Sammanträdesprotokoll sid 2 (18) Innehållsförteckning 410 Lägesrapport; Samverkansavtal fiberbredband och markavtal, IP-Only. 411 Överenskommelse med Arbetsförmedlingen avseende Delegation för arbete till unga (Dua). 412 Flytande ateljéer, utredning av arrangemang i samband med Borgholms 200- årsfirande. 413 Remiss yttrande över Gripen Gas yttrande i Mål 4954/14 och Mål 4955/14 LRF Sydost m fl./. Bergsstaten m fl angående minerallagen (1991/45). 414 Återrapportering; Kommunförrådets placering. 415 Uteserveringspolicy för Borgholms stadskärna. 416 Återrapportering; ev avtalsförändring Köpingbaden Solbergatäkten 1:1 och Tings Ene 1:14. 417 Anvisning av medel, samförläggning vägbelysning. 418 Begäran om tilläggsbudget, infrastruktur 2016. 419 Information; utsmyckning Borgholms innerstad. 420 Ändring av principbeslut; Nedläggning av tomrör vid grävning/samförläggning på kommunal mark. 421 Lokalförsörjning; Förtätning i arbetsförmedlingens lokaler, Höken 2. 422 Granskningsrapport personalpolitiken. 423 Samverkan och samarbete i folkhälsofrågor. 424 Uppföljnings- och avstämningsmöte, socialnämndens arbetsutskott. 425 Återrapportering; Borgholm 200 år. 410 Dnr 2015/121-014 KS Lägesrapport; Samverkansavtal fiberbredband och markavtal, IP-Only. IT-chef Niklas Palmqvist och mex Anders Heidenfors Enquist informerar att det fortsatta arbetet vad gäller samverkansavtal och markavtal med IP-Only pågår inför kommande politiska beslut. Markavtal beslutas på delegation. Det noteras att vid grävning för datakommunikation ska företaget själva stå för asfalteringen och att tre års garanti ska gälla för asfalteringsarbetet. Samverkansavtal kommer eventuellt att behandlas vid kommunstyrelens sammanträde 2016-01-26.
Sammanträdesprotokoll sid 3 (18) 411 Dnr 2015/156-035 KS Överenskommelse med Arbetsförmedlingen avseende Delegation för arbete till unga (Dua). Kommunstyrelsen beslutade 2015-06-23 125 att teckna avsiktsförklaring inför överenskommelse med Arbetsförmedlingen avseende Delegation för arbete till unga (Dua). Dua meddelade 2015-09-03 att kommunen fått bidrag om 200 tkr. Kommunen ska senast 2015-12-31 inkomma med en lokal överenskommelse till delegationen. Överenskommelsen ska innehålla den information om samverkan för att minska ungdomsarbetslösheten och i övrigt vara utformad i enlighet med de kriterier som delegationen ställt upp. En redovisning av hur beviljade medel har använts ska lämnas till Dua senast 2016-02-29. Vid dagens sammanträde redogör t f arbetsmarknadschef Ola Davidsson och samordnare Agneta Östberg för upprättad överenskommelse med Arbetsförmedlingen avseende Dua varav framgår: Syfte Att genom samverkan, utifrån lokala behov, långsiktigt och varaktigt minska ungas arbetslöshet. Mål År 2018 ska ungdomsarbetslösheten ha minskat med 50 %. År 2018 ska den gymnasiala utbildningsnivån i målgruppen inskrivna hos arbetsförmedlingen ökat med 20 %. Mätdatumet ska vara 1 november varje år för att ungdomar med säsongsarbete ska finnas med i statistiken. Målgruppen är alla unga i åldern 16-24 som varken arbetar eller studerar, eller som är undersysselsatta. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna upprättad överenskommelse.
Sammanträdesprotokoll sid 4 (18) 412 Dnr 2015/18-310 KS Flytande ateljéer, utredning av arrangemang i samband med Borgholms 200-årsfirande. Kommunstyrelsen överlämnade 2015-06-23 115 till kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott att utreda om projektet kan ingå i kommunens arrangemang i samband med Borgholms 200-årsjubileum. Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott bedömde 2015-10-05 32 att projektet Flytande ateljéer i Borgholms hamn inte kan bli en del av Borgholms 200-årsjubileum på grund av att; 1. Det är i dagsläget inte möjligt att ha tre till fem flytande ateljéer i Borgholms hamn eftersom hamnområdet enligt gällande Hamnordning och detaljplan är till för hamnändamål. 2. Det är kostsamt att bygga tre till fem flytande ateljéer och de pengarna finns inte i Borgholm 200 års budget. Av tjänsteskrivelsen till ärendet framgår att den största delen av Borgholms hamn är till för hamnändamål. I hamnen får inte någon anläggning som på något sätt stör eller riskerar vara i vägen för båttrafik installeras. Flytande ateljéer kan inte klassas som hamnändamål eller en liten avvikelse. I nuläget är det inte möjligt att ha tre till fem flytande ateljéer i Borgholms hamn. Att bygga flytande ateljéer är, enligt kommunens uppskattning, kostsamt. Boverkets byggregler gäller även för flytande små byggnader. Eftersom ateljéerna är publika lokaler ställs krav på tillgänglighet. Det är inte möjligt att inom projektet Borgholm 200 år bekosta tre till fem flytande ateljéer. Det är betydligt enklare och mindre kostsamt att bygga en ateljé/ateljéer på land. Frågan har diskuterats med samhällsbyggnadsförvaltningen som konstaterar att det skulle vara möjligt att pröva bygglov för en tillfällig eller permanent ateljé i hamnområdet, eller ännu hellre i någon av parkerna vid hamnen. Kanske en enkel genomsiktlig kub i trä med två glas-sidor. Ett väl gestaltat parktillbehör, som ger parken mer liv. Där det skulle vara möjligt för konstnärer att skapa och visa sin konst. Ärendet lyfts vid dagens sammanträde då det är kommunstyrelsens arbetsutskott som har avstämning med arbetsgruppen för Borgholm 200 år. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar meddela projektet Flytande ateljéer i Borgholms hamn inte kan bli en del av Borgholms 200-årsjubileum då det är i dagsläget inte möjligt att ha tre till fem flytande ateljéer i Borgholms hamn eftersom hamnområdet enligt gällande Hamnordning och detaljplan är till för hamnändamål.
Sammanträdesprotokoll sid 5 (18) 413 Dnr 2011/125-423 KS Remiss yttrande över Gripen Gas yttrande i Mål 4954/14 och Mål 4955/14 LRF Sydost m fl./. Bergsstaten m fl angående minerallagen (1991/45). Förvaltningsrätten i Falun har gett kommunen tillfälle att yttra sig över Gripen Gas yttrande med anledning av det av kommunen överklagade beslutet i rubricerade ärenden. Samhällsbyggnadschef Göran Borgö har upprättat förslag till yttrande. Kommunstyrelsens arbetsutskott avger följande yttrande: Borgholms kommun vidhåller sina yrkanden i skrivelserna 2014-09-30 och 2014-12-04 samt vad kommunen tidigare framfört avseende undersökningstillstånd för eventuella gasförekomster. Vad Bolaget framfört i skrivelse 2015-01-30 (aktbilaga 38) ändrar inte kommunens yrkanden Borgholms kommun anser att: - Bolaget inte visat att man genomfört några ändamålsenliga undersökningar som minerallagen kräver för att förlängning av undersökningstillståndet enligt minerallagen ska kunna lämnas. - Bolaget hänvisar till lämnade undersökningstillstånd i Vadstena och Motala kommuner. Ölands geologi och sprickbildningar är annorlunda. Bolaget har inte visat hur man tar hänsyn till de förutsättningar som råder här jämfört med i Östergötland. - Bolaget har inte visat hur de mycket viktiga vattentäkter och vattentillgångar ska skyddas från all oönskad påverkan som kan uppstå. Någon garanti att dessa inte påverkats eller återställs efter påverkan har inte lämnats - Bolaget har inte visat eller utrett påverkan på värdefulla naturområden bland annat Natura 2000-områden som är krav enligt svenskt och EU:s regelverk. - Borgholms kommun anser avslutningsvis att den rapport som SGU tagit fram (SGU 2014:19) visar att det inte finns utvinningsbara mängder gas på Öland. Undersökningstillstånd borde därmed inte ha lämnats och definitivt inte förlängas.
Sammanträdesprotokoll sid 6 (18) 414 Dnr 2014/143-296 KS Återrapportering; Kommunförrådets placering. Vid avstämningsmöte 2015-08-25 med Borgholm Energi lyfte bolagets styrelse frågan om placering av kommunförrådet och vikten av att beslut fattas. Ordförande Ilko Corkovic (S) redogjorde för att frågan om kommunförrådets placering diskuterats sedan 2005, men ingen lämplig plats har ännu pekats ut. Kommunledningen har varit i kontakt med arrendatorerna på Kungsgården om eventuellt ianspråktagande av mark. Det anses viktigt att förrådet fortfarande ska ägas av kommunen. Kommunstyrelsens arbetsutskott gav 2015-06-10 146 senast uppdraget till mex att tillsammans med fastighetschefen och representant från samhällsbyggnadsförvaltningen att utreda kommunförrådets placering med förbehållet att minimera lagerhållningen och inrymmas inom befintliga av kommunen eller bolaget ägda lokaler. Nybyggnation är inte aktuellt. Det senaste framtagna alternativet är inte längre aktuellt med anledning av att det sålts till annan person. Parterna kom överens om att behoven bör utredas innan beslut om placering. Servicechefen bör vara referensperson men inte utreda ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-08-25 270 att ge uppdrag till ekonom Johan Andersson att tillsammans med Julia Persson, Borgholm Energi, utreda vilka behov som finns för kommunförrådet, krav på utrymme, alternativa lösningar ev flera ställen, vad behöver vara inomhus/under tak o s v. I uppdraget ska även transportkostnaderna vägas in. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2015-10-20 367 efter nedanstående återrapportering att ge controller Johan Andersson och Julia Persson, Borgholm Energi, utökat uppdrag att även gälla Vattenverken som förråd och återkomma till arbetsutskottet med återrapportering 2015-11-17. Vid arbetsutskottets sammanträde 2015-10-20 återrapporterade controller Johan Andersson och Julia Persson, Borgholm Energi, uppdraget enligt följande: Efter studiebesök på centralförrådet, elnätsförrådet och arbetsmarknadsavdelningen (Ölandslego) har fyra alternativ tagits fram. Alla fyra alternativ bygger på att maximera utnyttjandet av lokalerna vid elnätsförrådet. Elnätsförrådet byggdes på 90-talet och är anpassade för 7 personer med ett större lagringsutrymme. Idag är det 3-4 personer som utgår från elnätsförrå-
Sammanträdesprotokoll sid 7 (18) det. Elnätsförrådet har överkapacitet, strategiskt placerat och kommunen äger mark vid sidan om befintlig tomt. Nedan presenteras fyra alternativa lösningar: 1. VA flyttar till elnätsförrådet utan några större förändringar på befintlig lokal. (Förslagsvis flyttas kontorsdelsbaracken med till elnätsförrådet). Lagret får omdisponeras. Någon mindre kallförråddsbyggnad kan behövas. Grusupplag blir kvar på förrådet, maskinutlåning mellan enheter kan fortfarande ske. Fördelar: Slipper diskussion BEAB - kommunen och fördelning. Gata/park behöver mindre utrymme och kan samordna befintliga lokaler med arbetsmarknadsavdelningen. Tydlig avgränsning. 2. VA och fastighet flyttar till elnätsförrådet med utbyggnad av förrådsdel. Samma som tidigare, behöver en större tillbyggnad av kallförråd. Snickeriverkstad i befintlig lokal på elnätsförrådet (ej utrett behovet av en snickeriverkstad då det finns oklarheter med dagens fastighetsfunktion). Fördelar: Mindre yta behövs till gata/park om de skall flytta till andra lokaler. Avgränsat. 3. VA, fastighet och gata/park flyttar till elnätsförrådet, en större tillbyggnad krävs. Förslagsvis i direkt anslutning till befintliga lokaler vilket medför lägre kostnader för framdragning av el, vatten, avlopp m.m. Större delen av tillbyggnaden behöver endast vara ett kallförråd. Skärmtak till soffor och blomkrukor. Hantering av massor bakom Osten flyttas och hanteras vid elnätsförrådet. Arbetsmarknadsavdelningen? Fördelar: Behövs endast en tvätthall, utnyttja elnäts befintliga lokaler bättre. Synergivinster. Minskade hanteringskostnader av massor. 4. VA flyttar till elnätsförrådet (samma som alternativ 1). Gata/park och fastighet flyttar till Ölandslego tillsammans med arbetsmarknadsavdelningen. Förslag från servicechefen är att förvärva Vianors lokaler som är placerade i anslutning till Ölandslego. Fördelar: Gata/park och arbetsmarknadsavdelningen kan samverka i samma lokaler och bilda gemensamma arbetsteam. Ingen nybyggnation aktuell. Övriga noteringar Arbetsmarknadsavdelningen och fastighet bör dela på snickeriverkstad. Finns ingen anledning att vi har två stycken idag med olika förutsättningar och maskinpark. Arbetsmarknadsavdelningen, elnät, VA och gata/park bör dela på en tvätthall. Finns ingen anledning att ha flera stycken i kommunen. Förrådsdelen som tillhandahålls av kommunen kan tas bort, dock är det inget större förråd idag, ca 30 kvm. Mestadels tillhandahålls förbruknings artiklar till lokalvård, rengöringsmedel m.m.
Sammanträdesprotokoll sid 8 (18) Vi har inte granskat Vattenverken, varav det kan finnas möjlighet att VA utgår ifrån någon av dessa platser. Förrådet idag: Tomt ca 10 000 kvm. Lokaler ca 1 300 kvm fördelat enligt: Gata, park 64 % VA 25 % Fastighet 12 % Övriga synpunkter som inte ingår i uppdraget Största förrådslagret tillhör VA. Eventuella underskott har tidigare fördelats direkt på kommunen. Detta är felaktigt, kostnaden skall fördelas mellan BEAB och kommunen. Vid ex grusupplag används lastmaskin för lastning. Ungefär hälften av materialet används av VA. Maskinutlåning sker mellan gata/park och VA. Detta bör reglerars vid årsbokslut, antingen en schablon eller verkligt utfall. Strömförbrukning på förrådet betalas idag av kommunen. VA-delen tillsammans med ½ fastighet på förrådet uppskattas till 1/3. Förbrukningen bör regleras mellan BEAB och kommunen. Antingen via en antagen hyra eller faktiska kostnader. Hur är fördelningen med övriga fastighetskostnader på förrådet? Idag hyr arbetsmarknadsavdelningen tvätthall vid OKQ8 samt har en mindre snickeriverkstad. Förslag att ge arbetsmarknadsavdelningen fri tillgång till förrådets tvätthall och snickeriverkstad. I tjänsteskrivelse 2015-11-13 och vid sammanträde 2015-11-17 återrapporteras uppdraget enligt 367/15 enligt följande: Efter studiebesök på vattenverket i Köpingsvik, reningsverket i Borgholm och förrådsmarken i Tallen, Köpingsvik har följande slutsatser tagits fram. Vattenverket: Finns inga befintliga ytor som möjliggör en flytt av VA-verksamheten till vattenverkets lokaler. Personalutrymmena är för små och lagerutrymmen samt uppställningsplats för fordon är begränsat. Det enda som finns att tillgå är kontorsplatser, men då krävs en del omflyttning. Regelverket om vem som får vistas i vattenverket är stränga vilket medför att det blir svårt att placera VA-verksamheten vid vattenverket. Reningsverket: Reningsverket har inga ytor som möjliggör en flytt av VA-verksamheten. Finns inga tomma rum/kontorsplatser.
Sammanträdesprotokoll sid 9 (18) Förrådsmarken i Tallen: Marken är inhägnad och det finns möjlighet att lagerföra mer material i Tallen. Avståndet mellan Borgholm - Tallen medför högre transportkostnader, varav det inte är något område som bör användas till dagliga materielleveranser/uttag. Ordförande Ilko Corkovic (S) informerade vid sammanträde 2015-11-17 att ägaren till RatioPac kontaktat kommunen med erbjudande att köpa eller hyra fastighet till ändamålet. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2015-11-17 405 till controller Johan Andersson och handläggare Julia Persson att undersöka möjligheten att hyra/köpa fastighet av RatioPac. att inkomma med redovisning av beräknade kostnader för hyra/köp. att undersöka vilken del av förrådsverksamheten som skulle kunna etableras inom den aktuella fastigheten. att inarbeta förslaget i den ursprungliga utrednigen. I tjänsteskrivelse 2015-11-27 och vid dagens sammanträde återrapporterar controller Johan Andersson det kompletterande uppdraget enligt 405/15 Återrapportering avseende hyra alternativt köp av fastighet som ägs av Ratio-Pac. Kontakt har tagits med nuvarande ägare och en inventering av lokalen och dess kringområden har analyserats. Byggnaden är på cirka 1 300 kvm och byggdes antagligen på 70-talet. Byggnaden är anpassad för förpackning och tillredning av höns. Lokalen innehåller frysrum, kylrum, kallförråd, kontor, matplats, omklädningsrum m.m. Tomtyta 5 405 kvm varav 4 105 kvm finns tillgänglig som uppställningsplats och materialförråd. Takhöjden är mellan 2,5-3,0 meter. (höjd lastmaskin cirka 3 meter) Befintliga lokaler har stora renoveringsbehov. En bedömning av ägaren är att en upprustning uppgår till 3-5 mkr för att få samma standard som lokalerna på Smörblomman. Taxeringsvärdet på fastigheten är 1 198 000 kr. RatioPac har inte utfört någon värdering av byggnaden men uppskattar själva ett försäljningspris till 2,5 4 mkr. Vid upprustning till samma standard som Smörblomman skulle hyresnivån uppgå till 300-500 kr/kvm i kallhyra. Lokalen består av 1 300 kvm vilket medför en årskostnad på 390 000 kr 650 000 kr. Av skrivelsen framgår vidare att det finns två alternativ för nyttjande av denna mark/byggnad. Antingen renoveras byggnaden och används endast som förråd där personalutrymmen och kontorsplatser är belägna på Ölands Lego (viss utbyggnad av omklädningsplatser kan vara aktuellt). Det andra alternativet är att riva befintlig byggnad och bygga en enkel maskinhall som an-
Sammanträdesprotokoll sid 10 (18) vänds som förrådsdel. Befintligt område är för litet för att inrymma hela behovet av gata/park verksamheten. sunderlag Tidigare alternativ om utbyggnad vid elnätsförrådet bör vara en billigare och bättre lösning om nybyggnation och uppställningsplats planeras utifrån rätt förutsättningar. Alternativet är att annonsera i lokaltidningen om önskad hyra av lagerlokal omkring centrala Borgholm. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar uppdra till ekonomiavdelningen att låta ta fram kostnadsförslag på de två alternativa placeringarna Guntorp och industriområdet (av Ratio- Pac föreslagen byggnad). godkänna att konsult anlitas för utredning av de två alternativen. anvisa 50 tkr ur kommunstyrelsens konto 1010-2204 för konsultkostnad. Återrapportering 2016-03-08 415 Dnr 2015/99-319 KS Uteserveringspolicy för Borgholms stadskärna. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2015-03-25 106 till kommunledningskontoret att tillsammans med representanter från samhällsbyggnadsförvaltningen revidera Riktlinjer för gatuservering utifrån att kommunens riktlinjer inte ska vara mer begränsande än andra turistkommuners riktlinjer. I tjänsteskrivelse 2015-11-25 och vid dagens sammanträde redogör mex Anders Heidenfors Enquist för framtaget förslag till Uteserveringspolicy för Borgholms stadskärna. Uteserveringspolicyn, som bygger på Kalmar kommuns dito, ska gälla för serveringar i Borgholms stadskärna på allmän platsmark såsom gågator, trafikerade gator, torget, Sjötorget samt parker inom bifogad kartas markerade områden. Tillfälliga serveringstillstånd med tillfälliga uteserveringar omfattas inte av policyn.
Sammanträdesprotokoll sid 11 (18) För att begagna allmän plats krävs polistillstånd. Polismyndigheten sänder en ansökan om polistillstånd på remiss till kommunen som bedömer om en uteservering uppfyller kraven i policyn. Om ansökan är komplett med ritningar behövs inget bygglov. Borgholm Energi (serviceavdelningen) ska besiktiga serveringen under och efter upplåtelsen samt tar upp avgiften för markupplåtelsen enligt gällande taxa. Riktlinjerna syftar till att skapa rättvisa, ordning och trygghet i hanteringen av tillstånden, både för näringsidkare och handläggare. De ska dessutom säkerställa en god offentlig miljö. Remissinstanserna Borgholm Energi, Polismyndigheten och Ölands räddningstjänst är positiva och flertalet berörda näringsidkare har fått komma till tals. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta Uteserveringspolicy för Borgholms stadskärna. 416 Dnr 2014/165-245 KS Återrapportering; ev avtalsförändring Köpingbaden Solbergatäkten 1:1 och Tings Ene 1:14. Vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde 2015-03-25 informerade Johan Nielsen, P&E Förvaltning, om företagets planer för området runt Köpingbaden; Solbergatäkten 1:1 och Tings ene 1:14, samt kommande avstyckningar utifrån och med anledning av förändringar i avtalen. Under mötet framkom önskemål om att marken värderas innan avtalen omförhandlas. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2015-03-25 103 till kommunledningskontoret att genomföra en opartisk värdering av markområdena inför kommande eventuella förändring av avtalen. Vid dagens sammanträde informerar mex Anders Enquist Hedenfors om genomförd värdering och de överläggningar som pågår mellan parterna avseende avtalsförändring. Under mötet noteras att kommunen själv ska svara för de åtaganden gällande skötsel och underhåll som åligger kommunen, samt att belysningen längs strandpromenaden ska åtgärdas av ägaren till Solbergatäkten 1:1.
Sammanträdesprotokoll sid 12 (18) 417 Dnr 2015/43-317 KS Anvisning av medel, samförläggning vägbelysning. I tjänsteskrivelse 2015-12-01 och vid dagens sammanträde redogör elingenjör Kent Oskarsson att E-on erbjudit kommunen att samförlägga vägbelysningen i samband med att de förbättrar och kabelfierar nätet i Borgholms kommun. Efter möte med E-on och andra förfrågningar från konsulter har följande projekt aviserats: 2015 Löttorps Camping (Kesnäs) Alvara Mellböda, ca 7,5 km Tomrör Fiber 80:-/m + Tomrör 20:-/m = 100:-/m 750 000:- Vägbelysning ersättning kabel o stolpar 300 000:- 1 050 000:- Hörlösa,Gamleby,Frönäs, Vikegård, ca 6,8 km Tomrör Fiber 680 000:- Vägbelysning ersättning kabel o stolpar 935 000.- 1 985 000:- Samt redan utförda: Gillberga 25 000:- Föra Lunderna 20 000:- Sandvik 120 000:- Östra Södvik 30 000:- Vanserum 35 000:- 2015 med tomrör fiber och vägbelysning ca 3 035 000:- 2015 endast vägbelysning kabel och stolpar ca 1 465 000:- 2016 Böda Sand, Sjöstorp HSP ca 4,6 km Tomrör Fiber 460 000:- Fagerum, Enerum, Pepparhagen, ca 8,5 km Tomrör Fiber 850 000:- Vägbelysning ersättning kabel o stolpar ca 30 st 1 100 000:- Hörlösa Stenninge, ca 4 km Tomrör Fiber 400 000:- Vägbelysning ersättning kabel o stolpar ca 15 st 200 000:- Halltorp Strandtorp Borgehage Solliden, ca 7,5 km Tomrör Fiber 750 000:- Vägbelysning ersättning kabel o stolpar ca 15 st 310 000:-
Sammanträdesprotokoll sid 13 (18) Alvara Vedborm, ca 3,0 km Tomrör Fiber 300 000:- Vägbelysning ersättning kabel o stolpar ca 15 st 220 000:- Vidare noteras att ytterligare samförläggningsprojekt anmälts men ännu inte kostnadsberäknats. 2016 med tomrör fiber och vägbelysning ca 4 590 000:- 2015 endast vägbelysning kabel o stolpar ca 1 830 000 Vid sammanträdet noteras att kostnaden för tomrör för fiber inte kan anses ekonomiskt försvarbart i dessa fall. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen godkänna kostnaden för samförläggning för år 2015 med 1 465 000 kronor avseende vägbelysning, kabel och stolpar. godkänna avsteg från beslutet avseende nedläggning av tomrör då detta innebär dubbel kostnad för kommunen i dessa anläggningar. vad avser kostnaden för 2016 års samförläggningar behandlas dessa av kommunstyrelsen när fullständig kostnadsberäkning genomförts. 418 Dnr 2015/297-043 KS Begäran om tilläggsbudget, infrastruktur 2016. Med anledning av E-on aviserade samförläggningsprojekt för vägbelysning, enligt 480/15, bör projekt infrastruktur i investeringsbudget 2016 höjas med 1 mkr. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen hos kommunfullmäktige begära tilläggsbudget med 1 mkr till investeringsprojekt infrastruktur i 2016 års investeringsbudget.
Sammanträdesprotokoll sid 14 (18) 419 Information; utsmyckning Borgholms innerstad. Elingenjör Kent Oskarsson informerar om genomförda och planerad utsmyckning genom belysning av olika objekt i och om kring Borgholms innerstad. Bland annat lyfts frågan om belysning av träden på torget. Kommunstyrelsens arbetsutskott ställer sig positiv till att belysa träden på torget genom s k uplights som en del av utsmyckningen av innerstaden. 420 Dnr 2015/75-311 KS Ändring av principbeslut; Nedläggning av tomrör vid grävning/samförläggning på kommunal mark. Kommunstyrelsen beslutade 2015-03-31 47 följande principbeslut att vid grävning i samband med alla typer av samförläggning i kommunen ska nedläggning av tomrör lämpliga för fiberbredband ske. att avsätta medel i 2016 års budget till nedläggning av tomrör i kommunen. Vid dagens sammanträde lyfts frågan om ändring av principbeslutet. Det har framkommit att kostnaden för nedgrävning av tomrören för fiber i flera fall dubbleras mot kostnaden då byalag gräver ned fiber. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen ändra första att-satsen i sitt beslut 2015-03-31 47 till följande lydelse: vid all egen kommunal grävning i bolagets regi ska nedläggning av tomrör lämpliga för fiberbredband ske. 421 Dnr 2015/221-298 KS Lokalförsörjning; Förtätning i arbetsförmedlingens lokaler, Höken 2. Vid dagens sammanträde lyfter ordförande Ilko Corkovic (S) fråga från Arbetsförmedlingen om deras lokaler i den av kommunen nu förvärvda fastigheten Höken 2.
Sammanträdesprotokoll sid 15 (18) Arbetsförmedlingen informerar att lokalerna är för stora för dem och erbjuder möjligheten att även förlägga arbetsmarknadsavdelningen i dessa. En samförläggning som skulle ge positiva effekter för båda. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till t f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg kontakta arbetsförmedlingen och arbetsmarknadsavdelningen för att vidare diskutera eventuell förtätning och samförläggning av verksamheterna i de aktuella lokalerna. 422 Dnr 2015/275-007 KS Granskningsrapport personalpolitiken. Kommunens revisorer har gett PwC i uppdrag att granska personalpolitiken. Av rapporten framgår gjorda iakttagelser och en revisionell bedömning. Revisorerna bedömer att kommunstyrelsen endast delvis bedriver en ändamålsenlig personalpolitik och att den interna kontrollen är otillräcklig. Samtidigt noteras att det pågår ett aktivt arbete på personalavdelningen och att en handlingsplan för utveckling inom det personalpolitiska har upprättats. Revisorerna önskar få redogörelse från kommunstyrelsen där styrelsen redogör för hur arbetet med personalpolitiken har utvecklats utifrån den upprättade handlingsplanen. I tjänsteskrivelse 2015-11-15 redogör t f personalchef Ann Nilsson för ärendet. Av tjänsteskrivelsen framgår att PwC rekommenderar att det upprättas ett personalpolitiskt program som upptar de viktigaste delarna i personalpolitiken, som ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö, jämställdhet, lönepolitik, kompetensutveckling och kompetensförsörjning. Programmet skapar en helhet och styr därefter behovet av fördjupade policys och riktlinjer. Ett exempel på ett sådant behov bedömer PwC vara att arbeta mer övergripande strategiskt med personal- och kompetensförsörjning. I sammanhanget ska noteras att i den planering som personalavdelningen redovisat kommer ett förslag till övergripande personalpolitiskt program att behandlas under år 2016. PwC rekommenderar att till utvecklingen av ett personalpolitiskt program koppla handlingsplaner för att öka måluppfyllelsen inom det personalpolitiska området.
Sammanträdesprotokoll sid 16 (18) PwC rekommenderar att personalavdelningens uppdrag i organisationen ses över avseende roll och funktion, vilka förväntningar som finns från politisk ledning, samt i fråga om tjänsteutbudet till förvaltningarna i kvalificerade personalfrågor. Status Personalavdelningen, t f personalchef och medarbetare, tog i juni fram en handlingsplan utifrån tidigare genomförd kartläggning av status inom personalarbetet. Detta omfattar bl.a. det av PwC föreslagna personalpolitiska programmet vilket framgår av framtagen handlingsplan Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen lämna följande svar och uppdaterad handlingsplan till revisorerna: - Personalavdelningen arbetar vidare enligt lagd plan och avrapporterar till kommunstyrelsens arbetsutskott, bl a gällande personalpolitiken med handlingsplaner. - Personalavdelningen tar fram förslag till mål och mätetal inom det personalpolitiska området. - Kommunstyrelsens arbetsutskott diskuterar förväntningar på det strategiska personalarbetet med kommande HR-chef, samt att roll och mandat tydliggörs. 423 Dnr 2015/240-773 KS Samverkan och samarbete i folkhälsofrågor. Marcel van Luijn (M) lyfter frågan om hur kommunen ska hantera samverkan och samarbete i folkhälsofrågor som diskuterades vid folkhälsodialog med Landstingets Folkhälsoutskott 2015-09-03. Vid mötet diskuterades följande frågor: Hur kan vi samverka i folkhälsofrågor? Gemensamma utbildningar En gemensam folkhälsoplan för hela länet Vilka frågor skulle kunna vara gemensamma för Borgholm, Mörbylånga och Kalmar kommun att samverka kring? Hur kan man använda elevhälsan? Vilka frågor arbetar man med ute i verksamheterna? Samordning. Gymnasieungdomar Vidare konstaterades vid mötet att det i Borgholms kommun i dagsläget inte finns något politiskt eller tjänstemannaansvar för folkhälsofrågor och att den kommunala folkhälsoplanen löper ut 2015.
Sammanträdesprotokoll sid 17 (18) Rekommendationen från mötet var att kommunen skulle 1) Rekrytera en folkhälsosamordnare som arbetar både med folkhälsa och ungdomsfrågor. 2) Involvera elevhälsan alternativt de personer som arbetar med olika projekt, såsom Psynk, Tobaksfri-Duo, ANDT, seniorgrupp etc och skapa ett nätverk som samordnar folkhälsofrågorna och samverkar med folkhälsosamordnarna inom landstinget. 3) Bjuda in en representant från Landstingets Folkhälso- och utvecklingsenhet, förslagsvis Anna-Maria Norén, till kommunstyrelsen. 4) Sätta igång arbetet med ett Folkhälsoråd. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till t f kommunchef Lars-Gunnar Fagerberg lyfta frågan om tjänstemannaansvaret med t f personalchef Ann Nilsson innan ärendet behandlas vidare vad gäller övriga frågeställningar och rekommendationer. 424 Dnr 2015/129-012 KS Uppföljnings- och avstämningsmöte, socialnämndens arbetsutskott. Till dagens sammanträde är socialnämndens arbetsutskott och socialchef Ewa Ekman inbjudna med anledning av kommunstyrelsens uppföljningsansvar av nämndernas verksamhet. Under mötet informeras om och diskuteras - positiv kvalitetsdata från de olika verksamheterna inom socialnämndens verksamhetsområden. - ledarskapsfrågor och ledarutbildningar i samarbete med personalavdelningen. - stödet från personalavdelningen i allmänhet. - förvaltningens arbete med målstyrning utifrån antagna mål. - rekrytering av enhetschefer inom IFO, EKB och omsorgen. - projektet Nya tider. - Vård och omsorgscollage. Licensansökan behandlas i slutet av januari. Planering pågår vad gäller arbetsgivarens ansvar; handledning etc. - IFO fungerar bra trots underbemanning. Är uppdelat i utvecklingsdel/utförardel. Viss oro finns vad gäller bemanningen. - Förebyggande teamet som är ett komplement i verksamheten både för socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen. - E-hälsotjänster. - E-tjänster Mina Sidor kommer att omfatta fyra-fem områden. - Pågående översyn av äldreboendeplatser och demensboendeplatser. - Efterfrågan om statistikprogram. Ekonomiavdelningen meddelar vilka program som ska användas.
Sammanträdesprotokoll sid 18 (18) - behovet av hjälp från fastighetsstrategen. - flytten till Höken. - Fördelningstal för och behov av boenden för ensamkommande barn och ungdomar. - Sjukfrånvaron och projektet Hälsa varje dag. Nästa möte bestäms till 8 mars klockan 13:00-15:00. 425 Dnr 2015/18-310 KS Återrapportering; Borgholm 200 år. Kultursekreterare Maria Johanson och t f näringslivsutvecklare Svante Ekberg redovisar synpunkter från dagens styrelsemöte med arbetsgruppen Borgholm 200 år. Vidare informeras om kvällens öppna möte på Strand Hotell inför Borgholms 200-årsjubileum. Arbetsgruppen besöker arbetsutskottet 2015-12-08.