Granskning av intäktsredovisning Skånetrafiken

Granskning av intäktsredovisning Skånetrafiken Januari 2009 Thomas Hallberg Martin Mårtensson

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4 2.1 Uppdrag och syfte...4 2.2 Tillvägagångssätt...4 2.3 Avgränsning...4 3 Kartläggning av intäktskällor...5 3.1 Biljettintäkter...5 3.2 Periodkort...6 3.3 Skolkort...6 3.4 Serviceresor...6 3.5 Övriga intäkter...6 3.6 Regionalt bidrag för kollektivtrafiken...7 3.7 Kommentarer...7 4 Väsentliga intäktskällor...8 4.1 Biljettintäkter och periodkort...8 4.2 Entreprenörer...8 4.3 Ombud...10 5 Intern kontroll...11 5.1 Entreprenörer...11 5.1.1 Buss...11 5.1.2 Automat...11 5.2 Ombud...11 5.3 Kommentarer...12 6 Uppföljning avtal med anlitade entreprenörer och ombud...13 6.1 Entreprenörer...13 6.1.1 Iakttagelser...14 6.1.2 Kommentarer...14 6.2 Ombud...14 6.2.1 Iakttagelser...14 6.2.2 Kommentarer...15 7 Referenser...16 Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 2

1 Sammanfattning Ernst & Young har av de förtroendevalda revisorerna i Region Skåne fått i uppdrag att granska intäktsredovisningen för Skånetrafiken. Granskning har skett av väsentliga intäktskällor med avseende på intern kontroll. Uppföljning har gjorts mot de avtal som finns mellan Skånetrafiken och anlitade entreprenörer och ombud. Vår övergripande bedömning är att den interna kontrollen av de väsentliga intäktskällorna i huvudsak är tillfredställande. Vi har dock noterat några avvikelser mellan avtal och redovisning, vilka kommenteras nedan: Skånetrafiken har en detaljerad arbetsbeskrivning (checklista) för alla arbetsmoment som skall utföras varje månad. De tillämpar även en skriftlig rutin för hela Region Skåne för kontoavstämning och i denna framgår avstämningsansvarig för respektive konto av kontoplanen. Det finns dock ingen dokumenterad rutin på övergripande nivå för intäktsprocessen som beskriver vilka kontroller som finns i processen, det vill säga ingen övergripande rutin som klart och tydligt visar de olika stegen i en tidplan när åtgärder skall vidtas och av vem och vilka kontroller som finns. För flertalet av entreprenörerna sker slutredovisningen ett par dagar för sent. Skånetrafiken är medvetna om detta. Räntefaktura skickas om betalning ej sker i tid. De flesta betalar in exakt belopp enligt inskickad redovisning. Då detta inte sker har entreprenörerna betalat in för mycket pengar. Tydligare riktlinjer till entreprenörerna där det framgår att inbetalda pengar skall stämma överens med inskickad redovisning bör underlätta det administrativa arbetet med dessa avstämningar. En del ombud följer inte avtalade redovisningstillfällen. Vi har påtalat för Skånetrafiken att så är fallet. Korrekta belopp betalas dock in och vi har ej påträffat att ombuden undanhåller intäkter för Skånetrafiken. I samband med kontroll av inbetalda intäkter har även kontroll gjorts av verifikationsdatum mot inbetalningsdatum. Datum i bokföringen skall enligt förvaltningen motsvara datum enligt kontoutdrag då pengarna blev insatta på Skånetrafikens konto. Vår kontroll visar att en del datum inte matchar varandra. Skånetrafiken bör i framtiden säkerställa att det finns en överensstämmelse mellan verifikations- och inbetalningsdatum. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 3

2 Inledning 2.1 Uppdrag och syfte Ernst & Young har av de förtroendevalda revisorerna i Region Skåne fått i uppdrag att granska intäktsredovisningen för Skånetrafiken. Granskningens syfte är att bedöma den interna kontroll som finns för att säkerställa att alla intäkter kommer Skånetrafiken till del. 2.2 Tillvägagångssätt Granskningen har inriktats mot en kartläggning av vilka intäktskällor som finns inom Skånetrafiken. Granskning har därefter utförts av väsentliga intäktskällor med avseende på intern kontroll. Uppföljning har gjorts mot de avtal som finns mellan Skånetrafiken och anlitade entreprenörer och ombud. Medarbetare från revisionskontoret Region Skåne har medverkat vid granskningen. 2.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till perioden 2008-01-01-2008-10-31. Granskningen omfattar endast väsentliga intäktskällor och omfattar därmed inte samtliga intäkter eller bidrag. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 4

3 Kartläggning av intäktskällor Följande intäktskällor har identifierats för Skånetrafiken. Beloppen inom parantes anger andelen av totala intäkter per 2008-10-31. 1. Biljettintäkter (31,3%) 2. Periodkort (17,6%) 3. Skolkort (4,3%) 4. Serviceresor (10,1%) 5. Övriga intäkter (2,8%) 6. Regionalt bidrag för kollektivtrafiken (33,9%) 3.1 Biljettintäkter Externa försäljningsställen (ombud): skickar in redovisning varje månad där det framgår hur mycket de sålt för. Avdrag sker för a conto, återlösen av biljetter och kort, provision, rekvisitioner och presentkort. Resterande betalas in till Skånetrafiken. Varje natt sker en automatisk uppringning från Skånetrafiken till ombudens biljettmaskiner för hämtning av data som skall matchas mot inskickad redovisning. Tåg: försäljning av biljetter ombord på tågen. Försäljning sker via handdator eller manuella biljetter. Betalning sker antingen kontant eller med kreditkort. Redovisning sker varje månad. Handdatorerna töms på data av entreprenörerna via dockningsstation. Data hamnar då i Skånetrafikens system (ett eget för just handdatorerna). Den inskickade redovisningen består av en excel-fil. Där framgår försäljning enligt handdator och manuella biljetter. Redovisningschefen tar emot och bokför redovisningen och intäktscontrollern stämmer av densamma. Inbetalningar av pengar sker a conto veckovis. Slutbetalning sker i samband med den inskickade redovisningen. De anlitade entreprenörerna sköter inbetalningen av pengar. Buss: försäljning av biljetter ombord på bussarna. Hos samtliga entreprenörer är bussarna utrustade med biljettmaskiner som töms på data varje dag, antingen via en bärbar dator eller direkt till en datatank via en sladd från biljettmaskinen. Tömningen av data sker oftast vid dagens slut. Under natten sker en uppringning från Skånetrafikens biljettsystem till datatank för hämtning av data. Skånetrafiken håller på med en uppdatering av biljettsystemet. Efter denna uppdatering skall datatömningen ske helt automatiskt via Wlan (trådlöst). Varje gång bussen kör in på en depå (uppställningsplats för bussar) kommer tömning att ske. Automat: försäljning av biljetter och uppladdning av rabattkort/periodkort. Kontantautomaterna (Autelca) töms på pengar av företaget G4S, de fyller även på med ny växel. Bolaget E.ON ES Sverige AB laddar ner transaktioner i en bärbar Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 5

dator. Transaktionerna skickas sedan online till Skånetrafiken in i biljettsystemet. Pengarna räknas upp av G4S och sätts in på Skånetrafikens konto. Redovisning (i form av en excel-fil) från G4S sker per dag och kommer ca en gång i veckan. Intäktscontrollern stämmer av denna redovisning mot Autelca-systemet. Försäljning av biljett kan även ske med rabattkort eller kreditkort. Dessa automater kallas perrongkortläsare. Dessa automater är uppkopplade mot ett eget centralsystem. Uppringning sker automatiskt varje natt, för överföring av data. En ny sorts automater är på gång som skall ersätta de två som beskrivits ovan. Testkörning sker redan på några ställen. De nya automaterna klarar av både kontant- och kreditkortstransaktioner. Dessa kommer att vara direktuppkopplade mot biljettsystemet. Data kommer att skickas automatiskt varje kvart. Det kommer även en ny automat som är en mindre och enklare variant som inte kan hantera kontanter. Tömning av pengar kommer att ske på samma sätt som för Autelca-automaterna. Kundcenter (4 i Malmö, 2 i Lund, 1 i Hbg och 1 i Krstd): dessa enheter lyder direkt under Skånetrafiken. Det är alltså ingen extern aktör som sköter försäljningen. 3.2 Periodkort Försäljning av periodkort fungerar likadant som försäljning av biljetter. Se därför ovan för närmare beskrivning. Periodkort säljs dock ej ombord på tåg och ej heller i alla automater. 3.3 Skolkort Fakturering sker från Skånetrafiken. Skolorna lämnar in underlag på hur många kort som lämnats ut till skolungdomarna. 3.4 Serviceresor Serviceresor avser ersättning för färdtjänst från de kommuner där Skånetrafiken enligt avtal samordnar och upphandlar dessa. Även regionbidrag för sjukresor och egenavgifter för sjukresor (taxi) hamnar under denna kategori. Intäkter från färdtjänst faktureras från Skånetrafiken enligt fast pris. Färdtjänstregelverk i olika kommuner innebär olika fasta priser beroende på resans längd. Bidraget avseende sjukresor är ett förutbestämt belopp per år och utbetalas med samma belopp varje månad. Med egenavgifter menas exempelvis den reducerade avgift som betalas vid resor. Transportören fakturerar sedan den verkliga kostnaden för resan minus avdrag för egenavgifter. Skånetrafiken erhåller alltså inga pengar för egenavgifter. 3.5 Övriga intäkter Övriga intäkter avser försäljning av reklamplatser på bussar, statsbidrag för tåg, beställd skoltrafik, tillköpt linjetrafik och kontrollavgifter. Kontrollavgifter avser avgift för ej löst biljett (betalas via inkassobolag). Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 6

3.6 Regionalt bidrag för kollektivtrafiken Regionbidraget beslutas varje år av Region Skåne och utbetalas sedan varje månad efter en nyckel som är lagd efter Skånetrafikens budget. 3.7 Kommentarer Efter en översiktlig genomgång och riskbedömning av rutinerna ovan har följande väsentliga intäktskällor valts för granskning med avseende på den interna kontroll som finns för att säkerställa att alla intäkter kommer Skånetrafiken till del: Biljettintäkter Periodkort Se avsnitt 4 Väsentliga intäktskällor för vidare information. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 7

4 Väsentliga intäktskällor Utgångspunkten i urvalet av väsentliga intäktskällor är huruvida externa aktörer handhar pengar som tillhör Skånetrafiken. I periodutfallet för oktober 2008 redovisas intäkter för verksamheten om 2 548,6 Mkr. Nedan visas en förteckning över de beloppsmässigt största väsentliga intäktskällorna. Tabell 1: Förteckning över väsentliga intäktskällor för Skånetrafiken Intäktskälla Totala Intäkter okt -08 (Mkr) Biljettintäkter 798,1 31,3 % Periodkort 448,2 17,6 % Övriga intäkter tillsammans 1 302,3 51,1 % Totalt 2 548,6 100 % Källa: Ekonomisystemet Andel av totala intäkter Av tabellen ovan framgår att de två största intäktskällorna genereras av biljettintäkter och periodkort. Tillsammans står dessa intäktskällor för 48,9 % av de totala intäkterna enligt periodutfallet oktober 2008. Övriga intäkter tillsammans avser alltså intäkter som antingen faktureras från Skånetrafiken eller hanteras av Skånetrafiken direkt. 4.1 Biljettintäkter och periodkort Enligt avsnitt 3.1 genereras biljettintäkter från fem olika källor. Dessa källor drivs av entreprenörer, ombud (externa försäljningsställen) och interna kundcentra. Granskningen av väsentliga intäktskällor kommer inte att inrikta sig på interna kundcentra eftersom samtliga dessa intäkter redan är Skånetrafiken tillhanda. Granskningen inriktas istället på entreprenörer och ombud. 4.2 Entreprenörer Försäljning av biljetter och periodkort sker som tidigare nämnts på tåg, buss, via automat och ombud. Ombud diskuteras vidare under avsnitt 4.3. Försäljningen ombord på tåg handhas visserligen av externa entreprenörer, men all redovisning finns i Skånetrafikens system och har därför inte att granskats. Det är alltså försäljning på buss och via automater som granskningen kommer att inriktas emot. Antal entreprenörer 2008 för buss uppgår till 16 stycken. Sammanställning av deras försäljning har utförts på oktober månads periodutfall. Utifrån dessa siffror har vi sedan valt ut de väsentliga aktörerna. Enligt uppgift från redovisningschefen är stora aktörer i oktober också stora aktörer under resten av året. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 8

Tabell 2: Urval väsentliga entreprenörer (kr) Försäljning gamla systemet Försäljning nya systemet Nr Namn Andel 462110 Swebus Malmö 10 669 352 22,3% 462113 Buss Persson 12 582 0,0% 462114 Thygessons Busstrafik 1 397 064 2,9% 462118 Orustrafiken 13 705 0,0% 462119 Tjörnarps Buss 63 298 0,1% 462120 Veolia Malmö 8 116 442 17,0% 462121 Veolia Lund 2 985 456 6,2% 462122 Veolia Kristianstad 1 710 618 3,6% 462123 Olssons Busstrafik 38 346 0,1% 462125 Isakssons Buss 436 275 0,9% 462126 Buss i Väst 1 456 490 3,0% 462127 Ny Bergkvara Buss Lund 1 112 963 2 739 109 8,1% 462128 Ringduvetaxi bc AB 5 185 0,0% 462136 Arriva Helsingborg 16 067 075 957 579 35,6% 463103 SCEM Entreprenör 20 490 0,0% 463146 DSB TVB 14 269 0,0% 16 st 44 084 851 3 731 447 100,0% Urval väsentliga entreprenörer 40 661 906 3 696 688 92,8% Källa: Ekonomisystemet Totalt finns alltså 16 stycken entreprenörer. Av dessa har vi valt ut sex stycken som tillsammans utgör 92,8 % av entreprenörernas totala försäljning under oktober 2008. I tabellen ovan är dessa markerade med grått. I tabellen finns två kolumner för försäljning, gamla och nya systemet. Skillnaden mellan dessa är en förbättring av biljettmaskinens redovisning. I det nya systemet skall Skånetrafiken fullt ut kunna lita på att alla transaktioner kommer in i systemet. Skillnaden redovisningsmässigt är följande: I det gamla systemet finns många entreprenörer som redovisar enligt förarkort 1 och några som redovisar enligt försäljningsbeloppet i systemet. I det nya systemet redovisar alla entreprenörer enligt försäljningsbeloppet. Eftersom redovisningen sker månadsvis har vi valt ut mars och oktober. 1 Varje busschaufför har ett förarkort som denne använder vid öppning av biljettmaskinen och då måste en hemlig PIN-kod anges. När föraren stänger biljettmaskinen registreras saldot i biljettmaskinens minne och det skrivs ut ett redovisningskvitto. Detta belopp redovisar föraren för sin entreprenör. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 9

Hantering av automater sköts endast av företaget G4S. Redovisning och inbetalning sker dagligen. För granskning av de väsentliga entreprenörerna, se vidare under avsnitt 6. 4.3 Ombud Antal ombud 2008 uppgår till 22 stycken. Siffrorna baseras på resultaträkningar för perioden jan-okt per projektnr (= ombud). Utifrån dessa siffror har vi sedan valt ut de väsentliga aktörerna. Tabell 3: Urval väsentliga ombud (kr) Nr Namn S:a intäkter och bidrag Andel 561 Biljettexpressen Eslöv 11 866 659 9,1% 564 Domus Svedala 2 451 676 1,9% 565 AB Jan - Tob 2 524 700 1,9% 566 Checkpoint C4 8 469 124 6,5% 567 Vinslöv Jvgst 927 552 0,7% 568 Pressbyrån Hässleholm 16 449 090 12,6% 569 Klippans Buss & Resetjänst 1 606 800 1,2% 570 Café Kupén 4 787 938 3,7% 572 Ystads Järnvägsmuseiförening 11 207 004 8,6% 573 Moxy s Kiosk 9 569 589 7,3% 575 Sydresor i Osby 2 047 490 1,6% 576 Pågakiosken Höör 7 507 912 5,7% 577 Simrishamns Jvgst 3 289 465 2,5% 578 Taxi Kävlinge 3 957 608 3,0% 579 Ängelholm Taxi 7 967 441 6,1% 580 Tomelilla Taxi 1 656 358 1,3% 587 Landskrona konditori 877 135 0,7% 591 Kiosken Sjöbo 2 261 559 1,7% 592 ICA Kvantum L-krona 18 855 772 14,4% 593 Norra Station Hlm 3 233 732 2,5% 594 Svågertorp 9 186 064 7,0% 595 Snapphanerikets turistför Osby 239 628 0,2% 22 st 130 940 297 100,0% Urval väsentliga ombud 101 078 655 77,2% Källa: Biljettsystemet Totalt finns alltså 22 stycken ombud. Av dessa har vi valt ut nio stycken som tillsammans utgör 77,2 % av ombudens totala intäkter jan-okt 2008. I tabellen ovan är dessa markerade med grått. Eftersom redovisningen sker månadsvis har vi valt ut mars och oktober. För granskning av de väsentliga ombuden, se vidare under avsnitt 6. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 10

5 Intern kontroll Skånetrafiken har en detaljerad arbetsbeskrivning (checklista) för alla arbetsmoment som skall utföras varje månad. De tillämpar även en skriftlig rutin för hela Region Skåne om kontoavstämning och i denna framgår avstämningsansvarig för respektive konto av kontoplanen. Det finns dock ingen dokumenterad rutin på övergripande nivå för intäktsprocessen som beskriver vilka kontroller som finns i processen, det vill säga ingen övergripande rutin som klart och tydligt visar de olika stegen i en tidplan när åtgärder skall vidtas och av vem och vilka kontroller som finns. De väsentliga intäktskällorna som har granskats är biljettintäkter och periodkort. Intäkterna från dessa källor kommer från anlitade entreprenörer och ombud (externa försäljningsställen). Vår granskning har därför delats in efter entreprenörer och ombud. 5.1 Entreprenörer 5.1.1 Buss I det gamla systemet redovisar nästan alla entreprenörer enligt förarkort och några redovisar enligt försäljningsbeloppet i systemet. I det nya systemet skall, som tidigare nämnts, alla entreprenörer redovisa enligt försäljningsbeloppet och inte enligt förarkort. Redovisningschefen tar emot redovisningarna från entreprenörerna och stämmer av att inbetalning sker enligt denna redovisning. Uppföljning av inskickad redovisning mot hämtad data görs också månadsvis. I de flesta fall finns det differenser. Dessa uppstår främst då entreprenörerna redovisar enligt förarkort istället för försäljningsbeloppet i systemet. Denna differens beror i sin tur på en tidsförskjutning i redovisningen mellan förarkort och biljettsystem. Uppföljning sker också av om biljettmaskinerna har tömts i tid. Har inte detta skett utgår en avgift för entreprenörerna. Om entreprenörerna inte betalar i tid skickas en räntefaktura. Det är en manuell beräkning som görs. Sena inbetalningar kontrolleras en gång per månad och räntefakturor utgår endast på större belopp (minst 100 kr i räntedebitering). 5.1.2 Automat Kontantautomater finns utplacerade vid alla stationer. Samma förfarande som vid tömning av biljettmaskiner på bussar gäller för dessa automater. På de större orterna sker tömningarna varje dag. Transaktionerna skickas online till Skånetrafiken in i biljettsystemet. Redovisningschefen tar emot och bokför redovisningen och intäktscontrollern stämmer av den mot Autelca-systemet. Avstämning av att rätt summa pengar sätts in på Skånetrafikens konto sker också. 5.2 Ombud Skånetrafiken har externa försäljningsställen för biljetter där kundcenter ej finns belägna. Varje natt sker en automatisk uppringning från Skånetrafiken till ombudens biljettmaskiner för hämtning av data. Redovisning sker månadsvis till Skånetrafiken, samtidigt skall även insättning av pengar ske. Redovisning av månadens försäljning skall ske Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 11

den 5:e arbetsdagen månaden efter. Personal på ekonomiavdelningen tar emot redovisningarna från ombuden och stämmer av att inbetalning sker enligt denna redovisning. Med redovisningen bifogar ombuden underlag som Öresund Rundt Biljetten, rekvisitioner, annulleringsbiljetter, återköp kort och köp biljetter. Sex ombud har kortbetalningar som är direktkopplade till Skånetrafiken. Avstämning mellan kontoinsättningar och redovisning görs av ekonomiavdelningen. Dessa sex ombud hanterar även kontanter. Om ombud, som manuellt skall betala in pengar, inte betalar i tid skickas en räntefaktura. Det är en manuell beräkning som görs. Sena betalningar gås igenom en gång per månad och räntefakturor utgår endast på större belopp (minst 100 kr i räntedebitering). 5.3 Kommentarer En övergripande rutin saknas för hela intäktsprocessen. En klar och tydlig dokumenterad rutin, som visar de olika stegen i en tidplan när åtgärder skall vidtas och av vem, rekommenderas. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 12

6 Uppföljning avtal med anlitade entreprenörer och ombud 6.1 Entreprenörer Tanken är att samtliga entreprenörer skall redovisa enligt Buspos (biljettsystemet) och inte enligt förarkort. Samtliga anlitade aktörer har ett avtal att följa. Enligt de senaste avtalen för trafikuppdrag framgår det att entreprenören har skyldighet att stämma av biljettmaskinernas försäljning mot förarkorten veckovis. Entreprenörerna skall också ansvara för underhåll och daglig skötsel av biljettmaskiner. Vidare åligger det entreprenörerna att ständigt ha aktuell prisfil (taxefil) inläst i biljettmaskinerna, samt tillse att dessa regelbundet töms på data. Samtliga biljettmaskiner skall, minst tre 2 respektive fem 3 gånger per vecka, tömmas på data och inom ett dygn redovisas till Skånetrafiken. Entreprenörerna skall varje vecka kontrollera att förarredovisningen överensstämmer med biljettförsäljningsdata från biljettmaskinerna. Senast femte vardagen efter avslutad kalendermånad skall avstämning av samtliga till den avslutade månaden hänförliga trafikintäkter ha skett och eventuella resterande pengar vara inbetalda. För de granskade perioderna, mars och oktober, har inga räntefakturor skickats enligt redovisningschefen. Vår uppföljning mot betalningar skall alltså visa att entreprenörerna betalar senast femte vardagen efter avslutad kalendermånad. Verifikationsdatum i bokföringen skall enligt ekonomiavdelningen motsvara datum enligt kontoutdrag då pengarna blev insatta på Skånetrafikens konto. Vi har gjort en del stickprov under mars och oktober mot kontoutdrag. Vi har påträffat några inbetalningar som har gjorts efter verifikationsdatum. Ingen ytterligare kontroll har gjorts, utan verifikationsdatum anses vara samma som inbetalningsdatum. 2 Enligt Allmänna villkor för trafikuppdrag, Bilaga AV, version 1999:1 3 Enligt Allmänna villkor för trafikuppdrag, Bilaga AV, version 2008:1 Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 13

6.1.1 Iakttagelser För flertalet av entreprenörerna sker slutredovisningen ett par dagar för sent. Skånetrafiken är medvetna om detta. Räntefaktura skickas om betalning ej sker i tid. Korrekta belopp betalas oftast. Vi har påträffat ett fåtal belopp som inte är korrekta. I dessa fall har entreprenörerna betalat för mycket, det vill säga har en fordran på Skånetrafiken. I samband med avstämningen som görs mellan redovisat belopp och rapporterad data framkommer differenser i stort sett varje gång. Som beskrivits tidigare, beror denna differens på en tidsförskjutning i redovisningen mellan förarkort och biljettsystem. 6.1.2 Kommentarer Granskningen har ej påträffat att entreprenörerna undanhåller intäkter för Skånetrafiken. Enligt vår uppfattning kan en uppdatering av rutinen för hur entreprenörerna ska betala in pengar underlätta avstämningen mellan redovisad försäljning och inbetalda pengar. De flesta betalar in exakt belopp enligt inskickad redovisning. Då detta inte sker har entreprenörerna betalat in för mycket pengar. Det är visserligen bättre att de betalar in för mycket än för lite, men avstämningen blir mer tidskrävande. Risken att entreprenörerna sedan betalar in fel summa pengar ökar eftersom de har en fordran på Skånetrafiken att ta hänsyn till. Tydligare riktlinjer till entreprenörerna där det framgår att inbetalda pengar skall stämma överens med inskickad redovisning bör underlätta det administrativa arbetet med dessa avstämningar. 6.2 Ombud Samtliga ombud har individuella avtal att följa. En del villkor är dock lika för alla. Bland annat följande: Varje försäljningsperiod omfattar tiden från den 1:e till och med den siste i aktuell månad. Slutredovisning av månaden skall vara Skånetrafiken tillhanda senast den 5:e i efterföljande månad. Skulle den 5:e i aktuell månad infalla på lördag, söndag eller helgdag skall redovisningen ske senast närmast påföljande vardag. För ett ombud gäller dock följande: Slutredovisning och intäkterna från all försäljning som ägt rum under kalendermånaden skall finnas på Skånetrafikens bank- eller postgirokonto senast den 14:e i efterföljande månad. Verifikationsdatum i bokföringen skall enligt ekonomiavdelningen motsvara datum enligt kontoutdrag då pengarna blev insatta på Skånetrafikens konto. 6.2.1 Iakttagelser Försäljningsperioderna är indelade i olika redovisningstillfällen. Dessa varierar mellan ombuden med allt från ett till fem tillfällen. Intäkterna från dessa redovisningstillfällen skall oftast finnas på Skånetrafikens bank- och postgirokonto senast onsdag eller torsdag i efterföljande vecka. Ombuden som redovisar en eller två gånger under försäljningsperioden har några fler dagar på sig. Om månadsredovisning inte är Skånetrafiken tillhanda inom angivet datum, utgår dröjsmålsränta och oftast vite. Några små differenser mellan inbetalda pengar och redovisade underlag har påträffats. Dessa uppgår dock inte till några väsentliga belopp. Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 14

6.2.2 Kommentarer Granskningen har ej påträffat att ombuden undanhåller intäkter för Skånetrafiken. Några väsentliga avvikelser har inte heller påträffats. Kristianstad den 27 januari 2009 Thomas Hallberg Auktoriserad revisor Martin Mårtensson Revisionsmedarbetare Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 15

7 Referenser Intervjuade ansvarsområden Ekonomichef Redovisningschef Serviceresor Bankavstämning Avstämning redovisningar ombud Granskade dokument Allmänna Villkor för trafikuppdrag, Bilaga AV, version 2008:1 Allmänna Villkor för trafikuppdrag, Bilaga AV, version 1999:1 Värdetransporter och uppräkning för Skånetrafiken, kontrakt nr 15/2005 063 Avtal granskade Ombud Intäktsredovisning Skånetrafiken, Januari 2009 16