Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.50 Version 1.50 Maj 2014

INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.50 Version 1.50 Maj 2014 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 5 Utskriftsinställningar... 5 Personnummer, ändring av formatkrav... 6 Justeringar i menyn... 8 Dokumentation av BGC-Invoicefilen... 8 Kontrakt... 9 Datum vid utskrift av hyreskontrakt... 9 Fakturering och betalningar... 10 Distributionssätt på ägaren... 10 Möjlighet att undvika att skapa fakturor som redan är förfallna... 10 Avbetalningsfakturor och autogiro... 10 Distribution av avbetalningsfakturor... 11 Utökade kontroller i faktureringen... 11 Text på autogiroavier... 11 Justering av dröjsmålsränteavgifter... 12 Kompletteringar av fakturainformation... 12 Eget fordringskonto för interna konton och kontrakt... 12 E-faktura (BGC-Invoiceformat)... 13 Direktfakturor... 17 Krav och inkassohantering... 18 Rapporter... 19 Fakturor på stängda objekt... 19 Faktureringsanalys... 19 Kontraktssammanställning... 23 Betalningsjournal... 25 Åldersfördelad saldolista... 26 Avgifter per avgiftstyp... 26 Bokföring... 26 Bokföring... 26 Namn på verifikationsserien... 27 Val vilka transaktioner man vill skapa bokföring av... 28 Utskrift i bokföringsexporten sidbryter per ägare... 29 Förkortad verifikationstext... 29 Verifikationsnummer till Devis/Economa... 29 3

4 Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.50 - Version 1.50 Maj 2014

Allmänt UTSKRIFTSINSTÄLLNINGAR Vid utskrift av fakturor kan ibland OCR-raden behöva justeras beroende på vilken skrivare som används. En inställning har därför införts som möjliggör detta. Man kan också ställa in vilken skrivare som ska användas så att man slipper välja det vid utskriften. Inställningarna finns under Inställningar-Användarinställningar-Utskriftsalternativ. 5

PERSONNUMMER, ÄNDRING AV FORMATKRAV Då en person registreras kräver systemet ett korrekt person- eller organisationsnummer för att kunna spara. Ange personnumret i formatet YYMMDD-XXXX, t.ex. 021007-2435. Systemet frågar om du vill lägga till 19 framför. Svarar du Nej läggs 20 till framför. Om man t.ex. är utländsk student eller utländsk gästarbetare som inte har något svenskt personnummer anger man födelsedatumet, exempelvis 700101 och klickar sedan på generera kontrollsiffra så får man automatiskt de fyra sista siffrorna i form av bokstäver. Om personen eller organisationen som registreras inte ska vara hyresgäst utan intressent kan du istället skapa ett intressentnummer. Under grunddata/nummerserier kan du ställa in villkoren för intressent-id. 6

Detta är i senare läge möjligt att redigera, om intressenten t.ex. blir en hyresgäst. Det är möjligt att ange på intressenttypen att det krävs ett korrekt personnummer för intressenter av denna typ, exempelvis borgen eller säkerställare. Då en intressent kopplas till ett kontrakt visas numera också det objekt som man senast kopplades till. Detta för att lättare kunna avgöra om intressenten finns i systemet sedan tidigare. PERSONNUMMER ÄNDRING AV FORMATKRAV - KONVERTERING VERTEX FASTIGHET Konverteringen från Vertex Fastighet till Vitec Hyra konverterar nu personnummer korrekt samt tilldelar korrekta intressentnummer. PERSONNUMMER ÄNDRING AV FORMATKRAV - KONVERTERING NOVA Konverteringen från Vitec Nova till Vitec Hyra konverterar nu personnummer korrekt samt tilldelar korrekta intressentnummer. 7

JUSTERINGAR I MENYN Knappen "Skicka" är numera släckt i menyn då den inte innehöll några menypunkter. Menyalternativen "Flytta avgifter" och "Databaskonvertering Nova" är endast tillgängliga om databasen inte innehåller fakturor. DOKUMENTATION AV BGC-INVOICEFILEN Filen med fakturainformation som skapas i BGC-Invoiceformat finns nu dokumenterad. Dokumentationen kan t.ex. användas för externa mottagare av filen som behöver veta var informationen är placerad. Observera att de fakturor som ska printas har fått ett nytt attribut i och med e- fakturafunktionen som beskrivs nedan! Vi skriver numera elementet printinfo på de fakturor som ska printas (dvs som inte ska gå som e-faktura) 8

I layout skriver vi B2C01 Kontrakt DATUM VID UTSKRIFT AV HYRESKONTRAKT Då hyreskontrakt skrivs ut finns nu ett datum. Kontraktets startdatum föreslås, men kan ändras. Detta datum styr vilka avgifter och vilka hyresgäster som ska skrivas ut på kontraktet. Huvudhyresgästen skrivs alltid ut. 9

Fakturering och betalningar DISTRIBUTIONSSÄTT PÅ ÄGAREN Distributionssätt "Fil för extern utskrift" kan nu registreras på ägaren så att den föreslås på alla kontrakt. MÖJLIGHET ATT UNDVIKA ATT SKAPA FAKTUROR SOM REDAN ÄR FÖRFALLNA Vid fakturering efter normalt förfallodatum finns nu möjligheten att sätta förfallodatum till aktuellt datum plus ett konfigurerbart antal dagar. Under Inställningar Alternativ Fakturering finns möjlighet att ange ett minsta antal dagar till förfallodatum. Står det t.ex. 15 här så får ingen hyresfaktura som skapas ett tidigare förfallodatum än 15 dagar från dagens datum. Exempel: Maj-fakturan skapas den 5 maj. Normalt skulle den fått förfallodatum den 30 april, men det datumet är ju redan passerat och därför får fakturan förfallodatum den 20 maj istället. Står det 0 här så används inte funktionen, d.v.s. i ovanstående exempel skulle fakturan fått förfallodatum den 30 april. AVBETALNINGSFAKTUROR OCH AUTOGIRO Fakturor med avbetalningsplan skickas inte med i autogirofilen. Anledningen till att dessa fakturor ska stoppas är att autogirot inte kommer ha möjlighet att ta hänsyn till 10

avbetalningsplanen. Om man då skickar fakturan på autogiro skulle hela beloppet dras och man har satt avbetalningsplanen ur spel. DISTRIBUTION AV AVBETALNINGSFAKTUROR Det är möjligt att distribuera avbetalningsfakturor via en egen menypunkt. Detta gäller alltså de nya fakturor som skapats i samband med en avbetalningsplan. UTÖKADE KONTROLLER I FAKTURERINGEN En ny flik finns i faktureringskontrollerna. Här visas kontrakt på objekt som normalt är underobjekt (tex p-platser) men som saknar aviadress. För att en aviadress ska vara giltig så ska "från och med - till och med" inkludera dagens datum. Objekt som aldrig haft något kontrakt kopplat till sig inkluderas nu i kontrollen vid fakturering och visas i fliken Objekt utan kontrakt. Tidigare visades enbart objekt som inte hade något kontrakt för aktuell period. Detta kan medföra att det visas objekt här som inte visats vid kontroller i tidigare versioner av Vitec Hyra. TEXT PÅ AUTOGIROAVIER Det finns möjlighet att ställa in en text för autogirofakturor. Inställningen görs under Alternativ-Autogiro och texten skrivs på alla autogirofakturor där det finns ett gällande autogiro. Den skrivs även i fil för extern utskrift och e-faktura. Texten skrivs dels över "Specifikation" och dels på talongen. 11

JUSTERING AV DRÖJSMÅLSRÄNTEAVGIFTER En rad per dröjsmålsränteberäknad faktura skapas, d.v.s. vi slår inte samman flera räntor Avgiftskommentar är from denna version: Ränteberäknad faktura: XXXXXXX; med förfallodatum YYYY-MM-DD KOMPLETTERINGAR AV FAKTURAINFORMATION Hyresfaktura och direktfaktura innehåller nu både postadress och besöksadress. Hör av er till er kontaktperson om ni har en anpassad faktura som behöver kompletteras. Filer för extern utskrift och e-faktura innehåller nu ägarens webadress och säte. Dessutom finns information om lägenhetsnummer. Dokumentationen som beskrivs ovan talar om hur informationen skrivs. Hör av er till er kontaktperson om ni önskar få tillgång till dokumentationen. EGET FORDRINGSKONTO FÖR INTERNA KONTON OCH KONTRAKT Det går nu att ange ett eget fordringskonto för interna fordringar. Inställning görs under Grunddata-Kontering-Kontovärden på respektive fakturatyp. Ange samma konto som för externa fordringar om ni inte önskar särrredovisning. 12

E-FAKTURA (BGC-INVOICEFORMAT) Det är nu möjligt att använda e-faktura i Vitec Hyra. Formatet är BGC-Invoice. ANMÄLNINGSFILER Inläsning av anmälningsfiler kan ske manuellt via verktygsmenyn. En logglista visas med genomförda anmälningar, genomförda avanmälningar samt felrader som bör tas om hand. Denna kan exporteras till Excel via högerklick. 13

Om personen som kommer i anmälningsfilen står som hyresgäst (behöver inte vara huvudhyresgäst, räcker dock inte med intressent) på något kontrakt märks personen med rätt information och det eller de kontrakten som personen är hyresgäst på märks med att de ska ha e- faktura. Om personen som kommer i anmälningsfilen inte står som hyresgäst på något kontrakt visas informationen i felraderna och får tas om hand manuellt, Anmälningsfilerna kan innehålla både anmälningar samt avanmälningar. Om en avanmälning kommer tas märkningen för e-faktura bort på de kontrakt som tillhör personen i den ägare som anmälningsfilen avser. E-fakturainformationen på personen tas också bort om det inte finns några andra kontrakt på kunden (i andra ägare). Om det kommer en avanmälan från en bank som inte stämmer med den bank som står på kunden så ändras inget i systemet utan posten visas bland felraderna. (Ex avanmälan kommer från Handelsbanken, men SEB står idag på kunden) Det är samma lista som de poster som kommer på personer som inte har något kontrakt. Det går att se orsak till varför posten har hamnat i denna lista. Orsaker kan t.ex. vara Personen är inte hyresgäst eller Avanmälan kommer ej från aktuell bank 14

AUTOMATISK INLÄSNING AV ANMÄLNINGSFIL Inläsning av anmälningsfiler kan också ske automatiskt via schemalagd tjänst. Vid uppläggning av tjänsten ska filens namn inklusive sökväg anges. Notifiering av inläsningens resultat sker via epost. Ange adress i tjänsten. Filen flyttas undan och märks då den är inläst. MÄRKNING PÅ PERSON Det är också möjligt att ange e-fakturainformation manuellt på en person. För detta finns en ny flik. Det är även här som inläst information från anmälningsfilen visas: MÄRKNING PÅ KONTRAKT På kontraktet anger man e-faktura på samma sätt som man redan idag kan ange autogiro, d.v.s. man markerar e-faktura och talar om vilken mottagare det är: 15

I distributionsdialogen för fakturor finns ett nytt val "E-faktura". Vid utskrift av e-faktura skrivs fakturor i fil med formatet BGC-Invoice. Om både "E-faktura" och Fil för extern utskrift är markerade och man skapar fakturafil så skapas en och samma fil för alla avier. Detta förutsatt att Fil för extern utskrift använder formatet BGC Invoice. Vilka fakturor som ska printas och vilka som ska gå som e-fakturor skils åt med attributet printinfo som är beskrivet ovan samt i dokumentationen av BGC- Invoicefilen. Vilka roller på ett kontrakt kan vara e-fakturamottagare? Huvudhyresgästen kan vara e-fakturamottagare. Då hämtas e-fakturainfo från huvudhyresgästen och det är huvudhyresgästens personnummer som anges som Personnr e-faktura på personen. Hyresgäst som inte är huvudhyresgäst kan vara e-fakturamottagare. Då hämtas e- fakturainfo från hyresgästen och det är hyresgästens personnummer som anges som Personnr e-faktura på personen. Person som inte är hyresgäst (ex förälder eller god man) ska kunna vara e- fakturamottagare. Då hämtas fakturainfo från huvudhyresgäst eller hyresgäst, men det är förälderns eller den gode mannens personnummer som anges som Personnr e-faktura i personregistret. Med andra ord är personens personnummer och personnr för e-faktura 16

inte samma i detta fall! Detta kan aldrig hanteras via inläsning av anmälningsfiler utan måste läggas in manuellt. Scenarion som är möjliga/inte möjliga. Det finns personer som både vill att hyran ska dras via autogiro men att den ska skickas som e- faktura för att man ska kunna se den i internetbanken (utan att betala den där). Därför är det möjligt att markera både autogiro och e-faktura på ett kontrakt samt ha uppgifter för båda. Vid skapa betalningsuppdrag till autogiro kommer den med där som vanligt och vid skapa bgcinvoicefil kommer den med där som en e-faktura. Det är dock inte möjligt att ha både e-faktura och fil för extern utskrift eftersom man till bgcinvoice-filen måste veta vad det är för typ. Lokal utskrift och e-faktura går dock alldeles utmärkt. Autogiro och fil för extern utskrift går också bra DIREKTFAKTUROR ÄNDRA ADRESS PÅ BEFINTLIG DIREKTFAKTURA Adress kan ändras på en befintlig direktfaktura. Vid återutskrift används den nya adressen. Högerklicka på reskontraposten och välj redigera faktura. 17

KONTERING AV DIREKTFAKTUROR Kontering av en direktfaktura kan nu göras redan i det läge då fakturaunderlaget läggs till. Både konto och koddelar kan ändras. Ställ markören i cellen för konto eller koddel som ska ändras eller läggas till. KRAV OCH INKASSOHANTERING OLIKA KRAVINSTÄLLNINGAR FÖR HYRESFAKTUROR OCH DIREKTFAKTUROR Det går nu att ha olika kravinställningar för hyresfakturor och direktfakturor. Vid uppgradering till versionen anges samma inställningar för båda fakturatyperna. 18

KOMPLETTERINGAR AV INKASSOFILEN TILL EXCEL Intressenter som har markering för att påminnelsekopia ska skickas till dem skrivs också ut i Excelfilen som skapas för Inkasso. Även postnummer och postort kommer numera ut till filen. TOTALSKULD ANVÄNDS FÖR KRAV/PÅMINNELSE Vid krav och inkasso tittar systemet from denna version på kontraktets totalskuld vad gäller hyresfakturor. Finns det ingen skuld totalt så blir det inget krav/inkasso. Om det däremot finns en skuld totalt så tittar systemet på faktura för faktura och skapar krav/inkasso för dessa. Gällande direktfakturor tittar systemet fortfarande alltid på faktura för faktura. Rapporter FAKTUROR PÅ STÄNGDA OBJEKT Fakturor som avser stängda objekt kommer numer med i följande rapporter: Momsrapport Betalningsjournal Reskontrarapporter Åldersfördelad saldolista FAKTURERINGSANALYS Under Fakturering finns nu möjlighet att göra en faktureringsanalys där man kan jämför två fakturerade perioder med varandra för att hitta eventuella differenser 19

Du väljer själv vilka avgiftstyper som ska ingå i analysen. Då Hyra markeras i checkboxen markeras alla avgifter som är kodade som hyra. Likadant med boxen Tillägg/Avdrag. Man kan sedan välja bort/välja till avgifter. Påminnelseavgift/kravavgift/Dröjsmålsränta markeras aldrig automatiskt. Du väljer vilken period som ska vara kontrollperiod och vilken som ska vara jämförelseperiod. Du väljer också om du vill göra analysen på fakturaunderlag som det inte skapats fakturor för ännu eller om det endast är sådant som blivit skarpt genom att det skapats fakturor för dem. Välj därefter Uppdatera Kolumnerna fylls med information per de fastigheter som ingår i urvalet 20

Analysen läses genom att kolumner som innehåller samma information (tex Belopp eller Outhyrt) jämförs med varandra och ev diff visas i kolumnen för diff, tex Belopp (Diff). Till vänster visas alla diff-kolumner, därefter visas en kolumn som innehåller info om skillnaden endast beror på en ändring av indextillägget. Sedan kommer kolumner för jämförelseperioden och längst till höger visas kolumner för kontroll perioden. Genom att dubbelklicka på en fastighet drillar man sig ner för att göra en djupare analys över vad en eventuell diff beror på. Genom att markera filtrera på vald rad drillar man bara ner sig till den information som härrör från den rad man just dubbelklickade på, d.v.s. har jag den markerad visas endast avgifter som tillhör den fastighet jag just klickade på. 21

Avmarkerar jag rutan ser jag alla avgifter från alla fastigheter som ingår i mitt urval. Jag ser var i nivån jag befinner mig och jag har möjlighet att gå tillbaka till föregående nivå: På nivå 2 ser jag information om basvärdet gällande bokföringskontot som gäller för avgiftstypen. Det är inte möjligt att visa avvikelse på ägarnivå här: 22

KONTRAKTSSAMMANSTÄLLNING Under rapporter finns Kontraktssammanställning. Överst visas en total för det urval som gjorts i steg 1 och steg 2 i wizarden. Det är möjligt att välja om man vill se denna del totalt eller per ägare eller per fastighet. I nedre delen visas en sammanställning per kontrakt som ingår i urvalet Det är möjligt att ta rapporten per datum och man får då en ögonblicksbild över hur det ser ut för valt datum. 23

Det är också möjligt att titta på rapporten över ett datumintervall Hänsyn tas då till eventuella omflyttningar samt avgifter som börjar eller sluta gälla under perioden. Resultatet kan exporteras till Excel för vidare bearbetning eller skrivas ut till papper. Det är också möjligt att skriva ut en pappersrapport med de totala intäkterna per bokföringskonto som kommer att bli utfallet av resultatet du ser på skärmen, dvs periodens hyresintäkter om kontrakt och avgifter blir som förväntat. Ett tips är att använda denna som underlag till budgeten om inga andra budgetverktyg används för hyresintäkterna. 24

BETALNINGSJOURNAL Ny kolumn finns som visar öresavrundning Vid direktutskrift av betalningsjournal från godkänna betalningar kommer man nu direkt till de betalningar man nyss godkänt. 25

ÅLDERSFÖRDELAD SALDOLISTA Rapporten visar nu även en sammanställning per fastighet och ägare AVGIFTER PER AVGIFTSTYP Rapporten visar nu information om hyresgästens namn Bokföring BOKFÖRING Möjlighet har införts att använda alternativa koddelar på hela eller delar av konteringssträngen för ett konto. På kontot anges om alternativ 2 ska gälla för prioritering för respektive koddel: För koddelen anges sedan hur den alternativa prioriteringen ska se ut. 26

För konto 3017 ovan kommer alltså kostnadsstället att hämtas från kontraktet i första hand och fastigheten i andra hand med det för andra konton, som inte använder alternativ 2 gäller att kostnadsstället hämtas från fastigheten i första hand. Finns det ingen koddel att hämta för alternativ 2 s prioritering räknas det som felaktig kontering och får tas om hand. Det är med andra ord inte så att alternativ 1 träder in om värden enligt alternativ 2 saknas. Ovanstående gör det t.ex. möjligt att ha en annorlunda konteringssträng för debetkontot på interna kontrakt i de fall då man endast skapar fakturaunderlag. NAMN PÅ VERIFIKATIONSSERIEN Det finns möjlighet att styra vad verifikationsserien ska heta i bokföringsfilen. Avvikelse är möjlig att göra på ägarnivå. 27

VAL VILKA TRANSAKTIONER MAN VILL SKAPA BOKFÖRING AV Det är möjligt att välja vilka typer av transaktioner som man vill skapa bokföringsexport av. Dels kan man markera generellt men det är också möjligt att markera/avmarkera då filen skapas. 28

UTSKRIFT I BOKFÖRINGSEXPORTEN SIDBRYTER PER ÄGARE Sidbrytning sker per ägare vid utskrift i bokföringsexporten FÖRKORTAD VERIFIKATIONSTEXT Verifikationstexten är förkortad då alla ekonomisystem inte har möjlighet att ta långa texter. VERIFIKATIONSNUMMER TILL DEVIS/ECONOMA För de som använder Devis som ekonomisystem (även benämnt Economa) så finns möjlighet att ange nästa verifikationsnummer som ska skrivas till bokföringsfilen. Numret anges per ägare. Observera att det kan krävas lite manuell handpåläggning vid årsskiften om ekonomisystemet börjar om verifikationsnummerserien varje år. 29