Kvartersrådet (KR) för Höken/Mården Umeå PROTOKOLL Art: Konstituerande Årsmöte / Kvartersrådsmöte Tid: Tisdagen 5 April 2005 Plats: Kvarterslokalen Deltagare: Lars Sandberg (ordförande), Tommy Carlström, Astrid Holmgren, Erik Kohl, Rune Lindholm, Marja-Leena Lintunen, Keijo Perkiö, Marita Perkiö, Gösta Suvinen, Carina Hilmersson, Ingemar Stridlund 1 Öppnande. Ordförande hälsade oss välkomna till årsmötet med en kort inledning om det gångna verksamhetsåret. 2 Fastställande av dagordning. Dagordningen godkändes med en del tillägg på övriga frågor 3 Konstituering val av kassör och sekreterare. Till Kassör valdes Tommy Carlström till sekreterare valdes Keijo Perkiö 4 Syrum i kvarterlokalen. Förslag om att göra ett syrum i kvarterslokalen. Årsmötet beslutar att tills vidare ska den nyinköpta symaskinen förvaras i f.d övernattningsrummet i kvarterslokalen. Att den som önskar att bruka den, gör sitt arbete i detta rum. Detta som ett test om den används där, senare tar vi beslut om symaskinen kan lånas ut till hyresgästerna och vem som ska vara ansvarig för maskinen. Keijo ska kolla om han kan få tag i ett par lämpliga bord till syrummet. 5 Trivsel / Städdag och Boendemöte. Efter en livlig debatt om när vi ska ha trivsel / städdag samt boendemöte kom vi fram till att trivsel / städdag blir 21 / 5 kl. 13.00 17.00. Inför denna dag ville Marja-Leena få ett styrelsebeslut om de inköp som ska göras. Styrelsen beslutar att Marja-Leena får en budget på 3000 kr till inköp av plantor mm. Hon tar hjälp av Astrid, Carina, Ingrid, Maritha för planerandet och inköp av dessa plantor mm. Vi skall som förra året bjuda in till gemensam grillmiddag efter genomfört arbete. Inbjudan till denna dag ordnar Marja-Leena och Keijo, en inbjudan i varje trapphus. Boendemöte; målet med ett möte med de boende är att få förslag om vad vi kan göra för att öka trivseln i vårat bostadsområde. Årsmötet beslutar att den 10/5 kl. 19.00 hålla ett boendemöte nere i kvarterslokalen.
För att nå ut med information om detta möte så ska Keijo skriva en inbjudan till samtliga lägenheter på området 115 St. som läggs i varje postinkast, detta för att vara säker på att budskapet når fram. Erik vill att vi inför en nyhetsgrupp på vår hemsida där alla som är anslutna kan få information och annat som berör kvartersrådet till sin e-postlåda. Kejo och Erik kollar om det är möjligt att göra en sådan nyhetsgrupp. 6 Nyckelansvar. Historiskt har Bostaden låtit några boende kvittera ut nycklar vid övergången från den Lokala Hyresgästföreningen till den nuvarande Kvartersrådet och dess styrelse för att ansvara för våra gemensamma utrymmen som snicken, solariet, bastun, gästrummet och kvarterslokalen. Även här hade vi livliga diskussioner om hur det ska vara med nyckelhanteringen och nyckelansvar. En fråga var, varför det inte går att ha en huvudnyckel som skulle passa till samtliga lokaler? Enligt Bostaden är det inte möjligt då det finns åtminstone 3 olika nyckelsystem på området. Enligt resonamanget på årsmötet ansågs det inte rimligt att Bostaden skll bestämma om vem som tilldelas nycklar och lokalansvar till våra gemensamma utrymmen som kvartersrådet har ansvar över. Kvartersrådets styrelse skall avgöra vem som ska inneha dessa nycklar/lokalansvar. En del nyckelinnehav är självskrivna, cirkelledare för snickericirklarna ska ha nycklar till snickerilokalen. En nyckelansvarig behöver inte nödvändigtvis vara styrelseledamot, det kan även vara någon boende på området som har möjlihet och intresse att ta detta ansvar. Bokningssystemet med bokningskalender är något opraktisk och bör ses över för eventuell förnyelse. Den nya styrelsen får i uppdrag att arbeta med frågan. Diskuterades även om lån av nyckel, då nyckel/lokalansvarig inte är hemma. Rune L brukar sätta upp ett anslag i trapphuset om vem som har nyckel till snicken då han är bortrest. Rune har även en koppling till sitt nyckelinnehav och ansvar över snicken, han brukar gå till snicken och kolla läget då det varit någon där, han är även till hjälp om någon känner sig osäker på maskiner eller annat i snicken. Vi beslutade att Lars och Keijo kontaktar Bostaden om överförande av nyckelansvar till styrelsen, samt göra en sammanställning över befintliga nycklar och vilka som har ansvar idag. 7. Tvättstugan i 61:an Det diskuteras om att göra 3 timmar pass i den ena delen av tvättstugan och behålla 5 timmars pass i den andra, i nuläget är det 57 lägenheter som skall dela på 5 tvättmaskiner. Om man inför 3 timmars pass betyder det att fler får tillgång till tvättider under dagen. D v s att vi går från tre till fem tvättpass i det ena maskinrummet. Årsmötet beslutar att prova införandet av 3 timmars tvättpass och be Bostaden ta fram en bokningstavla med 3 timmars pass till tvättstugan.
Ett annat förslag var att kolla med Bostaden om de kunde sätta in en maskin till, Lars har kollat det och det finns tyvärr inga ekonomiska resurser till detta. 8. Upprustning av lekplats vid HH 30 C Förra året var det meningen att det skulle göras en uteplats vid lekytan, tyvärr var väderleken inte så gynnsam att det blev av, samt att några boende inte önskade få den förändringen. Nu har förhållandena ändrats och det är inte aktuellt med en uteplats, dock bör lekytan rustas upp, sanden måste bytas ( ej gjort sedan 1975 ) det finns träd som är murkna och måste därför fällas, Bostaden tog bort en del av de murkna träden 2004 men det återstår några till. Rune L tycker att standarden på samtliga lekytor är dålig, gammal lekutrustning mm. Alla i styrelsen är eniga i att lekytorna måste rustas upp. Gösta får styrelsens uppdrag att kontakta Bostaden om upprustning av lekplatserna. 9. Arbetsordning / Stadgegrupp Årsmötet utser en grupp att arbeta med stadgar och arbetsordning den utgöres av Gösta S, Marjaleena L och Lars S, ett förslag skall vara klart till boendemötet 10/5 05. 10. Välkomstkommitté Att hälsa nyinflyttade hyresgäster välkomna till vårt område samt att visa dem runt i våra gemensamma lokaler och övriga utrymmen tycker styrelsen är av stor vikt, de nyinflyttade får även ett skrivet blad om vad som finns och vad som gäller. Rune L tar på sig uppdraget att hälsa välkommen. Dock har han inte nycklar till alla utrymmen så hans nyckelknippa ska kompletteras med de nycklar han saknar, så att han kan gå runt med de nyinflyttade. Att utforma ett presentationsmaterial utses Keijo, Rune, Marjaleena. 11. Festkommitté / Arrangemangsgrupp. På förslag från Rune L bildar styrelsen en kommitté som tar hand om arrangemang och festiviteter som styrelsen beslutar, det kan vara allt från att ordna fika till möten och till att fixa inför gemensamma städdagar mm. Maritha anmäler sig till detta uppdrag som sammankallande till sin hjälp har hon Astrid, Ingemar samt Erik och även Kicki och Maria. 12. Ekonomiredovisning. Vi har hos Bostaden en summa som vi får disponera för att köpa in sånt som kan användas till att göra gårdarna trevligare. Vi kontaktar Ing-Marie som ställer ut rekvisition för inköpet.. Hos Bostaden finns 11 884 kronor Vi har på banken 5351 kronor Kassan 565 kronor Ca 1750 kronor från hyresintäkter av lokaler, dessa pengar skall oavkortat gå tillbaka till lokalerna.
13. Duschkabinsinköp. Tommy har ett förslag att köpa en duschkabin, bestick och vinglas till kvarterslokalen. Lars S inflikar att vi talat om att köpa en DVD-spelare till uthyrningsrummet. Erik K föreslår att de som brukar uthyrningsrummet kan duscha i solariets dusch. Lars S meddelar att det tyvärr finns flera olika lås till dessa utrymmen och att det kan bli krånglig att använda den duschen utifrån nyckelhanteringen. Marja-Leena undrar om det inte går att flytta duschen från solariet till uthyrningsrummet, Tommy C berättar att det inte är en duschkabin utan enbart duschväggar i solariet, det behövs ett kar med inbyggt avlopp i kabinen då den ska stå i ett utrymme som inte är ett våtrum. Erik K påminner om att vid inköp bör beakta en duschkabin som är lätt att rengöra mm. Via Bostaden kan vi möjligtvis få bättre rabbat vid inköp, vi bör därför rådgöra med Ing-Marie var vi kan få bästa priset. 14. Bastun / Saunan. Gösta S vill att bastun ska upprustas till ett brukbart skick, som den är idag så finns det inget avlopp i den och den är allmänt skabbig. Tyvärr är det så enligt Lars att Bostaden inte är intresserade av att rusta bastun för att det blir en stor kostnad. Gösta ska försöka få Bostaden att renovera basun i alla fall, han tar kontakt med Bostaden i denna fråga. 15. Höken/Mården middag. Lars S, vill att vi planerar för att det till hösten skall finnas pengar kvar till en subventionerad middag för hyresgästerna. 16. Gästrumsinventarier Tommy C önskar få ett bemyndigande om att få köpa inventarier till uthyrningsrummet, han berättar att det hyrs ut ca 100 ggr / År Årsmötet beslutar lämnar bemyndigande till Tommy C för inventarieinköp till uthyrningsrummet för de pengar som finns i den kassan ca 1750 kr. 17. Uteplats vid 10:an Uteplatsen vid 10:an är i dåligt skick, Erik K vill att vi ser till att den blir upprustad inför sommaren samt att det sätts upp ett transparent tak över den som även tål vinterns snö, han anser att det finns ingenstans att ta vägen när det småregnar eller vintertid om man vill vistas ute på gården. Gösta inflikar med att om taket ska tåla vintern så måste det göras en hållfasthetsberäkning och att arbetet görs på riktigt sätt. Erik får styrelsens uppdrag att kolla med Ingmarie om detta med uteplatsen.
18. Protokoll i trapphus, och andra anslag. Rune L undrar hur länge protokollen ska hänga uppe i trapphusen, Årsmötet tycker att en månad är tillräcklig tid för att alla boende skall ha läst den, och då vi har i stort sett en styrelseledamot i varje trapphus så plockar var och en ner protokollet efter ca en månad. Lars berättar att han flertalet gånger plockar ner andra anslag som inte är boenderelaterade till vårt område, vi får hjälpas åt att ta bort sådant som inte ska hänga i trapphusen. Samt att våra anslag sitter på synlig plats, Marja-Leena tycker att vi ska tala med Ing-Marie om att få en egen anslagstavla i trapphusen. 19. Nya styrelsen. Keijo får styrelsens uppdrag att skriva ny medlemslista på styrelsen för att hängas upp i trapphusen 20. Gräsklippning på gården Tommy C vill att vi tar kontakt med Ing-Marie om de som kör gräsklippare och andra maskiner i vårt bostadsområde att vara försiktigare, detta på förekommen anledning då de körde sönder en parkbänk förra året. 21. Cykelställ. Ingemar S efterlyser fler cykelställ utanför Öng 70A och 70B han vill att det plockas bort några buskar till förmån för nya cykelställ. Den nya styrelsen får i uppdrag att kontakta Bostaden i ärendet. 22. Källargång/förrådsgångar samt barnvagnsrum. Det behövs en rensning av källarutrymmen, barnvagnsrum mm. Keijo skriver ut ett meddelande till samtliga lägenheter på områdena 115 St., där det framgår hur denna rensning ska gå till uppsamlingsplatser och när det ska vara klart mm. Ordföranden förklarar mötet avslutat och tackar de medverkande. Vid protokollet Keijo Perkiö, sekreterare Justeras Lars Sandberg, ordförande