SN 3:1
SN 3:2
SN 3:3 Bilaga 1 Översikt, resultat av internkontroll 2015 socialkontoret. Dnr SN/2014:658-700 Kontrollmoment Uppfyllelse 2015 Mål 2015 a. Försörjningsstöd. Kontroll av att det finns en aktuell och underskriven arbetsplan. 1. 100 % har en arbetsplan, dock inte underskriven. 2. 20 % har en underskriven genomförandeplan. 1. Saknas 2. 100 % b. Avvikelsehantering. Kontroll av rapporterade avvikelser. 4351 avvikelser har rapporterats Saknas c. Mottagande av flyktingar. Kontroll av mottagna, jämfört med avtal. 11 (55 %) mottagna 20 personer d. Utförare av hemtjänst. Kontroll av genomförandeplaner i ett urval av ärenden. 77 % har genomförandeplaner 100 % e. Risk för undernäring. 1. Kontroll av hur lång nattfastan är på kommunens 1. Nattfastan är 13,24 timmar. särskilda boenden för äldre samt 2. kontroll av BMI. 2. 74 % boende har ett godkänt BMI f. Förhandsbedömning avseende barn. Kontroll av handläggningstider. 86 % har handlagts inom två veckor 100 % 1. Under 11 timmar 2. 100 % g. Registerkontroll av personal som arbetar med barn. Stickprovskontroller gjorda Saknas h. Arbetsmarknadsstrategi. 1. Kontroll av hur många av alla ungdomar som 1. 69 % har gått vägledningskurs 1. 100 % ansökt om ekonomiskt bistånd som blivit kartlagda och gått vägledningskurs. 2. 64 % av har inte återkommit. 2. 100 % 2. Kontroll av hur många av de som under året haft en traineeanställning som har återkommit med ansökan om försörjningsstöd. i. Kontroll av besök i familjehem och HB-hem. 61 % har fått minst två besök. 100 % j. Kontroll av 1. läkemedelshantering samt 2. basala hygienregler. 1. Läkemedelshantering 1. Saknas 2. 27 vårdrelaterade infektioner 2. Noll k. Uppföljning av biståndsbeslut enligt SoL och LSS 1366 uppföljningar har utförts. Saknas
SN 3:4 a. Försörjningsstöd Ansvarig: Ulrica Runemar, enhetschef Jobbtorg Strängnäs, IFO och Karin Svensson, enhetschef Jobbtorg Strängnäs IFO Att det finns en aktuell och underskriven arbetsplan för varje försörjningsstödstagare. Alla som beviljas försörjningsstöd har en arbetsplan; en plan, som uppdateras varje månad och som innehåller villkor för den enskilde, kopplat till att ta emot försörjningsstöd. 100 % har en arbetsplan. Arbetsplan är dock inte tillräckligt när det gäller att jobba intensivt med de som får försörjningsstöd samt står till arbetsmarknadens förfogande. Dessa får en coach inom verksamheten Jobbtorg, och skriver tillsammans med coachen en genomförandeplan, som undertecknas. Vid årets utgång hade 20 % en sådan genomförandeplan. (21 av 105). Mallen för genomförandeplan har förenklats. Utbildning i att skriva genomförandeplaner ska genomföras under våren 2016. Vid halvårsskiftet 2016 kommer uppskattningsvis alla att ha en underskriven genomförandeplan.
SN 3:5 b. Avvikelsehantering Ansvarig: Sven-Erik Ålund, t. f. verksamhetschef Planering och utveckling Kontroll av rapporterade avvikelser. En avvikelse är en händelse som kan påverka den enskilde negativt. Den inträffar när verksamheten inte når upp till krav och mål eller när medarbetarna inte arbetar i enlighet med de processer och rutiner som ingår i socialnämndens ledningssystem. Under 2015 har4351 avvikelser registrerats. En viss ökning har skett sedan 2014. Avvikelser socialkontorets verksamheter 2015 3947 340 10 19 31 4 Funktionsnedsättning Äldreomsorg Myndighet och bistånd IFO Extern utförare hemtjänst Extern utförare HVB De flesta avvikelser rapporteras inom äldreomsorgen. Äldreomsorgen är van att jobba med avvikelser vilket sannolikt bidrar till mängden. Andra verksamhetsområden blir mer och mer medvetna om värdet av avvikelsehantering.
SN 3:6 De fem vanligaste avvikelsetyperna Brister i arbetsrutin 303 Fördröjd insats 388 Utebliven insats 437 Läkemedel 821 Fall 1860 Den vanligaste avvikelsetypen är fall. 1860 fall rapporterades under 2015. (1776 under 2014). Fall riskbedöms och rapporteras i kvalitetsregistret Senior alert. Vid varje fall informeras hemsjukvården eller den enskildes vårdcentral. Socialkontoret har genomfört en förändring i arbetssättet med avvikelser. Det har blivit enklare för medarbetarna att rapportera avvikelser samtidigt som mer fokus har lagts på enhetschef eller annan ansvarig, att analysera och ta lärdom av avvikelserna på enheten. I samband med förändringen har alla verksamheter utbildas. Med utbildningen kommer hanteringen av avvikelser att blir mer likriktad i alla verksamheter.
SN 3:7 c. Mottagande av flyktingar Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Ulrica Runemar, enhetschef Kontroll av antal mottagna flyktingar jämfört med avtal. Enligt avtal ska Strängnäs kommun ta emot 20 flyktingar per år. Under året har elva tagits emot (55 %). Anledningen till att inte fler tagits emot är brist på bostäder. Förutom dessa elva har 91 flyktingar bosatt sig i Strängnäs under året. De har på egen hand skaffat bostad och omfattas därmed inte av avtalet.
SN 3:8 d. Utförare av hemtjänst Ansvarig: Barbro Ernald, LOV-samordnare Kontroll av att utförare av hemtjänst uppfyller kvalitetskraven enligt LOVunderlaget. Stickprovskontroll ska göras av att brukare inom hemtjänsten har en aktuell genomförandeplan senast två veckor efter det att uppdraget om hemtjänst har startat hos kunden. Resultat av uppföljning första 2015 Stickprov har gjorts på hemtjänstutförarnas nytillkomna kunder under året; maximalt sju kunder per utförare och halvår. Genomsnittet för alla utförare visar att 77 % av kunderna har sina genomförandeplaner i rätt tid. I stort sett alla övriga har genomförandeplaner, dock färdigställda senare. I vissa fall kan det vara fördelaktigt att kund och utförare diskuterar och provar sig fram under en tid, för att därefter fastställa planen. Enstaka kunder har inte alls fått någon genomförandeplan. Då handlar det om att hemtjänsten snabbt har avbrutits exempelvis p.g.a. sjukhusinläggning. Hemtjänstverksamhet är rörlig på så sätt att kunder kommer och går, läggs in på sjukhus och kommer tillbaka, får ändrade behov och insatser. Under dessa förutsättningar är det grannlaga att hålla genomförandeplaner aktuella. Utförarna jobbar hårt med rutiner och ansvarsfördelning för hantering av genomförandeplaner. Andel kunder hos utföraren som har en genomförandeplan inom två veckor från det att uppdrag startat. Helår 2015 AB Hemtjänstdoktorn 64 % Gripsholms Hemassistans AB 93 % Hemmablick AB 75 % Hjälpredan AB 100 % Invita AB 92 % Rana Vård och omsorg AB 100 % Strängnäs kommun Strängnäs- Malmby 86 % Strängnäs kommun Strängnäs- Tosterö 56 % Strängnäs kommun Strängnäs- Vårfruberga 44 % Strängnäs kommun MÅS 58 % Genomsnitt alla 77 %
SN 3:9 e. Risk för undernäring Ansvarig: Mats Karlsson, verksamhetschef Äldreomsorg 1. Kontroll av hur lång nattfastan är på kommunens särskilda boenden för äldre. Den senaste uppföljningen av nattfasta på särskilt boende (november 2014) visar att nattfastan ligger på 13,24 tim, dvs. över de rekommenderade 11 timmarna, på alla särskilda boenden i kommunen. Motsvarande siffra för Sörmland är 12,19 timmar. 2. Kontroll av BMI. Vid bedömning av BMI (Body Mass Index) för personer fr.o.m. 70 år, anses ett värde under 22 utgöra risk för undernäring. Personer i särskilt boende i Strängnäs blir registrerade och riskbedömda i kvalitetsregistret Senior alert, där en av punkterna är BMI. Resultatet visar att 26 % av de registrerade personerna låg under 22 i BMI. Av dessa hade 84 % åtgärdsplaner för att komma tillrätta med undernäringen. 74 % hade ett adekvat BMI och var alltså inte undernärda. En ny rutin vid nattfasta och risk för undernäring har färdigställts under 2015. Den enskilde ska erbjudas riskbedömning vid nyinskrivning i kommunens hälsooch sjukvård, vid inflyttning i särskilt boende samt vid förändrat allmäntillstånd. Den enskilde och vid behov deras anhöriga ska göras delaktiga i planeringen och genomförandet av åtgärder. För att undvika undernäring krävs både att identifiera risker och vidta åtgärder. Senior alert ska, som tidigare, tillämpas. Rutinen för nattfastan följs upp via målstyrningstavlor i äldreomsorgens ledningsgrupp. Utvärdering kommer att ske under första halvåret 2016.
SN 3:10 f. Förhandsbedömning barnärenden Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Marita Andersson Kontroll av handläggningstider vid förhandsbedömning avseende barn. Beslut om en utredning ska inledas eller inte, ska fattas inom 14 dagar från det att anmälan inkommit, om inte synnerliga skäl föreligger. Under 2015 inkom 859 anmälningar avseende barn. 408 av dessa ledde till att utredning inleddes. 451 avslutades utan utredning. Av alla anmälningar togs ställningstagandet inom 14 dagar i 735 fall, 86 %. Antal anmälningar under andra halvåret har ökat med 41 %. (från 356 till 503). Trots denna ökning har ställningstagande inom 14 dagar fortsatt att ligga på nivån 86 %. Analys av resultatet I de fall där handläggningstiden överskridit 14 dagar handlar det om: Vårdnadshavare har uteblivit. Ungdom har vägrat att komma på besök. Handläggare har ställt in besök p.g.a. andra akuta ärenden bl.a. ensamkommande barn och ungdomar. Handläggare har inväntat polisförhör. Polisen uppgett fel person, varför fel föräldrar kallats. Beslut kan ha tagits, men administration har inte hunnits med inom tidsperioden.
SN 3:11 g. Registerkontroll personal Ansvariga: Annica Westling, verksamhetschef IFO, Maria Jäderlund, verksamhetschef Myndighet och bistånd, Carina Lundstedt, t.f. verksamhetschef Funktionsnedsättning, Mats Karlsson verksamhetschef Äldreomsorg Registerkontroll av personal inom socialkontoret som arbetar med barn. Stickprovskontroll ska utföras beträffande personal som arbetar med barn inom socialkontoret. Funktionsnedsättning Inom verksamhetsområde för personer med funktionsnedsättning begärs utdrag från belastningsregistret vid nya anställningar för samtliga medarbetare. För personal som arbetar med barn och ungdom begärs dessutom registerutdrag årligen. Stickprover har utförts på vardera åtta personalakter under första respektive andra halvåret 2015. Resultatet första halvåret visade att två av åtta innehöll utdrag från belastningsregistret. Andra halvåret fanns utdrag i samtliga åtta akter. En tydlig förbättring. Myndighet och bistånd Inom Myndighet och bistånd görs registerkontroll av handläggare som handlägger ärenden enligt LSS som rör barn samt på kontaktpersoner och avlastningsfamiljer som utför uppdrag efter beslut fattade på Myndighet och bistånd. Strängnäs kommun saknar gemensamma rutiner för registerkontroll. Socialkontoret väntar på att personalavdelningen ska utarbeta sådana rutiner.
SN 3:12 h. Arbetsmarknadsstrategi Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Ulrica Runemar och Karin Svensson, enhetschefer. 1. Kontroll av hur många av alla ungdomar som ansökt om ekonomiskt bistånd som blivit kartlagda och gått vägledningskurs. 75 ungdomar (personer under 25 år) har kallats till vägledningskurs under 2015. Av dessa har 69 % genomfört kursen. Cirka 30 % av de som blir kallade hittar andra vägar för försörjning och kommer därmed inte att gå kursen. Vägledningskursen är betydelsefull för att undvika försörjningsstöd. Kursen har tidigare omfattat två veckor men förlängs nu till åtta veckor, för att stötta klienterna under längre tid, med förhoppning om större möjligheter att hitta egen försörjning. 2. Kontroll av hur många av de som under året haft en traineeanställning som har återkommit med ansökan om försörjningsstöd. 64 % av dem som avslutat traineeanställning under 2015 har inte återkommit med ansökan efter avslutad anställning. 2014 var det en större andel (70-80%) som inte återkom, vilket kan förklaras med att de som haft trainéeanställning under 2015 har stått längre från arbetsmarknaden. Det förbättringsarbete som pågår med genomförandeplaner (se punkt a.) gynnar personer som har haft traineeanställning, på så sätt att coachning från Jobbtorg med upprättade genomförandeplaner tillåts för dessa personer, även om de inte är i behov av försörjningsstöd.
SN 3:13 i. Familjehem och HVB Ansvarig: Annica Westling, verksamhetschef IFO, delegerat till Marita Andersson, enhetschef. Besök hos barn och ungdomar i familjehem samt besök vid HVB-placeringar. Familjehemsplacerade samt HVB-placerade barn och ungdomar ska få besök av barnsekreterare minst 4 ggr/år (2 ggr/halvår). Under första halvåret fick 75 % av de placerade barn och ungdomarna minst två besök. Under andra halvåret fick 46 % av de placerade barn och ungdomarna minst två besök. På helår fick 61 % av de placerade barn och ungdomarna minst två besök. Besöken hos barn och ungdomarna var mindre frekventa under andra halvåret. En förklaring är ett stort antal (80) nya placeringar. (Vid årsskiftet var totala antalet placerade 149.) Den stora ökningen under kort tid har medfört hög arbetsbelastning och besök har inte hunnits med. Ytterligare en förklaring är att vissa placeringar skett så sent på året att det inte var aktuellt med två besök under halvåret.
SN 3:14 j. Läkemedelshantering, basala hygienregler Ansvarig: Pia Kjaersgaard, Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska 1. Kontroll av läkemedelshantering. Läkemedelshantering Läkemedelskontroller har genomförts av extern granskare från Apoteket AB, tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska. Resultatet visar att alla enheter har en lokal läkemedelsinstruktion men att information om instruktionen behöver bli tydligare, dels när medarbetare får delegering dels allmänt vid arbetsplatsträffar. Utebliven dos är den vanligaste avvikelsen inom läkemedelshantering. Varje enhet inom särskilt boende håller på att ta fram rutin för att minska avvikelserna. Rutiner finns i dagsläget på Isabellagården, Thomasgården och Mariagården. 1. Stickkontroll av basala hygienrutiner. Hygienronder har genomförts inom hemtjänst MÅS och hemtjänst Strängnäs, inom gruppboenden LSS samt vid hemsjukvården i Strängnäs. All personal signerar i samband med anställning, att de tagit del av hygienrutiner. Dokumenten förvaras i personalakterna. Det visar sig vid ronderna att kännedom om hygienrutinerna är god. Vidare har hygienombud och sjuksköterskor utbildats under året. Vid ronden i hemsjukvården har brister påträffats som handlar om utrustning i tvättstugan, om personalens kläder, om utrymme för att förvara rena personalkläder samt om förråd för sterilt material. Enligt rapporterade avvikelser har 39 vårdrelaterade infektioner rapporterats under året. Målet är noll.
SN 3:15 k. Uppföljning av biståndsbeslut Ansvarig: Maria Jäderlund, verksamhetschef Myndighet och bistånd Kontroll av att uppföljningar av biståndsbeslut utförs regelbundet. Antal hemtjänstinsatser som har följts upp under 2015 är 972. Antal insatser till personer med funktionsnedsättningar som har följts upp är 394. Sammantaget har alltså 1366 insatser följts upp under 2015. Ovanstående uppgifter har tagits fram delvis via handräkning, delvis med hjälp av funktioner i verksamhetssystemet Treserva. Handräkning kommer inte längre att behöva tillämpas, då systemet nu har ställts om. Det gör att Myndighet och bistånd from 2016 lättare kan följa statistiken över uppföljningar av sina biståndsbeslut. Antal planerade uppföljningar i förhållande till faktiskt genomförda uppföljningar kommer regelbundet att kontrolleras i ett urval av ärenden.