TJÄNSTESKRIVELSE 1 (6) 2015-03-26 Socialnämnden Drift av Viksjö äldreboende Dnr Son 2012/886 Förslag till beslut Socialförvaltningens förslag 1. Socialförvaltningen ges i uppdrag att genomföra en upphandling gällande drift av Viksjö äldreboende Ärendet i korthet Ett nytt särskilt boende i form av äldreboende kommer att stå klart vid årsskiftet 2016 2017. Äldreboendet kommer att ha 40 platser. Socialnämnden behöver ta ställning till om driften ska skötas av kommunens egen regi-utförare Vård och omsorg eller konkurrensutsättas för drift i extern regi. Handlingar 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse Bakgrund I kommunens lokalförsörjningsplan har Socialnämnden angett ett behov av ytterligare två Vård- och omsorgsboenden/särskilda boenden, ett under år 2014 och ett under år 2019-2020. Den planering som skulle vara klar under år 2014 gällde en tomt i Viksjö. Samhällsplaneringsprocessen för byggande av ett nytt särskilt boende i form av äldreboende i Viksjö har pågått under en längre tid. Enligt den övergripande tidplanen kommer byggstarten att ske under våren-försommaren 2015. Det nya äldreboendet ska, om allt går enligt tidplan, stå klart i december 2016 och vara inflyttningsklart i januari-februari 2017. Det nya boendet kommer bestå av fyra våningsplan med en boendeenhet på varje. Varje boendeenhet kommer att bestå av tio boendeplatser. Totalt kommer äldreboendet att ha 40 platser. Varje boendeplan har en balkong/altan som är dimensionerad för att rymma de som bor på boendeplanet och personalen som arbetar där. På nedre botten finn tillagningskök, personalutrymmen samt en samlingslokal som ska användas av 07.1 Viksjö äldreboende - driftsform, tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3, 3 tr., Jakobsberg Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Inger Brandell, verksamhetskonsult Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 08-580 292 85 (direkt) E-post: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: 08-580 302 17 Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2 (6) verksamheten. När verksamheten inte behöver samlingslokalen kan denna nyttjas av föreningar med flera. Socialnämnden behöver i dagsläget besluta om drift av det nya särskilda boendet i form av äldreboende. Om socialnämnden bedömer att en upphandling av driften ska göras behöver planeringen för detta starta under mitten av år 2015, så att både upphandlingsprocessen med tid för överprövning och uppstartsperiod med bland annat rekrytering av personal och utrustning av äldreboendet hinns med. Om socialnämnden däremot beslutar att driften ska skötas av kommunens egen regi behövs framför allt tid för förberedelser vad gäller rekrytering, planering och utrustning, med mera. Analys Fördelning av boendeplatser mellan egen regi och externa utförare Järfälla kommun har idag cirka 411 platser fördelade på tio äldreboenden. Dessa platser är fördelade som följer: Boende Antal platser totalt Varav personer på omsorgsavd Varav personer på demensavd Varav personer på avd psykiska funktionsnedsättningar Almen 40 16 24 0 Björken 40 20 20 0 Eken 45 27 18 0 Flottiljen 50 20 30 0 Kastanjen 10 0 10 0 Linden 40 20 10 10 Lönnen 58 30 28 0 Olovslund 36* 18* 18* 0 Tallbohov omsorg 46 46 0 0 Tallbohov demens 46 0 46 0 SUMMA 411 197 204 10 * Olovslund har under senare år haft 36 boendeplatser fördelade på hälften på omvårdnadsavdelning och hälften på demensavdelning. För närvarande pågår ombyggnationer. Dessa medför att boendet under en tid kan utnyttja färre av dessa platser. Det äldreboende som har lägst antal platser är Kastanjen (10 platser på demensavdelning), där en korttidsavdelning gjorts om till en demensavdelning. Övriga platser på Kastanjen är korttidsplatser. De övriga äldreboendena har mellan 36 och 58 platser. Vissa lägenheter är dock så stora att de kan användas för par som behöver äldreboende och vill bo tillsammans eller för parboende enligt parboendegarantin. Tre boenden, Linden, Lönnen och Flottiljen, drivs av extern utförare som kommunal entreprenad. Totalt har dessa, om man räknar med de platser som redovisas i tabellen, 148 platser. De utgör alltså 30 procent av kommunens äldreboenden och 36 procent av platsbeståndet. Sju av boendena drivs i egen regi: Almen, Björken, Eken, Kastanjen, Olovslund, Tallbohov omsorg och Tallbohov demens. Det utgör alltså 70 procent av kommunens äldreboenden och 64 procent av platsbeståndet.
3 (6) Äldreboendet i Viksjö kommer att inrymma 40 boendeplatser. Om äldreboendet kommer att drivas i egen regi kommer de boenden som drivs i egen regi att utgöra åtta boenden (av elva), det vill säga cirka 73 procent av kommunens äldreboenden och cirka 67 procent av platsbeståendet (303 platser av de 411 som redovisas i tabellen + 40 i det nya boendet). Om äldreboendet i stället kommer att konkurrensutsättas och drivas i extern regi kommer antalet entreprenaddrivna äldreboenden att utgöra cirka 36 procent av äldreboendena och cirka 42 procent av platsbeståndet (188 platser av de 411 som redovisas i tabellen + 40 i det nya boendet). Ersättning Generellt sett erhåller kommunens egen regi i genomsnitt högre ersättning per plats än externa utförare över tid. För år 2015 gäller följande ersättningar Boende Pris kronor per dygn och person Almen 1 567 Björken 1 439 Eken 1 574 Flottiljen 1 602 Kastanjen 1 866 Linden 1 390 Lönnen 1 390 Olovslund 1 567 (Tallbohov omsorg 1 555 (Tallbohov demens 1 555 MEDELVÄRDE 1 460,67 extern MEDELVÄRDE egen 1 589 regi MEDELVÄRDE alla 1 550 MEDIANVÄRDE 1 1 390 2 extern MEDIANVÄRDE 1 567 3 egen regi MEDIANVÄRDE alla 1 561 4 Vid konkurrensutsättning kan Socialnämnden få en bild av vilken kvalitet som kan fås för pengarna genom att flera leverantörers priser kan jämföras utifrån givna krav. Drift i egen regi innebära större möjligheter att samordna olika stödfunktioner och resurser hos kommunens utförare. Uppföljningar av kvalitet Den senaste uppföljningen av äldreboenden gjordes av en extern konsult. Uppföljning och granskning av verksamheterna utgick från kraven i de avtal och överens- 1 Medianen är det värde som delar en fördelning eller kurva i två lika stora delar. Om antalet enheter utgörs av ett jämnt tal, tar man genomsnittet av de två enheter som ligger på var sin sida om mittpunkten. 2 det vill säga den mellersta av ersättningarna 1390, 1390 och 1 602 3 det vill säga den mellersta av ersättningarna 1 439, 1 555, 1 555, 1 567, 1 567, 1 574, 1 866 4 det vill säga den mellersta av ersättningarna 1 390, 1 390, 1 439, 1 555, 1 555, 1 567, 1 567, 1 574, 1 602, 1 866. Eftersom mittpunkten ligger mellan två värden a tar man genomsnittet av de två enheter som ligger på var sin sida om mittpunkten (1 555 + 1 567)/2 = 3 122/2 = 1 561
4 (6) kommelser som fanns med verksamheterna samt gällande lagar och föreskrifter. Uppföljningen hade också som syfte att stötta verksamheterna i utveckling av kvalitet genom dialoger som förts på plats. I sammanfattningen av uppföljningen konstaterar konsulten: Resultatet av uppföljningen visar inte på några större skillnader mellan enskild regi och egen regi inom äldreomsorg. Vi kan inte se att regiform är en avgörande faktor i de verksamhetsuppföljningar som genomförts. Däremot finns vissa skillnader mellan verksamheter både inom egen regi och inom enskild regi. Inom enskild regi är arbetet och processen med kvalitetsledningssystem mer utvecklat än inom egen regi, detsamma gäller att utföra brukarundersökningar inom verksamheten. Inom egen regi pågår dock arbete med att utveckla kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9 samt används resultatet av den övergripande brukarundersökning som utförs årligen till att utveckla verksamheten. Samtliga verksamheter anser sig ha den personalbemanning som behövs. Inom äldreomsorgen anser dock verksamhetscheferna att det behövs göras en översyn över hur bemanningen kan användas på det mest optimala sättet. I samband med övertagande av drift av äldreboendet Almen gjordes återkommande uppföljningar under första året av driften. Då gjordes bedömningen att den leverantören inte följt de krav som ställts i förfrågningsunderlaget. I sådana situationer får leverantören möjlighet till rättelse genom att upprätta en åtgärdsplan och genomföra åtgärderna, men om detta inte sker kan den externa leverantören få betala vite till dess åtgärderna genomförts alternativt kan avtalet hävas. I detta fall hävdes avtalet med leverantören. Förändring och utveckling Det finns idag överenskommelser med alla särskilda boenden som drivs med egen regi. Överenskommelsernas krav motsvarar de krav som ställs i förfrågningsunderlag vid upphandling, men kan, eftersom de uppdateras årligen, hållas ajour med gällande krav och nya önskemål om förbättringsområden. Eftersom det inte står helt klart hur många av de 40 platserna i det nya äldreboendet som ska utgöra demensplatser och hur många som ska utgöra omsorgsplatser finns det en fördel med drift i egen regi. Det går lättare att konvertera platser från demens till omsorg eller tvärtom på kort tid vid överenskommelser med egen regi än när ett avtal måste omförhandlas. Vid start av nya särskilda boenden (Flottiljen, Kastanjen) har det ibland varit inkörningsproblem, till exempel med IT och tekniska lösningar i lokaler. Drift i egen regi gör att det blir färre led som behöver samarbeta för att få till de långsiktiga lösningarna.
5 (6) Överväganden Det finns både för- och nackdelar med konkurrensutsättning respektive drift i egen regi. Om socialnämnden ska välja den ena eller andra inriktningen beror huvudsakligen på vilket fokus som väljs, utifrån vad som bedöms vara viktigt. Fördelar egen regi Ekonomi - Prisbilden är känd. - Drift i egen regi innebära större möjligheter att samordna olika stödfunktioner och resurser hos kommunens utförare. Förändring och utveckling - I dagsläget större möjlighet att årligen förändra uppdraget (överenskommelserna) så att det motsvarar förändrade krav och förändrade behov t.ex. av demens- och omsorgsplatser. - Införandet och inkörningen av IT och tekniska lösningar i lokalerna kan gå smidigare när färre parter blir inblandade. Fördelar konkurrensutsättning / drift av extern utförare Fördelning av boendeplatser mellan egen regi och externa utförare - Fördelningen blir (troligen) jämnare Ekonomi - Kan innebära samma kvalitet till lägre pris Ekonomiska konsekvenser Generellt sett ligger kostnaderna för drift i egen regi något högre än vid de externt drivna boendena. Då nivåerna i egen regi varierar mellan 1 439 kronor per dygn och 1 866 kronor per dygn kan det antas att även kostnaderna per person och dygn ligger någonstans inom detta spann. Generellt sett har de äldreboenden som konkurrensutsatts över tid haft en lägre ersättning per dag. Slutsatser Socialförvaltningen ges i uppdrag att genomföra en upphandling gällande drift av Viksjö äldreboende Johan Bergman Socialdirektör Jenny Wilhelmsson Avdelningschef Äldreomsorg och Funktionshinder
Expedieras Johan Bergman Stefan Lidsten Jenny Wilhelmsson Victor Bågling Jenny Berg Kerstin Karlsson Inger Brandell 6 (6)