GÖTEBORGS UNIVERSITET 2007-01-22 Fastighetsavdelningen Ingemar Thorén

GÖTEBORGS UNIVERSITET 2007-01-22 Fastighetsavdelningen Ingemar Thorén REGLER FÖR GÖTEBORGS UNIVERSITETS LOKALHANTERING ÖVERGRIPANDE RIKTLINJER För universitetet är lokaler en strategisk resurs. Därför behövs ett gemensamt regelsystem som stödjer universitetets grundläggande värderingar avseende incitament och styrning. Det skall vara tydligt, enkelt och väl förankrat hos berörda inom universitetet. Hänsyn skall tas till universitetets inriktning att vara ett cityuniversitet med geografiskt sammanhållna fakulteter. Den geografiska lokaliseringen skall därför spegla detta. BESLUTSORDNING Lokalplanering Enligt statens lokalförsörjningsförordning skall myndigheten upprätta en lokalförsörjningsplan. Det ekonomiska ansvaret för lokalkostnader läggs på brukarnivå och det krävs samtidigt att universitetet har en helhetssyn över lokalplaneringen. Lokalplanen syftar till att ge en helhetsbild av tillgängliga lokalresurser, det framtida behovet av lokaler och service, över- och underskott på lokaler, behov av förbättringar och verksamhetsanpassningar, investeringsbehov, kostnadsutveckling för lokaler och service samt möjliga effektiviseringar och besparingar. Lokalplanen fastställs av rektor och syftar också till att vara ett planeringsinstrument för fastighetsavdelningens byggprojektenhet vid dimensionering av resurser och aktiviteter i tid. Önskemål om inhyrningar och ombyggnationer skall därför anmälas till fastighetsavdelningen och läggas in i lokalplanen. Samtidigt är det fakultetsnämnderna och institutionerna som har ansvaret för att tillgängliga ekonomiska resurser (statsanslag och externa medel) används på ett optimalt sätt för att ge goda förutsättningar för utbildning och forskning. Där är en god fysisk arbetsmiljö för studenter, lärare, forskare och övrig personal en viktig del. Fakultetsnämnderna och institutionerna måste därför ha ett reellt och avgörande inflytande på lokalförsörjningen. Hanteringsregler för investeringar Universitetet har ett befintligt regelsystem för investeringar. Samtliga lokalanknutna investeringar skall hanteras enligt detta. Lokalanskaffningar medför ofta investeringar och detta kräver att fastighetsavdelningens byggprojektenhet kopplas in, varför lokalbehov går via den och även bedöms utifrån enhetens perspektiv. GÖTEBORG UNIVERSITY Buildings Besöksadress Karl Gustavsgatan 12 b Postadress Box 100, se-405 30 Göteborg, Sweden Telefon +46(0)31 786 1139 Fax +46(0)31 786 1142 E-post ingemar.thoren@adm.gu.se sidan 1 a v 5

Hyresavtal med extern hyresvärd Efter förslag från brukaren fattar rektor slutgiltigt beslut om förhyrning och kan delegera enligt beslutsordning till förvaltningschefen respektive fastighetsdirektören att förhandla och teckna hyresavtal. Hantering på organisatorisk nivå Fakultetsnämnderna är den organisatoriska nivå där lokalfrågorna hanteras. En fördel med en decentraliserad modell är att lokalkostnaderna tydliggörs där kärnverksamheten finns och att dessa kostnader kan ställas mot övriga kostnadsslag. Internt upplåtelseavtal Universitetet svarar via sin fastighetsavdelning för att de lokaler som man förhyr för verksamheten uppfyller de krav som följer av lagar och förordningar och dessutom universitetets riktlinjer för säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Lokaler upplåts till fakultetsnämnderna och detta regleras genom ett skriftligt upplåtelseavtal mellan fastighetsavdelningen och respektive fakultetsnämnd. Avtalet tecknas av dekan/motsvarande som därmed godkänner upplåtelsevillkoren och tar ansvaret för de lokalkostnader som uppkommer. ANSVARSFÖRDELNING Upplåtelseavtal Ansvarsfördelningen mellan fastighetsavdelningen och fakultetsnämnderna regleras initialt i upplåtelseavtalet och där avgörs vilka kostnader som ingår i internhyran. Eventuella generella förändringar i ansvarsfördelning beslutas av rektor. Internhyrans komponenter Se bilaga 1. REGLER FÖR INTERN UPPLÅTELSE AV LOKALER Hyrestid Den interna hyrestiden löper tills vidare och avslutas först genom att en uppsägning sker (se nedan under uppsägningstid). Upplåtelsevillkor Grundprincipen är att lokalerna upplåts internt på samma villkor som universitet har avtalat i samband med förhyrningen från den externa hyresvärden: lokalerna upplåts i befintligt skick hur lokalerna upplåts avseende befintlig inredning/utrustning och återanskaffning regleras i Hanteringsregler för investeringar och Ekonomihandboken. lokalerna skall väl vårdas och underhållas. sidan 2 a v 5

brukaren skall snarast informera fastighetsavdelningen om skada eller brister som uppstår i lokalerna (ren felanmälan avseende smärre funktionsfel skall dock gå direkt till fastighetsägaren). brukaren har återställningsplikt vid avflyttning. brukaren får inte utan fastighetsavdelningens medgivande utföra eller låta utföra ombyggnader eller andra åtgärder som berör fastigheten eller dess installationer. Brukaren ansvarar för samtliga kostnader för sådana åtgärder. Ombyggnader beställs av fastighetsavdelningen om inte annat särskilt överenskommits. Normalt ombesörjs fastighetsskötsel, tillsyn och underhåll av fastighetsägaren. Fastighetsägaren har enligt avtal rätt att utan uppskov äga tillträde till lokalen för arbeten som inte kan uppskjutas. Fastighetsägaren är inte skyldig att ge nedsättning av hyran för den tid som underhållsarbeten pågår och detta gäller också mellan fastighetsavdelning och brukare. Dock medverkar fastighetsavdelningen vid anskaffning av evakueringslokal när detta erfordras. Andrahandsuthyrning Lediga lokaler, för vilka det finns ett dokumenterat behov hos verksamheten inom tre år, bör hyras ut externt under mellantiden, annars skall dessa sägas upp gentemot fastighetsägaren. Andrahandsuthyrning är inte tillåten hos brukaren. Samtliga lokaler som skall hyras ut skall hanteras av fastighetsavdelningen. Fastighetsdirektören förhandlar och tecknar andrahandsavtal efter delegation av rektor. Berörd yta och hyra reduceras i motsvarande omfattning hos fakulteterna via tillägg till upplåtelseavtalet. Huvudregeln för att en andrahandsuthyrningen skall tillåtas är att den följer förordningar och lagar och dessutom universitetets riktlinjer för säkerhet, arbetsmiljö, miljö och tele/data. Andrahandshyresgästens besittningsskydd skall alltid avtalas bort. Uppsägningsvillkor En intern uppsägning skall göras skriftligt till fastighetsavdelningen och undertecknas av ansvarig hos fakulteten och fastighetsdirektör för att vara gällande. Endast utrymmen som är återuthyrningsbara (avgränsade, sammanhängande och med funktionalitet för annan hyresgäst) kan sägas upp. Uppsägningstid Fakultetsnämnderna har rätt att i samråd med berörda institutioner säga upp lokaler, kontorslokaler eller laborativa lokaler, som inte längre krävs för verksamheten. Uppsägningstiden i förhållande till universitetet är 12 månader och uppsägningen kan endast gälla från halvårsskifte dvs från 1 juli eller från 1 januari. Detta innebär minst 12 månaders uppsägningstid. Har universitetet ett kortare hyresavtal med fastighetsägaren eller om en överenskommelse tecknas med ny intern hyresgäst gäller givetvis denna kortare uppsägningstid. Efter uppsägning startar fastighetsavdelningen omedelbart arbetet med att finna en optimal lösning för rapporterade vakanser. Hyrestiden förlängs automatiskt med ett år i taget om ingendera av parterna skriftligen säger upp avtalet före 31/12. Nybyggnationer och extremt hyresgästanpassade specialbyggnader hanteras med längre uppsägningstid, normalt 10 år. I särskilda fall kan rektor besluta om annorlunda förfarande. Brukarens betalningsansvar upphör efter uppsägningstidens utgång. sidan 3 a v 5

Tvister Internt uppkomna tvister avgörs av rektor. LEDIGA LOKALER Lediga lokaler samlas upp i en lokalpool som finansieras centralt vilket innebär fördelning av vakanskostnaden på samtliga fakultetsnämnder enligt fördelningsnyckel. Motivet är att stimulera fakulteterna att effektivisera sitt lokalinnehav. Fastighetsavdelningen hanterar lokalpoolen med uppdrag att: 1. kontrollera om annat internt lokalbehov föreligger under resterande hyrestid enligt avtal med hyresvärd. Brukare som söker lokal är skyldig att välja erbjuden lokal om denna tillfredsställande uppfyller lokalkraven. 2. förhandla med hyresvärd om att säga upp externavtalet så snart som möjligt. 3. hyra ut i andra hand under återstående extern hyrestid, efter medgivande från hyresvärd, om det inte är möjligt att komma ut externavtalet i förtid. 4. rapportera till berörd fakultetsnämnd varje halvår aktuell status och vidtagna åtgärder beträffande sådana lokaler som lämnats till lokalpoolen. REGELSYSTEMET I ETT UNIVERSITETSPERSPEKTIV Regelverket skall anses utgöra huvudregel men undantag från denna kan göras om detta bedöms som nödvändigt för ett rationellt utnyttjande av universitetets totala lokalbestånd. Universitetsperspektiv måste i särskilda fall beaktas varför rektor kan gå in och besluta annorlunda än regelsystemet anger. Fotnot: med brukare avses fastighetsavdelningens motpart i internhyresavtalet. Brukare är t ex fakultetsnämnd, universitetsbiblioteket eller en andrahandshyresgäst. sidan 4 a v 5

BILAGA 1 Internhyrans komponenter Grundprincipen för internhyran är att den är helt självkostnadsbaserad utifrån gällande internredovisningsprinciper. I möjligaste mån skall lokalernas faktiska kostnader särredovisas (på fastighetsavdelningen) på kontraktsnivå, men där det inte är möjligt skall en schablon (baserad på verksamhetsytans andel av totalytan) utgöra fördelningsprincip. Ingår i internhyra (debiteras av ekonomiavdelningen till fakulteterna): Nedanstående poster ingår externhyra eventuell fastighetsskatt kapitalkostnader (upptagna lån av fastighetsavdelningen) värme el vatten riskavfall konsultkostnader kopplade till fastighetsadministration miniminivå avseende fysisk säkerhet/tillträdesskydd Ingår inte i internhyra (budgeteras och bekostas av fakulteterna): reparationer inre underhåll drift av larm, bevakning samt mindre verksamhetskompletteringar renhållning (förutom riskavfall) lokalvård drift av tele/data sidan 5 a v 5

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 1 (5) Rektorssammanträde Sammanträde 2007:2 2007-01-22 Tid och plats kl. 13.00-14.40, rektors tjänsterum, huvudbyggnaden, Vasaparken Beslutsfattare Pam Fredman rektor Bisittare Lennart Weibull prorektor, rektors ställföreträdare Margareta Wallin Peterson prorektor (ej 12) P-O Rehnquist förvaltningschef (ej 12) Protokollförare Hanna Dahlberg rektors sekreterare Föredragande Marianne Edshage och Sonja Huldén 1 Christer Johansson 2 Anders Granberg 3 Ingemar Thorén 4 Mats Edvardsson 5 Staffan Edén 6 Eva Darnell 7 Christina Nordberg och Hilding Sjödén 8 9, 11 Christina Nordberg 10 Anna Lindholm 12 13 P-O Rehnquist 14 1 A 2 3470/06 Ärende Utseende av ordförande och vice ordförande i humanistiska fakultetsnämnden för mandatperioden 2007-01-01 2009-12-31 Marianne Edshage föredrar ärendet. PM daterad 2006-12-11 upprättad av Christer Flodin, samt PM daterad 2007-01-15 upprättad av Sonja Huldén föreligger. Beslut/åtgärd att utse Sally Boyd till ordförande i humanistiska fakultetsnämnden tillika dekanus för humanistiska fakulteten, och Martin Todtenhaupt till vice ordförande i humanistiska fakultetsnämnden tillika prodekanus för humanistiska fakulteten, för mandatperioden 2007-02-01 2009-12-31. 2 A 5 5293/06 Svar till Riksarkivet med anledning av arkivhanteringen vid avdelningen för barn- och ungdomspsykiatri Christer Johansson föredrar förslag till svar daterat 2007-01-22. att avge svar till Riksarkivet i enlighet med föreliggande förslag. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. 3 A 1 31/07 Revidering av styrdokument inom området infrastruktur Anders Granberg föredrar PM daterad 2007-01- 09. att upphäva parkeringspolicy (dnr C 2 4478/02, beslutsdatum 2003-01-07), parkeringen vid Göteborgs universitet (dnr C 2 5019/06 2006-12-10) och policy för restauranger och kaféer (dnr B 6 66/ 02 2002-06-04) forts.

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 2 Rektorssammanträde Sammanträde 2007:2 2007-01-22 Ärende Beslut / åtgärd att upphäva regler avseende nyttjande av Göteborgs universitetets (GU) lokaler för fester och arrangemang (dnr A 13 2178/05 2005-11-21), regler vid uthyrning av universitetets gemensamma konferenslokaler (dnr C 2 4961/04 2005-03-22), regler för flaggning vid universitetets huvudbyggnad i Vasaparken (dnr A 1 3683/04 2004-11-30 ) samt policy och övergripande riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Göteborgs universitet (dnr A 13 4093/02 2003-04-15) att fastställa reviderade regler för utnyttjande av universitetets lokaler för fester och arrangemang (dnr C 2 32/07) att fastställa reviderade regler vid upplåtelse av universitetets gemensamma konferenslokaler Vasaparken och Konferenscentrum Wallenberg (dnr C 2 33/07) att fastställa reviderade regler för flaggning vid universitetsbyggnaden i Vasaparken (dnr A 1 34/07) att fastställa reviderad policy för säkerhetsarbetet vid Göteborgs universitet (dnr A 13 35/07). 4 C 2 262/07 Regler för Göteborgs universitets lokalhantering Ingemar Thorén föredrar PM daterad 2007-01- 12. att godkänna regler för Göteborgs universitets lokalhantering enligt föreliggande förslag. 5 Ä 4433/06 Yttrande till regeringen över betänkandet Gästforskare nya regler för inresa, vistelse och arbete (SOU 2006:93) (U2006/7615/UH) Mats Edvardsson föredrar förslag till yttrande daterat 2007-01-04. att avge yttrande till regeringen i enlighet med föreliggande förslag. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. 6 F 69 1144/05 Likabehandlingskommitténs fortsatta organisering forts. forts.

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 3 Rektorssammanträde Sammanträde 2007:2 2007-01-22 Ärende Staffan Edén föredrar PM daterad 2007-01-15. Beslut / åtgärd att bibehålla nuvarande organisation med en integrerad kommitté för jämlikhets-, jämställdhetsoch likabehandlingsfrågorna tills vidare. 7 B 1 1800/06 Fördelning av extra utbildningsplatser till Sahlgrenska akademin Eva Darnell föredrar PM daterad 2007-01-15. att för bå 2007 tilldela Sahlgrenska akademin 786 000 kr för 10 platser inom GIBBS (International Bioscience Business School); dessa skall räknas bort i den ordinarie avräkningen för bå 2007; finansiering sker genom återbetalning av takbelopp som vissa nämnder kommer att göra avseende bå 2006. 8 F 1 1444/07 Handläggningsordning för anmälan till personalansvarsnämnden Christina Nordberg och Hilding Sjödén föredrar förslag till handläggningsordning daterad 2007-01-11. att godkänna handläggningsordning för anmälan till personalansvarsnämnden enligt föreliggande förslag. 9 F 69 133/07 Regler för bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet samt rutiner för redovisning och registrering av bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet Christina Nordberg och Hilding Sjödén föredrar förslag daterade 2007-01-11. att godkänna regler för bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet samt rutiner för redovisning och registrering av bisysslor för anställda vid Göteborgs universitet i enlighet med föreliggande förslag. 10 Ä 5234/06 Yttrande till regeringen med anledning av promemorian Bättre möjlighet till tidsbegränsad anställning (N2006/12113/ARM) Christina Nordberg föredrar förslag till yttrande daterat 2007-01-22. att avge svar till regeringen i enligt med föreliggande förslag. 11 F 46 4854/06 Ärende till personalansvarsnämnden Christina Nordberg och Hilding Sjödén föredrar PM daterad 2007-01-18. att då personens anställning får anses avslutad 2006-11-13 i och med vad denne anför i faxmeddelande 2007-01-04 föreligger inte anledning att överlämna ärendet till personalansvarsnämnden.

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 4 Rektorssammanträde Sammanträde 2007:2 2007-01-22 12 B 6 186/07 Ärende Uppdrag till GU Holding AB för 2007 Anna Lindholm föredrar PM daterad 2007-01- 16. Beslut / åtgärd att för bå 2007 ersätta GU Holding AB med 2 miljoner kronor i enlighet med föredragnings- PM. 13 F 1 175/07 Uppdrag att leda och samordna arbetet med Linnéansökningarna Anna Lindholm föredrar PM daterad 2007-01- 16. Förvaltningschefen tillhandahåller sekretariatsresurser. att utse Staffan Edén till att leda och samordna arbetet med universitetets ansökningar om Linné- stöd år 2007 att genom detta uppdrag ge Staffan Edén rektors mandat att genomföra de åtgärder och kalla de personer som krävs för att utarbeta konkurrenskraftiga ansökningar från universitetet att Staffan Edén kan disponera de strategiska resurser som avsatts för ändamålet samt det administrativa stöd som krävs för att genomföra uppdraget att Staffan Edén skall rapportera till rektor och universitetets forskningsberedning arbetets framskridande vid varje sammanträde i forskningsberedningen fram till dess ansökningarna lämnats in till Vetenskapsrådet att uppdraget utförs inom ramen för uppdraget som rektorsråd. 14 B 4 288/07 Resurser för externa vetenskapliga råd P-O Rehnquist föredrar PM daterad 2007-01- 16. att avsätta 400 000 kr som ram för fakultetsnämndernas vetenskapliga råd att avsätta 150 000 kr för ett universitetsgemensamt vetenskapligt råd att kostnaderna skall belasta rektors strategiska medel för 2007. 15 A 3 3656/06 Avtal angående samarbete och centrumbildning inom logistikområdet vid Chalmers tekniska högskola och Göteborgs universitet benämnt Northern Lead Anmälningsärende forts. Antecknas.

GÖTEBORGS UNIVERSITET PROTOKOLL 5 Rektorssammanträde Sammanträde 2007:2 2007-01-22 Ärende Beslut / åtgärd Rektor har 2007-01-12 beslutat, tillsammans med rektor Karin Markides vid Chalmers tekniska högskola, att genom undertecknande godkänna ovanstående avtal. Vid protokollet Justeras Hanna Dahlberg Pam Fredman