Sotenäs kommun redovisning hemuppgift 5
Bakgrund - problembeskrivning Gällande ru,ner och mallar för tjänsteutlåtanden följs inte sam,digt som helhetsperspek,vet saknas. Orsaker: a@tyd/inställning acceptans/respekt personlig styrning Konsekvensen är ad förvaltningen inte kan garantera kvalitetssäkrade beslutsunderlag,ll poli,ken utan tjänsteutlåtanden varierar gällande utseende, innehåll och kvalitet
Politiskt ställningstagande Kommunfullmäk*ges mål: Den kommunala administra,onen ska ha fokus på ökad service, högre kvalitet och nyda för medborgarna Enligt kommunstyrelsen ska det ske genom a8: Skapa goda och kvalitetssäkrade ru,ner Tillämpa plan för ständiga förbädringar (Lean) Kommunfullmäk*ges mål 2012 Kommunledningskontoret ska skapa goda administra,va ru,ner och en kvalitetssäkrad ärendehantering
Syfte med arbetet AD skapa en tydlig, kvalitetssäkrad, rädssäker och effek,v ärendehanterings- process inom kommunstyrelsens verksamhet som är känd och eperlevs i organisa,onen Avgränsning Processen från ad en handläggare får ed ärende för handläggning,ll ad kommunstyrelsens ordförande godkänt dagordningen När processen implementerats i kommunstyrelsens förvaltning ska den implementeras hos övriga förvaltningar
Resultat som ska uppnås mål med arbetet Vid uppföljning i december 2012 ska 95 % av alla tjänsteutlåtanden vara i enlighet med bestämda ru,ner gällande Tidplan Innehåll/checklista Formalia
Processdefinition 4. Vilka levererar in (Leverantörer) 3. Vad levereras in (Input) 5. Vilken värdeförädling görs i processen (Syfte) 1. Vad levereras ut (Output) 2. Vilka tar emot (Kunder) Handläggare Tjänsteutlåtanden Fullödigt belysta Komplett Avstämda enligt checklista I tid Tydlig, kvalitetssäkrad, rättssäker och effektiv hantering av tjänsteutlåtanden Kvalitetssäkrade beslutsunderlag Ledamöter i KSAU, KS och KF
Utfästelser till politikerna december 2012 95 % av alla tjänsteutlåtanden ska vara kvalitetssäkrade i enlighet med gällande ru,ner och kompleda som beslutsunderlag samt vara poli,ken,llhanda senast 5 vardagar före respek,ve möte
Processkarta gammal rutin Registrator överlämnar ärende till handläggare Handl. tar emot och bedömer ärendetyp Skriver tju Granskar fakta Bilagor Rubriksättning Enskilt upplägg Få nyttjar lathund Undertecknat papapersex till sekreterare (då KC är svår att få tag på) alt KC, mail till sekreterare, lagring O/Tju Sammanställning dagordning (tju samt övrigt som politiken anmält under tidens gång) Återinsamling tju och ärenden Kommunchef - Granskar - Godkänner - Undertecknar - Ev bakläxa Granskning - Mall - Lathund - Innehåll - Undertecknat - Bakläxa Insamling ärenden - Tjumapp - Mail - Pappersex hos sekr - Pappersex hos reg. - Pappersex hos KC Avstämning - Ev justeringar - Helhetsbedömning Ev justerad dagordning Beredning - Genomgång - Känsliga tju - Justeringar Slutlig version dagordning Registrator gör utskick - Pappersutskick via inlämmade pappershandlingar sammanställda av sekreterare - Digitalt via konvertering av handlingar efter letande i mail och O/Tju
Processkarta ny rutin Registrator överlämnar ärende till handläggare Handl. tar emot och bedömer ärendetyp Snabbgransking - Bedömning ärendetyp Skriver tju - Granskar fakta - Checklista/mall - Rubrik efter diariet - Bilagor Inlämning - Lagring word-format i sammanträdesmapp på server - Undertecknat pappersex komplett med bilagor till mötesmapp hos registrator Kommunchef - Granskar - Godkänner - Undertecknar - Ev bakläxa Snabbgranskning - Formalia - Språk - Innehåll - Ev bakläxa Sekreterare hämtar mötesmapp - Preliminär dagordning - Utifrån imlämnade tju Registrator förvarar originalhandlingar Sekreterare, kommunchef och ks ordf går igenom förslag till dagordning Ev justeringar i dagordning Slutlig version dagordning Registrator gör utskick - Pappersutskick via inlämmade pappershandlingar - Digitalt via konvertering av handlingar i mötesmapp
Lista uppenbara förbättringar i processen som är lätta att åtgärda Tidigarelägga deadline för inlämning med en dag för ad minimera ad kvalitet och granskning blir lidande inskrivet i ny ru,n Undertecknade pappersexemplar ska all,d lämnas,ll registrator för förvaring på respek,ve möte inskrivet i ny ru,n Sekreterare skriver dagordning u,från inlämnade pappersoriginal samt snabbgranskar innan tjänsteutlåtandena lämnas,ll kommunchef för granskning och undertecknande inskrivet i ny ru,ng Krav ad dokumenten sparas digitalt i sammanträdesmapp på server tjänsteutlåtandet sparas i word- format inskrivet i ny ru,n Krav ad dokumenten är döpta,ll ärenderubriken, alterna,vt rädvisande kortare text inskrivet i ny ru,n Publicera lathundar på Sotenet - uppdrag från ledningsgruppen
Processmått Kri*skt processkrav KompleDa och godkända underlag I,d Kravprofil Kundkrav med fokus kvalitet Kundkrav med fokus på,d Följa mallar, inklusive checklistor, och rikt- linjer Internt krav med fokus på,d och kvalitet Må8 Antal och andel tjänsteut- låtanden som godkänns vid granskning Antal och andel tjänsteutlåtanden som kommer in inom utsad,d Antal och andel tjänsteutlåtanden som uppfyller krav enligt bestämda ru,ner Må8enhet Styck och % (endast vid uppföljningar) Styck och % (endast vid uppföljningar) Styck och %(endast vid uppföljningar) Mål 95 % kompleda och godkända tjänsteutlåtanden senast december 2012 95 % av tjänsteut- låtandena ska komma inom utsad,d senast december 2012 95 % av tjänsteut- låtande ska uppfylla krav enligt bestämda december 2012
Genomförda mätningar KSAU - resultat Inom deadline Inlämnande enligt bestämda rutiner 12 12 10 10 8 6 I tid Sena 8 6 Rätt Fel 4 4 2 2 0 2011-10-26 2011-12-09 0 2011-10- 26 2011-12- 09 9 Godkända efter granskning 8 7 6 5 4 Godkänt Ej godkänd 3 2 1 0 2011-10-26 2011-12-09
Genomförda mätningar KS - resultat 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2011-11-09 Inom deadline I tid Sena 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2011-11- 09 Inlämnade enligt bestämda rutiner Rätt Fel 18 Godkända efter granskning 16 14 12 10 8 Godkänt Ej godkänd 6 4 2 0 2011-11-09
Analys Acceptans, respekt och följsamhet av gällande ru,ner och deadline kan förbädras Det behövs tydligare mallar för tjänsteutlåtanden så ad handläggarna vet vad som förväntas innehållsmässigt och som underlädar både vid granskning och för poli,skt ställningstagande Fler ärenden än förväntat som hamnar direkt på KS enbart akuta ärenden kan hoppa över KSAU deda sank,oneras av både KS ordf och KC i strid mot poli,ska direk,v Sam,digt stor % som är ok, förbädring mot uppskadat resultat några år,llbaka
Förbättringsaktiviteter vad har vi gjort? Nulägesanalys Sekreterargruppen samlad med tydligt uppdrag ad arbeta med goda och kvalitetssäkrade ru,ner Ny mall,ll tjänsteutlåtande Fler obligatoriska rubriker Fungerar som checklista för både handläggare, förvaltningschef och poli,ker Nya ru,ner för tjänsteutlåtande Tidigarelägga deadline för inlämning med en dag för ad ge,d,ll kvalitetssäkring och granskning Undertecknade pappersexemplar ska all,d lämnas,ll registrator för förvaring på respek,ve möte Sekreterare skriver dagordning u,från inlämnade pappersex samt snabbgranskar innan tjänsteutlåtanden lämnas,ll förvaltningschef för godkännande och undertecknande Krav ad dokumenten sparas digitalt i mötesmapp på server Krav ad dokumenten är döpta,ll ärenderubriken Om inte krav på handläggaren är uppfyllda tas inte ärendet upp på dagordningen Kommunchefens ledningsgrupp har fastställt ny mall och nya ru,ner för tjänsteutlåtanden Kommunchefens ledningsgrupp har bestämt ad Sotenäs ska fortsäda förbädringsarbetet Utredningsledare och biträdande omsorgschefen har fåd i uppdrag ad fortsäda driva förbädringsarbetet
Prioritera lösningar planerade åtgärder Hög effekt Utbildning för handläggare och chefer Implementering av nya ru,ner på samtliga förvaltningar Enkät,ll förtroendevalda och handläggare utvärdering & analys Avstämningsmöten med KS ordf, KC och UL Processkartläggning övriga processer i ärendehanteringen Publicera lathundar på Sotenet Utbilda chefer i ständiga förbädringar Låg effekt Låg genom- förbarhet Hög genom- förbarhet
Förbättringsaktiviteter tidplan Publicera lathundar på Sotenet januari 2012 Implementering av nya ru,ner på samtliga förvaltningar start januari 2012 Avstämningsmöten med KS ordförande, kommunchef och utredningsledare 2 ggr/mån för genomgång av aktuella ärenden samt planering för möten Processkartläggning övriga processer i ärendehanteringen Enkät,ll förtroendevalda och handläggare samt utvärdering och analys Utbildning för handläggare och chefer start januari 2012 januari 2012 september 2012 januari februari 2012 mars 2012 Utbilda chefer i ständiga förbädringar Uppföljning av enkät januari 2012 december 2013 december 2012
Processer vi ska arbeta vidare med 1. Expediering 2. Leverans/utskick 3. Beslut/protokoll 4. Registrering/fördelning 5. Avsluta ärenden 6. Arkivering 7. Publicering Målet är ad ha en kompled förbädrad processkarta över ärendehanteringen 2012-09- 30. Denna ska ligga,ll grund för upphandling av nyd ärendehanteringssystem. Sam,digt uppfylls målet om goda och kvalitetssäkrade ru,ner gällande ärendehantering och kommunen får en tydlig, kvalitetssäkrad, rädssäker och effek,v ärendehanterings- process som är känd och eperlevs i organisa,onen
Vad har vi lärt oss? Samma problema,k oavsed storlek på kommun Ingen kedja är starkare än den svagaste länken Ingen process är för obetydlig för ad processas Alla funk,oner och ak,viteter är betydelsefulla för resultatet Det vi anat blir påtalande tydligt när det kommer på pränt lädare ad föra ut vårt budskap/våra erfarenheter i organisa,onen Tydligt ad vi är inne på räd väg - ger mo,va,on ad jobba vidare Lärorikt med utbyte med andra kommuner Det går ad benchmarka ärendehantering