Verksamhetsplaner för styrelsens arbetsgrupper 2015 Styrelsen för NFK har följande arbetsgrupper: Styrelsens arbete Kommunikation och Marknad IT Ekonomi, personal och administration Tävling Ny anläggning Medlemmar Anläggning Varje arbetsgrupp har tagit fram mål och verksamhetsplaner för sitt arbete. Styrelsens arbete och verksamhetsplaner utgår ifrån NFK:s grundläggande vision och mål. 1
Vision NFK ska vara ledande ridklubb i Norrköpingsregionen avseende kvalitet på ridutbildning, sportsliga framgångar, hästar och hästhållning. Övergripande mål 2015-2017 NFK: är en attraktiv anläggning där medlemmar, personal och besökare trivs. har hög kvalitet på utbildning, träning och tävlingar är en ridskola för alla och präglas av öppenhet och tolerans har en ekonomi i balans FK är en attraktiv samarbetspart för sponsring och investeringar 2
Arbetsgrupp: Styrelsens arbete (sammankallande Anna Staaf) Mål Aktiviteter Ansvarig Kostnad Tid Kommentar Ökat samarbete med andra klubbar i regionen Delta aktivt i ridklubbsalliansen Viktoria Reskostnad 30 tim/år Skapa struktur och kontinuitet i styrelsearbetet En öppen, synlig och kommunicerande styrelse Övervaka och följ upp arbetsordning och funktionsbeskrivning Anna - 12 tim/år Utforma och definiera anläggningsansvaret Anna/Viktoria - 12 tim/år Övervaka och följ upp dagordning och rutiner för Heléne - 12 styrelsemöten tim/år Skapa en form för uppföljning av vårt målarbete Heléne - 30 och arbetsgruppernas aktiviteter tim/år Arrangera work shop om målarbetet Viktoria Lokal och 15 förtäring tim/år (600 kr) Samråd med Jennifer Samråd med Jennifer Samråd med Sisu Skapa styrelsens egen e-postlåda Viktoria - Berör hemsidan Styrelsepresentation i stallet Viktoria anslag/tryck (200 kr) Aktuell och lättläst information om styrelsens arbete och beslut på hemsida och via andra kanaler Heléne Berör fotoansvarig (Karin) Berör hemsidan (Therese) 3
Kunskap och kompetens om föreningslära m.m. Etablera och genomför återkommande möten med privathästägare Inventera kompetens, kunskaper och färdigheter i styrelsen Mia Mia Egen tid Egen tid Arrangera webutbildning i föreningslära Viktoria Egen tid Arrangera och genomför fördjupad utbildning i Anna Egen tid styrelseskick, ansvar och föreningslära
Arbetsgrupp: Kommunikation och marknad (sammankallande: Karin Strand) Mål Aktiviteter Ansvarig Kostnad Tid Kommentar Medlemspolicy - Policy är framtagen och att alla medlemmar har kunnat ta del av den - Formulera policy - Koppla till NFKs värdegrund - Sprida till medlemmar - Utkast policy till styrelsemöte 3/6 - Sprida policy efter detta Samlad extern kommunikation - Vi vet vem som gör vad (t.ex. skriver på hemsida mm) - Vi vet hur vi ska uttrycka oss då vi uttalar oss för och om NFK - Vi vet i vilka kanaler vi uttrycker oss genom - Mer kontroll/samlat grepp över social medier (FB) Sponsring - En bild över vilka ev. sponsorer vi har idag - Vi har sponsorpaket att erbjuda och en fungerande administration däromkring, t.ex. hur vi ser till att sponsorerna verkligen syns där de har betalt för att synas i bl.a. programblad - Lägga till information om pressansvarig under ansvarigs profil, under kontakter och i nyhet på hemsidan - Ta fram riktlinjer och tips om hur vi sköter vår externa kommunikation - Ordna så att FB-gruppen blir sluten och se om vi kan få kontroll över FB-sidan - Vi inventerat dagens sponsorer och vilka skyltar mm som sitter upp på anläggningen - Börja titta på sponsrade klasser, priser, lotterier mm till tävling 6/6 (kan bli mall för framtida tävlingar) - Utarbeta sponsorpaket och ev. andra - Lägg till information och nyhet om pressansvarig direkt - Riktlinjer och tips ska minst vara påbörjat och kanske ett första utkast till styrelsemöte 3/6 - Arbete med FB-grupp och konto påbörjas direkt - Inventering av sponsorer påbörjad, helst klar till nästa möte - Jobba med sponsring till 6/6 - påbörjas direkt - Sponsorpaket tas fram under hösten 2015 5
Arbetsgrupp: IT (sammankallande: Therese Samuelsson) Mål Aktiviteter Ansvarig Kostnad Tid Kommentar IT-dokumentation Sammanställa material från NFK:s ITkonsult Therese - Höst Identifiera problemområden med personal, tävlingssektion, styrelse m.fl., och ta fram lösningar Inventera externa system och skapa länkbank till supportmaterial Intern Flytta domännamn till pålitlig Therese < 500 kr Sommar kommunikatonsstrategi leverantör Administrera e-postadresser i Office365 Skapa Sharepoint-webbplats Informera styrelse och arbetsgrupper om kommunikation och dokumenthantering Betallösningar Utvärdera olika lösningars funktion, tillgänglighet och kostnad Therese Ingen startkostnad, Vår/Sommar Kontrollera redovisningsregler leverantörer Utvärdera behov med personal och tar caféansvariga procent/kr per Tävlingsteknik Stämma av tävlingssektionens behov inför säsongsstart transaktion Therese - Höst 6
Bistå med installation, underhåll och supper Ta fram önskemål gemensamt med tävlingssektion och berörda funktionärer Plan och kostnadsförslag för framtagna önskemål 7
Arbetsgrupp: Ekonomi, personal och administration (sammankallande: Viktoria Winge) Mål Syfte Aktiviteter Tid Ansvarig Kostnad Övrigt Trygg, god miljö och säkerhet för hästar, personal och besökare Ger förutsättningar för en god arbetsmiljö för vår personal Q1- Viktoria Egen tid (12 tim/år) Sund och hållbar ekonomi Skapa trygghet och säkerhet för våra besökare Skapa en trygg miljö för de hästar som står uppstallade på NFK Ger förutsättningar för långsiktig verksamhet Ger förutsättningar för ny anläggning Genomföra arbetsmiljörond Upprätta protokoll Övervaka åtgärdande av brister Genomföra säkerhetsinspektioner Följa upp och se till att brister åtgärdas Genomföra säkerhetsinspektioner Följa upp och se till att brister åtgärdas Genomföra riskanalyser. Följa upp och se till att brister åtgärdas. Skriva rutiner. Ta fram och följa nyckeltal för verksamheten. Nytt bokföringssystem Ta fram och följa upp ekonomiska nyckeltal Q3- Q3- Q 2- Viktoria Viktoria och Jennifer Viktoria Samråd med Jennifer och Lennart Samråd med Lennart Samråd med personal Q2 Frédéric Samråd med Jennifer Q2 Frédéric Identifiera brister och Ta fram en plan för ökade Q3 Frédéric Samråd 8
Plan för långsiktig personalförsörjning Individuella planer för all personals kompetensutveckling (IUP) områden för förbättringar i god tid Förbättra intäkterna Främja medarbetarnas utveckling Förbättra relationerna på arbetsplatsen Få en effektivare personalplanering Utveckla verksamheten/servicen. intäkter Identifiera omkostnader och ta fram en plan för minskade kostnader Ta fram en kalkyl för ny anläggning Arbeta aktivt med prognosverktyg Ta fram och implementera kravrutiner Genomföra medarbetarsamtal 1 ggr/år Genomföra utvecklingssamtal 1 ggr/år Ta fram individuella utvecklingsplaner för all t.v.-anställd personal Genomföra regelbundna Q3 Frédéric med grupp: marknad och medlemmar Q3 Frédéric Samråd med gruppen: Ny anläggning Q Frédéric 2- Q 2-3 Q1- Q1- Q1- personalmöten Mer robust basbemanning Q1- Utbildning i Q1- Frédéric Viktoria Viktoria Viktoria Samråd med Ann- Beate 9
kundbemötande för all personal Förbättra information om vår personal Q1- Skapa kontinuitet i föreningens ekonomi och administration Effektivisera det administrativa arbetet Checklistor och rutiner för föreningens administrativa arbete Q2- Anna Livscykel/årshjul. Q2- Anna Att ge tillsvidareanställda möjlighet till friskvård Öka välbefinnandet Se över möjligheterna till friskvård på Medley Q2- Anna 10
Arbetsgrupp: Tävling (sammankallande Anna-Lena Boberg) Mål Aktiviteter Ansvarig Kost nad Alla anmälda Informationsmöten inför tävling TL/tävlingsgrupp, funktionärer infinner sig Uppföljningsmöten efter tävling områdesansvarig på tävlingsdagen. Helt åtskilda ytor för tävlande respektive publik Säkrare avspärrningar och tydligare skyltning Säkerhetsfunktion är, tävlingsgrupp Tid Kommentar Trevligare att arbeta som funktionär med tydliga instruktioner respektive uppföljning av arbetsinsatsen. Ökad säkerhet vid tävling 11
Arbetsgrupp: Medlemmar (sammankallande: Sofia Kvernby) Mål Aktiviteter Ansvarig Kostnad Tid Kommenta r Ökad gemenskap Medlemskvällar med t.ex. temakvällar Medlemsgruppen? En per år eller föreläsningar på Hyllan Medlemsresor till olika events, t.ex. Scandinavium och hingstvisning Medlemsgruppen Självfinansiera d En resa per termin Ökat engagemang hos våra medlemmar Fler medlemmar och ökad trivsel hos medlemmar Funktionärsmöten inför tävling TL, områdesansvarig Ingen Start under VT 2015. Ca 1 vecka före tävling Involvera fler medlemmar i det ideella föreningsarbetet Medlemsgruppen Ingen Löpande Frita i stallet och prova på ridning skapa en informationsflyer som kan delas ut vid dessa tillfällen Medlemsvård för att behålla medlemmar Medlemsgruppen? Ska finnas klar till HT 2015 Medlemsgruppen Ingen Bra mottagande av nya elever samt alla medlemmar Läxläsning US Ingen Stallvärdsprojektet Medlemsgruppen Ej klart, ev ingen 12
Arbetsgrupp: Ny anläggning (Sammankallande: Heléne Styrenius Mål Delmål Aktivitet Ansvarig Kostnad Genomförande Fortsatt placering på Dagsbergsfältet Ny anläggning: ridhus, gemensamhetsutrymmen och stall. NFK ska ha fortsatt tillgång till nuvarande markyta Förutsättningarna för ridskoleverksamhet ska inte begränsas av omgärdande bebyggelse Ritningar för ny anläggning Kontakter med kommunen ang brandstationsfrågan Kontakter med kommunen ang helhetsplanen för Dagsbergsfältet och kringliggande bebyggelse och fastigheter Ta fram dispositionsunderlag för anläggningen Anna Kvartal 2 Anna Kvartal 2-3 Pernilla 5 000 kr (inkl moms). Styrelsebeslut 201 Maj Pernilla/Peter Kvartal 3- Ta fram processplan för detaljritningar projektering Bygglov för ny anläggning Inledande kommunkontakter bygglov Anna/Heléne Juni-Augusti Finansiering av ny anläggning Kostnadsberäkning kvm Peter/Pernilla Kvartal 3 Intern finansieringskalkyl Heléne + Kvartal 3 kassör Inledande kommunkontakter finansiering Anna/Heléne Kvartal 3 Kartläggning och kontakter övr extern finansiering Heléne Kvartal Styrelse och medlemmar har bra kunskap och förståelse för processen. Kommunicera och förankra processen internt (hemsida, medlemsmöten etc) Heléne Löpande under året 13
Arbetsgrupp: Anläggning (sammankallande Viktoria Winge) Mål Delmål Aktivitet Ansvarig Kostnad Genomförande Säkerhet för hästarna. Grusa upp kring foderhäckarna och fållorna Jennifer kontaktar Kjell angående dränering, hårdgöring kring foderhäckar och annat som han kan utifrån sin kompetens. Byta ut stolpar i fållorna, cirka 0 stycken Hårdgöring utanför ytterdörr till stora stallet Jennifer kontaktar Kjell angående dränering, hårdgöring kring foderhäckar och annat som han kan utifrån sin kompetens. Halkskydd i stallgången (Hur mäter man det?) 1
Översyn på elräls i hagarna Anpassningar och justeringar på anläggningen Laga tak och trappa vid entrén. Ramp vid entrén Räcke till trappa vid baracken Laga dörr till hinderförråd Byte av golv i ryttargången Skydd för väggen där torven förvaras Gräva ur diken; dränering Jennifer kontaktar Kjell angående dränering, hårdgöring kring foderhäckar och annat som han kan utifrån sin. 15
kompetens. Elöversyn i kiosken Laga/byta ut vägg i spolspilta Dressyrkurerna Ordning och reda Sadelkammaren: organisera hjälmar och västar Att medlemmarna ska ha möjlighet till att kunna byta om och duscha efter sitt besök i stallet Foderkammaren: organisera, sätta upp hyllor Planera och köpa in barack som omklädningsrum Omklädningsrum: Lennart kommer med kostnadsförslag senast 30/ 16