som med all förändring kommer inte bara fördelar utan också nackdelar. Enligt business Insider 9 baserat på en kolumn av Tony Armstrong, är detta några problem som ett aktivitetsbaserat kontor kan uppleva: Primärt fokus på att sänka kostnader. För få tysta och lugna miljöer. Anställda sätter ägarstämpel på arbetsstationer Med detta menas, att företaget med hjälp av det här sättet att konstruera en arbetsplats sätter högsta prioritet på att sänka kostnader medan dem andra aspekterna faller i glömska, på en plats där samarbete och interaktion främjas blir naturligtvis ljudnivån förhöjd och att dem öppna och flexibla arbetsstationerna snabbt blir paxade av dem anställda. Andra nackdelar med den här typen av arbetsplats skulle kunna vara en generationskrock. Där de äldre på företaget inte samtycker med det här nya sättet att tänka medan dem yngre är mer bejakande och uppmuntrande. Vilket kan göra att de äldre antingen slutar eller känner sig underminerade. 2.4 ARBETSPLATS UTFORMNING För att få en rationell slutlig produktion räcker inte ergonomisk design av arbetsplatsen, dess produkter och utrustning. Arbetsplatsen eller själva produkten måste vara anpassad till användarens önskemål, önskad produktionsupplägg, säkerhet, sociala och personlig arbetskomfort. Vid flödesinriktade produktionsupplägg med teamarbete och kopplade leveranskedjor blir kraven på arbetsplatsernas utformning speciella. Exempelvis blir kraven på kommunikation med omgivningen, medarbetarna och ledningen mer accentuerade än vid funktionsuppdelning. Viktiga men motstridiga krav på överblick och störningsfrihet kan bli svåra att lösa. Exempelvis vill man ofta integrera miljömässigt störande arbetsplatser i en flödeslina vilket gör kraven på skyddsanordningar, bulleravskärmning, processventilation och arbetsplatsbelysning intrikata att lösa. 10 Detta exempel beskriver det olika aspekter som ska övervägas vid arbetsplatsutformningen med tanke på arbetsflödet, produktionsupplägget och arbetarnas miljö/säkerhet. Detta tankesätt skall tillämpas i vårt utvecklande av en förvaringsprodukt dvs. produkten ska vara utformad med höga säkerhetsstandarder, den ska också vara smidig, mobil, 7

flexibel och förvarar det olika typer av papper, mappar och arkiv för ett byråföretag på ett funktionellt sätt som inte stör arbetarnas dagliga aktiviteter vid kontoret. Mer över vara lätthanterad och organiserad för att kunna hitta det förvarade material enklare. Men här kommer frågan när det gäller den sociala aspekten där produkten bör vara anpassad efter själva arbetsmiljön och hur den ser ut idag där alla jobbar i separata rum och där dom i mindre tillfällen möts i ett konferensrum. Ska produkten vara i en helt ny miljö i form av ett separat förvaringsrum eller en förvaringsmöbel som kan användas som tillägg till det separata kontoret? I form av en hel miljö ökar den sociala interaktionen mellan arbetarna när det besöker förvaringsrummet eller så minskar den när den blir privat i dem separerade kontor. De som trivdes bäst med sin arbetsmiljö var de som arbetade i cellkontor, det vill säga kontor där personalen har eget rum. Det var endast när det kom till sociala aspekter hos kontoret som de var missnöjda exempelvis med kontorsmiljöns stöd för gemenskap mellan alla anställda 11 detta exempel visar ju att den sociala aspekten när det gäller arbetsplatsutformningen har en stor roll som påverkar arbetarnas trivsel på arbetsplatsen. Som slutsats så handlar arbetsplatsutformningen om arbetarnas trevnad i förstahands som den samtidigt ska följa ergonomiska, produktion, social inriktade aspekter och det är just det vi försöker komma fram till genom vår produkt. 2.5 ERGONOMI Ergonomi innebär att anpassa arbetet till människan så att man förebygger risker för ohälsa och olycksfall. Det innebär också att prestationsförmågan höjs så att produktiviteten och kvaliteten ökar i verksamheten. Ergonomi omfattar fysiska, organisatoriska och mentala aspekter på arbetsmiljön. När man gör ergonomiska förbättringar i verksamheten ska de beröra såväl arbetstagarnas förutsättningar som tekniska och organisatoriska förutsättningar 12 Vår tolkning av detta är att produkten ska vara lätt att använda, flexibel och inte skapa fysiska eller psykiska besvär för användaren. Produkten ska t.ex. vara tillverkad i rätt material anpassat till produktens syfte, det ska också ha en lämplig akustik så att den inte emitterar en massa buller. Eftersom det är en arbetsmiljö som ska förbättras genom en ny förvaringsprodukt ska den slutliga formen klara av arbetsverkets regler, Rula-tester och olika undersökningar innan den blir godkänd. Hänsyn till materialval när det kommer till produkten är viktig 8

eftersom vissa material kan skapa störande reflektioner för användaren. Ergonomiska regler tillkommer I form av AFS t.ex. arbetsverkets AFS 1998:5 13 för arbete vid bildskärm I ett typiskt kontor. 2.6 GESTALTNING Som definition så beskriver Wikberg Nilsson m.fl.(2013) att Gestaltning omfattar att sätta ihop flera separata delar till en enhet som förtydligar för användaren hur den ska användas. Helheten som har annorlunda egenskaper än för dess delar i för sig har andra funktioner. Gestaltning byggs upp av produktens utformning, hur delarna sitter samman med varandra, var det är placerade, vilka material den är uppbyggd i och vilken teknik som bidrar till en meningsfull helhet som användaren omfattar. 14 9

3 Metod och genomförande I detta stycke kommer alla olika metoder som har använts för att uppnå det slutliga konceptet av produkten redogöras. Dessutom beskrivas hur, när och varför det har genomförts i syfte av att få ett mer övergripande perspektiv på vad som är väsentligt och inte. 3.1 PROCESS Figur 2 visar designprocessen 3.2 PROJEKT PLANERING Vi började med att reflektera över syftet med projektet och sedan så började vi med frågeställningar där vi fick en klarare bild av vad som skulle göras och hur. Vi hade också olika möten med varandra där vi vid varje mötestillfälle reflekterade samt utdelade olika uppgifter till varje projektmedlem. För att vi lättare skulle följa projektupplägget så skapade vi en tidsplanering som på ett tydligt sätt visade oss vart vi låg till i projektet och sedan det som komma skall. Efter det så inledde vi marknadsanalyser som bestod av antingen enkäter eller i form av intervjuer, detta efter då att vi hade funnit ett företag som vi ansåg lämpar sig till hela 10

vårt projekt. Vi analyserade deras s.k. temporära förvaringsproblem för att sedan kunna komma fram till nya innovativa samt effektiva permanenta lösningar på förvaringsproblem. Figur 2 Gant Schema 3.3 KONTEXTUNDERSÖKNING Vi har valt att konstruera kontextundersökningen i form av intervju, undersökningar och observation. 3.3.1 Intervju Definitionen av en intervju enligt Gabi Limbach 15 är: Under definitionen av intervju ligger att den görs med ett bestämt syfte genom frågor och svar kring ett tema som registreras i någon form och där alla inblandade är införstådda med situationen. Man brukar tala om strukturerade eller riktade intervjuer och om ostrukturerade eller fria, beroende på graden av styrning från intervjuarens sida. Enligt det här utdraget så har vi använt oss utav en strukturerad, fri intervju för att på minsta möjliga sätt influera den intervjuade i hopp om att få en så naturlig konversation 11

som möjligt. Vi kom i kontakt med en bokföringsbyrå i Stockholm, Ekonomlinjen AB, med hjälp utav tidigare kontakter. Vi vart presenterade för Michael Bergman som är VD för företaget. Vi bestämde via telefon, tid och datum för en Skype-intervju. Vi valde att använda oss utav Skype för att få en mer personlig intervju, istället för en via telefon där man ofta har väldigt svårt att läsa av personen man pratar med såvida man inte känner personen. Vi började med väldigt öppna, generella frågor och anpassade sedan frågorna utifrån de svar vi fick. Anledningen till varför vi valde att inte ha förberedda frågor var att vi var övertygade om att det inte skulle ge oss den informationen vi behövde då vi bara hade kontakt med en person. Hade vi jobbat med en större verksamhet med flera anställda att intervjua hade en enkät varit ett bättre förslag. 3.3.2 Momentgenomförande (Flyttning av Låda) Utifrån informationen vi fick av intervjun bestämde vi oss att testa förflytta en kartong med handkraft. Undersökningen där vi förflyttade en kartong med hjälp utav handkraft gjordes i syfte av att konstatera eventuella svårigheter med den kroppsrörelsen. Flyttkartongen måste vara av samma storlek och tyngd som den som används utav målgruppen, vi fyllde därmed en liknande flyttkartong med böcker. Vi utövade rörelser som simulerar dagligt användande utav den här typen av förvaring för att kunna få en tydlig bild av vilka ergonomiska problem den möjligen kan medföra. Anledningen till att vi valde att göra en observation var att vi ville få mer kunskap om vilka mänskliga beteende vi måste ta hänsyn till när vi förbättrar den nuvarande förvaringen. Metoden Observation fungerar bra i den här situationen eftersom Målet med en observation är att lära sig av människors beteende för att ta fram nya eller bättre lösningar ur Snowflake. 16 3.3.3 Observation Eftersom vi är inriktade inom förvaring på arbetsmiljöer som t.ex. kontor så drog vi till ett typiskt kontor i Piteås kommun och observerade nuläget och hur förvaringen i deras kontor såg ut att vara. Dessutom observerade bilder av ekonomlinjen AB. 12

3.4 LITTERATURSTUDIE Litteraturstudie är en viktig del i projektet för att hitta viktig information och teorier som hela projektet baseras på i syfte av att också lära in dem via tillämpningen av dem för att uppnå en optimal slutprodukt. Vi använde oss av kunskaper vi lärde oss under kursens gång som består utav kurslitteraturer och föreläsningar. Dessutom är det viktigt att relatera studierna till produkten vi håller på att designa, det gjorde vi genom att planera och komma överens om vilka aspekter som har en koppling till vår produkt. Men det mesta av vår litteratur sökte vi upp via internet med hjälp av Google sökmotor och Google Scholar. Sökmotor Nyckelord Resultat Google Ergonomi, aktivitetsbaserade kontor Arbetsplatsutformning Teknisk design, quotes about design Ett urval av definitioner och hemsidor Google Scholar Arbetsplatsutformning Ett urval av artiklar Aktivitetsbaserade kontor LTU Primo Ergonomi, teknisk design Ett urval av vetenskapliga rapporter och artiklar Tabell 1 visar det olika söknings metoder som har använts Värt att nämna är att Google Scholar gav riktig bra information av analys av ämnet, men svenska resultat var svåra att visa. Google gav generella definitioner av ämnet och vad det innebär väldigt generellt, LTU primo var krånglig att använda och svår att hitta tydliga resultat. 3.5 ANALYS AV KONTEXT Analys var en viktig del för att själv få en klarare bild av det information vi har hittat genom föregående metoder och för att veta hur vi ska gå tillväga med design processen 3.5.1 BEHOVANALYS Behoven kring vad en förvaring ska innefatta på ekonomlinjen har identifierats av den intervju som gjordes med VD Michael Bergman. Pappersförvaring är det som uppenbarligen är av största behov för företaget. Idag placeras papper i pärmar som sedan förvaras i hyllor eller i lådor. Behovet av flyttkartonger var en central punkt i intervjun som gav oss slutsatsen att det var i princip den lösningen som utgjorde företagets förvaring idag. Den uppfyller enligt Michael dem kraven de har och anses därmed vara en hållbar 13

lösning. Enligt honom är det den enda lösningen som finns idag hos bokföringsbyråer inom samma område som han själv, vissa har digitaliserat sin bokföring men det är väldigt svårt för den typen av verksamhet som Michael bedriver. Hans önskemål för en potentiell framtida förvaring är att den ska vara mer dynamisk och strukturerad. En flyttkartong har många aspekter som är väldigt funktionella och användbara som man inte ofta ger uppmärksamhet. Dem är förhållandevis hållbara, billiga, rymmer mycket, lätt organiserade och har en generell standardstorlek. Det är delar som man gärna ser att en gedigen förvaring består utav. Man kan anse att den här typen av förvaring, en simpel kartong, inte riktigt levererar den image som man som företagare vill representera vilket blir svårt att ändra på om det är de enda som existerar. När Michael beskriver att det är den enda lösning som finns och därmed hållbar grundas den på hans egen erfarenhet, med andra ord hans egen kunskap gällande förvaring. Den kunskapen är självklart begränsad för att han inte sysslar med den problematiken professionellt, vilket gör att det finns en stor möjlighet till förändring. 3.5.2 NULÄGESANALYS Utifrån bilder som vi mottagit så kan man beskriva miljön på ekonomlinjen AB som klassisk kontorsform. Verksamheten bedrivs precis i utkanten av centrala Stockholm på ett våningsplan med utsikt över en park. Lokalen består utav åtta separata kontorsrum, ett konferensrum, ett förvaringsrum, en toalett och ett rum för kopiatorer och skrivare. De allmänna utrymmena, alltså alla ytor som inte är kontorsrum är förhållandevis små bortsett från konferensrummet. För att kunna beskriva nuläget krävs det en mer ingående redogörelse för hur en typisk arbetsdag ser ut för den anställda. Michael Bergmans arbetsdag ser väldigt olika ut från vecka till vecka, samma är det för hans anställda. Vi har därför valt att beskriva segment av dagen som till högre grad involverar förvaring. Dessa har vi delat upp i olika moment som redogörs enligt följande. MOMENT 1 Den anställde tar emot kvitton, fakturor etc. utav den klient han/hon är ansvarig för. Dessa ska sedan arkiveras digitalt i datorn men det sparas även i fysisk form på grund av regelverk. Den digitala förvaringen sker självklart med hjälp utav hårddiskar medan kvittona och fakturorna läggs i pärmar. MOMENT 2 Varje klient/företag som den anställde har ansvar över generar en viss mängd pärmar varje månad, beroende på verksamhetens omsättning. Alla dessa klienter får då en bestämd enskild yta på en hylla som är anpassad efter hur mycket papper som kunden levererar till den anställde. 14