Användarguide för värd och mötesdeltagare Användarguide Värd och mötesdeltagare Innehåll Deltagarpanelen visar mötets förutsättningar Göra en annan person till presentatör 4 Samarbeta genom att dela datorinnehåll i mötet 5 Dela mitt skrivbord Presentatör 7 Dela mitt skrivbord Övriga deltagare 8 Dela fil (inklusive video) Presentatör 9 Dela fil (inklusive video) Övriga deltagare 3 Dela program Presentatör 4 Dela program Övriga deltagare 8 Använda video i webbmötet 0 Växla vy för visning av deltagarna 0 Låsa visning av en viss deltagare Visa alla som sänder video 3 Hantera videovisning vid delning av skrivbord eller program 5 Spela in och spela upp möten 6 Spela in ett möte 6 Hantera inspelade möten 8 Spela upp ett möte 30
Deltagarpanelen visar mötets förutsättningar När du startat mötet (som värd) eller gått in i mötet (som deltagare) ser du mötesfönstret på din skärm. Användarguide för värd och mötesdeltagare
Deltagarpanelen i mötesfönstrets övre högra hörn visar alla som medverkar i mötet. Du ser ditt eget namn överst i listan. Användarguide för värd och mötesdeltagare 3 Ikonen Ikonen indikerar vem som för stunden är utsedd till presentatör. visar att personen är ansluten till telekonferensen. Ikonen betyder att personen har en webbkamera men att videofunktionen inte startats. Om kameraägaren klickar på denna ikon startar videofunktionen och ikonen byter till följande utseende: Genom att klicka på ikonen stänger du av allt utgående ljud och går över till s.k. lyssnarläge. Ikonen byter då utseende till och telefonikonen får ett rött kryss. Vill du lämna lyssnarläget så att övriga deltagare åter kan höra dig klickar du på
Användarguide för värd och mötesdeltagare 4 Göra en annan person till presentatör 3 Funktionen finns endast för dig som är värd eller presentatör. Den blå-gröna bollen visar vem som för stunden är presentatör. Klicka och dra bollen från denna presentatör och släpp den på personen som du vill göra till ny presentatör. Du får en kontrollfråga i en dialogruta där du klickar på knappen Ja, varpå bollens nya position visar att presentatörsrollen gått över. 3
Samarbeta genom att dela datorinnehåll i mötet På fliken Snabbstart finns knappen och listrutan Dela Därifrån kan du starta följande delningsalternativ: Dela mitt skrivbord Dela fil (inklusive video) Dela program Den här tabellen sammanfattar delningsalternativens huvudegenskaper: Användarguide för värd och mötesdeltagare 5 Delningsalternativ Funktion Samarbetsmöjligheter Dela mitt skrivbord Dela fil (inklusive video) Dela program Presentatörens Windows- skrivbord med allt innehåll visas hos övriga deltagare: programfönster, genvägsikoner, aktivitetsfält, skrivbordsbakgrund osv. Presentatören visar innehållet i en fil (textdokument, kalkylark, presentation, videofil osv.) på en skrivtavla (whiteboard) som öppnas i mötesfönstret hos alla deltagare. I denna skrivtavla ingår en verktygslåda med kommenteringsverktyg. Presentatören öppnar vilket program som helst på sin dator. Endast programfönstret visas hos övriga deltagare; resten av innehållet på presentatörens skärm maskeras. Allt som presentatören gör på sin dator syns hos övriga deltagare Presentatören kan överföra tangentbords- och muskontroll till en annan deltagare, som därmed kan fjärrstyra presentatörens dator. Presentatören kan tillåta kommentarer från andra deltagare, som därmed kan peka, rita och skriva text på bilden av presentatörens skrivbord. Den deltagare som för ögonblicket agerar presentatör kan använda kommenteringsverktygen för att peka, rita och skriva text. Det som visas på skrivtavlan (filens innnehåll plus kommentarerna) kan sparas som en ny i fil i pdf- eller ucfformat. Originalfilens innehåll påverkas alltså inte. Allt som presentatören gör i programmet syns hos övriga deltagare. Presentatören kan överföra tangentbords- och muskontroll till en annan deltagare, som därmed har full tillgång till programmets alla funktioner. Presentatören kan tillåta kommentarer från andra deltagare, som därmed kan peka, rita och skriva text på bilden av presentatörens programfönster. Gäller inte videofiler. Filformatet ucf (Universal Communications Format) är ett multimediaformat utvecklat speciellt för WebEx, den programvara som ligger till grund för Telia Webbmöte
a b Knappen kan heta Dela mitt skrivbord, Dela fil eller Dela program, beroende på vilken situation som rådde när du avslutade Telia Webbmöte senast. Om knappen råkar visa just det delningsalternativ som du vill använda: klicka på denna knapp. Om du vill dela något annat än det som knappen visar: klicka på nedåtpilen för att öppna listrutan. Klicka på önskat alternativ för delning. Användarguide för värd och mötesdeltagare 6 a b
Dela mitt skrivbord Presentatör Användarguide för värd och mötesdeltagare 7 För presentatören gäller följande: Klicka på Dela mitt skrivbord så kommer samtliga deltagare att se ditt skrivbord. En grön flik i skärmens överkant upplyser om att du delar skrivbordet. Dessutom placeras etiketten Delad i namnlisten på varje öppet programfönster. 3 4 Om du placerar muspekaren ovanpå den gröna fliken fälls den ut och visar knappar för följande funktioner: Paus. Den delade bilden av ditt Skrivbord fryses på övriga deltagares skärmar. Du kan alltså utföra olika åtgärder utan att detta syns. När du vill återta realtidsvisningen klickar du på samma knapp, som nu blinkar och har namnet Fortsätt. Dela. Öppnar en meny med alla delningsalternativ. Tilldela. Öppnar en meny där du kan utse en annan deltagare till presentatör eller överföra kontrollen av tangentbord och mus till en annan deltagare. Ljud. Öppnar dialogrutan för telekonferens. Deltagare, Chatt och Kommentera. Öppnar panelerna för deltagare och chatt samt verktygslådan för kommentering. Med kommenteringsverktygen kan du peka, rita och skriva direkt på bilden av skrivbordet. Anteckningar. Öppnar anteckningspanelen. När du inte längre vill dela skrivbordet: klicka på stoppknappen Avbryt delning. 4 3
Användarguide för värd och mötesdeltagare 8 Dela mitt skrivbord Övriga deltagare För övriga deltagare gäller följande: När presentatören startat delningen ser du hans eller hennes skrivbord i sin helhet. En grön flik i skärmens överkant upplyser om vem som är ägare till skrivbordet. Om du placerar muspekaren ovanpå den gröna fliken fälls den ut och visar knappar för följande funktioner: Ljud. Öppnar dialogrutan för telekonferens. Deltagare och Chatt. Öppnar panelerna för deltagare och chatt. Kommentera. Be presentatören om tillgång till kommenteringsverktygen, så att du kan du peka, rita och skriva direkt på bilden av skrivbordet. 3
Dela fil (inklusive video) Presentatör Användarguide för värd och mötesdeltagare 9 För presentatören gäller följande: Klicka på menyvalet Dela fil (inklusive video) så öppnas dialogrutan Dela fil. Leta upp den mapp där filen finns och dubbelklicka på filnamnet.
Filen öppnas på en ny skrivtavla (whiteboard) i mötesfönstret och visas nu för alla deltagare i mötet. Användarguide för värd och mötesdeltagare 0
3 Om filen som du delar är ett dokument med någon form av sidindelning kan du växla sida med navigeringsverktygen. Antingen går du stegvis framåt eller bakåt, eller så öppnar du listrutan och hoppar direkt till en viss sida. 3 Användarguide för värd och mötesdeltagare 4 Verktygslådan ger dig möjlighet att skriva eller rita på dokumentet, exempelvis för att leda de övriga deltagarnas uppmärksamhet till ett visst ställe. Om någon annan vill tillföra noteringar överlåter du först rollen som presentatör till den personen. 4
5 När du vill avsluta delningen klickar du på det lilla krysset vid skrivtavlans namn. Användarguide för värd och mötesdeltagare 5 6 Tjänsten öppnar följande dialogruta. Om du vill spara dokumentet, klicka på knappen Ja. 6 7 Det som visas på skrivtavlan (filens innehåll plus kommentarerna) kan nu sparas som en ny fil i pdf- eller ucf-format. Originalfilens innehåll påverkas alltså inte. Om du vill, skriv in ett eget filnamn. Klicka sedan på knappen Spara. 7
Användarguide för värd och mötesdeltagare 3 Dela fil (inklusive video) Övriga deltagare För övriga deltagare gäller följande: Filen som presentatören delar öppnas på en ny skrivtavla (whiteboard) i mötesfönstret. Även verktygslådan för kommentarer visas, men verktygen är inaktiva. Om du vill tillföra egna kommentarer till den delade filen måste du först få rollen presentatör. Vanligen pågår en telekonferens i webbmötet, och då säger du helt enkelt att du vill bli presentatör. Annars kan du exempelvis skicka ditt önskemål skriftligt via chattpanelen.
Dela program Presentatör Användarguide för värd och mötesdeltagare 4 För presentatören gäller följande: a b Klicka på nedåtpilen för att öppna listrutan Dela Om programmet som du vill dela finns i listan, klicka på namnet. Annars klickar du på menyvalet Övriga program Tjänsten öppnar en dialogruta som visar samtliga installerade program på din dator. Dubbelklicka på namnet för det önskade programmet. a b 3 Tjänsten öppnar nu programmet på sedvanligt Windows-sätt, alltså i ett separat programfönster. Själv ser du både detta programfönster och allt övrigt innehåll på din skärm. Övriga deltagare ser dock endast programfönstret. I skärmens överkant finns samma slags utfällbara flik som hos funktionen Dela skrivbord. Den visar namnet på det delade programmet. 3
4 Med hjälp av knappen Tilldela kan du låta övriga deltagare medverka på två olika sätt: Överför tangentbords- och muskontroll. Innebär att deltagaren får full kontroll över programmet och alltså kan köra det som om det fanns på hans eller hennes egen dator. Tillåt kommentarer. Innebär att verktygslådan för kommentarer öppnas både på din egen och på deltagarens skärm. Båda två kan nu tillfoga kommentarer i programfönstret tills du stänger verktygslådan. 4 Användarguide för värd och mötesdeltagare 5 5 5 6 Om du vill återta kontrollen över tangentbord och mus klickar du var som helst på din egen skärm. Samma sak gäller för varje deltagare som du markerat under menyn Överför tangentbords- och muskontroll; han eller hon kan på nytt ta över kontrollen genom att klicka på sin egen skärm. På detta vis kan ni snabbt och enkelt växla programhanteringen mellan varandra. Om du vill avbryta möjligheten för en deltagare att klicka sig till kontrollen över tangentbord och mus avmarkerar du deltagaren under menyn Överför tangentbordsoch muskontroll. Med hjälp av knappen Kommentera (se illustrationen ovan) kan du öppna verktygslådan med kommenteringsverktyg i en separat ruta. Därmed kan du peka, rita och skriva text på programfönstret. Det som visas (programfönstrets innehåll plus kommentarerna) kan du spara som en ny fil i pdf-format genom att klicka på diskettverktyget. 6
7 8 I namnlisten på det delade programmets fönster finns etiketten Delad. Därmed vet du att detta fönster visas för de övriga deltagarna. Vill du avbryta delningen klickar du på knappen STOPPA. Användarguide för värd och mötesdeltagare 6 7 8
9 0 Om du startar fler program, eller redan har andra program startade när du börjar delningen, kommer namnlisten i dessa programfönster att visa etiketten Inte delad. Därmed vet du att dessa fönster inte visas för de övriga deltagarna. Vill du även dela ett eller flera av dessa program klickar du på knappen DELA i det aktuella programfönstrets namnlist. Varje delat program kommer att visas för de övriga deltagarna, Användarguide för värd och mötesdeltagare 7 0 9
Dela program Övriga deltagare Användarguide för värd och mötesdeltagare 8 För övriga deltagare gäller följande: När presentatören startat delningen ser du endast programfönstret för det delade programmet. Resten av presentatörens skärm är maskerad med turkos färg. En grön flik i skärmens överkant upplyser om vem som delar programmet. Om du placerar muspekaren ovanpå den gröna fliken fälls den ut och visar knappar för ljud, deltagare, chatt och kommentar. Funktionen är densamma som för Visa skrivbord; se sidan 8. Presentatören kan överföra tangentbords- och muskontroll till dig så att du får full kontroll över programmet och alltså kan köra det som om det fanns på din egen dator. Detta indikeras genom att följande dialogruta öppnas på din skärm: Presentatören kan återta kontrollen över tangentbord och mus genom att klicka på sin skärm. Så länge presentatören har dig markerad kan du på nytt ta över kontrollen genom att klicka på din egen skärm. På detta vis kan ni snabbt och enkelt växla programhanteringen mellan varandra.
Om presentatören tilldelar dig rätten att kommentera öppnas verktygslådan för kommentarer på din skärm: Användarguide för värd och mötesdeltagare 9 Du kan nu tillfoga kommentarer i programfönstret tills presentatören avbryter kommenteringsläget.
Använda video i webbmötet Användarguide för värd och mötesdeltagare 0 3 Växla vy för visning av deltagarna Innehållet i panelen Deltagare kan visas på två olika sätt: som namnlista; se bilden nedan till vänster som miniatyrbilder av de deltagare som sänder video; se bilden nedan till höger Grundinställning när ett nytt möte startar är vyn Lista. Gör så här för att ändra vy: Klicka på vyknappen i panelens nedre högra del. Markera Miniatyrvisning. Panelen ändrar vy. 3 Om du vill ändra tillbaka till vyn Lista klickar du åter på vyknappen.
Låsa visning av en viss deltagare Om du är värd eller har rollen som presentatör kan du styra vilken av deltagarna som ska visas i den större rutan högst upp i deltagarpanelen. Gör så här för att låsa visningen till en viss deltagare: Klicka på namnskylten i den större rutan. Användarguide för värd och mötesdeltagare Tjänsten öppnar en dialogruta; se nästa sida.
3 4 Markera alternativknappen En specifik deltagare. Markera den deltagare som du vill ska visas hela tiden. Klicka på knappen OK. Användarguide för värd och mötesdeltagare 3 4 Den större rutan visar nu deltagaren som du markerade. Hänglåset i namnskylten indikerar att visningen är låst till honom eller henne. Om du vill ändra låsningen klickar du åter på namnskylten för att öppna dialogrutan.
Visa alla som sänder video Om deltagarnas videosändning är viktigare för dig än det som eventuell försiggår på arbetsytan kan du ställa om videon till helskärmsläge. Klicka på knappen i den större videorutan överst i deltagarpanelen: Användarguide för värd och mötesdeltagare 3 Tjänsten går nu över i helskärmsläge; se nästa sida.
3 4 5 6 7 Den stora videobilden visar den deltagare till vilken visningen är låst. Den infällda bilden visar dig själv. Vill du minimera den klickar du på knappen Miniatyrvideo från max fem övriga deltagare finns under den stora bilden. Om ännu fler deltar med video i mötet visar tjänsten bläddringspilar. Vill du avbryta sändningen av din video eller ditt telefonljud i mötet klickar du på knappen Stoppa min video eller Stäng av mitt ljud. Vill du expandera den stora bilden till helskärm klickar du på knappen Vill du återgå till visning av deltagarna i den högerplacerade panelen klickar du på Stäng helskärmsläge Användarguide för värd och mötesdeltagare 4 7 6 3 4 5
3 4 5 Hantera videovisning vid delning av skrivbord eller program Om du börjar dela ditt skrivbord eller något av dina program medan du visar video i deltagarpanelen kommer den stora bilden i panelens överdel att övergå till ett flytande videofönster. Du kan flytta fönstret genom att klicka inuti det och dra ändra storlek genom att klicka på något av hörnen och dra Den infällda bilden visar dig själv. Vill du minimera den klickar du på knappen Vill du stoppa eller starta din egen videosändning placerar du muspekaren över den infällda bilden och klickar på kameraknappen. Vill du gömma videorutan klickar du på nedåtpilen. Vill du gå över till helskärmsläge klickar du på knappen Användarguide för värd och mötesdeltagare 5 4 5 3
Spela in och spela upp möten I Telia Webbmöte finns en funktion för inspelning av möten. Allt som händer på bildskärmen spelas in. Har du startat en telekonferens kommer även ljudet från den att spelas in. Resultatet sparas på en server. Du hanterar dina inspelade möten via tjänstens administrativa gränssnitt. Därifrån kan du bland annat spela upp möten och skicka uppspelningslänkar via e-post till andra personer. Spela in ett möte Öppna fliken Snabbstart i mötesfönstret. Klicka på knappen Spela in när du vill starta inspelningen. Användarguide för värd och mötesdeltagare 6
Tjänsten öppnar panelen Inspelare längst ner till höger och visar information om den pågående inspelningen. I denna panel hittar du även knappar för att pausera och att avsluta inspelningen. Användarguide för värd och mötesdeltagare 7 När du klickar på knappen för att avsluta inspelningen öppnar tjänsten följande dialogruta. Klicka på knappen Avbryt inspelning.
Ditt företag abonnerar på en viss maximal lagringsvolym för inspelningar. När ni utnyttjat 80 % av denna volym kommer Telias support att informera den medarbetare hos er som utsetts till kontaktperson för Telia Webbmöte. Om inspelningen av ett pågående möte medför att hela lagringsvolymen utnyttjas kommer värden för det aktuella mötet att informeras omgående. Inspelningen av mötet fortsätter dock. Ni får alltså temporärt överskrida den maximala lagringsvolymen. Er tillgängliga lagringsvolym fördelas inte jämnt bland de medarbetare som registrerat värdkonton i tjänsten. I stället gäller först till kvarn. Hantera inspelade möten Logga in i tjänstens administrativa gränssnitt och klicka på menyvalet Mina inspelade möten i huvudmenyn. Tjänsten listar dina inspelade möten i en tabell. Du kan exempelvis se när ett visst möte spelades in och hur länge inspelningen varar. Obs! När du avslutat inspelningen av ett möte kan det dröja upp till ca 30 minuter innan mötet visas i tabellen. Användarguide för värd och mötesdeltagare 8
I kolumnen längst till höger finns tre knappar med följande funktion: Starta uppspelning av mötet. Läs mer i avsnittet Spela upp ett möte på nästa sida! Öppna en dialogruta där du kan skicka en direktlänk till inspelningen via e-post: Användarguide för värd och mötesdeltagare 9 Öppna en undermeny med följande val: I rollen som värd kan du ta bort inspelningar av dina egna möten, men inte av möten där någon annan varit värd. Om det uppstår behov av att administrera alla befintliga inspelningar på ett samlat sätt, oavsett vem som varit värd, kan du kontakta Telias kundtjänst.
TSP-336_-303 Spela upp ett möte När du startat uppspelningen öppnar tjänsten följande uppspelningsfönster. På dess huvudyta återges allt som hände på skärmen under mötet. Här finns knappar för att starta, pausera och avsluta uppspelningen samt ändra volym. Skrubbern (förloppsindikatorn) visar hur långt uppspelningen har hunnit. Du kan snabbt flytta till önskad tidpunkt genom att klicka-och-dra den lilla triangeln. Skrubberns exakta tidsposition och inspelningens totaltid framgår av den svarta teckenrutan. Panelerna till höger visar mötesdeltagarna och aktiviteterna under mötet. Användarguide för värd och mötesdeltagare 30