Dokumenthanteringsplan Socialförvaltningen 2011 Sn 2011-06-14 Socialförvaltningen, INDIVID -OCH FAMILJEOMSORG Kommun Myndighet Första Verksamhet Akter Ekonomiakter IFO Efter 5 år Födda 5, 15, 25 bevaras Faderskapsakter IFO Bevaras Barn och ungdomsakter IFO Födda 5, 15, 25 bevaras Förmedlingsakter IFO 10 år Familjerättsakter IFO Bevaras Flyktingakter IFO Bevaras Övriga pärmen ( rapporter och IFO 5 år T.ex polisrapporter, LOB, anmälningar som inte tillhör medd. om avhysning ärenden och inte ger upphov till ärenden OBS! dessa handlingar registreras enligt sekretesslagens regler Allmän adm. Protokoll Sn + SnAu IFO Efter 2 år Bevaras Kallelser Sn+SnAu IFO Efter 2 år MBL-protokoll IFO Efter 2 år Bevaras Skyddsrondsprotokoll IFO Bevaras Tillbudsrapportering IFO Bevaras Brandsyn IFO Bevaras Alkoholtillsynsprotokoll IFO 5 år, med angivet Bör bevaras i tillsynsärenden undantag som leder till utredning om varning, sanktioner eller åter kallelse av serveringstillstånd
Handlingar avs automatspel IFO Bevaras Diarieförda handlingar + reg. IFO Efter 2 år Bevaras Delegationsbeslut IFO Efter 2 år Bevaras Statistikuppgifter IFO 2 år Ex. SCB Cirkulär IFO Vid inaktualitet Meddelandeblad IFO Vid inaktualitet Sociala samfonden IFO Ansökningar, med bilagor 5 år Sammanställningen bevaras Avtal IFO 2 år efter att avtalet upphört att gälla Personakter IFO Bevaras Projekt inom IFO IFO Bevaras Kurser/utbildningar IFO Bevaras Hållna i egen regi (dokumentation) Minnesanteckn. från möten IFO 5 år Under förutsättn. Att de inte med ledningsgrupp innehåller beslut eller info av direkt betydelse för verksamheten Skuldsanering Ärenden rörande budget- IFO 5 år Ärendeblad, minnesant. rådgivning skuldöversikter, kalkyler förslag till hushållsbudget Ärenden rörande skuldråd- IFO 5 år efter det att Ärendeblad, minnesant. givning, ej prövade enligt betalningstiden löpt ut skuldöversikter, kalkyler, skuldsaneringslagen underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare
Ärenden rörande skuldsanering IFO 5 år efter det att Ärendeblad, minnesant. prövade enligt skuldsanerings- betalningstiden löpt ut skuldöversikter och lagen kalkyler, underlag från långivare kopior av korrenspondens och Överenskommelser med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut Register till ärenden rörande IFO 5 år Gallras samtidigt med budget- och skuldrådgivning akten Statistikunderlag/statistik IFO Vid inaktualitet Sedan sammanställning/ som sammanställts till redivisning skett årsstatistik eller redovisas på annat sätt Dödsboanmälan Handlingar: IFO 5 år efter det att ärendet fullmakter, dödsfallsintyg avslutats (släktutredning) SOCIALPSYKIATRIN HSL-akter (socialpsykiatrin) IFO Födda 5, 15, 25 bevaras SoL-akter (socialpsykiatrin) IFO Födda 5, 15, 25 bevaras
RESURSVERKSTAN MBL-protokoll RV Bevaras Avtal RV 2 år efter att avtalet T.ex hyresavtal upphört att gälla Skyddsrondsprotokoll RV Bevaras Tillbudsrapportering RV Bevaras Brandsyn RV Bevaras Minnesanteckningar från RV Vid inaktualitet Under förutsättning att de avdelning/personal/informations möten eller liknande inte innehåller beslut eller info av direkt betydelse för verksamheten Socialförvaltningen STÖD och OMSORG Kommun Myndighet Första Verksamhet Haparanda Socialnämnden giltighetsdatum STÖD OCH OMSORG Arkiv 1a och b (Plåtdörr med aktskåp) Arkiv 2 (Vanlig dörr ej aktskåp Akter Socialtjänstakter ST&OM Arkiv 1 Efter 5 år Födda 5,15,25 bevaras Lunden &Klippan för boende LSS-akter ST&OM Arkiv 1 Bevaras Färdtjänstakter ST&OM Arkiv 1 Födda 5,15,25 bevaras
Övriga pärmen (rapporter och anmälningar som inte tillhör ärenden och inte ger upphov till ärenden) Domar Länsrätten Norrbotten ST&OM Arkiv 1 Bevaras ST&OM Arkiv 1 5 år OBS! Dessa handlingar registreras enligt sekretesslagen regler Allmän adm. Protokoll KHR ST&OM Arkiv 2 Efter 2 år Bevaras Handikappguide Hpda Stad ST&OM Arkiv 1,2 Bevaras Revidering utförs årligen Protokoll KPR ST&OM Arkiv 2 Efter 2 år Bevaras MBL-protokoll ST&OM Arkiv 1 Efter 2 år Bevaras Betyg personal ST&OM Arkiv 1,2 Bevaras Respons ST&OM Arkiv 1,2 Se Dok-plan Personal Dokumenthanteringsplan Personalärenden bifogas Enator färdtjänst ST&OM Arkiv 2 Bevaras Färdtjänst Beställningcentral Delegationsbeslut ST&OM Arkiv 1 Efter 2 år Bevaras Statistikuppgifter ST&OM Arkiv 1 Bevaras Ex.SCB Cirkulär ST&OM Arkiv 1 Vid inaktualitet Meddelandeblad ST&OM Arkiv 1 Vid inaktualitet Avtal/Anbud inom verksamheten ST&OM Arkiv 1 Bevaras Aktskåp (ekonomi avtal mm) Projekt inom ST&OM ST&OM Arkiv 1 Bevaras Kurser/utbildningar ST&OM Arkiv 1 Bevaras Hållna i egen regi (dokumentation) Minnesanteckningar från möten med ledningsgrupp ST&OM Arkiv 1 5 år Under förutsättn.att de ej innehåller beslut Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller redovisas på annat sätt ST&OM Arkiv 1 Vid inaktualitet Sedan sammanställning/ redovisning skett Bilaga:Personalkontoret/ABS