VÄGLEDNING FÖRETAGSCERTIFIERING Ansökan, recertifiering och uppgradering Version: 2016-06-03 (SBSC dok 020681019)
Vägledning för ansökan Certifiering av företag info@sbsc.se www.sbsc.se
Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok 020681019 Välkommen till SBSCs företagscertifiering Denna information riktar sig till dig vars företag tänker ansöka om certifikat hos oss på SBSC. Vi certifierar företag inom ett flertal områden men förfarandet vid ansökan är detsamma oavsett vilket certifikat din ansökan avser. SBSCs bestämmelser för certifiering av företag finns i skriften Certifieringsbestämmelser certifiering av företag som du kan hämta på vår webbplats. Kontakta oss gärna om du har några frågor eller behöver hjälp med din ansökan.
Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok 020681019 Allmänt Vi rekommenderar att du införskaffar det regelverk (norm eller standard) du avser att ansöka om certifiering enligt samt så långt det är möjligt själv kontrollerar att samtliga krav kan vara uppfyllda innan du gör din ansökan. De tolkningar vi gjort av regelverket finns publicerade på vår webbplats, Standard och Norm/Tolkningar. Vi står naturligtvis till förfogande för att svara på frågor om vår tillämpning av kraven. Att ansöka om certifiering och att vara certifikatsinnehavare innebär ett åtagande för såväl saker som ska utföras och ekonomiskt. Vi rekommenderar att du sätter dig in i detta innan ansökan görs. Ansökan Ansökan om certifikat gör du på SBSCs webbplats www.sbsc.se under valet certifiering/ansöka/företag. För att kunna fylla i ansökan behöver du förutom ditt företags organisationsnummer också ett kundnummer. Kundnumret får du av oss på SBSC. Om du inte tidigare har ansökt om certifikat så kontakta oss, antingen per telefon 08-783 70 70 eller via E-post info@sbsc.se. Din ansökan innebär att företaget som sökande accepterar de förutsättningar som gäller för certifieringen samt som certifikatsinnehavare fullföljer de åtagande som finns i den vid ansökningstillfället gällande certifieringsbestämmelsen. När vi mottagit din ansökan får du inom några dagar en mottagningsbekräftelse där vi bekräftar att vi åtar oss uppdraget. På mottagningsbekräftelsen hittar du också de uppgifter som du lämnade på ansökan. Kontrollera uppgifterna och vill du ändra något så kontaktar du oss. Certifieringsavgiften faktureras i samband med mottagningsbekräftelsen. Kompletterande handlingar Förutom ansökan behövs ytterligare underlag för att vi ska kunna avgöra om kraven är uppfyllda. Efter att vi har fått din ansökan kommer vi att meddela dig vilka kompletterande handlingar som du ska skicka in. Tänk på att alltid ange det ärendenummer som du hittar på mottagningsbekräftelsen så att vi vet till vilken ansökan dina handlingar hör. Kontakta vår tekniske handläggare om det finns några oklarheter. Om du inte skickat in kompletterande handlingar inom 12 månader från det att ansökan registrerades eller att kraven inte uppfyllts inom denna tidsperiod kan SBSC avsluta ärendet. Någon återbetalning av certifieringsavgiften görs inte och heller inte om du själv begär att ärendet avslutas. Förhandsgranskning Vi kan, mot särskild avgift, utföra en förhandsgranskning av om vissa av kraven är uppfyllda. Innan du skickar in ansökan meddelar du oss om du önskar förhandsgranskning. Även i detta fall ska kompletterande handlingar insändas till SBSC. Kontakta oss för närmare uppgifter om vilka krav som du vill ska omfattas av förhandsgranskningen. Du får då besked om kostnader och vilka kompletterande handlingar som du ska skicka in.
Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok 020681019 Insyning Vi besöker som regel företaget för att på plats kontrollera rådande förhållanden samt i vissa fall även kontrollera de produkter eller tjänster företaget levererar (t.ex utförda anläggningar). Närmare information om hur insyning går till och vad den omfattar får du av SBSCs handläggare. Om du inte medverkat till att insyning kunnat göras inom 6 månader från det att ansökan registrerades eller att kraven inte uppfyllts inom denna tidsperiod kan SBSC avsluta ärendet. Någon återbetalning av Certifieringsavgiften görs inte och heller inte om du själv begär att ärendet avslutas. Granskning Vi utvärderar om förhållandena på företaget uppfyller de krav som finns angivna i tillämpad norm är uppfyllda. Om vi finner att ett eller flera krav inte är uppfyllda meddelar vi företaget så att komplettering eller justering kan göras. Utfärdande av certifikat När vi har bedömt att samtliga krav i tillämpad norm är uppfyllda så utfärdar SBSC ett certifikat. Certifikatet ges normalt en giltighetstid om fem år räknat från närmaste årsskifte efter det att certifikatet utfärdats. För några enstaka normer gäller andra regler. Kontakta oss för närmare uppgifter. Ditt företag får åberopa certifikatet och använda certifieringsmärket under den tid certifikatet är giltigt och för verksamhet som omfattas av certifikatet. I samband med certifieringen får du närmare information om detta. Tillsyn Vi kontrollerar på olika sätt att kraven är uppfyllda under tiden certifikatet är giltigt. Du förutses medverka till att dessa kontroller kan genomföras. Kontrollernas omfattning och genomförande kan variera från det ena året till det andra. Vi kontrollerar det vi anser nödvändigt för att vi fortsättningsvis ska kunna intyga överensstämmelsen. Om det sker förändringar på företaget av det slag som berör de krav som omfattas av certifieringen så informerar du oss om förändringarna.. Ändringar i bestämmelser Vi är angelägna om att ständigt förbättra våra tjänster och vår service till våra kunder. Detta kan innebära att ändringar kan behöva införas i certifieringsbestämmelser. Detta kan påverka redan utfärdade certifikat. Om det görs sådana förändringar i certifieringsbestämmelserna som inverkar på förutsättningar och åtaganden för certifikatsinnehavaren så kommer vi att informera dig om detta.
Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok 020681019 Recertifiering (förlängning) Innan giltighetstiden går ut kan du ansöka om certifikat för en ny period. Recertifieringen innebär att vi åter prövar om alla krav är uppfyllda så att certifikatet kan ges en ny giltighetstid. Detta förutsätter att normen oförändrad fortfarande tillämpas av SBSC för certifiering. Vi ger dig då närmare information om eventuell kompletterande insyning och om handlingar som behöver uppdateras. Avgifter På vår webbplats certifiering/avgifter finns prisuppgifter för våra tjänster. Certifieringsavgift I denna ingår normalt allt fram till certifikat utfärdas. I certifieringsavgiften ingår även avgift för insyning samt tillhörande rese-, hotell- och traktamentskostnader samt licensavgift för det kalenderår då ansökan gjordes. Om ytterligare insyning behöver göras utöver det planerade så tillkommer avgift för detta, varvid timtaxa gäller. Resekostnader tillkommer. Någon återbetalning av hela eller delar av certifieringsavgiften görs inte även om ärendet avslutas utan att certifikat utfärdats. Certifieringsavgiften faktureras i samband med vår mottagningsbekräftelse. Avgift för förhandsgranskning Här ingår granskning av om de krav som omfattas av förhandsgranskning är uppfyllda. Avgiften faktureras i samband med vår mottagningsbekräftelse. Om kraven är uppfyllda och du vill fullfölja din certifiering faktureras du för resterande del av certifieringsavgiften. Licensavgift För att få åberopa certifikatet och använda certifieringsmärket betalar företaget en avgift. I avgiften ingår den administration och kontroll som SBSC anser nödvändig för att certifikatet ska kunna upprätthållas. Om ytterligare kontroller behöver göras utöver det planerade så tillkommer avgift för detta, varvid timtaxa gäller. Resekostnader tillkommer. För certifikat som utfärdas år efter det kalenderår då ansökan gjordes faktureras licensavgift i proportion till resterande del av utfärdandeårat. Avgiften för kommande år faktureras i januari varje år under certifikatets giltighetstid. Avgiften återbetalas inte för certifikat som dragits in under den period som avgiften avsett.
Vägledning vid recertifiering och uppgradering Certifiering av företag
Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok 020681023 Välkommen till SBSCs företagscertifiering Denna information riktar sig till dig vars företag tänker kvarstå med certifikat hos oss på SBSC för ytterligare en tidsperiod. Vi certifierar företag inom ett flertal områden men förfarandet vid recertifiering och uppgradering är detsamma oavsett vilket certifikat som avses. SBSCs bestämmelser för certifiering av företag finns i skriften Certifieringsbestämmelser certifiering av företag som du kan hämta på vår webbplats. Där finns villkor, åtaganden mm som gäller också för recertifiering och uppgradering. I denna vägledning vill vi informera dig om hur det i detalj går till så att vi tillsammans når till ett nytt certifikat på enklast och tidseffektivaste sätt. Kontakta oss gärna om du har några frågor eller behöver hjälp. Information Vi kommer att avisera till dig i god tid före ditt certifikat går ut. Sedan kommer vi att informera om vilka kompletteringar vi behöver för att kunna besluta om ett nytt certifikat. Ansökan För recertifiering och uppgradering behövs ingen ansökan. Vi sänder dig information om vad som gäller i samband med recertifiering och uppgradering. Du har naturligtvis möjlighet att när som helst avbryta certifieringen genom att skriftligen meddela oss detta men vi fortsätter handläggningen av recertifieringen och uppgraderingen om vi inte hör av dig. Din ursprungliga ansökan om certifiering innebär att företaget som sökande och som innehavare accepterar de förutsättningar som gäller för certifieringen samt som certifikatsinnehavare fullföljer de åtagande som finns i den vid ansökningstillfället gällande certifieringsbestämmelsen. Här ingår även ett accepterande av ändrade villkor och förutsättningar. Kompletterande handlingar Vissa av de handlingar som du tidigare har skickat in i din ursprungliga ansökan behöver uppdateras. Om du inte skickat in kompletterande handlingar inom 12 månader från det att recertifieringen påbörjats eller att kraven inte uppfyllts inom denna tidsperiod kan SBSC avsluta ärendet. Någon återbetalning av avgiften görs inte och heller inte om du själv begär att recertifieringen och uppgraderingen avslutas. Kontakta vår tekniske handläggare om det finns några oklarheter.
Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok 020681023 Insyning Vår insyning vid recertifiering och uppgradering görs företrädesvis i samband med den årliga kontrollen sista året på det gällande certifikatet. Närmare information om hur insyning går till och vad den omfattar får du av SBSCs handläggare (vår tekniske handläggare). Om du inte medverkat till att insyning kunnat göras inom 6 månader från det att recertifieringen påbörjades eller att kraven inte uppfyllts inom denna tidsperiod kan SBSC avsluta ärendet. Någon återbetalning av avgiften för recertifieringen eller uppgraderingen görs inte och heller inte om du själv begär att ärendet avslutas. Granskning Vi utvärderar om förhållandena på företaget uppfyller de krav som finns angivna i tillämpad norm. Om vi finner att ett eller flera krav inte är uppfyllda meddelar vi företaget så att komplettering eller justering kan göras. Utfärdande av certifikat När vi har bedömt att samtliga krav i tillämpad norm är uppfyllda så utfärdar SBSC ett nytt certifikat. Certifikatet görs normalt giltigt dagen efter det tidigare certifikatets giltighetstid och ges normalt en giltighetstid om fem hela år. För några enstaka normer gäller andra regler. Kontakta oss för närmare uppgifter. Avgifter På vår webbplats finns prisuppgifter för recertifiering och uppgradering. I avgifterna ingår normalt allt fram till nytt certifikat utfärdas. I avgifterna ingår även avgift för insyning (ett tillfälle) samt tillhörande rese-, hotell- och traktamentskostnader. Licensavgift för återstående tid av det kalenderår då certifikat utfärdas tillkommer. Någon återbetalning av hela eller delar av avgiften görs inte även om ärendet avslutas utan att nytt certifikat utfärdats. Avgifter för recertifiering och uppgradering faktureras några månader efter vår avisering dock senast i samband med att vi meddelar nytt certifikat. Övrigt För övrig vägledning i samband med certifiering hänvisas du till vår Vägledning för ansökan Företag