Kallelse Föredragningslista 1(5) 2015-04-20 Sammanträde Kommunstyrelsen Plats och lid Bäve, kl. Il :00 onsdagen den 29 april 2015 Ordtörande sekreterare Ingemar Samuelsson Annica Åberg Föredragningslista Föredragande l. Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering Dnr KS 2705/47 2. 3. 4. Information om finansrapporten Dnr KS 2757/22 Medborgarförslag från Cillan Rudberg angående alt upplåta ett boende för tiggande romer i Uddevalla Dnr KS 2014/00586 Medborgarförslag från Kurt-Åke Karlsson och Kenneth Johansson angående kommunal bojkolt av israeliska varor och övriga kontakter med staten Israel Dnr KS 2014/00506 Ronald Rombrant kl. Il :00-11:20 KL. 11:20 KL. Il :20 5. Motion från Carin Ramneskär (M) m.fl. angående bildande av ett kommunalförbund för Bohusbanan Dnr KS 20 15/00079 6. Motion från Erik Bergman (FP) och Rolf Jonsson (FP) om försäljning av Uddevalla Omnibus AB Dnr KS 2015/00102 7. Förslag till nytt vägnamn vid Laneberg, Vinröda vägen samt ändring av Bruna vägen Dnr KS 2015/00 196 8. Förslag till nytt väg namn, sten Kristianssons stig Dnr KS 2015/00 197 9. Förslag till nytt kvartersnamn, Folkets Park D nr KS 2015/00198
Kallelse Föredragningslista 2(5) 2015-04-20 Föredragningslista Föredragande 10. Förslag till vägnamn vid Furuhall-Svälte samt ändring av adressområde Dnr KS 2015/00 199 11. Markanvisningsavtal gällande kvarter l Sundskogen D nr KS 2015/00204 12. Föravtal gällande Skälläckeröd l :12 Dnr KS 2015/00205 13. Årsredovisning och revisionsberättelse för Fyrbodals kommunalförbund 2014 Dnr KS 2015/00191 14. Årsredovisning med tillhörande verksamhetsberättelse 2014 från Samordningsförbundet Uddevalla, Orust och Förgelanda Dnr KS 2015/00254 15. Årsredovisning stiftelsen Ljungskilehem 2014 D nr KS 2015/00260 16. Årsredovisning bosladsstiftelsen Uddevallahem 2014 Dnr KS 2015/00259 17. Avveckling av inköpscentral Dnr KS 2015/00175 18. Nämndernas interkontrollplaner 2014 Dnr KS 2014/00527 19. Avgifter för fasta bålplatser Dnr KS 2015/00203 20. Rutin för reklamskyltar längst vägar på icke bygglovspliktiga platser Dnr KS 2015/00202 21. Energiplan 2015-2019 Uddevalla kommun Dnr KS 20 14/00064 22. Ungdomsplan för Uddevalla kommun Dnr KS 2014/00591 23. Äldreplan 2015-2024 Dnr KS 2015/00241 24. Ändrad förvaltningsorganisation för samhällsbyggnadsområdet Dnr KS 2014/00430
Kallelse Föredragningslista 3(5) 2015-04-20 Föredragningslista Föredragande 25. Inrättande av krisledningsnämnd Dnr KS 2015/00271 26. Granskning av arbetet med arbetsmarknadsfrågor, revisionsrapport Dnr KS 2015/00053 27. Granskning av kommunstyrelsens ledning och samordning av internkontrollarbetet, revisionsrapport Dnr KS 2015/00207 28. Granskning av Uddevalla kommuns brandskyddsarbete, revisionsrapport Dnr KS 2015/00052 29. Granskning avseende inköp och attest, revisionsrapport Dnr KS 2015/00049 30. Granskning av kommunens efterlevnad av finans policyn, revisionsrapport Dnr KS 2015/00050 31. Krisledningsplan för Uddevalla kommun Dnr KS 2015/00270 32. Nämndernas internkontrollplaner 2015 Dnr KS 2014/00581 33. Samråd kring förslag till åtgärdsprogram för havsmiljön Dnr KS 2014/00559 34. Samråd angående förvaltningsplan, miljökvalitetsnormer samt åtgärdsprogram för Västerhavets vattendistrikt Dnr KS 2014/00558 35. Remiss från socialdepartementet gällande Mer gemensamma tobaksregler, statens offentliga utredningar 2015:6 Dnr KS 2015/00147 Kompletta handlingar finns på kommun~ ledningskontoret 36. Miljöredovisning 2014- ledningens genomgång av EMAS Dnr KS 2015/00262 37. Detaljplaneupprättande för bostadsändamål gällande Tjöstelröd l :14 Dnr KS 2015/00250 38. Begäran om planbesked avseende ändring av allmän plats till kvartersmark gällande del av Munkeby l :8 Dnr KS 2015/00249
Kallelse Föredragningslista 4(5) 2015-04-20 Föredragningslista Föredragande 39. Begäran om planbesked för bilhall m.m. gällande Lilla Sällan l och 2 samt del av stadskärnan 1:140 Dnr KS 2015/00248 40. Detaljplaneupprättande för industriområde gällande del av Björbäck 1:45 m.fl. Dnr KS 2015/00247 41. Begäran om planbesked för gymnasieskola gällande del av Gyldenlöve 16 Dnr KS 2015/00246 42. Remiss från Räddningstjänstförbundet Mitt Bohuslän avseende Handlingsprogram 2015-2019 enligt lagen om skydd mot olyckor Dnr KS 2015/00265 43. Justering av kommunbidrag 2015 Dnr KS 2015/00161 44. Etablering av ett lokalkontor inom Svenska Migrationscentrel, i Uddevalla Dnr KS 20 14/00409 45. Utökning av sommarlovspraktikplatser 2015 Dnr KS 2015/00266 46. Val av jury för demokratipriset Dnr KS 20 15/00208 47. Nominering av ledamöter till LAG södra Bohuslän Dnr KS 2015/00255 48. information från kommundirektören Dnr KS 2015/00003 49. Information från kommunstyrelsens ordförande samt från Fyrbodal Dnr KS 2015/00005 50. Redovisning av delegationsbeslut 2015 Dnr KS 2015/00002 51. Anmälningsärenden till kommunstyrelsen 2015 Dnr KS 2015/00004 52. Besök av Lasse Linden, förbundsdirektör Fyrbodals kommunalförbund Kl. 15:00-16:00 och Martin Carllng, ordförande l förbundsdirektionen Dnr KS 2757/23
Kallelse Föredragningslista 5(5) 2015-04-20 Ledamot och ersättare som är hindrad att delta i sammanträdet ska anmäla detta till resp gruppledare. Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar.
Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 1(2) 2015-04-13 Dnr KS 2015/00049 Handläggare Ekonomichef Kenneth Er landsson Telefon 0522-69 60 03 kenneth.erlandsson@uddevalla.se Granskning avseende inköp och attest, revisionsrapport Sammanfattning Deloitte har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av inköp och attest. Granskningen syftar till att bedöma om kommunen har fungerande system för att säkerställa att inköp utförs i enlighet med gällande inköpspolicy samt att inköpen attesteras av behörig person. Granskningen visar att Uddevalla kommun har ändamålsenliga och väl fungerande rutiner avseende inköpsprocessen. Granskningen har dock identifierat tre områden som utmynnar i rekommendationer. Ekonomiavdelningen föreslår att åtgärder vidtas enligt redovisad sammanställning. Beslutsunderlag Kommunens revisorer, Granskning avseende inköp och attest, 2014-12-17 Kommunledningskontorets tjänsteskri ve l se 2015-04-13 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att överlämna svar på granskningen i enlighet med kommunledningskontorets svar. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens svar till revisorerna. Ärendebeskrivning Iakttagelse Rekommendation från revisionen och kommentar från ekonomiavdelningen 1 Samtliga avtal är inte inlagda i affärssystemet. Revisionens rekommendation: säkerställ att samtliga avtal finns tillgängliga för kommunens beställare Ekonomiavdelningens kommentar: Ekonomiavdelningen har konstaterat att funktionen avtalskatalogen i Raindance (affärssy-
Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2(2) 2015-04-13 D nr KS 2015/00049 stemet) är otillräcklig i detta avseende. Avtalskatalogen tillgängliggörs istället i särskild avtalskatalog i Visma TendSign som nås via interna hemsidan Inblicken. l affärssystemet kommer endast avtal med e-handel och beställningsbara produkter via systemet att läggas. Så fort produkter på ett avtal finns att beställa via Raindance finns en länk dit från avtalskata logen. l fortsättningen benämns beställningsbara artiklar i Ra indance som produktkatalogen. 2 Mottagningskontroll av varor och tjänster är inte tillfredsställande Revisionens rekommendation: Införa rutin för mottagningskontroll Ekonomiavdelningens kommentar: Generellt vågar ekonomiavdelningen konstatera att det finns en mottagningskontroll i organisationen genom att ansvariga förvissar sig om att verksamheten fått varan eller tjänsten innan betalning. Kontrollerna är dock inte formaliserade i någon särskild centralt beslutad rutin. l det pågående arbetet med kartläggning av inköpsprocessen fångas alla delar av inköp från behov till betalning av faktura upp. l samband med att processen ritas upp kommer ekonomiavdelningen att kunna identifiera alla delmoment som saknar skrivna rutiner. Rutinerna kommer att utformas efterhand och arbetet beräknas vara klart senast våren 2016. 3 Kommunen har inte en inköpspolicy Revisionens rekommendation: Kommunen bör upprätta och besluta om en inköpspolicy Ekonomiavdelningens kommentar: För att få till stånd en effektiv inköpsstyrning kommer troligvis en inköpspolicy att vara ett viktigt verktyg. Emellertid pågår redan nu ett antal åtgärder för kommunens upphandling och inköpsverksamhet, där en reviderad upphandlingspolicy snart kan läggas fram för beslut och där attestreglerna för upphandling och inköp behöver revideras och sammanföras i en gemensam kommunövergripande delegationsordning. Vidare kommer kartläggn ingen av inköpsprocessen att tydliggöra ett antal frågor att jobba vidare med. Förslagsvis får ekonomiavdelningen återkomma till frågan om inköpspolicy under våren 2016. ~L-- Peter Larsson Kommundirektör
Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2015-04-1 o 1(3) Dnr KS 2015/00050 Handläggare Ekonomichef Kenneth Erlandsson Telefon 0522-69 60 03 kenneth.erlandsson@uddeva11a.se Granskning av kommunens efterlevnad av finans policyn, revisionsrapport Sammanfattning Deloitte har på uppdrag av de f<itiroendeva1da revisorerna genomfort en granskning av kommunens efterlevnad av finanspo1icyn. Granskningens syfte har varit att översiktligt bedöma om kommunstyrelsen har ändamålsenliga och väl fungerande rutiner för placering och upplåning. Kommunstyrelsen har därutöver under 2014 på eget initiativ utföti en granskning av internbankens verksamhet (KS 2014/00359) som avrapporterats till kommunstyrelsen 2014-09-24 resp. 2014-12-17. Ekonomiavdelningens avrappotiering är en åtgärdskatalog på 29 punkter av olika omfattning och karaktär som är föremål för planering och åtgärder. Ekonomiavdelningen föreslår att åtgärder vidtas enligt redovisad sammanställning och att dessa åtgärder sammanförs med tidigare redovisad åtgärdskatal og. Beslutsunderlag Kommunens revisorer, Granskning efterlevnad av finanspolicyn, 2014-12-17 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-04-1 O Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att överlämna svar på granskningen i enlighet med kommunledningskontorets svar. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna kommunstyrelsens svar till revisorerna. Ärendebeskrivning Ekonomiavdelningens kommentarer och förslag hur Deloittes rekommendationer ska åtgärdas. Vi har valt att presentera revisorerna iakttagelser och rekommendationer samt ekonomiavdelningens i tabellform
Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2(3) 2015-04-10 Dnr KS 2015/00050 Iakttagelse Rekommendation från revisionen och kommentar från ekonomiavdelningen 1---~ - -- -- ---------- --- ------- ------- --_j Avseende återrapportering till kommunfullmäktige så finns det enligt finanspolicyn l ingen fastställd form för återrapportering. Revisionens rekommendation: Tydliggör i finanspolicyn hur återrapportering till kommunfullmäktige ska ske. Ekonomiavdelningens kommentar: Denna rekommendation kommer att tas i beaktande när nästa version av finanspolicyn kommer att föreslås kommunfullmäktige. Normalt kommenteras dock efterlevandel av finanspolicyn i kommunen årsredovisning. l---~----l------------------ - -----------------: ---1 2 Vid vår granskning har vi noterat att många av ärendena inom finansverksamheten hanteras av finanschefen. Revisionens rekommendation: För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen går igenom organisationen för att utröna om det finns möjlighet att ha en fördelning av uppgifterna inom finansverksamheten. Ekonomiavdelningens kommentar: Ett förtydligande av rollerna inom ekonomiavdelningen har gjorts i det förslag som har gått till kommunstyrelsen avseende fastställande av finanspolicyns Bilaga A (den del av finanspolicyn som kommunstyrelsen årligen fastställer). 1-------+-~---------------~-----c- ---, - ------- 3 Vid vår granskning har vi noterat att det inte sker någon uppföljning/attest av att korrekt uppgifter har blivit registrerade i finanssystemet. Revisionens rekommendation: För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen inför en rutin avseende uppföljning/attest av korrekt registrerade uppgifter i finanssystemet Ekonomiavdelningens kommentar De finansadministrativa system som internbanken hittills har använt har inte haft en sådan funktionalitet. Det nya system som nu tas i bruk erbjuder helt andra möjligheter till insyn och kontroll. Närmare rutiner/rutinbeskrivningar runt attest/kontroll kommer att tas fram under 2015. L j ------------------- j
Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 3(3) 2015-04-10 D nr KS 2015/00050 4 Vår genomgång av finanspolicyn visar att det inte finns krav på att upphandling ska göras enligt LOU. Revisionens rekommendation: För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen ställer krav i finanspolicyn på att upphandling ska ske enligt LOU. Ekonomiavdelningens kommentar LOU innehåller undantagsbestämmelser när det gäller lån. l de delar i LOU som ändå omfattar och har bäring på den finansiella verksamheten så ska naturligtvis LO U s regler följas. l dessa delar ska nästa version av finanspolicyn ta detta i beaktande. Internbanken tillämpar följande: Upptagande av lån konkurrensprövas alltid. Nya derivatavtal upphandlas alltid. När det gäller omstruktureringar av exempelvis swappar, när det bara finns en motpart att förhandla med, görs alltid kontroller så att marknadsmässiga priser erhålls. 5 Det framgår inte tydligt av finanspolicyn hur rapportering av eventuella avvikelser från finanspolicyn skall hanteras och rapporteras. Revisionens rekommendation: För att stärka den interna kontrollen inom finansverksamheten rekommenderar vi att kommunen säkerställer att förslaget till kommunstyrelsen avseende hanteringa av avvikelser implementeras i organisationen. Ekonomiavdelningens kommentar Hantering av avvikelser tas upp i den senaste föreslagna Bilaga A (den del av finanspolicyn som kommunstyrelsen årligen fastställer). Finansrapporten kommer att kompletteras med en "Logg riskavvikelser" och en "Logg operativa händelser". ---- --:-- -+=:----:cc-----:-- ----c~--=--- 6 Finanspolicyn anger inte om spekulation med derivat är tillåten eller inte. Revisionens rekommendation: Det bör framgå av finanspolicyn om spekulation med derivat är tillåten eller inte. Ekonomiavdelningens kommentar Kommunallagen är mycket tydlig med att kommuner inte får ägna sig åt spekulation. Därför har det inte medtagits i finanspolicyn. ~~~::e;~:f:;;7 ~~----- 12'6%!_ -- - v/-lt /c:>,-<').1./ Peter Larsson Kommundirektör Kenneth Erlandsson Ekonomichef /
Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2015-04-09 l (l) D nr KS 2015/00270 Handläggare Säkerhetschef Björn Segelod Telefon 0522-69 65 65 bjorn.segelod@uddevalla.se Krisledningsplan för Uddevalla kommun Sammanfattning Kommunen skall enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ha en planering avseende hantering av kriser och extraordinära händelser. Kommunens krisledningsplan är den grundläggande plan för hur kommunen avser organisera och genomföra krisledning under kriser och extraordinära händelser. Planen är ett stöd för detaljplanering i hela den kommunala verksamheten. Planen grundar sig på en kommunal risk och sårbarhetsanalys som redovisas i sammanfattad form i krisledningsplanen. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-04-09 Krisledningsplan 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att Fastställa kommunledningskontorets förslag till krisledningsplan för Uddevalla kommun Peter Larsson Kommundirektör Björn Segelod Säkerhetschef Expediera till
Krisledningplan Uddevalla 1 (14) 2015-04-08 Dnr: nr Krisledningsplan 2015 Uddevalla kommun Kommunledningskontoret Postadress Besöksadress Telefon (vx) Fax 451 81 UDDEVALLA Stadshuset Varvsvägen 1 0522-69 60 00 fax www.uddevalla.se
2 (14) 1 Krisplanens användning och bakgrund... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Målsättningar... 3 1.3 Definitioner... 4 1.4 Sammanfattning av riskanalys 2015.... 5 1.5 Principer för krishantering... 6 2 Krisledningsorganisation... 6 2.1 Krisledningsnämnd... 7 2.2 Krisledningsgrupp... 8 2.3 Förvaltningar... 8 2.4 Stabs och analysgrupp... 9 2.5 POSOM-Grupp... 9 2.6 Krisinformationsgrupp... 9 2.7 Övriga grupper... 9 3 Krisledning... 10 3.1 Ledningsplatser... 10 3.2 Krisstaber... 10 3.3 Krisinformation... 11 3.4 Samlingsplatser... 12 3.5 Frivilliga organisationer... 12 4 Höjd beredskap... 12 5 Övningsverksamhet... 12 6 Särskilda planeringsförutsättningar... 13 6.1 Kommunledningskontoret... 13 6.2 Socialtjänsten... 13 6.3 Barn och utbildningsförvaltningen... 13 6.4 Samhällsbyggnadsförvaltningen... 14 6.5 Kultur och fritid... 14 7 Övrigt... 14 7.1 Uppdatering av krisledningsplan under mandatperiod... 14 7.2 Användning av statsbidrag för extraordinära händelser... 14 7.3 Årlig kris och säkerhetsplan... 14
3 (14) 1 Krisplanens användning och bakgrund 1.1 Syfte Krisledningsplanen är kommunens grundläggande plan för hantering av kriser och extraordinära händelser. Planen skall klargöra kommunens gemensamma organisation och verksamheternas grundläggande uppgifter vid en kris, extraordinär händelse eller vid höjd beredskap. Planen utgör en grund för nämnder och förvaltningars lokal krisplanering. Detta dokument är kommunens handlingsplan för kriser och extraordinära händelser. Riktlinjerna för kriskommunikation är ett komplement till denna krisledningsplan. 1.2 Målsättningar Kris och extraordinär händelse kännetecknas av beslut och ledning under tidspress med ett stort antal involverade aktörer. Krisledning ställer ofta krav på stor flexibilitet inom givna ramar och ett stort behov av samverkan. Verksamheterna skall i vardagen ha en så pass hög beredskap för kriser att så mycket som möjligt av hanteringen av vardagskriser ryms inom ramarna för ordinarie verksamhet. De nationella målen för Sveriges säkerhet är att värna befolkningens liv och hälsa, samhällets funktionalitet samt förmågan att upprätthålla grundläggande värden som demokrati, rättsäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter. Målet med Uddevalla kommuns krisledningsarbete är att: - Minska risken för och konsekvenserna av allvarliga störningar, kriser och olyckor - Möjliggöra och genomföras en samordning av krisledningsarbetet inom kommunens geografiska yta. - Stödja andra samhällsaktörers planering och krishantering - Informera allmänhet, brukare och kunder avseende kommunens krishantering. - Hindra eller begränsa skador på egendom och miljö.
4 (14) 1.3 Definitioner Extraordinär händelse Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Kris En kris är en händelse som drabbar många människor där delar av samhället hotas och inte kan hanteras med normala resurser och organisation. En kris är oväntad och för att lösa krisen krävs samordnade åtgärder från flera aktörer. Skillnaden på kris och extraordinär händelse. Den främsta skillnaden mellan kris och extraordinär händelse är att storleken på händelsen samt för att en kris skall kunna kallas extraordinär händelse måste krisledningsnämnden träda i funktion. Begreppet kris har en bred betydelse och används för fler olika typer av händelser och kan vara begränsad till ämne, händelse eller storlek men ändå kräva en särskild hantering utan att en särskild organisation används. Krisplanering Krisplanering innebär de förberedelser i form av planering, övningar och utbildning som genomförs för att framgångsrikt kunna hantera en kris eller extraordinär händelse. Krisplanering skall alltid dokumenteras. Höjd beredskap Höjd beredskap avser ofred eller krigsliknande händelser där landet angrips. Kommunens har ett övergripande ansvar för civilförsvarfrågor och planering inför händelser som innebär nationellt höjd beredskap eller ofred. Geografiskt områdesansvar Vid extraordinära händelser i fredstid ska kommunen inom sitt geografiska område verka för att olika aktörer i kommunen samverkar och samordnar planerings- och förberedelsearbetet för kriser. Samordningen kan bestå i samordning av information eller samordning av resurser.
5 (14) 1.4 Sammanfattning av riskanalys 2015. Till grund för den kommunala krisledningsplanen ligger den kommunala risk och sårbarhetsanalysen. Analysen görs i början av varje mandatperiod och uppdateras sedan vid behov under mandatperiodens gång. Risk och sårbarhetsanalysen syftar till att ta fram vilka typer av scenarios som innebär den största risken för kommunen som helhet och att utifrån detta ta fram krisplaner och handlingsprogram. Den kommunalgemensamma risknivån är den genomsnittliga nivån för samtliga förvaltningars analyser. 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 Längre elavbrott > en vecka Kraftreduktion > en vecka Teleavbrott IT-system Utrymning av särskilt boende Vattenförsörjning Förstörda fastigheter Större allvarlig olycka Översvämningar Oljeskydd Pandemi/Allvarlig smitta Vädervarning Klass 3 Samhällsoro Säkerhetsskydd Ledningslokaler Risksnitt kommunen Förhöjd risknivå ( > 13 ) Låg risk ( < 6 ) Kommunens största gemensamma risker är inom områdena elavbrott, störningar i ITsystem, avbrott i vattenförsörjningen, större oväder samt säkerhetsskydd. De analyserade scenariona ligger alla till grund till krisledningsplanen. Säkerhetskyddsscenariot har dock en separat planläggning beroende på kraven på sekretess samt att kommunen är skyldig ha att en separat säkerhetskyddsplanering. Områden som har låg gemensam risknivå kan ges som särskilt uppdrag åt den förvaltning som hade ett betydligt högre riskvärde i sin lokala analys.
6 (14) 1.5 Principer för krishantering Krishantering skall ske enligt särskilda principer för att säkerställa att viktig verksamhet verkligen leds, att krishantering sker på rätt plats samt att verksamhet som inte påverkas av krisen fortsätter på ett så normalt sätt som möjligt. Uddevalla använder samma tre principer som används nationellt. Ansvarsprincipen Ansvarsprincipen innebär att den som har ett ansvar för en verksamhet under normala förhållanden har motsvarande ansvar även under krissituationer. Ansvarsprincipen innebär också ett ansvar för varje aktör att samverka med andra verksamheter. Närhetsprincipen Närhetsprincipen innebär att man krishanteringen skall ske nära händelsen, både geografiskt och organisatoriskt. Händelsen ska hanteras där den inträffat av dem som den närmast berör. Likhetsprincipen Likhetsprincipen innebär att verksamheten under en krissituation ska vara så oförändrad som möjligt. Strävan ska vara att så fort som möjligt komma tillbaka till ordinarie verksamhetsrutiner. 2 Krisledningsorganisation Krisledningsorganisationen innehåller både en organisation för förtroendevalda samt en tjänstemannaorganisation. Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Förvaltningar Stabs och analysgrupp POSOM Krisinformation
7 (14) 2.1 Krisledningsnämnd Beskrivning Krisledningsnämnden består av förtroendevalda och är den högsta beslutande instansen under en extraordinär händelse. Krisledningsnämnden består av 7 ordinarie medlemmar och utses av Kommunfullmäktige. Endast krisledningsnämnden kan besluta om en krishändelse är att betrakta som en extraordinär händelse. Krisledningsnämnden leds av krisledningsnämndens ordförande. Krisledningsnämnden kan efter aktivering och efter att ha förklarat en händelse som extraordinär överta andra nämnder och styrelsers uppgifter. Övertagandet skall alltid dokumenteras och kan gälla delar eller hela uppgiften. Extraordinär händelse innebär inte att krisledningsnämnden automatiskt övertar all beslutsrätt. Krisledningsnämndens främsta uppgift är att fatta beslut avseende prioriteringar mellan olika verksamheter då detta krävs samt att företräda kommunen. Krisledningsnämnden kommunicerar sina beslut till förvaltningsorganisationen via kommundirektören och krisledningsgruppen. Kommundirektören eller dennes ersättare skall medverka på krisledningsnämndens sammanträden och är övergripande ansvarig för kommunikationen mellan krisledningsnämnd och tjänstemannaorganisationen. Övrig medverkan i krisledningsnämnden beslutas av krisledningsnämnden. Aktivering Aktivering av krisledningsnämnden sker efter beslut av krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare alternativt utifrån bestämmelser i nämndens reglemente. Samlingsplats Sammanträdesrummet Kompassen, Stadshuset Uddevalla.
8 (14) 2.2 Krisledningsgrupp Beskrivning Krisledningsgruppen är kommunens högsta tjänstemannaorganisation för krisledning och har som främsta uppgift att samordna och leda kommunens förvaltningsorganisation. Permanenta medlemmar - Kommundirektör - Socialchef - Förvaltningschef samhällsbyggnadsförvaltningen. - Barn och utbildningschef - Kultur och fritidschef - Informationschef - Kommunjurist - Säkerhetschef Övrig medverkan i krisledningsgruppen beslutas av kommundirektören eller dennes ersättare. Exempel på extra medverkan kan vara expertkompetens i en särskild fråga eller samverkande samhällsaktörer Aktivering Samtliga medlemmar i gruppen kan aktivera krisledningsgruppen. Samlingsplats Sammanträdesrummet Hedegärde, Stadshuset Uddevalla 2.3 Förvaltningar Samtliga förvaltningar skall ha en egen krisplanering. Planeringen skall minst innehålla kontakt- och resurslista för förvaltningens egna resurser och ordinarie samverkansparter samt en utpekad samlingsplats för förvaltningens personal i händelse av kriser. Förvaltningschefen är övergripande ansvarig för förvaltningens krishantering. Varje förvaltning skall ha en utsedd krishandläggare. Vid krigshändelser skall den enskilda förvaltningen lägesrapportera egen verksamhet till Kommundirektör och Säkerhetschef.
9 (14) 2.4 Stabs och analysgrupp Kommunens stabs- och analysgrupp leds av säkerhetschefen och har till uppgift att analysera lägesbilder samt ta fram tänkbara lösningsalternativ. Gruppen består av kommunens säkerhetschef samt förvaltningarnas krishandläggare. Gruppen skall kunna agera som stabsgrupp vid större krigshändelser. 2.5 POSOM-Grupp Kommunen skall ha en organisation för psyko- och socialt krisstöd. POSOM-gruppen skall kunna agera separat från andra krisgrupper och har en upprättad separat plan för sin verksamhet. POSOM-gruppen skall vid insats fortlöpande rapportera egen verksamhet till krisledningsgrupp, Kommundirektör och Säkerhetschef. 2.6 Krisinformationsgrupp Krisinformationsgruppen ansvarar för kommunens samlade informationsarbete under en kris. Krisinformationsgruppen leds av Informationschefen. Krisinformationsgruppen ansvarar för att kommunen kan upprätta en upplysningscentral för allmänheten. Krisinformationsgruppen skall kunna agera separat från annan verksamhet och skall ha en särskild krisinformationsplan. Krisinformationsgruppen rapporterar vid insatser löpande till Kommundirektören och samverkar med Säkerhetschefen. 2.7 Övriga grupper Krisledningsråd Krisledningsrådet är en kommunintern samverkansgrupp för frågor rörande kommunens krisberedskap. Rådet skall träffas en gång varje år. Medlemmar - Krisledningsnämndens medlemmar - Krisledningsgruppens medlemmar - VD för kommunens bolag och stiftelser
10 (14) Externt samverkansråd för kriser Det externa samverkansrådet för kriser är ett samverkansråd vars möten syftar till att ha skapa en geografisk samordning av krisberedskapen inom kommunens geografiska yta. Rådet är främst avsett som ett informationsmöte som syftar till att upprätthålla och skapa nätverk som är användbara i kriser. Rådets sammansättning bestäms utifrån vilka krisfrågor som är aktuella och hålls vid passande tidpunkter. Exempel på inbjudna kan vara kraftleverantörer, Regionsjukvård, Polismyndigheten samt större privata arbetsgivare. 3 Krisledning 3.1 Ledningsplatser Kommunens ordinarie krisledningsplats är sammanträdesrummet Hedegärde (Stadshuset). Alternativ krisledningsplats är Rådhuset. Respektive förvaltning skall ha en utsedd plats för krisledning. 3.2 Krisstaber Krisstabers uppgift är att tillhandahålla ledningsstöd till beslutsfattare. En krisstab skall alltid innehålla minst 2 personer och har som grundläggande arbetsuppgift är att för krigsdagbok. Krigsdagboken skall innehålla en beskrivning av all verksamhet som beslutas, rapporteras och kommuniceras samt ha tidsangivelse för varje enskild punkt. Säkerhetschefen skall i stabsroll säkerställa att alternativplanering och scenarioanalyser sker då vid kommunal krisledning. Kristabens arbete beskrivs i särskild stabsarbetsinstruktion. Aktivering av större krisstaber Aktivering av större krisstaber som spänner över flera förvaltningar och verksamhetsgränser beslutas av Kommundirektören. Säkerhetschefen kan aktivera krisstab bestående av kommunens krishandläggare för att understödja en enskild förvaltning. Samband och kommunikation Kommunens huvudsambandsmedel under kriser är intern växelansluten telefoni. Platser för krisledning skall vara anslutna till kommunens växel. Kommunen skall ha kapacitet till samband med RAKEL mot Länsstyrelsen och Statliga myndigheter.
11 (14) Följande sambandmedel skall finnas inom kommunens ordinarie krisledningsplats - Intern växelansluten telefoni - Externt ansluten telefoni via AT-system - RAKEL med yttre antenn - WIS En mobil stabsplats för tillfälliga stabsplatser utanför kommunens ordinarie lokaler skall finnas lätt åtkomlig inom kommunen. Samband och kommunikation skall förberedas så långt det är möjligt genom att delta i sambandsövningar på regional nivå samt att upprätta telefon och kontaktlistor på verksamhetsnivå. Lägesrapportering Kommunen skall i kriser ha ett fungerande system för rapportering. Rapportering skall ske regelmässigt vid alla krigshändelser. Lägesrapportering är en sammanfattning av det aktuella läget fram till rapporten skapas. Lägesrapportering skall kunna utföras av alla förvaltningar och ske enligt principen A. Beskrivning av händelsen och dess påverkan. B. Egen genomförd verksamhet C. Egen pågående verksamhet D. Egen planerad verksamhet Förvaltningsorganisationen skall i kriser regelbundet lägesrapportera till Krisledning, Kommundirektör samt Säkerhetschef. Extern rapportering till exempelvis Länsstyrelsen skall kunna ske via det webbaserade informationssystemet WIS, via telefon samt via Radiosystemet RAKEL. 3.3 Krisinformation Vid krigshändelser skall det finnas relevant information på kommunens webbaserade plattformar Inblicken samt Uddevalla.se. Informationen skall spegla kommunens verksamhet i den gällande krisen. I händelse det finns ett stort behov av information till allmänheten skall en upplysningscentral upprättas. Upplysningscentralens uppgift är att ge svar på medborgarnas frågor samt att vidarebefordra obesvarade frågor vidare till den aktuella krisledningen.